Bispegade 5. 4800 Nykøbing F. E-mail nhe@vucstor.dk Tlf. 5488 1700 Tlf. direkte 5488 1712 Tlf. mobil 3035 9491 Fax 5413 1700 VUC Storstrøms bestyrelse. Dato 16. september 2013 Mødet torsdag den 26. september 2013 kl. 14.00 16.00 Mødested: VUC Storstrøms afdeling i Nykøbing F. Dagsorden 0. Godkendelse af referat fra mødet den 24. juni 2013. 1. Opfølgning på beslutninger fra tidligere møder. Der er ingen sager til opfølgning. 2. Sager til beslutning a. Regnskab for 1. halvår 2013. b. Formandsskabets godkendelse af byggeprojekt i Nykøbing F. forelægges bestyrelsen c. Finansieringsplan for nybyggeri i Vordingborg og Nykøbing F. d. Beslutning om outsourcing af IT-centrets opgaver. e. Henvendelse til undervisningsministeren om afslag på ansøgning om udbud af hf2 i Nakskov og Vordingborg. 3. Sager til drøftelse a. Etablering af lokaler til erstatning for pavillonen i Vordingborg. b. Campus Nakskov c. Årsrapport for VUC-området 2012. d. VUC Storstrøms lønpolitik 4. Sager til orientering a. Status på optag ved studiestarten til august 2013, herunder særligt fokus på klasseloftet på hf2. b. VUC Storstrøms medarbejdertilfredshedsundersøgelse foråret 2013. c. Handleplaner til opfølgning på elevtilfredshedsundersøgelsen (ETU) 2012. 5. Meddelelser a. formand b. direktør c. andre 6. Eventuelt Venlig hilsen Per Skovgaard Andersen Formand Niels Henriksen Direktør
Bispegade 5. 4800 Nykøbing F. Bestyrelsesmødet den 26. september 2013 E-mail nhe@vucstor.dk Tlf. 5488 1700 Tlf. direkte 5488 1712 Fax 5413 1700 Dato 17. september 2013 Sagsfremstilling til dagsordenens punkt 2a halvårsregnskab 1. halvår 2013. Resumé I denne sag forelægges VUC Storstrøms ½-årsregnskab til bestyrelsens godkendelse. Regnskabet for første halvår udviser et driftsoverskud på kr. 7.259.951,- mod et budgetteret overskud på kr. 4.026.484,- eller kr. 3.233.467,- bedre end forventet. Der er gennemført en uddannelsesaktivitet svarende til 673,6 Årselever (ÅE) mod forventet 663,5ÅE. Det svarer til ændring på 10,1 ÅE eller + 1,5 % i forhold til forventet. Halvårsregnskabet giver ikke anledning til at opskrive forventningerne til 2013. Andet halvår giver anledning til en nedjustering af forventningerne på grund af tilmeldingstallene i august 2013. Således forventes det samlede årselevtal at blive 1.269,3 ÅE mod sidste estimat 1.306,7. Det samlede resultat for 2013 forventes at medføre et overskud på kr. 132.217.-. Sagsfremstilling Økonomirapporten for VUC Storstrøm pr. 30. juni 2013 er vedlagt som bilag 1. Regnskab 1. halvår 2013: Kolonnerne Budget, Forbrug og Afvigelse viser budget og regnskab samt afvigelse for 1. halvår 2013. Budgettet er det af bestyrelsen vedtagne budget pr. 24. juni 2013. Budget og forbrug er periodiseret i forhold til, hvor meget de belaster 1. halvår 2013. Statstilskuddet er bogført ud fra den faktiske/indberettede aktivitet i 1. halvår 2013. Aktivitet 1. halvår 2013 (kursistårsværk) Budget Afviklet Afvigelse 1. halvår 2012 GSK 1,9 1,9 0,0 3,4 HF2 145,1 145,1 0,0 149,2 HFe 207,9 208,2 0,3 193,3 AVU 240,0 249,7 9,7 255,2 FVU 58,3 60,1 1,8 45,6 OBU 7,9 6,2-1,7 5,5 Andet 2,4 2,4 0,0 1,5 I ALT 663,5 673,6 10,1 656,2
Der er gennemført en uddannelsesaktivitet svarende til 673,6 årselever (ÅE) mod forventet 663,5 årselever (ÅE), svarende til en ændring på 10,1 ÅE eller +1,5 %. Der er en stigning i indtægterne på kr. 1.552.437,- som primært skyldes indtægter fra jobcentre som afregnes tidstro. Indtægter for statstilskud er blevet lidt mindre som følge af forskydninger mellem de enkelte uddannelsesområder. Forskydning i udgifter udgør periodeforskydninger og giver ikke anledning til justering af de direkte udgifter, dog skal det bemærkes, at det på lønninger til uddannelsens gennemførelse er en mindre udgift på kr. 1.970.250 hvilket hovedsagelig skyldes sparede lønudgifter i forbindelse med lockout. Det skal dog bemærkes, at der i august vil komme en tilsvarende udgift til dækning af over- og mertid i forbindelse med ekstra undervisning. Likviditeten pr. 30. juni 2013 består af bankindestående på kr. 61.926.394,- svarende til en likviditetsgrad på 117,9 %. Regnskab året 2013 Kolonnerne Budget 3.