Workshop med leverandører om facility management i politiet

6. december 2010 / MT 4448 KONCERNSERVICE Sekretariatet Workshop med leverandører om facility management i politiet

Indhold 1 Formål... 4 2 Afviklingen af inspirationsworkshop... 4 3 Overblik over politiet... 6 4 Facility Management i politiet... 8 4.1 Intern Service... 10 4.1.1 Ydelser... 10 4.1.2 Nuværende løsning... 11 4.1.3 Omfang... 12 4.1.4 Forventninger/Krav til ny løsning... 12 4.2 Bygningsvedligehold... 12 4.2.1 Ydelser... 12 4.2.2 Nuværende løsning... 12 4.2.3 Omfang... 13 4.2.4 Forventninger/Krav til ny løsning... 13 4.3 Håndværkerservice... 13 4.3.1 Ydelser... 13 4.3.2 Nuværende løsning... 13 4.3.3 Omfang... 14 4.3.4 Forventninger/krav til ny løsning... 14 4.4 Rengøring... 14 4.4.1 Ydelser... 14 4.4.2 Nuværende løsning... 15 4.4.3 Omfang... 15 4.4.4 Forventninger/Krav til ny løsning... 15 4.5 Kantine... 15 4.5.1 Ydelser... 16 4.5.2 Nuværende løsning og omfang... 16 4.5.3 Forventninger/Krav til ny løsning... 16 4.6 Trykkeri... 17 4.6.1 Ydelser... 17 4.6.2 Nuværende løsning... 17 4.6.3 Omfang... 17 4.6.4 Forventninger/Krav til ny løsning... 18 4.7 Depot... 18 4.7.1 Ydelser... 18 4.7.2 Nuværende løsning... 18 4.7.3 Omfang... 18 4.7.4 Forventninger/Krav til ny løsning... 19 Side 2

Side 3 Liste over figurer Figur 1 Politiets og anklagemyndighedens overordnede organisering.... 6 Figur 2 Kredsenes typiske organisering... 7 Figur 3 Det samlede forbrug på hovedområder (mio. DKK)... 8 Liste over tabeller Tabel 1 Det samlede forbrug på hovedområder (mio. DKK)... 8 Tabel 2 FM-services leveres til følgende lokationer i politiet... 9 Tabel 3 Oversigt over lokations funktion og kvadratmeter... 10 Tabel 4 Rigspolitiet kantiner... 16 Tabel 5 Trykkeriopgaver... 17

1 Formål Side 4 Politiets behov på facility management området dækkes i dag dels via egne medarbejdere og dels via eksterne leverandører. Som en del af et større effektiviseringsprogram for politiet ønsker Rigspolitiet at søge inspiration fra markedet om mulige serviceløsninger på udvalgte serviceydelser. Ydelserne omfatter bygningsvedligehold, intern service (post, reception mv.), håndværkerydelser, rengøring, kantinedrift, arealpleje, depotlogistik og trykkeri. For et opnå en indsigt i markedsforhold, der gør det muligt at vurdere, hvilke services der med fordel kan udbydes, og hvilken udbudsstrategi og proces, der mest hensigtsmæssigt kan tilrettelægges, ønsker Rigspolitiet at gennemføre en række inspirationsworkshops med relevante markedsaktører. Disse workshops skal samtidig danne grundlag for tilrettelæggelsen af en samlet servicestrategi for politiet, som skal rammesætte, hvilke serviceniveauer der fremover skal leveres i politiets faciliteter, for at leve op til politiets behov og brugernes adfærd. Inspirationen skal ligeledes give indblik i muligheden for at udvikle og/eller effektivisere politiets nuværende serviceydelser og ikke mindst fastlægge det kommende sourcingsnit. 2 Afviklingen af inspirationsworkshop Inspirationsworkshoppen tager udgangspunkt i en præsentation forberedt og gennemført af leverandøren bl.a. på baggrund af de informationer, der er givet i det følgende. Det er Rigspolitiets forventning, at leverandøren i sin tilgang sammenligner Rigspolitiet med andre relevante kunder (hvis nogen) og på denne baggrund uddrager de erfaringer, leverandøren har gjort sig, samt at leverandøren sætter disse erfaringer i forhold til de generelle tendenser i markedet. Præsentationen bedes tilrettelagt efter nedenstående struktur. Gennemgang af hvordan leverandøren tænker sig, kreativt og konceptuelt, at løfte opgaverne i politiet med fokus på følgende fire hovedscenarier: 1. Alle serviceopgaver udliciteres 2. Kun håndværkerydelser (indvendig bygningsvedligeholdelse) og rengøring udliciteres, mens udvendig vedligehold (udvendig bygningsdrift) overdrages til Slots- og Ejendomsstyrelsen (SES) svarende til sædvanlig ansvarsfordeling mellem lejer og udlejer

