Forsendelse Danske Fragtmænd Microsoft Dynamics NAV 2009 R2 Rollebaseret Side 1
Indholdet i dette dokument må på ingen måde gengives helt eller delvist hverken på tryk eller i anden form - uden forudgående skriftlig tilladelse fra Naddon. Naddon kan træffes på: Sct. Cathrine Vej 21, 9800 Hjørring Tlf. 70 200 222 e-mail: kursus@naddon.dk www.naddon.dk Udgivelsesdato 09.09.11 Side 2
Indhold 1. Indledning... 5 Generelt... 5 Forudsætninger... 5 2. Generelle oplysninger... 6 Forudsætninger... 6 3. Generel opsætning... 7 4. Opsætning - Danske Fragtmænd... 8 Oversigtspanelet Generelt... 9 Oversigtspanelet Fragtcentral... 11 Oversigtspanelet Nummerserier... 12 Oversigtspanelet Retur adresse... 13 Oversigtspanelet Track & Trace... 14 Oversigtspanelet EDI... 15 Oversigtspanelet FTP overførsel... 16 Handlingen Opret ny afsender... 16 5. Landekoder... 17 Landekoder... 17 6. Rutenumre... 18 Rutenumre... 18 7. Opsætning Speditører og Speditørservice... 19 Speditører... 19 Handlingen - Speditørservice... 20 Speditørservice... 20 8. Opsætning Printervalg... 21 Driver labelprinter... 21 9. Manuelt fragtbrev... 22 Oversigtspanelet Søg... 23 Oversigtspanelet Afsender... 23 Oversigtspanelet Modtager... 23 Oversigtspanelet Generelt... 24 Oversigtspanelet Godslinjer... 25 Oversigtspanelet Byttepaller... 25 Handlingen - Gem adresse... 25 Handlingen - Find adresse... 25 10. Pakker til afhentning... 26 Handlingen Manuelt fragtbrev... 26 Side 3
Handlingen - Afmeld fragtmand... 26 Handlingen Slet fragtbrev... 27 Gruppen - Udskriv... 27 11. Dan EDI fil... 28 12. Afsendte pakker... 29 Handlingen - Fragtbrevsliste... 29 13. Automatisk pakkelabels Danske Fragtmænd... 30 Salgsordre/Salgsfaktura.... 30 14. Track & Trace... 32 Handlingen - Track & Trace... 32 15. Bogførte salgsleverancer... 33 16. Øvrige opsætninger... 35 Udskrift af stregkoder... 35 17. Nice to know... 38 Programmet Chillkat... 38 Zebra printere... 38 Opsætning printer med Generic Text Only... 38 Side 4
1. Indledning Generelt Naddon Forsendelse er en udvidelse til Microsoft Dynamics NAV og er bindeled til danske speditører. Dette kursushæfte er specielt tilpasset speditøren Danske Fragtmænd herefter kaldet DF. Med Naddon Forsendelse bliver det bl.a. muligt at: a. Håndtere pakkeforsendelser direkte i Microsoft Dynamics NAV. b. Udskrive pakkelabels. c. Udskrive fragtbreve til chauffør. d. Upload af forsendelsesdata til speditørfirma. e. Efterbehandling af forsendelsesdata. f. Pakkesporing via Track & Trace. g. Minimere fejltastninger, da pakkedata kun skal indtastes én gang. h. Undgå øvrige papirgange ved forsendelse, afhentning og registrering af pakkeforsendelser. Forudsætninger For at benytte Naddon Forsendelse kræves licens til Microsoft Dynamics Professional, Business Essentials eller Advanced Management med følgende moduler: 3280 Salgsordrestyring 3340 Speditører 6077920 N/Shipment (Naddon modul) 6077940 N/Shipment DF (Naddon modul) Programmet Chillkat (Ftp2ActiveX.zip) installeres på den pc samt på Navision server, hvor der skal sendes EDI fil via FTP til Danske Fragtmænd. Hentes på Naddon Forhandlerportal eller kontakt Naddon. Det forudsættes at kursisten er øvet Microsoft Dynamics NAV bruger (rollebaseret version) og har kendskab til Salgsordre- og Lagerfunktionaliteten. Side 5
