Psykisk APV Handlingsplan for Aarhus Universitet Godkendt på HSU og HAMU fællesmø d. 6. marts og 6. november. Fakultets-/administrationsniveau og rød-gul-grøn status er indsat for Nærværen lelse og Individuel stress mhp. fremdriftsdrøftelser på HSU-HAMU møt 22. juni 2015 Rød Tiltaget er blevet intificeret og beskrevet. Gennemførslen af tiltaget er endnu ikke påbegyndt eller er påbegyndt men r ustår stadig et væsentligt arbej. Gul Der er gennem en perio arbejt med tiltaget. Arbejt med tiltaget er godt i gang og forventes afsluttet inn årets udgang. Grøn Tiltaget er gennemført. Mål Tiltag Status maj 2015 Fakultets-/administrationsniveau: ADM: En nærværen lelse / ADM: Lelsen skal sammen med res lelsesteams være særligt opmærksomme på og i stand til at håndtere stress og usikkerhed blandt medarbejrne vha. konkrete redskaber bå i hverdagen og ved forandringer, fx 1:1 samtaler og prioritering. ARTS: 1) Ny institutorganisering med indførelse af aflingslere og strukturer for medarbejrinddragelse 2) Sikring af gennemførelsen af AU-lelsens beslutninger af 22/10 vedr. inddragelse på institutniveau og ønske om at få digitale platforme, herunr intranet, på dagsornen. ARTS: BSS: 1) Problemanalyse 2) Medinddragelse i VIP ansættelser. Fakultetsvejledning er reviret. 3) Institutstruktur proces HE: 1) Øget fokus på kommunikation og nærvær. Institutlelsen arbejr på at forbedre og udbygge kommunikationen med medarbejrne bl.a. ved informationsmør og øget brugervenlighed for hjemmesir 2) Der gennemføres MUS for alle medarbejre. ST: Fokus på sikker drift og prioritering af opgaver unrstøttes ved at koordineringsgruppen for Fakultetslelse, institutlelse og nærvær har udarbejt ikatalog over tiltag r virker i miljøerne. BSS: 3) HE: ST: 1
Reducere individuelle stresssymptomer / Fakultets-/administrationsniveau: ADM: 1) Være opmærksom på personlige stresssymptomer, fx vha. kurser i stressspotting, og have kendskab til handlemuligher i stresse situationer. 2) Fokus på kollegialt samspil og lelse som l af løsningen. ARTS: 1) Fakultetet har iværksat prioriteringer og processer, som unrstøtter institutternes langtidsplanlægning 2) Ny aftale om arbejdstidsnormer vedtaget, hvoraf t fremgår, at ubalancer i indsatsen på forsknings- og unrvisningsområt skal hols inn for en ramme på to semestres arbejdstid 3) Den gennemførte implementering af fjer lelsesniveau (aflingslere) forventes at bety bedre unrstøttelse af medarbejrens opgaveprioritering og klarere rammer for arbejdstilrettelæggelsen. 4) Mulighed for kurser, samt forventningsafstemmen dialog om arbejdsopgaver ved n årlige MUS 5) Ph.d. lhandlingsplan mod stress BSS: 1) Særlig fokus på ph.d. - trivselsunrsøgelse 2) Fokus på karriere vejledning af mid-lertidige ansatte. Udarbejlse af bemandingsplaner på institutterne. HE: 1) Temamør og kursus i stresshåndtering 2) Stresspolitik på institut (færdig 2016) 3) FSU/FAMU temamø om trivsel og arbejdsmiljø ST: Opgør med akutkulturen så fokus er på arbejdsro og prioritering på alle niveauer i organisationen fremfor brandslukning. 1) Fokuspunkt i MUS og drøftelser i SU og AMU med henblik på at komme fra stres til trivsel. 2) Administrativ proces mhp prioritering af opgaver. ADM: ARTS: 3) 4) 5) BSS: 1) HE: / 3) ST: 2
