2012 Manual til Kassen ShopPOS Med forklaring og eksempler på hvordan man håndterer kasseekspeditioner Consulo ApS 04-08-2010
1 Introduktion... 5 1.1 Formål... 5 1.2 Anvendelse... 5 2 Referencer... 6 3 Definitioner... 7 4 Overblik og Koncepter... 8 4.1 Kasse... 8 4.2 Vareliste... 9 5 Nødvendig opsætning for at komme i gang... 11 6 Funktioner... 12 6.1 Åbne og lukke kassesystemet... 12 6.2 Varelisten... 13 6.2.1 Åbne og lukke varelisten... 13 6.2.2 Oprette/redigere/slette varegruppe... 13 6.2.3 Oprette/redigere/slette ny vare... 14 6.2.4 Oprette/redigere/slette leverandør... 15 6.2.5 Søge i varelisten... 16 6.3 Tilføj vare til behandling... 17 6.4 Kasseekspedition... 18 6.4.1 Tilføj vare... 19 6.4.2 Retur vare... 21 6.4.3 Tilføj gavekort... 22 6.4.4 Rediger køb... 23 6.4.5 Indsæt rabat... 23 6.4.6 Slet køb... 24 Side 2 af 51
6.4.7 Tilføj kunde... 24 6.4.8 Modtag kontantbetaling... 24 6.4.9 Modtag betaling med kort... 25 6.4.10 Modtag gavekort betaling... 25 6.4.11 Se/nulstil betalinger... 26 6.4.12 Tilføj ekspedient... 26 6.4.13 Tilføj bon hilsen for ekspedient... 26 6.4.14 Indsæt bon-kommentar... 27 6.4.15 Udskriv bon... 28 6.4.16 Godkend/afslut betaling... 28 6.5 Tidligere kassebonner... 28 6.5.1 Vis tidligere kassebon... 29 6.5.2 Udskriv tidligere kassebon... 29 6.5.3 Søg i tidligere kassebonner... 29 6.5.4 Vis køb på kassebon... 29 6.5.5 Skift sælger på køb... 30 6.6 Opsætning af konti... 30 6.7 Opsætning af beholdninger... 31 6.8 Opgør kasse... 32 6.8.1 Vis indbetalinger... 39 6.8.2 Vis udbetalinger... 39 6.8.3 Vis omsætning... 40 6.9 Foretag indbetaling... 41 6.10 Foretag udbetaling... 41 6.11 Tidligere kasseopgørelser... 42 6.11.1 Vis tidligere kasseopgørelse... 43 Side 3 af 51
6.11.2 Udskriv tidligere kasseopgørelse... 43 6.11.3 Søg i tidligere kasseopgørelser... 43 6.12 Kontrolstrimmel... 44 6.13 Opsætning af kassebon... 45 6.13.1 Indsætte en butiks og kasseidentifikation... 47 6.13.2 Sidefod/farvel-hilsen... 48 6.13.3 Sætte venstre margin af bonnen... 49 6.13.4 Juster bredden af bonnen... 49 6.13.5 Bon-printer valg... 49 6.13.6 Bon udskrifter til/fra valg... 49 6.13.7 Indsætte nyt logo eller fjerne logo... 49 6.14 Opsætning af printer til bon... 50 6.15 Opsætning af Opgørelser og rapporter... 50 6.15.1 Udskrivning af opgørelser... 51 6.15.2 Printer valg... 51 6.15.3 Dialog indstillinger... 51 Side 4 af 51
1 Introduktion 1.1 Formål Denne manual beskriver hvordan kassen (ShopPOS) benyttes til håndtering af kasseekspedition i sammenhæng med ShopBook. Andre manualer, f.eks. til brug af ShopBook, kan du finde refereret i kapitel 2. 1.2 Anvendelse Kassen er kun tilgængeligt hvis du har den krævede licens dvs. en licens til kasse og løn. Både ShopBook og ShopPOS skal være installeret. Kassen er tilgængelig hvis du kan aktivere menupunktet Vis->Kasse, se Figur 1. Figur 1 Tilgængelig kasse Side 5 af 51
2 Referencer På tidspunktet hvor denne manual skrives, eksisterer følgende andre manualer som du evt. kan finde hvor du fandt denne manual eller på internettet (www.shopbook.dk): Reference Titel 1. Installationsmanual til ShopBook Box 2. Brugermanual til ShopBook 3. Brugermanual til Online Booking administration 4. Brugermanual til Lønsystem ShopProloen 5. Brugermanual til Kundekartoteket ShopPlanner Customers Tabel 1 Referencer Side 6 af 51
3 Definitioner For at lette læsningen af de følgende kapitler benyttes følgende definitioner: Definition Tekst vist Kommentar Vælg et menupunkt og gå til undermenu -> Vælg et menupunkt og gå videre til næste undermenu Windows brugerkontrol, f.eks. menupunkter, knapper, etc. Navn på knap Tekst i kursiv refererer til den tilsvarende windows brugerkontrol. Kassen Kassen Ved kassen forstås ShopPOS altså den kasse der er integreret med Shopbook Hovedmenu Hovedmenu Hovedmenu referer til kassens hovedmenu medmindre andet er specificeret Link Link Ved link forstås en blå eller lilla understreget tekst, hvor der ved klik åbnes et nyt vindue 1. 1 Farven på linket er blåt, hvis du ikke tidligere har klikket på linket, og lilla, hvis der har været klikket på linket Side 7 af 51
