Vejledning til afholdelse af MUS/GRUS BAGGRUND Af Personaleudviklingspolitikken på Roskilde Universitet fremgår det, at: Alle medarbejdere med mere end 1 års ansættelse skal have en obligatorisk medarbejderudviklingssamtale med deres leder. Undtaget herfra er eksterne lektorer, undervisningsassistenter og studenterundervisere. Vedlagte vejledning er inspiration til at tilrettelægge gruppeudviklingssamtaler (GRUS) og medarbejderudviklingssamtaler (MUS) som et led i de enkelte medarbejderes udvikling. MUS OG GRUS Udviklingssamtaler kan afholdes enten som individuelle (MUS) eller i grupper (GRUS). En udviklingssamtale er en tilbagevendende samtale, hvor leder og medarbejder kan føre en velforberedt, konstruktiv og struktureret samtale om den fælles arbejdssituation. Fokus er på den enkeltes udvikling og den enkeltes rolle i helheden. Medarbejderudviklingssamtalen (MUS) skal ses som et supplement til den daglige dialog om den enkelte medarbejders kvalifikationer, ledelsens og den enkeltes prioriteringer, efteruddannelse, arbejdsklima m.v. og som har positive og fremadrettede konsekvenser for lederen og medarbejderen. En gruppeudviklingssamtale minder om den traditionelle individuelle samtale blot med den forskel, at flere kolleger deltager i samtalen. Gruppeudviklingssamtaler (GRUS) giver mulighed for at integrere udviklingen af individuelle kompetencer med udviklingen af afdelingens eller forskergruppens vision, mål og kompetencer. En gruppeudviklingssamtale (GRUS) fokuserer almindeligvis på samspil, feedback og kommunikation mellem kolleger eller gensidig forståelse af udfordringer i dagligdagen. Da mange opgaver løses i tæt samarbejde, hvor de involverede koordinerer, sparrer og sammen løser opgaver, er gruppeudviklingssamtaler en god mulighed for at drøfte den enkeltes udvikling i forhold til gruppens opgaver, mål og udfordringer. Fælles opfattelse er nødvendig for at styre mod fælles mål. Og fælles forståelse af problemstillinger og målsætninger kan i GRUS danne grundlag for en diskussion af nye perspektiver på den enkelte medarbejders job. Samtidig åbner det nye muligheder for en dialog om koblinger, grænseflader og hvilke konsekvenser ændringer af arbejdsgange et sted vil få et andet sted.
Afholdelse af gruppeudviklingssamtaler kan give leder og medarbejdere følgende gevinster: En fælles opfattelse af gruppens og den enkeltes opgaver i forhold til enhedens overordnede mål og aftaler En fælles opfattelse af samarbejdet i den forløbne periode Fælles opfattelse af hvilke kompetencer vi skal udvikle i gruppen og hver især En dybere forståelse af hinandens kvalifikationer, holdninger og værdier Et bredere og mere nuanceret blik på de forhold der har betydning for vores arbejdsmiljø og arbejdsglæde Større kendskab til og mulighed for at støtte hinanden i at gennemføre udviklingsplanerne. En direkte og aktiv videndeling En fælles forståelse af gruppens og den enkeltes opgaver og hvad der kræves af både gruppen og den enkelte i fremtiden Gensidigt forpligtende aftaler mellem deltagerne i gruppesamtalen MUS ELLER GRUS? Ledelsen beslutter, hvordan udviklingssamtalerne på tjenestestedet skal afvikles, herunder om samtalerne skal afvikles som medarbejderudviklingssamtaler eller som gruppeudviklingssamtaler. En mulighed er at nogen udviklingssamtaler afvikles som individuelle samtaler og andre som gruppeudviklingssamtaler. Hvis ledelsen beslutter at afvikle udviklingssamtalerne helt eller delvist som gruppeudviklingssamtaler, skal grupperne inddeles. Grupperne kan f.eks. inddeles efter organisatoriske eller stillingsmæssige forhold. Lederen kan f.eks. vælge at afholde GRUS med VIP erne fordelt på forskergrupper eller med TAP erne fordelt på administrative enheder (f.eks. ledelsessekretariatet for sig og studiesekretariatet for sig). Lederen kan også vælge at afholde GRUS med grupper på tværs, f.eks. forskergruppeledere eller studieledere, som måske