2. Generelle oplysninger Forudsætninger Inden opsætning af Naddon Forsendelse til Danske Fragtmænd skal nedenstående oplysninger, fremskaffes eller tages stilling til. Nedenstående felter relaterer sig alle til specifikke oplysninger vedr. opsætning af DF. Felt DF kontonummer DF fragtbrevnummerserie DF løbenummer EDI adresse Fragtcentral Udskrivning på Fragtcentral Brugernavn Track & Trace Kodeord Track & Trace Brugernavn FTP Kodeord FTP Pakkelabels via DK landekode Placering af EDI fil Aktiver WebHjælp Forklaring Afsenders kontonummer hos DF. Oplyses af DF. Oplyses af DF (2 bogstaver + 6 cifre) DF løbenummer. Oplyses af DF. EDI adressen identificerer afsenderen af EDI filen. (Oplyses af DF) Koden på den fragtcentral man er tilknyttet. (Oplyses af DF) Skal DF udskrive fragtbrevene. (Aftales med DF) Brugernavn til Track & Trace funktionaliteten hos DF (Oplyses af DF) Kodeord til Track & Trace funktionaliteten hos DF. (Oplyses af DF) Brugernavn til ftp.fragt.dk (Oplyses af DF) Kodeord til ftp.fragt.dk (Oplyses af DF) Skal pakkelabels udskrives samtidig med bogføring af Ordre, Faktura eller fra Bogført Salgsleverance kortet? Hvis feltet Landekode er udfyldt på de danske debitorer, skal dette angives. Angivelse af placeringen af EDI - filen, som sendes til DF. Skal WebHjælp, der optræder på skærmbillederne, aktiveres? Side 6
3. Generel opsætning Opsætning, der er gældende for alle speditører, opsætter under menupunktet Opsætning Programopsætning Forsendelse Generel opsætning. Fig. 3.1 Afdelinger - Opsætning Programopsætning Forsendelse Generel opsætning Felt Aktiver WebHjælp WebHjælp Katalog Forklaring Her kan man markere, såfremt man ønsker at gøre brug af WebHjælpen til Naddon Forsendelse. WebHjælpen skal manuelt aktiveres af brugeren. Her kan man vælge mellem DF eller GLS, altså om webhjælp skal tilgå kursushæftet tilknyttet DF eller GLS. I dette tilfælde vælges DF. Alle de steder man ser handlingen i handlingsruden, vil der være adgang til Naddon WebHjælp til netop det specifikke menupunkt, som man har aktiveret. Eksempelvis vil kald af WebHjælp fra Opsætningen af Danske Fragtmænd vise kapitlet omkring opsætning i kursushæftet Naddon Forsendelse Danske Fragtmænd. Dog forudsat at man har valgt DF i feltet WebHjælp Katalog i ovenstående skærmbillede. WebHjælp er en Online hjælp til Naddon Forsendelse, der opdateres løbende, så snart der tilkommer nye funktionaliteter eller eksisterende ændres. WebHjælp bliver dermed et supplement til Microsoft Dynamics NAV egen hjælp (F1) på de felter og funktionaliteter, der ligger uden for standard løsningen. Side 7
4. Opsætning - Danske Fragtmænd Opsætningen til Danske Fragtmænd udføres under menupunktet Afdelinger - Opsætning Programopsætning Forsendelse Danske Fragtmænd. Fig 4.1 Afdelinger - Opsætning Programopsætning Forsendelse Danske Fragtmænd - Opsætning Felt Kode Beskrivelse Standardopsætning Forklaring Aftaleklode der benyttes til angivelse af de forskellige aftaler såfremt man har flere af disse med DF. Ved flere aftaler vil man oprette lige så mange koder, som man har aftaler. Beskrivelse af afsenderen. Alle oplysninger, der ikke kan ændres på tværs af aftalerne, kopieres fra denne aftale til de andre, når der oprettes en ny afsender. Det vil også være denne aftale systemet foreslår som standard. Side 8
Oversigtspanelet Generelt Fig 4.2 Afdelinger - Opsætning Programopsætning Forsendelse Danske Fragtmænd - Opsætning Felt Kontonummer Løbenr. Pakkelabels via DK landekode Forklaring Afsenders kontonummer hos DF. (Dette nummer udleveres af DF) Løbenummer. (Dette nummer udleveres af DF) Ordre/Faktura: Labels og fragtbreve udfyldes, når leverancebogføringen foretages fra en salgsordre/-faktura. Bogf. Leverancer: Labels og fragtbreve laves manuelt fra Bogf. Leverancer. Benytter man en landekode på danske debitorer, skal landekoden angives. Programmet betragter debitorer uden landekode og med den angivne landekode som danske. Side 9
