EKSTERN Referat Onsdag den 18.02.2015, kl. 16.30 Humlehaven 4 - Aabenraa Side 1 af 21
Indholdsfortegnelse 1 1 Godkendelse af protokol...4 1.1 Bestyrelsesmøde den 25.08.2014...4 1.2 Fremlæggelse af revisionsprotokol...4 2 2 Efterretningssager...5 2.1 Råbalance...5 2.2 Restancelister...5 2.3 huslejerykkere...5 2.4 Total anvist husleje...5 2.5 Oversigt venteliste...5 2.6 Orientering om ledige lejemål...5 2.7 Intrum justitia...5 2.8 Orientering om PM-aftale...5 2.9 Status igangværende sager Teknisk afdeling...5 3 3 Landsbyggefondsmidler m.v...6 3.1 Landsbyggefondsmidler - trækningsret...6 3.2 Dispositionsfonden...6 3.3 Ansøgning afd. 4 Lindsnakkevej...6 4 4 Renoverings-/Byggeskadesager...7 4.1 Renoveringsprojekt afdeling 1...7 4.2 Renoveringsprojekt afdeling 15...7 4.3 Renoveringsprojekt afdeling 20...7 5 5 Nybyggeri...8 5.1 Seniorboliger Løjt afdeling 28...8...8 5.2 Ældreboliger ved ældrecenter, Lergaard afdeling 29...8 6 6 Høje Kolstrup...8 6.1 Helhedsplan Høje Kolstrup, styregruppe...8 6.2 Infrastruktur Høje Kolstrup...9 7 7 Foreningsanliggender...9 7.1 Salus Boligadministration...9 7.2 8. kreds...9 8 8 Bestyrelsesanliggender...9 8.1 Budgetforslag 2016 - Hovedforeningen...9 8.2 Bestyrelseshonorar 2015...10 8.3 Afdelingsbestyrelsesseminar...10 8.4 Generalforsamling 2015...11 8.5 Fælles juleafslutning for AAAB og KB...11 8.6 Forkert behandling af moderniseringsleje i KB/huslejeudligning...11 8.7 Evaluering indflytterlejligheder...12 8.8 Vurderingsrapport Præsteskoven 2 og 6 (børnehave), Aabenraa...12 8.9 Statusmøde Bækmark & Kvist...13 8.10 Aabenraa Fjernvarme...13 9 9 Love og cirkulærer...13 9.1 BL-Informerer...13 9.2 Landsbyggefonden...14 10 10 Orientering fra nedsatte udvalg...14 10.1 Bladudvalg Almen Nyt...14 Side 2 af 21
10.2 Ejerforening Humlehaven...15 11 11 Beboeranliggender...16 12 12 Personaleforhold lukket punkt...16 12.1 Administration...16 12.2 Teknisk afdeling...16 12.3 Ejendomsfunktionærer...16 12.4 Arbejdsmiljøgruppe- og samarbejdsudvalg...17 12.5 Hovedsamarbejdsudvalget - HSU...17 13 13 Håndværkergården...18 13.1 Administration...18 13.2 Forretningsudvalg FU...18 14 14 Afdelingsanliggender...18 14.1 Nytårsskader 2014-2015...18 14.2 Vedligeholdelse af 2 stiforbindelser, Høje Kolstrup...19 14.3 Afdelingsgennemgang...19 15 15 Fælleskurser...19 16 16 Eventuelt...20 16.1 Kalender...20 16.2 Næste møde(r)...20 Indkaldt: Ove Stahl Schmidt, Kaj Matthiesen, Fritz Jørgensen, Tove Christensen, Inga Fohlmann, Ritha Helweg, Søren Rost Pedersen Ansatte: Afbud: Jimmy Povlsen (ref) Kaj Matthiesen og Ritha Helweg Side 3 af 21
1 Godkendelse af protokol 1.1 Bestyrelsesmøde den 25.08.2014 Forhandlingsprotokol for bestyrelsesmøder godkendes og underskrives på næstfølgende bestyrelsesmøde. Oganisationsbestyrelsesmødet den 03.11.2014 blev aflyst grundet mange afbud. Godkendelse af referat fra den 25.08.2014 Godkendt og underskrevet. 