kan have særlige behov for at drøfte deres udfordringer og forventninger på tværs af forskergrupper eller studier. Grupperne skal helst have en størrelse, som giver mulighed for en god og konstruktiv drøftelse, hvor alle parter har mulighed for at komme til orde. Der anbefales en gruppestørrelse på 5-10 personer. PROCES Ledelsen udarbejder forslag til en plan for afholdelse af udviklingssamtaler. Planen kan evt. drøftes i det lokale samarbejdsudvalg eller på personalemøde, så alle medarbejdere kender tidsplanen og ved hvad der skal ske. Rektor afholder MUS/GRUS med prorektor, universitetsdirektøren og samtlige institutledere. Institutlederen afholder MUS/GRUS med sekretariatslederen. Det er institutlederen og sekretariatslederen som afholder MUS/GRUS på det enkelte institut. I Fællesadministrationen afholder universitetsdirektøren MUS/GRUS med de enkelte kontorchefer, som afholder MUS med evt. mellemledere og øvrige medarbejdere. Der kan i den enkelte afdeling aftales at mellemlederen aftaler MUS/GRUS med de medarbejdere, den pågældende har personaleansvar overfor. Side 2 af 5
En plan for udviklingssamtaler kan indeholde følgende trin: Gruppeudviklingssamtale (GRUS) Indkaldelse til GRUS. Se pkt. 1. Forberedende møde mellem leder og medarbejdere Se pkt. 2. Forberedelse. Se pkt. 3. Afholdelse af GRUS. Se pkt. 4. Konklusion. Se pkt. 5. Opfølgning. Se pkt. 6. Medarbejderudviklingssamtale (MUS) Indkaldelse til MUS. Se pkt. 1. Forberedelse. Se pkt. 3. Afholdelse af MUS. Se pkt. 4. Konklusion. Se pkt. 5. Ønsker til uddannelsesaktiviteter. Se pkt. 7 Ønsker til uddannelsesaktiviteter. Se pkt. 7 1. Indkaldelse til MUS/GRUS Lederen indkalder de relevante medarbejdere til MUS/GRUS. Indkaldelse skal ske i god tid, hvilket ifølge Personaleudviklingspolitikken betyder mindst 14 dage før afholdelse af udviklingssamtalen. Til en MUS afsættes 1-2 timer, mens en GRUS forventes at tage 2-4 timer. Det er vigtigt, at der er afsat det nødvendige frirum i kalenderen. 2. Forberedende møde mellem leder og gruppen af medarbejdere Et positivt udbytte af GRUS afhænger dels af den tillid, der er mellem samtaleparterne, dels af at parterne forbereder samtalen grundigt. Lederen er ansvarlig for, at der udsendes en skematiseret dagsorden for samtalen som hjælp til forberedelsen af samtalen. Udviklingssamtaler skal kobles til visionen. Derfor kan et forberedende møde starte med, at lederen giver sit bud på, hvor enheden bevæger sig hen og hvilke udfordringer enheden står overfor og hvilke kompetencer, der er behov for fremadrettet. På det forberedende møde vil der også være mulighed for at aftale en endelig dagsorden for selve GRUS. F.eks. kan gruppen prioritere emnerne og beslutte, at der skal være særligt fokus på bestemte spørgsmål. Gruppen kan også aftale, at medarbejderne skal forberede et oplæg om f.eks. deres fælles mål, ressourcer, udviklingsmuligheder og udfordringer. Side 3 af 5
3. Forberedelse GRUS giver størst udbytte, hvis samtalerne forberedes grundigt af alle parter. Det primære er, at indholdet løftes op over det, der er mulighed for at tale om i det daglige. Vejledningen er vedlagt Tips til afholdelse af GRUS samt forberedelsesskemaer til MUS og GRUS, som leder og medarbejdere kan anvende til at forberede og afvikle samtalerne. Spørgsmålene i forberedelsesskemaerne er tænkt som inspiration. Det er ikke meningen, at de skal følges slavisk. Hvis der er behov for at fokusere særligt på konkrete spørgsmål, bør det aftales på forhånd. Hvis gruppen af medarbejdere har udarbejdet eller udarbejder skriftlige oplæg som en del af forberedelsen til en GRUS, bør det skriftlige oplæg forelægges den ansvarlige leder, så lederen har mulighed for at forholde sig til materialet inden afviklingen af GRUS. Det forberedende møde kan også bruges til at aftale spilleregler. 