DET SAMFUNDSVIDENSKABELIGE FAKULTET KØBENHAVNS UNIVERSITET Medlemmer og suppleanter i FSU MØDEREFERAT 28. JUNI 2011 Forum Fakultetets Samarbejdsudvalg PERSONALESEKTIONEN Møde afholdt: Torsdag den 9. juni 2011 kl. 10.00 12.00 Sted: Fakultetssekretariatets mødelokale 5.1.46 ØSTER FARIMAGSGADE 5 1353 KØBENHAVN K. Referent: Corinn Sandhoff Pedersen TLF 35 32 35 46 DIR 35 32 39 75 Til stede: Fra A-siden: Troels Østergaard Sørensen (TOES), Tina Franck (TF), Axel Larsen (AL), Carsten Strøby Jensen (CSJ), Christian Schultz (CS), Lars Bo Kaspersen (LBK), Geir Helgesen (GH)og Erwin Koster Kristensen (EKK) Fra B-siden: Tine Gammeltoft (TG), Annie Høgh (AH), Anders Milhøj (AM), Jan Starcke (JS), Malene E. Clausen (MEC), Morten Danscher (MD) og Charlotte Baarts (CBA) Afbud fra: Ole Bested, Helle Samuelsen, Sanne Mendahl, Rikke Bartholdy og Lis Højgaard FAX 35 32 39 32 cspe@samf.ku.dk www.samf.ku.dk REF: CSPE SAG: 016-0013/11-2010 Sagsnr. oplyses ved henv. Rektor og Prorektor deltog under punkt 9. Dagsorden: Ad 1. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt. EKK anmodede om at der fremover kommer et fast punkt på FSU s dagsorden om energi.
Ad 2. Opfølgning på referat fra FSU møde den 10. marts 2011 Ingen bemærkninger. Referatet er herefter endelig godkendt. SIDE 2 AF 10 Ad 3. Orientering om enhedernes planer for MUS i 2011 Fakultetssekretariatet har afleveret afrapporteringen vedr. MUS på SAMF i 2010 til videre bearbejdning i HSU. Formandskabet har i forbindelse med afleveringen bemærket, at FSU er opmærksom på, at andelen af afholdte MUS er for lav, og at der i FSU regi vil blive taget initiativ til, at andelen vokser betydeligt i 2011. I den forbindelse redegjorde institutterne for deres plan for opfølgningen på MUS: Antropologi: Institutlederen har oplyst, at hun holder MUS med alle VIP medio august til medio september. For så vidt angår Fællessekretariatet har institutadministratoren oplyst, at hun afholder MUS med de TAP ansatte i august/september. Sociologi: MUS samtaler med VIP medarbejdere og phd. studerende forventes at finde sted i november/december. Statskundskab: LBK oplyste, at Der holdes MUS med alle medarbejdere i efteråret Psykologi: Forventer at afholde de resterende MUS samtaler inden sommerferien og senest i løbet af efteråret.. Økonomi: MUS samtaler med lektorer og professorer er afholdt. Der afholdes MUS med post.doc og adjunkter i september og med TAP i løbet af efteråret. CS oplyste, at enkelte MUS samtaler med VIP er uddelegeret til forskningsledere. AM spurgte om institutlederen får kopi af referater fra de samtaler, som afholdes af andre end institutlederen. CS svarede, at det gør han ikke, men han forventer at samtalerne bliver afholdt. NIAS: GH oplyste, at han har afholdt MUS med en medarbejder, som selv ønskede MUS. Resten afholdes i september. Fakultetssekretariatet: Har afholdt MUS i år. Campus Service City: Har afholdt næsten halvdelen af MUS samtalerne. Resten vil blive afholdt efter sommerferien og inden 1. december.