3. Alle serviceopgaver udliciteres med undtagelse af forretningskritiske og ledelsesnære områder visse typer af chaufførkørsel, drift af kritiske installationer samt overvågning Side 5 4. Evt. et yderligere scenarium, som leverandøren vil foreslå med henblik på at realisere en effektivisering af facilitiy managementområdet i politiet I gennemgangen af de enkelte scenarier ønskes: 1. Beskrivelse af fordele, ulemper og konsekvenser herunder bud på en central styringsorganisation i Rigspolitiet 2. Beskrivelse af hvor synergierne findes i udbuddet 3. Beskrivelse af, hvilken konsekvens det vil have for synergier, besparelser og håndtering, hvis Rigspolitiet overdrager indvendig bygningsvedligehold til Slots- og Ejendomsstyrelsen (SES) 4. Beskrivelse af, hvilke konsekvenser det vil have for synergier, besparelser og håndtering, hvis Rigspolitiets depot og trykkeri udliciteres 5. Bud på besparelsesprocent/effektiviseringsprocent, som Rigspolitiet kan opnå på basis af leverandørens erfaringer fra andre kunder 6. Samt tre konkrete eksempler fra andre kunder (i lav, mellem og høj prisklasse) 7. Ved referencer til andre kunder, bedes dette dokumenteres i form af kundereferencer, som Rigspolitiet kan kontakte (dvs. firma, navn, mailadresse og telefonnummer) 8. Bud på hvordan opbygning af udbudsmaterialet bør være, for at Rigspolitiet kan få valide tilbud ind. Herunder med fokus på det datagrundlag, som Rigspolitiet skal sikre er til stede i forbindelse med udbuddet (vurderingen skal ske på basis af det materiale, som Rigspolitiet har angivet nedenfor) 9. Bud på yderligere behov leverandøren har for indsigt i organisationen, bygningsmasse mv. inden udbuddet går i gang (eksempelvis behov for rundvisninger, behov for yderligere dialog etc.) Det understreges, at Rigspolitiet ikke ønsker en generel præsentation af leverandørens virksomhed, forretningskoncept mv. Rigspolitiet ønsker, at workshoppen i det hele fokuseres om den inspiration I som leverandør kan give til en fremtidig strategi for varetagelsen af facility managementområdet i politiet. Efter præsentationen ønsker Rigspolitiet at sidde tilbage med en oplevelse af, hvor og i hvilken kontekst I som leverandør har udviklet/skabt unikke løsninger til andre kunder. Rigspolitiet ønsker desuden at blive klogere omkring, hvad der er

muligt, og hvad som ikke er, med henblik på at kunne beslutte, hvilken servicestrategi Rigspolitiet skal vælge. Side 6 Rigspolitiet vil med udgangspunkt i besvarelserne vurdere, hvorvidt der skal sættes en yderligere runde af inspirationsworkshops op, forinden strategivalg og udbudsproces. Præsentationen skal kunne udleveres til Rigspolitiet i elektronisk form den dag, workshoppen finder sted. 3 Overblik over politiet Politiet i Danmark, på Færøerne og i Grønland udgør et fælles korps. Justitsministeren er politiets øverste chef. Politiet er overordnet organiseret i Rigspolitiet og 12 kredse samt Politiet på Færøerne og i Grønland. Rigspolitiet fungerer som en overordnet styrelse for politiet i hele landet, der ledes af rigspolitichefen. Rigspolitiet er organiseret i to hovedområder: Politiområdet og Administrationsområdet. Politiets Efterretningstjeneste (PET ) hører også under Rigspolitiet. Under Justitsministeriet hører tillige anklagemyndigheden. Det øverste organ i anklagemyndigheden er Rigsadvokaten. De 6 regionale statsadvokater samt statsadvokaten for Særlige Internationale straffesager (SAIS) og Statsadvokaten for Særlig Økonomisk Kriminalitet (SØK) referer til Rigsadvokaten. Figur 1 Politiets og anklagemyndighedens overordnede organisering.