+4.kvartal, Ankerbudget, Nyt årsestimat og afvigelser i bilaget regnskab pr. 30. juni 2013 viser udviklingen og forventningerne til det nye årsresultat. Ankerbudget viser det af bestyrelsen vedtagne budget pr. 12. december 2012. Nyt Estimat er sammensat af budget 2. halvår samt afviklet 1. halvår 2013 og afspejler forventningerne til året 2013. Det samlede årselevtal skønnes at blive 1.269,3 ÅE, hvilket er en nedjustering i forhold til det vedtagne budget. Der er sket nogle forskydninger/ændringer inden for de enkelte uddannelser og disse har givet anledning til en justering af det samlede budget 2013 på både indtægter og udgifter. Udvikling i aktivitet år 2013 (kursistårsværk) Budget Nyt Estimat Afvigelse Afvigelser i % Estimat 2012 GSK 11,4 11,4 0,0 0,0 % 10,3 HF2 267,1 279,5 12,4 4,6 % 274,1 HFe 428,0 406,2-21,8-5,1 % 396,1 AVU 472,8 444,7-28,1-5,9 % 471,1 FVU 106,3 108,1 1,8 1,7 % 93,7 OBU 17,1 15,4-1,7-9,9 % 10,9 Andet 4,0 4,0 0,0 0,0 % 5,6 I ALT 1.306,7 1.269,3-37,4-2,9 % 1.261,8 Afvigelser viser forskydninger i forhold til sidst godkendte budget samt estimat på samme tidspunkt i 2012. Omsætningen udviser et nettofald på kr. 846.090,-. Faldet stammer primært fra tilskud fra nedgang i ordinær aktivitet med kr. 2.146.000 og en ekstraordinær indtægt, som dækker tilskud til istandsættelser af lokaler i Næstved på kr. 1.300.000,-. Indtægter fra Undervisningstaxameteret er justeret med baggrund i den budgetterede aktivitet. Ud over ovenstående er der sket en del justeringer inden for de enkelte områder, og der er indarbejdet de budgettiltag som blev besluttet på sidste bestyrelsesmøde, hvor det blev besluttet at igangsætte byggerier i Nykøbing F. og Vordingborg. For at få budgettet til at hænge sammen er det sket en række ændringer, som kort kan skitsers således: Nedgang i indtægter: 1.000 kr. Nedgang i årselever 45 stk. - 2.900 Ekstra overtid - 1.100 Forventet dispositionsbegrænsning - 600 I ALT - 4.600
Ændrede udgifter: 1.000 kr. Besparelse i undervisningsmidler 200 Vedligeholdelsesmidler 200 Statens selvforsikring 500 Kompetencemidler 150 Ledelsesudviklingsprojekt 100 Vedligeholdelsesbudget 400 Ekstraordinært taxameter 1.300 Kæmmemetoden 700 Administration 150 Ekstra refusion på censur 400 Vedligeholdelse bygninger 500 I ALT 4.600 Ved en stram budgetstyring forventes årets estimat at blive kr. 132.217,-. Bilag Regnskab pr. 30. juni 2013 Balance pr. 30. juni 2013 Indstilling VUC Storstrøms ledelse indstiller, at: Bestyrelsen godkender økonomirapporter pr. 30.6.2013.
Bispegade 5. 4800 Nykøbing F. Bestyrelsesmødet den 26. september 2013. E-mail nhe@vucstor.dk Tlf. 5488 1700 Tlf. direkte 5488 1712 Mobil 3035 9491 Fax 5413 1700 Dato 9. september 2013 Sagsfremstilling til dagsordenens punkt 2b Formandsskabets godkendelse af byggeprojekt i Nykøbing F. forelægges bestyrelsen Resumé Bestyrelsen besluttede på sit møde den 24. juni 2013 at bemyndige formandsskabet til at godkende byggeprojekt i Nykøbing F. Formandsskabet blev den 8. august præsenteret for et revideret byggeprojekt, som formandsskabet godkendte. Sagsfremstilling VUC Storstrøm har en række tværgående funktioner placeret i Vordingborg. Med henblik på at skabe et større fagligt miljø er det hensigten at samle alle alle tværgående funktioner i VUC Storstrøms hovedsæde i Nykøbing F. Der skal etableres et nyt administrativt miljø i et nybyggeri i Nykøbing F. Bygningen skal rumme 25-27 kontorarbejdspladser, mødelokale, ophold/frokoststue, toiletter og garderobe. Det er endvidere hensigten, at der i den ny administrationsbygning etableres undervisningslokaler til kursusafdelingen, der varetager VUC Storstrøms interne kompetenceudvikling. Den 8. august 2013 blev formandsskabet præsenteret for forslag til opførelse af en ny kontorbygning på Kulturmejeriets byggefelt. Formandsskabet godkendte forslaget bla med nogle bemærkninger om, at adgangsvejen til Campus fra underføringen ved Søvej skal tydeliggøres. Revideret projektforslag på Kulturmejeriets grund På bestyrelsesmødet d. 19. marts 2013 forelå en programskitse for et nybyggeri på 400 m 2 i 2 etager på Kulturmejeriets byggefelt. Efterfølgende er der udarbejdet et revideret projektforslag med et bruttoareal på 555 m 2 således kan VUC Storstrøms interne kompetenceudviklingscenter indpasses i nybyggeriet. Indpasning af to undervisningslokaler til intern kompetenceudvikling understøtter VUC Storstrøms administrative samling i et selvstændigt hovedsæde og skaber yderligere plads til etablering af undervisningslokaler og lærerarbejdspladser i bygning A i Bispegade. Implementeringen af OK13 forudsætter, at der i Nykøbing F. indrettes mindst 12 lærerarbejdspladser til afdelingens hf-lærere ved kursusstart i 2013, samt et yderligere antal arbejdspladser til Uddannelsesforbundets lærere ved kursusstart 2014.
