Dagsorden møde i Campusrådet Campus Vejle Mødedato: Torsdag den 26.03.2015 Mødetidspunkt: Kl. 14:00 til 16:00 Mødested 3.251 Mødeleder Referent: Søren Pedersen Janne Andersen Deltagere Birgitte Mikkelsen, Christian Jansson, Nabil Karas, Lone Petersen, Niels Rebsdorf, Gitte Alberen, Helena Helleshøj Riggelsen, Søren Pedersen og Janne Andersen Afbud 1. Velkommen til abil Karas, Gitte Alberen og Helena Helleshøj Riggelsen Nabil Karas har overtaget Jytte Becks plads i campusrådet, da Jytte er gået på pension den 31. januar 2015. Gitte Alberen er studerende fra Socialrådgiveruddannelsen og Helena Helleshøj Riggelsen er studerende fra Sygeplejerskeuddannelsen. Gitte og Helena deltager i hele mødet for at se hvad det vil sige, at sidde i et campusråd og herunder drøftes de studerendes fremtidig deltagelse. 2. Opfølgning fra sidste møde den 060115 Status på nedenstående punkter fra sidste møde Campussekretær Janne Andersen vil fremover være en dag om ugen i Vejle, da meget arbejde kan klares digitalt, men er der opgaver/møder der kræver flere dage om ugen er dette selvfølgelig muligt. Udarbejdelse af funktionsbeskrivelse til campussekretær og udmelding til huset ved Søren Pedersen. Procedure om brugen af infoskærme Denne er under udarbejdelse. Kantineudvalg Repræsentanterne er: Formand Christian Jansson Sekretær Janne Andersen CFU Karina Lorentzen Lund Kantinen DGI-Huset kantineleder Sabine Søgaard Side 1/7
2 studerende fra grunduddannelser Søren Pedersen kontakter de 2 uddannelser Vejle Kommune, centerleder for Center for Dag Socialpsykiatri Karin Engdal Region Syddanmark kan pt. ikke stille med en repræsentant pga. interne processer de skal igennem. Ulla Wernberg-Møller har mulighed for efter sommerferien at vende tilbage med en repræsentant. Janne Andersen har godkendt dette. Første møde skal fastsættes. Kantinen Træk i kantinen ved hjørnebordet ved indgangen, opsætning afskærmning ved Christian Jansson Grupperum/CFU videokonference Opsætning af firkantet transparent ved grupperum til vejledning Løsning på videokonferencelokalet ved CFU Udarbejdelse af dagsorden Vil der i fremtidige møder være repræsentanter fra de studerende, er det aftalt på sidste møde, at punkter der kræver studenterinddragelse dagsordensættes først. Diverse Badeforhold til studerende Opbevaring af vådt tøj er behovet der? 3. Opfølgning fra dialogmøde inspirationskataloget Campusprincipper i virkeligheden Punkt ved Søren Pedersen jf. mail af 16. marts til alle medarbejdere: Først tak for en god dialog i forbindelse med præsentationen af inspirationskataloget Campusprincipper i virkeligheden. Præsentationen havde fokus på, hvordan rapporten kunne læses og anvendes, en opsummering af rapportens vigtigste konklusioner med status ift hvad der allerede er igangsat, samt forslag til den videre proces. Power point præsentationen er vedhæftet, og stikord fra drøftelsen fremgår nederst i denne mail. Næste skridt er, at der skal arbejdes videre med, i hvilket omfang og hvordan anbefalingerne i inspirationskataloget kan realiseres og under skyldig hensyntagen til campusprincipperne. Der var på mødet tilslutning til, at der skal arbejdes i følgende parallelspor: 1. Opgaver der skal tages hånd om nu og her, og uden at de sendes i udvalg - eksempelvis adgangsforhold til UCL, intern wayfinding, bookning af faciliteter, anskaffelse af resterende inventar m.m. De ansvarlige er Bygningsafdelingen og Campuschef. 2. Anbefalinger og spørgsmål der knytter sig til afdelingerne på de enkelte etager - eksempelvis ejerskab til faciliteterne, arbejdspladsernes indretning, formål med og anvendelse af faciliteterne knyttet til afdelingen/området, færdig indretning m.m. Personalelederen i den enkelte afdeling er ansvarlig for at sætte processen i gang. Følgende er ansvarlige for, at initiere drøftelser på tværs af afdelingerne på en etage og ift de anbefalinger og spørgsmål der skal Side 2/7
løses i fællesskab på etagen: i. 1. sal (IT og Bygningsafdelingen) Erik Thorsen. ii. 2. sal (CFU og Biblioteket) - Birgitte Mikkelsen. iii. 3. sal (KomU, Sygeplejerskeuddannelsen, Socialrådgiveruddannelsen og studiesekretariatet) -Hanne Vibeke Sørensen. iv. 4. sal (Ledelsessekretariatet, HR, Personale og økonomiafdelingen, Bygningsafdelingen) - Oles Stig. 3. Anbefalinger og spørgsmål der går på tværs af etager og afdelinger - eksempelvis tværgående anvendelse af undervisningsfaciliteterne, sikkerhedsforhold, interne adgangsveje på campus, studiefaciliteter og informationsvæg m.m. Campusrådet er ansvarlig. I regi af Campusrådet nedsættes der en arbejdsgruppe bestående af 4 studerende, Christian Jansson og Søren Pedersen. Gruppen skal specielt arbejde med de anbefalinger der knytter sig til udvikling af studiemiljøet, studiefaciliteterne m.m. 4. Anbefalinger og spørgsmål der knytter sig til udsmykning, installationskunst og afdelingernes synlige identitet. Kunstudvalget tager sig af denne opgave. 