Styring af anlægsprojekter i Assens Kommune
Forord Principper for styring af anlægsprojekter i Assens Kommune henvender sig til personer i kommunen som er involveret i anlægsprojekter og er et redskab til brug ved styring af disse, fra den første budgetlægning til afslutning af sagen. Vejledningen er opbygget med en skematisk redegørelse af anlægsprojektets faser, herunder beskrivelse af den politiske proces. Desuden indeholder vejledningen en procesbeskrivelse af et typisk anlægsprojektforløbs faser, samt en tjekliste til brug ved den første budgetlægning. Afsluttende er principper for økonomisk styring af anlægsprojekter beskrevet. Assens Kommune, maj 29 Indholdsfortegnelse: 1. Principper for økonomisk styring af anlægsprojekter i Assens Kommune..................... 3 2. Standardkøreplan for anlægsprojekter...................................................11 3. Tjekliste til første skøn af anlægsprojektet i Idéoplægsfasen.............................13 4. Tegning af faser i et anlægsprojektforløb................................................15 5. Procesbeskrivelse for økonomisk styring af anlægsprojekter...............................18
Principper for økonomisk styring af anlægsprojekter i Assens kommune Indholdsfortegnelse 1. Indhold, formål og målgruppe........................................................... 3 2. Styring af anlæg - hvem er ansvarlig?................................................... 3 3. Begreber og sagsgang................................................................. 4 4. Anlægsskema......................................................................... 5 4.1 Sådan udfyldes anlægsskemaet...................................................... 5 4.2 Sådan journaliseres anlægsskemaet.................................................. 6 4.3 Særlige anlægsprojekter, eksempelvis puljer.......................................... 6 5. Økonomisystem omkostningssted, grupperinger m.v.................................... 6 6. Budgetopfølgning..................................................................... 7 7. Regnskab............................................................................. 7 8. Ikrafttræden og ajourføring............................................................ 8 Anlægsskema........................................................................... 9 1. Indhold, formål og målgruppe Principper for økonomisk styring af anlægsprojekter i Assens kommune indeholder principper, retningslinier og vejledninger i relation til den økonomiske styring af anlægsprojekter. Formålet med disse principper m.v. er at sikre en ordentlig og stringent økonomisk styring af anlægsprojekter i kommunen, hvilket igen er en forudsætning for god ledelsesinformation på området. Derudover er formålet også at give et godt beslutningsgrundlag i forbindelse med politisk prioritering af anlæg, herunder en realistisk tidsplan for projekternes gennemførelse. Målgruppen er personale i kommunen, som på en hvilken som helst måde er involveret i økonomiske opgaver i relation til anlægsprojekter. Det omfatter såvel personale i den centrale økonomifunktion som personale fra de øvrige direktørområder. Principper for økonomisk styring af anlægsprojekter i Assens kommune er et bilag til Principper for økonomistyring i Assens kommune. 2. Styring af anlæg - hvem er ansvarlig? Det overordnede ansvar for den økonomiske styring af anlægsprojekter placeres på direktørniveau. Direktøren kan efter en konkret vurdering delegere hele eller dele af det enkelte projekt videre. Direktøren udnævner i samarbejde med Miljø, Teknik og Plan en teknisk procesleder til hvert projekt. En ordentlig styring er afhængig af et fornuftigt samspil mellem Økonomi og personale fra de øvrige direktørområder. Alle sager vedrørende anlægsprojekter til politisk behandling skal igennem Økonomi, forstået således, at økonomi sørger for at bevilling placeres korrekt og at økonomikonsulenten udfærdiger anlægsskemaet som journaliseres inden forelæggelse for byrådet. Der henvises herudover til indholdet i de nedenstående punkter. 3