4 Overblik og Koncepter ShopPOS, også kaldt kassen, er integreret med aftalekalenderen Shopbook. Der kan maximalt installeres en kasse pr. PC, men man kan have flere kasser (PC er) koblet til samme Shopbook. 4.1 Kasse Kassen består af en vareliste i venstre side og en højreside, hvor selve kasseekspeditionen håndteres, se Figur 2. Figur 2 Kassen Varelisten kan bruges til at finde den korrekte vare på en let og overskuelig måde. Man kan også udelukkende benytte sig af kasseekspeditionsdelen. Kasseekspeditionsdelen viser en tabel over de enkelte køb, der indgår i den samlede total. Via kasseekspeditionsdelen er der også mulighed for at tage i mod betaling, knytte en ekspedient og evt. kunde til købet samt indsætte bon-hilsen og bonkommentar. Herudover indeholder kassen funktioner til at: Side 8 af 51
lave en kasseopgørelse foretage en ind- eller udbetaling til/fra kassen se tidligere kassebonner se tidligere kasseopgørelser se kontrolstrimmel opsætte konti opsætte bon 4.2 Vareliste Varelisten består af 2 paneler et panel der viser en af tre oversigter: varegruppe-, leverandør- og søgeoversigt samt et panel der viser detaljer for det der er markeret i oversigten. Ved start af varelisten vises varegruppeoversigten. I varegruppeoversigten, se Figur 3, er varelisten struktureret vha. varegrupper og varer. Under en varegruppe kan der placeres en eller flere varer og/eller en eller flere varegrupper (undergrupper). I Figur 3 er der oprettet en varegruppe på første niveau der hedder Behandlinger. Behandlinger har en undergruppe kaldet Klip, som indeholder varen Børneklip og to undergrupper Dameklip og Herreklip. Under Dameklip er der oprettet 3 varer: Dameklip alm., Dameklip langt og Elev dameklip og under Herreklip er der oprette 2 varer: Herreklip alm. og Elev herreklip. Varegruppen bruges til at gruppere sine varer, så det er lettere at finde sine varer under køb og ved redigering af sine varer. Til en varegruppe kan man knytte en beskrivelse samt et kontonummer, der kan bruges til at adskille omsætningen fra forskellige grupper/varer i kasseopgørelsen. Kontonummeret kan refereres af undergrupper og/eller varer under denne gruppe. Definition: Overvaregruppe er en varegruppe på øverste niveau. I Figur 3 er Behandlinger en overvaregruppe og alle de andre varegrupper er almindelige varegrupper. Overvaregrupper begrebet bruges i forbindelse med Omsætning pr. person og provisionsudregning. Figur 3 Varegruppeoversigt Side 9 af 51
I leverandøroversigten er varerne struktureret efter leverandør. Der er et katalog til varer med leverandører og et til varer uden leverandører. I kataloget Varer med leverandører vises et katalog for hver leverandør, hvor de enkelte varer er placeret under den tilknyttede leverandør, se Figur 4. Der er genvejstaster til alle menupunkter i kassen og varelisten og derudover er genvejstaster til de mest almindelige operationer således, at man ikke nødvendigvis behøver at bruge mus. Figur 4 Leverandøroversigt Side 10 af 51
5 Nødvendig opsætning for at komme i gang For at starte brugen af kassen skal man: 1. oprette varer og varegrupper i varekatalog, se afsnit 6.2.2 og 6.2.3 2. tilføje varer til behandlinger se afsnit 6.3 3. sætte udseendet af kassebonnen op, se afsnit 6.13 4. sætte printeren op til udskrivning af kassebon, se afsnit 6.14. 5. definere konti til indbetaling til kassen og udbetaling fra kassen, se afsnit 6.6 Når dette er udført er man klar til at udføre kasseekspeditioner og foretage indbetalinger og udbetalinger til og fra kassen. Den første gang man bruger systemet skal man huske at tilføje en indbetaling på det beløb der ligger i den fysiske kasse, ellers vil kassedifference i kasseopgørelsen være forholdsvis større. Side 11 af 51
