Referat Rodskov Havkajakklub Styregruppemøde/visionsgruppen Torsdag den 20. april kl. 19.00-22.00 på Asylvej 61, Hornslet Ordstyrer: Louise H. Brok (DGI) Referent: Louise H. Brok og Christian Christensen Deltagere: Christian Christensen, Bodil Christensen, Rudy Simonsen, Klaus Wessmann, Henrik Horup, Louise H. Brok (DGI) Afbud: Eva Skindøj, Hanne-Dea Bertelsen, Lene Højlund, Thomas Frid, Birgitte Schlünzen Dagsorden: Styregruppe møde vedrørende Visionsdag 1. april, 2017 og udviklingsprocessen fremadrettet 1) Tak for sidst (Visionsdag kommentarer til dagen) 2) Overblik og gennemgang af ideer, handleplaner/ indsatsområder 3) Prioritering af indsatsområder/handleplaner i fællesskab 4) Beslutning om hvilke indsatsområder der arbejdes videre med i indeværende år, og hvilke der prioriteres på et senere tidspunkt 5) Fordeling af opgaver ift. igangsætning/inddragelse/orienterin g af frivillige, medlemmer og deltagere til visions/udviklingsdagen 6) Næste skridt (3-6 måneder) tips til styregruppen i det videre arbejde 7) Evt. Spørgsmål, hjælp fra DGI, andet? Bemærkninger: Dagsorden godkendt Tak for sidst og opsamling på visionsdagen: De deltagere fra styregruppen som deltog på visionsdagen, var meget tilfredse med dagens forløb. Styregruppens medlemmer anerkender den energi, interesse og mange input der blev skabt af deltagerne på dagen, og vurderer det som værende positivt at klubbens medlemmer har en interesse i klubbens ve og vel, samt fremadrettede eksistens og udvikling. Input og ønsker/ideer tager styregruppen fuldt alvorligt, og vil gøre en aktiv indsats for at lede resultaterne fra dagen videre, så de kan udrulles i klubben. Tak til alle deltagerne, som deltag på visionsdagen! Drøftelse: Overblik og gennemgang af de 6 handleplaner der blev skabt ud fra i alt 4 temaområder til visionsdagen: De 6 handleplaner med konkrete forslag til indsatsområder blev gennemgået og drøftet, så alle var orienteret og opdateret. Tema 1: Fastholdelse af nye og eksisterende medlemmer 1) Reunion indbyde sidste års Roer 1 og Roer 2 kom godt i gang igen. 2) Klubprofil synliggørelse og bevidsthed om denne eksternt som internt 1
Tema 2: Organisering: Moderne aktiviteter for ung som gammel 1) Udvikling af onsdagsture 2) Unge-integration (Børn og unge indsats) Tema 3: Rekruttering af nye medlemmer og målgrupper 1) Intro-ture kom og prøv en kajak 2) Outdoor-lejr-liv tilbud til familier Tema 4: Kommunikation, markedsføring og synlighed 1) Markedsføring fra medlemmer introtur/prøve: Ta en ven med tilbud (Klub-ambassadører). 2) Video-markedsføring show it dont tell it viral omtale på hjemmeside og sociale medier facebook. Beslutningspunkter: Prioritering af handleplaner/indsatsområder De 6 indsatsområder blev prioriteret ud fra hvilken indsats og effekt, samt hvor attraktive vi mener ideerne er for klubben (se billede til venstre) Det blev besluttet at følgende indsatsområder, arbejdes der videre med i indeværende år (2017, hvoraf nogle forsætter ind i 2018.) Med forbehold for justeringer af indsatserne kan ske løbende. Følgende ideer blev vurderet attraktive. Arbejdet med disse igangsættes med det samme. 1) Markedsføring fra medlemmer introtur/prøve: Ta en ven med tilbud (Klub-ambassadører). 2) Reunion for Roer 1 og Roer 2. 3) Ekstern markedsføring og øget synlighed på klubbens profil og aktiviteter gennem billeder og video på hjemmeside og facebook. 4) Klubprofil øget synlighed af denne og beskrivelse her af/visning af denne. Af potentielt attraktive ideer, som klubben har valgt at arbejde videre med, men som kræver én større indsats er følgende: 2
1) Kom og prøv arrangementer (vha. samarbejde med DGI og DKF 2) Bevæg dig for livet skole forløb 3 gange a 3 timer (en efterfølger af Kom og prøv arrangement) (vha. samarbejde med DI og DKF. Ideer som styregruppen ikke på nuværende tidspunkt konkret arbejder videre med, som enten er potentielt attraktive eller mindre attraktive lige for øjeblikket: 1) Onsdagsture mulighed for videreudvikling. 2) Outdoor-lejrliv-ture for familier. 3) Børn og unge integration. Det er styregruppens klare holdning og udmelding, at sidst nævnte ideer ikke er dårlige ideer, men at det er nogle ideer, som på nuværende mangler konkretisering. Det kræver derfor en betydelig indsats, en indsats, som der fra ingen af styregruppens medlemmer på nuværende tidspunkt er ressourcer eller overskud til at tage hånd om. Er der interesserede i klubben, der brænder for at arbejde videre med én eller flere af indsatserne/ideerne, byder styregruppen det velkommen, og vil gerne bakke om omkring initiativtagerne. Beslutningspunkter: Arbejdsfordeling og organisering ud fra de prioriterede indsatsområder Markedsføring fra medlemmer introtur/prøvetur: Ta en ven med tilbud (Klub-ambassadører): Der laves en opdateret beskrivelse af konceptet (indhold, retningslinjer og økonomi) og det sendes ud til medlemmer med opfordring til at tage én ven med og dele tilbuddet i sit netværk. Christian er ansvarlig for ovenstående opgave og der bliver fra og med sæsonstart 1.maj lavet en udmelding til klubbens medlemmer. 3