Side 7 De 12 politikredse er typisk organiseret i overensstemmelse med nedenstående model. Figur 2 Kredsenes typiske organisering Landet er inddelt i følgende 12 politikredse: Nordjylland Østjylland Midt- og Vestjylland Sydøstjylland Syd og Sønderjylland Fyn Sydsjælland Midt- og Vestsjælland Nordsjælland Københavns Vestegn København Bornholm Hertil kommer politiet på Færøerne og i Grønland. De første 10 af de ovenstående politikredse ligner organisatorisk hinanden med 700-900 ansatte. København har 2.600 ansatte og Bornholm har 80 ansatte. Ca. 75% af de ansatte er politiuddannet. Samtlige politikredse har døgnbetjente politistationer (hovedstationer) og understationer, hvor nogle kun er åbne i dagtimerne. I tyndere beboede landområder er der desuden landbetjente. Kredsene har hver især politistationer og kontorlokaler mv. på 15-30 forskellige lokationer undtagen Bornholm med blot to. Politiet havde i 2009 i alt 14.653 ansatte, hvoraf 10.782 var politiuddannede. Størstedelen af politiets personaleressourcer anvendes til løsningen af traditio-

nelle politiopgaver, men politiet anvender også knap 1.700 årsværk på administrative funktioner såsom HR, økonomi, indkøb og IT mv. Side 8 Det er ikke på nuværende tidspunkt afklaret i hvilket omfang Rigsadvokaten og Statsadvokaterne samt politiet på Færøerne og Grønland skal dækkes af en fremtidig facility management løsning. Afgørende for denne beslutning vil bl.a. være hvilke synergier der kan opnås ved inddragelsen af disse embeder i en samlet facility managementløsning. 4 Facility management i politiet Ved facility management forstås i politiet alle opgaver relateret til drift og vedligeholdelse af bygninger, generelle services såsom postfordeling, intern service / pedelopgaver (herunder f.eks. udskiftning af pærer, håndtering af affald, lettere service af køretøjer), kørsel, adgangskontrol og overvågning, rengøring, kantinedrift mv. Herudover ønsker Rigspolitiet at undersøge om områderne trykkeri og depot med fordel også kan inddrages under facility managementområdet, hvorfor disse opgaveområder også er behandlet her. Politiets behov på facility management området dækkes i dag dels via egne medarbejdere og dels via eksterne leverandører. Facility management (FM) i politiet er opdelt i en række områder, som er nærmere beskrevet nedenfor. Organisationen minder på mange måder om en FM organisation, der kendes fra andre organisationer. Organisationen er karakteriseret ved at tyngden af ydelserne ligger i Rigspolitiet og Københavns Politi, hvorfor den interne FM-organisation på det område er bredere i forhold til udførelse af opgaver. I de øvrige kredse er antallet af opgaver mindre, og der er derfor en relativt smal FM-organisation, der i højere grad anvender eksterne ressourcer til at løse opgaverne. Nedenfor beskrives områderne indenfor FM i politiet overordnet. Tabel 1 Det samlede forbrug på hovedområder (mio. DKK) Omkostninger pr. år jf. budgetanalysen Heraf lønomkostninger Heraf øvrige udgifter Interne årsværk Intern service og bygningsvedligehold (interne ÅV) 110,7 110,7 295* Rengøring 74,8 3,5 71,3 9,3 Intern håndværkerservice 9,9 8,8 1,1** 18,5 Eksternt køb af håndværkere 38,6 38,6 Trykkeri 6,1 2,8 3,3 7,4 Depot 8,8 5,8 2,9 15,0 SUM 248,9 131,6 117,2 345,2 *Det bemærkes at der indgår ca. 30 årsværk til service og administration af køretøjer **Disse omkostninger dækker pluklager, el, afskrivninger på maskiner og udgifter til køretøjer

