Udbudsstrategi Udbudspolitik 2010-2013 Vejen Kommune 1
Vejen Kommune Rådhuspassagen 3 6600 Vejen E-mail: post@vejenkom.dk www.vejenkom.dk Fotos: Vejen Kommune, Udarbejdelse: Udvikling & Erhverv, Vejen Kommune Lay out og tryk: Udvikling & Erhver, Vejen Kommune Udgivet: Juni 2011 Ordrenr.: 000491
Indhold Udbudsstrategi for Vejen Kommune 2010-2013....................... 5 1. Baggrund for udbudsstrategien...................................... 5 2. Konkurrenceudsættelse i Vejen Kommune i funktionsperioden 2010-2013... 6 3. Mål for konkurrenceudsættelse...................................... 7 4. Initiativer - strategi for at nå fastsat mål.............................. 8 Udbudspolitik 2010-2013........................................... 9 1. Centrale begreber................................................. 9 Udbud............................................................. 9 Licitation.......................................................... 9 Udbuds-/licitationsformer............................................ 9 Bygge- og anlægsopgaver........................................... 10 Udlicitering....................................................... 11 Eget bud.......................................................... 11 Kontrolberegning................................................... 11 Sociale klausuler................................................... 11 Socialt ansvar..................................................... 11 2. Indledning...................................................... 12 3. Beslutningsprocedure i forbindelse med udbud........................ 13 4. Principper for valg af opgaveområder til udbud........................ 17 5. Kontrolberegning eller eget bud.................................... 18 6. Inddragelse og sikring af personalet................................. 20 7. Principper for valg af leverandør,................................... 23 kravspecifikationer og betingelser ved udbud............................ 23 8. Kvalitetsopfølgning.............................................. 25 9. Anvendelse af sociale klausuler i forhold til socialt ansvar (CSR)......... 26 3
4 Udbudspolitik 2010/2013
Udbudsstrategi for Vejen Kommune 2010-2013 1. Baggrund for udbudsstrategien Udbudsstrategien erstatter (sammen med lov om kvalitetskontrakter) reglerne om servicestrategi og udbudspolitik (jf. Den kommunale styrelseslov 62). Udbudsstrategien: Skal offentliggøres Er knyttet til Byrådets funktionsperiode Skal besluttes af Byrådet og kan ikke delegeres til udvalg eller forvaltning Formålet med udbudsstrategien er (jf. lov bemærkningerne); at skabe en fælles ramme for det fremadrettede arbejde med udbud i kommuner. Udbudsstrategien skal give kommunalbestyrelsen et redskab til at sætte konkurrenceudsættelse højt på den politiske dagsorden på en mere tydelig og systematisk måde. 1 1.1 Udbudsstrategiens afgrænsning Udbudsstrategien skal omfatte alle kommunale driftsopgaver. Udtrykket driftsopgaver skal forstås i overensstemmelse med afgrænsningen af drifts- og anlægsudgifter i Budget- og regnskabssystemet for Kommuner og omfatter ikke varekøb og anlægsopgaver. 1.2 Udbudsstrategiens indhold Udbudsstrategien skal indeholde tre hovedelementer: En oversigt over driftsopgaver, som kommunen påtænker at udbyde Mål for konkurrenceudsættelse Initiativer til at opnå de givne mål 1 Praktisk vejledning til implementering af udbudsstrategi, s.4 Vejen Kommune 5
