Bilag 3: Planlægningsvejledning for effektive Rotaryklubber Planlægningsvejledning for effektive rotaryklubber er beregnet på at hjælpe rotaryklubberne til at opsætte mål for det kommende år. Formularen er til hjælp for at spore generelle trends i klubmedlemsskab og klubadministration. Planlægningsvejledning for effektive rotaryklubber er baseret på principperne for en effektiv klub. En effektiv klub kan: Bibeholde og øge sin medlemsbase. Gennemføre succesfulde projekter som tager fat på behov i eget samfund og i andre lande. Støtte Rotary Foundation både gennem at deltage i programmer og med bidrag. Uddanne ledere som har mulighed for at arbejde inden for Rotary over klubniveau. De strategier, som angives i hvert afsnit, viser hvordan klubber normalt vælger at nå sine mål. Det er nødvendigt at opmuntre klubberne til at opsætte alternative strategier for at nå målene. Tiltrædende klubprænter opfordres til at udfylde den her formular i samarbejde med klubmedlemmerne og sende en kopi af den til den tiltrædende eller assisterende guvernør før 1. juli. Skriv venligst på maskine eller meget tydeligt Rotaryklubben i: Præntens navn: Rotaryår: Postadresse: Telefon: Fax: Mobil: E-mail: Medlemsinformation (per 30. juni) Nuværende antal medlemmer: Antal medlemmer for 5 år n: Antal kvindelige medlemmer: Antal medlemmer som har været medlem i: Antal medlemmer 30. juni forrige år: Antal mandlige medlemmer: Klubbens gennemsnitsalder: mindre en 1 år: 1-3 år: 3-5 år: 5-10 år: 10-25 år: mere end 25 år: Antal medlemmer som har foreslået et nyt medlem inden for de seneste 2 år: Afspejles samfundets forskellige aspekter i klubbens medlemssammensætning? Ja Nej Vores klassifikationsliste opdateres den / / og består af antal klassifikationer, hvoraf er ubesatte. Vores klub har sponseret en ny klub inden for de seneste to år: Hvis ja, har klubben da planlagt opfølgning i form af informationsmøder for medlemmerne i den sponserede klub? Ja Nej Ja Nej
Medlemsudvikling (Rekruttering, medlemspleje og organisering af nye klubber) Vores klub har opsat følgende mål for det kommende Rotaryår: Vi vil tilstræbe at være antal medlemmer den 30. juni år Vi har identificeret mulighederne for at finde nye medlemmer inden for følgende områder: Hvordan planlægger klubben at nå sine mål for medlemstilvæksten? (afkryds) Opsætte en plan for medlemspleje som sigter på at opretholde entusiasmen ved hjælp af interessante programmer, projekter, videreuddannelse og kammeratskabsaktiviteter. Udpege et udvalg bestående af klubmedlemmer, som har fået uddannelse i effektive rekrutteringsmetoder. Udarbejde en rekrutteringsplan som fokuserer på en sand repræsentation af forretnings- og erhvervslivet i nærsamfundet. Udarbejde en rekrutteringsplan som fokuserer på at alle samfundets aspekter er repræsenteret i klubben. Udarbejde en rekrutteringsplan som tydeligt forklarer hvad medlemskabet indebærer for potentielle rotarianere. Gennemføre et informationsprogram for nye medlemmer som hjælper dem til bedre at finde sig til rette i klubben. Udlevere brochurer som giver almen information om Rotary og specifik information om din egen klub for potentielle medlemmer. Vælge en erfaren rotarianer til mentor for hvert nyt medlem. Vær opmærksom på de rotarianere som sponserer nye medlemmer. Gennemføre et informationsprogram for at øge omverdenens viden om Rotary. Programmet skal hovedsagligt målrettes mod personer inden for forretnings- og erhvervslivet for at øge kendskabet til hvad Rotary er og hvad organisationen udretter. Opmuntre medlemmerne til at gå med i en Rotary-kammeratskabsgruppe for at opleve internationaliteten og kammeratskabet i RI. Deltage i RI:s udviklingsprogram for medlemsudvikling og medlemspleje. Søge muligheder for at danne en ny klub. Hvad gør denne her klub attraktiv for nye medlemmer? Hvilke aspekter i klubben kan have en negativ effekt over for nye medlemmer?