Side 9 Tabel 2 FM-services leveres til følgende lokationer i politiet Politikredse Kontor (m2) Små- bygninger Kælder & arkiv Total m2 (m2) (m2) Beredskab Bornholm 1.923 638 921 3.482 19 62 81 Fyn 16.088 3.026 6.733 25.847 - - 902 København 60.869 1.625 20.013 82.507 936 2.011 2.947 Københavns Vestegn 15.940 797 10.283 27.020 145 632 777 Midt - og Vestsjælland 16.271 3.450 4.344 24.065 97 664 761 Midt- og Vestjylland 21.317 5.955 9.592 36.864 251 601 852 Nordjylland 17.116 3.450 6.555 27.121 251 571 822 Nordsjælland 18.297 1.984 9.669 29.949 - - Ca. 960 Rigspolitiet 46.462 1.690 17.100 65.252 - - Ca. 2390 Syd og Sønderjylland 21.955 3.613 5.234 30.802 271 691 962 Sydsjælland & Lol./Falster 14.864 2.015 6.264 22.658 326 420 746 Sydøstjylland 17.890 2.181 4.456 24.527 143 685 828 Østjylland 21.549 1.970 10.369 33.888 132 906 1.038 Grand Total 290.540 32.394 111.533 433.981 - - - Note: Slots og Ejendomsstyrelsen definition af kontor (Areal over jordhøjde); Små bygninger (Omfatter primært garage og pavillon); Kælder og Arkiv (Areal under jordhøjde). Politiet er omfattet af den statslige huslejeordning, hvor politiet lejer de fleste af de ovenfor anførte lokationer af Slots- og Ejendomsstyrelsen (SES), der således optræder som udlejer. En mindre del af politiets lokaler ejes af private og udlejes til politiet på markedsvilkår. Administrationen af politiets private lejemål varetages af Slots- og Ejendomsstyrelsen. Som led i overdragelsen af politiets bygninger til Slots- og Ejendomsstyrelsen i 2007/2008 er der aftalt en særlig overgangsordning for håndteringen af den udvendige bygningsvedligeholdelse (bygningsdrift) på de lokationer, hvor politiet historisk har haft egne medarbejdere, der varetager de udvendige bygningsvedligeholdelsesopgaver. Det indgår som et element i overvejelsen af en fremtidig facility managementløsning for politiet, at fastlægge det fremtidig snit mellem, hvilke opgaver udlejer (SES) varetager, og hvilke opgaver politiet varetager enten via intern medarbejdere eller via outsourcing. Øvrigt perso-total perso- nale nale

Side 10 Tabel 3 Oversigt over funktioner, lokationer inden for hovedfunktionen og kvadratmeter hørende hertil Overordnet funktion Antal lokationer Total m2 Hoved Politistation 12 107.577 Lokal Politistation 187 207.224 Politikontor 65 107.375 Træningsfaciliteter 12 1.786 Garage/depot 25 8.432 Areal 19 1.587 Grand Total 320 433.981 4.1 Intern Service Intern service er den praktiske udførelse af serviceopgaver og skal forstås som services, der kræver daglig tilstedeværelse i bygningerne. Intern service omfatter pedel/betjentopgaver, sortering og fordeling af post, overvågning og adgangskontrol, service og administration af køretøjer og chauffør/kørsel. Nedenfor angives de informationer Rigspolitiet indtil videre har kortlagt om Intern Service. 4.1.1 Ydelser Intern service omfatter følgende ydelser. 4.1.1.1 Infrastruktur Infrastruktur dækker over nedenstående opgaveområder: Pedel/betjent opgaver Overvågning og adgangskontrol Reception Interne flytninger Opfyldning af kontorartikler mv. Opstilling til møder Indstilling, justering, kabling, reparation af inventar 4.1.1.2 Affaldshåndtering Affaldshåndtering dækker over nedenstående opgaveområder: Sortering og bortskaffelse af affald (herunder farligt) Papirindsamling og -makulering