6 Funktioner 6.1 Åbne og lukke kassesystemet Kassen kan startes på to måder, via hovedmenuen ved at vælge Vis->Kasse, se Figur 5. Eller ved hjælp af genvejstasten Ctrl-A. Figur 5 Start af kasse via hovedmenu Afhængig af hvad der er markeret i Shopbook, når man starter kassen kan der være forudfyldt ekspedient, kunde og evt. vare. Er et område uden aftaler markeret, vil kassen starte med et faneblad med navnet <Ny ekspedition> og ingen felter forudfyldt. Har man derimod markeret en aftale, vil kassen starte med et faneblad, hvori ekspedient, kunde og evt. behandlinger 2 er forudfyldt. Det er muligt at have flere ekspeditioner i gang samtidig. Er kassen allerede startet, idet man starter en ny ekspedition, bliver der lavet et nyt faneblad i samme vindue som den allerede startede kasse. Man kan også starte flere ekspeditioner, ved at klikke på toppen af et eksisterende faneblad, hvorefter der laves et nyt faneblad med navnet <Ny ekspedition>, se Figur 6. Figur 6 Flere samtidige ekspeditioner Kassen lukkes automatisk når en ekspedition er gennemført dvs. man har klikket Godkend og afslut, dog ikke før alle ekspeditioner(faneblade) er godkendte eller annullerede. Kassen kan også lukkes ved at vælge Filer->Afslut i hovedmenuen eller ved at klikke på krydset i øverste højre hjørne, bemærk dog at alle ekspeditioner skal være godkendte eller annullerede. 2 Kræver at behandlingen har fået tilknyttet en vare, se afsnit 6.3. Side 12 af 51
6.2 Varelisten 6.2.1 Åbne og lukke varelisten Varelisten åbnes via hovedmenuen ved at vælge Funktioner->Varer, se Figur 7. Figur 7 Start af vareliste via hovedmenu 6.2.2 Oprette/redigere/slette varegruppe En ny varegruppe på første niveau oprettes ved at placere musen i det hvide felt under fanen Varegrupper, højreklikke og herefter vælge Ny Varegruppe, se Figur 8. Ved at vælge en eksisterende varegruppe og herefter højreklikke og vælge Ny->Varegruppe, får man oprettet en ny varegruppe under en eksisterende varegruppe. Figur 8 Oprettelse af varegruppe under en eksisterende varegruppe Efter oprettelse af en ny varegruppe, vises vinduet i Figur 9. Figur 9 Opret ny varegruppe I navn indtastes navnet på varegruppen og i beskrivelse kan man notere diverse information om varegruppen. I overgruppen vises navnet på en evt. varegruppe, som denne er placeret under. I Side 13 af 51
konto kan man skrive kontonummeret som salg af den varegruppe skal registreres under eller evt. vælge at bruge samme kontonummer som overgruppen. Ved klik på Gem gemmes den indtastede information. En varegruppe redigeres ved at vælge varegruppen. I højre side ses detaljerne for denne gruppe. Når man redigerer i ét af felterne, bliver Gem og Annuller valgbare. En varegruppe slettes ved at vælge den ønskede varegruppe, højreklikke og vælge Slet. Bemærk at en varegruppe først kan slettes når der ikke er flere varer eller varegrupper under gruppen. 6.2.3 Oprette/redigere/slette ny vare En ny vare oprettes ved at vælge varegruppefanen, vælge den varegruppe, som varen skal placeres under, højreklikke og herefter vælge Ny->Vare. Herefter vises vinduet i Figur 10, hvor feltet Navn er udfyldt med ny vare. Figur 10 Detaljer for en vare I Navn indtastes navnet på varen. Ved brug af kassen kan man bruge automatisk afslutning af ens indtastning, se afsnit 6.4.1, derfor kan det spare tid, hvis navnene adskiller sig fra hinanden men stadig er logiske. Under Id kan man indtaste en identifikation på sin vare f.eks. en stregkode. En stregkode indsættes ved at placere musen i Id feltet, scanne den ønskede vare og sætte flueben i feltet stregkode. Side 14 af 51
