Referat Afdelingsmøde afdeling 7 Vedrørende: Afdelingsmøde i afdeling 7 Sted: Mødelokale 2, Treschowsgade 2 Dato: Den 23. januar 2014, kl. 19.00 Deltagere: Dagsorden: Referent: 15 beboere samt bestyrelsen ved 17 lejemål. Jens Schmidt, formand Kirstine Bøgh Laursen, bestyrelsesmedlem Hanne Ramskov Kring, bestyrelsesmedlem Karin Mortensen, hovedbestyrelsesformand Anne Kathrine Pedersen, hovedbestyrelsesnæstformand Helle Friis Jensen, driftschef Jesper Christensen, inspektør Brian Stidsen, ejendomsfunktionær Connie Pedersen, ejendomsfunktionær 1. Valg af dirigent 2. Fremlæggelse af afdelingsbestyrelsens beretning for det forløbne år 3. Godkendelse af afdelingens driftsbudget for 2014/2015 4. Orientering om afdelingens årsregnskab 2012/2013 5. Indkomne forslag A. Stillingtagen til etablering af flere parkeringspladser v/afdelingsbestyrelsen B. Stillingtagen til etablering af parkeringskontrol v/afdelingsbestyrelsen C. Stillingtagen til sammenlægning af afdeling 6,7, 9 og 16 jævnfør udsendt brev af 20. november 2013 v/afdelingsbestyrelsen D. Stillingtagen til køb af rengøring af vaskerier og tørrerum v/lone Pedersen, Parkvej 25, 3. th. Vedtages forslag 5D bortfalder forslag 5E E. Stillingtagen til køb af hovedrengøring af vaskerier og tørrerum to gange pr. år v/ Lone Pedersen, Parkvej 25, 3. th. 6. Valg af afdelingsbestyrelsesmedlemmer og suppleanter A. Valg af formand På valg er: Jens Schmidt modtager genvalg B. Valg af bestyrelsesmedlem På valg er: Kirstine B. Laursen modtager genvalg C. Valg af suppleanter 7. Eventuelt Jesper Christensen 1
Pkt. 1: Karin Mortensen blev valgt som dirigent. Karin Mortensen takkede for valget og konstaterede, at afdelingsmødet var lovligt indvarslet. Pkt. 2: Jens Schmidt fremlagde afdelingsbestyrelsens beretning for året 2012-2013 Beretningen om fatter perioden 1-10-2012 til 30-9-2013. Når afdelingsbestyrelsens beretning skal skrives, er det naturligt at tage udgangspunkt i referaterne fra bestyrelsesmøderne. En af de første opgaver vi tog fat på, var at revidere den forretningsorden, der er gældende for afdelingsbestyrelsens arbejde. Der blev holdt fastelavn for børnene 10. feb. Hvor der var børn med fra afd. 6, 7 og 9. Beboermødet 24-1 hvor der var afstemning om husdyrhold og ændring af åbningstider på yderdøre. Alle forslag blev stemt ned. 7. marts repræsentantskabsmøde i Østerbo, hvor der blev orienteret om, nybyggerierne på Juulsbjerg og på Havnen, samt et klimatilpasningsprojekt, der skal forhindre oversvømmelser i fremtiden. Noget der også vil berøre vores afdeling, når det skal udføres. I forbindelse med repræsentantskabsmødet, kom det op om de tre afdelinger 6, 7 og 9, skulle mødes for at undersøge, om en sammenlægning var en mulighed. Der blev afholdt et møde midt på sommeren, og der blev det besluttet at mødes igen. Inden det møde, havde afdeling 16 meldt sig på banen, de ville gerne undersøge mulighederne for at komme med. Som det fremgår af dagsordenen er en sammenlægning, noget der skal stemmes om senere. Markvandring ( den udvendige gennemgang af afdelingen) i maj, viste at der var en del fejl og mangler. De fleste er rettet hen over sommeren f. eks. Legeredskaber oliebehandlet, sikkerhedsfejl på legehus, vippedyr defekt. De gamle legeredskaber holder kun i meget få år mere, og det forventes, at de skal skiftes meget snart. Parkeringsbåse opmærket. Rep. af kældernedgange parkvej 25, 27 og 35. Malings reparationer i vaskerier. Der er lavet kanter bedene for at holde jorden inde, en ide lånt fra Østerled. Samt diverse mindre opgaver. Økonomi: Vi har en sund økonomi i afdelingen, vi kommer ud af året med et overskud på 170 t.kr. Dette overskud skal afvikles over de næste 3 år og bliver indregnet i de fremtidige budgetter. Men når vi ser 5 til 10 år frem skal der bruges rigtig mange penge. Af de større ting, der skal laves, inden for de næste 10 år er der skiftning kældervinduer, 2