Felt Maske til DK postnr. Kundenr. DF lev.adr. Attention som bemærkning Forklaring Hvis de danske postnumre i postnummertabellen f.eks. er oprettet som DK-9800 Hjørring fjernes DK- ved at angive masken DK- i dette felt. Her indtastes nr. på en DF debitor. Debitoren anvendes i forbindelse med udskrift af manuelle fragtbreve, hvor det er muligt at gemme og hente adresser. Adresserne gemmes som leveringsadresser på den opsatte debitor. Debitoren kan med fordel spærres, da der ikke bogføres herpå. Hvis dette felt markeres, vil Attention feltet fra hhv. Debitor, Ordre, Følgeseddel eller Leveringsadressen fremgå af bemærkningsfeltet på både label og fragtbrev. DF Landenummer Danske Fragtmænds landenummer for Danmark (208). Forsikring Forsikringskode angives med den aftalte forsikringstype A/B/C/D. Er der ingen forsikring benyttes N. (Benyttelse af forsikring skal aftales med DF Logistik) Trotters Farligt gods integration Markeres såfremt der skal integreres til Trotters vedr. håndtering af farligt gods. Kræver tilkøb af Trotters modul. Side 10
Oversigtspanelet Fragtcentral Fig 4.3 Afdelinger - Opsætning Programopsætning Forsendelse Danske Fragtmænd - Opsætning Felt Fragtcentral Alternativ postnummer Udskriver egne fragtbreve Forklaring Koden på den fragtcentral man er tilknyttet. (Oplyses af DF) Kan benyttes efter nærmere aftale med fragtcentralen. (Oplyses af DF) Markering betyder at man selv udskriver fragtbrevene. Som standard er markering ikke sat, altså vil DF udskrive fragtbreve. (Skal aftales med DF, hvilken løsning man foretrækker) Side 11
Oversigtspanelet Nummerserier Fig 4.4 Afdelinger - Opsætning Programopsætning Forsendelse Danske Fragtmænd - Opsætning Felt Fragtbrevnummerserie Løbenr. pakkesporing Forklaring Nummerserie til fragtbreve. (XXNNNNNN - 2 bogstaver + 6 cifre) (Nummerserien udleveres af DF) Her angives en fortløbende nummerserie. Serien benyttes internt af programmet til at styre pakkesporingen (Track & Trace). Side 12
Oversigtspanelet Retur adresse Fig 4.5 Afdelinger - Opsætning Programopsætning Forsendelse Danske Fragtmænd - Opsætning Felt Alle felter Forklaring Her angives den adresse, man ønsker evt. returneringer skal tilgå. Det er også den adresse, der står afsender på fragtbrev og label. Side 13
Oversigtspanelet Track & Trace Fig 4.6 Afdelinger - Opsætning Programopsætning Forsendelse Danske Fragtmænd - Opsætning Felt Brugernavn Kodeord URL Forklaring Brugernavn til Track & Trace funktionaliteten hos DF (Koden oplyses af DF logistik.) Brugernavn til Track & Trace funktionaliteten hos DF. (Koden oplyses af DF logistik.) Adressen på Track & Trace funktionaliteten hos DF. http://tnt.fragt.dk/servlet/getfbinfo?type=5&fbnr=%1&user= %2&password=%3 Side 14
Oversigtspanelet EDI Fig 4.7 Afdelinger - Opsætning Programopsætning Forsendelse Danske Fragtmænd - Opsætning Felt Placering af EDI fil EDI adresse Forklaring Her angives det katalog, hvor EDI filen skal placeres. Det er fra dette katalog, at EDI filen sendes via FTP til DF. EDI adressen identificerer afsenderen af EDI filen. (Oplyses af DF) Side 15
Oversigtspanelet FTP overførsel Fig 4.8 Afdelinger - Opsætning Programopsætning Forsendelse Danske Fragtmænd - Opsætning Felt Aktiver FTP URL Brugernavn Kode Forklaring Markeres såfremt man automatisk vil overføre EDI fil til ftp server hos DF, når rapporten Dan EDI fil afvikles. Her indtastes ftp.fragt.dk, hvilket er adressen på ftp server hos DF. Brugernavn til login på ftp. (Oplyses af DF) Kodeord til login på ftp. (Oplyses af DF) Handlingen Opret ny afsender Opretter en ny afsender/kode og kopierer alle obligatoriske oplysninger fra den aftale, der er markeret til Standardopsætning. Side 16
