Så er det tid til den årlige MUS Forberedelse til MUS MUS er vores årlige medarbejderudviklingssamtale. Samtalen erstatter ikke den løbende dialog mellem dig og din leder og skal derfor helst heller ikke indeholde for mange væsentlige overrakselser. En god samtale giver dig et klart billede af: Hvordan du bidrager til Trafikstyrelsen, og hvorfor din indsats er vigtig Hvordan du præsterer/performer i forhold til forventningerne til dig Hvor du har behov og mulighed for udvikling, og hvad du og din leder skal gøre for at facilitere den Du forbereder dig til samtalen ved at overveje: Hvordan trives du i din nuværende stilling? Hvordan er samarbejdet med dine kolleger og nærmeste leder? Hvad har dine vigtigste bidrag til Trafikstyrelsen været i løbet af det seneste år? Hvilke forventninger er der til dine resultater og professiole adfærd, og i hvilket omfang lever du op til dem? Hvad er dine styrker og udviklingsområder, og hvad skal du og din leder gøre for at udnytte/udvikle dem? Hvad er dine arbejdsmæssige ønsker og ambitioner for fremtiden, og hvordan passer de med Trafikstyrelsens mål? Inden samtalen skal du eller din leder udfylde et udkast til dele af konklusionsskemaet. Din leder vil informere dig om dette. Du kan læse mere om performance, resultater og professio adfærd nedenfor. 1
Performance er gode resultater og professio adfærd I Trafikstyrelsen løser vi en vigtig samfundsopgave, som beskrives i strategien og i styrelsens resultatkontrakt. Direktionen har uddelegeret hovedansvaret for forskellige dele af strategien til centrene. Det kommer bl.a. til udtryk i centrenes arbejdsprogrammer og resultatkontrakter. Medarbejderne er en afgørende ressource for, om Trafikstyrelsens opgave løses tilfredsstillende. Vores bidrag til at løse opgaven og forventningerne til den enkelte, såvel i forhold til resultater som den måde vi løser opgaverne på kan være forskellige. Men fælles for alle er, at det er opgaven, der er i centrum, og at man løser den med udgangspunkt i Trafikstyrelsens værdier. Du kan finde både strategien og værdigrundlaget her. Performance Performance skal forstås som en kombination af de resultater, man leverer, og den måde man løser opgaven på dvs. den professiole adfærd. Der er en tæt sammenhæng mellem den enkelte medarbejders funktion, uddanse, løn, anciennitet, mv. og forventningerne til medarbejderen. Vi bidrager alle til opfyldelse af Trafikstyrelsens mål og resultater. Resultaterne for den enkelte medarbejder.. konkretiseres i MUS-konklusionsskemaet i form af de opgaver og ansvarsområder, hvor der i særlig grad knytter sig forventninger til medarbejderen. adfærd er den måde, man løser opgaverne på. Alt efter karakteren af de opgaver, man løser, kan der være forskellig vægtning af forventningerne til, hvordan man går til opgaveløsningen og dermed den professiole adfærd, der er påkrævet, for at opgaven løses bedst muligt. Det er altså stillingen og den konkrete type af opgaver, der afgør hvilken professio adfærd, der er krævet af medarbejderen. Nedenfor illustreres resultater og adfærd i forhold til Trafikstyrelsen, centre og medarbejder. HVORDAN? HVAD? Værdigrundlag Trafikstyrelsens rolle Strategi og resultatkontrakt Hvilken professio adfærd er der krævet for at præsterer i relation til opgaven Centerets rolle Arbejdsprogram og resultatkontrakt adfærd Din rolle Resultater 2
Samtalen og konklusionsskemaet Forud for samtalen skal medarbejderen eller lederen udfylde konklusionsskemaet med forventninger til 4-8 resultater og professiole adfærdsområder. I bilag 1 er der et tænkt eksempel på, hvordan et udfyldt konklusionsskema kan se ud. På MUS drøfter kontorchef og medarbejder for hvert resultat- og adfærdsområde, om man er enige om de valgte områder og de tilhørende forventninger. Kontorchefen giver i samtale med medarbejderen sin vurdering af hvert resultat- og adfærdsområde på en skala fra 1-3. Vurdering Betydning 1. Lav performance Resultat/professio adfærd stemmer ikke overens med forventningerne. Der er behov for udvikling. 2. God performance Resultat/professio adfærd stemmer overens med forventningerne. Der er evt. behov for udvikling eller mindre justeringer. 3. Høj performance Resultat/professio adfærd overstiger forventningerne. Medarbejderen er evt. klar til mere komplekse opgaver eller funktioner. Det er vigtigt, at samtalen fokuserer på baggrunden for vurderingen altså hvad det er ved medarbejderens resultater og professiole adfærd, som chefen lægger vægt på i vurderingen af performance. Det er ligeledes vigtigt, at samtalen fokuserer på udvikling. Ligesom forventningerne til performance, skal udviklingen også være knyttet til Trafikstyrelsen strategi og værdigrundlag. De udviklingstiltag, der aftales skal altså tage udgangspunkt i vurderingen af medarbejderen og knytte an til Trafikstyrelsens opgave. Inden for denne ramme skal de udviklingstiltag, der aftales, desuden tage hensyn til medarbejderens egne ønsker om faglig udvikling. Da de 4-8 resultat/adfærdsområder ikke er udtømmende, er der mulighed for at tilføje