Hvordan bruger du SafeSeaNet (SSN) Hjemmeside: nsw.safeseanet.dk User name: Password: Hvis du har været passiv i SSN i mere end et kvarter, skal du logge ud og ind igen, ellers husker den ikke hvad du laver. Opret en ankomst, SENEST 24 timer før forventet ankomst. Hvad skal jeg bruge for at udfylde SSN korrekt: Excel regneark. Udfyld de grønne faner. Opret new arrival notification Vælg hvilket skib der skal ankomme. Dette kan gøres ved at skrive enten skibets IMO eller skibets navn. Vær opmærksom 1
på, at systemet skal tænke lidt, før skibets navn kommer frem via drop down, og her vælges det. Hvis du ikke er tålmodig, vil den fejle. Herefter indtaster du den havn skibet skal anløbe. Igen vælg via drop down. Herefter kommer følgende billede: Læg mærke til de røde advarsels trekanter i venstre side. Når der er en rød advarselstrekant, betyder det, at der mangler informationer i fanen, og at du ikke kan indsende informationerne. Læg også mærke til, at det er en draft, det betyder at den endnu ikke er sendt afsted, og at du kan rette/ændre/tilføje endnu. Her står også referencenummeret. Dette skal du oplyse, hvis vi skal hjælpe dig med at løse udfordringer på en specifik ankomst/afgang. Øverst til højre, finder du 5 ikoner. Hvis du vælger liggende. Hvis du vælger Hvis du vælger Hvis du vælger Hvis du vælger sker når alle får du muligheden for at downloade det excel-dokument, hvor du har din data sletter du det du er ved at oprette. gemmer du det du allerede har oprettet. Dette er en god ide at gøre løbende. printer du. indsender du til SSN. Dette kan først lade sig gøre, når ikonet er fremhævet, og det røde advarselstrekanter er forsvundet. 2
Det næste du skal gøre, er at udfylde din draft. Nu importer du dine data, som du har liggende i et exceldokument. Så fremkommer dette billede: I numbers of records får du at vide hvor mange datalinjer du har i hvert ark. Det du skal være opmærksom på er følgende: 1. Der skal være flueben ud for alle de faner du vil have overført. Her skal du især være opmærksom, hvis du indhenter information fra flere regneark til den samme ankomst. Så skal du KUN have flueben ud fra det du vil overføre. Hvis du har flueben i alle, vil det overskrive det du allerede har lavet. Hvis alle dine oplysninger ligger i det samme regneark, under forskellige faner, er det vigtigt, at der er flueben i ALLE. 2. I numbers of records får du at vide hvor mange datalinjer du har i hver fane. Hvis der f.eks. ikke står et antal, betyder det at den ikke overføre nogle data. Også selvom du har indtastet noget. Dette skyldes ofte mangler/ikke korrekt udfyldelsen af excel arket. Herefter vælger du next, dette gør du for alle de faner, der kommer frem med den information, som du er ved at lægge i SSN. Når du har lagt alt data ind, vil der stadig være røde advarsels trekanter: Det er OK. Gå ind i hver fane, og lave de sidste manuelle udfyldninger. I Crew & Passengers Information skal du manuelt udfylde de 3 kasser. Når dette er gjort, forsvinder trekanten. 3
I Dangerous and Polluting Goods skal du tage stilling til om der er noget om bord, eller du er forpligtet til at rapportere. Hvis skibet kommer fra et andet EU-land er det ikke forpligtiget til at rapportere. Hvis det kommer fra et IKKE EU-land SKAL der rapportere hazmat. Ved Departure SKAL alle hazmats indrapporteres. Hvis ja, skal det selvfølgelig være listet op, og så skal du udfylde DPG oplysninger. Hvis nej, skal du sætte flueben øverst til venstre, hvor du bekræfter at skibet ikke medbringer noget. I Waste skal du tage stilling til om du har noget affald ombord. Hvis man kan bekræfte et af de tre udsagn forsvinder resten af rapportens felter og man skal ikke udfylde yderligere. Hvis ja, skal du udfylde resten. Du SKAL oplyse hvilket affald du har om bord, ellers fejler indrapporteringen. Som udgangspunkt har alle skibe affald, om ikke andet, så en pose med husholdningsaffald, og den skal også oplyses. 4
