Dagsorden for beboermødet d. 23. marts 2009 kl. 19:30 i baren i centerbygningen Louise startede med at byde velkommen til mødet. Der er ca. 30 fremmødte beboere til mødet samt 5 medlemmer fra rådet. Valg af dirigent Christian 12B er valgt som dirigent. Valg af referent Cecilie 19C er valgt som referent. Godkendelse af referat fra sidste beboermøde Referatet fra sidste beboermøde er godkendt uden ændringer. Godkendelse af dagsordenen for dette møde Der er indsat et nyt punkt vedrørende kontrakt for rækkerepræsentantens nøgleudlevering efter punktet omhandlende forbrugsafregning. Beboerrådets beretning Rådet har fået 5 nye medlemmer, hvilket har givet en indlæringsperiode. En af rådets første opgaver var at ansætte en ny centerleder, hvor Stephanie 9E tiltrådte 2. marts. Rådet siger tak til den tidligere centerleder (Rasmus 1A) for godt samarbejde. Det var i en kort periode muligt at indbetale til telefonkontoen via netbank, men grundet skift i centerlederstilling er dette ikke muligt midlertidigt. Grundet klager vedrørende hunde arbejder rådet i øjeblikket på en løsning med et hunderegister. Dette kræver dog en vedtægtsændring, og vil blive taget op senere på mødet. I starten af januar var der brug for en hovednøgle, men eftersom hverken centerleder eller rådsformand var hjemme, var det nødvendigt at kontakte inspektørerne. Derfor har rådet besluttet at udnævne endnu en hovednøgleansvarlig, som kan kontaktes. Trørød Kollegiet har været repræsenteret ved åbent hus arrangementet på DTU. Ved samme lejlighed var det muligt at komme ud og besøge kollegiet, hvilket 2 personer benyttede sig af. Kollegiet har fået en ny gruppe, avis gruppen, som på forsøgsbasis vil lave en husstandsomdelt avis med små artikler og en kalender. Aftalen med børnehaven omkring fællesvejen er faldet på plads, med en fordeling på 26% til børnehaven og 74% til kollegiet.
Der blev stillet spørgsmål omkring om det var en stigning, hvilket det er eftersom børnehaven ikke har betalt noget tidligere. Snerydning og saltning er indtil nu ikke dækket af aftalen. Inspektørernes beretning Inspektørene kunne desværre ikke være der, men har udsendt en beretning, som gælder for hele året eftersom der ikke er grundlag for at lave 2 beretninger om året. Beretningen er sendt ud per mail og hænger på opslagstavlen. Hovedpunkter i beretningen: Forbrugsafregning Udvidet skadedyrsbekæmpelse Udsugningsanlæg vil blive udskiftet løbende Nyt fyr Der var ingen spørgsmål til beretningen. Centerlederens beretning Der er ansat ny centerleder per 2. marts Nøgleudlevering til centerbygning og festlokale kører. Centerlederen har problemer med adgangen til konto 25 og telefonsystemet, men dette bliver løst hurtigst muligt. Centerlederen har åbent tirsdag, fredag og søndag og kan kontaktes via kontaktformularen på hjemmesiden. Beretninger fra diverse udvalg Barudvalget Erik 20F er ny formand for baren. Baren har afholdt fastalavnsfest, hvor der var over 40 tilmeldte. Baren holder åbent første fredag i måneden og opfordrer folk til at komme ned og hygge sig med dem. Hvis folk har forslag til bar arrangementer er de velkomne til at kontakte baren via kontaktformularen på hjemmesiden. Baren informerer om, at der er Tour De Rækkehus 25. april. Netværksudvalget Jesper 19D. Der har været problemer med internettet siden midt i 2008 og det blev værre indtil der kom nyt udstyr i december 2008. K net har fået hurtigere internet, så hastigheden burde være væsentlig forøget i forhold
til tidligere. Netgruppen har fået nye medlemmer, men mister også nogle ved fraflytning. Netgruppen vil gerne have flyttet udstyret væk fra fyret. Der er lukket for spam på mailen. Det er nu muligt at booke motionsrum på hjemmesiden. Hvis der er nogle, der ikke har en fungerende kollegie mail, eller har andre spørgsmål, så kontakt netgruppen via kontaktformularen på hjemmesiden. Aktivitetsforeningen Mark 14D er formand for aktivitetsforeningen. Aktivitetsforeningen har for nyligt afholdt et paintball arrangement uden alt for mange blå mærker. Søndag d. 10. maj bliver der afholdt frisbee golf i Kokkedal. Efter påske starter der udendørs fodbold igen. I juni vil der blive afholdt et GoKart arrangement. I slutningen af august vil der blive afholdt sommerfest. Der er ikke legetøj i mariehøjcenteret mere, så derfor er børnegymnastik aflyst. Hvis der er nogle, der har tid og legetøj er de velkomne til at starte børnegymnastik op igen. Tiderne kan også bruges til andre aktiviteter. Bl.a. blev det nævnt, at der i Mariehøjcenteret er en klatrevæg. Fordi vi er en forening kan vi gratis bruge kommunens faciliteter. Antallet af haltider er blevet udvidet i forhold til tidligere. De ekstra tider vil primært blive brugt til badminton og svømning og er gældende fra efter sommerferien. Der er ved at blive startet et kollegie kor anført af Christina 11C, der har sunget gospel i flere år. Hvis der er nogle, der har nogle forslag til aktiviteter er de velkomne til at bruge kontaktformularen på hjemmesiden. Spørgsmål Der blev spurgt om det var muligt at spille udendørs tennis, men kommunen har ingen baner, de kan stille til rådighed. Miljøudvalget Asbjørn 11A. Miljøudvalgets formål er at undersøge, hvordan miljøet på kollegiet kan forbedres. Tidligere aktiviteter er forbrugsafregningen. Der er tanke om øget fokus på batteriindsamling og forbedret affaldssortering.