kældergulve, flere opgange trænger, hovedledninger til varme i kælder og på loftet, altaner, varmtvandsbeholdere og sidst i perioden er det tid til udskiftning af tage. Når vi ser på tallene for de næste 10 år, får vi brug for min. 2 millioner mere, selv om der er regnet med, at en del af de nye tage skal finansieres med lån. Flytninger: Vi kan se at der en væsentlig stigning i antallet af flytninger, der har før været 1 eller 2 om året. I det år der er gået har der været 10, og det fortsætter. Fra oktober til dags dato er der varslet 3 4 mere. Der er ikke større problemer med genudlejningen, det tager lidt længere tid, men der er ingen tomgang. Klagesager: Der er desværre også her en stigning i antallet. Hvad er det så der klages over? Det er: nabostøj, lugt gener, parkering, reklamer der flyder i opgangene og så husdyrhold. Inden for de sidste 2 år har der været 2 sager i beboerklagenævnet. Jeg kan ikke huske, at der har været nogen i afdelingen i de sidste 20 år. Beboerne klager måske mere nu, men det kan også konstateres, at et mindretal er ligeglade med om deres adfærd, er til gene for de mennesker, de bor i blok med. Affald: Der er på tidligere beboermøder talt om affaldsskakte, og lukning af disse. Der er et nyt regelsæt på vej, fra Vejle Kommune og AffaldGenbrug. Det ser ud til, at vi skal til at sortere i mindst 5 forskellige fraktioner. Det betyder en lukning af skakten. Det sker nok engang i 2015. Den fremtidige løsning bliver nedgravede beholdere, som dem der er ved at blive etableret i Havnegade. Den endelige løsning ved os, er ikke på plads endnu, men bestyrelsens forslag er en affaldsstation ud for midten af hver blok. Det er spændende hvad Affald- Genbrug spiller ud med. Tryghedsgennemgang: Vi har endelig modtaget rapporten, for den gennemgang af afdelingen, der blev foretaget 7-11-2012. Der er næsten 50 sider med vurderinger af, hvad der er godt og mindre godt i afdelingen, men det kan med det samme konstateres, at der ikke er forhold, der ville medføre indgreb fra bygnings- eller brandmyndigheder. Brand og redningsforhold: Der er forslag til forbedringer og brandtætning i kældre og på loftet. Der er kritik af manglende brand og røgalarmer, dårlig belægning på brandveje i græsplæne, og der foreslås parkeringskontrol for at holde adgangs- og redningsveje frie. Døre og vinduer er af en fornuftig kvalitet, låsesystemerne er i orden, der er 3
skalsikring i blokkene og belysningen er i orden. Der er pænt og velholdt i afdelingen og sikkerhedsniveauet passer til stedet og situationen. Vedligeholdelse: Der er tale om en velholdt afdeling, hvor man følger op på tingene. Det bemærkes dog, at der er mindre problemer med fuger enkelte steder, og et par nedløbsbrønde. Drift: Meget fine og velpassede haveanlæg.(ros til både Grønt og Blåt team) Det er så konklusionen på rapporten, og det egentligt nogenlunde som forventet, der er plads til forbedringer, men ingen krav til store ændringer her og nu. TREFOR og Waao! var også et af de helt store samtaleemner i det år der er gået. Der er et godt produkt, de leverer, men de har ikke været særlig professionelle. Det starter med, at der ikke er styr på, hvad beboerne har bestilt. Deres kundeservice har i perioder været ikke eksisterende. Tidsplaner for levering ikke overholdt, og de er ændret uden at informere beboerne. ØsterBO har måttet bruge rigtig mange resurser på sagen, og rigtig meget tid på at hjælpe beboere, som blev dårlig behandlet af TREFOR og Waoo! kundeservice. Det er nok også den sag, der har resulteret i det største antal telefonopkald til mig i det år, der er gået. Der er blevet stille igen, så jeg går ud fra, at det kører, som det skal. Den almindelige drift af afdelingen, har efter bestyrelsens mening, kørt tilfredsstillende. Det har dog i perioder kunnet mærkes, at der har været mindre bemanding på grund af sygdom og barsel. Tak til det grønne og blå team, tak til ØsterBO s administration og Bestyrelse. Sidst men ikke mindst, tak afdelingens beboere for den tillid i har vist afdelingsbestyrelsen i det år, der er gået. Bestyrelsens beretning blev godkendt. Pkt. 3: Budgettet blev fremlagt af Jens Schmidt. Budgettet blev godkendt. Pkt. 4: Forsamlingen ønskede ikke årsregnskabet gennemgået. Pkt. 5: 5.A. Stillingtagen til etablering af flere parkeringspladser Ved håndsoprækning. For forslaget: 15 Imod forslaget: 2 Forslaget blev vedtaget. 4
