Projekter i Kultur procespapir 1. Præsentation Idé Idræt i Forandring - Bedre kapacitetsudnyttelse Hvor kommer idéen fra? Idrætsanalysen fra marts 2013. KFU godkendte 11.09 2013 handleplan i forhold til 4 indsatsområder, herunder Kapacitetsudnyttelse. I 2014 har en projektgruppe afdækket muligheder for nye brugergrupper og bedre kapacitetsudnyttelse. KFU godkendte på mødet 06.05 2015 igangsætning af nye elementer i retningslinjerne Regler for udlån og benyttelse af Rudersdal Kommunes lokaler og udendørs anlæg i forhold til foreslået tidsplan. Formål - hvorfor vil vi gerne gøre dette? For at sikre en bedre udnyttelse af de kommunale lokaler og faciliteter. For at sikre at en bred målgruppe af kommunens borgere har adgang til at benytte de kommunale lokaler og faciliteter. For at åbne op for flere aktivitetsudbydere (udover idrætsforeninger). Kort drøftelse i netværk/kollegaer i forhold til målgrupper og behov. Denne drøftelse danner baggrund for en kort skitsering af: Aktivitet: Der tages udgangspunkt i de drøftelser og de input der har været i forbindelse med afdækningen af brugergrupper og bedre kapacitetsudnyttelse (Lars Steen Pedersen rapport og resumeet fremlagt på KFU 06.05 15) og der medtages evt. andre forslag fra Idrætsanalysen. De konkrete anbefalinger til bedre kapacitetsudnyttelse er: - Afmeldekultur (regler/incitamenter der sikrer en bedre afmeldekultur) - Kriterier for tildeling af tider - Samling af aktiviteter der kan frigive tid - Nyt fordelingsskema (nemmere/bedre fordeling) - Skærpelse af kriterier for udnyttelse af tidsrummet 16-19 (primetime) - Øget anvendelse af nøglekort - At skolerne hjælper med af faciliteterne udnyttes bedre ved i god tid at oplyse om hvornår årgangene har fri (så idrætsforeningerne ved hvilke tider de skal søge) Ændringer i Retningslinjerne vil især påvirke aktører på idrætsanlæggene og primært idrætsforeningerne. Grundet en ret omfattende brugerinddragelse i forbindelse med afdækningsprocessen samt en stram tidsplan for at reglerne kan anvendes i forbindelse med 2016/17- fordelingen, udarbejder projektgruppen forslag til de konkrete ændringsforslag i Regler
for udlån og benyttelse af Rudersdal Kommunes lokaler og udendørs anlæg. Projektgruppens forslag sendes i høring (temadrøftelser) hos brugerrådene i august 2015 ved idrætsanlæggene (Birkerød Idrætsanlæg, Rudegaard Idrætsanlæg, Rundforbi Idrætsanlæg). Efter temadrøftelserne sendes forslagene til offentlig høring i september/oktober, med specifik henvendelse til idrætsforeninger og idrætsrådet. Økonomi Udviklingen af de nye retningslinjer er et delelement og en integreret del af de 4 indsatsområder der er anbefalet i idrætsanalysen: 1. Børn, Unge og Folkeoplysning 2. Nye brugergrupper 3. Bedre kapacitetsudnyttelse 4. Udearealer Den konkrete økonomi til de 4 indsatsområder samt implementering (analyser, rapporter mv.) er tilbage i 2013 finansieret med 50 millioner kr. Budgetteknisk er indsatsområderne tilknyttet 4 projekttemaer: 1. Renoveringsprojekter (20,7 mil.) 2. Digitalisering (4,5 mil.) 3. Udviklingsprojekter/nye faciliteter (17,9 mil.) 4. Aktivitetsoaser og uderum (5 mil.) En mere detaljeret fordeling på forskellige projekter under de 4 temaprojekter kan ses på vedhæftede bilag. Udgifterne i selve tilblivelsen af retningslinjerne forventes at være mindre udgifter til forplejning i forbindelse med møder med eksterne deltagere og evt. udgifter i forbindelse med promoveringen af de nye retningslinjer (tryksager etc.). Organisering Kultursekretariatet er ejer af projektet og projektet refererer til Kulturchef, Birgit Hoé Knudsen (deltager i projektmøderne efter behov). Projektleder og projektejer afholder møder efter behov. Projektleder: Udviklingskonsulent for idræt, Jesper Therkildsen Ressourceperson: Johnni Christensen Projektgruppe: Bo Eriksen, Christian Tranberg, Michael Hoffmeyer, Rie Granberg, Lars Engelberth. Ekstern referencegruppe: Den eksterne referencegruppe er en gruppe af foreningsrepræsentanter der har fungeret som brugerreferencegruppe i modningsprocessen for anbefalinger til bedre kapacitetsudnyttelse, herunder specifikt nye retningslinjer og anbefaling til digitaliseringsprojekt (rapport fra Lars Steen Pedersen marts 2015). Gruppen består af: Klaus Thorsen (Holte Badminton og selvorganiserede) Lydia Breede (minisport/håndbold) Anne Mette Traberg (badminton og selvorganiserede) Niels Chr. Bendixen (Holte Atletik) Ole Bindel (FC Holte) John Andersen (Rudersdal Curling Club) Lotte Madsen (Holte Roklub) Tina Morell Nielsen (Skjold Gymnastik)
