Gode råd om... SKAT avance-kontrol AutoBranchen Danmark VIDEN TIL FORSKEL
Indholdsfortegnelse Indledning............................................. 3 Generelle råd om SKAT-kontrol........................... 4 Når SKAT melder sin ankomst 4 Når SKAT ankommer i din virksomhed 5 Efter SKATs kontrolbesøg 9 Særlige råd om SKATs kontrolaktion flytning af avance..... 12 Rådgivning og SKAT-taskforce........................... 15
Indledning SKAT har siden december 2012 kørt en aggressiv kontrolaktion med fokus på, om bilforhandlere ulovligt flytter avance fra salget af ny bil til salget af byttebil eller eftermonteret udstyr. I denne pjece får du gode råd om, hvordan du som bilforhandler skal forholde dig, når SKAT kommer på besøg, og hvad du konkret kan foretage dig for ikke at komme i klemme i forhold til reglerne om flytning af avance. Dette er ikke en komplet vejledning, da SKAT ikke kan og/eller vil komme med mere konkrete anvisninger. Derfor vil denne pjece blive opdateret i takt med, at vi finder frem til yderligere anbefalinger. Reglerne omkring registreringsafgift er komplicerede. Derfor anbefaler Auto- Branchen Danmark på det kraftigste, at du kontakter en rådgiver så tidligt i forløbet som muligt, hvis din virksomhed udtages til kontrol af SKAT. Du kan læse mere om rådgivning bagerst i denne pjece. 3
Generelle råd om SKAT-kontrol Når SKAT melder sin ankomst Uanset om der er tale om det første eller et opfølgende besøg fra SKAT skal du være opmærksom på en række forhold. Varsling af besøg: SKAT skal opfylde visse formkrav ved deres varsling af kontrol besøg. Varslingen skal være skriftlig. Varslingen skal ske senest 14 dage inden selve kontrolbesøget. SKAT skal angive tidspunkt og sted for kontrolbesøget, dvs. dato, cirka klokkeslæt og adresse. SKAT skal underrette dig om retten til at lade dig repræsentere eller bistå af en anden, for eksempel en advokat eller en revisor. SKAT skal angive hovedformålet med kontrolbesøget, f.eks. anskaffelse af materiale til brug for en bestemt sag. SKATs beslutning om at iværksætte et kontrolbesøg skal begrundes. Dvs. varslingen skal beskrive det faktiske og lovmæssige grundlag for kontrolbesøget. Ændring af tidspunktet for kontrolbesøg: Hvis det ikke er muligt for dig at tage imod SKATs medarbejdere på den varslede dato, kan du bede SKAT om at ændre kontroltidspunktet. Du skal dog overholde den frist, som SKAT har meddelt dig i varslingsbrevet. Fristen er som regel ikke under 7 dage. SKAT efterkommer som regel gerne sådanne forespørgsler. Du kan dog ikke gøre indsigelse mod selve kontrollen. 4
Kontrol uden forudgående varsling SKAT kan vælge at gennemføre kontrolbesøget uden forudgående varsling, såfremt det vurderes, at formålet med kontrollen ellers forspildes. Dette vil typisk være i situationer, hvor det er af afgørende betydning, at SKAT får et øjebliksbillede af virksomhedens skatte- og afgiftsmæssige forhold. AutoBranchen Danmark har ikke kendskab til, at SKAT har foretaget uanmeldte kontrolbesøg for nylig, men SKAT anvendte fremgangsmåden hos en række autoforhandlere inden den store kontrolaktion blev sat i værk. 5
Når SKAT ankommer i din virksomhed AutoBranchen Danmark anbefaler, at du tager venligt imod SKATs medarbejdere. Herudover skal du være opmærksom på en række forhold. Udlevering af materiale SKAT vil efter al sandsynlighed enten forud eller under selve kontrolbesøget bede dig om at udlevere dokumenter og/eller datafiler. Ofte drejer det sig om salgslister og dertilhørende bilag, herunder vognkort, fakturaer, slutsedler og lignende. AutoBranchen Danmark anbefaler, at du til fulde imødekommer SKATs ønsker til materiale. Erfaringer viser, at SKAT ikke efterspørger materiale, som SKAT ikke kan kræve udleveret. SKAT har adgang til at foretage kontrol af alle virksomhedens forretningslokaler, samt kontrollere virksomhedens regnskabsmateriale, varebeholdninger, forretningsbøger, korrespondance o.lign., uanset om disse oplysninger opbevares på papirform eller elektronisk. Der er dog ikke pligt til at udlevere det originale materiale, hvis virksomheden ikke ønsker dette. Virksomheden må gerne stille et lokale til rådighed for SKAT, hvor materialet kan blive gennemgået. SKAT må dog gerne tage kopi af materialet, som de kan tage med sig. 6
