VI SAMLER KRÆFTERNE REFERAT Møde for driftsledergruppen Hermed indkaldes til det aftalte møde for driftsledergruppen vedr. samarbejder Vi samler kræfterne. Dato: Mandag d. 23. maj 2016 Tid: kl. 9.00 11.00 Sted: Egedal Kommune Deltagere: Marie Bache Hansen (Rødovre), Kamilla Walther (Furesø), Anne Ganner Bech (projektleder), Mette Nørby (Herlev), Marelis Petersen (Gladsaxe), Susanne Mortensen (Ballerup), Camilla Lindhardt Christensen (Egedal), Laila Cronstad (Rødovre) Afbud: Pia Jensen (Gladsaxe) Gæster: Lene Dunker (Enhed for Patientforløb og Tværsektorielt Samarbejde, Herlev og Gentofte Hospital) Dagsorden Punkt Navn Tidsramme 1 Velkomst og godkendelse af dagsorden 9.00-9.05 2 Status på aktionspunkter fra tidligere møder 9.05-9.10 3 Implementering af forløbsprogram for kræftrehabilitering på Herlev og Gentofte Hospital 4 Drøftelse af mulighederne for at styrke det tværsektorielle samarbejde om kræftrehabilitering 9.10-9.25 9.25-9.55 5 Planlægning af et tværsektorielt visionsseminar 9.55-10.10 6 Den fremtidige organisering af Vi samler kræfterne 10.10-10.40 7 Retningslinjer for forvaltningsretligt samarbejde i forbindelse med den tværkommunale kræftrehabilitering 10.40-10.55 8 Evt. 10.55-11.00 1
Ad 1: Godkendelse af dagsordenen At driftsledergruppen godkender dagsordenen. Dagsordenen blev godkendt Ad 2: Status på aktionspunkter fra tidligere møder At driftsledergruppen tager statussen på aktionspunkter fra tidligere møder til efterretning. Møde Aktionspunkt Ansvar Status 28.08.15 Igangsætte proces vedr. feedback på skabeloner på Sundhed.dk 26.1..15 Udarbejde kommissorium for arbejdsgruppe/faglig netværk vedr HHK. 14.12.15 Kontaktliste skal opdateres - alle kommuner skal have et direkte telefonnummer, som bliver besvaret mellem kl. 8-15 Kamilla Mette/Linda Anne I gang Afsluttet Afsluttet 30.03.16 Afholdelse af dialogmøder i den enkelte kommune Alle I gang 30.03.16 Udarbejde detaljeret vejledning til indsamling af data Anne, Marie, Kristina (Egedal) Ikke igangsat Overført fra styregruppe Planlægning af tværsektoriel visionsseminar??? Ikke igangsat 28.04.16 Opdatering af faglige standarder m vift ændring af driften Alle I gang 28.04.16 Nedsætte en arbejdsgruppe, som laver et oplæg til den fremtidige organisering af Vi Samler Kræfterne Kamilla, Mette, Charlotte, Anne, Susanne I gang 28.04.15 Overskrift på tabel 1 og 8 ændres Anne I gang 2
Driftsledergruppen blev orienteret om, at arbejdet med at opdatere skabelonerne på Sundhed.dk er påbegyndt. Gruppen blev endvidere orienteret om, at der er blevet afholdt de planlagte dialogmøder i henholdsvis Herlev og Egedal Kommune. Begge kommuner var tilfredse med arrangementerne, der havde dog kun været to kommuner repræsenteret på dialogmødet i Herlev Kommune. Alle kommuner blev opfordret til at sørge for, at der var deltagelse fra alle kommuner til de planlagte dialogmøder. Ad 3: Implementeringen af forløbsprogram for kræftrehabilitering på Herlev og Gentofte Hospital At driftsledergruppen tager opdateringen på implementeringen af forløbsprogram for kræft til efterretning. På mødet fortæller Lene Dunker, Herlev og Gentofte Hospital, om implementeringen af forløbsprogrammet for kræftrehabilitering på Herlev og Gentofte Hospital. Lene orienterede om implementeringen af forløbsprogrammet for kræftrehabilitering på Herlev og Gentofte Hospital. På nuværende tidspunkt pågår der et stort arbejde i regionen i regi af kræftpakkegrupperne, der skal munde ud i, at det bliver konkretiseret, hvornår i de enkelte kræftforløb, der skal foretages behovsvurderinger. Dette arbejde forventes afsluttet i første halvår af 2016. Nogle af kræftpakkegrupperne har allerede afsluttet arbejdet (fx grupperne omhandlende brystkræft, melanoma og hjernekræft), og der er blevet udarbejdet vejledninger, som er placeret på www.vip.regionh.dk. Personalet på Herlev og Gentofte Hospital i gang med at blive undervist i, hvorledes behovsvurderingen kan gennemføres ved hjælp af forberedelsesskemaet støtte til livet med kræft. Derudover bliver personalet introduceret til kommunale rehabiliteringstilbud, og hvordan der henvises til disse tilbud. På Herlev og Gentofte Hospital bliver der ikke lagt op til, at der skal holdes specielle rehabiliteringssamtaler. I stedet vil behovsvurderingen blive indarbejdet i de eksisterende samtaler, som hospitalet allerede afholder med patienterne. Nationalt er der påbegyndt et arbejde med at implementere en SKS-kode, som skal anvendes, når der er afholdt en behovsvurderingen. Ad 4: Drøftelse af mulighederne for at styrke det tværsektorielle samarbejde om kræftrehabilitering At driftsledergruppen drøfter mulighederne for at styrke det tværsektorielle samarbejde om kræftrehabilitering. 3
På det sidste møde for den tværsektorielle styregruppe var der enighed om, at det tværsektorielle samarbejde om kræftrehabilitering fortsat skal styrkes og udbygges. Det blev besluttet, at det tværsektorielle samarbejde skal styrkes på det praksisnære niveau ved at etablere et formelt samarbejde mellem Enheden for Patientforløb og Tværsektorielt Samarbejde (ved Lene Dunker) og driftsledergruppen. Driftsledergruppen kan således indkalde Lene til relevante møder i driftsledergruppen og fortsætte samarbejdet, hvor kommunerne deltager i afdelingsmøder på relevante afdelinger på hospitalet. På mødet ønskes en dialog om, hvilke initiativer der kan igangsættes for at øge antallet af henvisninger til kommunal kræftrehabilitering fra Herlev og Gentofte Hospital. Her vil et særligt fokus være på: Samarbejde med Urologisk Afdeling om at henvise til træning for mænd med prostatakræft (bækkenbundstræning) Samarbejde med Onkologisk Afdeling om at henvise borgere med HHK til kommunal rehabilitering. Driftsledergruppen drøftede mulighederne for at styrke det tværsektorielle samarbejde om kræftrehabilitering. Der blev stillet forslag om at afholde diagnosespecifikke temamøder mellem relevante hospitalsafdelinger og kommunerne. Formålet med de diagnosespecifikke temamøder kan bl.a. være at øge kendskabet til de opgaver der løses i den enkelte sektor. De resterende projektmidler kan bruges til afholde disse temadage. Lene fremhævede, at hospitalet foretrækker, at det bliver diagnosespecifikke temamøder frem for et stort temamøde om kræftrehabilitering. Dette skyldes, at de fleste afdelinger på hospitalet er specialiserede i forhold til en specifik diagnose. Dermed er det nemmere at få dem aktiveret omkring diagnosespecifikke temamøder. Der blev stillet forslag om, at de diagnosespecifikke temamøder evt. kan udbredes til at omhandle andre kommuner end 6K. Det blev besluttet, at der nedsættes en lille arbejdsgruppe bestående af Lene, Marie, Camilla og Anne. Den gruppe arbejder bredt set videre med, hvorledes det tværsektorielle samarbejde kan styrkes. Det blev aftalt, at sætte de kommunale initiativer med at kontakte de forskellige afdelinger på standby. Kommunerne skal således afvente, at der bliver lavet et fælles koncept for området. Ad 5: Planlægning af et