5. Landekoder Landekoder Under Landekoder er der et par felter i relation til Danske Fragtmænd, som afviger fra Microsoft Dynamics NAV standard, og som derfor er forklaret i nedenstående. Fig 5.1 Afdelinger - Opsætning Programopsætning Forsendelse Generel opsætning - Landekoder Felt Maske postnr. kode Forklaring Dette er til håndtering af postnumre i Microsoft Dynamics NAV der er skrevet som f.eks. DK-9800 eller N-12120 De fleste speditører vil ikke have landekoderne med i postnumrene, derfor vil en værdi på N- i feltet Maske postnr. kode for i landekoden Norge sende et postnummer på 12120 altså uden N- Benyttes DK- i de danske postnumre angives masken under opsætningen af Danske Fragtmænd. DF Landenummer Oplyses af DF. Til info er værdien for Danmark 208. Øvrige landenumre følger ISO 3166 og kan ses under http://azero.dk/support/generel/landekoder/ Side 17
6. Rutenumre Rutenumre Opsætningen af Rutenumre omfatter Microsoft Dynamics NAV standard postnr. tabel samt nogle enkelte felter i relation til Danske Fragtmænd, som afviger fra Microsoft Dynamics NAV standard, og som derfor er forklaret i nedenstående. Fig. 6.1 Afdelinger - Opsætning Programopsætning Forsendelse Generel opsætning - Rutenumre Felt DF Rutenummer DF Rutenummer 2 DF Zonekode Forklaring Udleveres af Danske Fragtmænd Kundeafhængig/ Fragtcentralafhængig Udleveres af Danske Fragtmænd Kundeafhængig/ Fragtcentralafhængig Udleveres af Danske Fragtmænd Kundeafhængig/ Fragtcentralafhængig Rutenumre og zonekoder skal kun opsættes og vedligeholdes, hvis man selv udskriver fragtbreve. Hvis DF udskriver fragtbreve så indsættes rutenumre og zonekoder under udskrivningen. Side 18
7. Opsætning Speditører og Speditørservice Speditører Opsætningen til Speditører laves under menupunktet Afdelinger - Opsætning Programopsætning Forsendelse Generel opsætning - Speditører. Samme opsætning findes også som standard under Afdelinger - Salg & Marketing Ordrebehandling Opsætning. NB! Både Speditør- og Speditørserviceopsætning for DF kan indlæses via menupunktet Speditør/Speditørservicekoder under Afdelinger - Opsætning Programopsætning Forsendelse Generel opsætning Import/Export, således at man slipper for at oprette disse manuelt. Datafil med opsætning til DF kan erhverves ved henvendelse til Naddon. Fig 7.1 Afdelinger - Opsætning Programopsætning Forsendelse Generel opsætning - Speditører) Felt Kode Navn Internetadresse Distributørkode Leverandørnr. Forklaring Speditørkoden oprettes som en forkortelse af navnet på speditøren. I dette tilfælde bliver Danske Fragtmænd til DF. Navnet på speditøren. Her vil det være Danske Fragtmænd. Anvendes ikke af Danske Fragtmænd. URL til Danske Fragtmænd fremgår under opsætningen, jf. kapitel 4, Oversigtspanelet Track & Trace. Her vælges Danske Fragtmænd. Anvendes ikke af Danske Fragtmænd. Side 19
Handlingen - Speditørservice Kalder menupunktet Speditørservice. Jævnfør endvidere nedenstående afsnit omkring opsætning af Speditørservice. Speditørservice Opsætningen til Speditørservice laves under menupunktet Afdelinger - Opsætning Programopsætning Forsendelse Generel opsætning - Speditører via handlingen Speditørservice. Dermed får man automatisk tilknyttet servicen til den rigtige speditør. Fig 7.2 Afdelinger - Opsætning Programopsætning Forsendelse Generel opsætning - Speditørservice Felt Alle felter Forklaring Opsættes i henhold til aftale med DF. Ovenstående opsætning er tilpasset DF s krav til navne på Forsendelsestyper m.m. Specielle felter: Værdipakke Efterkrav kontant/banknoteret Såfremt dette felt er markeret, så vil værdi fra salgsbilag medtages på label/fragtbrev. Modtagelse af pakke kræver kontant betaling eller modtagelse af bank noteret check. Side 20