5. Anbefalinger/udfordringer der skal løses i samarbejde med husets øvrige lejer - eksempelvis anvendelse og udsmykning af fællesarealerne herunder fælles mødelokaler, wayfinding reception, disponeringen i kantinen m.m. Christian Jansson og Søren Pedersen er ansvarlig. Såfremt der er tiltag der har økonomiske konsekvenser, skal forslagene rejses overfor Bygningsafdelingen/Campuschefen. Processen i de enkelte spor skal være afsluttet indenfor 3 måneder. Stikord fra dialogmødet den 4.3 Organisatorisk Behov for synlige beslutningsprocesser og mandater til at træffe afgørelser Evalueres rumindretningen? Henstilling til at kere sig om hinanden på tværs i huset og være opmærksom på snitflader mellem afdelinger/uddannelser Teknisk Udfordringer med stik/ledninger på gulvet i undervisningslokalerne Kommer der beredskabsplaner og krise/brandøvelser (er iværksat) Varme og ventilationsproblemer (Over)booking af undervisningslokaler for at imødegå problemer med ovenstående Dekoration og indretning Folie på studievejledningslokalerne (er iværksat) Synlig markering af, at det er de studerendes hus opslag, artefakter mv. Adgangsforhold og skiltning Gennemgang i caralab - skiltning til CareLab (er iværksat) Gennemgang i biblioteket. Drøftelse/spørgsmål til den videre proces. Side 3/7
4. Udlån/leje af lokaler til eksterne, medarbejdere og studerende Punkt ved Janne Andersen Der skal udarbejdes priser, kontrakter og retningslinjer for udlån/leje af lokaler til eksterne, medarbejdere og studerende. Bilag til dette punkt fremsendes i uge 13. Bemærkning: Samarbejde med DGI-huset omkring køb af forplejning ved udlån/leje af lokaler tages op på møde i kantineudvalget. 5. Kantinen I henhold til udbudsmaterialet har kantinen oplyst, at de har lukket de 3 dage op til påske. Janne Andersen har lagt besked i alles kalender og lagt informationen på infoskærmene allerede nu, så de studerende også er orienteret. Det er aftalt med kantinen, at de hvert år har lukket i sommerferien i ugerne 28, 29 og 30. Ugerne for 2015 er lagt i alles kalender. Hvordan orienteres de studerende bedst? Til orientering er der ifølge udbudsmaterialet aftalt følgende lukkedage: Tre dage før påske. Dagen efter Kristi Himmelfartsdag. Tre uger i sommerferien efter aftale med forpagter. Hverdage mellem jul og nytår. Grundlovsdag. Yderligere lukkedage bliver varslet med en måned. Side 4/7
6. Parkering medarbejdere og studerende Forslag til kriterier for parkeringstilladelse til studerende. Den studerende skal kunne dokumentere via lægeerklæring e.l., at pgl pga. en kronisk funktionsnedsættelse ikke er i stand til at gå 500 meter. Desuden skal den studerende forinden have fået afslag på almindeligt handicapskilt. Parkeringskort til medarbejdere er en udfordring. Til orientering har Janne Andersen 2 kort tilbage til udlevering og pt. kan der ikke skaffes flere. De 50 3 timers parkeringspladser er blevet markeret med nummerering, så det er nemmere for brugerne at identificere de pladser UCL har, som der må parkeres på. Parkering fra studerende ved Gitte Alberen Handlingspunkter Ansvarlig Deadline 7. Indeklima Punkt ved Lone Pedersen Indeklimaet /luften opleves som meget tørt på Vestre Engvej. Under punktet ønskes bl.a.en drøftelse af, om det er muligt at der kan gøre noget ved indeklimaet? 8. Ansvar og ansvarlighed vedr. kursuslokaler og videokonfrencerummet Punkt ved Niels Rebsdorf Drøftelse af ovenstående overskrift. Handlingspunkter Ansvarlig Deadline Side 5/7
9. Lokalebooking Punkt ved Niels Rebsdorf 1. Skemalægningsperioden Vi (studieadministrationen, red)har fået tildelt 3 små lokaler, hvor vores reelle behov er min. 2 store lokaler og 1 lille. Vi har også 1 telepresencelokale, som vi bruger hele tiden. 2. Efter skemalægningsperioden Lokalerne er nu fri til booking i forhold til grunduddannelsen/videreuddannelsen og Ledelsesakademiet. Men ikke i forhold til CFU. Vi ønsker samme procedure i forhold til lokaler hos CFU, så vi ikke skal spørge først, når der er ledige lokaler. Så alle lokaler i huset kan bookes af alle. Hvis dette ikke kan lade sig gøre, da CFU har andre behov foreslår vi: At CFU frigør deres ledige store lokaler, som andre så kan booke i en længere periode og ikke kun fra dag til dag. At vi finder små grupperum/vejledningslokaler, som kan stå ledige og ikke kan bookes på forhånd evt. dem på 2. sal for alle afdelinger. Drøftelse af ovenstående Handlingspunkter Ansvarlig Deadline 10. Diverse Der er rejst følgende spørgsmål fra medarbejdere: 1. Afklaring af retningslinjer med campusrådet i forhold til social samvær. Må der inviteres på en fredags øl/vin samt inddragelse af letter mad i lokalerne? 2. Efter aftale med Christian Jansson er der ønske om oftere rengøring samt påfyldning af papir på toiletterne Der er rejst følgende spørgsmål fra studerende: 1. Lokaleoversigts- eller infotavler på etagerne (evt. interaktive).. Side 6/7
11. Eventuelt herunder punkter til kommende møder Side 7/7