De er åbne for forslag og nye medlemmer. Brug kontaktformularen på hjemmesiden. Forbrugsafregning: I de seneste 4 uger har der været en Techem mand på kollegiet i nærmest døgndrift for at få det sidste til at virke. Forbrugsafregning burde virker fra dags dato, hvorefter Techem har 2 dage til at kontrollere at det virker. Der er møde kl. 14 torsdag hos inspektørerne, hvor inspektørerne, Mark 14D og rådet er repræsenteret. Er det alt der virker, eller er der stadig defekte målere. Techem har været alle målere igennem og har brugt meget tid på at ordne forstoppede målere, rottebid mv. Virker internetdelen: Alle burde få en mail med brugernavn og password snarest med adgang til forbrugsaflæsningen. Fundraising gruppen Fundraising gruppen er en nystartet gruppe startet af Asbjørn 11A og Maria 11B. Formålet med gruppen er at skaffe forbedringer til kollegiet uden at vi selv behøver at betale. Første ansøgning er på vej og dækker en ny fyrcentral og nye varmerør. Der er en ansøgning til IKEA til nyt køkkenudstyr. Hvis der er nogle, der har forslag til fonde, der kan søges, så kontakt fundraisinggruppen. Husk det kun er fantasien, der sætter grænser. Fonde til nyt fyr. Det skal være fonde, der uddeler hele tiden og fonde, der giver store beløb. Der er 5 7 fonde, der kan søges. Fundraising gruppen ønsker sig flere medlemmer. Brug kontaktformularen på hjemmesiden. Fyr gruppen Asbjørn 11A. Fyrgruppen opstod i vinter, da fyrets tilstand blev meget kritisk. Første formål var at få fyret til at overleve vinteren, hvilket heldigvis næsten er lykkedes. Derudover undersøger fyr gruppen mulighederne for en ny varmecentral. Fyr gruppens arbejde er midlertidigt overgået til fundraising gruppen. Forhåbentligt er det ikke nødvendigt at starte fyr gruppen op igen, idet der meget gerne skulle komme et nyt fyr til sommer. Status på fyret: Den ene del er helt i stykker og det andet kører på fulde pumper. Tk øl Christian 12B.