Der er med lovændringen ikke længere et krav om, at der skal udarbejdes en selvstændig udbudspolitik. Dog anbefaler KL, at kommunalbestyrelserne som minimum tager stilling til en række af de emner, der tidligere skulle behandles i udbudspolitikken. Vejen Kommune viderefører derfor udbudspolitikken, som er udarbejdet i henhold til kravene i lov om servicestrategi og udbudspolitik. Byrådet skal som opfølgning på strategien inden udgangen af 3. kvartal i det år, hvori der er valg redegøre for, hvordan kommunen følger op på udbudsstrategien (jf. Den kommunale styrelseslov ( 62, stk. 1). 2. Konkurrenceudsættelse i Vejen Kommune i funktionsperioden 2010-2013 Oversigt over konkurrenceudsættelse i Vejen Kommune Politisk udvalg Økonomiudvalget Områder, der påtænkes konkurrenceudsat i funktionsperioden 2010-2013 Rengøring (hele kommunen, undtaget Assersbølgård kostskole) Revision Bankforretninger Forventet effektiviseringsgevinst Genudbud Genudbud Genudbud Udvalget for teknik og miljø Rammeaftale/partnering på: Udskiftning af rendestensbrønde Asfaltvedligeholdelse i 3-4 årig periode Rabatrenoveringer - rabatafhøvling og opfyldning Reparationsydelser/serviceaftaler (maskiner og materiel) 6 Udbudspolitik 2010/2013
Udvalget for Skoler og børn Udvalget for sundhed, kultur og fritid Udvalget for Hjælpemidler (forlænget til 2012) social og ældre Beskæftigelsesudvalget Listen udbygges i løbet af 2011 Genudbud 3. Mål for konkurrenceudsættelse 3.1 Overordnede mål for konkurrenceudsættelse Målet for konkurrenceudsættelse er at sikre, at opgaverne løses mest effektivt og hensigtsmæssigt ud fra til en helhedsbetragtning. Vejen Kommune anvender udbud og konkurrenceudsættelse som et blandt flere midler til fortsat at sikre effektivitet i den kommunale service. Vejen Kommune vil leve op til gældende aftale mellem regeringen og KL. 3.2 Indikator for konkurrenceudsættelse Den nuværende målsætning for kommunernes IKU er en samlet IKU på 26,5% i 2010. Den sidste opgjorte IKU fra 2009 viser, at Vejen Kommunes IKU er 27,3% Indikator for konkurrenceudsættelse 2007 2008 2009 Vejen Kommune 24,5 27,6 27,3 Hele landet 23,7 24,8 25,0 (Kilde: De kommunale nøgletal) Vejen Kommune 7
4. Initiativer - strategi for at nå fastsat mål Konkurrenceudsættelse tænkes sammen effektiviseringsstrategien. Det betyder at tiltag, der knyttes til effektivisering koordineres af Intern service, men arbejdet med konkrete udbud planlægges som fastsat i Vejen Kommunes udbudspolitik. 8 Udbudspolitik 2010/2013
Udbudspolitik 2010-2013 1. Centrale begreber som de forstås i Vejen Kommune. Udbud Ved udbud forstås, at kommunen opfordrer leverandører eksternt og kommunens egne enheder, til i konkurrence at afgive tilbud på kommunale driftsopgaver. Anvendes udbud overfor interne enheder sker det efter de samme regler, som gælder for eksterne leverandører. Licitation Ved licitation forstås udbud på bygge- og anlægsområdet. Udbuds-/licitationsformer De mest udbredte udbuds-/licitationsformer er: Offentligt udbud: Det offentlige udbud er i princippet åbent for alle. Det vil sige, at alle interesserede firmaer kan rekvirere udbudsmaterialet og afgive tilbud. Det offentlige udbud har en tidsramme fra tidspunktet, hvor udbudsbekendtgørelsen fremsendes til tilbudsfristen på mellem 40 dage og 52 dage afhængigt af, om udbudet offentliggøres elektronisk og om udbudsmaterialet gøres tilgængeligt elektronisk. Fristerne er minimumsfrister, det vil sige, at kommunen kan give længere frister. Vejen Kommune 9
Begrænset udbud (indbudt licitation): Det begrænsede udbud indeholder en prækvalifikation, hvor kommunen først vælger et mindre antal firmaer ud, som derefter opfordres til at afgive tilbud. Det begrænsede udbud består af to faser. Den første fase er prækvalifikationen, hvor det ønskede antal firmaer udvælges. Udbudsdirektivet fastslår, at der minimum skal udvælges 5 firmaer. Prækvalifikation kan ved udbud, der følger tilbudsloven (typisk bygge og anlæg), undlades. Den anden fase er tilbudsfasen, hvor de udvalgte firmaer afgiver tilbud. Det begrænsede udbud har en tidsramme fra tidspunktet hvor udbudsbekendtgørelsen fremsendes til tilbudsfristen på mellem 55 dage og 77 dage, afhængigt af, om udbudet offentliggøres elektronisk og om