Effektive serviceprojekter Vores klub har sat følgende mål for serviceindsatserne for det kommande rotaryår: For vores lokalområde: For samfund i andre lande (international tjeneste): Hvordan planlægger klubben at nå sine mål for serviceindsatserne? (afkryds) Udpeg et udvalg bestående af klubmedlemmer som har fået uddannelse i at planlægge og gennemføre et succesfuldt serviceprojekt. Gennemgå klubbens nuværende serviceprojekter for at afgøre om de er meningsfulde, er nødvendige og interesserer klubmedlemmerne. Identificere de sociale problemer i lokalområdet, som klubben vil henvende sig til med sine serviceprojekter. Vurdere hvordan klubben samler penge ind og om pengene rækker til projektfinansiering. Engager alle klubmedlemmer i klubbens serviceprojekter. Gennemføre eller skaffe en allerede gennemført undersøgelse af behovene i lokalsamfundet eller samfund i andre lande. Lokaliser klubmedlemmer som deltager i eller leder klubbens serviceprojekter. Søge en partnerklub med hvilken klubben kan gennemføre et internationalt serviceprojekt. Deltage i: Interact Rotarys kammeratskabsudveksling Verdenssamfundstjeneste Rotaract Rotarys volontører Ungdomsudveksling Rotarys samfundshjælpegrupper RYLA-programmet Anvende Rotary Foundations ressourcer for at støtte et projekt som klubben har udvalgt. Andet (var venlig at beskrive):
Rotary Foundation Vores klub har opstillet følgende mål for det kommende Rotaryår: Vi vil forsøge at nå USD i almindelige bidrag. Vi vil deltage i Rotary Foundation programmer ved at: Hvordan planlægger klubben at nå de mål, der er opsat for Rotary Foundation? (afkryds) Udpege et udvalg bestående af klubmedlemmer, som forstår Rotary Foundations programmer og som engagerer sig i arbejdet med at øge støtten til Rotary Foundation. Hjælpe klubmedlemmerne til at forstå samspillet mellem bidragene til Foundation og Foundations programmer. Planlægge præsentationer som informerer klubmedlemmerne om de muligheder, som tilbydes inden for international tjeneste gennem Rotary Foundations programmer. Sende en repræsentant til distriktets Rotary Foundation seminar. Anvende Rotary Foundations ressourcer til at støtte klubbens internationale projekter. Lakalisere klubmedlemmers økonomiske bidrag til Rotary Foundation og deres deltagelse i Foundations programmer. Henstille til klubmedlemmer at de giver en gave årligt til Foundation. Deltage i: GSE Matching Grants Forenklede distriktsbidrag Individuelle bidrag PolioPlus Være vært for eller sponsere en ambassadørstipendiat Sponsere en Rotary verdensfredsstipendiat Sponsere en universitetslærer Invitere deltagere i Foundation programmer og alumnis til at deltage i klubbens programmer og aktiviteter.
Uddanne fremtidige Rotaryledere Vores klub har opstillet følgende mål for at uddanne fremtidige rotaryledere i det kommende rotaryår: Vores klub vil identificere medlemmer som mulige fremtidige ledere og meddele dette til distriktet den 30. juni år. Hvordan planlægger klubben at uddanne fremtidige rotaryledere? (afkryds) Opmuntre udvalgsformænd til at deltage i distriktsmøderne. Opmuntre interesserede past prænter til at deltage i seminariet om lederskab, som holdes i forbindelse med distriktskonferencen. Udnytte den assisterende guvernørs erfaring. Sørge for at distriktsudvalgene holder præsentationer for klubmedlemmerne. Sørge for at klublederne samarbejder med distriktsguvernøren og assisterende guvernør for at få størst muligt udbytte af det officielle besøg. Opmuntre nye medlemmer til at påtage sig ledende opgaver ved at deltage i klubudvalg. Sende medlemmer i klubben på besøg i andre klubber for at bytte idéer og n dele de nyindhøstede ideer med de øvrige klubmedlemmerne. Generel administration Hvordan planlægger klubben at udføre de administrative opgaver, som er nødvendige for at den skal fungere effektivt? (afkryds) Bestyrelsesmøder er planlagt med regelmæssige mellemrum. Klubben har planlagt antal interne klubmøder. Valg af nye bestyrelsesmedlemmer afholdes den Vores klub vil sende mindst delegater til distriktskonferencen. Klubben har valgt en ugebrevsredaktør som skal videreformidle information som kan være til nytte for klubmedlemmerne. Klubbens hjemme bliver ajourført gange om året. Et udvalg bestående af motiverede klubmedlemmer er nedsat for at udvikle interessante og meningsfulde programmer til klubbens ugemøde. Et udvalg bestående af motiverede klubmedlemmer er nedsat for at planlægge forskellige kamratskabsaktiviteter. Månedlig mødestatistik rapporteres til distriktslederne den dag i efterfølgende måned.
Vores klub vil anvende Medlemswebben - både dk. og org. - for at holde al klubinformation aktuel. Ændringer i medlemsskabet bliver rapporteret til RI inden for dage. Rapporter til RI, inklusive halvårsrapporten, bliver returneret inden dage efter modtagelsen. Vores klub vil gerne have hjælp fra assisterende guvernør eller guvernøren med følgende spørgsmål: Hvilke spørgsmål vil I diskutere med guvernøren eller assisterende guvernør under hans/hendes besøg i klubben? Klubprænt Rotaryår Assisterende guvernør Dato Dato