Besvarelse af spørgsmål og varetagelse af dialog Flere sager viser, at bilforhandlere utilsigtet har talt sig ind i problemer under møder med SKAT. På baggrund af disse erfaringer, anbefaler AutoBranchen Danmark, at man så vidt muligt lytter og kun svarer kortfattet på direkte spørgsmål. Det er aldrig en god idé bare at sludre løs i forsøget på at medvirke til en god stemning. Du kan uforvaret komme til at sige noget, der kan mistolkes af SKAT, og som kan komplicere sagen. Kontaktpersoner i virksomheden Nogle bilforhandlere har oplevet, at SKAT under kontrolbesøg er gået rundt i virksomheden og spurgt ind hos forskellige medarbejdere angående virksomhedens procedurer. I flere tilfælde er SKATs medarbejderes spørgsmål blevet opfattet som ledende eller som trickspørgsmål. AutoBranchen Danmark anbefaler derfor, at du fra kontrolbesøgets begyndelse gør klart over for SKATs medarbejdere, hvilke medarbejdere som står til rådighed. Det kan eksempelvis være dig som indehaver eller direktør og eventuelt din rådgiver (revisor eller advokat) og din bogholder i forbindelse med fremskaffelse af materiale. Din virksomhed er forpligtet til at redegøre for oplysninger, der er relevante for kontrollens gennemførsel, f. eks. vedrørende hvordan regnskabsførelsen er tilrettelagt, og hvilket regnskabssystem anvendes. Hvis du er i tvivl om svaret på et af SKATs spørgsmål, er det dog altid i orden at sige, at man vil undersøge spørgsmålet nærmere og efterfølgende vende tilbage til SKAT med et svar. Derved kan man købe sig lidt betænkningstid og tid til at rådføre sig med revisor, brancheorganisation, advokat osv. Udarbejdelse af referat Du kan bede SKAT om at udfærdige et referat om kontrolbesøgets og opfølgende møders forløb. I de fleste sager udfærdiger SKAT alligevel referater, men du kan bede om at få dem tilsendt til kommentering. Der går ofte noget tid, inden SKAT sender dig referatet og eventuelt anden opfølgning på jeres møde. Til den tid kan det være svært at huske alle detaljer. Derfor anbefaler AutoBranchen Danmark, at du eventuelt udfærdiger dit eget referat, så du har noget at holde SKATs referat op mod. 7
8
Efter SKATs kontrolbesøg Efter kontrollen er blevet gennemført vil SKAT give din virksomhed en skriftlig tilbagemelding om resultatet af selve kontrolbesøget. Herefter vil du få en afgørelse af din sag. Det præcise forløb kan variere. SKAT afslutter sagen Det kan være, at SKAT, efter at have analyseret din sag, når frem til, at der ikke grund til at efterregulere din betaling af registreringsafgift. I så fald behøver du ikke at foretage dig yderligere. Hvis SKAT afslutter sagen, betyder det dog ikke, at SKAT ikke kan genåbne den. Den generelle forældelsesfrist er tre år. Men i sager, hvor SKAT har mistanke om, at der kan være foregået noget strafbart, gælder forældelsesfristen ikke. SKAT efterspørger yderligere materiale Det forekommer ofte, at SKAT, efter at have analyseret det i første omgang udleverede materiale, ønsker at få yderligere bilag tilsendt. Nogle bilforhandlere har oplevet, at SKAT har bedt om yderligere materiale ad tre omgange. Derfor kan du risikere, at din sag trækker ud i mere end et år. Hvis SKAT beder om yderligere materiale, bør du altid imødekomme SKATs ønsker. Du får altid en frist for, hvornår du senest skal indsende materialet. I mange sager drejer det sig om en ganske stor mængde bilag. Det kræver, at du og dine medarbejdere afsætter betydelige ressourcer til at forberede materialet. Hvis du kan se, at du og din virksomhed får problemer med at imødekomme SKATs ønsker inden for fristen, kan du bede SKAT om en forlængelse. SKAT forsøger så vidt muligt at udvise fleksibilitet. Derfor har SKAT i langt de fleste sager, som AutoBranchen Danmark har kendskab til, efterkommet sådanne ønsker. 9