SAMF-IT: TFR oplyste, at der, efter aftale med Torben Warnich-Hansen, afholdes MUS efter 1. september, når Aage Andersen er blevet konstitueret som IT-chef. DEKAN: TOES oplyste, at han hvert år, i starten af januar, afholder MUS med institutlederne, prodekanen og fakultetsdirektøren. Vedrørende bibliotekarerne oplyste TFR, at der afholdes MUS med fakultetsbibliotekaren. Dekanen konkluderede at der på baggrund af tilbagemeldingerne påregnes, at afholdte MUS i forhold til mulige MUS for 2011 bliver 100 %, hvilket er meget tilfredsstillende set i lyset af den for lave andel de forudgående år. SIDE 3 AF 10 Ad 4. Status på Q1 BILAG 4.1: Status på Q4 BILAG 4.2: Resultatoversigt (VT10) BILAG 4.3: Resultatoversigt (VT50) TOES gennemgik bilagene og bemærkede, at VT10 er den ordinære drift, mens VT50 er de eksterne bevillinger. Overskuddet på VT10 var oprindelig skønnet til 9 mio. kr., men besparelser på TAP løn, som er besluttet, efter at budgettet blev udarbejdet i efteråret 2010, har bevirket et større overskud end forventet. TOES bemærkede, at de institutter, der har et minus på deres resultatoversigt, bør være ekstra opmærksomme på, hvad der er baggrunden for underskuddet. Der er grund til at være opmærksom, da økonomien på KU generelt, i årene fremover, ikke ser for lys ud EKK oplyste at CSC havde et overskud på 1,5 mio. kr. i 2010 i forhold på budgettet, men det skyldes, at man i år har modtaget en varmeregning på 1,6 mio. kr., som vedrører 2010. MEC undrede sig over, hvordan Økonomisk Institut kan have et overskud, når der er sket afskedigelser i 2010. CS bemærkede, at overskuddet på ØI bl.a. skyldes afskedigelserne samt et øget studenteroptag og stor succes på eksterne forskningsmidler, der udløser store overheadindtægter. TOES bemærkede, at afskedigelserne på SAMF-IT og Campus Service City var begrundet i omorganiseringer på de områder.
Ad 5. Opfølgning på årets lønforhandlinger Køreplanen for årets lønforhandlinger blev vedtaget på FSU mødet den 10. marts. Ifølge køreplanen skulle lønforhandlingerne være afsluttet inden den 1. juni. MEC bemærkede at lønforhandlingerne for HK'erne er afsluttet. SAMF-IT, Økonomisk Institut, Institut for Psykologi, NIAS, Institut for Statskundskab, Campus Service City og Fakultetssekretariatet har afsluttet deres lønforhandlinger. Sociologisk Institut er ikke færdigt med lønforhandlingerne. SIDE 4 AF 10 Det blev bemærket, at der skal indsendes kopier af alle lønaftaler til fakultetssekretariatet (til Corinn). Ad 6. Opfølgning på ekstraordinært FSU møde den 12. maj (ændret struktur og organisering på biblioteksområdet) B-siden havde følgende ændringer til referatet fra FSU mødet den 12. maj: Oprindelig formulering: "B-siden er som udgangspunkt ikke afvisende overfor ændringer på biblioteksområdet, men ønsker mere tid til at drøfte og bearbejde ændringerne samt ønsker flere parter inddraget." Ønskes rettet til: "B-siden er som udgangspunkt ikke er afvisende overfor ændringer på biblioteksområdet, men mange fra B-siden er som udgangspunkt afvisende overfor ændringer, der medfører nedlæggelser af biblioteker og samlinger. Der ønskes derfor mere tid til at drøfte og bearbejde ændringerne samt at flere parter inddrages, før der træffes en endelig beslutning." B-sidens ændringer til referat fra FSU møde den 12. maj blev omdelt og godkendt. Der var enighed om at referatet herefter er endelig godkendt. TOES henviste derefter til den mail, der netop er udsendt til FSU, bilagt et sagsnotat af 6. juni vedrørende den fremtidige biblioteksstruktur på SAMF. Mail og sagsnotat er også sendt til dialogforum og Akademisk Råd. MEC bad om at få uddybet, hvad andre akademiske supportenheder, på side 2 i notatet, kommer til at betyde for Samf-information. TFR bemærkede, at der kan være tale om særlig support f.eks. i forbindelse med semesterstart sammen med fx pædagogisk center, hvis der er behov for det.
