Miniguide til regnskab i Excel Erhverv på video -et videoprojekt fra Viden Djurs 1
2
Indhold Budget... 4 Regnskab... 4 Den lille guide til Excel... 5 Celler... 5 Indramning... 5 Udregning ved hjælp af Excel... 6 Formler i Excel... 6 Autosum... 6 Benævnelser på beløb... 7 Moms... 7 Antal decimaler... 7 Tekstens placering... 8 3
Budget Budgetter er som nævnt i PowerPoint præsentationen et fremtidig gæt på indtægter og udgifter. Budgetter bliver både lagt i virksomheder, for privat personer og projekter. I et budget prøver man at forudsige fremtiden i forhold til økonomien i virksomheden. Budgettet er med til at give overblik og indtægterne i forhold til omkostningerne i forbindelse med virksomheder, privat personer og projekter. I jeres tilfælde skal i lægge et budget for: jeres 10.000 kr., som er jeres startkapital. De 10.000 kr. skal mindst dække følgende ting: Plakater priser opgivet i checklisten vedr. PR Covers priser opgivet i checklisten vedr. PR Transport (bus/bil) Konsulenter 450 kr./kvarter Leje af kamera 500 kr./time Leje af redigeringscomputer 250 kr./time Øvrige omkostninger Opstår der problemer i forhold til at omkostninger bliver større end indtægter vil det medfører et underskud i jeres projekt. Derfor vil I blive nødsaget til at prioritere jeres omkostninger. Jeres gruppes budget skal senest afleveres mandag kl.13 til Jeanne på mail jekr@cv2.dk HUSK gruppenummer, emne, og navne VIGTIGT! Budgettet laves inden I begynder at filme. Budgettet skal medbringes onsdag til konsultationen hos regnskab konsulenten Regnskab Regnskab indeholder omkostninger og indtægter, som er blevet afholdt. I forbindelse med jeres projekt vil det betyde i først i slutningen af jeres projekt kan lave jeres endelige regnskab. Forhåbentlig vil I kunne tage udgangspunkt i jeres budget og lave nogle rettelser for at kunne aflevere det endelig regnskab til Jeanne torsdag senest kl.13. I forhold til regnskab skal I som ovennævnt tage udgangspunkt i jeres budget. I skal tage stilling til om I fx har brugt flere eller færre omkostninger på de forskellige poster. Et eksempel kunne være at I, i budgettet havde noteret, leje af kamera til 4 timer, men I reelt set kun har brugt det i 2 timer. Derfor tilpasser i regnskabet til hvor langt tid i reelt har brugt kameraet. Nedenunder er det forsøgt illustreret. Budget 4
Leje af kameraudstyr Regnskab Leje af kameraudstyr Den lille guide til Excel I det følgende vil der komme en lille guide til hvordan I kan bruge værktøjerne i Excel til at lave et flot og overskueligt regnskab. Værktøjslinje Celler På screenshot et kan I se, at celle A1 er markeret. Cellernes navne i Excel består af et bogstav og et tal afhængigt af hvilken række og kolonne. Indramning At indramme i forbindelse med jeres regnskab og budget. 1. Markerer cellerne der skal indrammes 2. Tryk på boksen, der illustrerer kanter 5
Udregning ved hjælp af Excel I forbindelse med jeres regnskab og budget vil I få brug for eksempelvis gange, plus og minus. 1. Stil dig i cellen, hvor du vil have resultatet 2. Tryk = cellen fungerer nu som lommeregner Formler i Excel Formler i Excel fungerer meget ligesom udregninger I Excel i stedet for at gøre brug af tal, skal der i stedet trykkes på cellerne. Det er dog vigtigt at der kun står tal i cellen. 1. Stå i cellen, hvor du vil have resultatet 2. Tryk = 3. Tryk på den første celle og derefter fx gange og bagefter den anden celle 4. Formlen afsluttes med enter Autosum Opstår der en situation, hvor der skal plusses mange ting sammen, kan det være en fordel at bruge funktionen autosum. Funktionen autosum bruges sådan: 1. Tryk på boksen autosum i værktøjslinjen helt ude i højre side 2. Markere de tal, du skal summe sammen 6
3. Tryk enter Benævnelser på beløb Ønsker I, at der skal være benævnelser på nogen beløb eller tal, så 1. Stil dig i cellen, der skal have benævnelse som fx kr. 2. Tryk på boksen i værktøjslinjen, der illustrerer penge 3. Resultatet ved brug af benævnelsesknappen Moms Nogle af omkostninger, der skal være med i jeres regnskab, er uden moms. I skal derfor huske at lægge momsen til, hvilket også kan gøre ved hjælp af Excel. Momsen i Danmark er 25 %. 1. Stil dig i cellen, hvor du vil have beløbet med moms 2. Tryk derefter = 3. Tryk på cellen eller skriv beløbet du ønsker at lægge moms på 4. Gang beløbet med 1,25 5. Tryk enter Antal decimaler Vil I have lige mange decimaler på jeres tal, så I kan gøre brug af knappen i værktøjslinjen, der illustrerer kommatal. 1. Markere de tal/beløb der skal have lige mange decimaler 7
2. Tryk på for at øge decimalerne 3. Tryk på for at formindske decimalerne Tekstens placering Problemet i Excel kan være opstillingen, men det er der hjælpemidler til. 1. Marker de tal/tekst, der skal have samme placering i rækken. Eksempelvis: 2. Tryk på 8