udbudsmaterialet gøres tilgængeligt elektronisk. Hertil skal dog lægges et antal dage til udvælgelse af prækvalificerede firmaer, hvilket erfaringsmæssigt tager ca. 7 dage. Udvælgelsen er tidligere typisk sket administrativt i kommuner og amter, men kan i særlige tilfælde kræve en politisk forelæggelse. I givet fald skal, der påregnes en længere sagsbehandlingstid end de 7 dage. Fristerne er minimumsfrister, det vil sige, at kommunen kan give længere frister. Mens det altid står udbyder frit for at vælge offentligt eller begrænset udbud/ licitation, gælder for de fleste bygge- og anlægsarbejder, som er omfattet af tilbudsreglerne, nogle begrænsninger i anvendelsen af underhåndsbud. Underhåndsbud adskiller sig fra offentligt og begrænset udbud/licitation bl.a. derved, at kravet om offentliggørelse af priser og evt. forbehold ikke gælder for underhåndsbud, at forhandlingsretten er fri og ubegrænset, og at udbyder ved brug af kriteriet økonomisk mest fordelagtige bud ikke er forpligtiget til at give oplysning om underkriterier eller disses prioritering. Udbyder kan maksimalt indhente 4 underhåndsbud. Bygge- og anlægsopgaver Bygge- og anlægsopgaver er som navnet antyder typisk forbundet med byggemodning, nybyggeri, ombygning og vedligehold. Disse opgaver kan bedst karakteriseres som særlige tjenesteydelser i form af arkitekt- og ingeniørydelser samt entreprenør- og håndværkerydelser. Med andre ord ydelser hvor kommunen ikke selv har ansat personale til at løse denne opgave. 10 Udbudspolitik 2010/2013
Udlicitering Ved udlicitering forstås, at en ekstern leverandør efter en udbudsproces får overdraget en drifts- eller anlægsopgave på kommunens vegne. Eget bud Ved eget bud forstås, at en intern del af en institution der skal være organisatorisk klart afgrænset fra de personer, der står for udbudet afgiver tilbud på at udføre en udbudt opgave på lige fod med andre tilbudsgivere. Kontrolberegning Kommunens egen kontrolberegning af, hvad det koster kommunen selv at udføre opgaven. En sikring af, at man får den økonomisk mest fordelagtige løsning for kommunen. Sociale klausuler Sociale klausuler er krav om, at den, der vinder udbuddet, påtager sig en nærmere social forpligtigelse. Socialt ansvar Også kaldet corporate social responsibility (CSR) er bredere end sociale klausuler. CSR er et diffust begreb, men forstås ofte som et ansvar ud over det virksomhedsøkonomiske ansvar i form af et øget socialt og etisk ansvar. Socialt ansvar ses ofte i forhold til det rummelige arbejdsmarked, men kan være bredere i forhold til miljø og andre samfundsmæssige forhold. Vejen Kommune 11
2. Indledning Som følge af ændring af den kommunale styrelseslov skal Byrådet udarbejde en udbudsstrategi, som afløser kravet om udbudspolitik (jf. Vejledning om kommunal og regional udbudsstrategi og opfølgningsredegørelse) Som en del af Vejen Kommunes udbudsstrategi bibeholdes udbudspolitikken som et teknisk dokument, der kan anvendes internt i udbudsforretninger og eksternt til en vurdering af, hvad Vejen Kommune lægger vægt på i udbud. Udbudspolitikken er alene gældende i forhold til udbud af driftsopgaver, som Vejen Kommune selv udfører eller selv har udført (her kaldet øvrige opgaver), samt bygge- og anlægsopgaver. Udbudspolitikken er ikke gældende i forhold til varekøb og udbud af tjenesteydelser, Vejen Kommune ikke selv kan udføre eller ikke selv har udført. Disse områder er indeholdt i Vejen Kommunes indkøbspolitik. Der er udarbejdet særskilte retningslinier for kontrahering med virksomheder i forbindelse med bygningsdriftsopgaver på eksisterende kommunale ejendomme i Vejen Kommune. Se nærmere nedenfor. I udbudspolitikken skal Byrådet på forhånd afklare de overordnede og principielle spørgsmål om, hvordan udbud og udlicitering skal inddrages i kommunens opgavevaretagelse af driftsopgaver. Udbudspolitikken er således de overordnede spilleregler for, hvordan Vejen Kommune skal agere i tilfælde af, at en driftsopgave overvejes udbudt og eventuelt udliciteret, udover de lovgivne regler. 12 Udbudspolitik 2010/2013
