Notat om MTU 2013 1
1. Baggrund Herningsholm Erhvervsskoles Medarbejderindflydelsesorgan (MIO) refererer i Aftale om Medarbejderindflydelsesorgan(MIO) 1 i 5, stk. 9 til at MIO skal fastlægge retningslinjer for målinger af medarbejdernes tilfredshed og trivsel herunder det psykiske arbejdsmiljø. Målingerne, der foretages mindst hvert 3. år, kan ske i tilknytning til den lovpligtige arbejdspladsvurdering. MIO igangsætter medarbejdertilfredshedsundersøgelse (MTU) samt udformer og vedtager den endelige tidsplan for gennemførelse af MTU. Seneste MTU er gennemført i 2011, derfor gennemfører Herningsholm Erhvervsskole en MTU i 2013. Direktionen formulerer i Årsrapport 2011 at det er skolens målsætning, at medarbejdertrivslen senest i 2015 på alle skolens afdelinger skal have scoren 70 2. MTU 2013 gennemføres af Sekretariatet/ i samarbejde med de involverede medarbejderrepræsentanter. 2. Den to årlige cyklus MTU gennemføres hvert andet år på Herningsholm Erhvervsskole, som et led i den to årlige cyklus bestående af 360 Lederevaluering og MTU og ETU med spørgsmål omkring fysisk og psykisk arbejdsmiljø. Disse undersøgelser gennemføres, for at sikre oplyste og dokumenterede grundlag for dialog om udviklingspotentiale, forbedringer og handleplaner med nye tiltag. I den nedenstående tabel fremgår de væsentligste forskelle mellem undersøgelserne. Formål ETU MTU 360 Lederevaluering Elevtilfredshedsundersøgelsen Medarbejder Lederevalueringen skal har fokus på den enkelte elev. tilfredshedsundersøgelsens give lederen indsigt i egen Undervisningsmiljø formål har fokus på såvel adfærd som leder og at spørgsmålene skal sikre at den enkelte medarbejder fastlægge potentiale for Herningsholm opleves som som den fælles trivsel udvikling. attraktiv for den enkelte elev Danner grundlag for LUS Fokus Individuelt fokus Fokus på såvel individuelt Individuelt fokus 1 Aftale om Medarbejderindflydelsesorgan(MIO), Herning den 29. juni 2009 2 Årsrapport 2011, under på Herningsholm Erhvervsskole, s. 36 2
Målgruppe Metode til afdækning Handleplaner og ansvar Alle elever på Herningsholm Erhvervsskole Kvantitativ Spørgeskemaundersøgelse. Undervisningsmiljøet afdækkes via en række spørgsmål, der er inkluderet i elevtilfredshedsundersøgelsen Elever, medarbejdere og ledelse har et fælles ansvar for at skabe konstruktivt udkomme af ETU resultaterne. Central opsamling og decentral opfølgning. Rapporter på områdeniveau og et en fælles skolerapport som vort fælles liv på arbejdspladsen Alle fastansatte på Herningsholm Erhvervsskole Kvantitativ Spørgeskemaundersøgelse Medarbejdere og ledelse har et fælles ansvar for at skabe konstruktivt udkomme af MTU resultaterne. Central opsamling og decentral opfølgning. Rapporter på områdeniveau og et en fælles skolerapport Alle ledere på Herningsholm Erhvervsskole Kvantitativ. Spørgeskemaundersøgelse. Opfølgende dialog Lederen er selv ansvarlig for konstruktivt at handle på afdækkelsen af den potentielle udvikling. Fælles opsamling til strategiske indsatsområder. 3. MTU 2013 Formålet med en medarbejdertilfredshedsundersøgelse er helt overordnet, at vi til stadighed ønsker at udvikle Herningsholm som en attraktiv arbejdsplads, hvor der er trivsel og høj social kapital på arbejdspladsen. MTU 2013 skal være med til at give os alle en forståelse for hvor og hvordan, vi kan sikre endnu bedre medarbejdertrivsel. Derfor er det meget vigtigt, at der efterfølgende tilrettelægges en konstruktiv dialog på de enkelte arbejdspladser og i MIO om rapportens resultater. Man vil i undersøgelsen blive spurgt til følgende områder: Arbejdsopgaver Kompetencer og kompetenceudvikling Social kapital 3