4.1.1.3 Kørsel Kørsel omfatter udveksling af udstyr og varer og chaufførkørsel Side 11 4.1.1.4 Posthåndtering Affaldshåndtering dækker over nedenstående opgaveområder: Fordeling og sortering af post og pakker Kørsel af post mellem lokal stationer Frankering og forsendelse 4.1.1.5 Vognparkservice Vognparkservice omfatter administration, rengøring og lettere servicering af køretøjer Administration og udlån af køretøjer Ind- og udvendig vask Udskiftning af pærer mv. 4.1.1.6 Hittegods Afhentning Registrering og klargøring 4.1.2 Nuværende løsning Facility management inklusiv intern service er i dag organiseret under hver kreds - ofte ned på flere underafdelinger i kredsene og i mange afdelinger i Rigspolitiet. Den lokale organisering af medarbejderne varierer, men de enkelte lokationer/afdelinger arbejder ofte forholdsvis autonomt med begrænset central koordinering og dermed begrænset udnyttelse af ressourcerne på tværs. Opgaven bliver primært varetaget af interne ressourcer både i Rigspolitiet og i kredsene: Generel infrastruktur: Opgaver relateret til den generelle infrastruktur varetages i dag af lokalansatte med begrænset tværgående koordination. Overvågning og adgangskontrol: Rigspolitiets postafdeling varetager overvågning og adgangskontrol i Rigspolitiets lokaler på Polititorvet. Kørsel varetages ofte af servicemedarbejderne. Vognpark service varetages ofte lokalt af servicemedarbejdere og/eller eksterne leverandører.

4.1.3 Omfang Der anvendes i dag 215 ÅV/81 mio. kr. på intern service. Heraf er ca. 30 ÅV beskæftiget med administration og service af køretøjer. Der er ofte en del ledelseslag forbundet med intern service i de enkelte kredse, idet Logistikafdelingen, hvor intern service typisk er placeret, er fordelt på op til 4 niveauer (logistikchef, bygningsafsnitsleder, serviceafdeling og servicemedarbejdere). Side 12 4.1.4 Forventninger/Krav til ny løsning Intern sammenligning på tværs af kredsene af ressourceforbruget på de interne service opgaver i forhold til areal viser en variation fra ca. 130.000 til ca. 320.000 kr. pr. 1000 m 2 (i 2009). Samme mønster gør sig gældende, hvis der foretages en sammenligning med antal anvendte årsværk. Rigspolitiet ønsker at forbedre arbejdstilrettelæggelsen og ressourceudnyttelsen på tværs af enheder og standardisere arbejdsgangene, således at området effektiviseres, og der opnås et ensartet serviceniveau. Endeligt er det målsætningen at intern service bliver udført med stor viden om Politiet, professionel tilgang, faglig viden og høflighed inden for rammerne af den økonomi som Politiet stiller til rådighed. 4.2 Bygningsvedligehold Bygningsvedligehold og -administration består af lettere vedligeholdelse af bygninger og mindre håndværkeropgaver samt af udvendig vedligeholdelse (udvendig bygningsdrift). Opgaverne varetages gennem hyppige besøg af bygningerne, og er fysisk orienteret omkring bygningerne i sig selv og påkræver teknisk kompetence. Nedenfor angives de informationer Rigspolitiet indtil videre har kortlagt om bygningsvedligehold. 4.2.1 Ydelser Bygningsvedligehold omfatter følgende services: Lettere vedligeholdelse af bygninger Udvendig vedligehold omfatter f.eks. fejning og snerydning, pasning af grønne arealer mv. Der indgår ikke udvendig vedligehold af bygninger Mindre håndværkeropgaver 4.2.2 Nuværende løsning Lettere bygningsvedligehold og mindre håndværksopgaver varetages hovedsageligt af intern service medarbejdere på lokationerne. På en del af lokationerne