8. Opsætning Printervalg Før man kan påbegynde udskrift af labels og fragtbreve, så skal labelprinter og laserprinter installeres og være tilgængelig for Microsoft Dynamics NAV. Under Afdelinger - Opsætning It-administration Generelt Printervalg opsættes nedenstående rapport som forvalg til den netop installerede labelprinter. Fig 8.1 Afdelinger - Opsætning It-administration Generelt Printervalg Det er kun nødvendigt at opsætte rapport 6077971 DF Fragtbrevsliste, såfremt man ikke ønsker at benytte Windows standardprinter. Felt Alle felter Forklaring Opsættes i henhold standard for Microsoft Dynamics NAV. Tast evt. F1 for yderligere hjælp til opsætning. Rapport-id Her indtastes rapporterne 6077970 og eventuelt 6077971, som passer til Naddon Forsendelse Danske Fragtmænd for henholdsvis udskrift af label og fragtbrev. Driver labelprinter Labelprinter skal installeres med Generic Text Only som printerdriver, for at labeludskrift bliver korrekt. Se skærmbilleder fra printeropsætning sidst i denne vejledning under afsnittet Nice to know. Side 21
9. Manuelt fragtbrev Når man har gennemført opsætningen, som beskrevet i ovenstående kapitel 3 til 8, er man klar til i første omgang at udskrive et manuelt fragtbrev. Der kan fra tid til anden være behov for at sende pakker og dermed udskrive labels på forsendelser, som ikke ligger i ordre/faktureringssystemet. Pakker til disse modtagere udskrives fra menupunktet Afdelinger - Lagersted Forsendelse Danske Fragtmænd Manuelt fragtbrev. Fig. 9.1 Afdelinger - Lagersted Forsendelse Danske Fragtmænd Manuelt fragtbrev Side 22
Oversigtspanelet Søg Felt Søg via kundenr. Søg via faktura/ordre Forklaring Indtastes et kundenummer i dette felt eller vælges via lookup (F4), indsættes adresseoplysningerne for denne kunde. Indtastes et faktura- eller ordrenummer i dette felt eller vælges via lookup (F4), indsættes leveringsadresseoplysningerne fra den pågældende faktura/ordre. Såfremt man ønsker at lave en forsendelse uden foregående registrering af data via kundekort eller faktura/ordre, så er det muligt ved manuelt at indtaste oplysningerne på det manuelle fragtbrev. Oversigtspanelet Afsender Felt Afsenderkode Beskrivelse Forklaring Her indsættes som standard afsender, der er markeret som standard. Afsenderen hentes fra DF opsætning. Klik på pilen eller tast F4 for at vælge mellem flere forskellige afsendere/aftaler med DF. Navnet på afsenderen/aftalen. Oversigtspanelet Modtager Felt Modtager navn Modtager adresse Modtager adresse 2 Modtager postnr. Modtager by Modtager land Modtager telefonnr. Forklaring Her indtastes navn på modtageren. Her indtastes adresse på modtageren. Her indtastes en evt. ekstra adresselinje på modtageren Her indtastes/vælges postnr. på modtageren.. By hentes automatisk fra postnr. tabellen, såfremt det indtastede postnr. findes heri Indtast modtager land, eller tast F4 for at vælge modtagerland fra tabellen Landekoder. Der kontrolleres på, om den indtastede værdi også findes i tabellen Landekoder. Her indtastes eventuelt et telefonnr. på modtageren. Side 23
Oversigtspanelet Generelt Speditørservice Speditørservicebeskr. Afsendelsesdato Efterkrav Beløb Efterkrav kontant betaling Forsikring Forsikringsbeløb Forsendelsestype Volumenpakke Franco Farligt gods Ordrenr./Kunderef. Bemærkning Her vælges den fragtservice hos DF, som man ønsker at anvende til forsendelsen. Tast F4 for at vælge mellem de forskellige speditørservicekoder. Her vises navnet på den valgte speditørservice. Her indsættes som standard dagens dato. Kan ændres frem i tid, såfremt forsendelsen først skal sendes om x antal dage. Det er ikke muligt at indtaste dato tidligere end dags dato. Her angives det beløb, der skal betales for modtagelse af forsendelse. Kun aktivt såfremt speditørservicekode har markering i Efterkrav. Dette