1.2 Fremlæggelse af revisionsprotokol Gennemgang af afdelinger nævnt i revisionsprotokol Underskuddet i afd 1 skyldes at der har været alt for mange flytninger de sidste år og det er de boliger hvor beboerne har boet længe der er kun 2 boliger tilbage hvor der ikke er sket udskiftning inden for de sidste 5 år. Der er budgetteret med 1 flytning hvert andet år. Det vil nok være nødvendigt med kapitaltilførsel I afd 13 er der to ting: Der var ikke budgetteret med afdrag og renter de første ca 5 år og så har der været alt for mange flytninger de sidste år. Kapitaltilførsel vil også være nødvendigt her. Afd 15: Har jeg ikke nogen forklaring på. Afd 24: Er en afdeling med alt for mange flytninger og et underskud fra tidligere tider p.g.a. tomgang. Det vil også være nødvendigt med kapitaltilførsel. Afd 26: Kan sikkert komme ud af problemerne når den nye afd 29 er taget i brug ved samdrift med de to afdelinger. Afdeling 4, 6, 20, 23 og 27 er også nævnt da deres underskud overstiger en måneds husleje, - vil de afdelingers underskud kunne inddækkes af afdelingen selv fremadrettet? Ja de kan dækkes inden for det lovlige åremål Ud fra inspektør Christian B. Christensen's bemærkninger udarbejdes en indstilling, om hvor meget kapital der skal tilføres de enkelte afdelinger. (JPW / CBC). - kapitaltilføreselsberegning under udarbejdelse. Opfølgning: Igangværende (JPW / CBC) Side 4 af 21
2 Efterretningssager 2.1 Råbalance Råbalance for de enkelte afdelinger og hovedforening kan ses på Salus-Netsuite 2.2 Restancelister BILAG - Restanceliste KB, 2014 BILAG - Restanceliste KB, 2015 BILAG - Huslejerestance KB % 2014 2.3 huslejerykkere BILAG - Huslejerykker KB 2014 BILAG - Restanceliste KB, beløb udsendte rykker 2014 BILAG - Huslejerykker KB 2015 BILAG - Restanceliste KB, beløb udsendte rykker 2015 2.4 Total anvist husleje BILAG - Anvist husleje KB 2014 BILAG - Anvist husleje KB 2015 2.5 Oversigt venteliste BILAG - Statistik venteliste KB december 2014 2.6 Orientering om ledige lejemål BILAG - Orientering om ledige lejemål KB, december 2014 2.7 Intrum justitia BILAG - Orientering om inkassosager KB pr. 02.01.2015 2.8 Orientering om PM-aftale BILAG - PM aftale Sydbank, november 2014 BILAG - PM aftale Sydbank december 2014 BILAG - PM aftale Sydbank januar 2015 2.9 Status igangværende sager Teknisk afdeling BILAG - Status igangværende byggesager SALUS pr. 01.12.2014 Side 5 af 21
3 Landsbyggefondsmidler m.v. 3.1 Landsbyggefondsmidler - trækningsret BILAG Opgørelse over trækningsret i Landsbyggefonden. 3.2 Dispositionsfonden BILAG- 10-årig udvikling Intet nyt Til orienterig 3.3 Ansøgning afd. 4 Lindsnakkevej Ansøgning genoptages, når finansiering for afd. 15 er endelig på plads. Intet nyt (CBC). Ansøgning kan ikke imødekommes. Side 6 af 21
4 Renoverings-/Byggeskadesager 4.1 Renoveringsprojekt afdeling 1 Fremtidssikring Konsekvensberegning under udarbejdelse (CBC). Der er afholdt ekstraordinær afdelingmøde november måned (CBC). Se bilag. BILAG KB, afdeling 1 Referat ekstraordinært afdelingsmøde 26.11.2014 Opfølgning: Beregning igangværende (CBC) Indstilling Definition af ønsker og ideer. 4.2 Renoveringsprojekt afdeling 15 Skema B forventes godkendt inden 01.03.2015. Herefter kan byggeriet sættes i gang. (LBS) BILAG: Beslutningsprotokol Aabenraa Kommune Indstilling 4.3 Renoveringsprojekt afdeling 20 Landsbyggefonden har afsat 4,6 mill. kr. til sagen i 2017. Der er for nuværende således ikke givet tilsagn i sagen. (LBS). Side 7 af 21