SKAT sender dig et forslag til afgørelse Når SKAT har undersøgt alt materiale, evt. inklusive eftersendte bilag, vil du modtage et forslag til afgørelse. Heri vil SKAT forslå at ændre (dvs. forhøje) din betaling af registreringsafgift. SKAT vil i sit forslag redegøre for deres beregning af afgift for hver af dine solgte biler, som har været genstand for kontrol. Hvis du på dette tidspunkt endnu ikke har søgt professionel rådgivning, anbefaler AutoBranchen Danmark, at du omgående kontakter en branchekyndig rådgiver. Du finder en række muligheder bagerst i denne folder. Husk, bedre sent end aldrig. I sit forslag til afgørelse vil SKAT også oplyse dig om, at du har mulighed for at fremkomme med bemærkninger til deres forslag. SKAT vil også oplyse dig om en given tidsfrist. Også denne frist kan du bede om at få forlænget. Det er vigtigt, at du får SKATs forslag gennemgået grundigt i samarbejde med en rådgiver. SKAT forventer, at du indgår i en dialog om at få fastsat det korrekte afgiftsbeløb. Det kræver imidlertid, at du gennemgår alle SKATs beregninger og fremlægger dokumentation. I mange sager har SKAT foreslået et alt for højt afgiftsbeløb, som efterfølgende er blevet reguleret ned. En granskning af SKATs forslag til afgørelse kan derfor spare dig for mange penge. AutoBranchen Danmark anbefaler, at du beder en rådgiver om assistance i dette arbejde. SKAT sender dig et nyt forslag til afgørelse I nogle tilfælde vil SKAT sende dig et nyt forslag til afgørelse. Heri vil SKAT have taget dine bemærkninger til det første forslag med i deres betragtning. Processen i forhold til at fremkomme med bemærkninger til forslag nummer to vil være den samme. 10
SKAT sender dig en endelig afgørelse Når SKAT har behandlet alle dine bemærkninger, vil du få fremsendt en endelig afgørelse. Heri vil SKAT begrunde afgørelsen ved at redegøre for, hvorfor din betaling af registreringsafgift skal efterreguleres. Også her vil afgørelsen blive udspecificeret på hvert enkelt bilsalg, som SKAT har undersøgt. Afgørelsen vil også indeholde en klagevejledning. Du bør rådføre dig med din advokat, hvis du ønsker at påklage SKATs afgørelse. Du kan med fordel tage en række forholdsregler i din virksomhed for at undgå, at SKAT efterregulerer din betaling af registreringsafgift. AutoBranchen Danmark giver dig nedenstående råd efter at have været i tæt dialog med de SKAT-medarbejdere, der har ansvaret for kontrolaktionen med fokus på flytning af avance. 11
Særlige råd om SKATs kontrolaktion flytning af avance Udspecificerede fakturaer og slutsedler AutoBranchen Danmark anbefaler, at du i din virksomhed indfører procedurer om at specificere det solgte udstyr med priser på det enkelte udstyr i fakturaen (og slutsedlen). Det tvinger SKAT til at afdække markedsprisen på det enkelte udstyr. Kan du i øvrigt dokumentere, at samme udstyr er solgt til samme pris til en kunde, som ikke har opnået rabat på den nye bil, er SKAT enig i, at der ikke er flyttet avance til det pågældende udstyr. Dokumentation for aktiviteter AutoBranchen Danmark anbefaler, at du sørger for at dokumentere aktiviteter i forbindelse med et bilsalg, som sker i perioden mellem slutsedlens underskrivelse og fakturaens udfærdigelse. Det kunne f.eks. være, at