felt markeres, såfremt DF skal have kontant betaling ved aflevering af forsendelse. Markering hentes fra den valgte speditørservicekode. Udfyldes automatisk med værdi fra feltet Forsikring på Oversigtspanelet Generelt under DF opsætning. Her indtastes det beløb, som forsendelsen skal forsikres for. Kræver at der er lavet aftale om forsikring med DF. Udfyldes automatisk ud fra hvilken servicekode, der er valgt for forsendelsen. Denne markering sættes automatisk ud fra hvilken servicekode, der er valgt for forsendelsen. Denne markering sættes automatisk ud fra hvilken servicekode, der er valgt for forsendelsen. Markeres såfremt forsendelsen kategoriseres som farligt gods. Anvendelse kræver tilkøb af Naddon Forsendelse Trotters.. Her indtastes reference til ordrenr. eller til kundereference. Udfyldes automatisk såfremt data er indhentet via feltet Søg via faktura/ordre. Her kan man indtaste valgfri tekst, eksempelvis hvor man skal henvende sig hos modtageren, eller hvor forsendelsen skal placeres. Side 24
Oversigtspanelet Godslinjer Felt Indhold Antal Art Vægt Rumfang Forklaring Her beskrives hvad forsendelsen indeholder. Her indtastes hvor mange antal colli, paller m.m., som forsendelsen dækker. Her vælges ved tast på F4 hvilken pakke/containerkode, som anvendes, eksempelvis Colli, 1/1 palle m.m. Liste tilpasses automatisk ud fra den valgte speditørservicekode. Her angives totalvægt i kg. for forsendelsen. Anvendes ved volumenpakker. Her angives rumfanget på forsendelsen. Totaler: Colli: Vægt: Volumen: Her vises det totale antal enheder (colli, paller m.m.) som forsendelsen indeholder. Her vises den totale vægt alle enheder i forsendelsen. Her vises den totale volumen på forsendelsen. Kræver at feltet Rumfang er udfyldt. Oversigtspanelet Byttepaller Felt Byttepaller Forklaring Markeres dette felt får man efterfølgende mulighed for at angive hvor mange paller DF skal have med retur. 1/4, 1/2 og 1/1 Paller Her angives hvor mange af de forskellige type paller, der skal med retur. Handlingen - Gem adresse Ligesom det er muligt at oprette alternative leveringsadresse til sine debitorer, er det også muligt at gemme sine ad hoc adresser. Dette gøres ved at klikke på handlingen Gem adresse efter indtastning af adresseoplysningerne. Adresseoplysninger vil blive gemt som leveringsadresse på den standard debitor, der er valgt under opsætning af DF. Vedligehold af adresser følger NAV standard og kan foretages under leveringsadresser på den opsatte debitor. Handlingen - Find adresse Ved klik på denne handling får man en oversigt over alle ad hoc adresser. Er feltet Søg via kundenr. udfyldt, vil man få en oversigt over den pågældende kundes alternative adresser. Side 25
10. Pakker til afhentning Når fragtbrev og labels er udskrevet bliver forsendelsen placeret under menupunktet Afdelinger - Lagersted Forsendelse Danske Fragtmænd Pakker til afhentning. Via denne menu kan man få et overblik over de forsendelser, der ikke er afhentet og ikke overført via EDI til DF. Fig.10.1. Afdelinger - Lagersted Forsendelse Danske Fragtmænd Pakker til afhentning Handlingen Manuelt fragtbrev Klik på handlingen Manuelt fragtbrev vil åbne tilsvarende menupunkt. Læs mere om manuelt fragtbrev i kapitel 9 i dette kursushæfte. Handlingen - Afmeld fragtmand Uanset om der er forsendelser eller ej den pågældende dag, så skal der sendes en fil via EDI til DF. Såfremt der ikke er forsendelser den pågældende dag, så anvendes handlingen Afmeld fragtmand. Denne funktion vil danne en fil til DF med besked om, at der intet er til forsendelse denne dag. Ovenstående funktionalitet vil automatisk blive kaldt, såfremt man vælger menupunktet Dan EDI fil, uden at der er forsendelser på den pågældende dag. Side 26