3. Begreber og sagsgang Anlæg adskiller sig fra drift på et væsentligt punkt. Således er anlægsmidler i det godkendte budget ikke automatisk frigivet ved regnskabsårets start, som det er tilfældet for driftsmidler. De planlagte anlægsprojekter fremgår af kommunens investeringsoversigt. Rådighedsbeløb: Det beløb der er til rådighed for projektet i det pågældende år og prioriteret i forbindelse med budgetlægningen. Frigivelse: Et rådighedsbeløb skal frigives af byrådet, inden det kan anvendes. Hermed frigives en bevilling for det pågældende år. Det kan dog ved budgettets vedtagelse besluttes, at en anlægsbevilling automatisk er frigivet. Anlægsbevilling: Projekter som godkendes af byrådet tildeles en anlægsbevilling, dvs. den samlede udgift for projektet. Bevillingen kan være fordelt med rådighedsbeløb i flere år. Ved frigivelsessager er det vigtigt, at sagsfremstillingen er fyldestgørende. Således skal det under punktet Økonomi tydeligt fremgå, hvilket beløb der søges frigivet, og hvor stort et rådighedsbeløb der er afsat til det pågældende projekt. Ved sager om anlægsprojekter, som ikke er godkendt i forbindelse med budgetvedtagelsen, er det påkrævet, at alle relevante økonomiske forhold fremgår af sagsfremstillingen. Således skal punktet Økonomi indeholde de forventede samlede anlægsudgifter og -indtægter fordelt på år samt overslag over afledte driftsudgifter. Desuden angives finansieringsforslag. Sagsgang: Der er udarbejdet en procesbeskrivelse af et typisk anlægsprojektforløbs faser, herunder hvilke opgaver, der typisk indgår i de enkelte faser. Faserne er illustreret nedenfor, mens faserne/opgaverne og snitflader mellem de involverende afdelinger er uddybet i et notat Procesbeskrivelse for økonomisk styring af anlægsprojekter og en tilhørende tegning, hvilket udgør et selvstændigt notat i relation til anlægsprojekter. Procesbeskrivelsen hentes på sag nr. 9/1176 eller på Intranote under fagområder Miljø, Teknik og Plan. Figur 1: Faser i et anlægsprojektforløb Fortsat Projektering Licitation og godkendelse Entreprisekontrakter Udførelse/ Projektopfølgning Regnskab og efterfølgende opfølgning 4
4. Anlægsskema Et anlægsskema anvendes ved alle anlægsprojekter. Skemaet er gengivet sidst i dette notat. Et tomt skema hentes i Acadre på sag nr. 9/1176 Økonomi er ansvarlig for udfyldelse og opdatering af skemaet, mens projektlederen er forpligtet til at bidrage med information hertil. Skemaet udfyldes inden projektet påbegyndes og ajourføres herefter. 4.1 Sådan udfyldes anlægsskemaet 1) Status Et projekt er enten igangværende (sæt x) eller afsluttet (påfør dato). 2) Projektnavn ifølge bevilling Projektets navn som det fremlægges til politisk beslutning. 3) Politikområde Projektets placering på politikområdeniveau 4) Projektdefinition i KMD Opus Projektdefinitionsnavn og -nummer angives nøjagtigt og opdateres ved ændringer. Se ligeledes afsnit 4.2. 5) Fysisk lokation Projektets fysiske placering angives så nøjagtigt som muligt. 6) Kontaktpersoner Kontaktoplysninger på budgetansvarlig og projektleder samt eventuelle andre relevante personer med ansvar for projektets gennemførsel. Det forventes, at disse personer løbende kan oplyse om projektets status, eksempelvis forventet anlægsperiode, eventuelle budgetmæssige afvigelser m.v. 7) Anlægsperiode Den forventede anlægsperiode angives og opdateres ved ændringer. Dato for periodeskønnet angives. 8) Samlet anlægsbevilling Her opgøres den samlede anlægsbevilling opdelt i udgifter og indtægter. 9) Frigivne rådighedsbeløb Frigivne bevillinger opdelt i udgifter og indtægter med angivelse af regnskabsår. Dato angives. 1) Periodisering Her opgøres, iht. aftaler med leverandøren, betalingsterminer (påføres med forfaldsmåned og beløb). 11) Regnskab Denne del udfyldes først ved regnskabsafslutning. Se ligeledes afsnit 7. 12) Øvrige bemærkninger Eventuelle øvrige bemærkninger og oplysninger i relation til den økonomiske styring af projektet. 5