3. Beslutningsprocedure i forbindelse med udbud Vejen Kommune har det fulde ansvar for løsningen af kommunens driftsopgaver, uanset om opgavevaretagelsen sker med egne medarbejdere eller ved udlicitering eller andre former for samarbejde. Udbud er ikke et mål i sig selv i Vejen kommune, men ét af mange midler til at søge at sikre kvalitet, effektivitet og omkostningsminimering. Sikring heraf kan ske på mange forskellige økonomiske og organisatoriske måder, f.eks. mål- og rammestyring, intern kontraktstyring (drifts- og udviklingsaftaler), virksomhedsplaner, efteruddannelse af ledere og medarbejdere, indførelse af ny teknologi, specifikke analyser (brugerundersøgelser, budgetanalyser osv.), offentligt privat partnerskab (OPP), fælleskommunalt samarbejde, samt udbud og udlicitering. Specielt ved udlicitering af driftsopgaver er Vejen Kommune opmærksom på, at det ofte vil være naturligt at indgå flerårige kontrakter, typisk 4 år, hvorved Byrådet bindes økonomisk ud over indeværende budgetår og valgperiode. Derfor er det alene Byrådet, der i Vejen Kommune kan træffe beslutning om udbud og om der på baggrund af udbuddet skal vælges en leverandør, dvs. indgås en kontrakt. Hovedprincipper for beslutningsprocedure i forbindelse med udbud er: 1. Beslutning om udbud kan for aa bygge- og anlægsopgaver tages af økonomiudvalget. 1*) bb øvrige driftsopgaver kun tages af Byrådet. Inden beslutning tages skal der være udarbejdet et administrativt oplæg jf. afsnit 4 samt vurderes om der er behov for ekstern bistand til udarbejdelse af udbudsmateriale m.v. Vejen Kommune 13
2. Beslutning om, hvorvidt der skal være mulighed for at udarbejde eget bud, skal tages samtidig med beslutning om udbud. Hvis udarbejdelse af eget bud besluttes som en mulighed, skal der samtidig afsættes ressourcer til bistand. 3. Beslutning om, hvorvidt der udarbejdes eget bud, skal tages inden arbejdet med udbudsmaterialet påbegyndes for at kunne overholde habilitetsreglerne. 4. Beslutning om valg af udbudsform tages af økonomiudvalget. For bygningsdriftsopgaver på eksisterende kommunale ejendomme henvises dog til delegering af kompetencen i de særlige retningslinier for kontrahering med virksomheder i forbindelse med bygningsdriftsopgaver på eksisterende kommunale ejendomme 5. Godkendelse af grundlag for udbud, herunder de konkrete udvælgelses- og tildelingskriterier, da disse er afgørende for hvilken leverandør, der kan vælges på baggrund af udbuddet aa Bygge- og anlægsopgaver: Økonomiudvalget skal godkende grundlaget for udbuddet. (jvf. punkt 4). bb Øvrige opgaver: Byrådet skal godkende grundlaget for udbuddet. Det totale udbudsmateriale med kravspecifikation for øvrige opgaver udarbejdes herefter administrativt. Der nedsættes en arbejdsgruppe. Som udgangspunkt er Intern service (ofte indkøbskonsulenten) tovholder for arbejdsgruppen. Det kan administrativt besluttes, at Intern service i stedet får en konsulentrolle. Derudover består arbejdsgruppen af repræsentant fra de(t) berørte direktørområde(r) og institution(er). Arbejdsgruppen suppleres med deltagelse af medarbejderrepræsentant på de områder, hvor loven om virksomhedsoverdragelse finder anvendelse. Ligeledes kan arbejdsgruppen suppleres med en juridisk medarbejder og evt. ekstern konsulentbistand. 6. Offentliggørelse af udbud sker som minimum ved annoncering som krævet i følge gældende regler. Desuden anvendes Vejen Kommunes hjemmeside til offentliggørelse af udbud. 14 Udbudspolitik 2010/2013