Ved beskrivelse kan man lave en beskrivelse af varen f.eks. beskrivelse fra leverandør eller betingelser til varen. I varegruppe vises hvilken varegruppe, varen ligger under, og man kan klikke på det blå link, for at vælge en anden varegruppe. I konto kan man skrive kontonummeret som salg af den vare skal registreres under eller evt. vælge at bruge samme kontonummer som varegruppen. Hvis du benytter Lønsystemet, så er det påkrævet at alt frisørarbejde bruger samme kontonummer, idet provision af frisørarbejde udregnes på salg fra ét kontonummer. I kasseopgørelsen laves en separat opgørelse pr. kontonummer, se Figur 38 side 37. Under leverandører kan man vælge en leverandør fra en liste over de leverandører man har oprettet, se 6.2.4, hvis man ikke vælger en leverandør er der sat flueben ved ukendt. De næste fire rækker med felter indeholder alle information vedr. varens pris. I venstre kolonne vises priserne inklusiv moms og i højre kolonne eksklusiv moms. Normalprisen angiver den pris der er normalt for varen dvs. at dette er prisen for varen uden evt. rabatter og dette er også den pris som bliver brugt som baggrund for udregning af provision i Lønsystemet. Hvis man forhøjer prisen (negativ rabat), så er det stadig normalprisen der benyttes ved provisionsudregning. Rabat angiver en evt. rabat der skal trækkes fra varens normalpris denne kan angives i kroner eller i % (yderste højre kolonne). Salgsprisen er den pris som forbrugeren skal betale for varen, hvilket udregnes som normalprisen minus rabat. Er der ingen rabat på varen, vil salgsprisen være lig med normalprisen. Læg mærke til at det er salgsprisen der vises i varelistens oversigt, se Figur 10. I indkøbspris kan man evt. notere den pris man selv har betalt for varen. Ved klik på Gem gemmes den indtastede information. En vare redigeres ved at vælge varen. I højre side ses detaljerne for denne vare. Når man redigerer i ét af felterne, bliver Gem og Annuller valgbare. En vare slettes ved at vælge den ønskede varegruppe, højreklikke og vælge Slet. 6.2.4 Oprette/redigere/slette leverandør En ny leverandør oprettes ved at vælge leverandørfanen, vælge kataloget Varer med leverandør, højreklikke og herefter vælge Ny leverandør. Herefter vises vinduet i Figur 11, hvor feltet Navn er udfyldt med ny leverandør. Side 15 af 51
Figur 11 Detaljer for en leverandør I Navn indtastes navnet på leverandør. Herudover er der felter til at gemme information om adresse, telefon, E-mail og en beskrivelse af leverandøren. Ved klik på Gem gemmes den indtastede information. En leverandør redigeres ved at vælge leverandør. I højre side ses detaljerne for denne leverandør. Når man redigerer i ét af felterne, bliver Gem og Annuller valgbare. En leverandør slettes ved at vælge den ønskede leverandør, højreklikke og vælge Slet. Man kan ikke slette en leverandør før alle leverandørens varer er slettet. 6.2.5 Søge i varelisten Man kan søge på 2 måder i varelisten enten vha. søgeoversigten eller via søg i øverste højre hjørne af varelisten, se Figur 12. Vælges fanen Søg vises vinduet i Figur 13. Figur 12 Søge vare Figur 13 Søgeoversigt Søgningen foretages ved at indtaste et ord eller dele af det ord man ønsker at søge i feltet Søgeord og klikke på Søg f.eks. vises varen Shampoo hvis man søger på ordet amp. I oversigten vises alle varer, varegrupper og leverandører der indeholder det søgte, se eksempel i Figur 14. Side 16 af 51
