Kom godt igang med job: Jobmodulet er bygget op omkring sager og jobkort dvs. man starter, med at oprette et jobkort og derefter opretter man et job under sagen, som man så tildeler til en bruger/udfører. I det efter flg. vil vi kommer ind, omkring de forskellige funktioner, som ligger i jobmodulet. Der er en kort beskrivelse, af de funktioner som findes i modulet, samt brugen af disse. Forside Trykkes på jobikonet på forsiden, kommer jobmodulets hovedmenu frem, og det er denne der vil blive gennemgået i det efterfølgende. Klik på Sager/Projekter. Sager/Projekter En Sag/Projekt skal forstås som en tom kasse, som bruges til at samle alle de jobkort, som høre sammen under en sag. Her vil man kunne få et overblik, over hvad der sker samlet på en sag. Sager/projekter er en vigtigt del, af vores integration med økonomisystemer, da disse altid tager udgangspunkt i en sag/projekt. Klik på Ny sag.
Oprettelse af sag/projekt Trykkes på ny sag på forsiden under Sager/projekter i Jobs, fremkommer nedenstående skærmbillede. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 1. Status: sag/projekt skal altid være åben når du opretter en sag. Når sagen engang er færdig sættes status til lukket, hvor den herefter vil være markeret som lukket i sagsoversigten. 2. Intern ansvarlig: her menes den som er ansvarlig for sagen 3. Sagsnummer: tryk på ikonet til venstre for boksen. I billedet som fremkommer herefter, trykkes der på den grønne pil øverst til højre i billedet. 4. Kunde nr.: her vælger man hvem der er kunde på sagen. 5. Planlægning: kan bruges til at angive en forventet tid for opstart/afslutning af sagen. 6. Reference: kan bruges til at sætte et evt. rekv. nr. ind fra kunden. 7. Titel: skriv jobbets navn. 8. Beskrivelse: skriv en beskrivelse, af hvad sagen drejer sig om.
Jobkort Jobkortet er det som samler alle oplysninger sammen til sagen, det er det, som kommer ud til den som skal udføre jobbet, hvor brugeren har mulighed for at taste timer, materialer og vedhæfte billeder. Her kan man også se kommunikationen mellem den der udføre jobbet og den intern ansvarlig. Her vil man kunne se, hvis der er registreret km på jobbet, hvis der er tilknyttet et køretøj med gps til brugeren. Man vil også kunne se, hvis der er værktøj registret på jobbet (dette kræver at man har vores værktøjsmodul). Klik på jobkort.
Oversigt Jobkort Her kan der oprettes nye jobkort, som kan knyttes til en sag. Man kan søge i eksisterende jobkort og redigere. Se brugt tid, materialer m.m. på opgaver. Der vil først være en oversigt, når der er oprettet jobs Fanen nedenunder viser muligheder for filtreringer ved søgninger 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 1. Filtrer i job kategori 2. Filtrer i på udfører 3. Filtrer i på ansvarlige 4. Filtrer i på Geotag 5.Vælg om du vil se jobs i oversigt eller på kort 6. Oprette nyt Jobkort, som kan knyttes til en sag 7. Søge i eksisterende jobs 8. Nulstil søgekriterier 9. Hvad farverne på opgaverne betyder 10. Sags beskrivelse 11. Kort se i geotag 12. Titel, overskrift på sag samt den ansvarlige. 13. Kunde beskrivelse. 14. Kontakt oplysninger 15. Ordre nr. 16. Dato for oprettelse 17. Start dato for job 18. Dato for job afslutning 19. Start dialog. 20. Se resume for job 21. Editer i job
Opret nyt job Der er flere steder i systemet, hvorfra man kan oprette et nye job, det efter flg. tager udgangspunkt i at man opretter fra oversigten med sager For at oprette et nyt job, trykkes på det grønne kryds, som vist herunder, derefter vil der komme et nyt jobkort frem, hvor det eneste der er for udfyldt, er sags nr. da man har startet sin oprettelse fra sagsoversigten.