7. Åbning af tilbud sker som udgangspunkt ikke ved oplæsning af priser eller anden offentlighed, når det drejer sig om offentlige tjenesteydelser/øvrige driftsopgaver. Når det drejer sig om bygge- og anlægsopgaver sker åbning af tilbud som udgangspunkt ved en form for offentlighed. 8. Vurdering af tilbud og valg eller fravalg (annullation)af den indstillede leverandør skal i henhold til lovgivningen alene ske på baggrund af de formulerede udvælgelses- og tildelingskriterier i udbudsmaterialet. I fht. øvrige opgaver: Arbejdsgruppen som har udarbejdet udbudsmaterialet med kravspecifikation udarbejder en begrundet indstilling om, hvorvidt det anbefales at udlicitere opgaven på baggrund af det gennemførte udbud og i bekræftende fald med hvilken leverandør. Indstillingen videresendes til et forum bestående af direktøren for området, involveret afdelingschef(er) og institution(er) og indkøbskonsulenten i Intern service samt eventuelt en medarbejderrepræsentant, jurist ligeledes fra Intern service og eventuel ekstern konsulent. Dette forum laver en indstilling til Byrådet, som træffer den endelige afgørelse om valg af leverandør efter forelæggelse for fagudvalg og Økonomiudvalg. 9. Indgåelse af kontrakt Det følger af udbudsreglerne og praksis, at Byrådet kan godkende indgåelse af kontrakt, men det er ikke et lovkrav. I Vejen Kommune er valgt følgende: aa ved bygge- og anlægsopgaver godkender og underskrives kontrakten af borgmester og direktør. bb ved øvrige opgaver godkender Byrådet kontrakterne, hvorefter kontrakten underskrives af borgmester og direktør Valget af leverandør kan jf. ovenstående ikke være en politisk beslutning, da valget alene sker som følge af de tidligere fastsatte tildelingskriterier. Beslutter byrådet ikke at godkende indstillingen, vil det være reglerne om annullation af udbudet, der skal anvendes, dvs. der skal være en saglig grund til annullation. Vejen Kommune 15
10. I god tid inden kontrakten udløber, skal der ved øvrige opgaver tages stilling til genudbud eller hjemtagning af opgaven. 11. Gevinst/tab ved udlicitering og genudbud af øvrige opgaver tilfalder beslutningstageren, dvs. Byrådet. 16 Udbudspolitik 2010/2013
4. Principper for valg af opgaveområder til udbud Kommunens driftsopgaver kan deles op i tre hovedgrupper: ÂÂ Myndighedsopgaver, f.eks. diverse tilsyn ÂÂ Egentlige drifts-/kerneområder, f.eks. børnepasning, hjemmepleje, folkeskoler m.m. ÂÂ Hjælpeydelser, f.eks. rengøring, pedeltjeneste, pasning af grønne arealer m.m. Myndighedsopgaver kan ikke udliciteres. Udlicitering er mest udbredt i forhold til hjælpeydelser, og overvejelser om udbud af egentlige drifts-/kerneområder vil kræve nøjere overvejelser herunder overvejelser om inddragelse af eksterne interessenter i vurderingen af om driftsopgaven er egnet til udbud. Men for både hjælpeydelser og egentlige drifts-/kerneydelser gælder, at kommunen som udbyder inden beslutning om udbud, skal vurdere hensigtsmæssigheden af at udbyde driftsopgaven. Hovedprincipperne for vurderingen er: Hvilke opgaver er eventuelt omfattet af udbudspligt? Herunder ordrer som overstiger tærskelværdien i EU s tjenesteydelsesdirektiv. Gælder der særlige udbudsregler for den pågældende opgave? Er der særlige hensyn i opgavevaretagelsen som vanskeliggør udbud og udlicitering, f.eks. pædagogiske hensyn? En vurdering af kommunens opgaveløsning og omkostningsniveau. Er kommunen gearet til at stille en bestillerorganisation til rådighed for opgaven, herunder om kommunen kan opretholde den fornødne ekspertise og kapacitet efter en udlicitering? (Det skal sikres, at der ikke blot sker en monopoloverflyt ning, som på lang sigt kan gøre opgaven dyrere.) Findes der et marked for udbuddet, er det konkurrencedygtigt og leveringssikkert? Kan udbuddet eventuelt ske i et fælles udbud sammen med andre i kommunen? (F.eks. rengøring for flere institutioner i et geografisk område.) Vejen Kommune 17