Figur 14 Eksempel på søgning vha. Markeres et af elementerne i søgeoversigten, vises detaljerne for dette element i højre side. Ved indtastning af ord eller dele af det ord man ønsker at søge i feltet Søg vare i øverste højre hjørne af varelisten, vises søgeoversigten med alle varer, varegrupper og leverandører der indeholder det søgte, se eksempel i Figur 15. Figur 15 Eksempel på søgning via Søg vare 6.3 Tilføj vare til behandling Ved start af kassen fra en aftale, kan kassen automatisk lave en linje med køb svarende til den eller de behandlinger der er knyttet til aftalen. Dette kræver dog at der for alle behandlinger er tilføjet en vare. For at knytte en vare til behandling skal du vælge Funktioner->Behandlinger i Shopbooks hovedmenu, herved kommer en liste over alle behandlinger. Vælg den ønskede behandling og klik på linket i kolonnen vare ud for ønskede opgave, og der vises en oversigt over alle varer, se Figur 16. Side 17 af 51
Figur 16 Vælg vare der skal tilknyttes behandling Vælg en vare i listen og klik Vælg. Varen er nu tilknyttet den valgte opgave, og varenavnet ses nu som et link i kolonnen vare, se Figur 17. Figur 17 Behandling med tilknyttet vare for opgaven Dameklip Fortsæt til alle opgaver i behandlingen, som skal prissættes, er udfyldt. Ved efterfølgende kasseekspeditioner vil kasse automatisk blive udfyldt med en linje pr. vare knyttet til behandlingen med varenavn, pris og evt. rabat på behandlingen. En vare kan redigeres ved at vælge linket med varen i varekolonnen og herefter vælge en anden vare. Varen kan slettes fra en behandling ved at vælge linket og klikke på Annuller Valg hvor efter der ikke længere er tilknyttet en vare til en behandling. 6.4 Kasseekspedition Ved en kasseekspedition vil man forløbet normalt være at man vælger en eller flere varer vælger en ekspedient Side 18 af 51
vælger en kunde tager i mod betaling og godkender købet Herudover vil der nogle gange også være brug for at redigere købet give rabat slette køb nulstille betalinger indsætte bon-hilsen eller bon-kommentar I det følgende beskrives i detaljer hvordan kassen understøtter alle disse funktioner. 6.4.1 Tilføj vare Man kan tilføje en vare ved at bruge knappen Tilføj vare >> indtaste varens navn i tabellen scanne varen med en stregekodelæser På alle tre måder udfyldes varenummer 3, varenavn, salgspris samt evt. rabat hentes fra den valgte vare i varelisten, se Figur 18. Stykantallet sættes til 1 og totalbeløbet for det enkelte køb udregnes ligesom total beløbet for det samlede køb opdateres. Der tilføjes en nye linje til evt. yderligere køb. Når en vare i varelisten markeres, bliver knappen Tilføj vare>> aktiv. Klikkes der på Tilføj vare>>, indsættes en linje i tabellen med køb. 3 Hvis der findes et varenummer for varen Side 19 af 51
Figur 18 Varen, Dameklip alm. indsat i kassen via Tilføj vare>> knap En vare kan også tilføjes ved at starte med at skrive varenavnet i det første tomme varetekst-felt, hvorved der kommer en liste over varer der matcher indtastningen, se Figur 19. Skriver man f.eks. Da kommer der en liste over alle varer der begynder med Da. Man kan vælge at indtaste en varetekst der ikke findes i varelisten, men så skal man manuelt indtaste total og evt. rabatbeløb og købet bliver registeret under køb uden kontonummer. Side 20 af 51
Figur 19 Tilføjelse af vare ved indtastning af varenavn. Her er der indtastet D og der foreslås 3 forskellige varer For at tilføje en vare vha. stregkodelæser, skal musen placeres i det første tomme varenr. felt (feltet bliver markeret med blå), og herefter scanne med stregkodelæseren. Er varen ikke oprettet i varelisten, så udfyldes kun varenummer og der tilføjes ikke en ny linje i tabellen. Man skal så selv indtaste total og evt. rabat beløb og købet bliver registeret under vare uden kontonummer. 6.4.2 Retur vare En returvare er en vare, som en kunde har betalt for, men som kunden nu ønsker at returnere og derfor modtage et returbeløb for. Man kan tilføje en returvare ved at bruge knappen Retur vare >> indtaste varens navn i tabellen og angive antallet til -1 scanne varen med en stregekodelæser og angive antallet af vare til -1 Tilføjelse af returvare foregår som ved tilføj vare, se 6.4.1, man skal dog bruge knappen Retur vare>> i stedet og manuelt sætte antallet til -1, hvis man indtaster varens navn eller benytter en stregkodelæser. Når man har valgt Retur vare>> eller sætter antallet til -1, ændres baggrundsfarven for hele linjen til grå, se Figur 20. Side 21 af 51