Lelse Mål Tiltag Ansvar (og hjælper) Klar lelsesstruktur med afklare roller og ansvar En nærværen lelse 1) Det fjer lelsesniveau har essentiel betydning for medarbejrnes trivsel. Lelsesniveauer skal tyligt fineres, være transparente og anerkens. Der kan fineres yrligere lelsesniveau i t omfang, MUS legeres. I disse tilfæl skal r være fuld klarhed om ansvar, kompetence og legation. 2) Der skal sikres go arbejdsvilkår for lerne med klare beføjelser, lelsesrum og beslutningskompetence. 3) Det sikres, at alle lerne til og med 4. niveau har gennemført eller gennemfører lerkursus. I t omfang at MUS legeres til 5. eller 6. lelsesniveau, skal også disse lere have lerkursus. Hvor stor en l af lerne har gennemført lerkurser. Dokumentation og vedligehollse af organisationsdiagram med legationer. APV 2015; inklur evt. følgen medarbejrspørgsmål: Opfatter du, at n, r er fineret som din nærmeste ler, er n relevante? Lelsesniveau: 1) Beslutninger skal være begrun og være præget af prioritering, entydighed og gennemsigtighed. 2) Der skal være fokus på sikker drift (produktionsunrstøtten og medarbejrnært) og prioritering af opgaver. Det skal på alle lelsesniveauer gøres tyligt, hvilke opgaver r er vigtige for organisationen, og hvilke r kan vælges fra. 3) Helhedsorienteret, tylig, anerkenn, involveren og retningsskaben kommunikation fra universitetslelsen om klare og samstemmen visioner, pejlemærker og retning. 4) Fokus på mere nærværen lelse, r kommunikerer rettidigt og er lydhør ved at indgå i dialog og forventningsafstemme med medarbejrne (også ift. konstruktiv kritik). Der afhols regelmæssige mør med medarbejrne. -lelsen () -lelsen, alle lere på AU (AU -lelsen Frist -lelsen og 3. lelsesniveau - 2015 Status 1) ST: Unr planlægning 1) AR: I gang og lvist implementeret 1) BSS: gennemført 2) Indgår som en l af problemanalysens beslutninger: Lelses-teams: En inddragen lelsespraksis..[med].. en lelsesstreng, r agerer sammenhængen på baggrund af klare roller og beføjelser 2) AR: Funktionsbeskrivelser udarbejt 3) : Der udbys løben lerudviklingsforløb for lere på forskellige niveauer. I 2013 og er r gennemført/gennemføres lerudviklingsforløb for i alt knap 200 lere forlt på 83 forskningslere, 24 uddannelseslere samt 62 administrative lere. Hertil kommer forløb for samtlige institutlere i 2012, hvor et hold for nye institutlere forventeligt starter op ultimo. Ud over længerevaren udviklingsforløb tilbyr en række lerkurser i f.eks. afhollse af MUS, n svære samtale etc., hvor r i er afviklet 1-dags kurser for omkring 400 lere. Tallet for 2013 er tilsvaren omkring 400 lere. 1) Indgår som en l af problemanalysens beslutninger: Lelseslegering og nærvær: Der skal ske en bedre og reel medinddragelse af medarbejrne og sturen i centrale beslutningsprocesser 3) ST: Medarbejrinvolvering drøftet i FSU 4) Indgår som en l af problemanalysens beslutninger: Kommunikation bliver båret af dialog og bidrager til udveksling af ier, argumenter og synspunkter samt sikrer rettidig inddragelse. 4) ST: Igangsat. Prokaner på rundtur som l af arbejdsformen. Dekan rundtur unr planlægning. Vejledninger til etablering af professionel mø- og e- mailkultur udarbejt. 4) AR: Nye procedurer ift. høring, drøftelser og anvenlse af 3