5. Kontrolberegning eller eget bud I udbudsforretninger, der ikke er bygge- og anlægsopgaver, foretages en kontrolberegning. Formålet er at vise, hvad det vil koste at beholde opgaveudførelsen i kommunen. Der udarbejdes eventuelt også eget bud. Hovedprincipperne for kontrolberegning og eget bud er: a. Beslutning om, hvorvidt der skal være mulighed for at udarbejde eget bud, skal tages samtidig med beslutning om udbud. Hvis udarbejdelse af eget bud besluttes som en mulighed, skal der samtidig afsættes ressourcer til bistand, jf. afsnit 3. b. Organisering med henblik på overholdelse af habiliteten: Ved udarbejdelse af eget bud skal der etableres en fuldstændig adskillelse mellem de medarbejdere, som deltager i udarbejdelsen af eget bud (udførerenhed), og de medarbejdere som udarbejder udbudsmateriale, afholder udbudsforretningen og vurderer indkomne bud (bestillerenhed). Dette for at de, som udarbejder eget bud, ikke kan påvirke kravene i udbudsmaterialet. Der er ikke altid en eksisterende opdeling mellem udførerenhed og bestillerenhed, og det er den enkelte afdelingschefs ansvar at denne etableres ved udarbejdelse af eget bud for at undgå habilitetsproblemer. c. Ved genudbud af en opgave, som allerede udføres af en ekstern leverandør, udarbejdes så vidt muligt en kontrolberegning. Dette sker for at sikre, at kommunen kan overtage opgaven, såfremt kommunen selv ud fra egne, objektive kalkulationer kan udføre opgaven bedst og billigst. Det skal i kravspecifikationen sikres, at kommunen har adgang til relevant information om opgaveudførelsen til brug ved kontrolberegning i forbindelse med genudbud. 18 Udbudspolitik 2010/2013
d. Ved udarbejdelse af eget bud og ved kontrolberegning følges som udgangspunkt Indenrigs- og Sundhedsministeriets Vejledning om omkostningskalkulationer, kapitel 9 i Budget- og regnskabssystemer for kommuner og regioner. Det er den enkelte afdelingschefs ansvar, at der udarbejdes en kontrolberegning. Det er forudsat, at der ved udarbejdelsen af kontrolberegningen foretages en aktiv vurdering af ressourceindsatsen på området. Kontrolberegningen er ikke nødvendigvis identisk med budgettet eller regnskabet, da udbuddet ikke nødvendigvis er identisk med den aktuelle opgaveløsning. e. Følgeomkostninger medtages så vidt muligt kun i ét år eventuelt to år. Undtagelse herfra er eventuelle omkostninger vedrørende tjenestemænd, som typisk vil løbe over flere år. Vejen Kommune 19
6. Inddragelse og sikring af personalet Ved udbud af opgaver, hvor kommunen allerede har ansat personale til at udføre opgaven, skal udbud og udlicitering gennemføres med inddragelse af kommunens personale Hovedprincipperne er, at medarbejderinddragelsen skal ske via MED-systemet, som i relevant omfang: I god tid forud for beslutning om at iværksætte førstegangsudbud af driftsopgaver orienteres og gives mulighed for at fremkomme med bemærkninger i forhold til de arbejds- og personalemæssige konsekvenser. Formålet er at sikre, at medarbejdernes synspunkter og forslag kan indgå i beslutningsgrundlaget. (Bemærk, at MED-udvalget i henhold til nedenfor nævnte protokollat har mulighed for at bede om sagkyndig vejledning/bistand.) Drøfter relevansen af, at der afgives eget bud, Udtaler sig om personalemæssige konsekvenser og de i udbudsmaterialet indarbejdede krav med henblik på sikring af personalets rettigheder inden udbudsmaterialet endeligt godkendes. I den konkrete udbudsproces orienteres løbende om status i udbudsprocessen, og der laves i forbindelse med udbuddet en konkret tidsplan for denne orientering. Derudover skal afdelingschefen af det udbudsberørte område: Løbende orientere de berørte medarbejdere og i videst muligt omfang inddrage medarbejderne ud fra den holdning, at det er bedre at give for megen information end for lidt i en udbudssituation. Give oplysning om konsekvenser i løn - og ansættelsesforhold ved en udlicitering. 20 Udbudspolitik 2010/2013