5 Nybyggeri 5.1 Seniorboliger Løjt afdeling 28 Drøftelse af eventuel sammenlægning af afdelinger i Løjt - afdeling 18, 27 og 28. Afdeling 18 ialt 18 boliger, afdeling 27 ialt 16 boliger, afdeling 28 i alt 16 boliger. (Gentagelse) Byggeregnskab under udarbejdelse. Der arbejdes med, at dele grund og tilhørende udgifter ud i forhold etape 1 og eventuel etape 2. (LBS) 5.2 Ældreboliger ved ældrecenter, Lergaard afdeling 29 Byggeriet pågår. Forventes afsluttet ultimo juni 2015. Navngivningskonkurrence er under forberedelse. (LBS) Byggeriet pågår - Forventes afsluttet ultimo juni 2015. 6 Høje Kolstrup 6.1 Helhedsplan Høje Kolstrup, styregruppe Politisk styregruppe møde den 19.02.2015. Dagsorden under udarbejdelse. Side 8 af 21
6.2 Infrastruktur Høje Kolstrup Arbejdet pågår. Der kan søges Landsbyggefonds midler i år på området. Forinden skal planen dog drøftes med beboerne på Høje Kolstrup. (LBS). Indstilling. 7 Foreningsanliggender 7.1 Salus Boligadministration Orientering vedrørende den aktuelle situation Sagen er alene til efterretning Orientering om: - hjemmesider - ressourse - styring - NemID, digital underskrift på lejekontrakter. 7.2 8. kreds Kredsrepræsentanter, direktører og forretningsførere inviteret på ekskursion til Ålborg den 8. og 9 maj 2015. Der afholdes fælles kredsweekend konference med 3. kreds (fyn) i efteråret 2015. Indstilling Inga Fohlmann tilmeldes hvis muligt (ekskursion Ålborg). 8 Bestyrelsesanliggender 8.1 Budgetforslag 2016 - Hovedforeningen Budget 2016 viser ved uændret administration, en stigning på kr. 288.200, svarende til 5,37%, kr. 3.348 pr. lejemålsenhed. Fejl Der er i beregningen taget højde for en nettoreduktion på 97 lejemålsenheder (budget 2015) Side 9 af 21
BILAG Forslag til budget, 01.01.2016 31.12.2016 BILAG Forslag til budget, komprimeret BILAG Forslag til budget, specificeret Forslag til budget 2016 indstilles til godkendelse. Stigningen skal reduceres med 3% svarende til ca. 2,37% 8.2 Bestyrelseshonorar 2015 Bestyrelseshonorar 2015 - til udbetaling april 2015 BILAG Bestyrelseshonorar 2015 Drøftelse af bestyrelseshonorar 2015 50% til formand. Rest deles mellem de resterende 6 medlemmer. (Udb. i april 2015) 8.3 Afdelingsbestyrelsesseminar Der afholdes afdelingsbestyrelsesseminar lørdag den 21.03.2015, kl. 09.00, Folkehjem Aabenraa. Der er til afdelingsbestyrelsesmedlemmer sendt "sæt kryds" i kalenderen" - appetitvækker. Sendt uge 2, 2015. Der er til afdelingsbestyrelsesmedlemmer AAAB og KB sendt endelig invitation (med tilmelding) den 03.02.2015. BILAG Invitation Side 10 af 21