JS bemærkede, at der har været omfattende protester mod den fremtidige biblioteksstruktur, fra bl.a. bibliotekarer, studerende og i offentligheden, og kritiserede at ledelsen ikke har taget hensyn til dette, udover en lille ændring i tidsplanen. Der er efter JS s mening ikke taget stilling til, hvilken service man ønsker at have fremover, og om det er den bedst mulige service, man nu har valgt. Han uddelte et notat med forslag til at ændringerne udskydes til udgangen af 2012, således at der i processen bliver mere tid til at undersøge, hvad ønskerne er til en ny biblioteksstruktur. SIDE 5 AF 10 AM bemærkede, at han som TR ikke kan støtte ledelsens beslutning med alle de protester, der har været. Mht. de elektroniske medier er han i tvivl om, hvorvidt han og øvrige ansatte kan leve op til ledelsens ønsker. TG bemærkede, at det er demotiverende, at ledelsen ikke lytter til medarbejderne og de studerende i denne sag. AL oplyste at biblioteksomlægningen har været drøftet på instituttet i forskellige fora. Det er hans indtryk, at VIP erne ikke bruger bibliotekerne ret meget, at de er tilfredse med den service de får, og at de har forventninger om, at der også bliver en god service fremover. AL har ikke oplevet stor modstand fra instituttets egne bibliotekarer. Han bemærkede, at der fokuseres meget på det negative og meget lidt på fordelene ved ændringerne. CSJ oplyste, at der på Sociologi er delte meninger blandt VIP erne, men ikke den store modstand. De studerende har fået tilbud om et møde med institutlederen, hvilket de ikke har taget imod. Ideen med en Campus hænger ikke sammen med at have to sideløbende bibliotekssystemer. CSJ vil gerne bruge besparelserne på biblioteksområdet andre steder på instituttet. CS oplyste, at han har haft talt med enkelte VIP medarbejdere, som har været bekymrede. CS mener dog ikke at biblioteksservicen vil blive forringet ifht Økonomisk Institut. LBK oplyste, at der på CBS, hvor han var indtil 1. maj, ikke er tradition for institutbiblioteker. Han er ikke bekymret for, at servicen bliver forringet. JS bemærkede, at han er overrasket over institutledernes udlægning af VIP erne kommentarer, da han har fået et andet indtryk ved hans kontakt med VIP ere at mange VIP medarbejdere er bekymrede for biblioteksservicen fremover. JS mener desuden at besparelserne er for ringe i forhold til omkostningerne ved forringet servicen. TG mener, at der stadig er brug for bogsamlinger på institutterne, især på Antropologi. Der kan dog være andre behov på andre instituttet. Hun spurg-
te, om der er mulighed for at lave forskellige løsninger for forskellige institutter? AM supplerede med en bemærkning om at institutterne kan risikere at skulle investere i håndbogssamlinger. TOES oplyste, at der vil være mulighed for håndbogssamlinger indenfor rammerne i den ny struktur. SIDE 6 AF 10 TOES afsluttede debatten med at oplyse, at fakultetsbibliotekaren og prodekanen, efter sommerferien, i samarbejde med medarbejdere og studerende, skal drøfte udmøntningen af beslutningen herunder udarbejde konkrete planer for samlingernes fremtid og placering, den fremtidige biblioteksservice og anvendelse af lokalerne. Han understregede imidlertid, at den overordnede beslutning er truffet. Ad 7. Omorganisering på Økonomiområdet MEC spurgte, hvilke konsekvenser Rigsrevisionens kritik på økonomiområdet vil få for fakultetets medarbejdere. TFR oplyste at KU pt. gennemgår procedurerne og organiseringen på alle fakulteter for at se, om de lever op til Rigsrevisionens anbefalinger. Det undersøges pt. om det er muligt, med den nuværende bemanding, at følge Rigsrevisionens anbefalinger. Det er den umiddelbare forventning, at modellen med SAMF Økonomiservice lever op til kravene, men det er endnu ikke endeligt afklaret. Et af kravene er bl.a., at økonomichefen skal kunne flytte på medarbejderne for at få opgaverne løst, men dette ligger allerede i vores model. Ad 8. Fælles e-mail løsning til alle ansatte på KU (KU mail) BILAG 8.1: Notat fra KIT om fælles e-mail løsning på KU KIT s notat blev drøftet. MEC ville gerne have haft deltagelse fra KIT. Hun er skeptisk overfor endnu et ambitiøst KIT projekt, da andre store administrative løsninger har vist sig ikke at fungere korrekt, fx STADS. Dette er meget frustrerende for de studerende og for de medarbejdere, der skal bruge systemerne. Hun anbefaler, at SAMF bevarer sin egen e-mail løsning med respekt for den nødvendige sikkerhed. AM bemærkede, at de beskrevne besparelser er upræcise og ikke særlig godt dokumenteret. Hans egne erfaringer viser at Absalon, KUnet mv. ikke virker optimalt, og at driftssikkerheden er for dårlig. AM har derfor ikke stor tiltro til, at emailløsningen vil fungere. Den beskrevne løsning, som er bedre for andre fakulteter, fx FARMA, er til gengæld dårligere for SAMF.