foretages også udvendigt vedligehold efter aftale med Slots- og Ejendomsstyrelsen (SES). På de øvrige lokationer foretages det udvendige vedligehold af udlejer (enten SES eller anden privat udlejer). Side 13 4.2.3 Omfang I dag anvendes ca. 80 årsværk på disse opgaver. Omfanget af udvendig vedligehold, der varetages af politiet ved interne medarbejdere, blev i 2008 vurderet til kr. 10 mio. (2008 niveau). Vurderingen er et estimat af omkostningerne ved at lade en ekstern leverandør udføre opgaverne. Det er ikke verificeret, om forbruget af interne ressourcer stemmer overens med dette beløb. 4.2.4 Forventninger/Krav til ny løsning Ressourceforbruget til bygningsvedligehold varierer meget mellem kredsene. Politiet ønsker at forbedre arbejdstilrettelæggelsen og ressourceudnyttelsen på tværs af enheder og standardisere arbejdsgangene således, at området effektiviseres, og der opnås et ens serviceniveau. Endeligt er det Rigspolitiets målsætning for bygningsvedligehold og teknik at sikre, at Rigspolitiets bygninger og teknik, indvendigt og udvendigt er vedligeholdt og funktionsdygtige. Rigspolitiet overvejer at overdrage opgaverne vedrørende udvendigt vedligehold til Slots- og Ejendomsstyrelsen i forbindelse med den igangværende effektiviseringsproces, men ønsker at få belyst alternative muligheder på området. 4.3 Håndværkerservice Håndværkerservice omfatter reparation, vedligehold af bygninger og tekniske anlæg udført af faglærte håndværkere. Nedenfor angives de informationer Rigspolitiet indtil videre har kortlagt om håndværkerservice. 4.3.1 Ydelser Håndværkerydelser omfatter eksempelvis malerarbejde, el- og vvs-arbejde mm. 4.3.2 Nuværende løsning Håndværkerservice varetages i Rigspolitiet af enheden Bygningsservice, der også delvist forestår vedligeholdelsesopgaverne for Københavns Politi. I de øvrige kredse anvendes primært eksterne leverandører til håndværksservice.

Arbejdet planlægges lokalt uden samlet koordinering på tværs af organisationerne eller kredse. Side 14 4.3.3 Omfang I Rigspolitiet er der i dag er der ansat 18 håndværkere (herunder elektrikere, malere, bygningssnedkere mv.), 2 administrative medarbejdere samt 0,5 lederressource i Bygningsservice. Samlet giver det 18,5 ÅV. Lønomkostninger hertil er kr. 8,8 mio. Køb af ydelser fra eksterne håndværkere for politiet som helhed udgør kr. 38,8 mio. Materialeindkøb og drift af Rigspolitiets håndværkerservice udgør samlet kr.1,1 mio. 4.3.4 Forventninger/krav til ny løsning Omkostninger ved bygningsvedligehold på tværs af kredsene varierer meget. Rigspolitiet ønsker at effektivisere området og samtidig sikre en ensartet vedligehold af bygningerne samt mulighed for at prioritere opgaverne. I en fremtidig løsning skal der være fokus på, at de tekniske installationers funktionalitet er opretholdt, og at der ved funktionssvigt i installationer, der har beredskabsmæssig betydning, er en teknikker til rådighed døgnet rundt. Rigspolitiet ønsker, at der skal være mulighed for at få foretaget en gennemgang af alle bygningerne, for at få udarbejdet en vedligeholdelsesplan herfor. Endeligt er det Rigspolitiets målsætning for bygningsvedligehold og teknik at sikre, at Rigspolitiets bygninger og teknik, indvendigt og udvendigt er vedligeholdt og funktionsdygtige. 4.4 Rengøring Rengøringsydelser omfatter almindelig standard rengøring af politiets lokaler, herunder bl.a. gulvrengøring, inventarrengøring, rengøring af sanitære områder, trapperengøring, vinduespolering mv. Endvidere er der områder, der kræver særlig rengøring, fx områder hvor der behandles DNA, ligesom der findes træningsfaciliteter på bl.a. politiskolen og afluk til hunde på Hundeskolen. En række småopgaver varetages af brugerne selv herunder afrydning af borde og gulvarealer mm. Rigspolitiet har på rengøringsområdet detaljeret information om omfang og indhold i de nuværende ydelser. 4.4.1 Ydelser Rengøringsydelserne omfatter:

Almindelig standard rengøring Særlig rengøring omfatter blandt andet rengøring af træningsfaciliteter, afluk til hunde mv. Side 15 4.4.2 Nuværende løsning Der er indgået individuelle kontrakter mellem de enkelte politikredse og ekstern rengøringsudbydere. På nuværende tidspunkt er der ca. 70 individuelle rengøringskontrakter på landsplan. Der er stor forskel på antallet af rengøringskontrakter i de enkelte kredse (fra 1 til 18) og leverandører (fra 1 til 3). Umiddelbart er der ikke indikatorer på væsentlige forskelle i serviceniveauet for rengøring, idet der ofte benyttes en standard aktivitetsbaseret kravspecifikation for de forskellige typer lokaler. Ca. 3/4 af de eksisterende rengøringskontrakter udløber inden udgangen af 2012 Den resterende del af kontrakterne udløber i 2013 og 2014. 4.4.3 Omfang Ressourceforbruget til rengøring er i alt 74,8 mio. kr. (2008). 4.4.4 Forventninger/Krav til ny løsning Rigspolitiet ønsker at konsolidere rengøringsvolumenerne hos en eller et mindre antal leverandører for herved at effektivisere og professionalisere indkøbet af ydelser samt sikre ensartede rengøringsstandarder. Den lokale tilstedeværelse er nødvendig for udførsel af opgaver, men den optimale organisering er central/regional koordinering med stor fleksibilitet i udnyttelse af ressourcer på tværs af fysiske lokationer. Det er Rigspolitiets målsætning for rengøringen, at der indvendigt og udvendigt i bygninger opretholdes et acceptabelt hygiejnisk, brugsmæssigt og visuelt kvalitetsniveau. 4.5 Kantine I en del af Politiets lokationer er der i dag kantiner, hvor personalet bespises. Det er endvidere kantinerne, der står for mødeforplejning. Medarbejderne betaler selv for deres mad. Kantinerne i Rigspolitiet er udliciteret af Rigspolitiet, mens en del af kantinerne i kredsene er drevet af lokale personaleforeninger. Nedenfor angives de informationer Rigspolitiet indtil videre har kortlagt om kantiner.

4.5.1 Ydelser Tilberedning/levering og salg af morgenmad og frokost Tilberedning/levering og salg af forplejning til møder Side 16 4.5.2 Nuværende løsning og omfang Rigspolitiet Rigspolitiet har i dag seks kantiner heraf to på politiskolen, der alle er udliciteret. Tabel 4 Rigspolitiet kantiner Ca. antal ansatte Ca. omsætning (ex. moms) Landlystvej, Hvidovre 200 550.000 PET, Søborg 500 1.650.000 Politiskolen, Brøndby 150 + 400-500 elever 2.800.000 Polititorvet, København 600 1.200.000 Ejby Industri, Glostrup Ny kantine pr. 1.1.2011 Sortimentet i de enkelte kantiner varierer, men dækker almindeligvis en salatbuffet, en varm og/eller en lun ret, en kold buffet eller smurt smørebrød/sandwich og diverse drikkevarer. Det er tilladt for medarbejderne selv at medbringe mad og drikke. Kantinerne har endvidere til opgave at levere mødeforplejning med alt fra kaffemøder til bespisning. Disse aktiviteter udgør gennemsnitlig ca. 20 % af omsætningen. Politikredsene Driften af kantinerne i politikredsene forstås almindeligvis af lokale personaleforeninger, dvs. brugerne. Undtaget herfra er kantinen på Københavns politigård. Disse foreninger ansætter selv de nødvendige personaleressourcer eller foretager en udlicitering. Kredsen stiller de nødvendige faciliteter til rådighed. 4.5.3 Forventninger/Krav til ny løsning Rigspolitiets brugere skal tilbydes velsmagende, ernæringsrigtig og varieret mad af høj kvalitet. Spisestederne skal drives effektivt og kontinuerligt overholde de økonomiske rammer, som Rigspolitiet stiller til rådighed. Spisestederne skal være et sted, der giver medarbejderne et åndehul for dagligdagens arbejde med mulighed for at købe spændende og varierende madretter. Rigspolitiets medarbejdere skal opleve at føle sig godt behandlet. Det er Rigspolitiets målsætning, at personalet har en oplevelse af at standarden i Rigspolitiets kantiner er ensartet på tværs af lokationer uanset, at udbuddet af mad og drikkevarer kan variere.

