Skagen Rådhus, Byrådssalen

of 8 Referat Direktionsgruppen Ordinært møde Dato Tid Sted 13. januar 2005 09:00 Skagen Rådhus, Byrådssalen NB. Der serveres en let frokost i kantinen kl. 12.00. Sekretariatschef Henriette B. Wandborg deltager som sekretær Fraværende Til stede Indholdsfortegnelse 1. Nedsættelse af arbejdsgrupper Åben sag 2. Skabelon for arbejdsgruppernes arbejde i afklaringsfasen Åben sag 3. Nedsættelse af arbejdsgruppe vedr. etablering af borgerservicecentre Åben sag

of 8 4. Forberedelse af MED-mødet den 21. januar 2005 Åben sag 5. Fælles hjemmeside Åben sag 6. Eventuelt Åben sag

of 8 1. Nedsættelse af arbejdsgrupper Åben sag Som det fremgår af Den administrative Projektorganisation kan arbejdsgrupper nedsættes af Den administrative styregruppe eller af (dele af) Direktionsgruppen. Analysegruppen har udarbejdet oversigt over, hvilke arbejdsgrupper der på nuværende tidspunkt tænkes nedsat. er vedhæftet; papirudgave (A3 i farver) udleveres på mødet. På Den administrative styregruppes møde den 6. januar 2005 blev det aftalt, at Analysegruppen holder styr på, hvilke arbejdsgrupper, der er nedsat, og at Den administrative styregruppe løbende informeres om, hvilke specialistgrupper, der nedsættes. Det blev også aftalt, at Analysegruppen samler navnene på medlemmerne af arbejdsgrupperne. Den administrative styregruppe godkendte den 6. januar 2005 principielt oversigten, som forelægges direktionsgruppen og den politiske styregruppe den 13. januar 2005. 1. Oversigt over arbejdsgrupper (udleveres på mødet) Direktionsgruppen Arbejdsgrupper under direktionsgruppen - bilag til pkt. 1.jpg Oversigter over arbejdsgrupperne blev uddelt. Oversigten gælder for 1. fase, dvs. afklaringsfasen. Det blev bemærket, at de grupper, som er yderst i træet har karakter af specialistgrupper, men at de også kan have karakter af emneområder, som skal undersøges i forbindelse med de egentlige arbejdsgruppes arbejde. Oversigten vil løbende blive ajourført. Direktionsgruppen tog oversigten over arbejdsgrupper til efterretnning. Jan Nielsen opfordrede Analysegruppen til at få et overblik over og kortlagt de opgaver, der flyttes fra andre offentlige instanser (amt, stat) til de nye kommuner. Det pointeredes, at vi ikke har klarhed over præcist hvilke opgaver og ansvarsområder det drejer sig om, før hen under sommer 2005. På det tekniske område har man forsøgt at tage højde for dette forhold i forbindelse med nedsættelse af arbejdsgrupperne. Der er nedsat et dialogforum, hvor kommuneforeningen og amtet mødes; emnet er en del af dagsordenen for borgmestermødet i kommuneforeningen mandag den 17. januar 2005. Imidlertid er hverken Skagen, Frederikshavn og Sæby kommuner repræsenteret i kommuneforeningens bestyrelse m.v. Lis R. Andersen, foreslog, at vi skal bede amtet om selv at beskrive de opgaver, som forventes at overgå til kommunerne. Det blev aftalt, at Den administrative styregruppe kontakter amtet mhp. aftale om kortlægning af de arbejdsopgaver, som overgår til kommunerne.