Antal dialogmør med medarbejrne. akamisk råd. AMO justeret for optimalt samarbej med SU. IL/CL arbejr med tilgængelighed og hurtig feedback. 4) HE: Tiltag igangsat for mere synlig og gennemsigtig institutlelse Fra stress til trivsel Mål Tiltag Ansvar (og hjælper) En større anerkenlse af 1) Det sikres, at r afhols MUS for alle medarbejre. MUS er et værktøj, hinann r sikrer forventningsafstemning mellem leren/organisationen og -lelsen, kollegialt og medarbejren, bl.a. ved at sætte fokus på medarbejrens HSU og mellem ler og udviklingsmuligher og -ønsker. HAMU medarbejr 2) Der iværksættes på alle niveauer initiativer, r kan fremme AU fællesskabet, herunr kendskabet til fælles personalepolitiske normer, og som støtter god kollegial adfærd og omgangstone. Der vil blive tilbudt dialogværktøjer, som enherne kan benytte for at sætte fokus på trivsel og kollegialitet. 3) Der skabes, kommunikeres og benyttes bedre muligher for at anerken medarbejrne, fx ved jubilæer, bogudgivelser og tilling af grar og gennem etablering af sociale og faglige arrangementer, r øger fællesskabsfølelsen. 4) Nærmeste ler skal i samarbej med og i dialog med medarbejren have fokus på medarbejrens muligher for kompetenceudvikling. Ligeles skal medarbejren tilbys vejledning i karriereudvikling, bl.a. for at sikre medarbejrens forståelse af muligherne (og begrænsningerne) i ansættelsen. Det skal sikres, at medarbejrnes udviklingsmuligher unrstøttes, samt at medarbejrnes ressourcer og kompetencer sættes i spil mest hensigtsmæssigt. Lelsesniveau: 1) AU's lere skal være lytten og anerkenn i res kommunikation og adfærd. 2) Der udmels nultolerance over for mobning, chikane og vold/trusler om vold. Der udbres kendskab til eksisteren handlemuligher for at forebygge og standse mobning. HSU og HAMU (AU -lelsen, HSU og HAMU Alle lere -lelsen, alle lere Alle lere på AU, AMO og SU Frist Status 1) ST: Igangsat og implementeret 1) AR: Fokus på at MUS hols med n rette ler ift. beføjelser. 1) HE: Anerkenn MUS som grundlag for kompetenceudvikling igangsat 1) ADM: Igangsat 1) BSS: Gennemført 2) Hjemmesin AU Kultur og Trivsel er udarbejt, brugertestet og fremlagt HSU d. 24. september. 2) HE: Koks for god opførsel igangsat 3) ST: politik for markering af medarbejres jubilæer mv. udarbejt 4) HE: Særligt VIP-fokus 4) : Der er indført et særligt fokusområ i MUSkonceptet, r bl.a. omhandler medarbejrens kompetenceudvikling og fremtidige udvikling på og un for AU. Emnet er ligeles et særskilt emne i t MUS-kursus, r tilbys alle lere på AU. 4)BSS: Delvist gennemført/ implementeret på enkelte institutter med særligt fokus på ph.d. og midlertidigt VIPansatte 2) ST: Forebyggen lelsesindsats implementeret 2) AR: Drøftet i udvalg og kommunikationskampagne 2) HE: Kommunikationskampagne og temadage gennemført 3) AR: Lerudviklingsforløb sept. 4
Reducere individuelle stresssymptomer 3) Der afhols lerkurser om anerkenn lelse, konfliktløsning og mobning for at forebygge, håndtere og mindske antallet af konflikter. Tilsvaren afhols kurser i forhandlingsteknik. Anvenlse af Kompetencefondsmidler og midler til efter-/vireuddannelse på forskellige institutter og aflinger. 1) Opgør med akutkulturen så fokus er på arbejdsro og prioritering på alle niveauer i organisationen fremfor brandslukning. 2) Det forudsættes, at r udøves sammenhængen lelse, så lelsen ved at organisere arbejt unrstøtter medarbejrne i at undgå uhensigtsmæssige krydspres mellem niveauerne i organisationen. 3) Der etableres mulighed for forebyggelse gennem anonym sparring med ekstern rådgiver vedr. stresshåndtering og symptomer. Der etableres jævnligt udbud af kurser i stresshåndtering og selvlelse mv., som kommunikeres ud til lere og hele samarbejds- og arbejdsmiljøorganisationen. 