Handlingen Slet fragtbrev Her kan man slette et allerede udskrevet fragtbrev. Ved klik på knappen Slet fragtbrev fremkommer nedenstående meddelelse. Fig.10.2. Afdelinger - Lagersted Forsendelse Danske Fragtmænd Pakker til afhentning Klik på Ja for at slette fragtbrev og Nej for at annullere sletning. Gruppen - Udskriv Her er det muligt at udskrive følgende: Fragtbrev Fragtbrevsliste Genudskriv label Genudskriv fragtbrev Forsendelser, der er pakket til afhentning på en senere dato, vil blive stående i dette billede indtil EDI fil dannes på selve afhentningsdagen. Dan EDI fil kigger på arbejdsdatoen, når den behandler forsendelser. Side 27
11. Dan EDI fil Under menuen Afdelinger - Lagersted Forsendelse Danske Fragtmænd - Dan EDI fil aktiveres udskrivningen af pakkelisten og dannelsen af EDI filen til Danske Fragtmænd. Såfremt ftp er aktiveret på DF Opsætning, så overføres fil også automatisk til ftp-server hos DF. Der er ingen skærmtekst til dette skærmbillede. Fig.11.1. Afdelinger - Lagersted Forsendelse Danske Fragtmænd - Dan EDI fil a. Pakkelisten udskrives i 2 eksemplarer, hvoraf den ene udleveres til chaufføren der afhenter pakkerne. b. EDI filen sendes til Danske Fragtmænd, såfremt ftp er aktiveret på DF Opsætning. Filen vil indeholde samtlige pakker, der endnu ikke er sendt via EDI til DF og hvor dato er ældre eller lig med dags dato. Såfremt man kører Dan EDI fil uden at der er forsendelser på den pågældende dag, så fremkommer nedenstående meddelelse vedrørende afmelding af fragtmand. Fig.11.2. Afdelinger - Lagersted Forsendelse Danske Fragtmænd - Dan EDI fil Side 28
12. Afsendte pakker Under menuen Afdelinger - Lagersted Forsendelse Danske Fragtmænd - Afsendte pakker findes en oversigt over de forsendelser, der er afsendt og indberettet via EDI fil til DF. Fig.12.1. Afdelinger - Lagersted Forsendelse Danske Fragtmænd - Afsendte pakker Handlingen - Fragtbrevsliste Her kan man udskrive fragtbrevsliste for alle eller specielt udvalgte afsendte forsendelser. Side 29
13. Automatisk pakkelabels Danske Fragtmænd Salgsordre/Salgsfaktura. At en ordre/faktura skal leveres med Danske Fragtmænd, og at der dermed skal udskrives pakkelabel og fragtbrev, markeres på ordren ved at sætte Speditørkode på Oversigtspanelet Levering til DF og Speditørservicekoden til en af værdierne defineret under Speditører Speditørservicekode. Det er selvfølgelig også muligt at opsætte dette pr. debitor, således at man slipper for at udfylde det på ordren/fakturaen fra gang til gang. Oplysninger opsættes på debitorkortet under Oversigtspanelet Levering. Her indtastes den speditørservicekode som debitoren oftest anvender. Fig. 13.1 Afdelinger - Lagersted Ordrer & kontrakter Salgsordrer Når ordren/fakturaen bogføres, og der enten vælges Levér eller Levér og Fakturér, vil vinduet Danske Fragtmænd - Fragtbrev komme frem. Ovenstående gælder også, såfremt salgsordren/-fakturaen bogføres direkte fra oversigten. Side 30
Fig. 13.2 Afdelinger - Lagersted Ordrer & kontrakter Salgsordrer Handlingen Bogfør I modsætning til den manuelle indtastning af fragtbrev, så overføres alle oplysninger fra ordren/fakturaen automatisk til fragtbrevet, både adresseoplysninger og godslinjer. NB! Ved dannelse af fragtbrev via salgsordre/faktura tilkommer der et nyt felt nederst i højre hjørne på oversigtspanelet Generelt. I feltet Ingen EDI/Labels får man mulighed for at fravælge udskrift af label og samtidigt dannes der ingen transaktion i EDI filen til Danske Fragtmænd. Det eneste man skal tilføje på det automatisk dannede fragtbrev, er hvilken art (colli, palle m.m.) forsendelsen skal sendes som, og hvor mange antal dette medfører, samt om der skal tages byttepaller med retur. Man kan selvfølgelig frit ændre i de foreslåede linjer, såfremt dette er nødvendigt. Side 31
