DANSKE FÆRGER A/S KOMMUNIKATIONSPOLITIK - EJERNE - KUNDER - SAMARBEJDSPARTNERE - MEDIER & OFFENTLIGHED - MYNDIGHEDER - MEDARBEJDERE - HJEMMESIDE Færgens kommunikation bygger på åbenhed, og skal opfattes som troværdig og professionel. - 1 -
Kommunikation med ejerne. Vi ønsker at tilsikre, at ejerne modtager relevant, korrekt og aktuel information om selskabets virke, mål og resultater. Dette sker bl.a. gennem bestyrelsesmøderne, men også via den løbende information til bestyrelsen om månedsresultater og anden vigtig information, der indtræffer mellem de planlagte 5-6 årlige bestyrelsesmøder. Ad hoc møder afholdes mellem Formandskabet og Direktionen. Formandskabet informerer løbende ejerne. Kommunikation med kunder. For at sikre optimal dialog med vores kunder kommunikerer vi i et klart og tydeligt sprog. Vi giver vore kunder aktuel og dækkende information om Færgens produkter og sejladser. Færgen sikrer, at kunderne løbende opdateres om bookinger, trafikinformation og sejladsændringer på Færgens hjemmeside, sms og mail. Kommunikationen med kunderne sker via en vifte af kanaler: Når kunden har booket en billet, sender vi en bekræftelse på mail/sms. Tre dage før afrejse sender vi en info-mail, hvor vi minder om turen og giver ekstra information, som kan være nyttig for kunden. Ved eventuelle ændringer i sejladsen/aflysninger sender vi hurtigst muligt en sms/mail med relevant information til kunden og på rederiets hjemmeside kan man herefter læse mere under trafikinformation. Kaptajnen giver under sejladsen information til kunderne om vejr, bølger, ankomsttidspunkt mm. Ud over den direkte kontakt (i kundeservice, check-in og ombord på færgerne) er vi i dialog med kunderne via faergen.dk og et on-line henvendelsessystem, på telefonerne samt på Facebook. Vi prioriterer, at den enkelte kunde får et personligt svar på sin henvendelse til os. Vi arbejder målrettet på at opretholde en høj kundetilfredshed, hvorfor kunderne regelmæssigt kontaktes med henblik på feedback om deres oplevelse hos os. Derudover kontaktes udvalgte grupper af kunder regelmæssigt af et bureau, som via e-mail laver større kundeundersøgelser for Færgen. - 2 -
Kommunikation med samarbejdspartnere. Vi tilsikrer, at vores samarbejdspartnere modtager relevant og korrekt information om selskabet. Dette sker bl.a. via rettidig offentliggørelse af årsrapporter i overensstemmelse med gældende regler. Endvidere modtager banker og øvrige samarbejdspartnere budgetter, tertialrapporter og lignende informationer for at sikre, at Færgens udvikling og risici løbende er kommunikeret. Vi samordner markedsføring for destinationerne med vores kommercielle samarbejdspartnere. Vi involverer os aktivt i, hvad der sker ude på de øer vi sejler til og vi deltager aktivt i markedsføring af øerne. Det betyder bl.a., at vi løbende udsender pressemeddelelser om spændende tiltag ude på øerne, om debatseminarer osv., hvor Færgens ledelse eller medarbejdere deltager. Det skal være medvirkende til, at Færgen bliver synlig i forhold til offentligheden og at flere får lyst til at besøge de danske øer, som derved øger trafikken på vores ruter. Kommunikation med medier, lokalsamfund og den brede offentlighed. Vi ønsker, at kommunikation med pressen, lokalsamfund og den brede offentlighed skal være troværdig, professionel og bygge på åbenhed og tilgængelighed, så langt som kontrakter og konkurrenceforhold tillader det. En åben og saglig kommunikation synliggør virksomheden og vores aktiviteter. Vi har en målsætning om hurtig reaktion på henvendelser fra pressen og vi sørger for, at det altid er de rigtige medarbejdere med aktuel viden, der kommunikerer med omverdenen. Vi sender løbende pressemeddeleler ud om trafik, årsrapporter og andre emner, som har nyhedsværdi for vores interessenter. Pressemeddelelser/nyheder lægges på rederiets hjemmeside, og fotos stilles gratis til rådighed for presse og medier. Som virksomhed er vi vort sociale og miljømæssige ansvar bevidst, og offentligheden kan læse om os og om konkrete tiltag i årsrapporterne. Rapporterne er tilgængelige på rederiets hjemmeside. Danske Færger A/S følger principperne i Statens Ejerskabspolitik, medmindre det af konkurrencemæssige årsager ikke er hensigtsmæssigt. - 3 -
Kommunikation med myndigheder. Vi arbejder kontinuerligt på at opretholde en høj sikkerhed til søs og i den forbindelse er myndighederne vigtige samarbejdspartnere. Rederiet har et ISM-system, som er et arbejdsredskab, der dels skal minimere risici for skader og ulykker og dels skal være med til at sikre, at eventuelle kriser bliver håndteret på en effektiv måde, så myndigheder, klassifikationsselskaber, havne mm. hurtigt får relevant information. Danske Færger A/S opererer i overensstemmelse med IMO`s regler og er af Søfartsstyrelsen godkendt med relevante udstedte certifikater. Kontakten til myndighederne varetages som udgangspunkt af rederiets nautiske inspektører. Kontakt til klassifikationsselskaber, Søfartsstyrelsen og andre interessenter i forhold til afvikling af den operative drift af skibene varetages som udgangspunkt af rederiinspektørerne på hver deres respektive ansvarsområde. Inspektørerne orienterer f.eks. Søfartsstyrelsen om planlagte værftsophold, vedligehold på skibenes MES (redningsflåder) osv. Kommunikation med medarbejdere. Færgens interne kommunikation skal skabe forståelse blandt medarbejderne for Færgens forretning samt understøtte medarbejderen i dennes daglige virke. Et godt informationsniveau er med til at sikre en høj grad af tilfredshed blandt medarbejderne i rederiet og det er vores mål, at medarbejderne i dagligdagen føler sig godt informeret om, hvad der foregår ikke bare i deres egen afdeling men også i andre afdelinger, samt på leder- og direktionsniveau. Til dette anvendes udover forskellige mødestrukturer med den øverste, såvel som daglige, ledelse rederiets medarbejderportal. Kommunikationen med medarbejderne har endvidere specifikt til formål at vise et øjebliksbillede på afviklingen af sejladserne, herunder uregelmæssigheder i sejladsen. Hertil benyttes medarbejderportalen, SMS-meddelelser samt trafikinfo på mail. Nyheder distribueres via medarbejderportalen og nyhedsbreve. Derudover modtager medarbejderne mundtlig information på 4Fmøder/afdelingsmøder/medarbejdersamlinger og ledersamlinger. På rederiets medarbejderportal kan medarbejderen finde anden relevant praktisk information, såsom politikker og retningslinjer, overenskomster, sejlplaner, vagtplaner, organisation m.m. Medarbejderportalen opdateres dagligt. - 4 -
Færgens hjemmeside. Vi ønsker åbenhed og gennemsigtighed omkring Færgen. Derfor er disse informationer offentligt tilgængelige på Færgens hjemmeside: Årsrapporter, vedtægter, forretningsorden Regularitet Befordringsbestemmelser Kommunikationspolitik - 5 -