Arkitektfirmaet Friis Andersen har udarbejdet en programskitse for et nybyggeri på 555 m 2 i to etager, der rummer følgende funktionalitet: kontorarbejdspladser undervisningslokaler til intern kompetenceudvikling køkken/personalerum toiletter I sag 2c på dette mødes dagsorden fremgår forslag til finansieringsplan af byggeriet. Tidsplan Nedrivning af Kulturmejeriet er påbegyndt. Arkitektfirmaet varetager projektering af nedrivning og projektering af nybyggeri og udarbejder detaljeret tidsplan for projektet. Forventet byggestart vil være januar 2014. Indstilling VUC Storstrøms ledelse indstiller at: Bestyrelsen tager formandsskabets godkendelse af byggeprojekt i Nykøbing F. til efterretning. Beslutning
Bispegade 5. 4800 Nykøbing F. Bestyrelsesmødet den 26. september 2013 E-mail nhe@vucstor.dk Tlf. 5488 1700 Tlf. direkte 5488 1712 Fax 5413 1700 Dato 17. september 2013 Sagsfremstilling til dagsordenens punkt 2c Finansieringsplan for nybyggeri i Vordingborg og Nykøbing Resumé Bestyrelsen ønskede på sidste møde en finansieringsplan for den samlede belåning, hvor der indregnes kommende byggerier. I det efterfølgende belyses den mulige finansieringsplan for byggerier i Vordingborg, Nykøbing F. og Campus Næstved. Som det fremgår, vil den samlede anlægsinvestering anslået beløbe sig til kr.73.250.000,- hvoraf bestyrelsen har givet tilsagn om kr. 18.250.000,- vedr. Vordingborg og Nykøbing F.. Restsummen på kr. 55.000.000,- er anslået for et fremtidigt Campus Næstved. I forbindelse med optagelse af nye lån, skal bestyrelsen tage stilling til den fremtidige profil for VUC Storstrøm låneportefølje. Sagsfremstilling Bestyrelsen godkendte på bestyrelsesmødet den 24. juni 2013 nybyggerier i Vordingborg og Nykøbing F. til i gangsætning i efteråret 2013 og til færdiggørelse i sommeren 2014. De samlede anlægsinvesteringer i bygninger kan opgøres således: Vordingborg 9.650.000 Nykøbing F. 8.600.000 Samlede likviditetsfremskaffelse 18.250.000 Det foreslås, at VUC Storstrøm er selvfinansierende i byggeperioden, og der etableres ikke en byggekredit til opgørelse af bygningerne. Der er afholdt et indledende møde med Nykredit, som er vores nuværende samarbejdspartner på det finansielle område. På mødet blev de foreliggende planer forelagt, og med baggrund i de foreliggende skitseprojekter og den nuværende økonomiske situation, ville den nuværende bygningsmasse og dennes belåning ikke give anledning til begrænsninger i fremtidig låneoptagelse. Nykredits vurdering af nybygningerne tager ikke udgangspunkt i byggeprisen; men i en vurdering af, hvad bygningerne kan lejes ud til på markedsvilkår i det nuværende marked set ud fra en omsættelighed og fleksibilitet.
Ved tilbageberegninger vil de to byggerier anslået kunne belånes med 80 % inden for vurderingssummen: Vordingborg 3.600.000 Likviditet 3.200.000 Samlede låneprovenu 6.800.000 Belåning 37,3 % Resten af byggesummen kr. 11.450.000 vil VUC Storstrøm skulle tage ud af den likvide beholdning for at kunne finansiere det samlede byggeprojekt. Hvis VUC Storstrøm skal følge de tidligere lånesager vil 50 % af låneprovenuet skulle anbringes i fastforrentede lån og resten i variabel rente. Campus Næstved: På baggrund af et arealbehov på ca. 4.000 m 2 ekskl. andel af fællesfaciliteter vurderes VUC Storstrøm at skulle finansiere ca. 55 mio. kr. Byggeriet kan realiseres som et anlægsprojekt, der skal finansieres ved maksimal låntagning samt træk på likvide midler. Ved en positiv kreditvurdering, vil der være adgang til en belåning og finansiering som ser således ud: Optagelse af lån - anslået 29.500.000 Likvider 25.500.000 Samlede byggesum 55.000.000 Hertil kommer finansiering af inventar og udstyr som ligeledes skal tages af likvide midler. Finansieringer er under forudsætning af kreditgodkendelse i kreditforeningen. Samlet oversigt Geografi Byggesum Belåning Likvid kapital Vordingborg 9.650.000 3.600.000 6.050.000 Nykøbing F. 8.600.000 3.200.000 5.400.000 Campus Næstved 55.000.000 29.500.000 25.500.000 I ALT 73.250.000 36.300.000 36.950.000 Den anslåede belåningsprocent kan beregnes til ca. 49,6 % for de samlede byggerier. Der sker store likvide forskydninger hen over finansåret, så derfor skal der være en stor likviditetsreserve. Den likvide beholdning var ultimo 2012 kr. 48.258.549 og pr. 30. juni 2013 er den kr. 61.926.394 heraf er kr. 32.100.000 anbragt på særlige rentevilkår og dermed et udtryk for overskydende likviditet. Den samlede belåning vil fremover kunne opdeles i etaper. Første etape vil være en samlet belåning med det nuværende kr. 41.896.288 tillagt de to ny byggerier med kr. 6.800.000 og anden etape hvor byggeriet i Næstved skal finansieres. Første etape giver en låneramme på ca. 50 mio. kr. som samlet kan finansieres og omlægges. Belåningsforslag 1. Den nuværende rentestrategi hvor halvdelen af gælden er i fastforrentede konverterbare obligationslån halvdelen er i variabel forrentede obligationslån, hvor indestående fungerer som rentedækning for denne del af gælden. Den forventede årlige renteudgift med denne type finansiering vil give en renteudgift på kr. 1.575.000 pr. år svarende til en gennemsnitsrente på 3,19 %.