4. Afholdelse af MUS/GRUS Først og fremmest er alt, hvad der bliver talt om i løbet af samtalerne, fortroligt. Uanset om det er MUS eller GRUS samtaler. Det betyder, at både leder og medarbejdere efter samtalen kun må referere til det, som er besluttet ikke skal være omfattet af fortrolighed. Samtalerne skal foregå uden afbrydelser og på en rolig og afslappet måde. Det er vigtigt at mobiltelefonerne er slukket og omgivelserne ved, at samtalen så vidt muligt skal foregå uforstyrret. 5. Konklusion MUS/GRUS I forbindelse med MUS og GRUS indgås en handlingsorienteret konklusion mellem medarbejder og leder. Se vedlagte konklusionsskema til MUS/GRUS. Konklusionen bør tage udgangspunkt i den enkelte/gruppens mål og hvad der skal til for at indfri målene, herunder evt. behov for kompetenceudvikling. MUS/GRUS skemaet kopieres efterfølgende, så både leder og medarbejder/medarbejdere kan opbevare en kopi af aftalen. Konklusionen anvendes ved næste udviklingssamtaler, hvor den danner grundlag for drøftelserne under Opfølgning i skemaet. Leder opbevarer konklusionskema fra MUS/GRUS og skemaerne kasseres og erstattes af nyt/nye konklusionsskemaer efter næste afholdte MUS/GRUS. Side 4 af 5
6. Opfølgning på GRUS Vejledningen er vedlagt et evalueringsskema Skema til individuel opfølgning på GRUS. I skemaet, som medarbejderne udfylder efter samtalen og afleverer til lederen, opfordres medarbejderne til at overveje følgende emner: Hvordan oplevede jeg det at deltage i en GRUS samtale? Hvad var særlig godt og hvad kunne ønskes gjort anderledes? Hvad er mine personlige udviklingsplaner på baggrund af GRUS? Hvilke ønsker har jeg til uddannelsesaktiviteter på kort og lang sigt? Skemaet udfyldes og returneres til lederen efter udviklingssamtalen. Hvis medarbejderen har særlige forhold, som ønskes drøftet med lederen på tomandshånd, kan vedkommende sætte kryds ved Ja, tak. Jeg ønsker en individuel samtale i forlængelse af GRUS. 7. Ønsker til uddannelsesaktiviteter Leder og medarbejdere kan aftale, at relevante dele af konklusionsskemaet sendes i kopi til med henblik på at PA kan undersøge mulighederne for at igangsætte relevante uddannelsesaktiviteter internt på RUC. Lederen samler alle uddannelsesønsker fra medarbejderne - både VIP og TAP - på instituttet/afdelingen og sender dem til. PA får herved en bedre mulighed for at målrette kursustilbud det efterfølgende år med henblik på at kompetenceudvikle medarbejderne. 1. oktober og 1. april. er indleveringsfrister for uddannelsesønsker til fra GRUS/MUS. Disse uddannelsesønsker indgår i planlægningen af personalekurser det følgende ½ år. Bemærk, at fremsendelse af konklusionsskemaet til ikke udgør en ansøgning om støtte til uddannelsesaktiviteter. Ved konkret ansøgning om midler til Personaleuddannelse benyttes ansøgningsskema fra www.ruc.dk. Parternes forventninger skal være realistiske. De aftaler, der kommer ud af samtalerne skal tjene til opfyldelsen af de mål, der er for forskning, undervisning og personaleforhold mv. Både leder og medarbejder har ansvar for at følge op på aftalerne. Side 5 af 5
Forberedelsesskema til MUS Emne 1. Opfølgning Stikord og notater - Opfølgning på aftaler fra forrige medarbejderudviklingssamtale. - Begivenheder og omstændigheder med særlig indflydelse på den forgangne periode. 2. Visioner og mål - Hvilke visioner og mål har du? - Hvilke udfordringer står du overfor det næste år? 3. Arbejdsopgaver - Hvilke arbejdsopgaver har du varetaget og haft ansvar for i den forløbne periode? - Hvilke opgaver er gået særlig godt, og hvorfor netop dem? - Hvilke opgaver er gået mindre godt, og hvorfor netop dem? - Hvordan er opgaverne prioriteret og hvordan er arbejdsdelingen? - Er der behov for ændringer? - Har du ideer til nye eller ændrede arbejdsgange og opgaver? 4. Trivsel - Hvordan er arbejdsmiljøet og hvordan trives jeg? - Hvad giver mig energi i det daglige arbejde? - Hvordan er samspillet mellem arbejde og familieliv? - Har du ideer til hvordan vi kan øge trivslen på arbejdspladsen? Side 1