Give relevante medarbejdere mulighed for at deltage i udarbejdelse af eget bud, hvis et sådan udarbejdes. Ved udlicitering af opgaver, som indebærer overdragelse af personale, skal personalets rettigheder sikres. Hovedprincipperne er: Udgangspunktet er virksomhedsoverdragelsesloven. Virksomhedsoverdragelsesloven sikrer medarbejdernes rettigheder i den relevante, indeværende overenskomstperiode. Ved udlicitering er udgangspunktet virksomhedsoverdragelsesloven også i grænsetilfælde, hvor der ikke er tale om overdragelse af en samlet økonomisk enhed. (Virksomhedsoverdragelsesloven omfatter ikke tjenestemænd, for hvem overgang til ansættelse hos en privat arbejdsgiver er frivillig.) Dog således, at der ved hvert udbud sker en vurdering af muligheden for udvidet sikring på grundlag af kontraktens varighed samt resterende længde af overenskomstperioden. I tilfælde, hvor det overvejes, skal de økonomiske konsekvenser fremgå af den konkrete vurdering. Beregning af denne sikring af medarbejdernes rettigheder: Sikringen af medarbejdernes rettigheder i forhold til løn m.v. som følge af virksomhedsoverdragelsesloven skal laves som en beregning konkret på de medarbejdere der virksomhedsoverdrages. Det skal således fremgå af udbudsmaterialet, at leverandørerne skal afgive tilbud ud fra markedsmæssige vilkår, og overenskomsterne gældende på deres områder. En særskilt beregning på merudgiften op til sikring af medarbejdernes rettigheder som følge af virksomhedsoverdragelsesloven beregnes internt i samarbejde med tilbudsgiver. Denne ekstraudgift er i forhold til den enkelte virksomhedsoverdragede medarbejder. Denne tilbudsmodel anvendes for at undgå kommunen kommer til at betale for medarbejdere, der ikke ønsker at blive virksomhedsoverdraget. Vejen Kommune 21
Administrationen skal i forbindelse med udbud vurdere, om der er behov for særlige krav vedrørende sikring af de rettigheder, der følger af lokalaftaler og kutymer. Der henvises i øvrigt til: Vejen Kommunes MED-aftale, Â Â Protokollat om medarbejdernes inddragelse og medvirken ved omstilling, udbud og udlicitering, som er underskrevet af hovedorganisationerne den 24. maj 2005. I henhold hertil skal medindflydelses- og medbestemmelsesudvalg (MED-udvalg) inddrages i forbindelse med større rationaliserings- og omstillingsprojekter, herunder påtænkt udbud/udlicitering/privatisering. ÂÂ Virksomhedsoverdragelsesloven ÂÂ Som minimum skal ovennævnte bestemmelser om medarbejderinddragelse følges. Det er den afdelingschef, der har ansvar for udarbejdelse af udbudsmaterialet, der også har ansvar for tilrettelæggelsen og gennemførelsen af medarbejderinddragelse og for sikring af personalets rettigheder ved udlicitering. 22 Udbudsstrategi 2011/2013
7. Principper for valg af leverandør, kravspecifikationer og betingelser ved udbud Kravspecifikation/udbudsmaterialet: Vejen Kommune har det fulde ansvar for løsningen af kommunens driftsopgaver uanset om opgavevaretagelsen sker med egne medarbejdere eller ved udlicitering eller andre former for samarbejde. Kravspecifikationen er et vigtigt element i forbindelse med kommunens varetagelse af dette ansvar ved udliciteringer. Det er derfor vigtigt, at kravspecifikationen til det konkrete udbud er formuleret, så det er et fleksibelt redskab, der kan tage højde for ændringer, f.eks. i lovgivningen. Samtidig er kravspecifikationen det naturlige udgangspunkt for dialogen mellem kommunen og den private leverandør. Opgaverne skal derfor være dækkende beskrevet i udbudsmaterialet, og der skal stilles relevante krav til serviceniveau, ydelser og kvalitet, men så vidt mulig ikke leverandørens arbejdsmetoder, så nytænkning og udvikling forhindres. Der skal ligeledes foretages kvalitetsopfølgning. Udbudsmaterialet bør indeholde et udkast til kontrakt. Som bilag til