Side 1 af 5 Vejledning til eksterne rekvirenter om prøver til analyse eller opbevaring på Kennedy Centret Før og ved Jeres prøvetagning: 1. Hvem kan rekvirere vore analyser? Læger på danske hospitalsafdelinger, praktiserende speciallæger i Danmark, samt læger eller andre bemyndigede fagpersoner fra hospitaler eller klinikker i udlandet kan rekvirere vore analyser. 2. Passende valg af tilgængelige analyser: For postnatal diagnostik: Se oversigten Postnatal diagnostik valg af analyse sidst i Vejledning til læger og sundhedspersonale om kromosom mikroarray analyse under Laboratoriet / Vejledninger og downloads på hjemmesiden. For prænatal diagnostik: Se informationen Fosterdiagnostik nakkefoldsscanning, doubletest, kromosomanalyse information til dig, der gerne vil vide mere under Genetisk rådgivning på hjemmesiden. Se desuden under de enkelte analyser på hjemmesidens analyseoversigt. 3. Rekvirerende læge bedes sikre, at patienten/værge er informeret om relevante forhold vedrørende analysen, se under den enkelte analyse på hjemmesidens analyseoversigt. Dette omfatter mulige konsekvenser af abnorme svar, forventet svartid, hvem der får svar (rekvirenten og/eller patienten selv), eventuelle indrapporteringer af svar til registre, samt opbevaring af prøvemateriale i Kennedy Centrets biobank. Se nedenfor. 4. Vedrørende selve prøvetagningen henviser vi til de retningslinjer, I har på Jeres afdeling / på Jeres klinik. På vores hjemmeside finder I vejledninger vedrørende prøvetagning og opbevaring af abortvæv og hudbiopsier. 5. Blodprøver eller hudbiopsier til analyse på Kennedy Centret kan efter aftale tages på Kennedy Centret. 6. Typen af prøvemateriale og prøvetagningsbeholder kan ses under den enkelte analyse på laboratoriets analyseoversigt. For mange af analyserne er det vigtigt, at der anvendes korrekt prøvetagningsbeholder (med rette additiver/tilsætning). Til nogle af vore DNA analyser kan eventuelt anvendes DNA, ekstraheret på andre laboratorier, se under den pågældende analyse. 7. Prøver skal ID mærkes entydigt og detaljeret. Prøvetagningsbeholder og rekvisition skal være mærket med korrekt person identifikation (ID), sådan at oplysningerne entydigt identificerer pågældende patient. Rekvisitionen skal indeholde patientens CPR nummer og navn, og eventuelt Jeres prøvenummer, hvis I har
Side 2 af 5 påført dette på prøvetagningsbeholderen. For udenlandske patienter accepteres navn og fødselsdato i stedet for CPR nummer. Vær venligst opmærksom på, at det er selve prøvetagningsbeholderen (f.eks.blodprøveglasset), som skal ID mærkes, ikke transportbeholderen. ID på prøvetagningsbeholder og rekvisition skal stemme overens. 8. Udfyldt rekvisitionsskema skal medsendes og udfyldes med Patientens ID samt køn. Henvisningsindikation Rekvireret analyse Markering af givet samtykke Type af prøve sendt Dato og tidspunkt for prøvetagningen Rekvirent (hospital/afdeling eller andet) inklusive adresse, samt betalende instans Navn på rekvirerende læge Tilstrækkelig klinisk information. Hvis det er relevant, medsendes eventuelle kliniske fotos, oplysninger om ultralydfund, kopi af andre undersøgelsesresultater eller andet. Venligst også udfyld bagsiden af rekvisitionsskemaet. Familierelation og navn på indexpatienten i familien, hvis prøven er fra familie til tidligere undersøgt person. Er prøven er en opfølgning af tidligere udført analyse/prøve? Hvis ja, anfør venligst dette på rekvisitionsskemaet. Underskrevne samtykkeerklæringer medsendes, hvis dette er relevant. Venligst anvend den korrekte rekvisitionsseddel i den nyeste version. Denne kan printes her fra hjemmesiden. 9. Prøven skal være egnet til de rekvirerede analyser. Det vil sige med hensyn til Prøvematerialets type, kvalitet og mængde Prøvebeholderens additiver/præparering Tid fra prøvetagning til prøvemodtagelse i laboratoriet Opbevaring og transport De specifikke krav til prøven og dens egnethed og kvalitet kan ses under den pågældende analyse i analyseoversigten her på hjemmesiden. 10. Hasteundersøgelse vs. rutineundersøgelse. Se pkt. 13 mht. hvilke undersøgelser laboratoriet prioriterer som hasteundersøgelser henholdsvis rutineundersøgelser. Rekvirenten kan herudover i særlige tilfælde anmode om hasteundersøgelse, ud fra et klinisk behov.