5. Samarbejde - Hvordan fungerer du sammen med dine kolleger? - I hvilke situationer er det gået særlig godt, og hvad fik det til at gå, som det gjorde? - - Hvordan fungerer samarbejdet med lederen? - - Hvordan kan jeg bidrage med til at gøre samarbejdet bedre? - - Hvad kan lederen bidrage med for at gøre samrabejdet bedre? - - Ideer til forbedring af internt og eksternt samarbejde. 6. Kvalifikationer - Hvordan har du udviklet dine faglige og personlige kompetencer? - Hvilke nye sider af dig selv har du brugt? - Hvad er dine højst prioriterede opgaver for det forestående år? - Hvilke specielle kompetence/udviklingsbehov har du i forhold til de fremtidige opgaver og mål? - Hvilke forslag har du til uddannelsesaktiviteter på kort sigt? - Hvilke forslag har du til uddannelsesaktiviteter på lang sigt? Side 2
Forberedelsesskema til GRUS Emne 1. Opfølgning Stikord og notater - Opfølgning på aftaler fra forrige gruppeudviklingssamtale - Begivenheder og omstændigheder med særlig indflydelse på den forgangne periode. 2. Visioner og mål - Hvilke visioner og mål har enheden/gruppen? - Hvilke udfordringer står jeg/gruppen overfor det næste år? 3. Arbejdsopgaver - Hvilke arbejdsopgaver har jeg/gruppen varetaget og haft ansvar for i den forløbne periode? - Hvilke opgaver er gået særlig godt, og hvorfor netop dem? - Hvilke opgaver er gået mindre godt, og hvorfor netop dem? - Hvordan er opgaverne prioriteret og hvordan er arbejdsdelingen? Er der behov for ændringer? - Ideer til nye eller ændrede arbejdsgange og opgaver. - Forslag til hvordan leder og medarbejder kan bidrage. 4. Trivsel - Hvordan er arbejdsmiljøet og hvordan trives jeg/gruppen? - Hvad giver mig/gruppen energi i det daglige? - Hvordan kan jeg/gruppen bruge den viden i andre situationer? - Ideer til hvordan vi kan øge trivslen på arbejdspladsen. - Forslag til hvordan leder og medarbejder/medarbejdere kan bidrage. Side 1
5. Samarbejde - Hvordan fungerer samarbejdet i gruppen? - I hvilke situationer er det gået særlig godt, og hvad fik det til at gå, som det gjorde? - Hvordan kan vi bruge hinanden fremadrettet? - Hvordan fungerer samarbejdet med andre samarbejdspartnere? - Hvordan kan jeg/vi bidrage til at gøre samarbejdet bedre? - Hvordan fungerer samarbejdet med lederen? - Hvordan kan jeg/vi bidrage til at gøre samarbejdet bedre? - Ideer til forbedring af internt og eksternt samarbejde. 6. Kvalifikationer - Hvilke faglige og personlige kompetencer har jeg/vi brug for? - Hvordan kan gruppen bidrage til at udvikle mine personlige eller faglige kompetencer? - Hvornår har jeg oplevet, at gruppen har kunnet drage nytte af hinandens kompetencer? - Hvad kan vi gøre for at sikre, at vi bliver endnu bedre til at drage nytte af hinandens kompetencer i gruppen? - Forslag til uddannelsesaktiviteter på kort sigt. - Forslag til uddannelsesaktiviteter på lang sigt. Side 2
Konklusionsskema til MUS Leder og medarbejder er enige om følgende hovedkonklusioner for den kommende periode: Ønsker til individuelle uddannelsesaktiviteter: (Bemærk: Ovenstående udgør ikke en formel ansøgning om deltagelse i uddannelsesaktiviteter) Hvad bør lederen gøre i denne anledning? Hvad bør medarbejderen gøre i denne anledning? Andre gode ideer, der skal arbejdes videre med: Side 1
Dato: Navn og underskrift på deltagere: Leder: Medarbejder: Kopi af dette skema opbevares af både leder og medarbejder. Side 2
Konklusionsskema til GRUS Leder og medarbejdere er enige om følgende hovedkonklusioner for den kommende periode: Ønsker til kollektive og individuelle uddannelsesaktiviteter: (Bemærk: Ovenstående udgør ikke en formel ansøgning om deltagelse i uddannelsesaktiviteter) Hvad bør lederen gøre i denne anledning? Hvad bør medarbejderne gøre i denne anledning? Andre gode ideer, der skal arbejdes videre med: Side 1
Dato: Navn og underskrift på deltagere: Leder: Medarbejdere: Kopi af dette skema opbevares af både leder og medarbejdere. Side 2