of 8 2. Skabelon for arbejdsgruppernes arbejde i afklaringsfasen Analysegruppen har udarbejdet forslag til skabelon for kommissorier for arbejdsgrupperne. Forslaget gælder også de specialgrupper, som måtte blive nedsat af arbejdsgrupperne. Forslaget til skabelon for arbejdsgruppernes arbejde samt beskrivelse af Analysegruppens arbejde blev behandlet på Den administrative styregruppes møde den 6. januar 2005, og det er tanken, at begge dokumenter skal sendes til arbejdsgrupperne. Dokumenterne skal behandles. Åben sag 1. Forslag til skabelon for arbejdsgruppernes Direktionsgruppen arbejde 2. Beskrivelse af Analysegruppens arbejde Direktionsgruppen Analysegruppens arbejde - bilag til pkt. 2 - revideret 050113.DOC Skabelon for kommissorier for arbejdsgrupperne - bilag til pkt. 2 - revideret 050113.DOC Skabelon for kommissorier for arbejdsgrupperne - bilag til pkt. 2.DOC Analysegruppens arbejde - bilag til pkt. 2.DOC Vedr. punkt 4 i skabelonen: Det blev drøftet, hvorvidt det er relevant at få overblik over eksterne leverandører det vil i givet fald blive temmelig omfangsrigt. Det blev besluttet, at der ikke skal udarbejdes oversigt over eksterne leverandører. Vedr. kommissorium for Analysegruppen, pind nr. 4 side 1: bistå direktionsgruppen med at håndtere forandringsledelse i forhold til medarbejdere og ledere slettes. Næstsidste afsnit på side 1 flyttes hen under overskriften Kontaktperson fra analysegruppen på side 2. I dokumentet Den administrative projektorganisation forudsættes det, at det er den administrative styregruppe, som fastlægger procedure for, hvordan arbejdsgrupperne kan trække på analysegruppens kompetencer. Denne kompetence er i Analysegruppens kommissorium tillagt lederen af Analysegruppen. Det blev aftalt, at lederen af Analysegruppen beskriver proceduren, så den kan sendes til Direktionsgruppens medlemmer og arbejdsgrupperne til orientering.. Skabelonen forventes anvendt af samtlige arbejdsgrupper og specialistgrupper. Analysegruppen samler navne på formænd og medlemmer i arbejdsgrupperne; oplysninger herom skal derfor sendes hertil. Skemamateriale til arbejdsgrupperne udarbejdes snarest af Analysegruppen og sendes til arbejdsgrupperne sammen med skabelonen og Analysegruppens kommissorium. Dokumenterne vil blive forelagt Den politiske styregruppe på mødet den 13. januar 2005. Skabelonen og Analysegruppens kommissorium blev godkendt med ovenstående ændringer.

of 8 3. Nedsættelse af arbejdsgruppe vedr. etablering af borgerservicecentre På direktionsgruppens møde den 16. december 2004 blev der gjort opmærksom på en særlig problemstilling ift. borgerservice på skatte- og inkassoområdet, idet disse opgaver overflyttes til staten pr. 1. juli 2005. Borgerservicen skal dog fortsat ske i kommunerne. Carsten Sand (Sæby), Egon Pedersen (Frederikshavn) og Gitte Munk (Skagen) foreslår derfor, at der nedsættes en arbejdsgruppe med repræsentanter for hver kommune. Det foreslås, at arbejdsgruppen varetager følgende opgaver, jf. vedlagte bilag: Åben sag a) Kortlægning af opgavefordeling og organisering af eksisterende borgerservice i de tre kommuner, herunder evt. grænseflader til fagforvaltninger. b) Udarbejdelse af forslag til overordnet vision og strategi for borgerbetjening i den nye kommune. c) Udarbejdelse af forslag til organisering af konkrete opgaver i de nye borgerservicecentre. d) Udarbejdelse af forslag til principper for indretning, åbningstid og bemanding af tre ligeværdige borgerservicecentre. Det foreslås, at arbejdsgruppen afslutter sit arbejde inden den 1. maj 2005, og at resultatet af arbejdsgruppens arbejde behandles af de tre byråd og med eventuelle justeringer genbehandles af Sammenlægningsudvalget efter den 1. januar 2006. 1. Oprettelse af borgerservicecentre forslag om arbejdsgruppe Direktionsgruppen Oprettelse af borgerservicecentre - bilag til pkt. 3.DOC Carsten Sand, gennemgik kort problemstillingen. Det anbefaledes, at vi fastholder så meget som muligt af det vi har nu, så længe kommunerne eksisterer i den nuværende form. Arbejdsgruppen kan udarbejde forslag til, hvordan området kan organiseres efter 1. januar 2007. Den fælles opgave lige nu må derfor handle om inkasso og skat m.m. (f.eks. pas og kørekort). Arbejdsgruppen kan med fordel følge den vedtagne skabelon for arbejdsgrupper i afklaringsfasen, jf. sag nr. 2. Notatet omformuleres, så arbejdet deles i en afklaringsfase og en planlægningsfase. Pkt. b, c og d omformuleres således, at der inden 1. maj 2005, kun udarbejdes fremadrettede forslag vedrørende skat, inkasso og evt. andre områder, som er relevante i denne sammenhæng. Der skal desuden inkassofolk med i arbejdsgruppen, og arbejdet i arbejdsgruppen skal koordineres med den arbejdsgruppe, der arbejder med skatteområdet.