Kan man ikke bare benytte den nye p-plads ved miljøstationen. Nej, parkeringspladsen tilhører afd. 9. Der kan lejes en p-plads for 150 kr. pr. måned ved henvendelse til ØsterBO s administration. 5.B. Stillingtagen til etablering af parkeringskontrol Ved håndsoprækning. For forslaget: 8 Imod forslaget: 8 Forslaget er faldet. 5.C. Stillingtagen til sammenlægning af afdeling 6,7, 9 og 16 jævnfør udsendt brev af 20. november 2013 Jens Schmidt konstaterede, at sammenlægning af afdelinger havde været vendt på afdelingsmøderne de seneste år. Afdelingsbestyrelsen opfordrede til, at man stemmer for forslaget. Ja til sammenlægning: 28 Nej til sammenlægning: 6 Forslaget blev vedtaget. 5.D. Stillingtagen til køb af rengøring af vaskerier og tørrerum Ved håndsoprækning. For forslaget: 28 Imod forslaget: 6 Forslaget blev vedtaget. Vi skal gøre opmærksom på, at det stadig påhviler lejer efter endt brug af hhv. vaskeri og tørrerum, at lokalet skal afleveres i pæn stand, uanset om rengøring en gang om måneden vedtages eller ej. Arbejdsbeskrivelse: Udføres hver 14. Dag: Tjek af vaskeri, som ordningen er i dag. Udføres 1 gang pr. måned i vaskerier Afvaskning af maskiner udvendigt. (Sæbeskåle mm. skal fortsat rengøres af lejer efter et hvert brug). Afvaskning bag maskiner Afvaskning af bord, vask, vindueskarme mm. Gulvet fejes og vaskes Nedfejning af lofter og vægge for støv og spindelvæv tages efter behov. Udføres 1 gang pr. måned i tørrerum Afvaskning af bord, hylder, vindueskarme mm. 5
Gulvet fejes og vaskes Nedfejning af lofter og vægge for støv og spindelvæv tages efter behov. Udføres hvert kvartal: Pudsning af vinduer og afvaskning af evt. radiatorer i hhv. vaskeri og tørrerum. NB: Da tørrerummene aflåses af beboerne, når de er i brug, vil der blive hængt en seddel på døren med en fast dag om måneden, hvor disse rengøres, og derfor ikke må benyttes. Skulle rummet alligevel være optaget på denne dag, foretages der ikke rengøring før måneden efter. Da forslag 5D blev vedtaget bortfaldt forslag 5E. Pkt. 6: 6A: Jens Schmidt blev genvalgt 6B: Kristine B. Laursen blev genvalgt Pkt. 7 6C: 1. suppleant: Lis Dalby Parkvej 25, st.th. 2. suppleant: Information: Affaldshåndtering Vejle Kommune har nu besluttet hovedmodellen for den fremtidige håndtering af affald. Fremover vil affald skulle sorteres i min. 5 fraktioner. Grønne poser (organisk indhold) i egen container Sorte poser (restaffald) i egen container Plast Papir/pap Metal (Flasker/glas måske samme løsning som i dag) Det betyder, at grønne og sorte affaldsposer ikke fremadrettet kan komme i den samme container, da de ikke må blandes. Konsekvensen vil være, at nedfaldsskakterne skal lukkes, og der skal i stedet etableres miljøstationer, hvor beboerne kan sortere i de enkelte fraktioner. Samtidig indføres betydelig højere strafafgift for usorteret affald, også hvis indholdet i de sorte og grønne poser ikke er korrekt. ØsterBO og AffaldGenbrug vil i 2014 samarbejde om en model for, hvordan de fremtidige miljøstationer skal fungere og hvilke krav der er til tømningsmuligheder. Spørgsmål og kommentarer: Trailer der optager p-pladserne, kan man ikke få dem fjernet? Der vil igen blive påsat seddel på trailer, med påbud om at fjerne sin trailer. Ligger man inde med oplysninger på indehaverne af trailerne, kontakt venligst inspektøren. 6
Har det nye byggeri HavneBO, tilladelse til at benytte miljøstationen på Parkvej? Ja, HavneBO og de øvrige afdelinger i Østbyen har nøglebrik til miljøstationen. Der skal igen i år, tildeles utrolig stor ros til medarbejderne i Park & Anlæg og Service, for at de holder områderne så fint. I kældrene skaller belægningen af gulvet. Belægningen skal skiftes på et tidspunkt, afventer forsøg på ny belægning. Ved udkørsel fra Parkvej til Valløesgade, er udsynet meget dårlig. Man skal langt ud på Valløesgade, (med risiko for påkørsel) inden man kan orienterer sig ordentlig. Inspektøren kontakter Vejle Kommunen med problemet. De nye døre lukker ikke ordentlig i. Der findes/kommer en løsning på problemet. Parkvej 17, st.tv. kan ikke åbne døren fra sin dørtelefon. Montør rekvireres. Maling på altan skaller på: Parkvej 19, st.th Parkvej 15, 2 tv. Parkvej 33, 3 tv. Inspektøren kommer på besigtigelse. Bestyrelsen ser herefter således ud: Formand bestyrelsesmedlem bestyrelsesmedlem Jens Schmidt, Parkvej 23, 2. th. Kristine B. Laursen, Parkvej 15, st.tv. Hanne R. Kring, Parkvej 25, 1. th. 1. supplant Lis Dalby, Parkvej 25, st.th. 2. supplant I ønskes alle et rigtig godt nytår og vi glæder os til et godt samarbejde i 2014. Ref.: 27. januar 2014 7