4) Der udarbejs retningslinjer for inkluren introduktion af nye medarbejre (f.eks. velkomstsamtaler) og etablering af mentorordning for nyansatte. Lelsesniveau: 1) Der skal være lelses- og medarbejrfokus på opgaveprioritering og på, at ressourcerne passer til opgavebyrn. Lelsen skal tilse, at medarbejrens tillte arbejdsopgaver kan løses inn for n normere arbejdstid. 2) Lelsesmæssig unrstøttelse af tilrettelæggelse af arbejdsopgaverne og registrering af arbejdstid. 3) Lelsen og medarbejrne må gennem dialog og prioritering kontinuerligt drøfte rammerne for selvlelse. Selvlelse forudsætter tylig og anerkenn, rammesætten lelse. -lelsen (lerens ler) (AU Uni.lelsen SU, AMO og alle lere () Alle lere Alle lere på AU (AU Alle lere på AU (AU Alle Jan. Igangs at Efterå r 2013 3) HE: Tværinstitutionelt temamø om stress og trivsel for post-doc/adjunkt og styrkelse af 3. niveau leres kompetencer innfor stresshåndtering 3) : Flere af emnerne indgår i AU s lerudviklingsforløb (fx anerkenn lelse), ligesom andre emner er grundlag for konkrete værktøjskurser, r jævnligt tilbys AU s lere. Herunr fx konflikthåndtering, forhandlingsteknik etc. 2) AR: Porteføljestyring og prioritering i handleplaner iværksat. Drøftelser med ACA pågår. 2) ADM: Fokus på at sikre, at n samle administrative intitet socialt som fagligt bevares i forskellige konstellationer, når Ny start justeringerne implementeres. 3) ST: Værktøjer til stresshåndtering Implementeret. 3) AR: Lerkursus afholdt. Medarbejrtilbud udbudt, men ingen tilmeldte. 3) ADM: Der arbejs med håndtering af stress på alle vicedirektørområr fx ved udarbejlse af stresspakker, koks for god mø- og mailkultur, kurser og interne seminarer. 4) ST: Mentorordning for adjunkt niveau udviklet. 4) AR: Inkluren modtagelse igangsat. Mentorordning post doc og ph.d. udrullet. 4) BSS: Delvist gennemført/implemen-teret på enkelte institutter (særligt fokus på intro- og velkomstpakker til ph.d. ere) 4) : På www.au.dk/nymedarbejr fins nyttig information om fx AU-introduktionsdag, velkomstpakke, vejledninger og forslag til lokalt introprogram, herunr oprettelse af mentor eller buddy. 1) ST: Interne og eksterne årshjul er implementeret, hvor hensigtsmæssigt. 1) AR: Del af MUS 1) HE: Tilpasning af unrvisningsressourcer igangsat 1) ADM: Drøftes i LSU er og LAMU er 2) AR: Ny aftale om arbejdstidsnormer. Påbegyndt implementering af system for opgørelse af arbejdstid 3) ST: Drøftelse i LSU 5
4) Lelsen skal have værktøjer til at sikre og unrstøtte, at flex og merarbej afvikles efter en spidsbelastningsperio, samt at r over tid sker en udligning af arbejdsbelastning., Alle lere, SU og AMO 4) AR: Vip-o-matic implementeres 5) Kendskabet til aftalen om anonym/visiteret psykologhjælp udbres. 6) Tilsikre registrering af al sygefravær, så (effekt)målinger på sygefravær og benyttelse af psykologordning kan indgå på FAMU/AAMU mør og HSU/HAMU fællesmør. 7) Det tilsikres, at r fins og anvens procedurer for god inklusion af stressramte medarbejre efter endt sygeperio. Alle lere, SU og AMO 5) ST: Flyers er udlt på institutterne. 5) AR: Drøftet i udvalg og skrevet i institut og centernyhedsbreve. 6) : status på sygefravær og Psykologisk rådgivning sens til FAMU/AAMU og HSU/HAMU på res respektive mør. Statistik for hele drøftes på fællesmøt forår 2015. 6) ST: Institutterne er ansvarlige 7) : Der er igangsat tiltag for formidling om håndtering af sygefravær og tilbagevenn til arbejt. Arbejt pågår. Arbejdstidsregnskaber. Skabe konsoliring gennem sikker drift, varetagelse af kerne-opgaver samt god ITunrstøttelse 1) Introduktion af nye administrative systemer og processer prioriteres og planlægges grundigt med stort fokus på institutternes behov (porteføljestyring). 