Belåningsforslag 2. Her fastholdes den nuværende rentestrategi med halvdelen af gælden er rentesikret og halvdelen af gælden er variabel rente. I dette forslag er halvdelen af gælden i fast rente via et ikke konverterbart lån. Dette kan enten være via en 10-årig fastrenteswap eller et F 10 lån halvdelen er i variabel forrentede obligationslån, hvor indestående fungerer som rentedækning for denne del af gælden. Den forventede årlige renteudgift med denne type finansiering vil give en renteudgift på kr. 1.081.000 pr. år svarende til en gennemsnitsrente på 2,16 %. Belåningsforslag 3. Her fastholdes den overordnede rentestrategi med halvdelen af gælden er rentesikret og halvdelen af gælden er variabel rente. I dette forslag er halvdelen af gælden rentesikret via et 10-årigt renteloft på 3 %, dvs. når den variable renter passerer 3 %, træder renteloftet i kraft. Der betales løbende en præmie på 1,12% for renteloftet. halvdelen er i variabel forrentede obligationslån, hvor indestående fungerer som rentedækning for denne del af gælden. Den forventede årlige renteudgift med denne type finansiering vil give en renteudgift på kr. 828.000 pr. år svarende til en gennemsnitsrente på 1,69 %. Bilag Nykredit - Forslag til finansieringsstrategier i forbindelse med nybyggeri Indstilling VUC Storstrøms ledelse indstiller, at: Bestyrelsen godkender finansieringsplanen. Bestyrelsen beslutter den fremtidige profil for VUC Storstrøms låneportefølje.
Bispegade 5. 4800 Nykøbing F. Bestyrelsesmødet den 26. september 2013. E-mail nhe@vucstor.dk Tlf. 5488 1700 Tlf. direkte 5488 1712 Mobil 3035 9491 Fax 5413 1700 Dato 10. september 2013 Sagsfremstilling til dagsordenens punkt 2d Beslutning om outsourcing af IT-centrets opgaver. Resumé VUC Storstrøms ledelse har i foråret gennemført en analyse af mulighederne for at outsource IT-centrets opgaver. Outsourcing af IT-centrets opgaver vil medføre en række fordele for VUC Storstrøm; men også påføre skolen en række ekstraomkostninger, dels i form af etableringsomkostninger og dels i form af øgede driftsomkostninger. Etableringsomkostningerne udgør kr. 1.286.000,-. Ekstra driftsomkostninger udgør årligt kr. 974.000 kr. 1.224.000 afhængigt af omfanget af support til Global Classroom. I denne sag skal bestyrelsen træffe beslutning om, hvorvidt opgaven outsources eller fortsat håndteres af ITcentret. Sagsfremstilling VUC Storstrøm gennemførte i 2010 en analyse af mulighederne for omkostningsreduktioner og kvalitetsforbedringer ved indgåelse af fællesskaber med fokus på IT og indkøb forbedring af IT og indkøb ved fokus på intern organisering og processer. Analysen blev gennemført for VUC Storstrøm af PA Consulting Group. På baggrund af beslutningsoplæg fra PA Consulting til administrativt fællesskab indenfor IT besluttede VUC Storstrøm ikke at indgå i et administrativt fællesskab indenfor IT, idet bestyrelsen vurderede, at der ikke var større fordele ved at indgå i et administrativt fællesskab indenfor IT. I stedet besluttede VUC Storstrøm at videreudvikle sin egen IT-strategi, således at den bliver mere skarp og operationel, og der er sidenhen udviklet service level agreements på både det pædagogiske og det administrative område. Siden 2010 er VUC Storstrøms IT-drift udviklet betydeligt i kompleksitet og volumen (flere studerende). ITdriften varetages nu som dengang af tre IT-teknikere og en ½ tids ledelsesfunktion, hertil kommer 1½ stilling som pædagogisk IT-konsulent. På baggrund af den øgede kompleksitet og opgavemængde besluttede VUC Storstrøms ledelse i begyndelsen af 2013 at iværksætte en analyse af mulighederne for at outsource IT-centrets opgaver.