MD mener også at det, set ud fra en IT faglig synsvinkel, er en meget dårligere løsning. De sikkerheds- og juridiske problemer, som er nævnt i notatet, er ikke tidligere meldt ud fra KIT og kan næppe forsvare en helt ny emailløsning for at kunne imødekommes. SIDE 7 AF 10 AL spurgte om man havde overvejet at bruge en ekstern partner i stedet for KIT og bemærkede, at han heller ikke havde stor tiltro til driftssikkerheden. TFR oplyste, at e-mail løsningen ikke vil blive implementeret på SAMF, før KIT kan dokumentere stor driftssikkerhed. Dette skal ifølge planen ske senest ved udgangen af 2012. TOES bemærkede, at der er truffet en overordnet beslutning om, at der skal være et fælles e-mail system på KU. Det bør derfor være SAMF s grundlæggende holdning at samarbejde og få det bedste ud af det, LT har besluttet. Det er dog samtidig hans holdning, at det studieadministrative, det personaleadministrative system og økonomisystemet skal være kørt ind og fungere godt, før man sætter andre store IT-initiativer i gang. Han oplyste, at e- mail initiativet fra KIT er sket ud fra et pres fra andre dekaner, som ønsker denne emailløsning. Der var både fra A- og B siden tilslutning til den udmelding SAMF har givet. Ad 9. Opfølgning på kammeradvokatens redegørelse i marts 2011 BILAG 9.1: Notat vedrørende opfølgning på kammeradvokatens redegørelse i marts 2011 (forelagt på Bestyrelsens møde den 28. april 2011) Sagen om Milena Penkowa har stillet KU overfor en række udfordringer og har trykprøvet KU s systemer og arbejdsgange på forskellige områder. Blandt andet derfor har rektor taget initiativ til en opfølgningsplan, som blev fremlagt på bestyrelsens møde d. 28. april. Initiativerne i opfølgningsplanen skal drøftes i relevante sammenhænge på KU, herunder i FSU regi. Rektor og prorektor deltog og der var afsat ca. 45 minutter til drøftelserne. TOES bød velkommen. Rektor takkede for muligheden for at deltage og orienterede om baggrunden for rektoratets initiativ til drøftelser i FSU. Rektor ridsede sagens hovedpunkter op og henviste i øvrigt til kammeradvokatens undersøgelse af det samlede materiale samt til Rigsrevisionens undersøgelse af de anvendte midler. Rigsrevisionen har bl.a. kritiseret KU s systemer, som ikke har noget med selve sagen at gøre. Ministeriet har suppleret sit sædvanlige tilsyn med et skærpet tilsyn af bl.a. KU s systemer, orga-
nisering og kommandoveje. 3-15 møder forventes indenfor de næste 15 måneder. SIDE 8 AF 10 Rektor (RH) orienterede herefter om de enkelte punkter i opfølgningen på kammeradvokatens redegørelse (bilag 9.1). Prorektor (TB) orienterede om en undersøgelse af de videnskabelige publikationer, som rektoratet har igangsat med hjælp fra Forskningsrådet og tidligere højesteretspræsident Torben Melchior. Rådgivere fra de frie forskningsråd skal gennemgå samtlige af sagens publikationer, for bl.a. at undersøge om forfalskning har fundet sted. Spørgsmål fra FSU s medlemmer: AM spurgte til omkostningerne ved de forskellige undersøgelser, og hvad SAMF skal betale. RH oplyste at KU betaler for de undersøgelser, som bestyrelsen har