2) Administrative processer indtænkes og anerkens i udviklingen af Aarhus Universitet. Relevante medarbejre og brugere inddrages i vireudvikling af administrative strukturer og arbejdsgange, så VIP'er aflastes. Lelsesniveau: 1) Der skal ske realistisk planlægning og prioritering af arbejdsopgaver unr hensyn til givne ressourcer. Fokus skal være på at implementere funktionsdygtige IT-systemer, hvorved andre projekter evt. må nedprioriteres. 2) Der iværksættes strategisk kompetenceudvikling af VIP og TAP mhp. effektiv håndtering af IT-systemerne. -lelsen og HSU (LEA) Alle lere på AU (LEA) -lelsen -lelsen og HSU Fra 1) AU: Porteføljeenhed i opstart. 2) AU: SPARTO: IT-unrstøttelse vedr. bestillinger frigør tid for institut-sekretærer. Igangsætning afventer prioritering/bevilling. Timelønssystem: Pilotdrift november. Tidshåndtering på AU: På vej 1) AU: Højst prioritere projekter har fokus på ITsystemunrstøttelse. opfølgning på porteføljestyring og høring af institutter ved porteføljeprioritering. Antal årlige følge-/reference-/brugergrupper. Antal årlige kurser/introforløb til administrative systemer. Kvartalsvis rapportering på højst prioritere projekter 6
Medarbejre i uddannelsesstilli nger og i midlertidige stillinger skal opleve bedre arbejdsvilkår 1) Der sikres beskrevne og transparente karriereveje for alle ansatte, herunr også elever, praktikanter og midlertidigt ansatte. 2) MUS og GRUS gennemføres for alle postdocs/adjunkter med særligt fokus på karriereveje, fremtidsudsigter i jobbet, hjælp til prioritering af arbejdsopgaver og faglige problemstillinger. Uniled, HSU og HAMU, lokale lere Uniled, HSU og HAMU, lok. lere (Forskning og talent) 1) ST: Kriterier for ansættelse udarbejt 1) BSS: Delvist gennemført/ implementeret på nogle institutter (fx kriterier for ansættelse/stillings-/bemandingsplaner). 2) ST: Implementeret 2) BSS: Delvist gennemført/ implementeret på nogle institutter 2) : Fælles AU koncept for MUS-samtaler anvens og afvikles årligt i efteråret. Et særligt sæt spørgsmål er rettet mod VIP for at tilgose udfordringer og behov, r kan være for bl.a. postdocs og adjunkter. 3) Der sikres gennemførsel af MUS og GRUS for ph.d.-sturen med fokus på karrierevejsplanlægning, vejledning og klarhed vedr. muligher og forpligtelser. 4) Der indføres mentorordninger for nye medarbejre. 5) Obligatorisk ltagelse i ph.d.-vejlerkurser unrstøttes. Der skal bl.a. være fokus på vejlernes rolle. Uniled (Ph.d.vejlere og - skolelere) Igangs at 3) : Spørgegui målrettet ph.d.-sturen og afhollse af GRUS er udviklet. Pilottestes i E. Lere kan via n lokale HR-partner få adgang til materialet. 3) ST: Unr udrulning 3) 2) BSS: Delvist gennemført/ implementeret på nogle institutter 4) AU: Mentor-mentee program kører 4) ST: Mentorordning for adjunkt niveau udviklet. 4) HE: Mentorordning, tiltag igangsat 4) BSS: Lokale tiltag er unr udvikling 5) ST: Ny organisering etableres. 7