8.4 Generalforsamling 2015 Generalforsamling torsdag den 7. maj 2015, kl. 19.00, Guldbjergparkens festsal. Konstituering umiddelbart efter generalforsamlingen. BILAG Indkaldelse/dagsorden Indkaldelse/dagsorden til godkendelse. Dagsorden godkendt som indstillet. 8.5 Fælles juleafslutning for AAAB og KB På AAAB samarbejdsudvalgsmødet blev besluttet at foreslå fælles afholdelse juleafslutning for organisationsbestyrelsen, medarbejdere m.fl. i AAAB og KB. AAAB afholder årligt juleafslutning for organisationsbesstyrelsen, medarbejdere i AAAB, KB + AAAB medarbejdere Humlehaven, Marlene M. Wullf, Sanne L. Pedersen, Jutta Carstensen. æresmedlemmer samt ledergruppen SALUS. Juleafslutningen afholdes i Guldbjergparkens festsal, tirsdag den 15.12.2015, kl. 14.15. Foreningen/erne er vært ved let traktement. Der uddeles julekort/gave. Drøftelse og beslutning om der fremover afholdes fælles juleafslutning KB og AAAB. Det blev godkendt at der afholdes fælles juleafslutning for AAAB og KB. 8.6 Forkert behandling af moderniseringsleje i KB/huslejeudligning Afdelingerne er gennemgået og breve med tilbagebetaling er ved at blive sendt ud - ultimo oktober. De sidste afdelinger bliver sendt ud februar måned. Der bliver indrykket proklama i statstidende. Side 11 af 21
8.7 Evaluering indflytterlejligheder Evaluering på forbedring af standarden på indflytterlejligheder. BILAG Evaluering af synsfunktionen Til drøftelse. 8.8 Vurderingsrapport Præsteskoven 2 og 6 (børnehave), Aabenraa Bestyrelsen godkendte at vi søger at afhænde børnehaven, for højest bud - forventet salgspris ca. 1.5 mio. kroner. Det er tilbudt Kommunen, at overtage ejendommen til brug for fremtidig børneinstitution i kommunalt regi. Kommunen er ved at se på deres behov for fremtidige børnehavepladser. Opfølgning: Kommunen er rykket for svar - afventer (JPW).. Side 12 af 21
8.9 Statusmøde Bækmark & Kvist Mødereferat - Statusmøde den 23.09.2014 med Bækmark & Kvist Forsikringsrådgivning A/S BILAG Referat statusmøde. 8.10 Aabenraa Fjernvarme Nyt fra Aabenraa fjernvarme Kort orientering om forventning til uændret prisniveau. 9 Love og cirkulærer 9.1 BL-Informerer Der er fremsendt følgende cirkulærer: 4314 - Hvor mange praktikanter mv. er ansat på jeres byggesager? 4814 Medlemskontingent 2015 4914 Maksimumsbeløb og energitillæg for støttet boligbyggeri pr. 01.01.2015 og ungdomsboligbidrag i 2015 5014 - Virksomhedspraktik og ny mailadresse til ESL 0115 Oversigt over udsendte BL informerer i 2014 0215 Ny målerbekendtgørelse 0315 Afskaffelse af G-dage for korttidsansættelse 0415 Ophævelse af 70 års grænse for automatisk afsked gældende fra 1. januar 2016 0515 Nye regler for fratrædelsesgodtgørelse. Side 13 af 21
9.2 Landsbyggefonden Der er fremsendt følgende cirkulærer: 652 Fraflytninger i den almene boligsektor 2010-13 653 Indberetning af ledige boliger pr. 1. december 2014 654 Ny hjemmeside 655 NemId erstatter Landsbyggefondens bruger-login i fondens regnskabsindberetningssystem og Almenstyringsdialog.dk 656 Erhvervs Ph.D.-pulje 657 Indberetning af ledige boliger pr. 1. januar 2015 658 Beboere i den almene boligsektor 2014 659 Kortlægning af almene bebyggelsers bevaringsværdi 660 Indberetning af ledige boliger pr. 1. februar 2015 661 Afhændelse/nedrivning af almene boliger 662 Indberetning af eksterne fraflytninger for 2014. 