Samarbejde og videndeling trivsel mellem kollegaer Ledelse 3 MUS Overordnet tilfredshed I forhold til MTU 2011 er der følgende ændringer: Denne MTU er i modsætning til de tidligere MTU ikke udarbejdet af konsulentfirmaet Ennova. Ennova har dannet sine spørgsmål og vægtningen af svarene på baggrund af et stort statistisk grundlag det såkaldte European Employee Index. Dette giver en umiddelbar fordel i forhold til at kunne benchmarke sig med andre erhvervsskoler i Europa, der har brugt Ennova til en sådan undersøgelse. Ulempen er at visse af spørgsmålene kan opleves som irrelevante og samtidig savnes spørgsmål, der kan spørge mere ind til problemstillinger, der er relevante for Herningsholm Erhvervsskole. Vægtningen er svarene er erstattet af, at der til særligt vigtige spørgsmål om tilfredsheden også spørges ind til betydningen eller med andre ord: hvor vigtigt er det for den enkelte medarbejder. Der er nye spørgsmål i MTU 2013, der vedrører social kapital. Social kapital kan defineres som en egenskab ved hele arbejdspladsen, som sætter organisationens medlemmer i stand til i fælleskab at løse dens kerneopgaver. Høj social kapital kræver, at medarbejderne evner at samarbejde, og at samarbejdet er baseret på et højt niveau af tillid og retfærdighed. Spørgsmålene om social kapital er baseret på spørgsmål udarbejdet af Det Nationale Forskningscenter for Arbejdsmiljø. Udeladt er spørgsmål om løn og ansættelsesforhold, da det for det første er et personligt anliggende mellem arbejdsgiver og medarbejder og for det andet kan give respondenterne en (falsk)forventning om, at der vil blive handlet på deres svar. 4. Metodeafsnit Eftersom respondentgruppen udgør cirka 400 fastansatte medarbejdere ved Herningsholm Erhvervsskole er der valgt en kvantitativ metode i form af en spørgeskemaundersøgelse. Den kvantitative metode er velegnet til undersøgelser med mange respondenter. Metoden har fokus på generelle tendenser og er velegnet til at skabe overblik samt give mulighed for sammenligning af resultater. Dataindsamlingen skaber grundlag for rapporter om undersøgelsens resultater, som giver et oplyst og dokumenteret grundlag for dialog. 3 Høj social kapital og god ledelse hænger sammen, derfor er der spørgsmål om ledelse i MTU. Desuden er der med 360 Lederevaluering og MTU forskelligt fokus i forhold til ansvar for at sikre et udkomme og en opfølgning på undersøgelsens resultater. 4
Rapporterne med resultaterne fra MTU 2013 vil blive udarbejdet for skolen som helhed og for alle områder. Herved opnås en bred viden om, hvordan trivslen i de enkelte dele af vores organisation bidrager til det samlede billede og om der er områder, hvor der kan være brug for en særlig støtte og opmærksomhed. Alle områder svarer på de samme spørgsmål og der er herved mulighed for at sammenligne egne resultater med skolens resultat som helhed. Det er ikke hensigtsmæssigt at sammenligne sig med et andet område uden en nærmere aftale herom. Håndtering af MTU 2013s resultater Resultatet af MTU skal forankres i forskellige organisatoriske processer: Pressehåndtering I samarbejde med Kommunikationsafdelingen bliver der udarbejdet en strategi for undersøgelsens formidling og offentliggørelse. Afdelingerne Resultatet af MTU kan ikke stå alene, idet der altid kun vil være tale om et øjebliksbillede. MTU resultaterne skal være udgangspunkt for en dialog i afdelingerne om tiltag og prioritering af tiltag for at forbedre trivsel og social kapital. MIO Resultatet skal via dialog forankres i MIO-systemet på alle niveauer. MIO sætter rammen for opfølgning på MTU, men ansvaret for opfølgning er organisatorisk placeret hos den nærmeste leder. 5
5. Procesplan Dato/deadline Handling Ansvarlig 15. april 2013 Drøftelse i MIO om måden/proces og indhold af MTU 2013 27. juni Indkalde styregruppen til møde, hvor vi skal drøfte den overordnede proces og spørgeramme. Juli - september sætter spørgeskema op i SurveyExact. Spørgeskema funktionalitet testes Vi laver et eksempel på en rapport. September Høring i Direktion herunder præsentation af rapport - godkendelse September Styregruppe+ 10 pilottestere tester skema og spørgsmål (forståelse + brugervenlighed/funktionalitet) September 2 uger Etablere Masterliste: Overblik over medarbejdere som skal have spørgeskema oprettes i Excel ark Angivelse af nærmeste leder/afdeling på alle. Afdeling knyttes på som baggrundsvariable Tjek af masterliste: Dubletter væk, tilrettelser mv. Mailadresser på - Excel listen er klar 1 dag Planlægning af masseudsendelse af mail (undgå spamfilter) Infomøde for styregruppe: her præsenteres skitse til rapportmodel og videre forløb Direktion + Styregruppe + + Løn (Sevil + Asta) + IT (Carsten Ø.) ½ uge, oktober Kodning af skemaer Opretning af undersøgelse Tirsdag den 22. oktober Alle skemaer sendes ud 6
28. oktober + 1.november Påmindelsesmail sendes ud 1 uge før deadline + samme dag som deadline 1. november Deadline 4. november Rykkere sendes ud 1 dag efter deadline 8. november Lukker dataindsamling 1 måned November/december Data validering, undersøgelse af spredning af besvarelser. Er der noget der ser usædvanligt ud her, vil vende dette med de berørte afdelinger ved rapportpræsentationen. Rapportgenerering (indhold + statistiske test) + Kommunikation (form) Uge 50 December mødet Kommunikation og pressemeddelelse planlægges John E: præsentation af hovedrapport Resultat & rapport forelægges Direktionen. + Kommunikation 12. december Resultat & rapport forelægges bestyrelsen. 16. december Resultat & rapport forelægges MIO. December/januar Overordnet Resultat & rapport forelægges EUD og Gymnasiets ledermøde Januar Alle rapporter sendes til alle uddannelsesledere og ledere med henblik på dialog om resultater. Efter nærmere beskrevet proces vil præsentere rapporterne og resultaterne for de enkelte ledere. Foråret 2014 Efter en nærmere beskrevet opfølgningsplan, vil sammen med de involverede ledere sikre at der at bliver lavet indsatser og fulgt op på disse. + uddannelsesledere + Styregruppe 7
6. Bilag: Udsagn til spørgeskema 1. Dine arbejdsopgaver i afdelingen (enighed) Jeg synes, at mit arbejde er meningsfyldt Jeg ved hvornår jeg har udført mit arbejde tilfredsstillende Jeg har et tilfredsstillende overblik over mine arbejdsopgaver Jeg oplever, at jeg har tid nok til at løse mine arbejdsopgaver Jeg oplever, at jeg har indflydelse på mit eget arbejde 2. Dit arbejde, dine kompetencer og din kompetenceudvikling (enighed og betydning) Mine kompetencer bliver brugt på en god måde på min arbejdsplads Jeg er tilfreds med de faglige udviklingsmuligheder, jeg har på min arbejdsplads Jeg oplever, at jeg er godt kvalificeret, til at løse mine opgaver Jeg oplever, at jeg udvikler mig på min arbejdsplads Jeg oplever, at min arbejdsplads udvikler