Pernille Milton (Vedbæk Gymnastik) Arne Hübertz (Birkerød Tennisklub) Bestyrelsesmedlem fra Idrætsrådet Intern referencegruppe: Den interne referencegruppe består af kommunale medarbejdere der arbejder på/med idrætsanlæggene og hvor nogle tidligere har fungeret som intern referencegruppe (møde med nøglemedarbejdere) i modningsprocessen for anbefalinger til bedre kapacitetsanalyse. Derudover suppleres gruppen med administrationschef Henrik Skovgaard. Gruppen består af: Steen Andersen Martin Pilekær Larsen Michael Borau Pia Errild Benny Jørgensen Ole Nielsen (skolehaller) Claus Jensen (skolehaller) Flemming Rosner Sørensen (skolehaller) Henrik Skovgaard Beslutning fra leder JA med kommentarer NEJ med kommentarer 2. Proces Projektbeskrivelse med evt. delmål Der skal indarbejdes nye elementer i retningslinjerne Regler for udlån og benyttelse af Rudersdal Kommunes lokaler og udendørs anlæg. Projektgruppen udarbejder forslag til de endelige retningslinjer. Projektlederen laver det første oplæg på baggrund af tidligere drøftelser, og input fra brugerne. Disse kvalificeres og suppleres i projektgruppen. Målet med nye elementer i retningslinjerne er: - Generel bedre udnyttelse af faciliteterne (færre ledige tider) - At der åbnes mere op for nye brugergrupper - At der åbnes mere op for andre aktivitetsudbydere end foreningerne - At samle aktiviteter så der frigives mere tid til brugerne - Lave incitamenter til at brugerne hjælper med en god udnyttelse af faciliteterne Succeskriterier Succeskriteriet er opdaterende retningslinjer der sikrer færre ledige tider, at faciliteterne bruges af en bred målgruppe i forhold til alder, køn, interesser og organisatoriske tilhørsforhold. Regelændringerne betyder anderledes prioriteringer fx højere prioriteringer af elite. I forhold til ændringerne er det et mål at foreningerne føler at det er rimeligt. Risici og risikovurdering Det vurderes at nogle regelændringer vil kunne medføre kritiske røster fra de faste
brugere (idrætsforeninger) da nogle foreninger afhængigt af medlemssammensætning m.m. vil blive berørt af ændringerne. Brugerinvolvering: Hidtil: Intern og eksterne referencegrupper og kick off møde. Efter udarbejdelse af forslag til nye retningslinjer foretages en offentlig høringsperiode, herunder møde med idrætsrådet Tids- og handleplaner Maj/juni 2015 udarbejdelse af de konkrete retningslinjer Juni 2015 16. juni Møde projektejer og projektleder 18. juni Møde i projektgruppen 25. juni Møde i projektgruppen + projektejer Juli 2015 2. juli Møde med projektejer, projektgruppe og intern referencegruppe 27. juli Deadline FOU augustmøde August 2015 11. august FOU møde, principbehandling med henblik på udsendelse i høring, intern deadline 27. juli. 17. august Temadrøftelse i brugerrådet for Birkerød Idrætsanlæg incl. Birkerød Badmintonhal 18. august Temadrøftelse i brugerrådet for Rundforbi Idrætsanlæg. 18. august Orientering på kulturhusmøde Mariehøj kl. 16 18.august Orientering på kulturhusmøde Mantziusgården kl. 19 19. august KFU principbehandling Kultur- og Fritidsudvalget principbehandler med henblik på udsendelse i høring- intern deadline 3. august
20. august Temadrøftelse i brugerrådet for Rudegaard Idrætsanlæg Da brugerrådsmøderne ligger samtidigt med principbehandling i KFU (19/8) og brugerrådsmøderne og KFU møderne ikke er flytbare afholdes brugerrådsmøderne med udgangspunkt i det materiale der er til behandling i KFU 19/8 (foreløbigt grundlag). September/oktober (høringsperiode med møder og formel høring fra 1. september 1. oktober) 3. september kl. 19-21 Dialogmøde med Idrætsrådet 7. september Møde med ekstern referencegruppe 29. september Dialogmøde via foreningsplatformen 19-21 - i forlængelse af FOU. 1. oktober Høringsperioden slutter 20. oktober kl. 18-20.30. Møde i projektgruppen med behandling af høringssvar. November 17. november FOU endelig behandling af forslag til nye retningslinjer intern deadline 2/11. December 2. december KFU endelig behandling af forslag intern deadline 16/11 16. december Kommunalbestyrelsen endelig behandling intern deadline 3/12 Reglerne er herefter klar som administrationsgrundlag for ansøgninger til 2016/17 - fordelingen Kommunikationsplan Vigtigt at brugerne er opmærksomme på at der kommer nye regler for området. Vigtigt at sætte de nye regler i spil efter vedtagelsen fx ved at det tydeligt fremgår af foreningsportalen, blanketter etc. hvilke regler der er gældende. Vigtigt at det er let for brugerne at finde de nye regler på hjemmesider og hvor de ellers skal findes. I forhold til den offentlige høring tages udgangspunkt i kommunens vejledning (kommunikation ved offentlige høringer vejledning opdateret 20. august 2013). Der skal laves en speciel indsats for at gøre opmærksom på væsentlige nye regler. Udgangssituationen
Rammerne for Kommunikationsindsatsen Ansvar for Kommunikationsindsatsen Økonomi Ved projekter, der indeholder afvikling af arrangementer Logistikplan kommer i drejebog Rollefordeling 3.Punktum Afslut Økonomi/regnskab Arkivering Fejring (tak) Evaluering Organisering og proces Hvad lærte vi/nye erkendelser Brugertilfredshed Dato for sidste ændring: 17. august 2015 (Jthe)