Note: Der anbefales at lave en kommentar til alle bonner med returkøb, idet SKAT kræver at man kan redegøre for alle returkøb. Se hvorledes du tilføjer en bon-kommentar i afsnit 6.4.14. Note: Bruges Lønsystemet skal du være opmærksom på at en returvare trækkes fra omsætningen fra den person der er valgt som ekspedient. 6.4.3 Tilføj gavekort Figur 20 Varen, Shampoo indsat i kassen via Retur vare>> knap Ved udstedelse af et gavekort klikkes på knappen Tilføj gavekort. Herefter komme et vindue, hvori gavekort beløb og evt. reference kan indtastes, se Figur 21. Figur 21 Specifikation af gavekort Side 22 af 51
Klikkes Ok, tilføjes en ny linje med vareteksten Gavekort #xxx, hvor xxx angiver det man indtastede i reference feltet, se Figur 22. Figur 22 Gavekort indsat i kassen via Tilføj Gavekort knap Note: Bruges Lønsystemet skal du være opmærksom at der ikke udregnes provision af udstedelse af gavekort men i stedet ved indløsning af gavekort. 6.4.4 Rediger køb Et køb kan ændres ved at ændre i et af felterne i tabellen, det er dog ikke muligt at ændre i prisen som hentes fra varelisten. I stedet skal man ændre i rabat eller totalfeltet, hvorved det modsatte felt opdateres. Ændres varetekst eller nummer får man et helt nyt køb. 6.4.5 Indsæt rabat Er der valgt en vare fra varekataloget, udfyldes feltet Rabat stk. for varen automatisk med evt. rabat registreret i varekataloget. Rabatten kan ændres ved at vælge rabatfeltet og herefter justere prisen. Note: Bruges Lønsystemet skal du være opmærksom på at provisionen for den valgte ekspedient udregnes ud fra normalprisen på varen dvs. at ligegyldigt om der er oprettet rabat i varekataloget Side 23 af 51
eller gives rabat ved kassen, så er det normalprisen fra varekataloget der benyttes til provisionsudregning. Ønsker man at give rabat, der skal fratrækkes provisionen, skal man lave en separat linje skrive rabat i varetekst feltet og herefter skrive et negativt beløb i total pris. 6.4.6 Slet køb Et enkelt køb kan slettes ved at skrive 0 i antal herved slettes alle indtastninger for linjen. Det totale køb slettes ved at vælge Annuller i nederste højre hjørne. 6.4.7 Tilføj kunde En kunde tilføjes ved at klikke på det grønne kryds ovenover Kunde, hvorved kundekartoteket startes. I kundekartoteket kan man enten oprette en ny kunde eller søge efter en eksisterende, se reference til manual i kapitel 2. Note: Bemærk at et godkendt køb registreres i kundekartoteket for den valgte kunde. 6.4.8 Modtag kontantbetaling Kontantbetaling modtages ved at klikke på knappen Kontant. Et vindue til indtastning af kontantbeløbet åbnes, se Figur 23. Kontantbetalingsvinduet er forudfyldt med det beløb der mangler for at der er modtaget betaling for hele købet. Ønskes et andet beløb, tastes det ind i tekstfeltet. Figur 23 Kontantbetaling Kroner og øre adskilles ved, f.eks. er 100,50 lig med 100 kroner og 50 øre. Bemærk at der afrundes til nærmeste 50 øre. Klikkes på Ok, lægges beløbet til det eksisterende beløb i feltet Modtaget og evt. returbeløb skrives i Retur. Baggrundsfarven på returbeløbet skifter afhængig af om der er betalt det eksakte beløb, betalt mere end totalbeløbet eller mindre end totalbeløbet, se Tabel 2. Det modtagne beløb er lig med total beløbet dvs. eksakt beløb Mere end totalbeløbet dvs. der skal gives retur penge Mindre end totalbeløbet dvs. der mangler stadig at blive indbetalt penge Tabel 2 Farve på returbeløb Side 24 af 51