Øl gruppen har brygget en enkelt øl, en Ale, som er blevet yderst vellykket. Det næste projekt er en stout, som der skal findes en dag til. Det tager lang tid at brygge, så derfor er det svært at nå på en hverdagsaften. Alle er velkomne til at være med. Det koster 100 kr. Øl gruppen kan kontaktes ved brug af kontaktformularen på hjemmesiden. KAF Solvej 15F Resultatet af seneste kanalafstemning kan ses på kaf.nu. Kanal 4 bibeholdes, men TV2 sport ryger. Den nye pakke træder i kraft 1. april. Folk opfordres til at stemme ved kanalafstemning eftersom det er ca. 300 mennesker der stemmer ud af 1700, så vi har stor indflydelse. Der arbejdes på at finde en ny udbyder, som kan tilbyde et individuelt programvalg eller pakker. Et forsigtigt skøn er, at en mulig løsning vil blive implementeret januar 2010. Som mange nok har opdaget har der det seneste stykke tid været problemer med signalkvaliteten. Det er ikke helt klart, hvor problemet ligger, men det vil blive løst snarest. Der har en overgang været manglende kanaler, men disse skulle gerne været kommet igen. KAF kan kontaktes ved at skrive en mail til Kasper, tk8a2@tkol.dk. Jesper 19D: Jesper fortæller, at Bergsøe kollegiet ikke har problemer med signalet mere. Erik 20F: Får vi tv3 puls? Selvom kanalen er gratis, skal der stadig betales coda afgift, så den er reelt ikke gratis. TV3 puls installeres når der kommer tekniker 1. april. Avis gruppen Lasse 11C. Der bliver lavet en kollegie avis, da der er mange, der ikke bruger mailen og hjemmesiden. Der vil være en kalender i avisen, hvor de forskellige udvalg melder datoer ind i god tid. Avisen vil udkomme 4 gange om året. I avisen vil der være gode råd og forslag til alle kollegianere, fx et halvtag til barnevogne som ikke ødelægger muren. Avisen vil i første omgang være på forsøgsbasis og alle opfordres til at give respons. PAUSE Meddelelser fra bestyrelsen Der er ingen meddelelser fra bestyrelsen. Bestyrelsen holder møde den 2. april. Fremlæggelse af kollegiets budget for 2008 / 2009 godkendelse af budgettet
Cecilie 19C. Antennebidraget bliver bibeholdt på 207 kr. om måneden. I driftbudgettet er post 10 steget i forhold til tidligere grundet en ekstra ansat hos PKS efter at indstillingsudvalget er lagt over til dem. Der vil komme en huslejestigning på 3.7% svarende til inflationen. Lejetabet forventes at blive på 20.000 kr. Langtidsbudgettet og tilstandsrapporten skal læses i sammenhæng, hvor tilstandsrapporten giver en uddybning af langtidsbudgettet. Der blev gjort opmærksom på, at der står underskud i regnskabsberetningen, hvor det aktuelle resultat er et overskud. Dette vil blive rettet. Det spørges om, der er regnet på, om det kan svare sig at fremskynde skiftningen af belysning. Det er svært at fremskynde tiltag på budgettet. Der blev også spurgt om, det er muligt at udskifte alle pærerne med sparepærer, men hvis man skifter pærer nu, vil det nok være en anden slags, der skal benyttes i de nye modeller. De bliver løbende skiftet ud med sparerpærer. De nuværende lamper er udgåede modeller. Der blev spurgt om varigheden af at udskifte et nyt fyr. Det vil tage ca. 2 måneder fra der bliver skrevet under til det nye fyr er i drift. Dette varierer dog fra tilbud til tilbud. Budgettet er godkendt med forbehold for de små rettelser. Drøftelse af signalværdiens betydning ved sponsorater. Hvilke reklamer er ikke acceptable? Bettina 20F. Når der søges sponsorater, er det typisk, at det pågældende firma gerne vil have en reklame på produktet. Hvilke reklamer er acceptable og hvilke ikke? Det diskuteres om det ikke er vigtigere at børn har et sted at lege i forhold til at kigge på en reklame. Dette er specifikt i forbindelse med reklamesponsorerede legepladser, men det kan også være andre ting, der kan sponsoreres. Der var snak om, hvilken vej beslutningen om et sponsorat skulle tages. Det pointeres, at det er en dårlig ide først at søge et sponsorat og derefter sige nej til det, fordi kollegiet ikke vil. Det er os, der skal komme med forslaget til, hvad firmaet skal have ud af sponsoratet. Reklamerne skal helst ikke være for store. Det foreslås, at der bliver en side på hjemmesiden og en opslagstavle, hvor sponsorater bliver nævnt. Det er svært at definere en retningslinie for brugen af reklamer. Ved den første ansøgning skal det tages op på førstkommende rådsmøde, hvor det så er muligt at diskutere nogle