Primært med henblik på at skabe et Større fagligt miljø for IT-teknikerne. Reducere den ledelsesmæssige kompleksitet og Frigøre ledelsesressourcer til IT-pædagogiske opgaver, blev der igangsat et udredningsarbejde, der skal vurdere VUC Storstrøms muligheder og vilkår ved at indgå i et IT-fællesskab med en ekstern partner. Ved afslutningen af det eksternt finansierede projekt Global Classroom skal der desuden findes en løsning på teknisk support til den betydelige mængde udstyr, som projektet ved overgang til intern drift tilfører VUC Storstrøm. Følgende emner skal vurderes: Omkostninger ved at opgaven løses af en ekstern partner sammenholdt med de nuværende omkostninger til IT-drift? Hvilke opgaver såvel i forhold til pædagogisk IT som administrativt IT kan løses af en ekstern partner? Hvilke SLA tilbyder en ekstern partner? Hvordan skal overgangen til ekstern partner forberedes og hvornår kan den gennemføres? Hvilke overdragelsesvilkår tilbydes VUC Storstrøms IT-teknikere? Andre relevante vilkårsændringer ved overgang til ekstern partner. Udredningsarbejdet varetages af IT-chef Klaus Juliussen og økonomi- og administrationschef Ib V. Pedersen. I arbejdets første fase er der vurderet på, hvilke relevante samarbejdspartnere der er på markedet. Det er derefter besluttet at fokusere på et samarbejde med IT-center Fyn. IT-center Fyn er etableret i henhold til bekendtgørelse om administrative fællesskaber mellem uddannelsesinstitutioner på Undervisningsministeriets område. IT-center Fyn er driftscenter for et administrativt IT-servicefællesskab bestående af 34 statsligt selvejende uddannelsesinstitutioner, primært almene gymnasier men også social- og sundhedsskoler og to VUC er. I VUC Storstrøms lokalområde er Nakskov Gymnasium, Maribo Gymnasium, Nykøbing Katedralskole, SOSU Sjælland og VUC Vestsjælland Syd allerede tilsluttet IT-center Fyn. Det andet VUC der er medlem af IT-center Fyn er VUC Fyn. IT-center Fyn varetager først og fremmest IT-driftsopgaver. De IT-pædagogiske opgaver skal fortsat løses på og af VUC Storstrøm. IT-center Fyns grundydelse omfatter: IT-rådgivning og sekretariatsbetjening af samarbejdets styregrupper. Drift og support af fælles datanet. Drift og support af IT-arbejdspladser. Drift og support af fælles post og kalenderløsning. Koordinering vedrørende fælles indkøb af IT-udstyr. Rådgivning i forbindelse med byggesager. Mod ekstra betaling kan der ydes service indenfor: Ekstra support timer. IT-rådgivning. Projektledelse. Etablering og drift af skolespecifikke systemer. Al anskaffelse af IT-udstyr koordineres af IT-center Fyns centrale indkøbsfunktion. IT-center Fyn kan ikke varetage drift og support af VUC Storstrøms videokonferencesystem og Global Classroom.
VUC Storstrøms 3 IT-teknikere vil blive virksomhedsoverdraget til IT-center Fyn og herefter indgå i IT-center Fyns teknikerstab på ca. 60 medarbejdere. Det medfører et betydeligt større fagligt miljø, og det må antages, at det også vil medføre en kvalitetsforøgelse i opgaveløsningen. IT-center Fyn vurderer, at der vil medgå 3½ medarbejderårsværk til løsning af opgaverne. VUC Storstrøms pædagogiske IT-funktion består i dag af 1½ stilling. Ved nedlæggelse af IT-centret vil ITcentrets ledelsesfunktion (½ stilling) overgå til en pædagogisk IT-funktion, der således samlet består af 2 stillinger. Økonomi: IT-center Fyn varetager ikke drift og support af VUC Storstrøms videokonferencesystem og Global Classroom. VUC Storstrøm har forespurgt vores faste samarbejdspartner indenfor AV-udstyr, Solutors, om de kan klare opgaven, og hvad det i givet fald vil koste. Solutors har leveret udstyret i samarbejde med Polycom Danmark. Solutors angiver, at de kan hoste løsningen for kr. 600.000,- årligt. Hvis der tilkøbes 1. linjesupport med 15 minutters reaktionstid koster det i alt kr. 850.000,- årligt. Hertil kommer en årlig udgift på kr. 300.000,- til Polycom, som hidtil er finansieret af projektet den ny læringsplatform. Ved overgangen til IT-center Fyn skal VUC Storstrøms grundlæggende IT-struktur omlægges, så den passer ind i IT-center Fyns struktur. Driftsudgifterne vurderes at være nogenlunde de samme; men VUC Storstrøm skal forhandle sig ud af vore nuværende kontraktlige forpligtelser med SEAS/NVE og Nianet, omkostningerne hertil fremgår af skemaet herunder. Linje Hastighed Leverandør Pris/måned Opsigelse Faxe Vordingborg 200 Mb SEAS/NVE 1.900 48 mdr. fra 1/7 13 1 Næstved Vordingborg 200 Mb SEAS/NVE 1.900 48 mdr. fra 1/7 13 1 Troensevej, Næstved Birkebjerg Alle, Næstved 200 Mb SEAS/NVE 1.900 48 mdr. fra 1/7 13 1 Nykøbing Vordingborg 200 Mb SEAS/NVE 1.900 48 mdr. fra 1/7 13 1 Maribo Vordingborg 200 Mb SEAS/NVE 1.900 48 mdr. fra 1/7 13 1 Nakskov Vordingborg 200 Mb SEAS/NVE 1.900 48 mdr. fra 1/7 13 1 Vordingborg Internettet 1 Gb Nianet 2.175 Løb. md. + 3 mdr Vordingborg Internettet 50 Mb TDC 1.864 24 mdr. fra 1/3 12 2 1) SEAS/NVE henholder sig til at etableringsomkostninger er lagt ind i den månedlige afregning. Efter de 48 måneder kan kontrakterne opsiges med 3 måneders varsel. De nuværende kontrakter erstatter tidligere kontrakter med opsigelse på 72 mdr. 2) Denne forbindelse forventes ikke at skulle opsiges. Eksempel på omkostninger til overholdelse af kontrakter ved opsigelse inden d. 1. april 2014 med virkning fra d. 1. juli 2014: SEAS/NVE: 36 mdr. x 6 linjer x 1900 = kr. 410.400 Det store beløb skal ses i forhold til, at der ofte skal udføres betydeligt gravearbejde i forbindelse med at fiberen lægges ind på afdelingerne. IT-center Fyn beregner sin pris for support efter antallet af computere. Ved optælling pr. 1. maj 2013 1 rådede VUC Storstrøm over følgende antal computere: 650 stationære computere på afdelingerne (heraf ca. 100 på administrativt net) 200 bærbare computere til personale 1 Tallene her er opgivet til IT-center Fyn og danner baggrund for deres tilbud.