10 Orientering fra nedsatte udvalg 10.1 Bladudvalg Almen Nyt Almen Nyt - redaktionsudvalg: Kristian Pallesen (journ.) Ove Stahl Schmidt (KB) Ritha Helweg (KB) Anne Grete Madsen (AAAB) Poul Jensen (AAAB) Jacob P. Wind (SALUS) Lillian C. Wind (SALUS) Der ønskes en drøftelse af hvorvidt "Almen Nyt" kunne blive et elektronisk beboerblad - stadig med et eksemplar der vil kunne hentes i Humlehaven. Positiv holdning til indstillingen - dog ønskes en artikel i Almen Nyt, hvor vi så har en tilbagemelding om brugerne også ser positiv på forslaget. Opfølgning: Se bilag (Almen Nyt nr. 6, 2014) - indlæg vedrørende spørgeskema for elektronisk udgivelse. I forbindelse med spørgeskema til beboere var tilknyttet konkurrence blandt besvarelserne. Der var en drøftelse af et fælles beboerblad i SALUS regi, der var enighed i, at der udarbejdes et prøve nummer (gentagelse) Side 14 af 21
Oplæg til forventet og udgivelsesdatoer: Forventet og udgivelsesdatoer: 2015: 09.2015 - elektronisk udgave 10.2015 - elektronisk udgave 12.2015 - elektronisk udgave 2016: 02.2016 - papir, varsling AAAB, SAB og SB 04.2016 - elektronisk udgave 06.2016 - papir, varsling KB, TB og TAB 09.2016 - elektronisk udgave 10.2016 - elektronisk udgave 12.2016 - elektronisk udgave BILAG Oversigt udgivelser Almen Nyt 2015 BILAG Resultat af spørgeskema vedrørende Almen Nyt. (Almen Nyt nr. 6, 2014) BILAG Vindere af konkurrence 10.2 Ejerforening Humlehaven Opfølgning: Ifølge økonomidirekør Jacob P. Wind: Der findes stadig en ejerforening. Den administreres af advokatfirmaet Compass. Der indkaldes ikke til møder, men regnskab over fællesomkostninger fremsendes hvert år. Bestyrelsen efterlyste et sæt vedtægter, normalt skal der indkaldes til en generalforsamling.(jpw) Vedtægter herunder BILAG Vedtægter ejerforening Humlehaven Side 15 af 21
11 Intet nyt. Beboeranliggender Intet at referere. 12 Personaleforhold lukket punkt 12.1 Administration Sagsfremstilling: 12.2 Teknisk afdeling 12.3 Ejendomsfunktionærer Lokalaftaler er opsagt og forhandlinger om nye pågår. Ejendomsserviceteknikerelev Kenneth Hansen har opsagt sin elev-stilling pr. 15.08.2014 idet arbejdet ikke har den ønskede interesse. Der er indrykket stillingsannonce for ny elev. Opfølgning: Ny elev, ejendomsserviceteknikerelev Christoffer Schneider er startet den 01.01.2015. Side 16 af 21
. Kort orientering om status for lokalaftale - samt en drøftelse vedrørende telefongodtgørelse. I den gamle lokalaftale var der omtalt en telefongodtgørelse for ejendomsfunktionærer. Idet der nu benyttes firmatelefon (mobil), er dette tillæg bortfaldet. 12.4 Arbejdsmiljøgruppe- og samarbejdsudvalg 12.5 Hovedsamarbejdsudvalget - HSU HSU - udvalget: Formand KB, Ove Stal Schmidt Formand AAAB, Søren Duus Direktør, Jimmy Povlsen Teknisk chef, Bjarne Baun Madsen Administrativ chef, Lars Petersen Driftschef, Morten Boe Sørensen Håndværkergården, Kurt Jensen (B) Administrationen KB, Christian B Christensen (B) Administration AAAB, Jens Peter Davidsen (B) Ejendomsfunktionær området KB, Poul Erik Outzen (B) Ejendomsfunktionær området AAAB, Mogens Jensn (B) Side 17 af 21