4.6 Trykkeri Rigspolitiet har et internt trykkeri, der er placeret sammen med Rigspolitiets depot. Trykkeriet varetager lettere grafiske opgaver samt trykning af diverse materialer og blanketter til Rigspolitiet (herunder særligt til Politiskolen), Anklagemyndigheden, kommunerne samt kredsene. Opgaverne er forholdsvis simple grafiske opgaver i A4/A5-format, hvoraf en andel samles i kompendier/foldere. Side 17 Nedenfor angives de informationer Rigspolitiet indtil videre har kortlagt om trykkeriet. 4.6.1 Ydelser Forberedelse af trykkeriopgaver samt opgaver til print og kopi Trykning af blanketter, foldere, og øvrige print og kopi opgaver Efterbehandling af opgaver hæftning, falsning, indbinding mv. Afsendelse af opgaver 4.6.2 Nuværende løsning Trykkeriet håndterer en række bestillinger fra organisationen, der trykkes f.eks. en lang række blanketter enten efter bestilling eller til lager, visitkort på bestilling og pjecer. Herudover foretages større kopieringsopgaver f.eks. for anklagemyndigheden i forhold til mangfoldiggørelse af sagsakter til brug for behandling af straffesager ved domstolene. Varetagelsen af en række af disse opgaver fordre, at produktionen gennemføres med et vist sikkerhedsniveau, samt at personale og lokaler kan opnå sikkerhedsgodkendelse. Endvidere producerer trykkeriet uddannelsesmateriale til Politiskolen. Trykkeriet råder over ældre og delvist forældede maskiner til egen produktion, men sender som hovedregel trykkeriopgaver på over 5000 eksemplarer ud til eksterne trykkerier. De enkelte kredse og afdelinger udfører lokalt en række kopierings- og mangfoldiggørelsesopgaver via dedikerede kopimaskiner eller almindelige multifunktionsmaskiner. Ressourceforbruget hertil er ikke opgjort. 4.6.3 Omfang Der er beskæftiget 4-5 ÅV i trykkeriet. I 2008 var produktion som anført nedenfor (stk.): Tabel 5 Trykkeriopgaver Produktion I alt i 2008 (stk.) S/H 7.051.669 Farve 1.542.382

Visitkort 100.210 Blanketter 308.110 Side 18 4.6.4 Forventninger/Krav til ny løsning Rigspolitiet ønsker at trykkeriopgaverne bliver håndteret sikkert og professionelt, samt at den enkelte bruger nemt og enkelt kan bestille opgaver. Der ønskes endvidere synlighed i omkostningerne til de enkelte opgaver, således at der er mulighed for at fakturere opgaverne enkeltvis. Det er Rigspolitiets målsætning at trykkeriopgaverne og øvrige opgaver med mangfoldiggørelse af materiale i kredse og afdelinger, tilrettelægges på den samlet set mest effektive måde, og således at ressourcer og materiel udnyttes optimalt samtidig med at brugerne oplever en enkel og smidig opgaveløsning. 4.7 Depot Rigspolitiet har et centralt depot, der opbevarer en lang række varer herunder uniformsgenstande, kriminalteknisk udstyr, trykkerivarer, plastikservice, våbenreservedele, ammunition, skudsikre veste mv. Nedenfor angives de informationer Rigspolitiet indtil videre har kortlagt om depotet. 4.7.1 Ydelser Modtagelse og opbevaring af varer Modtagelse og ekspedition af ordre 4.7.2 Nuværende løsning Depotet varetager opgaver som at modtage og ekspedere ordrer fra kredsene og Rigspolitiet samt servicere specielle personalegrupper herunder politiskoleelever, MC-betjente, FN-udsendte samt reparation og vedligeholdelse af f.eks. MCudstyr og mobiltaktisk udstyr, der udlånes til politiskoleelever. I den nuværende medarbejderstab er der en del specialviden om de varer, der findes på depotet fx viden om opmåling til MC-tøj, håndtering af ammunition mv. Opbevaring og håndtering af bl.a. våben og ammunition stiller særlige krav til uddannelse og sikkerhed i relation til personale og bygninger. Depotet har diverse materiel til håndtering af varer (truck, stabler mv.) 4.7.3 Omfang Der er beskæftiget 15 ÅV i depotet. Depotet råder i dag over ca. 4500 m2 lager og administrationslokaler. Antallet af varenumre er pt. ukendt.

4.7.4 Forventninger/Krav til ny løsning Det er Rigspolitiets målsætning, at der etableres og drives en professionel og effektiv lagerfunktion, hvor varer opbevares under håndhævelse af relevant sikkerhedsniveau, og hvor der er et klar overblik over beholdning, varernes værdi og forsatte aktualitet, lagerflow, bestilling til lager, håndtering af ordre og intern fakturering mv. Samtidig ønskes specialviden om udstyr mv. bevaret i politiet. Side 19 Rigspolitiet ønsker, at lagerstyringen og leveringen af ledelsesinformation understøttes it-mæssigt eventuelt via et logistiksystem, der stilles til rådighed af en ekstern samarbejdspartner.