Projektportal og ESDH Thomas Palsbjørn-Pedersen, Principal Business Consultant, 8/11-2017
Thomas Palsbjørn-Pedersen Principal Business Consultant Fagligt ansvarlig for søgning, dokumenthåndtering og taksonomi Certificeret Enterprise Arkitekt Arbejdet med SharePoint i 12 år Uddannelse Cand.merc.IVØ (Aalborg 2000) Kontaktoplysninger Tlf: +45 4172 3354 Email: thomaspp@proactive.dk Teknologier SharePoint Yammer Nintex WorkPoint FAST Div. ESDH systemer Primære kompetenceområder Enterprise Knowledge Management Change Management Enterprise Search Dokumenthåndtering Sagshåndtering Taksonomiudvikling IT Governance Projekter Kromann Reumert ECM AP Pension dokumenthåndtering BaneDanmark Search og enterprise taksonomi Københavns Kommune M.fl. Certificeringer AIIM ECM Specialist AIIM Taxonomy Practitioner TOGAF PROACTIVE A/S NOVEMBER 6, 2017 2
ProActive er din strategiske partner Grundlagt i 1997 Kontorer i København, Odense, Aarhus, Aalborg og Auckland 200 erfarne og engagerede konsulenter Professionel rådgivning inden for ledelse, strategi og teknologianvendelse Innovative løsninger der optimerer jeres forretning Dedikeret service team til at supportere jeres medarbejdere og applikationer Produktsuite med standardiserede køreklare forretningsløsninger Kvalitet Innovation Engagement Troværdighed 2017 +500.000 Office 365 brugere 3
Problemformuleringen hos BDK Banedanmark I årevis haft projektportaler med meget store projekter som ikke kan styres som en sag i ESDH. BDK er ekstrem, men alle har det! Har haft journaliseret det vigtigste til ESDH efterfølgende => kæmpe mængde dobbeltarbejde BDKs ønske: Journalisering direkte i projektportal og aflevering direkte derfra
Yderligere brænde på bålet GDPR ISO27K Record Management Processer til data-subjekters rettigheder O365 giver optimale muligheder: ISO27K, alle infrastrukturdele er bare i orden ud af boksen Record Mgmt værktøjerne understøtter optimal opsætning (change management er den store del) Data-subjekt rettigheder via DLP og ediscovery mm. 5
Cloud som værdi i sig selv Data tilgængelige over alt Sikkerhed optimal (Bank vs. Madras) 2-faktor sikkerhed Kryptering ned på filniveau Osv. Samling i én løsning 6
Teknikken O365 SharePoint Standard! (med understøttende tilpasninger holdt til minimum) Teknologien bevæger sig så hurtigt at man ikke kan lave for mange tilpasninger Projekter er meget store og med meget forskellige behov, så den lokale struktur i de enkelte projekter skal kunne tilpasses (men i konfiguration) O365 giver værktøjer til sikring af journalinstruks-overholdelsen (Data Loss Prevention, ediscovery osv.) Fx forhindring af upload af filer med CPR numre Understøttelse af processerne omkring eksterne medarbejdere Samtykke mm. 7
Løsningen Fælles taksonomi Overordnet fælles-struktur på tværs af store og små projekter, men med mulighed for skalering Klar journalinstruks Så tæt på standard som muligt, men med understøttende værktøjer 8
SharePoint Onlines struktur/brugeroplevelse Eet fælles repository for projektet Emails Leverandør-dokumentation Standard/disciplin dokumentation Fx arkitektur, brobygning, vej-infrastruktur mm. Ikke-arkivpligtigt materiale (fx exe-filer) Kun ved email og leverandør-docs angives metadata, resten automatiseret Integration i Outlook til let journalisering (drag-and-drop) 9
Samarbejdet med Rigsarkivet Primære issue var mange systemer I første omgang nogen diskussion om nødvendigheden af mere end et arkivsystem Rigsarkivet hjalp til at få en klar adskillelse af hvilke systemer der var til hvad Projektverdenen er meget forskellig fra sagsverdenen, så adskillelsen/klassifikationen af dokumenter er vigtig Begreberne sager og undersager giver ikke nødvendigvis mening Vi indførte under-sags-typer i form af disciplin-områder Fx hvis man arbejder med arkitekturen på en bygning har man en PROACTIVE Arkitektur -disciplin A/S kasse 6. at NOVEMBER komme 2017 indholdet i 10
Deludsnit af BDKs vigtigste systemer SAP Økonomistyring Indkøb Produkter/elementer cbrain F2 Personrelaterede sager Klassisk sagsbehandling ProArc Slutdokumentation Tegninger (endelig version) SharePoint Online Projekter Samarbejde Leverandørsamarbejde 11
Journalinstruksen Klar adskillelse af F2, ProArc og O365 F2: Personrettede sager ProArc: Slutdokumentation af selve installationerne, overført fra O365 O365: Alt om projekterne minus personsagerne (klagesager osv.) Hovedregel: Ingen persondata i O365 Klare regler for slet og overførsel af data 12
Få mere viden Hold dig opdateret med nyheder og arrangementer, tilmeld dig ProActive nyhedsbrev www.proactive.dk Få gode råd og viden, og del erfaringer i vores interaktive Yammer netværk ProActive Productivity Lab www.yammer.com/proactiveproductivitylab Hold dig orienteret om vores aktiviteter på LinkedIn www.linkedin.com/company/proactive-as Hold dig orienteret om vores aktiviteter på Twitter https://twitter.com/proactiveit PROACTIVE 6. NOVEMBER A/S 2017 13
København Rosenørns Allé 1 DK-1970 Frederiksberg C Aarhus Åbogade 15 DK-8200 Aarhus N T: +45 82 32 32 32 M: info@proactive.dk W: www.proactive.dk Odense Egelundsvej 18 DK-5260 Odense Aalborg Stigsborgvej 60 9400 Nørresundby