13 Håndværkergården 13.1 Administration 13.2 Forretningsudvalg FU Forretningsudvalg: Ove Stahl Schmidt (KB), Søren Duus (AAAB), Morten Boe Sørensen (Hvg.), Jimmy Povlsen (SALUS) Næste møde i FU-udvalget er den 16.03.2015. 14 Afdelingsanliggender 14.1 Nytårsskader 2014-2015 Nytårsskader BILAG Oversigt over nytårsskader 2014-2015 Punktet udgår af dagsorden for fremtiden. Listen taget til efterretning. Side 18 af 21
14.2 Vedligeholdelse af 2 stiforbindelser, Høje Kolstrup Svarbrev fra Aabenraa Kommune vedrørende drift af stier gennem boligforenings områder på Høje Kolstrup. Se bilag. (LBS) BILAG Svarskrivelse fra Aabenraa Kommune dateret 15.01.2015. Til drøftelse. Sagen afventer et juridisk responsum. 14.3 Afdelingsgennemgang Afdelingsgennemgang i afdelinger uden afdelingsbestyrelser. BILAG Referat fra afdelingsgennemgang den 01. oktober 2014 Forslag til mødedato for afdelingsgennemgang 2015 - Onsdag den 30.09.2015, kl. 16.30, med start fra Humlehaven 4. Der bestilles bord på Sølyst Kro (lcw). Der bestilles bord på Nilson. 15 Fælleskurser Budgetkursus Torsdag den 05.03.2015 Hotel Tønder Hus, Tønder Vedligholdelse og fraflytning Torsdag den 17.09.2015 Folkehjem, Aabenraa (afholdes hver 2. år) Introduktion for nyvalgte Torsdag den 01.10.2015 - Scandic Sønderborg Side 19 af 21
16 Eventuelt Kort drøftelse af flygtninge og genhusning. 16.1 Kalender 17.04.2015 Synsinspektør Karl Theemann - 25 års jubilæum. Der afholdes reception fredag den 17.04.2015, kl. 13.00, Folkehjem. Invitation under udarbejdelse. 24.04.2015 Ejendomsfunktionær Poul Erik Outzen - 20 års jubilæum 11.06.2015 Ejendomsfunktionær Mikael Schlaikjer - 50 år 01.10.2015 Assistent Irene Rasmussen - 40 års jubilæum. Reception fredag den 09.10.2015, kl. 13.00, Folkehjem. 01.10.2015 Org.best.mdl. Tove Christensen - 20 års jubilæum.. 16.2 Næste møde(r) Møderække 1. halvår 2015: Onsdag den 18.02.2015 kl. 16.30 Onsdag den 15.04.2015 kl. 16.30 fællesmøde KB + AAAB Onsdag den 22.04.2015 kl. 16.30 årsregnskab Forslag til møderække juni 1. halvår og 2. halvår 2015: Mandag den 15.06.2015 kl. 16.30 Torsdag den 03.09.2015 kl. 16.30 Mandag den 02.11.2015 kl. 16.30 Lørdag den 05.12.2015 Sted? Kl.? - fælles juleafslutning KB og AAAB Mandag den 14.12.2015 kl. 16.30 - fælles med AAAB Møderække juni 1. halvår og 2. halvår 2015 indstilles til godkendelse. Møderække godkendt som indstillet. Fælles juleafslutning den 5. dec. 2015 arrangeres af AAAB i år. Hvis intet andet er nævnt afholdes mødet på adressen Humlehaven 4 - Aabenraa Side 20 af 21
Afdelingsbestyrelsesseminar fælles KB og AAAB: Lørdag den 21.03.2015 kl. 09.00 Folkehjem Aabenraa Generalforsamling 2015: Torsdag den 7. maj 2015 kl.19.00 Guldbjergparkens Festsal Salus repræsentantskabsmøde Lørdag den 23. maj 2015 http://webzone.salus-bolig.dk Aabenraa, den. 2015 Ove Stahl Schmidt formand Kaj Matthiesen næstformand Tove Christensen Fritz Jørgensen Ritha Helweg Inga Fohlmann Søren Rost Pedersen medarbejderrepræsentant Side 21 af 21