of 8 4. Forberedelse af MED-mødet den 21. januar 2005 Åben sag Der er møde mellem de øverste MED-udvalg (Hovedudvalg og Forvaltningsudvalg) fra hhv. Skagen, Frederikshavn og Sæby kommuner den 21. januar 2005 på Scandic Hotel i Frederikshavn. Program for MEDudvalgsdagen den 21. januar 2005 skal gennemgås mhp. forberedelse; bilag er vedhæftet. Borgmestrene deltager fra kl. 10. Dagsorden udsendes fra Sæby Kommune. 1. Program for møde 21. januar 2005 Direktionsgruppen 4.doc Program for fælles MED informationsmøde 21.01.05 - bilag til pkt. Der deltager repræsentanter fra Nordjyllands Amt. Den nye rammeaftale giver mulighed for etablering af ny MED-organisation, som dækker hele den nye kommune inkl. de fagområder, som overtages fra amtet, allerede i 2005. Sammensætning af det nye Hovedudvalg (fordeling af og antallet af pladser) blev drøftet. Det tages op igen på formødet den 21. januar 2005 kl. 9.00. Der blev foreslået etablering af MED-udvalg på det næste niveau. Det er vigtigt at tænke repræsentanterne fra amtet ind, bl.a. for at imødegå holdninger til (ny) Frederikshavn Kommune som en udkantskommune, hvor det ikke er spændende at være. Etablering af MED-udvalg på forvaltningsniveau kan være aktivt medvirkende til en sammensmeltning af kulturerne i de tre kommuner sammen med repræsentanterne fra amtet. Nøglen til succes i denne fusion er medarbejdere, som spiller positivt med. Det er derfor nødvendigt at prioritere at finde den tid, der skal til for en positiv dialog mellem ledelse og medarbejdere. Der var enighed om, at der nu startes med nedsættelse af fælles Hovedudvalg, og at der senere kan etableres fælles MED-udvalg på det næste niveau efter 1. april 2005, når afklaringsfasen er afsluttet. Lis R. Andersen, Claus Reimann og Johan Hessellund arbejder - i samarbejde med de tre borgmestre - videre med information om status for sammenlægningsprocessen og medinddragelse i processen m.m, jf. dagsorden for mødet den 21. januar 2005, som kort blev gennemgået. Dagsordenen udsendes i dag. 5. Fælles hjemmeside Åben sag

of 8 Kommunikationsgruppen har udarbejdet forslag til fælles hjemmeside. Den administrative styregruppe godkendte forslaget på sit møde den 6. januar 2005. Forslaget er vedhæftet til orientering. 1. Fælles hjemmeside for Skagen, Frederikshavn og Sæby under fusionsprocessen Direktionsgruppen Oplæg til fælles hjemmeside - bilag til pkt. 5.DOC Taget til efterretning. Den administrative styregruppe udarbejder forslag til nøgle til fordeling af udgifter til fælles formål. en vil sandsynligvis blive tilnærmet efter kommunernes størrelse. 6. Eventuelt Åben sag a) Direktionsgruppens mødekalender: Der er flere afbud til mødet den 17. februar 2005. Det blev aftalt, at datoen fastholdes indtil videre. b) Lis R. Andersen: Foreslog, at der gennemføres en egentlig projektlederuddannelse internt. Johan Hessellund bakkede forslaget op og fortalte, at han i marts 2004 havde aftale med repræsentanter fra KLs konsulentkontor om projektlederuddannelse. Chresten Sloth Christensen bakkede også forslaget op og kunne se mange fordele ved at have denne type kompetencer i den nye kommune. Johnnie Møller Knudsen foreslog, at en projektlederuddannelse også omfatter en proceskonsulentuddannelse. Lis R. Andersen foranlediger, at der udarbejdes forslag, hvor begge dele indarbejdes; forslaget behandles i Direktionsgruppen i løbet af foråret 2005.

of 8 Mødet hævet, oplæst kl. Til stede: Underskrifter: