Side 1 af 5 SKABELON TIL AFDELINGSMØDE-REFERAT Afdelingsmøde for afdeling 65 MØDEDATO:20.4.2017 TIDSPUNKT: 19:00 MØDESTED: Hjortshøj Lokalcenter Så mange beboere deltog: 30 Antal udleverede stemmesedler: 46 Fra AABs administration deltog: Katrine Sørensen, Lisbeth Dahl Andersen, Martin D. Nielsen, Anders Kjeldgaard, Bettina Grumsen, Erhardt Christensen, Kristian Amdi Konradsen og Alexandra. Andre der deltog: Referent (skriv dit navn med BLOKBOGSTAVER): JANNE PLØEN MORTENSEN 1 Valg af dirigent Bettina Grumsen 2 Beretning og driftsbudget Formandens beretning: Formanden kom i sin beretning ind på bestyrelsens arbejde i det forgangne år, som bl.a. budt på etablering og indvielse af legepladsen, afholdelse af et ekstraordinært afdelingsmøde vedr. salg af grund til etape 2, etablering af overgang ved grøft mod fodboldbane, flytning af træer fra legeplads samt støtte af træerne. Afdelingsbestyrelsen har megen dialog med AAB og totalentreprenør omkring etape 2 omkring udfordringer ved at være nabo til byggeriet. I starten af byggeriet tog Martin og Erik ekstra fat, og fik fordelt flis fra de fældede træer i alle bede, og afdelingen sparede således en større udgift til dette som ellers skulle være udført på senere tidspunkt. Udover de allerede afsluttede aktiviteter, er der også planlagt aktiviteter som udføres inden for de næste måneder. Disse omfatter bl.a. rengøring af molokker (nedgravede affaldscontainere), etablering af opholdsplads ved søen, sti mellem 36 og 38, bump på vejen ved legepladsen, opsætning af affaldsspand og bænk ved legepladsen. I det forgangne år har der kun været afviklet en enkelt beboeraktivitet, som var en tur til Djurs Sommerland. Søren Nicholson søgte afdelingsbestyrelsen om tilskud til at arrangere turen, som havde god opbakning. Desværre var der ikke stor opbakning til hverken turen til Aqua eller julearrangement, hvorfor disse ikke blev afholdt.
Side 2 af 5 Afdelingsbestyrelsen har indledt et samarbejde omkring nabohjælp med de øvrige beboere på Virup Skovvej, samt den kommende overdragelse af Virup Skovvej fra privat vej til privat fællesvej. I det forgangne år har afdelingsbestyrelsen prioriteret at skabe struktur på afdelingsbestyrelsesmøder, samt øge kommunikation til beboerne igennem fremsendelse af nyhedsbreve og referater fra afdelingsbestyrelsesmøderne. Der var ingen der ønskede ordet til beretningen, og den blev godkendt. Driftsbudget: Kristian Konradsen fra AABs administration gennemgik budgettet for 2018, som medfører en huslejestigning på 0,7 %. Ejendomskatten falder som følger af den vundne klagesag, mens henlæggelser og renovation stiger, da disse poster hidtil har været for lave. Jens nr. 72 spurgte ind til, hvorfor der er afsat midler til udskiftning af brusearmaturer. Ulla svarede, at det er fordi de kalker til grundet det høje kalkindhold i vandet. Hans nr. 26 spurgte ind til, om det er muligt at etablere et afkalkningsanlæg for hele afdelingen. Bettina svarede, at kan der stilles forslag om ved kommende afdelingsmøde. Charlotte nr. 32 spurgte ind til, de i PV-skemaet afsatte 52.000 til legeplads. Ulla svarede, at det er de midler der er besluttet tidligere, men endnu ikke betalt. Jens nr. 72 spurgte ind til, hvad der sker med regnskabet når der kommer 38 nye boliger fra etape 2. Kristian svarede, at der bliver lavet et separat budget for de 38 boliger, fra 2019 ligges budgetter sammen. Disse 38 kommer i lighed med etape 1 med en startkapital. Budgettet blev godkendt. 3 Indkomne forslag Forslag nr. 1 Forslaget blev vedtaget. Forslag nr. 2 Forslag nr. 3 Der blev stemt om følgende: 1) At der indskrives i ordensreglementet, at der må vaskes og tørres i tidsrummet 8-20 i alle lejligheder: Forkastet 2) At der indskrives i ordensreglementet, at der må vaskes og tørres i tidsrummet 7-21 i alle lejligheder: Forkastet 3) Ændringsforslag: At der indskrives i ordensreglementet, at der må vaskes og tørres i tidsrummet 7-21 i lejlighederne 58-100: Ændringsforslaget blev vedtaget (18 stemmer for, 13 stemmer imod) Forslaget blev vedtaget med ændring i tekst fra RAS 7021 til RAL 7021. Forslag nr. 4
Side 3 af 5 Forslag nr. 5 Forslaget blev vedtaget. Forslag nr. 6 Forslag nr. 7 Forslag nr. 8 Forslag nr. 9 Forslag nr. 10 Forslag nr. 11 Forslag nr. 12 Forslaget blev vedtaget med følgende ordlyd: Der skal fjernes ukrudt ved hækken mindst 20 cm på hver side. Dette gøres mindst 2 gange årligt (forår og efterår) for at sikre, at hækplanterne har gode vækstforhold. Forslaget blev forkastet Forslaget blev vedtaget. Afdelingsbestyrelsen arbejder videre med forslaget. Forslaget blev frafaldet. Forslaget blev frafaldet. Forslagsstiller fremlagde begrundelse for forslaget 4 Valg 4 a 4 b Valg af medlemmer til afdelingsbestyrelsen Valg af suppleanter til afdelingsbestyrelsen Da forslag 1 blev vedtaget, skulle der kun vælges 1 nyt bestyrelsesmedlem. Mia og Janne oplyste, at de begge trækker sig, hvorfor der skulle vælges 3 medlemmer til afdelingsbestyrelsen. Der var 4 beboere der forlod mødet inden valget og der var ved valget 38 stemmeberettigede. Kampvalg mellem 4 kandidater: Resultatet blev Jørn: 8 stemmer, Dennis: 35 stemmer, Frank: 38 stemmer og Jakob: 33 stemmer. Valgt blev Frank, Dennis og Jakob. Frank og Dennis er på valg i 2019, og Jakob er på valg 2018. Valgt blev Stine og Ulla. 5. Eventuelt Frank nr. 64 gjorde opmærksom på at afdelingsbestyrelsens fællesmail står ikke oplyst på AABs hjemmeside. Kristian følger op på dette hos AAB. Ulla nr. 28 efterspurgte, om opslagstavle ved teknikskur blev brugt. Der kom tilkendegivelser fra fremmødte om denne blev brugt. Ulla nr. 28, efterspurgte om der var interesse i at afd. 65 indkøbte en Multihus folkeaktie. Katrine, adm. AAB, oplyste at, det må afdelingen ikke, samt at var indsendt et forslag om dette, som blev trukket af denne grund. Peter nr. 16 sagde tak til bestyrelsens for deres arbejde.
Side 4 af 5 Afdelingsbestyrelsen består nu af: VIGTIGT: Du må IKKE skrive adresse og telefonnumre ved navnene på denne og næste side. Navne (skriv med BLOKBOGSTAVER): Valgperiode FRANK PLØEN MORTENSEN DENNIS NØRGAARD JAKOB HØJBØG HANSEN 2019 2019 2018 Suppleanter (på valg hvert år) STINE TULSTRUP ULLA MOGENSEN
Side 5 af 5 Evt. Valgte til repræsentantskabet Navne (skriv med BLOKBOGSTAVER) Valgperiode Ingen valgte Evt. Valgt til revisor ingen valgte Navn(e) (skriv med BLOKBOGSTAVER) Referent 23.4.2017 Janne Pløen Mortensen Dirigent Bettina Grumsen Formand