sig i forhold til skiftende behov Jeg oplever, at jeg selv kan træffe beslutninger, som er nødvendige for at udføre mit arbejde godt Jeg oplever, at ledelsen på min arbejdsplads lægger stor vægt på, at jeg tager et ansvar 3. Videndeling og Den sociale kapital (tillid, retfærdighed og samarbejde) (enighed og betydning) Jeg oplever, at vi som medarbejdere bliver involveret i beslutninger om forandringer på arbejdspladsen På min arbejdsplads er vi gode til at lære af hinanden På min arbejdsplads taler vi om, hvordan vi løser vores opgaver Jeg oplever, at der er et godt samarbejde på tværs af afdelinger og uddannelsesområder Mine kollegaer er gode til at give mig en hjælpende hånd, når jeg har brug for det Jeg er god til at give mine kollegaer en hjælpende hånd, når de beder om det eller jeg kan se, der er behov for det På min arbejdsplads hjælper man nye medarbejdere til rette, selv om det ikke er ens opgave Jeg har tillid til de udmeldinger, der kommer fra den nærmeste leder På min arbejdsplads kan medarbejderne give udtryk for deres meninger og følelser På min arbejdsplads stoler vi i almindelighed på hinanden 8
Konflikter på min arbejdsplads bliver løst på en hensigtsmæssig måde Jeg oplever, at blive anerkendt for et godt stykke arbejde Arbejdsopgaver bliver fordelt på en hensigtsmæssig måde Jeg oplever, at den nærmeste leder stoler på, at medarbejderne gør et godt stykke arbejde Jeg bidrager selv aktivt til, at vi har det godt med hinanden på min arbejdsplads Jeg oplever, at forslag til nye initiativer og ideer til at gøre tingene bedre bliver påskønnet Jeg oplever, at ressourcer udnyttes på tværs af afdelinger og uddannelsesområder 4. Den nærmeste leder (den du afholder MUS med) af din afdeling (enighed og betydning) Den nærmeste leder er god til at inddrage medarbejderne Den nærmeste leder er motiverende og tydelig i sin ledelse Den nærmeste leder er inspirerende Den nærmeste leder er god til at sikre afdelingens drift Den nærmeste leder understøtter et godt samarbejde på min arbejdsplads Den nærmeste leder er god til at træffe beslutninger Den nærmeste leder er god til at handle og skabe resultater Den nærmeste leder medvirker til et kollegialt og udviklende fællesskab på min arbejdsplads Jeg har som medarbejder et medansvar for, at nærmeste leder udøver god ledelse 5. Medarbejderudviklingssamtale (ja/nej) Har du været til MUS / LUS indenfor det seneste år? (Ved nej spring til spørgsmål 6) Min MUS støtter min udvikling på arbejdspladsen De aftaler, der er indgået på MUS bliver overholdt 6. Din overordnede tilfredshed (enighed) Jeg oplever, at der er et godt socialt miljø på min arbejdsplads Jeg oplever, at der er et godt fysisk miljø på min arbejdsplads Jeg oplever, at der er en fornuftig balance mellem mit arbejdsliv og privatliv 9
Jeg oplever, at min arbejdsplads er lydhør, når jeg har brug for fleksibilitet for at få mit arbejdsliv og privatliv til at hænge sammen Jeg vil anbefale andre at søge arbejde på Herningsholm Erhvervsskole Alt i alt trives jeg i min nuværende afdeling Vi bruger Herningsholm Erhvervsskoles overordnede værdier på min arbejdsplads (åbent og tillidsfuldt samspil, helhedstænkning, ansvarlighed og rettidig omhu, omverdens bevidsthed) Fritekstfelt: Uddybende kommentarer til Medarbejdertilfredshedsundersøgelsen: Er der emner vi ikke har berørt? Er der noget omkring afdelingens rammebetingelser vi bør ændre? Har du forslag eller ideer du gerne vil frem med? Jette Anna Sørensen 10