Forside Jobkort Det er her man finder de forskellige faner, som bliver gennemgået i det efterflg. Det er også her man kan ændre status på jobkortet. Det er f.eks. når jobkortet er udfyldt, og klar til at blive tildelt til en udføre, så ændres status til tildelt, og jobbet vil nu være synligt på brugerens device. Her kan jobbet også tildeles/gives en prioritet. hvis haster vælges, vil der komme en rød trekant på jobbet, hos brugeren/udføreren, som indikator at jobbet haster. Det er muligt af kopier jobkortet herfra, det betyder at man laver et nyt fuldstændig identisk jobkort, som er udfyldt på samme måde, som det man står på. Det kan må så efter flg. Redigere i. Hver opmærksom på, når der skrives i felter på jobkortet, gemmes det automatisk, med mindre der er felt med: opdater, upload eller et diskettedrev, her skal der trykkes på opdater, upload eller disketten, for at der gemmes.
Detaljer Giv jobbet et jobnavn, evt. ordre nr. og kunde nr., tilføj kontaktperson, telefon, email, vælg ansvarlig og lav en beskrivelse af jobbet. Adresse Her indtaster man den som man vil have vist på kortet, husk at trykke opdater kort, efter endt indtastning Planlægning Under planlægning er der flg. muligheder, man kan tildele stardato/slutdato samt angive en forventet varighed på jobbet.
Tilføj rekvisition Rekvisition er en mulighed, for at hold styr på, hvilke indkøb man har gjort til et job, det kan være materialer eller underleverandører. Hver gang man laver en nye rekvisition, bliver der dannet et unikt nr. som knytter rekvisitionen til jobkortet. Tilføj Bruger Find bruger under vælg bruger, sæt flueben om bruger skal have besked via Email eller SMS, tryk herefter på grøn plus. Der kan være flere bruger på jobbet. Skal en bruger fjernes, markere brugeren og tryk på det røde kryds. Når bruger tilføjes ændres status fra ikke tildelt til tildelt (status kan se på jobkortet øverste højre hjørne. Ekstra felter Ekstra felter, er tænkt som bruger definerede felter, som man selv opretter, og bruger til det formål man vil. (oprettelse af felter se kapitlet opsætning.
Vedhæft filer Her er det muligt, at ligge filer på jobbet, som både bruger og intern ansvarlig kan se. Find fil(er) der skal uploades (vælg filer). Der kan uploades flere filer ad gangen. Når der er valgt fil(er), tryk på Upload lige nedenunder. For at se/slette uploaded fil: Se: markere den fil du vil se -> tryk på forstørrelsesglasset. Slet fil: markere fil der skal slettes -> tryk på det røde kryds Ikon Her er der mulighed for at tildele et ikon til jobbet, ikonet vil blive vist både på oversigten over jobkort, samt på brugerens device. Vejdirektoratet Dette felt er kun aktuelt for de brugere, som arbejder for vejdirektoratet. Lokationer Her vælges de lokationer, som skal med på jeres jobkort. Man vælger én lokation af gangen og gemmer, man kan ligge alle de lokationer ind på et jobkort som man vil. Der er en ingen begrænsninger for hvor mange lokationer, der kan tilknyttes til jobkortet. (Se i vejledningen, link ) Når man har valgt de lokationer, som man vil have med på sit jobkort, kan det ses, som vist herunder (nyt lokation, Skyhost)
Kort Her kan adressen ses, hvis der er tastet en adresse på detaljer. Logbog I logbogen er det muligt for både intern ansvarlig og brugeren (i marken), at ligge noter på sagen. Som beskrevet herunder, er der flere funktioner, som kan benyttes i forbindelse med logbogen. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 1. Vælg hvilken type du vil logge 2. Mulighed for at vedhæfte fil/billede 3. Skriv opdatering til brugere 4. Vælg om brugere skal modtage denn besked vi E-mail ellser SMS 5. Der er mulighed for at søge i logbogen 6. Vælg type og/eller bruger -> søg. Søgeresultat vil nu fremkomme nedenfor.
Geotag Her kan man se Geotags som er lavet med reference til jobbet, Dette kræver, at man har tilknyttet modulet Geotag. Der kan både tilknyttes kommentar samt billede til Geotaget. Timer Her kan ses de timer, som brugerne har registreret på jobbet. Materialer Få et overblik, over hvilke materialer, som er brugt på jobbet, dvs. de materialer som brugeren har registret på jobkortet. Det er også muligt, at rediger tidligere tilføjede materialer, samt tilføje nye materialer.
