Vejen Drifts- og Kirsten Dyrholm Hansen Afdelingschef Rene Sigvartsen Afdelingsleder Gyldigheden af aftalen bekræftes herved: Egon fræhr Borgmester Sonja Miltersen Direktør
1. Drifts- og udviklingsaftaler i Vejen Kommune Aftalestyring er en central del af styringsprincipperne i Vejen Kommune. Aftalestyring finder sted inden for rammerne af visionerne og værdigrundlaget. Aftalestyring skal være med til at sikre, at Vejen Kommune udfører sine opgaver økonomisk fornuftigt og med høj kvalitet og dermed fremstår som en moderne og serviceorienteret virksomhed. Intentionen med aftalestyring er at skabe en klar sammenhæng mellem de politisk fastlagte overordnede visioner og værdier og de konkrete handlinger i afdelinger og institutioner. Drifts- og udviklingsaftalen udgør grundlaget for de gensidige aftaler og regler, der skal gælde mellem afdelingschefen og institutionslederen. Drifts- og udviklingsaftalen er et styringsredskab for afdelingschefen og institutionslederen. Drifts- og udviklingsaftalen skal synliggøre de mål, som institutionen arbejder med og udgør dermed et redskab til dialog om kommunens vision, målsætninger og udvikling. Denne aftale erstatter drifts- og udviklingsaftalen for 2013. Aftalens varighed Aftalen gælder fra 1. januar 2014 til 31. december 2014. 2. Arbejdsområde Vejen varetager en række opgaver inden for,for Vejen kommunes borgere. Arbejdsgangen i hjælpemiddelservice Vejen er som følger: Efter afhentning af hjælpemidler hos borgerne, vil disse blive efterset og vasket. Når hjælpemidlerne er blevet efterset og rengjort, overflyttes de til service/reparationsafdelingen, såfremt de skal repareres eller andet. Efter endt service/reparation køres hjælpemidlerne på depot og registreres efterfølgende, således de igen kan køres ud til Vejen kommunes brugere/borgere. Ergoterapeuter og øvrige udpegede interne medarbejdere i Vejen kommune, bestiller herefter hjælpemidler og andet, til borgere der måtte have behov for hjælpemidler af forskellig art. Hjælpemidler og andet køres efterfølgende ud igen til Vejen kommunes borgere/brugere. 2
3. Indsatsområder og mål Byrådet har fastlagt følgende indsatsområder og overordnede målsætninger på aktivitetsområdet: Tema: Effektivisering. Effektiviseringsstrategi Byrådet har i marts 2011 vedtaget en effektiviseringsstrategi. Strategien skal medvirke til at borgerne oplever en kommunal service hvor der er fokus på kvalitet i opgaveløsningen, for de ressourcer der er til rådighed. Arbejdet med effektivisering ses som et aktivt samarbejde mellem politikere, ledere, medarbejdere og borgere om at udvikle, nytænke og indføre nye løsninger, arbejdsmetoder og arbejdsgange. Byrådets mål Vejen kommunes institutioner skal opnå og dokumentere konkrete effektiviseringer. Det skal ske gennem en forbedringskultur og et systematisk ledelsesmæssigt fokus på effektivitet i den daglige opgaveløsning. Disse effektiviseringsgevinster tilfalder institutionerne selv, til at udvikle kerneydelserne. Opfølgning og metode: Afdelingscheferne udarbejder en halvårlig redegørelse, også for at få de gode historier frem. Redegørelsen videreformidles til direktion og byråd. Vejen kommunes har uddannet en række konsulenter der kan hjælpe med at optimere arbejdsprocesser. Institutionerne har mulighed for at få hjælp herfra. Effektiviseringssekretariatet samler og videreformidler gode historier, primært via nyhedsbrevet KomVejen. 3
På baggrund af de politisk udmeldte indsatsområder og målsætninger vil vi arbejde med følgende klare mål: Nr. Mål Baggrund Handleplan Opfølgningsmetode Politisk/social og ældreafdelingens fastsatte mål 1. At indsatsen på Vejen sigter mod, at sætte borgeren i Vejen skal være fleksibel og borgerorienteret i Medarbejderne på Vejen er ansvarlige for udbringning/ centrum. opgavevaretagelsen. afhentning af hjælpemidler afprøvning/ reparation/ vejledning m.v. at hjælpemidlerne bringes ud til den aftalte tid en professionel og serviceminded betjening af borgerne såvel, hvor borgerne møder op på, som i borgernes eget hjem. Indsamle de gode historier Én gang årligt at gennemføre brugertilfredsheds -undersøgelse 2. At der etableres en arbejdsplads, for borgere der har brug for ansættelse på særlige vilkår. I forbindelse med hjemtagelse af opgaverne med håndteringen af de genbrugshjælpemidle r er det et politisk ønske at få etableret fleksible arbejdspladser. Tæt samarbejde med Jobcentret og hvor det er muligt også tilbuddene indenfor det specialiserede socialområde. Årlig evaluering af hvor mange der har været ansat under særlige vilkår. 4