I fanen Security skal du vinge af her, hvis du ikke er forpligtiget til at indrapportere ISPS informationer, og derfor skal du ikke udfylde noget på denne side. Hvis du begynder at udfylde f.eks. telefonnummer så vil denne indrapportering fejle. Som det sidste skal du manuelt udfylde detaljer i Voyage. Du kan udfylde ALT, med undtagelse af ATA (actually time of arrival), på forhånd. Herefter er du klar til at vælge: således at du siger OK til at fremsende din 24 hours pre arrival til SSN: I forbindelse med at man submitter en rapport, bliver spurgt om man ønsker at oprette sin afgangs kladde (draft) nu. Man kan dog stadig vælge at svare nej og oprette sin afgang på den sædvanlige måde. Se punktet Opret en afgang. På dit dashboard vil din 24 hours pre arrival se således ud: 5
Når skibet er lagt til i havnen: ATA skal senest udfyldes en time efter ankomsten til havnen, dette ses som den sidste underskrift på at nu er alt ok. For at indtaste ankomsttidspunktet, skal du trykke på 24 hour prearrival, indtaster det korrekte tidspunkt, og du indsender det sidste ved at vælge. Du får nu dette: som du siger ok til. Herefter FORSVINDER din ankomst fra dit dashboard, dette er OK. Det er fordi den nu er afsluttet og du ikke kan lave flere ændringer. Du kan søge den frem ved at vælge tragten i status: Så kan du fjerne alle dem du ikke skal bruge, og kun vælge completed, og så kan du se alle de afgange der er færdig sendte til SSN. 6
Opret en afgang: Den rigtige måde at oprette en afgang, er ved at genbruge din ankomst med alt den information du allerede har lagt ind. Tryk på hjælp. og der vil komme en ny draft frem på din departure. Din afgang vil få et andet referencenummer i forhold til din ankomst. Så husk at oplyse det nye, hvis du skal have Nu udfylder du de manglende informationer. Ligesom du gjorde ved ankomsten, gemmer og vælger, og du siger ok til confirm submit notification. Din afgang ligger nu på dit dashboard som predeparture. Hvis du skal have en ny besætning ombord ved afgangen, kan du indlæse en ny ved at bruge et regneark. Det over skriver automatisk den først oprettede besætning. 7
Senest en time efter afgangen, skal du have indtastet det eksakte tidspunkt for afgangen (ATD from Port of Call). Altså du skal sætte din underskrift. Det gør du ved at trykke på predeparture og aktivere afgangen. Indtast afgangstidspunkt, vælg og du får dette skærmbillede: Igen, som med ankomsten, forsvinder din predeparture fra dit dashboard. Dette er OK, for du kan bruge tragten under status, og se din data under completede. Til info, du kan også vælge at lave din afgang, ved at bruge den data du har lagt i din 24 hour prearrival. Det du skal være opmærksom på er, at systemet IKKE automatisk tilføjer efterfølgende data, som du lægger i 24 hour prearrival til din allerede oprettede departure. Altså ankomst/afgang snakker IKKE sammen. Hvor finder jeg mine completed rapporter? 8
Du kan opleve at få en besked, når du indsender din 24 hour prearrival. Den fortæller dig, at der er problemer med de oplysninger du har lagt ind. Hvis du læser linjerne, så fortæller de dig, hvor fejlen befinder sig, og hvad fejlen er, så du ikke skal lede hele din indberetning igennem. Du får her fortalt at der i fanen crew er problemer med hvilket køn, personen i række 1, er. Andre ting som ofte driller: Det er vigtigt at du følger henvisningerne med grønt i regnearket, når du for eks skriver datoer. Det er vigtigt at du bruger drop down når du har muligheden. Det er vigtigt ikke at bruge nil som betegnelse. Brug i stedt nul (0). Husk det er en maskine der skal læse dine oplysninger, og den kan ikke tænke selv. 9
Hvis du får brug for hjælp: safeseanet@safeseanet.dk Denne mail læses af både Martin Ahl og Lise Højriis. Husk at tilføje dit referencenummer i mailen, hvis dit spørgsmål drejer sig om en specifik ankomst/afgang. Også gerne screenprints, som viser problemet. Martin Ahl: +4572812062 Lise Højriis: +4572812066 Ved AKUT brug for hjælp, uden for normal arbejdstid: MAS-vagten: +4572850370 Husk, at vi hos SSN, IKKE kan give dispensationer, af nogen art, til om du/i kan slippe for at indrapportere diverse oplysninger. Vi er supportere af et system, hvor du skal melde oplysninger ind, i henhold til gældende dansk lovgivning. For dispensation kontakt gældende myndighed. 10