Bookinger lav bookninger, af både køretøjer/materiel og/eller værktøj (vær opmærksom på, at det kræver at man har Gps monteret i køretøjer, samt at man har vores Tools modul.) Bookingen laves ved at trykke på det grønne kryds, hvorpå der åbnes en kalender, som vist herunder, hvor man opretter sin bookning. Kørsel Under fanen kørsel, kan man se de forskellige kørsler der er fortaget på jobbet. Det er både km, og køretid. Obs. på at det kræver at man har Tracker monteret i den bil som bliver brugt på det pågældene job. (Se evt. afsnittet Gps Tracker).
Checklister Her kan der tilføjes checklister til et job. Inden man tilføjer en checkliste på et job, skal checklisten være oprettet. Man har muligheden for at sætte en spærring på checklisten, så man ikke kan ændre status på jobbet, inden checklisten er udfyldt. Dialoger Mulighed for at kommunikere internt og med tilknyttet partner. Tilføj en partner (kan kun tilføje en
Planlægning Her kan man se hvilket jobs, der er planlagt til brugerne. Forskellige indstillinger der kan vælges efter behov Flueben i smal aftale visning ->? Antal dage man vil se for, antal brugere pr. side, brugergruppe og hvilket kompetence man har brug for. (Link) Lige over kalenderen står der today, her kan man skifte dage. Pil til højre/venstre, rykker frem/tilbage alt afhængigt af, hvor mange dage der er valgt ved dage på Gantt. Pil ned, gør så der kommer en kalender op, her kan man trykke på den dato, man ønsker. Hvis der højre klikkes på kalenderen, er der mulighed for at oprette et job herfra. NYT billede med tal og beskrivelse. 1. 2. 3. 4. 5. 1. Vælg om kalender skal vises i højre side og om der skal være smal aftalevisning 2. Vælg hvor mange dage du ønsker at se samt hvor mange brugere pr. side. 3. Vælg en brugergruppe og kompetance 4. Farvernes betydning på jobbet. 5. Højre klik på valgt klokkeslæt og dato og du kan oprette en opgave direkte i kalenderen
Brugere Oversigt over brugere på listeform. Kan se aktuelle og historiske opgaver. Kan sorteres efter filter Skils. 1. Initialer: Brugerens initialer 2. Navn: brugerens navn 3. Skills: Overblik over brugerens kompetencer 4. Køretøj: Se/vælge et køretøj til brugeren 5. Besked: Send SMS/mail. Sæt flueben ved de brugere som skal modtage besked. 6. Job: opret nyt job til den enkelt brugere. 7. Sidste/aktiv Job: Rød: det seneste Job brugeren har været på. Grøn: igangværende Job 8. Historik: Se brugerens historik over tid og km 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Kunder Liste over kunder som sagerne kan relatere sig til. Opret ny kunde, ret blyant og slet i listen blyant og øverst højre hjørne på det røde kryds, hvor den er på linje med kunde 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 1. Ikonet: Se kunderne på kort eller listeform 2. Ny kunde: Opret ny kunde (Link) 3. Søgning: Fritekst søgning 4. Kundenr. 5. Kundenavn 6. Adresse 7. Kontakt: Kontaktpersoner tilknyttet til kunden 8. Note: 9. Lokationer: Tallet indikere om der er tilknyttet lokation(er) til kunden 10. Jobs: Antal sager/jobkort på kunden 11. Rediger: Tilføj/slet detaljer omkring kunden
Lokationer For at benytte lokationer på sine jobs, skal disse først oprettes. Dette kan gøres på flere måder, disse er beskrevet herunder. 1. Man går ind under ikonet opsætning på forsiden, og her vælger man jobopsætning. Herunder har man mulighed for at importere egne lokationer, ved at udfylde det Excel skabelon som ligger der, eller man kan vælge at kopier sin kundeliste over, så alle de kunde adr. man har til at ligge, bliver oprettet som lokationer automatisk. Dette foregår ved at trykke på knappen, som vist i billedet herunder. Klik på lokationer.herunder. Klik på lokationer.
Lokationer Man går ind under job ikonet på forsiden, hvor man vælger lokationer, og under denne, kan man oprette både kategorier til lokationer, samt man kan oprette nye lokationer. Lokationer på jobkortet. Lokationer 1. 2. 3. 4. 5. 1. Ny kategori: Her kan der oprettes en kategori, hvor lokationer kan tilknyttes 2. Ny lokation: Opret nyt lokation 3. Omdøb 4. Slet 5. Hvilken lokationer skal ses på oversigten. Inaktive eller aktive 6. Fritekst søgning 7. Navn 8. Kort: der er tilknyttet en adresse til lokationen 9. Ansvarlig: Intern ansvarlig for lokation 10. Kundenr: Hvis der er tilknyttet en kunde til lokationen, kan ses her. 11. Kontakt: Kontaktoplysninger til lokationen 12. Service: Hvornår er næste service (overskredet: der vil være minus foran tallet og den vil være markeret med rødt) 13. Jobkort: Antal jobkort der er tildelt/afsluttet til lokationen 14. Details: redigere/slet i oplysningerne på loka tionen 15. Delt: Mulighed for at dele lokationen med en partner der har en Skyhost konto.