Indtastede betalinger kan slettes, se afsnit 6.4.11 6.4.9 Modtag betaling med kort Betaling med kort startes ved at klikke på knappen Kort. Et vindue til indtastning af beløbet der skal hæves på kort åbnes, se Figur 23. Kortbetalingsvinduet er forudfyldt med det beløb der mangler for at der er modtaget betaling for hele købet. Ønskes et andet beløb, tastes det ind i tekstfeltet. Selve betalingen udføres på kortterminalen. Figur 24 Betaling med kort Kroner og øre adskilles ved, f.eks. er 100,50 lig med 100 kroner og 50 øre. Bemærk at der ikke afrundes til nærmeste 50 øre for betalinger med kort. Klikkes på Ok, lægges beløbet til det eksisterende beløb i feltet Modtaget og evt. returbeløb skrives i Retur. Baggrundsfarven på returbeløbet skifter afhængig af om der er betalt det eksakte beløb, betalt mere end totalbeløbet eller mindre end totalbeløbet, se Tabel 2 på side 24. Indtastede betalinger kan slettes, se afsnit 6.4.11 6.4.10 Modtag gavekort betaling Klik på knappen Gavekort for at modtage betaling med gavekort. Et vindue til indtastning af gavekortbeløbet åbnes, se Figur 25. Vinduet er forudfyldt med det beløb der mangler for at der er modtaget betaling for hele købet. Ønskes et andet beløb, tastes det ind i tekstfeltet. Figur 25 Betaling med gavekort Kroner og øre adskilles ved, f.eks. er 100,50 lig med 100 kroner og 50 øre. Bemærk at der afrundes til nærmeste 50 øre for betalinger med gavekort. Klikkes på Ok, lægges beløbet til det eksisterende beløb i feltet Modtaget og evt. returbeløb skrives i Retur. Baggrundsfarven på returbeløbet skifter afhængig af om der er betalt det eksakte beløb, betalt mere end totalbeløbet eller mindre end totalbeløbet, se Tabel 2 på side 24. Indtastede betalinger kan slettes, se afsnit 6.4.11 Side 25 af 51
6.4.11 Se/nulstil betalinger Modtaget betalinger kan ses ved at klikke på linket med teksten Modtaget lige under totalbeløbet, hvorved der åbnes et vindue, som viser kontantbeløb, beløb på kort samt gavekort, se Figur 26. Figur 26 Modtagne betalinger En betaling nulstilles ved at vælge den eller de linjer der skal nulstilles (baggrundsfarven bliver blå), og herefter klikke på Nulstil valgte. Beløbet sættes til nul, og når der klikkes på Ok, lukkes vinduet og beløbene vist i Modtaget og Retur opdateres. 6.4.12 Tilføj ekspedient For at tilføje en ekspedient klikkes på knappen Ekspedient, se Figur 27. Vælg en ekspedient fra rullelisten. Figur 27 Tilføj ekspedient Når der vælges en ekspedient, navngives fanebladet efter ekspedienten, hvis f.eks. Birgit er valgt som ekspedient omdøbes fanebladet til Kasse Birgit. Herudover tilføjes ekspedienten som sælger på den eller de køb, hvor der ikke er valgt en sælger og knappen Hilsen bon bliver aktiv, se afsnit 6.4.13. 6.4.13 Tilføj bon hilsen for ekspedient Når der er valgt en ekspedient fra rulle-listen, bliver knappen Hilsen-bon aktiv. Klik på knappen, og der åbnes et lille vindue med mulighed for at indsætte en kommentar, der kun vises for den pågældende ekspedient, se Figur 28. Klik på Ok og teksten gemmes. På efterfølgende bonner udskrevet af denne ekspedient, vil teksten vises under farvel-hilsen. Side 26 af 51
Figur 28 Personlig bon-hilsen Den personlige bon-hilsen kan altid ændres eller slettes, hvilket træder i kraft for den aktuelle ekspedition samt alle efterfølgende ekspeditioner. 6.4.14 Indsæt bon-kommentar Der kan tilføjes en kommentar til en bon ved at skrive i tekstfeltet udfor bon-kommentar, se Figur 29. Dette kan blandt andet bruges til at skrive en kommentar ved returbeløb. Figur 29 Indsæt bon-kommentar Side 27 af 51