350 bærbare computere til kursister 80 til OBU/FVU/eksterne aktiviteter Dertil kommer et efterhånden anseligt antal Smartphones og Tablets. IT-center Fyns pris for drift af IT på VUC Storstrøm afhænger af en række parametre Antal årskursisværk. Antal undervisnings pc er på skolen eller udleveret til studerende. Antal administrative pc er. Antal lærer pc er. Antal tablets undervisning, ledelse/adm og lærer Exchange konti, fælles MPLS net, pædagogisk konsulent, DoKuNote/ESDH. Betalingen vil således variere over årene. VUC Storstrøm har en relativ høj bestykning af undervisnings pc er på undervisningsnet, hvilket medfører en pris i 2013 på kr. 1777,- pr. årskursist svarende til ca. kr. 2.200.000,-. IT-center Fyns prismodel vil således sætte en kritisk fokus på mængden af pc er og deres anvendelsesgrad. Årlige meromkostninger Samlet set vil overgangen til IT-center Fyn medføre følgende årlige meromkostninger: IT support udgør årligt kr. 674.000,-, Support af udstyr til Global Classroom udgør årligt kr. 300.000,- Første linjesupport med 15 minutters responstid udgør årligt kr. 250.000,-. I alt årlige ekstraudgifter på kr. 974.000 kr. 1.224.000. Ekstraomkostninger til IT-support skyldes IT-center Fyns prismodel, der er baseret på antallet af pc er, der skal serviceres, og som indikerer, at der skal benyttes ½ stilling mere end VUC Storstrøm benytter i dag. Support af udstyr til Global Classroom og evt. førstelinjesupport er omkostninger, som det efter ledelsens vurdering vil være nødvendigt at tilkøbe uanset, hvordan IT-centrets opgaver forankres. Etableringsomkostninger Overgangen til IT-center Fyn medfører en række etableringsomkostninger: Nye Access points kr. 274.000,- Udskiftning af fiberlinjer kr. 404.000,- IT-center Fyn omkostninger kr. 600.000,- Etableringsomkostninger udgør i alt kr. 1.286.000,- Overgangen til IT-center Fyn vurderes at medføre Bedre og mere sikker drift og support af VUC Storstrøms IT. Bedre IT-fagligt miljø for IT-teknikerne. Klar adskillelse mellem IT-drift og IT-udvikling. Forstærket pædagogisk IT, idet den nuværende IT-chef vil overgå til en stilling som pædagogisk ITkonsulent, der herefter består af 2 fuldtidsstillinger. Fra beslutningen om outsourcing er truffet, til vi endeligt er overgået til IT Center Fyn vil der gå ca. 4 mdr. 2 VUC Storstrøms ledelse kan under de givne omstændigheder ikke anbefale, at der indgås aftale med IT-center Fyn, idet vi vurderer, at de opnåede fordele ikke opvejer de øgede driftsudgifter og etableringsomkostningerne. Indstilling VUC Storstrøms ledelse indstiller at 2 Direktør Jens Ole Henriksen, IT Center Fyn, skriver: Der er jo mange forhold i en overgang til IT-Center Fyn som har indflydelse på en tidsplan. Jeg har sat ca. 4 måneder, men det er et minimum og en nærmere tidplan der tager hensyn til jer og vores øvrige aktiviteter er noget af det første vi skal have på plads efter at I har truffet en beslutning..
Bestyrelsen beslutter, hvorvidt VUC Storstrøm skal indlede samarbejde med IT-center Fyn og i givet fald indarbejder etableringsomkostninger og øgede driftsudgifter i budget 2014.