Ny Lokation 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 1. Detaljer 1. Vælg intern ansvarlig 2. Kunde nr. (hvad sker der hvis man trykker på blyanten) 3. Kontaktperson 4. Telefon 5. E-mail 6. Skriv beskrivelse 7. Tilføj adressen -> tryk opdater kort, hvis adressen/området skal vises på kort. 2. Kort Se lokationen på kort. Se et evt. indlagt areal.
3. Logbog Vælg type Mulighed for at vedhæfte en fil/billede, skriv en note -> gem Her kan også sorteres på loggen, hvilke gamle noter man vil have vist, ved at sætte filter på type og/eller bruger. 4. Geotag Få en oversigt over de Geotags, som er lavet på den aktuelle lokation. Tilføjer man en lokation til et job, vil alle tidligere registreringer være synlige på jobbet 5. Jobs Historik over hvilket job der er/har været på de forskellige lokationer - Opret nyt job på lokation - Overblik over tidligere job på lokationen (historikken)
6. Servicebesøg Her kan sættes en serviceplan op på lokationen. Man kan se i oversigten over lokationer, hvor lang tid der er til næste servicebesøg. Ved overskredet tid: 7. Delinger Mulighed for at dele lokation med andre Skyhost brugere (partner). Partneren vil kunne se evt. historik på lokationen. 8.Notifikationer Mulighed for at sætte nogle notifikationer til kunden ud fra listen under. OBS. på at det kræver, at der er tilknyttet en kunde til lokationer. 9. Areal Muligt at tilknytte et areal, ud fra en liste over i forvejen etableret arealer. Opret et nyt areal, ved at trykke på blyanten, og herefter tilknytte det til lokationen.
10.Filer Muligt at tilføje filer på lokationen. 11. Slet Markere den kategori/lokation der skal slettes -> tryk slet 12. Omdøb Markere den kategori/lokation der skal omdøbes -> tryk omdøb -> skriv nyt navn og tryk enter Mulighed for at se inaktive kategorier/lokationer
Checklister Opret og søg i checklister udført på jobs eller lokationer 1. Blyanten: Tryk på blyanten, for at tilføje en ny, redigere eller slette en eksisterende checkliste 2. 2. Skriv navnet på ny checkliste -> grønne plus 3. Markere den oprettet checkliste (Nyt billede her)
4. Opret punkter i checkliste ud fra de 6 tekstbokse: 5. Markere den liste som skal redigeres (listen kommer herefter nedenfor) 6. Oversigt over sidste 100 udfyldte 7. Forstørrelsesglas: Se antal udfyldte checklister under de enkelte kategorier
Tidregistrering Tidsregistrering til oprettede brugere af Jobs. Brugerne kan også udfylde timesedlen via app på smartphone. Øverst vælges bruger og dag - Via de 3 ikoner kan du : eksportere data til excel eller økonomisystem, søge i registreringer via ordrenr. og opsætte timesedlen. Tryk på + på en ugedag for at tilføje job og antal timer. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 1. Mulighed for at vælge brugergruppe. 2. Vælg bruger 3. Tilføj timeregistrering 4. Vælg dato 5. Eksportering af godkendte timer filer eksporteres til excel eller fil tilknyttet ERP system 6. Søg i tidligere registreringer på ordrer nr. 7. Total tid tastet på dagen 8. Pilen tid uspecifeceret på det enkeltet job, Eller ændringer i timer på bruger. (kun admin) 9. Tilføj time registrering til dagen. 10. Mulighed for at vælge status på job 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 1. Mulighed redigere timeregistrering 2. Dato 3. Registreret tid 4. Bruger på registrering 5. Sagsnr. 6. Tilknyttet jobkort 7. Aktivitet 8. Lønart 9. Tilføjet Note 10. Tilføjet Matriel 11. Se Kørsel 12. Status