Reunion for Roer 1 og Roer 2: Invitation sendes ud fra instruktørerne. Invitation deles mellem instruktørerne, og instruktørerne er selv ansvarlige for at indbyde tidligere hold/deltagere. Deltagerliste-kontaktoplysninger kan indhentes hos Christian. Bodil sender skitse til invitation til øvrige instruktører i klubben, som har varetaget Roer 1 og Roer 2 hold. Det er besluttet, at Reunion foregår 7. maj, 2017. Hvert hold holder dog individuel Reunion, dog med mulighed for fælles start/velkomst og fælles afslutning. Holdene forløber hver for sig/adskilt på vandet. Konceptet/arrangementet evalueres efterfølgende til næste instruktørudvalgsmøde, og det besluttets om Reunion skal være en fast aktivitet i klubbens årshjul/plan. Ekstern markedsføring og øget synlighed på klubbens profil og aktiviteter gennem billeder og video på hjemmeside og Facebook: Ad-hoc/arbejdsgruppe blev nedsat bestående af Christian og Louise. Christian har til opgave at rekruttere 1-2 andre interesserede. Det er arbejdsgruppens opgave og ansvar at definere de konkrete opgaver/indhold i indsatsen, og stille de nødvendige rammer til rådighed for opgaven kan udføres. Herudover er det gruppens ansvar at rekruttere 2-3 personer, som vil bidrage som udførende led i en såkaldt PR-gruppe. Arbejdsgruppen aftaler nyt møde medio maj. Adhoc/arbejdsgruppen, opløses efter PRgruppe er nedsat. Klubprofil øget synlighed af denne og beskrivelse her af/visning af denne som en bærende kultur i klubben: Klubprofilen er styregruppens fælles ansvar. Det blev besluttet, at det er en god ide, at medlemmerne bliver bidragsyder til at beskrive/give input til profilen, sådan det ikke kun dannes af styregruppens 4
oplevelser og meninger. For hvem er bedre til at beskrive klubben, end medlemmer? Alle medlemmer bliver indbudt til i kort form at svare på ét spørgsmål vedrørende hvad der kendetegner klubbens profil i deres optik. Det er styregruppens ansvar at samle input/besvarelser og formulere/beskrive og formidle klubbens profil til synliggørelse på klubbens hjemmeside og Facebook, sådan den er synlig for eksisterende medlemmer, samt potentielle nye medlemmer. Spørgsmål/spørgeskema med ét tilhørende spørgsmål sendes ud til klubbens medlemmer inden sæsonstart 1.maj. Svarfrist (14 dage). Herefter mødes styregruppen og sammenfatter input til en klubprofil, og beslutter hvilken form og formidling/udseende klubbens profil skal have (Forventelig juni måned). Kom og prøv arrangementer (vha. samarbejde med DGI og DKF: Ad-hoc/arbejdsgruppe blev nedsat bestående af Bodil, Klaus og Henrik. Det er arbejdsgruppens opgave/ansvar at beskrive indhold og rammer (hvad, hvornår, hvordan og hvem) for et kom og prøv arrangement, ud fra DGI og DKF koncept indhold og ramme, sådan det passer til klubben. Det er herudover gruppens ansvar at rekruttere interesserede 3-4 klub-ambassadører. Klub-ambassadørerne bliver klædt på til opgaven via en en-dagscamp/uddannelsesdag hos DGI og DKF. Forventelig uddannelsesdag af ambassadører i sommeren 2017, med opstart af kom og prøv arrangementer i august, 2017. Koncept-materiale fra DGI og DKG forventes 1. maj. Arbejdsgruppen aftaler nyt møde medio maj. Ad-hoc/arbejdsgruppen, opløses efter Ambassadør-korps er nedsat. 5
Bevæg dig for livet skole forløb 3 gange a 3 timer (en efterfølger af Kom og prøv arrangement) (vha. samarbejde med DGI og DKF: Ad-hoc/arbejdsgruppe blev nedsat bestående af Bodil, Klaus og Henrik. Det er arbejdsgruppens opgave/ansvar at beskrive indhold og rammer (hvad, hvornår, hvordan og hvem) for et Bevæg dig for livet skoleforløb, ud fra DGI og DKF koncept indhold og ramme, sådan det passer til klubben. Det er herudover gruppens ansvar at rekruttere interesserede 3-4 klub-ambassadører. Klub-ambassadørerne bliver klædt på til opgaven via en en-dagscamp/uddannelsesdag hos DGI og DKF. Forventelig uddannelsesdag af ambassadører i sommeren 2017, med opstart af kom og prøv arrangementer efterfulgt af Bevæg dig for livet skoleforløb 3 gange á 3 timer i august, 2017. Koncept-materiale fra DGI og DKF forventes 1. maj. Arbejdsgruppen aftaler nyt møde, medio maj. Ad-hoc/arbejdsgruppen, opløses efter Ambassadør-korps er nedsat. Beslutningspunkter: Næste skridt Det blev besluttet, at Christian og Louise i fællesskab sammenfatter et nyhedsbrev til medlemmerne i klubben, som sendes ud inden sæsonstart 1. maj, med tak for sidst til visionsdeltagerne, samt orientering om beslutninger (dette beslutningsreferat) vedrørende fremadrettet visionsproces. Herudover vedhæftes link til spørgeskema vedrørende klubbens profil. Nye møder aftales i de forskellige arbejdsgrupper. Nyt fælles møde i styregruppen: slutmaj/først i juni 2017 6