14. Track & Trace Under menuen Afdelinger - Lagersted Forsendelse Danske Fragtmænd - Track & Trace er det muligt at spore forsendelser til leverancer, ordrer og fakturaer via: - Stregkodenummer - Pakkeløbenummer - Leverancenummer - Bogført fakturanummer - Ordre- eller Fakturanummer Fig. 14.1 Afdelinger - Lagersted Forsendelse Danske Fragtmænd - Track & Trace Handlingen - Track & Trace Ved at klikke på handlingen Track & Trace eftersøges den markerede forsendelse (der hvor cursor er placeret) via Danske Fragtmænds web side. Adgangen til denne web side er tidligere defineret i forbindelse med opsætningen af Danske Fragtmænd. Side 32
15. Bogførte salgsleverancer Under menuen Afdelinger - Salg & marketing Oversigt Bogførte salgsleverancer er det muligt at anvende Track & Trace på den pågældende leverance samt at udskrive label/fragtbrev til DF, såfremt dette er valgt under opsætningen af DF. Ligesom under salgsordre/-faktura er det muligt at udskrive direkte fra oversigten med bilag eller inde fra det enkelte dokument. Handlingerne i handlingsruden er de samme uanset om man befinder sig i oversigten eller på det enkelte dokument. Handlingen GLS er naturligvis ikke aktuel, når man anvender Danske Fragtmænd. Fig. 15.1 Afdelinger - Salg & marketing Oversigt Bogførte salgsleverancer Handlingen Danske Fragtmænd kan kun anvendes, såfremt man under opsætning af Danske Fragtmænd har angivet at pakkelabels skal udskrives via Bogf. Leverancer. Handlingen Farligt gods dokumenter er kun relevant, såfremt man har integration til Naddon Forsendelse Trotters. Side 33
Ved valg af handlingen Danske Fragtmænd fremkommer nedenstående skærmbillede. Fig. 15.2 Afdelinger - Salg & marketing Oversigt Bogførte salgsleverancer Skærmbilledet ligner det, som fremkommer fra salgsordrebilledet (kapitel 13), såfremt man under opsætningen af DF, har valgt at labels skal udskrives via salgsordre eller -faktura. Se forklaring af de enkelte felter under kapitel 9 Manuelt fragtbrev. Side 34
16. Øvrige opsætninger Udskrift af stregkoder For at kunne udskrive stregkoder korrekt skal man have installeret følgende skrifttyper. Filen free3of9.zip, der indeholder de relevante skrifttyper, kan rekvireres ved henvendelse til Naddon. Det er vigtigt, at skrifttyperne bliver installeret på de pc er, der skal udskrive labels. Skrifttyperne installeres via Kontrolpanelet - Skrifttyper Fig. 16.1 Kontrolpanel Skrifttyper tilføjelse af skrifttyper Ovenstående skærmbillede viser installation af skrifttyperne: - Free 3 of 9 Extended Regular (True Type) - Free 3 of 9 Regular (True Type) Side 35
Side 36
Eksempel på label til at sætte på henholdsvis pakke og forsendelsesdokument Side 37
17. Nice to know Nedenstående viser lidt tips til opsætning og installation af Naddon Forsendelse Danske Fragtmænd, printer og printerdriver. Programmet Chillkat Programmet Chillkat kan hentes på Naddon Forhandlerportal eller ved henvendelse til Naddon. Filen, der skal installeres, hedder Ftp2ActiveX.msi, og den skal installeres på den eller de pc ere samt på Navision server, hvor man skal kunne overføre EDI fil via FTP til Danske Fragtmænd fra. Zebra printere Udskrift af printerkonfiguration: Tryk på den grønne knap og afvent 1 blink slip knappen. Nulstilling af printer: Tryk på den grønne knap og afvent 4 blink slip knappen. Opsætning printer med Generic Text Only Nedenstående følger skærmbilleder af printeropsætning med driveren Generic Text Only Side 38
Under Udskriftsprocessor skal opsætning se ud som nedenstående. Side 39
Side 40
Side 41
Side 42