Lelseskommunikation og inddragelse Mål Tiltag Ansvar (og hjælper) Rettidig involvering og løben 1) Der udarbejs en operationel kommunikationspolitik på AU med orientering af involvering af medarbejrne. lelsen og institutter og 2) Alle vigtige beslutninger, som f.eks. en politik, strategi eller lign. ledsages af HSU samarbejdsfora i en plan for kommunikation med medarbejrne (kaska og/eller bottomup). forbinlse med lelsen beslutningsproce (KOM) sser Lelsesniveau: 1) Rektor regør en gang årligt for AU s tilstand ved medarbejrmør på alle større institutter og enher. 2) lelsesmør tilrettelægges såles, at kanerne i højere grad kan inddrage institutter og faglige miljøer i drøftelser og behandling af aktuelle emner, inn bliver taget op til enlig beslutning i universitetslelsen. 3) lelsen flytter hver måned et af sine mør ud på et institut, og i n forbinlse vil universitetslelsen møs med t pågæln institut, som giver et indblik i faglige aktiviteter, prioriteter og udviklingspotentiale. 4) Der igangsættes et arbej for større overskuelighed på AU s interne websir og skabes mulighed for lukke virtuelle fora til faglig vinling (intranet for faggrupper). Besøgsrunaktiviteter. Rektor lelsen lelsen lelsen (KOM) Frist Igangs at Igangs at Status 1) Forslag til proces foreligger. Afventer problemanalysens beslutninger. 2)-lelsesindstillingerne er tilrettet, så sagsbehandler altid skal tage stilling til kommunikation af beslutning. 1) Igangsat 3) Afhols en gang om månen. 4) Ændret sign på interne sir udrulles i E. Plan for yrligere tiltag på hjemmesin udarbejt. Rektor har haft besøgsrunr fra maj til september. 8
Administrativ unrstøttelse og IT Mål Tiltag Ansvar (hjælper) En sammenhængen, 1) Det fasthols, at mest mulig administration udføres af administrationen og le effektiv og tager udgangspunkt i faglige miljøers behov. lsen (institutlere, professionel LEA) administration Sammenhængskraft mellem faglige og administrative miljøer IT-systemer skal spare tid og projektunrstøtte ift. faglige aktiviteter. Lelsesniveau: 1) Der udvikles og tilsikres effektive arbejdsgange innfor alle VD områr og i tværgåen administrative processer. 1) Partnerskabsmollen udbres. Der sikres jævnlig personlig tilsteværelse og lign. tiltag, r skaber bedre personlige kontaktflar mellem administrationen og institutter/centre, ligesom antallet af indgange til administrative centre for n enkelte VIP forenkles. Lelsesniveau: 1) Der udvikles moller for best practice ud fra administrative områr, hvor r allere er etableret lokalkendskab og tilsteværelse i lokalmiljøerne. 1) IT-systemer og processer gennemtestes grundigt og afprøves på nogle få udvalgte institutter før udrulning på hele AU. Lelsesniveau: 1) Det sikres, at systemer og processer mellem AU Økonomi og fungerer optimalt, så bevillingshavere kan få et samlet overblik over bevillinger ved at henven sig ét sted. Brugertilfredsmåling. Dialogmør mellem FALK og fakultetslelser. Uni.lelsen (institut-sekretariater, LEA) le lsen (LEA) le lsen (LEA) le lsen (LEA, AU IT) le lsen (LEA, AU HR, AU ØK, AU IT) Frist - 2015-2015 Status 1) Indgår som en l af problemanalysens beslutninger: Administrativ Unrstøttelse baserer sig på et brere kvalitetsbegreb, r omfatter bå fagprofessionalisme, stor lokal vin, hurtig reaktion og sammenhængen administration 1) ST: Pilotprojekt om t virtuelle institutsekretariat 1) AR: Mør med ACA 1) HE: Lokale tiltag implementeret 1) Indgår som l af problemanalysens beslutninger 1) Indgår som l af problemanalysens beslutninger. 1) ST: Aftale om on-site IT supportere implementeret 1) AR: Jævnlig personlig tilsteværelse implementeret 1) Indgår som en l af problemanalysens beslutninger 1) ST: forbedring af testning af systemer 1) AU IT beskrevet testmetodik. anvenlse i projekter 1) AR: Drøftelser med ACA 1) Dialog opstartet mellem ØK og HR om muligher for systemintegration 1) AU: Medarbejrlister introduceres i efteråret og vireudvikles. 9