Den indtastede bonkommentar vises på bonnen lige ovenover farvel-hilsen. Den indtastede bonkommentar gælder kun for den aktuelle bon, som udskrives og gemmes i forbindelse med ekspeditionen. 6.4.15 Udskriv bon Det er muligt at angive om bonnen i forbindelse med denne ekspedition skal udskrives eller ej. Det er altid muligt at (gen)udskrive en tidligere bon (se afsnit 6.5.2), f.eks. hvis man har glemt at udskrive eller at kunden ombestemmer sig. Ved start af hver ny ekspedition så er Udskriv bon valgt til/fra, som det er angivet i opsætningen, se afsnit 6.13.6. 6.4.16 Godkend/afslut betaling For at kunne godkende/afslutte en betaling skal følgende være opfyldt: Der skal minimum være ét køb på en vare Der skal være modtaget det eksakte beløb eller mere dvs. baggrundsfarven på Retur skal være grå eller grøn, se Tabel 2 på side 24. Der skal være valgt en ekspedient og dermed valgt en sælger for alle køb i tabellen Når disse punkter er opfyldt og man klikker på Godkend og Afslut knappen, så accepterer man købet og der skrives en bon ud, se beskrivelse af kassebon i 6.13. Er der kun én åben ekspedition dvs. ét faneblad lukkes hele kassevinduet ellers lukkes fanen med den godkendte ekspedition. Note: Bemærk at er der valgt en kunde, registreres det samlede køb hos denne. 6.5 Tidligere kassebonner Tidligere kassebonner kan ses ved at vælge Vis->Tidligere Kassebonner i hovedmenuen, hvorved der vises et vindue med en liste over alle dagens kassebonner, se Figur 30. Figur 30 Tidligere kassebonner Side 28 af 51
I venstre side af vinduet kan man sætte op hvilke kassebonner der vises og i højre side vises alle de kassebonner der matcher søgningen. Ved opstart er søgningen sat til at vise dagens kassebonner. 6.5.1 Vis tidligere kassebon Indstil evt. visningen af kassebonner, se afsnit 6.5.3, således at den ønskede kassebon ses i listen til højre. Klik på linket med nummeret på den ønskede kassebon, og der vises et vindue med selve bonnen, se Figur 31. 6.5.2 Udskriv tidligere kassebon Figur 31 Se en tidligere kassebon Vis den tidligere kassebon, der ønskes udskrevet, se afsnit 6.5.1, og vælg Ctrl-P eller højreklik på kassebonnen og vælg Udskriv. 6.5.3 Søg i tidligere kassebonner Man kan indstille visningen af kassebonner enten ved at vælge en periode i rullelisten <Vælg periode> eller ved at vælge dato i Fra og Til. Når man klikker på Søg, opdateres listen i højre side, så kun de kassebonner der matcher kriterierne vises. 6.5.4 Vis køb på kassebon Man kan vise de enkelte køb på en kassebon ved at markere en kassebon i listen over tidligere kassebonner, højreklikke og vælge Vis køb. Herefter vises et vindue med en tabel over samtlige køb på kassebonnen, se Figur 32. Side 29 af 51
6.5.5 Skift sælger på køb Figur 32 Vis køb for tidligere kassebon For at skifte sælger på et køb, skal man vælge ét enkelt køb på listen over køb for en tidligere kassebon, se afsnit 6.5.4, højreklikke og vælge Skift sælger. Herefter bliver kolonne med sælger aktiv for den valgte kassebon, og man kan vælge en anden sælger. Evt. ændringer gemmes, når der klikkes Ok. 6.6 Opsætning af konti I kasseopgørelsen indgår der følgende poster, som kan knyttes til et kontonummer: Kassedifference Salg med ukendt kontonummer dvs. salg af varer eller behandlinger, hvor der ikke er oprettet et kontonummer på varen i varekataloget, se afsnit 6.2.3. Betalingskort Ind og udbetalinger fra bank Salg og indløsning af gavekort Andre ind og udbetalinger For at oprette kontonumre vælges Vis->Indstillinger->Ind og Udbetalinger->Konti, herefter vises et vindue over konti til ind og udbetalinger, se Figur 33. De første 4 er standard konti, som altid vil indgå på kasseopgørelsen. Herunder kan der specificeres en række konti, der bruges når man registrerer en indbetaling eller udbetaling fra kassen, se afsnit 6.9 og 6.10. For hver konto, angives et kontonummer og navn samt om det er en konto til indtægter Side 30 af 51