tværsektorielt visionsseminar At driftsledergruppen drøfter hvilke ønsker, der er til afholdelse af et tværsektorielt visionsseminar. At driftsledergruppen godkender, at der nedsættes en lille tværsektoriel arbejdsgruppe, som får ansvaret for at planlægge visionsseminariet. Styregruppen har besluttet, at det skal afholdes et tværsektorielt visionsseminar om kræftrehabilitering, som skal være med til at styrke det tværsektorielle samarbejde på området. Visionsseminaret skal afholdes i anden halvdel af 2016 og der er afsat 23.000 kr. til arrangementet. På mødet ønskes en indledende drøftelse af hvilke ønsker de enkelte kommuner samt hospitalet har til et visionsseminar. 4
Der stilles endvidere forslag om, at der nedsættes en lille tværsektoriel arbejdsgruppe, som får ansvar for at planlægge visionsseminariet. Dette punkt blev drøftet under punkt 4. Ad 6: Den fremtidige organisering af Vi samler kræfterne At driftsledergruppen drøfter, hvorledes den fremtidige styring af Vi Samler Kræfterne skal organiseres. På det forrige møde blev der nedsat en lille arbejdsgruppe, som fik til opgave at udarbejde og beskrive forskellige modeller for, hvorledes driftsledergruppen kan/skal styre det tværkommunale samarbejde i fremtiden. På mødet præsenterer arbejdsgruppen nogle foreløbige udkast til modeller, som driftsledergruppen skal drøfte. Driftsledergruppen drøftelser skal danne udgangspunkt for en sag til Kommuneklynge Midt om emnet. På mødet blev driftsledergruppen præsenteret for en række forskellige scenarier for, hvorledes det tværkommunale samarbejde kan organiseres fremadrettet. Model Fordele Ulemper Fast projektleder finansieret af 6K Overblik. Synergi og effektivitet Evt. den billigste model Kontinuitet i beslutninger Ingen interessekonflikter Kan repræsentere kommunerne udadtil. Samler viden et sted Mindre ejerskab og motivation i den enkelte kommune Sårbart ved sygdom eller opsigelse Vidn mistes lokalt Fast projektleder på nedsat tid + fordeling af opgaver mellem kommunerne. Projektleder vil primært have fokus på styring og udvikling af samarbejdet. Projektleder turnusordning mellem driftslederne/6k. Kræver at der kan afses kompetencer og ressourcer i den enkelte kommune hver 6. år. Samme fordele som ovenfor. Mindre sårbart idet nogle af driftsopgaverne er placeret ude i kommunerne. Evt. mere tid til udvikling Kan skabe engagement og motivation i kommunen som har projektledelsen Alle kommuner får indsig i opgaver og udfordringer Mindre effektivt Mindre synergi. Kræver at der er de rette kompetencer og ressourcer i den enkelte kommune til at løfte opgaverne. Kræver et stort arbejde med overlevering. Mindre engagement i de kommuner, som ikke har projektledelsen Mindre kontinuitet 5
Administrationsgruppe/delt formandskab 2-3 kommuner deler opgaver og koordinerer Alle opgaver fordeles ligeligt mellem kommunerne Bedre udnyttelse af kompetencer Mindre sårbart Mere tid til udviklingsopgaver Viden fordeles på flere Mere engagement og motivation. Ingen økonomi mellem kommunerne til projektledelse. Udnytte de eksisterende kompetencer Risiko for at kvaliteten daler. Mindre synergi Kan være interessekonflikter ift hjemkommune Modstridende beslutninger Interessekonflikter Følsom/sårbar for lokale prioriteringer Mangler person som repræsentere samarbejdet udadtil. Mindre synergi mellem løsningen af de forskellige opgaver. Risiko for at mange opgaver skal uddelegeres til folk, der slet ikke har erfaring med det tværkommunale samarbejde. Der var enighed