kunden i perioden beslutter sig for at købe yderligere udstyr eller ændrer i specifikationerne. Der er ikke formkrav til, hvordan du dokumenterer sådanne ændringer i den oprindelige aftale. Men kan du dokumentere, at der på kundens foranledning er foretaget sådanne ændringer i den oprindelige aftale, vil slutsedler og fakturaer, som dermed ikke indeholder samme tal, kunne forklares. På den måde kan du undgå at tiltrække dig SKATs opmærksomhed. Standardprisen er den øvre grænse Når SKAT kræver efterbetaling af afgift som følge af flytning af avance, har SKAT indlagt den fortolkning, at efterbetalingskravet, tillagt den aftalte pris for den nye bil, ikke kan overstige den anmeldte standardpris. Du burde med andre ord ikke komme ud for, at den efterbetalte afgift for et køretøj, medfører at der for køretøjet er betalt mere i registreringsafgift end det beregnede afgiftsbeløb ved standardprisen. 12
Husk detaljerede varenumre AutoBranchen Danmark anbefaler, at du opretter varenumre for forskellige variationer af samme varer/ydelser. Eksempelvis ved tilkøb af sommer/vinterdæk består der flere variationer, alt efter om udskiftede hjul/dæk skal opbevares for kunden på virksomhedens dækhotel, om hjulene skal lægges i bilen, og om der f.eks. samtidig anskaffes vinterdæk osv. Ved at oprette særskilte varenumre på disse ydelser, kan du over for SKAT dokumentere, at der ikke er faste priser på varen, men at prisen og arbejdstiden afhænger af den konkrete type ydelse, som kunden har valgt. Salg af udstillingsbiler Ifølge registreringsafgiftsloven skal ekstraudstyr monteres efter særskilt aftale med kunden for ikke at indgå i afgiftsberegningen. Men hvad nu hvis kunden, som det ofte sker, ønsker at købe en udstillingsbil med det allerede påmonteret ekstraudstyr? Skal du så afmontere ekstraudstyret for efterfølgende påmontere det igen for at holde det afgiftsfrit? Efter længere tids dialog fandt SKAT på AutoBranchen Danmarks foranledning frem til, at det ikke længere er nødvendigt med at af- og påmontere eftermonteret udstyr. Du kan altså roligt lade udstyr i demobiler sidde ved salg af demobiler uden at frygte, at SKAT vil forhøje din registreringsafgift. 13
Rådgivning og SKAT-taskforce God og kompetent rådgivning (eller mangel på samme) har vist sig afgørende i mange sager, som AutoBranchen Danmark har kendskab til. Du opfordres derfor til at tage kontakt til en rådgiver så tidligt i forløbet som muligt. For at understøtte dig, har AutoBranchen Danmark oprettet en taskforce bestående af landets førende rådgivere inden for jura og revision med speciale i skat og registreringsafgift. Deltagerne i taskforcen yder hurtig og pålidelig rådgivning til medlemmer, der eksempelvis bliver udsat for kontrol af SKAT. De udfører også forebyggende gennemgange af medlemsvirksomheders procedurer. Taskforcen afholder jævnlige møder og har desuden en løbende intern dialog for at videndele og sparre om de seneste skatte - & afgiftsproblematikker i autobranchen. Indledende møder med rådgiverne er gratis for alle medlemmer af AutoBranchen Danmark og rådgiverne kører i hele landet. 14
Christian Falk Hansen Tommy V. Christiansen ch@tvc.dk Direkte 87 34 75 34 Mobil 40 70 57 15 Diana Mønniche BDO dmp@bdo.dk Direkte 89 30 78 62 Jan Bech Lett Advokater jbe@lett.dk Direkte 33 34 07 60 Mobil 20 29 19 35 Anders Hedetoft Delacour ahe@delacour.dk Direkte 87 32 74 53 Mobil 20 19 74 44 Merete Andersen Delacour mea@delacour.dk Direkte 87 32 74 56 Mobil 20 14 75 82 Rune Grøndahl KPMG rgroendahl@kpmg.dk Direkte 73 23 46 14 Kim Laursen Deloitte kimlaursen@deloitte.dk Direkte 23 28 27 54 15
AutoBranchen Danmark VIDEN TIL FORSKEL AutoBranchen Danmark Skagensgade 1 2630 Taastrup Tlf. 33 31 45 55 info@autobranchendanmark.dk www.autobranchendanmark.dk