3. At styringen og ressourceanvendelsen på vejen tager udgangspunkt i kommunens værdier, og sikre effektive og ubureaukratiske arbejdsgange. Effektive og ubureaukratiske arbejdsgange kan sikre kvaliteten af hjælpen til borgerne. Fælles vision for den samlede ledelse i Social og Ældre er, at den er kendt for en professionel og engageret ledelse som styrker borgernes ressourcer og handlekompetencer. Arbejdet bygger på et fundament af tværgående faglighed, sammenhæng i opgaveløsningen, nytænkning og fælles ansvar. Udvikling af samarbejdet på tværs af drift og myndighed mellem social og ældre. Implementering af velfærdsteknologiske og It løsninger, hvor det kan være med til at effektivisere arbejdsgange og sikre bedre kvalitet i opgaveløsningen Risikostyring med forebyggelse af arbejdsskader og arbejdsbetingede lidelser Ved udgangen af 2014 udarbejdes en oversigt over implementerede velfærdsteknologiske og IT løsninger med et skøn over deres funktionalitet og effektiviseringsgevinst. Månedlig opfølgning på ressourceanvendelse og sygefravær. Direktionens mål: Ingen Fælles mål: Se 1 + 2 + 3 Institutionens egne mål: 4. Tilsikre en daglig fleksibel og driftssikker drift. Afdelingen er forholdsvis nyopstartet, så der har ikke været helt faste kørsels-rutiner, således har den daglige driftsafvikling ikke har været afviklet mest hensigtsmæssigt økonomisk og servicemæssigt. Der er udarbejdet daglige rutiner, således Service-teknikerne og Chaufførerne gennemgår de daglige kørsels/serviceopgaver. Daglig ledelses opfølgning. 5
5. Skabe et godt fysisk og psykisk arbejdsmiljø 6. Rummelig arbejdsplads/samarbejde med Vejen kommunes jobcenter. I forbindelse med opstarten af Vejen, var det en meget blandet medarbejdergruppe, der var involveret i opstarten: Virksomhedsoverdra gede medarbejdere, seniormedarbejdere, nyansatte og interne medarbejdere fra forskellige afdelinger. Afdelingen er udvalgt til at skulle kunne være arbejdsplads for borgere i Vejen kommune, med de forskellige baggrunde den enkelte borger måtte have. Der er ikke udarbejdet nogen handlingsplan, men der er afholdt dialog-møder med hver enkelt medarbejder, og efterfølgende er der afholdt et rystesammen arrangement. Der er udarbejdet en speciel arbejdsplan til borgere der kommer i praktik eller andet i afdelingen. Planen tilrettes eventuelt til den enkelte borger/praktikant, såfremt der er behov herfor. Personalet følges tæt, således der til stadighed skabes de bedste arbejdsmæssige rammer for de ansatte/afdelingen. Der afholdes løbende opfølgningsmøder /møder med jobkonsulenterne, samt med den enkelte praktikant. 4. Budgettet Budgettet for Vejen udgør 4.383 mio. kr. Budgettets hovedposter fremgår af nedenstående tabel. Budget Vejen 2014 400 Personaleudgifter 1.992.900 500 Materiale- og aktivitetsudgifter 542.300 600 It, inventar og materiel 653.200 700 Grunde, arealer og bygninger 346.000 200 Ledelse og administration 849.000 I alt 4.383.400 6
Budgetforudsætninger: Institutionen er omfattet af lønsumsstyring. Institutionen er omfattet af overførselsadgang mellem budgetårene. Der henvises i øvrigt til de vedlagte bilag 1 og 2. 5. Kompetencer og ansvar Afdelingschefen indgår drifts- og udviklingsaftalen med lederen af daginstitutionen inden for rammerne af den politiske og administrative organisation. Institutionslederen har ansvaret for den daglige drift af institutionen såvel fagligt som økonomisk, administrativt og personalemæssigt. Drifts- og udviklingsaftalen får gyldighed ved borgmesterens og direktørens underskrift på forsiden. 6. Opfølgning på drifts- og udviklingsaftalen Institutionslederen har ansvar for, at der følges op på mål og økonomi i drifts- og udviklingsaftalen. Med mindre andet aftales lokalt skal institutionslederen som minimum fremsende en skriftlig redegørelse til afdelingschefen umiddelbart efter aftaleperiodens ophør. Redegørelsen skal indeholde en opfølgning på de mål, der er fastsat i aftalen. Redegørelsens præcise form fastlægges af den enkelte afdelingschef. Redegørelsen danner grundlag for den årlige opdatering af aftalen. 7. Bilag til aftalen Bilag 1: Lønsumsstyring Bilag 2: Overførselsadgang Bilag 3: Kompetencer Bilag 4: Øvrige administrative forhold 7