4.2 Sådan journaliseres anlægsskemaet Det udfyldte anlægsskema journaliseres på en ny sag i Acadre. Økonomi opretter sagen under enheden Budget og Regnskab og denne navngives: Anlægsprojekt [Projektnavn] [Projektdefinition nr.] Eksempel: Anlægsprojekt Ombygning af Asabo XA-9422. Sagen afsluttes, når der er aflagt regnskab i henhold til reglerne herom. Husk ikke at låse dokument med anlægsskema før sagen er afsluttet. 4.3 Særlige anlægsprojekter, eksempelvis puljer Visse projekter er ikke nødvendigvis klart afgrænsede. Det kan gælde puljer, men også eksempelvis projekter inden for jordforsyning. For sådanne projekter kan det være nødvendigt eller praktisk med flere projektdefinitioner. Anlægsskemaet er som udgangspunkt knyttet til den oprindelige (samlede) bevilling. Hvis der oprettes flere projektdefinitioner, påføres disse under punkt 4 i anlægsskemaet. Den samlede bevilling udgøres da af summen af bevillingerne på projektdefinitionerne. 5. KMD Opus Projektdefinitioner, PSP-elementer m.v. Når et anlægsprojekt er godkendt, foretages følgende: Der skal oprettes et anlægsprojekt, hvor udgifter og indtægter samles op på. Inden projektet påbegyndes, kontaktes Økonomi, som opretter en projektdefinition og underliggende PSP-elementer i KMD-Opus. Anlægsprojektet oprettes med en projektdefinition pr. anlægsbevilling med et informativt navn og tilhørende nummer. Alle anlægsprojekter starter med XA-9 og består af i alt 1 cifre. PSP-elementerne anvendes til underopdeling af anlægsprojektet. Bevillingen placeres på et PSP-element. Der er oprettet skabeloner, som man kan tage udgangspunkt i, når man opretter anlægsprojekter - se nedenstående skema. Der kan oprettes flere skabeloner efter behov. Skabelon Anlægsprojekter Betegnelse Projektdefinition Skabelon anlæg, belægning XA-9993 Skabelon anlæg, Natur og Miljø XA-9991 Skabelon anlæg, vej/havne XA-9992 Skabelon for planer XA-9996 Skabelon jordforsyning XA-9995 Skabelon, Anlægsprojekt - Byggeregnskab XA-9994 Det bemærkes i øvrigt, at Velfærdsministeriets (tidligere Indenrigsministeriets) konteringsregler skal overholdes. 6
Nedenstående skema indeholder en omkostningsartsgruppe gældende for anlægsprojekter. Omkostningsartsgruppe Anlægsprojekter Artsnummer Betegnelse 195 Løn, anlæg 2295 Fødevarer, anlæg 2395 Brændsel og drivmidler, anlæg 2695 Køb af jord og bygninger, anlæg 2795 Anskaffelser, anlæg 2995 Øvrige varekøb 495 Tjenesteydelser uden moms, anlæg 4595 Entreprenør og håndværkerydelser m/moms 4995 Øvrige tjenesteydelser med moms, anlæg 7695 Betalinger fra staten, anlæg 7895 Salg af jord og bygninger 7995 Øvrige indtægter 6. Budgetopfølgning Budgetopfølgning er projekternes status - holder vi en tidsplan for projektet, holder vi betalingsterminer. Budgetopfølgning foreligges fagudvalgene i byråd i juni og oktober. Budgetopfølgning på anlægssiden er en integreret del af budgetopfølgningerne i kommunen. Opgaven er forankret i Økonomi, men inddrager i forskelligt omfang personale fra de enkelte direktørområder. Når licitationsresultatet foreligger, er der beskrevet en plan for projektet. Budgetopfølgningen holdes op til denne plan, herunder de aftalte betalinger. Anlægsskema opdateres med eventuelle ændringer. Hvis anlægsprojektet kræver en ændring af det afsatte rådighedsbeløb (eks. arbejdet er gået hurtigere/langsommere end forventet), skal byrådet via økonomiudvalget ansøges herom. 7. Regnskab Økonomi er ansvarlig for udarbejdelse af regnskabet, mens projektlederen er forpligtet til at bidrage med information hertil. Alle fakturaer godkendes af projektleder og der udpeges en administrativ medarbejder til betaling af regninger i det pågældende fagområde. Er der ekstern rådgiver på, godkendes fakturaerne af rådgiveren inden betaling. Regnskabet opgøres i henhold til opstillingen i anlægsskemaets punkt 9. Afsnit 4.4.2. i Principper for økonomistyring i Assens kommune angiver følgende for aflæggelse af 7
anlægsregnskab: Der aflægges kun særskilte anlægsregnskaber for afsluttede anlæg, senest ved aflæggelse af årsregnskabet, såfremt Anlægsbevillingens bruttoudgifter beløber sig til 2 millioner eller derover Der er fastsat krav herom i forbindelse med anlægsbevillingen I modsat fald aflægges anlægsregnskabet som en integreret del af kommunens øvrige regnskabsaflæggelse. Regnskabet fremsendes via fagudvalget til behandling i Økonomiudvalg og Byråd. I anlægsregnskabet redegøres for væsentlige afvigelser imellem anlægsbevilling og det faktiske forbrug. I forbindelse med kommunens øvrige regnskabsaflæggelse gøres status for ikke afsluttede projekter. Ikke forbrugte frigivne midler vedrørende disse projekter overføres til følgende år i form af en tillægsbevilling som godkendes i byrådet. 8. Ikrafttræden og ajourføring Principper for økonomisk styring af anlægsprojekter i Assens kommune gælder fra 1. januar 29. Anlægsprojekter godkendt i forbindelse med budget 29 er omfattet af de beskrevne principper m.v. Derimod er ældre anlægsprojekter ikke omfattet, idet principper m.v. ikke på tilfredsstillende vis kan indarbejdes med tilbagevirkende kraft. Principper for økonomisk styring af anlægsprojekter i Assens kommune ajourføres af Økonomi. Ændringer skal godkendes af Direktionen. Godkendt af Direktionen den xx.xx.xx Sidst revideret den xx.xx.xx 8
Anlægsskema NB! Skema hentes i Acadre, sag nr. 9/1176 1. Status Igangværende (sæt x) Afsluttet (dato påføres) 2. Projektnavn ifølge bevilling 3. Politikområde 4. Projektdefinition(er) i KMD Opus Projektdefinition navn Projektdefinition nummer 5. Fysisk lokation (angives så nøjagtigt som muligt, eksempelvis fuld adresse) 6. Kontaktpersoner (angives så fyldestgørende som muligt navn, afdeling, tlf. mv.) /-ansvarlig Eventuelle andre kontaktpersoner fx ved budgetopfølgning og betaling af regninger 7. Anlægsperiode (opdateres ved ændringer) Dato Forventet periode 8. Samlet anlægsbevilling og afledt drift Bevilling (udgift) Bevilling (indtægt) Afledt drift 9. Frigivne rådighedsbeløb (opdateres ved ændringer) Dato Bevilling (udgift) Bevilling (indtægt) År: År: År: År: År: År: År: År: 9
1. Periodisering Betalingsterminer for projektet Beløb 11. Regnskab (udfyldes ved regnskabsafslutning) PSP-elementer Anlægsbevilling Forbrug Afvigelse Total Bemærkninger til regnskabet 12. Øvrige bemærkninger 1
Standardkøreplan for anlægsprojekter 1. Idéoplægsfasen (Punkt 1-5 i procesbeskrivelsen) Politisk niveau Udarbejd plan for politisk proces. Fastlæg politisk udvalgstilknytning entydigt. Principvedtag projektet. Økonomi Afklar eksisterende, interne retningslinjer for økonomi og tidsplan. Udarbejd første budgetskøn, herunder overslag på afledte driftsomkostninger (tænk totaløkonomi). Tildel formelt ressourcer til den interne projektledelse. Tildel ressourcer til uforudsete udgifter pba. en kvalificeret vurdering af disses størrelse. Kvantificér projektets risici og indregn disse som budgetusikkerheder. Tidsplan Udarbejd overordnet tidsplan, herunder angivelse af kritiske tidspunkter. Kvalitet og indhold Definer behov og ønsker. Udarbejd ideoplæg for projektet. Afklar om projektets indhold er i overensstemmelse med kommunens/ regionens eksisterende politikker og planer, fx lokalplaner. Intern organisation og styring Afklar eksisterende, interne retningslinjer for organisering af anlægsprojekter. Fastlæg organisationsplan for anlægget, herunder entydig placering af projektets ansvar, ledelse og referenceforhold. Nedsæt byggestyregruppe med 2. Program-, Forslags- og Projekteringsfasen (Punkt 6-12 i procesbeskrivelsen) Godkend projektet politisk. Godkend/frigiv anlægsbevillingen. Kommuniker klart om indhold, tidsplan og økonomi og risici (forventningsafstemning). Orienter evt. om fremdrift og evt. ændringer i projektet. 3. Udførelsesfasen (Punkt 13-21 i procesbeskrivelsen) Orienter evt. om fremdrift og evt. ændringer i projektet. Udarbejd deltaljeret budget. Udarbejd skøn til anlægsbevilling baseret herpå. Udarbejd budget for drift, inventar og udstyr. Vurder sammenhæng til overordnet investeringsplan. Foretag kvalitetssikring af budgettet, evt. gennem ekstern review (typisk ved større projekter). Opret og ajourfør disponeringsregnskab. Tag aktiv stilling til brugen af incitamenter over for rådgiver og entreprenør i kontrakten. Ajourfør periodiseret anlægsbudget. Følg op på budgettet løbende og ajourfør disponeringsregnskab. Udarbejd detaljeret tidsplan. Ajourfør detaljeret tidsplan. Udarbejd byggeprogram (evt. rådgiver) og disponeringsforslag, jf. også nedenfor. Godkend byggeprogram og disponeringsforslag. Afklar kommunikations- og samarbejdslinjer mellem projektets parter. Godkend tilsynsplan. Sikr byggetilladelser og andre myndighedsgodkendelser. Afhold løbende opfølgningsmøder i byggestyregruppen. Afhold løbende opfølgningsmøder i byggestyregruppen. Udarbejd referater fra møder i byggestyringsgruppen og byggemøder. Udøv bygherreansvaret aktivt (tilsyn og kontrol med 4. Afslutningsfasen (Punkt 22-32 i procesbeskrivelsen) Godkend anlægsregnskab. Orientere om evaluering af projektet og drøft konsekvenserne heraf. Afslut og aflæg anlægsregnskab. Ajourfør driftsbudget. Frigiv garanti efter 1-års eftersyn. Gennemgå anlæg for mangler. Gennemgå anlæg for mangler. Udarbejd plan for udbedring af mangler. Udarbejd vejledning for anlæggets fremtidige drift. Evaluer projekt og sørg for at læringspunkter anvendes. 11
1. Idéoplægsfasen 2. Program-, Forslags- og Projekteringsfasen adgang til nødvendige kompetencer. Udpeg projektleder med de nødvendige faglige og projektlederkompetencer. Opret projektdokument for projektet. Registrer stamdata (ejerforhold, BBR, evt. bygningers beskaffenhed, servitutter, planforhold mv.) i projektplanen. Gennemfør nødvendige foranalyser (behov, funktion, risiko). Godkend afslutning af fase I. Udarbejd referater fra møder i byggestyringsgruppen. Ajourfør projektdokument for projekt. Godkend afslutning af fase II. Risikostyring Gennemfør risikoanalyse og vurdersandsynlighed og konsekvens. Fastlæg med udgangspunkt i risikoanalysen en risikostrategi og tiltag til at imødegå risici. Udbudsproces og samarbejde med eksterne Afklar behov for udbud. Udarbejd udbudsstrategi. Vælg entrepriseform og udbudsform. Udbyd evt. rådgiveropgaven. Indgå kvalitetssikret kontrakt med rådgiver. Kontroller rådgivers forsikringer og sikkerhedsstillelse. Udarbejd byggeprogram (rådgiver). Udbyd evt. projekteringsopgaven. Udarbejd dispositionsforslag og projektforslag pba. godkendt byggeprogram (rådgiver). Udbyd leverandøropgaven. Kontroller entreprenørs forsikringer og sikkerhedsstillelse. Indgå kvalitetssikret leverandøraftale. Inddragelse af interessenter Identificer interessenter og gennemfør en interessentanalyse. Udarbejd strategi for styret interessentinddragelse (kommissorium). Gennemfør indledende inddragelse af interessenter (til fx idegenerering og information) Gennemfør (formel) høring (af interne og eksterne interessenter, herunder evt. parter). Forelæg evt. projektforslag for borgere. 3. Udførelsesfasen 4. Afslutningsfasen rådgiver og entreprenør). Træf de nødvendige beslutninger på baggrund af opfølgning. Koordiner sikkerhedsarbejdet på byggepladsen. Ajourfør projektdokument for projekt. Godkend afslutning af fase III. fremadrettet. Arkiver, journaliser mv. Afslut projektdokument for projekt. Gennemfør 1-årseftersyn. Gennemfør 5-års-eftersyn. Godkend afslutning af fase IIII. Følg løbende op på risikoanalysen og iværksæt evt. nye tiltag. Evaluer risikoanalysen og risikobegrænsende tiltag. Afhold projektgennemgangsmøde med entreprenøren. Tjek entreprenørs plan for styringen af logistikken. Klargør anlæg til aflevering. Aflever anlægget. Gennemgå mangler. Udbedr mangler. Orienter løbende berørte interessenter om evt. væsentlige ændringer. Gennemgå og evaluer anlægget med interessenter/brugere. 12
Tjekliste til "det første skøn" af anlægsprojektet i Idéoplægsfasen Projektnavn Politikområde Fysisk lokation (adresse) Kontaktperson Overordnede beskrivelse af projektet Skriv projektets navn fx Tilbygning til skole x Fx Uddannelsespolitik Projektbeskrivelse Fx Tilbygning til skole på x antal m2. Definere behov og ønsker Fx tilbygning skal indholdende 2 faglokaler på x antal m2 til x antal børn samt tilhørende toillet og depotrum Behovanalyse Specifikke kvalitetskrav Skriv hovedkonklusioner hvis der blev udarbejdet en behovanalyse eller fx henvisning til et relevant afsnit i Masterplan Skriv hvilke, fx speciel ventilation eller øvrig teknisk instalation, speciel gulvbelægning, mørklægning udstyr mv. Økonomi - (udgifter ekskl. moms i 1 kr.) Grundanskaffelser Grundafgifter inkl. udgift til landsinspektøren, (fx udgifter til tilkøb af jord eller udgifter til en skelregulering) Nedrivning og rydningsarbejde (fx nedbrydning af eksisterende bygning på grunden eller fælding af træer, buske mv.) Grundanskaffelser i alt: Byggeudgifter Håndværkerudgifter (fx samle håndværkerudgifter uden tillæg af udgifter til rådgivning mv) - kontakt Plan og Byg Projekteringsudgifter 13 % af håndværkerudgifter Uforudsete udgifter 1 % af håndværkerudgifter Ved tilbygning (udgifter til ombygning af eksisterende forhold) Udvendig fast belægninger (fx parkering, adgangsareale, legepladser mv.) Byggeudgifter i alt: Inventar og udstyr Udvendig inventar (bænke, bord, indhegning, legeplads, haveanlæg mv.) Indvendig inventar Udsmykning Inventar og udstyr i alt: Omkostninger Tilslutningsudgifter (fx udgifter til vand, varme- og eltilslutning, telefon/internet Intern projektstyring 1,5 % af byggeudgift Flytteudgifter Middeltidigt forhold (fx opstilling pavilloner, genhusning) Byggetilladelse - se kommunens takstblad 13
Forsikringer..% af byggeudgift Udlæg til udgifter vedr. licitation, kørsel, gilde, indvidelse mv. 3 % af håndværkerudgifter Omkostninger i alt: Udgifter i alt: Overordnet tidsplan med bl.a. angivelse af ønske for opstart og færdiggørelsestidspunkt Kan projektet udføres indenfor nuværende/gældende planlægning (lokalplan) Hvis nej, på hvilken måde er projektet i strid med gældende planlægning Tidsplan Fysisk planlægning Ja (sæt kryds) Nej (sæt kryds) Økonomiske konvekvencer/effektiviseringsgevinster Afledt drift, dsv. økonomiske konsekvencer af anlæggets efterfølgende drift (fx el, vand, varme, rengøring, planlagt vedligeholdelse, forsikringer mv.) Evt. effektiviseringsgevinster ved projektet (fx energibesparelser mv.) Ved evt. spørgsmål rettes henvendelse til Plan og Byg. Tjeklisten kan findes i acadre i sagsnr. 9/1176 14
15
16
17
Procesbeskrivelse for økonomisk styring af anlægsprojekter Assens Kommune Version af 1.1 Dokumentet er udarbejdet på baggrund af 2 procesmøder afholdt hhv. 28. november og 8. december 28 Hvad skaber værdi i processen? På procesmøderne blev det drøftet, hvad der skaber værdi i processen Økonomisk styring af anlægsprojekter. Nedenstående er anført de punkter, som blev skrevet på mødet og noteret på tavlen. Hvad skaber værdi i processen: overblik byggeriet lever op til den økonomiske ramme styr på kontering så det kun er de rette personer, som konterer på anlægsprojektet. Overordnede principper Alle anlægsprojekter vedr. byggeri skal gå igennem byggeafdelingen. Hvis der er ekstern rådgiver på projektet, vil denne overtage en del af projektlederens praktiske opgaver. Det overordnede ansvar for den økonomisk styring af anlægsprojekter påhviler direktøren for, dog direktøren kan uddelegere ansvaret til budgetansvarlig fagchef. Procesbeskrivelse for økonomisk styring af anlægsprojekter Procesbeskrivelsen er inddelt i fem kolonner: Den første er nummeret på aktiviteten (i henhold til procesdiagrammet). Den anden er navnet på aktiviteten (i henhold til procesdiagrammet). Den tredje kolonne er en uddybende beskrivelse af aktiviteten herunder hvad der igangsætter aktiviteten, hvad der ligger i opgaven der udføres, og hvad der afslutter aktiviteten Den fjerde kolonne er en angivelse af den eller de roller der er involveret i den pågældende aktivitet. 18
Nr Aktivitet Beskrivelse Rolle(r) 1 Idé/behov/forslag i forvaltningen Forud for processen har der været foretaget en analyse af behov/strategiplan/masterplan 2 Intern høring Der foretages en intern høring blandt andet for at sikre at plan- og miljøforhold er på plads. Relevante høringsberettige 3 Udarbejdelse af projektbeskrivelse. Nedsættelse af arbejdsgruppe, som udarbejder projektbeskrivelser eller kommissorium for projektet. (se evt. under dokument 1) Projektbeskrivelse skal indeholde en beskrivelse af anlægsprojektet med foreløbig angivelse af beløb, som er placeret i de enkelte år ud fra en forventning om, hvornår arbejdet udføres og regningerne skal betales fx projektering i år 1, byggeri i år 2 Anlægsskema oprettes af central økonomi (se også under dokument nr. 2) Central økonomi 4 Sagsfremstilling til politisk behandling / politisk behandling Sagsfremstilling til politisk behandling af skitseprojekt Der foretages politisk behandling herunder også en samlet prioritering af anlægsprojekter og en vurdering af, hvad kommunen har råd til i det pågældende år. Hvis der er tale om støttet boligbyggeri skal Skema A også godkendes af Byrådet. (Dokument 3) Bossinf (kun ved støttet boligbyggeri) 5 Evt. frigivelse af bevilling til ekstern rådgiver Hvis der skal rådgiver, enten ekstern eller intern, på projektet, skal der huskes også at søges om frigivelse af bevilling hertil. Der skal reserveres 5% af rådgivers honorar til 1-års gennemgang. Central økonomi Ekstern rådgiver 19
6 Fastlæggelse af projektorganisation Der skal nedsættes en arbejdsgruppe af relevante personer, afhængig af projektets størrelse og type. 7 Udarbejdelse af byggeprogram (løsning + pris) Der udarbejdes byggeprogram, indeholdende valg af løsning samt pris. (se evt. under dokument 4) Anlægsskema opdateres af central økonomi. Derudover udpeges der en sikkerheds- og sundhedskoordinatorer jf. Arbejdstilsynets bekendtgørelse nr. 1416 af 21. december 28, 5. Central økonomi MED-Udvalg Sikkerhedsorg. 8 Beslutning/delepunkt Licitationsform Der skal vælges/besluttes hvilken licitationsform, der skal benyttes Totalentreprise gå til punkt 1 Hoved/fagentreprise gå til punkt 9 9 Detailprojektering Projektet skal deles op i flere hoved- /fagentrepriser Sikkerhedsorg. Relevante høringsberettigede 1 Myndighedsbehandling Der skal foretages egentlig myndighedsbehandling fx skal der ved byggeri gives byggetilladelse. 11 Licitation Der afholdes licitation på projektet 12 Indstilling om frigivelse af bevilling Der indstilles til fagudvalgene, ØK og Byråd om frigivelse af anlægsbevillingen til projektet. I forbindelse med frigivelse af bevilling, skal der foreligge plan for, hvornår der skal betales hvilke beløb, så der afsættes de rigtige rådighedsbeløb i de enkelte år. Ved støttet boligbyggeri skal Skema B godkendes af Byrådet. (Dokument 5) Central økonomi Bossinf (kun ved støttet boligbyggeri) 2
13 Udarbejdelse af kontoplan mv. Der udarbejdes kontoplan. Til hvert enkelt anlægsprojekt oprettes selvstændigt EAN-nr. for at styre, hvor fakturaene sendes til. Indberetning af bevilling til økonomistystemet. Central økonomi 14 Godkendelse af kontrahering Kontrakt og garantistillelse udarbejdes. Godkendelse af kontrakt og garantistillelser, evt. med juridisk bistand. 15 Nedættelse af byggeudvalg Der nedsættes et byggeudvalg af relevante personer, afhængig af projektets størrelse og type. 16 Gennemførsel af projektet Punkt 17-21 omhandler aktiviteter, som sker løbende og gentagende under hele gennemførslen af projektet. MED-Udvalg Sikkerhedsorg. 17 Økonomistyring / budgetkontrol Der foretages økonomistyring/budgetkontrol én gang pr. måned. Herunder vurdering af det tidsmæssige forløb, samt udbetalingsplanens overholdelse. Central økonomi 18 Godkendelse af faktura + udbetalinger Godkendelse af elektroniske faktura samt udbetaling af faste udbetalinger ifølge aftaler med entreprenører. Decentral økonomi 19 Betaling af faktura Betaling af elektroniske faktura. Decentral økonomi 2 Byggemøder Der afholdes byggemøder. Hyppighed og personer, som deltager, er afhængig af projektets størrelse og type. 21 Kvalitetssikring Der foretages løbende kvalitetssikring af projektet Sikkerhedsorg. 21
22 Aflevering af projektet Der foretages aflevering af projektet fra entreprenør. Samt gennemgang for fejl og mangler. Der udarbejdes afleveringsprotokol. (se dokument 8) 23 Nedskrivelse af garanti Garantistillelsen nedskrives til 1% Projekleder Central økonomi 24 Myndighedsgodkendelser Der skal indhentes/afleveres div. attester. 25 Overdragelse til bruger Projektet overdrages til bruger. Evt. med brugermanualer til tekniske installationer. 26 Udarbejdelse af byggeregnskab Senest 3 måneder efter aflevering skal der være udarbejdet byggeregnskab. Ved byggemodning skal der også laves momsregnskab Central økonomi Decentral økonomi Anlægsskema opdateres af central økonomi. 27 Godkendelse af regnskab Byggeregnskabet godkendes inden det sendes til politisk behandling. 28 Politisk behandling Sagsfremstillingen skal til gennemsyn i byggeafdelingen inden den sendes til politisk behandling. Ved støttet boligbyggeri skal Skema C godkendes af Byrådet. (Dokument 9) Bossinf (kun ved støttet boligbyggeri) 29 1-års gennemgang for fejl og mangler Gennemgang af projektet for fejl og mangler. Hvis der har været ekstern rådgiver på projektet, skal der være afsat 5% af rådgivers honorar til 1-års gennemgang. 3 Nedskrivning af garanti Garantistillelsen nedskrives til 2% Central økonomi 31 5-års gennemgang for fejl og mangler Gennemgang af projektet for fejl og mangler. 32 Frigivelse af garantistillelse Endelig frigivelse af garantistillelsen Central økonomi 22
Dokumenter 1 Projektbeskrivelse For at sikre at alle forhold huskes udarbejdes en tjekliste til projektbeskrivelsen. Tjeklisten skal indeholde: Ide, behov, økonomi, tidsplan, deltagere, mål, driftudgifter, evt. forskellige modeller/muligheder konsekvens, risikoanalyse, høring af relevante parter. 2 Anlægsskema Gemmes i Acadre under enheden Budget og Regnskab (sagsnr.: 9/1176) og navngives: Anlægsprojekt (Projektdefinition navn)(projektdefinition nummer) Ajourføres løbende under hele processen. 3 Skema A Ved støttet boligbyggeri: Rådighedsbeløb finansering 4 Byggeprogram Byggeprogram, indeholdende valg af løsning samt pris. Form og indhold kan variere alt efter type af projekt og størrelse. 5 Skema B Ved støttet boligbyggeri: Frigivelse af økonomi i byråd 6 Kontrakt Kontrakt mellem Assens Kommune og entreprenør 7 Garanti Garantistillelse, som sikkerhed for opfyldelse af alle entreprenørens forpligtelser i henhold til entreprisekontakten i medfør af AB92 6 stk. 7. 8 Afleveringsprotokol Liste over fejl og mangler, samt plan for udbedring af disse. 9 Skema C Ved støttet boligbyggeri: Godkendelse af byggeregnskab 23