iværksat, herunder kammeradvokatens undersøgelser og undersøgelsen af de videnskabelige publikationer. CSJ bemærkede, at det er en god ide med studenterombudsmanden og en god konstruktion, den har fået. RH bemærkede, at KU ikke må bruge begrebet ombudsmand, så den kommer til at ændre navn til noget i retning af udvalget til varetagelse af de studerendes tarv. Han præciserede, at det ikke er en ankeinstans. CS ville høre, om ikke den videnskabelige undersøgelse rejser nogle problemstillinger omkring retssikkerheden for medforfatterne. TB svarede, at det retlige grundlag er undersøgt, og at medforfatterne opfordres til at medvirke frivilligt. AL spurgte, om de mange publikationer giver anledning til at undersøge forskningskulturen og medforfatternes relationer til de videnskabelige data. TB svarede, at antallet af publikationer og kulturen med multiforfatterskaber ikke er ualmindeligt indenfor lægevidenskaben. TOES bemærkede, at de tørre fakulteter er bekymrede for, at der laves retningslinjer, som er begrundet i specifikke problemstillinger for de våde fakulteter, men som kommer til at gælde alle fakulteter, og som kan komme til at begrænse kulturen på de tørre fakulteter. RH bemærkede, at de nævnte laboratoriekurser mest er relevante for de våde fakulteter, og at det næppe vil blive relevant for de tørre.
Ad 10. Orientering fra HSU Dagsorden for HSU møde den 16. marts, den 13. april 2011 og den 18. maj 2011 var vedlagt som bilag. SIDE 9 AF 10 Ingen bemærkninger. Ad 11. Meddelelser herunder mødeplan 2011 Efterårets mødekalender for FSU ser således ud: Torsdag den 22. september kl. 10.00 12.00: ordinært FSU møde Torsdag den 10. november kl. 13.00 15.00: budgetseminar for FSU og AR Torsdag den 15. december kl. 10.00 12.00: ordinært FSU møde Mødedatoerne ligger på hjemmesiden og på FSU s grupperum på KUnet. TG spurgte om der er mulighed for at lægge FSU møderne om eftermiddagen i stedet for. TOES vil undersøge dette. Ad 12. Orientering fra fakultetets arbejdsmiljøudvalg (FAMU) EKK oplyste, at sidste møde i FAMU bl.a. omhandlede arbejdsmiljøgranskning af miljøsager samt fældning af træer. Han orienterede desuden om ændringen af arbejdsmiljølovgivingen: Fremover skal der være arbejdsmiljødrøftelser hvert år med bl.a. sikkerhed og sundhed på dagsordenen. Der skal opstilles en målsætning for arbejdet, og efterfølgende en vurdering af om målene er overholdt. FAMU skal kunne præstere dokumentation for drøftelserne, hvis arbejdsmiljørådet kommer på kontrolbesøg. Ad 13. Orientering fra de lokale samarbejdsudvalg Antropologi: Har drøftet ny biblioteksstruktur. Sociologi: Har ikke haft møde siden sidste FSU. Statskundskab: Har endnu ikke haft møde med ny institutleder. Psykologi: Har drøftet konsekvenserne af et lynnedslag og sammenlægning på biblioteksområdet. Økonomi: Holdt møde for en måned siden. NIAS: Intet møde.
Fakultetssekretariatet: Har holdt et møde siden sidste FSU og holder møde igen den 16. juni. SIDE 10 AF 10 Campus Service City: Har drøftet telestruktur og sammenlægning af omstilling. SAMF-IT: Intet møde. Ad 14. Eventuelt Ingen bemærkninger.