kontraktudkastet vedlægges den konkrete opgavebeskrivelse/kravspecifikation. Udbudsbetingelserne skal fremgå klart af udbudsmaterialet, dvs. tilbudsgivernes vilkår for afgivelse af tilbud med tydelig markering af den valgte udbudsform, kontraktlængde, udvælgelses- og tildelingskriterier. Desuden skal det fremgå hvilke forventninger, der er til samarbejdet. Dvs. hvilke forventninger leverandøren skal leve op til. Der er i Vejen Kommune ikke vedtaget konkrete generelle udbudsbetingelser og forventninger til samarbejdet med leverandøren, bortset fra i forhold til sociale klausuler og overdragelse af medarbejdere. Se afsnit 9. Udarbejdelse af udbudsmateriale: Se i afsnit 3. Valg af leverandør: Vejen Kommune 23
Byrådet i Vejen Kommune har ikke vedtaget særlige udvælgelses- og tildelingskriterier eller andre generelle regler. Der vælges de relevante i forhold til det udbudte område, og dette godkendes i forbindelse med Byrådets godkendelse af grundlaget for udbudet. Ved valg af leverandør baserer Vejen Kommune sig på følgende hovedprincipper: Som hovedregel vælges tilbuddet fra den virksomhed (herunder eventuelt eget bud), som vurderes at levere den bedste ydelse til den mest økonomisk fordelagtige pris for kommunen samlet set. Dette er ikke nødvendigvis det prismæssigt billigste tilbud. Vurdering af tilbud og valg eller fravalg (annullation) af den indstillede leverandør sker på baggrund af de formulerede kriterier i udbudsmaterialet. I fht. øvrige opgaver: Jf. afsnit 3 udarbejder arbejdsgruppen, som har udarbejdet udbudsmaterialet med kravspecifikation, en begrundet indstilling om, hvorvidt det anbefales at udlicitere opgaven på baggrund af det gennemførte udbud og i bekræftende fald med hvilken leverandør. Indstillingen videresendes til et forum bestående af direktøren for området, involveret afdelingschef(er) og institution(er) og indkøbskonsulent i Intern service samt eventuelt en medarbejderrepræsentant, jurist ligeledes fra Intern service og eventuel ekstern konsulent. Dette forum laver en indstilling til Byrådet, som træffer den endelige afgørelse om valg af leverandør efter forelæggelse for fagudvalg og Økonomiudvalg. Indgåelse af kontrakt Det følger af udbudsreglerne og praksis, at Byrådet kan godkende indgåelse af kontrakt, men det er ikke et lovkrav. I Vejen Kommune er valgt følgende: a. ved bygge- og anlægsopgaver godkender og underskrives kontrakten af borgmester og direktør. b. ved øvrige opgaver godkender Byrådet kontrakterne, hvorefter kontrakten underskrives af borgmester og direktør. 24 Udbudsstrategi 2010/2013
Valget af leverandør kan jf. ovenstående ikke være en politisk beslutning, da valget alene sker som følge af de tidligere fastsatte tildelingskriterier. Beslutter byrådet ikke at godkende indstillingen, vil det være reglerne om annullation af udbudet, der skal anvendes, dvs. der skal være en saglig grund til annullation. Hvis eget bud vinder, skal afdelingschefen på opfordring kunne dokumentere, at eget bud lever op til sit bud. Bygningsvedligehold: Der er, som nævnt i indledningen, udarbejdet særskilte retningslinier for kontrahering med virksomheder i forbindelse med bygningsdriftsopgaver på eksisterende kommunale ejendomme i Vejen Kommune. 8. Kvalitetsopfølgning I kravspecifikationen skal stilles konkrete, relevante krav om kvalitetsopfølgning. Byrådet ønsker som en hovedregel, at det i udbudsmaterialet indføres, at klager i forbindelse med ydelsen skal indbringes til kommunen, der behandler klagen med inddragelse af leverandøren. I forbindelse med udarbejdelsen af udbudsmaterialet skal der i det konkrete udbud tages stilling til, hvor eventuelle klager over opgaveudførelsen skal behandles. Hvis klagesagsbehandlingen lægges hos leverandøren, skal der som minimum gives en orientering om klagerne og deres løsning til kommunen. Vejen Kommune 25