Side 3 af 5 Vores prøvemodtagelse: 11. Vore forholdsregler ved manglende eller utilstrækkelig identifikation Manglende eller utilstrækkelig mærkning af prøvetagningsbeholderen accepteres ikke. Sådanne prøver kasseres, og ny prøve udbedes. Kun i helt særlige, enkeltstående tilfælde af uerstattelige eller kritiske prøver kan vi dispensere fra dette. Disse undtagelsestilfælde forudsætter alle, at rekvirenten (rekvirerende eller prøvetagende læge) tager ansvaret for prøvens ID, og vi tager ved alle sådanne prøver forbehold for svaret. 12. Vore forholdsregler ved uegnet eller utilstrækkeligt prøvemateriale Ved uegnet eller utilstrækkeligt prøvemateriale tager vi stilling til, om de rekvirerede analyse(r) eller eventuelle alternativer kan gennemføres. I får besked, hvis vi ikke kan gennemføre undersøgelser, som kan besvare den aktuelle problemstilling indenfor den forventede økonomiske ramme. 13. Prioritering af undersøgelser Alle undersøgelser udføres så hurtigt som muligt. Hasteundersøgelser prioriteres forud for rutineundersøgelser. Undersøgelser af prøver prioriteres som følger: Hasteundersøgelser. Disse omfatter prænatale undersøgelser, undersøgelse af gravide og deres partnere eller relevant familie til den gravide, nyfødte, knoglemarvsundersøgelser. Rekvirenten kan herudover i særlige tilfælde anmode om hasteundersøgelse, ud fra et klinisk behov. Rutineundersøgelser. Disse omfatter øvrige undersøgelser. Efter analyse: 14. Svarafgivelse. Analysesvar afgives skriftligt. Følgende fund suppleres desuden af telefonisk svar, udover det efterfølgende skriftlige svar: Abnorme prænatale undersøgelsesresultater og abnorme undersøgelsesresultater vedrørende nyfødte. Rekvirenten kan herudover i særlige tilfælde anmode om telefonisk svar, ud fra et klinisk behov. Eventuelle analysesvar pr. e mail sendes krypteret. Et analysesvar kan sendes pr. fax, hvis dette er aftalt med rekvirenten, og faxnummeret er oplyst af denne. Analysesvar afgives kun af og til bemyndigede personer. Analysesvar afgives til rekvirerende læge eller lægerne på rekvirerende afdeling, medmindre andet er aftalt med rekvirenten.