Bispegade 5. 4800 Nykøbing F. Bestyrelsesmødet den 26. september 2013. E-mail nhe@vucstor.dk Tlf. 5488 1700 Tlf. direkte 5488 1712 Mobil 3035 9491 Fax 5413 1700 Dato 9. september 2013 Sagsfremstilling til dagsordenens punkt 2e Henvendelse til undervisningsministeren om afslag på ansøgning om udbud af hf2 i Nakskov og Vordingborg Resumé Bestyrelsen har tidligere af to omgange ansøgt Undervisningsministeriet om ret til at udbyde hf2 i Nakskov og i Vordingborg. Første gang vi ansøgte var til kursusåret 2011/2012, anden gang vi ansøgte var til kursusåret 2013/2014. Undervisningsministeriet meddelte i januar 2013, at ansøgningen om udbud til uddannelsesstarten 2013/2014 ville blive behandlet til september 2013. Nu har Undervisningsministeriet meddelt afslag på ansøgningen. I denne sag beslutter bestyrelsen, om der skal rettes henvendelse til Undervisningsministeren for at få beslutningen omgjort. Sagsfremstilling VUC Storstrøm har af to omgange ansøgt Undervisningsministeriet om ret til at udbyde hf2 i Nakskov og Vordingborg. Første gang vi ansøgte var til uddannelsesstarten 2011/2012 og anden gang var til uddannelsesstarten 2013/2014. Undervisningsministeriet har i skrivelse af 15. august 2013 meddelt at Ansøgningen kan ikke imødekommes, da det skønnes, at der i øjeblikket er tilstrækkeligt med kapacitet i området, og da et eventuelt udbud ville kunne betyde en stor økonomisk usikkerhed for de omkringliggende institutioner med udhuling af et allerede eksisterende hf-tilbud til følge. I denne omgang er der meddelt afslag til 3 VUC er med ansøgning om 5 udbudsgodkendelser. På et møde i Undervisningsministeriet den 4. september har man overfor VUC Lederforeningens formand og formanden for Rektorforeningen redegjort for baggrunden for afslag til VUC erne på ansøgninger om udbudsgodkendelser: UVM vurderer, at der er rigelig hf kapacitet i alle områder og overkapacitet i nogle områder Den eksisterende bygningskapacitet skal udnyttes, og økonomien ikke forringes ved de nuværende tilbud Der er ved "overudbud" risiko for at udtynde fagligheden i udbuddene VUC'erne tiltrækker stadig yngre målgrupper og ligner derfor gymnasiernes hf mere og mere Uddannelsespolitisk må man stille spørgsmål ved, om der skal flere på hf på VUC i lyset af, at man gerne vil have flere over på erhvervsuddannelserne direkte og i lyset af, at man politisk gerne ser færre på velfærds-mvu og flere med praktiske erhvervslivs-kompetencer Alle områder der ansøgte vurderedes at have rigelig kapacitet i forvejen
Beslutningerne om afslag er afhandlet politisk i UVM Heroverfor står VUC Lederforeningens og VUC Storstrøms synspunkt: der mangler en ordentlig analyse af det 2 årige hf på VUC fra 2005 og frem med henblik på at få et fælles klart overblik over målgrupper, udvikling og det særlige ved tilbuddet på VUC. at UVM burde sikre en sådan analyse som afsæt også for fremtidige kapacitetsvurderinger at datagrundlag der tager afsæt i de 16-17 årige ikke giver et fuldt billede af tilgangen på VUC, der i høj grad tiltrækker de unge voksne i start 20'erne at det kun er ganske få 10. klasser der går direkte ind på VUC's hf at der er en klar synergi mellem hf enkeltfag og den 2 årige hf på VUC at det er utilfredsstillende, at sagsbehandlingen har været så langsommelig, og at det svar VUC'erne har fået er generelt og kortfattet uden konkrete begrundelser. Det skaber en uro i sektoren, hvad er hensigten ift. den 2 årige hf's fremtidige rolle på VUC. Dette skal også ses i lyset af, at de enkelte bestyrelser og ledelser på VUC har lavet et grundigt forarbejde og har fået accept i Regionsrådet. Bilag VUC Storstrøms ansøgning af 17. december 2012 Region Sjællands udtalelse til ansøgning af 17. december 2012 Undervisningsministeriets afslag af 15. august 2013 Indstilling VUC Storstrøms ledelse indstiller at: Bestyrelsen retter henvendelse til Undervisningsministeren og udbeder sig en mere detaljeret forklaring på afvisningen af ansøgningen. Bestyrelsen via Bestyrelsesforeningen påpeger det kritisable i den måde ansøgningerne er blevet håndteret, herunder påpeger det uheldige i, at bestyrelse og bestyrelsesforening ikke er blevet inddraget i forløbet. Beslutning
Bispegade 5. 4800 Nykøbing F. Bestyrelsesmødet den 26. september 2013. E-mail nhe@vucstor.dk Tlf. 5488 1700 Tlf. direkte 5488 1712 Mobil 3035 9491 Fax 5413 1700 Dato 10. september 2013 Sagsfremstilling til dagsordenens punkt 3a Nybyggeri i Vordingborg status. Resumé Bestyrelsen har i tidligere sager taget stilling til nedrivning af pavillonen og etablering af midlertidige og permanente erstatningslokaler i Vordingborg. På bestyrelsesmødet d. 19. marts 2013 besluttede bestyrelsen, at igangsætte arbejdet med at nedrive pavillonen til ultimo juni 2013. bemyndige ledelsen til at indgå aftale om leje af erstatningslokaler eller pavilloner. igangsætte projekteringen af et nybyggeri, som erstatning for pavillonen inden for en ramme af 9 mill.kr. På bestyrelsesmødet den 24. juni 2013 godkendte