Skema til individuel opfølgning på GRUS 1. Erfaringer med GRUS Hvordan oplevede jeg det at deltage i en gruppeudviklingssamtale? Hvad var særlig godt og hvad kunne ønskes gjort anderledes? Noter: 2. Udvikling og opgaver Hvad er mine personlige udviklingsplaner på baggrund af GRUS? Noter: 3. Kompetenceudvikling Ønsker til uddannelsesaktiviteter på kort og lang sigt? Noter: (Bemærk: Ovenstående udgør ikke en formel ansøgning om deltagelse i uddannelsesaktiviteter) 4. Ønske om opfølgende individuel samtale (sæt kryds) Ja, tak. Jeg ønsker en individuel samtale i forlængelse af GRUS. Nej, tak. Jeg ønsker ikke en individuel samtale i forlængelse af GRUS. Dato: Underskrift:
TIPS TIL AFHOLDELSE AF GRUS For at skabe det bedst mulige grundlag for en konstruktiv og udbytterig GRUS, er det vigtigt at alle parter respekterer en række rammer og retningslinier. Lederen er ordstyrer under samtalen. Som ordstyrer er det lederens opgave at sikre, at deltagerne ikke taler i munden på hinanden, samt at alle deltagere kommer til orde. En del af opgaven er således at bremse de mest talende og få dem til at lytte og give plads til de øvrige deltagere, samt at opmuntre de mere tavse til også at ytre sig. Bredden i samtalen kan evt. styrkes ved at tage runder eller ved at lade deltagerne tage en kort drøftelse af enkeltspørgsmål parvist og fremlægge for gruppen. Ordstyreren skal hjælpe gruppen med at fastholde strukturen og overholde tidsrammen, dvs. prøve at nå omkring alle emner indenfor den afsatte tid. Ordstyreren skal også hjælpe gruppen med at holde sig til emnet. Hvis samtalen kommer på vildspor er det alles ret og pligt at hjælpe ordstyreren med at få samtalen på rette spor igen. De færreste bryder sig om, hvis bedømmelse foregår i alles påhør. Derfor lægges i GRUS vægt på, at drøftelserne gennemføres i en fremadrettet og anerkendende tone, og at grundlaget for samtalen er et ønske om udvikling ikke fordømmelse eller kritik. Spørgsmålene ved en GRUS drøftes i åbenhed mellem leder og kolleger, og det forudsætter tillid, ærlighed og åbenhed. Det er vigtigt for den udviklende dialog, at samtalen foregår i en god og anerkendende tone. At arbejde anerkendende betyder i høj grad at være nysgerrig efter at forstå hinanden og hinandens oplevelser. Der er ikke noget, som er rigtigt eller forkert det interessante er, hvordan vi tænker og oplever situationer forskelligt. At arbejde anerkendende betyder også at acceptere, at alle gør deres bedste og handler ud fra deres bedste intentioner. Brug de gode erfaringer som udgangspunkt for drøftelserne. Vend problemer og kritik til ønsker og konstruktive forslag om forandringer. Hvis gruppen kommer ind i en negativ spiral kan ordstyreren f.eks. prøve at vende diskussionen ved at få deltagerne til at snakke om positive forbedringer: Hvis er problemet hvad kan vi så gøre for at ændre situationen til noget bedre? At arbejde anerkendende betyder også, at der ikke er rum for fordømmelse af andres holdninger og oplevelser. Hvis en eller flere af deltagerne kritiserer kollegaer, en leder, RUC eller andet må ordstyreren bede vedkommende om at reformulere udtalelsen, så det bliver konstruktivt og fremadrettet. Vi anerkender problemer, men taler om hvordan vi kan bidrage til at forbedre og finde løsninger. Det er vigtigt, at deltagerne respekterer hinandens holdninger ved samtalen. Det er ikke et mål i sig selv at være enige. Hvis deltagerne viser irritation overfor hinanden, kan ordstyreren gøre dem opmærksom på, at der ikke er noget som er rigtigt eller forkert det spændende er, hvordan vi oplever situationen forskelligt, eller hvad der gør at vi vægter situationen forskelligt. Hvis der opstår situationer under samtalen, hvor en medarbejder oplever, at det er svært at fortsætte samtalen, er det tilladt at lave time-out og parkere et emne. Der kan være emner, man hellere vil drøfte på tomandshånd. Tips til afholdelse af grus Side 1