Side 4 af 5 Skriftligt svar til patienten gives kun ved normale, prænatale standardsvar, eller efter aftale med rekvirenten. Det fremgår af svarrapporten, hvis et analysesvar er foreløbigt. Et foreløbigt svar, inklusive telefonsvar, efterfølges altid af et skriftligt, endeligt svar. Afgivelsen af abnorme analyseresultater ledsages af tilbud om genetisk rådgivning eller information om, at der bør tilbydes genetisk rådgivning. Forventede svartider kan ses under den enkelte analyse på hjemmesidens analyseoversigt. Gældende lovgivning følges med hensyn til, i hvilke tilfælde oplysninger om en patients analysesvar må videregives til andre instanser. Analyseresultater opnået i forskningsprojekter er ikke altid udført efter samme procedurer som diagnostiske prøver, eller af personale uddannet og godkendt til udførelse af diagnostiske analyser. Forskningsresultater kan derfor ikke anvendes som diagnostiske svar. Ved fund af mulig klinisk interesse er der mulighed for at udføre en diagnostisk valideret analyse af probanden eller bæreranalyse af familiemedlem. Forskningsprojektet dækker udgifterne til forskningsanalyserne, men ikke de diagnostiske analyser, som derfor må betales af rekvirenten. For udenlandske prøver gælder, at Kennedy Centret fraskriver sig ansvaret for analyseresultatets fortolkning, afgivelse og brug overfor patienter, og disse svar er påført følgende bemærkning: Exclusion of liability, hold harmless and choice of law and jurisdiction. The requester of this analysis carries the responsibility for the correct interpretation and use hereof. This Exclusion of liability, hold harmless and choice of law and jurisdiction clause applies: The Kennedy Center (KC) shall not be liable for any damages, injury or death which may be a result of an error, including gross negligence, in an analysis delivered by the KC. The requester shall hold the KC harmless and free of liability if a third party raises a claim against the KC. This clause shall be subject to Danish law and any dispute or claim arising here of shall be subject to the exclusive jurisdiction of the Court of Glostrup, Denmark (Retten i Glostrup), as court of first instance. 15. Indrapportering til registre Resultater af følgende analyser registreres i Dansk Cytogenetisk Centralregister (DCCR) (http://www.skejby.dk/afdelinger/klinisk+genetisk+afdeling/dccr) af hensyn til kvalitetssikring og udvikling: Alle præ-og postnatale kromosom-, FISH-, syndrommlpa-, subtelomermlpa-, kromosom mikroarray- og fragilt X analyser, samt prænatale DNA analyser for andre monogene sygdomme. (Analyser af knoglemarv indberettes ikke til DCCR). Vi anmoder om, at den henvisende/rekvirerende læge oplyser patienten om dette, i henhold til Persondatalovens bestemmelser om oplysningspligt. Abnorme resultater af kromosom mikroarray analyser rapporteres til DECIPHER, den internationale database for kromosomubalancer (https://decipher.sanger.ac.uk), i anonymiseret form, med mindre denne registrering ikke ønskes. Vi beder om, at den henvisende/rekvirerende læge informerer patienten/forældrene om dette.
Side 5 af 5 16. Opbevaring af prøvemateriale efter analyse DNA og i nogle tilfælde celler opbevares minimum 5 år i vores Biobank, medmindre andet er aftalt. Biobanken er reguleret af Persondataloven, Sundhedsloven, Komitéloven og Centralstyrelsesloven og underlagt tilsyn fra Datatilsynet og Sundhedsstyrelsen (kliniske biobanker) og desuden for forskningsbiobankers vedkommende de videnskabsetiske komiteer. DNA ekstraheret fra en blodprøve eller anden vævsprøve kan som regel anvendes til flere forskellige DNA analyser, hvis det skulle blive aktuelt. Det kræver som hovedregel ikke større prøvemængde, at der skal laves flere analyser. Yderligere analyser på tidligere modtaget/opvaret prøvemateriale kan rekvireres ved, at rekvirerende læge/ læge fra rekvirerende afdeling kontakter læge i genetisk rådgivningsklinik/den svaransvarlige fra vores laboratorievirksomhed, enten skriftligt eller telefonisk. Prøver i Biobanken kan i anonymiseret form anvendes til laboratoriets metodeudvikling og kvalitetssikring, medmindre personen har tilmeldt sig Vævsanvendelsesregistret. I overensstemmelse med gældende lovgivning anvendes prøver fra personer, som er tilmeldt Vævsanvendelsesregistret kun til den rekvirerede analyse, men prøven opbevares i Biobanken ligesom øvrige prøver, sådan at eventuelle yderligere analyser siden kan rekvireres. Man kan til enhver tid bede om at få sin prøve i KennedyCentrets Biobank kasseret/destrueret. 17. Anmeldelse til Datatilsynet Oplysninger i relation til Kennedy Centrets patientjournaler, diagnostiske analyser og biobank er anmeldt til Datatilsynet. Referencer: Dansk Cytogenetisk Centralregister (DCCR) (http://www.skejby.dk/afdelinger/klinisk+genetisk+afdeling/dccr) DECIPHER, den internationale database for kromosomubalancer (https://decipher.sanger.ac.uk)