om, at den nuværende model med en projektleder finansieret af 6K eller modellen med en projektleder på nedsat tid med flere opgaver fordelt mellem kommunerne er de fortrukne løsninger. Der var bekymring for, at de øvrige modeller vil medføre at fremdriften og udviklingen vil gå i stå. Der var en drøftelse af, hvorfor det er vigtigt, at der er en fast projektleder på dette projekt. Driftsledergruppen drøftede de forskellige tværkommunale projekter, som foregår på nuværende tidspunkt (hjerneskade, SHS-team og Vi samler kræfterne). Disse projekter spænder fra fælles kompetenceudvikling/kvalitetsstandarder til fællesdrift. Der var enighed om, at der er behov for en projektleder, når det handler om fælles drift. Det blev besluttet, at den nedsatte arbejdsgruppe arbejder videre med oplægget til Kommuneklynge Midt. Driftsledergruppen har ikke behov for at se oplægget igen. Ad 7: Retningslinjer for forvaltningsretligt samarbejde i forbindelse med den tværkommunale kræftrehabilitering At driftsledergruppen drøfter et udkast til retningslinjer for forvaltningsretligt samarbejde i forbindelse med den tværkommunale kræftrehabilitering Anne har været i kontakt med juristerne i Ballerup Kommune for at sikre, at det tværkommunale samarbejde lever op til de relevante lovgivninger. I den forbindelse er der blevet sat fokus på: Udveksling af oplysninger, samtykke. Datasikkerhed. Indberetningspligt, utilsigtede hændelser. 6
Klager. Aktindsigt. Juristerne har udarbejdet et forslag til retningslinjer for forvaltningsretligt samarbejde mellem kommunerne. Bilag: 1. Retningslinjer for forvaltningsretligt samarbejde i forbindelse med den tværkommunale kræftrehabilitering Retningslinjen blev godkendt med en enkelt rettelse. Den rettelse er, at sætningen Begreberne myndighedskommune og udførende kommune er alene gældende fra sag til sag slettes. Driftslederne har ansvaret for, at retningslinjerne bliver fulgt i den enkelte kommune. Det var den generelle opfattelse, at kommunerne allerede efterlever retningslinjerne. Ad 8: Eventuelt Der var et ønske om, at det online spørgeskema om borgertilfredshed drøftes på næste møde. Medlemmerne blev orienteret om, at Kræftens Bekæmpelses Lokalforeninger har inviteret til et informationsmøde om deres tema-aftener. Det blev besluttet, at det er op til den enkelte kommune at beslutte om de ønsker at deltage i arrangementer arrangere af lokale foreninger. 7
Punkter til dagsordenen Arrangere møde med Herlev og Gentofte Hospital om snitfladekatalog på ernæringsområdet Faglig standard for ernæringsindsats færdiggøres Udvikling af fælles koncept for borgerfeedbackmøder Drøftelse om statusnotater bliver de sendt rettidigt, skal de sendes med et vist interval (forslag fra Herlev). Fortsætte drøftelsen af behovet for en audit Tilpasning af indsatser ift budgetter Udarbejdelse af snitfladekatalog på ernæringsområdet Udvikle fælles koncept for borgerfeedback møder Revurdering af data som indsamles som del af monitorering - ved årsskiftet 2016/2017. Nyt styringssystem driftsledergruppe udarbejder forslag til modeller Fortsætte med at gøre alle indsatserne mere rehabiliterende (ergoterapi) Udvikling af nye indsatser med udgangspunkt i data. Rekruttering til indsatserne drøftelse af hvorledes optaget kan øges. Revurdering af det generelle forløb - er beskrivelsen fortsat gældende Drøfte muligheden for tværkommunal kompetenceudvikling Drøfte hvorledes samarbejdet med eksterne interessenter kan styrkes, herunder patientforeningerne 8