retningslinier. Generelt var stemningen, at reklamerne ikke må være for store, og firmaer med negativ omtale bør undgås. Forslag til ændring af husordenen, således at alle hunde på kollegiet skal registreres med billede. Dette vil blive fremlagt på mødet. Der var livlig debat om emnet, men der var generelt positiv stemning for et hunderegister. Det foreslås, at det i samme omgang kontrolleres, at der kan fremvises en lovpligtig forsikringspolice, så hunden kan registreres med forsikringsnr. Tidligere har der været katte og hunderegister på kollegiet. Og det ønskes, at katte skal registreres tilsvarende. Det foreslås at der bliver sat en lås på lågen ved Gøngehusvej, så der er knap så mange fremmede, der går tur på kollegiets område. Det undersøges, om dette kan være muligt mht. børnehaven mv. Ved overfald skal hunden afskaffes straks. Der udtrykkes ønske om at billede og lejligheds nr. er offentlig på hjemmesiden. Der gøres opmærksom på vedligehold af systemet. Netgruppen foreslår at de kan vedligeholde listen eftersom de er ude ved alle nye beboere samt opdaterer hjemmesiden. Ellers bliver det skrevet ind i velkomstfolderen og husordenen, hvor indflyttere skal indsende oplysninger til rådet. Der blev også stillet forslag til, at rækkerepræsentanterne kan opdatere liste i og med at de også er ude ved indflyttere. Der stilles spørgsmål ved pasning af hunde, hvordan det registreres. Det er ikke lovligt at skelne mellem hunderacer. Rådet indkalder til et ekstraordinært beboermøde umiddelbart før et rådsmøde, hvor der vil være afstemning om den rigtige formulering til vedtægterne. Afstemning angående forbrugsopgørelse: o Ønskes der en afstemning om model A/B nu eller ønsker beboerne at vente til beløbene er fastsat? o Ønskes der model A eller B? Model A: Der tilbageholdes en del af depositummet ved fraflytning (ca. 2000 kr.), hvoraf evt. overforbrug kan modregnes ved den årlige forbrugsopgørelse. Model B: Tvungen forbrugsopgørelse ved fraflytning mod betaling. Herefter afregnes over/underforbrug. Status på forbrugsafregning. PKS kan ikke sige, hvor meget de vil tilbageholde eftersom systemet ikke har kørt i et år endnu. Asbjørn 11A pointerer, at vi i princippet er nødt til at vente 1½ år før PKS har alle informationerne. I øjeblikket betaler vi 300 kr. for
ekstraordinære afregninger til Techem, som selv prisregulerer beløbet. Der blev stillet spørgsmål om, det var muligt at differentiere beløbene, som PKS tilbageholder, så dem der flytter ud i september får tilbageholdt mindre end dem, der flytter ud i juli. Det vil dog være for administrativt besværligt for PKS, så alle vil få tilbageholdt det samme beløb. Der blev stillet spørgsmål om, det ikke ville være billigere at betale PKS, så de aflæser forbruget på hjemmesiden og opkræver efter dette. Dette vil ikke være muligt, da tallene fra hjemmesiden er enheder og varmedelen ikke kan omsættes direkte til penge. Derudover viser hjemmesiden kun egen lejligheds forbrug. Der betales for en årlig opgørelse i august til Techem, men derfor bliver man alligevel opkrævet 300 kr. ved udflytning i august. Der blev lavet 2 afstemninger. 1. afstemning For: 18 Imod: 8 Der var stemning for, at vi tager en beslutning nu i stedet for at udskyde beslutningen. 2. afstemning For 13 Imod: 14 Der var snævert flertal for, at der bliver opkrævet 300 kr. ved hver fraflytning i stedet for at tilbageholde ca. 2000 kr. Konklusionen er, at forbrugsafregningen fortsætter som det har været hidtil. Kontrakt ved udlån af rækkerepræsentantens nøgle. Der stilles forslag om, at der ligger en kontrakt, som rækkerepræsentanterne kan bruge ved udlån af rækkerepræsentantens nøgle. Dette gøres for, at der ved uheld kan anbringes et ansvar. Er det okay, at der er en kontrakt til udlån af rækkerepræsentantens nøgle? For: 13 Imod: 3 Forslaget er vedtaget, så der udarbejdes en kontrakt ved udlån af nøglen. Det pointeres at det ikke er en pligt, men rådet opfordrer til, at det gøres som standart. Ekstraordinært valg af suppleanter til rådet. Der skal vælges et variabelt antal suppleanter. 1. suppleant: Dennis 20B
2. suppleant: Maria 11B Indkomne forslag Lasse 11C foreslår, at der bliver lavet en basketbane på kollegiet. Han spørger, om det vil være okay at inddrage en af legepladserne til basketbane. Det foreslås at en af haltiderne benyttes til basket. Eventuelt Nicklas 9E spørger, om det er den enkelte række som har ejerskabet over legepladsen i rækken. Det er hele kollegiets legepladser, så hvis der er forslag til brug af legepladserne, så mød op til et rådsmøde. Charlotte 4C foreslår, at skraldespandene gøres større eller flyttes op til centerbygningen, så der ikke er så meget svineri ved tømning af skraldespandene. Dette tages op på næste rådsmøde. Der spørges til fejlen omkring udsmidning af CVR registrerede virksomheder. Der er udsendt en undskyldning til de berørte. Sagen er lukket, da der ikke er nogle i PKS, der vil indrømme, hvor fejlen er sket. Asbjørn 11A: Der er registreret tyverier og tyveri forsøg på biler på kollegiet. Der foreslås en lås på lågen ved Gøngehusvej. Der blev debatteret for og imod en lås på lågen. Det skal undersøges, hvor meget vi må. Vil generne være større end det gavner? Dette tages op på et rådsmøde. Tak for et godt møde med god ro og orden.