andet, som ikke nødvendigvis knytter sig direkte til performance. Eksempelvis kan man blive enige om, at medarbejderen skal have en seniorordning, uden at det hænger direkte sammen med den pågældendes performance inden for de 4-8 områder. Disse forhold anføres nederst i arket. Efter samtalen samles forventninger, vurderinger samt aftalte udviklingstiltag i konklusionsskemaet. Det er chefens forventninger og vurdering af medarbejderen, der samles i konklusionsskemaet. Hvis der er uenighed om centrale (især faktuelle) forhold, bør det også fremgå. Skemaet godkendes af medarbejder og chef inden det sendes til direktør, vicedirektør og HR. Der kan ikke forhandles løn på MUS. Men eftersom lønforhandlingerne har fokus på performance i forhold til forventninger, kan det være relevant at drøfte. Som medarbejder er det en god idé at forberede sin chef inden samtalen, hvis man ønsker at drøfte løn på MUS. 3
Bilag 1: eksempel på udfyldt konklusionsskema Nedenstående skema indeholder nogle tænkte eksempler på, hvordan MUS skemaet kan udfyldes. Skabelon til MUS skema hentes på Trafikportalen. Kolonnerne markeret med blåt udfyldes og deles mellem medarbejder og kontorchef inden MUS ( Resultater/professio adfærd og Forventning ). På MUS drøftes både de blå og de grønne kolonner. 4
Resultat/ adfærd Forventning Vurdering Udvikling, tiltag og opfølgning Resultat: Tilsyn Levere tilsyn svarende til tilsynsplan 2 God performance Tilsynsplan gennemført på nær aftalte ændringer - Resultat: Analyser Analyser udarbejdes til tiden og er baseret på anerkendte metoder og korrekt data 1 Lav performance De anvendte data er ofte ikke korrekte. Fx var din antagelse om udvikling i antallet af passager i den kommende Metrocityring baseret på forældede tal. Vurderingen skal inden for et halvt år løfte sig til 2. Vi har aftalt et konkret sidemandsoplæringsforløb. Du skal sidde sammen kollega XX, 2 formiddage om ugen. Vi har desuden aftalt, at du gennemfører kursus i samfundsøkonomisk analyse. Herudover har vi lavet en konkret plan for opfølgning på dit arbejde med analysen af udviklingen i passagerantal. Samtidig har vi aftalt at jeg som chef vil sætte mere tid at til sparring med dig. Endvidere har vi aftalt at vi ser på mulig ITunderstøttelse af dit analyseprojekt. Resultat: Projektle delse Projekter gennemføres til tide, med anvendelse af de aftalte ressourcer, inddragelse af relevante interessenter og produktet har den aftalte kvalitet. 3 Høj performance Projekter gennemføres altid med gode resultater, også når der er vanskelige betingelser. Det gælder fx udviklingen af regler for tilsyn med luftballoner, der godkendt til tiden på trods af stor politisk opmærksomhed og vanskelige interessenter. Vi er enige om, at du får ansvaret for flere større og mere komplekse projekter. Vi har desuden aftalt, at du gennemfører kursus og bliver certificeret projektleder. Vi har aftalt at jeg som chef samtidig skal sørger for at der er plads til at implementerer og arbejde med de værktøjer som projektleder certificeringen har givet dig. Endvidere at jeg tildeler dig flere opgaver, som svarer til dine nyerhvervede kompetencer. adfærd: Mødet med kunden og venlig attitude, hvor sagen er i fokus 1 Lav performance Din attitude har en negativ indflydelse på samarbejdet med de kunder, du fører tilsyn med. Fx har vi fra flere kunder modtaget klager over, at du virker arrogant og ubehagelig. Vurderingen skal inden for et halvt år løftes til 2. Vi har aftalt, at du deltager i et coachingforløb mhp en mere professio og imødekommende attitude. Vi vurderer udviklingen på månedlige møder, hvor vi drøfter din adfærd på de tilsyn, du har været på. Derudover har vi aftalt, at jeg som chef vil støtte op om dit arbejde overfor kunderne og gøre det klart for dem, at du på tilsyn skal have adgang til alle de oplyser der fremgår af regulativet. 5
Resultat/ adfærd Forventning Vurdering Udvikling, tiltag og opfølgning adfærd: Tager ansvar Gør af egen drift opmærksom på hvis en opgave ikke kan løses inden for den aftalte tid og kvalitet og kommer med forslag til, hvordan situationen kan håndteres. 2 God performance Du er god til selvstændigt at prioritere din tid, og du gør af egen drift opmærksom på, om du kan nå dine opgaver til den aftalt tid og kvalitet. Du kunne i lidt højere grad selv komme med forslag til løsninger, hvordan situationen kan løses, når du ikke kan nå dine opgaver. adfærd: Videndeling Blik for videns- behov i hele TS og arbejder ud fra eget udgangspunkt aktivt for, at behovene bliver tilgodeset (push og pull af viden). 3 Høj Performance Du har et særdeles godt blik for vidensbehovet både i dit eget center og i centre med snitflader til dine opgaver. Du har en god forståelse for, hvordan dit arbejde indgår i den samlede opgaveløsning og du arbejder aktivt med at søge og tilbyde viden, der hvor behovet er. Vi er enige om, at du i højere grad skal have ansvaret for opgaver, hvor du koordinerer projekter og processer på tværs af centre i TS. Vi har aftalt, at du gennemfører en uddanse som proceskonsulent. 6
7