bestyrelsen projektforslag om nybyggeri i Vordingborg. I denne sag gives en orientering om status på nedrivning og byggeprojekt. Sagsfremstilling Nedrivning af pavillonen og etablering af midlertidige undervisningslokaler Inden nedrivningen af pavillonen kan begyndes er der gennemført en række analyser af pavillonens materialer for at kunne opfylde nye og strengere miljøkrav ved nedrivningen. Analyserne medfører en øget udgift til miljøomkostninger til bortskafning af pavillonen på kr. 275.000,-. Projektering af nybyggeri Vordingborg-afdelingens lokalebehov kan dækkes ved indretning af 3-4 større fleksible undervisningslokaler samt en samlingssal i et nybyggeri. Bestyrelsen godkendte på mødet den 24. juni et byggeprojekt med en tilbygning til hovedbygning på brutto 599 m 2 i 1½ etage, der rummer: 4 undervisningslokaler på 56-78 m², hvoraf 1 lokale kan åbnes med en foldevæg til opholdsrum/studiemiljø 1 opholdsrum/studiemiljø på 84 m 2, der ved sammenlægning med 1 undervisningslokale danner én samlingssal på 1 åbent 2-delt grupperum på 55 m² på 1 sals-niveau med udblik over opholdsrum/studiemiljø 1 anretterkøkken 1 depot/rengøringsrum 2 toiletter 1 teknikrum
Der er i projektoplægget arbejdet med ovenlys og glasvægge, således at bygningen optræder åben og lys. Der er indarbejdet en fleksibilitet i form af fleksible vægge og åbne miljøer i flere etageniveauer med henblik på at skabe indbydende studiemiljøer og gruppearbejdspladser. Den nye bygning opføres som en rektangulær bygning, der placeres ved hovedbygningens sydside drejet 45 grader i forhold til hovedbygningen. Bygningerne forbindes med en glasgang. Projektet omfatter en ombygning af den eksisterende foyer i hovedbygningen samt opførelse af en ny servicebygning på 50 m 2, der rummer depot-faciliteter. P-plads og udenomsarealer skal efterfølgende projekteres. Licitation. Byggeprojektet er i indbudt licitation, der afvikles den 20. september 2013. På bestyrelsesmødet vil licitationsresultatet blive meddelt, og bestyrelsen skal beslutte videre arbejde. Indstilling VUC Storstrøms ledelse indstiller at bestyrelsen på baggrund af licitationsresultatet beslutter det videre forløb Beslutning
Bispegade 5. 4800 Nykøbing F. Bestyrelsesmødet den 26. september 2013 E-mail nhe@vucstor.dk Tlf. 5488 1700 Tlf. direkte 5488 1709 Mobil 3035 9491 Fax 5413 1700 Dato 14. september 2013 Sagsfremstilling til dagsordenens punkt 3b Campus Nakskov. Resumé Lolland Kommune, CELF, Nakskov Gymnasium og hf samt VUC Storstrøm underskrev i foråret en partnerskabsaftale om udvikling af Campus Nakskov. I denne sag gives en status på arbejdet med udvikling af Campus Nakskov siden da. Sagsfremstilling Lolland Kommune, CELF, Nakskov Gymnasium og hf samt VUC Storstrøm underskrev i foråret en partnerskabsaftale om udvikling af Campus Nakskov med henblik på at udvikle uddannelsesområdet på Vestlolland. Lolland Kommune og uddannelsesinstitutionerne i Nakskov Uddannelsescenter står overfor tre store fælles udfordringer: 1. Udvikle og højne befolkningens uddannelsesniveau 2. Fastholde og tiltrække uddannelser 3. Sikre velkvalificeret arbejdskraft. Partnerskabsaftalen skal via et tæt fagligt og strategisk samarbejde og et bygningsmæssigt fællesskab bidrage til at sikre: Relevante uddannelsesudbud på Lolland, som løbende udvikles Høj faglighed og kvalitet i uddannelserne Tryghed og høj gennemførelsesgrad blandt elever og kursister. Visionen for Campus Nakskov er, at Campus Nakskov skal fremstå attraktiv for borgeres og virksomheders udviklingsinteresser. Campus Nakskov skal medvirke til at udvikle Lollands styrkepositioner og bidrage til, at Lolland fremstår som et attraktivt sted at bosætte sig og etablere virksomhed. Som et led i projektet er der bl.a. afholdt et kick-off møde med deltagere fra Nakskov Gymnasium og HF, VUC Storstrøm, CELF og Lolland Kommune, hvor der blev brainstormet på, hvilke aktiviteter Campus Nakskov kunne danne rammen om. Dette arbejde har hidtil udmøntet sig i et idékatalog og nedsættelse af arbejdsgrupper, som arbejder videre med de på mødet fremkomne ideer. Parallelt med denne idégenererings- og inddragelsesproces igangsættes en analyse af de muligheder og udfordringer, der knytter sig til campusprojektet, og anbefalinger om de videre skridt i processen Der er indgået aftale med Kuben Management om en analyse, der skal vurdere udviklingsmulighederne i Campus Nakskov og give bud på hvordan denne proces kan gennemføres i praksis. Kuben Management skal
give forslag til, hvordan der skabes optimal sammenhæng mellem det analytiske arbejde og allerede igangsatte initiativer. Opgaven skal munde ud i et beslutningsgrundlag for, hvordan Campus Nakskov kan videreudvikle sig i forhold til de fysiske rammer, samarbejde mellem de eksisterende aktører på campus, nye aktører på campusområde samt øget integration med det omgivne lokalsamfund. Beslutning VUC Storstrøms ledelse indstiller at bestyrelsen tager orienteringen om status på Campus Nakskov til efterretning.