Indledning Denne politik udstikker de overordnede rammer og mål for alle udbud og indkøb i Ringsted Kommune. Politikken revideres mindst én gang i hver byrådsperiode. Hvert år fremlægges der en udbudsstrategi (udbudsplan)på baggrund af de vedtagne budgetter. I udbudsstrategien fastlægges de konkrete udbud, som Ringsted Kommune vil fokusere på i det kommende år. Udbuds- og indkøbspolitikken gælder for alle kommunens arbejdspladser, og omfatter udover kommunens egne institutioner også selvejende institutioner, der har indgået driftsaftale med kommunen. Byrådet skal i hvert tilfælde godkende udbuddet, hvis udbuds- og indkøbspolitikkens rammer ønskes fraveget. Formål Det overordnede formål med Ringsted Kommunes udbuds- og indkøbspolitik er at sikre rammer for, at kommunen som helhed kan købe alle nødvendige varer, service- og Tjenesteydelser samt bygge og anlægsarbejder på de økonomisk mest fordelagtige betingelser, vilkår og i overensstemmelse med såvel EU-regler som nationale regler for offentligt indkøb, ligesom udbuds- og indkøbspolitikken på et overordnet plan skal være med til at understøtter arbejdet med at gøre kommunen til attraktive bosætnings- og erhvervskommuner. Hertil kommer at politikken har som hovedformål at sikre en så hensigtsmæssig og effektiv økonomisk disponering i henhold til de af byrådet vedtagene økonomiske politikker og budgetforslag. Udbuds- og indkøbspolitikken understøtter således direkte målsætninger om at sikre budgetoverholdelse og overskud på den løbende drift, herunder forbedre økonomien for kommunen som helhed. Endvidere ønsker Ringsted Kommune at adressere CSR og bæredygtighed ved at gøre leverandørernes efterlevelse af UN Global Compact s principper til en del af Ringsted Kommunes værdier ved leverandørvalg. Ringsted Kommune sikrer en samordning og koordinering af kommunens indkøb, således at indkøbsressourcerne udnyttes optimalt, og kommunen optræder som èn samlet kunde, i forhold til leverandørerne. Udbuds- og indkøbspolitikken skal endvidere sikre at der er et afbalanceret niveau af konkurrenceudsættelse i forhold til opgavernes karakter, og der skal arbejdes med ensartede løsninger i kommunen. Lovgivning og regler De væsentligste lovgrundlag for udbuds- og indkøbspolitikken er EU-udbudsdirektivet og Tilbudsloven. De overordnede mål med udbudsdirektivet er at sikre ligebehandling, proportionalitet, ikke-diskrimination og gennemsigtighed under udbudsprocessen. Kommunens udbudspligt samt hvilken lovgivning, der er gældende, afhænger af kontraktens art, indhold og værdi. I forhold til udlicitering af opgaver pålægger arbejdsmiljølovens 33a kommunen at sikre, at udbudsmaterialet tager hensyn til sikkerhed og sundhed ved arbejdets udførelse. 1
I forhold til omlægning af driftsområder, der ved udbud eller anden konkurrenceudsættelse bliver berørt, er kommunen forpligtet til at informere og inddrage samarbejdsudvalget i alle forhold, der har betydning for personale- og arbejdsforhold. Forpligtelsen fremgår af Rammeaftale om medindflydelse og medbestemmelse (KL). Ringsted kommune anvender de muligheder som Beskæftigelsesministeriets Cirkulære nr. 9471 af 30/06/2014 om arbejdsklausuler i offentlige kontrakter i paragraf 8 og tilhørende vejledning (Vejledning til cirkulære om arbejdsklausuler i offentlige kontrakter af 30/06/2014), giver adgang til. Cirkulæret udmønter ILO-konvention nr. 94 i dansk ret. I henhold til lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997, gælder det, at kommunen ikke må antage et tilbud fra en tilbudsgiver, som har ubetalt forfalden gæld til det offentlige, der overstiger 100.000 kr. Endvidere skal kommunen kræve, at tilbudsgiver afgiver en tro og loveerklæring på, i hvilket omfang tilbudsgiveren har en sådan gæld. Kommunens leverandører skal i holdhold til bekendtgørelse nr. 206 af 11 marts 2011 om elektronisk afregning med offentlige myndigheder sende regninger til kommunen i et elektronisk format, der er læseligt for kommunens fakturerings- og økonomisystem. I henhold til LOV nr. 1244 af 18/12/2012 kan kommunen ikke forlange længere betalingsbetingelser end 30 dage netto. Udbuds typer EU udbud: Alle varer og tjenesteydelser som har en omsætning i kontraktperioden (tærskelværdi) på mere end kr. 1.541.715 (2014) skal udbydes efter udbudsdirektivets regler, for Bygge og anlægsarbejder er tærskelværdien kr. 38.624.809 (2014). Ringsted Kommune vil bruge flest ressourcer på de udbud, hvor der forventes at være et reelt økonomisk rationale for kommunen. Ved EU-udbud kan tildelingskriteriet økonomisk mest fordelagtige tilbud eller Laveste pris benyttes. Det vil i det enkelte udbud komme an på en konkret vurdering, hvilket af tildelingskriterierne der er mest hensigtsmæssigt i det enkelte udbud. Når tildelingskriteriet økonomisk mest fordelagtige tilbud benyttes, kan følgende underkriterier fx bruges økonomi/pris, kvalitet, service, leveringsbetingelser, faglighed, miljø, sociale klausuler mv. underkriterierne tildeles en procentvis vægt som er proportionelt med omfanget af ønsker. Annonceret udbud: Alle varer og tjenesteydelser som har en omsætning (tærskelværdi) på mellem kr. 500.000 og kr. 1.541.715 (2014) skal annonceres (i henhold til Tilbudsloven, hvis de er omfattet af denne). Samme tildelingskriterier som ved EU-udbud benyttes, dog uden krav om fastsættelse af den procentvise vægtning. Konkurrenceudsættelse: Er tærskelværdien under kr. 500.000 skal man sikre økonomisk ansvarlighed og sikre gennemsigtighed og ligebehandling, hvilket i praksis også betyder et behov for konkurrence. Dette kan ske ved indgåelse af samhandelsaftaler. En samhandelsaftale er at sidestille med en kontrakt, hvor forhold som leverancer, betalingsbetingelser og ikke mindst sociale klausuler er beskrevet. 2
Enkeltindkøb: I forbindelse med enkeltindkøb der ikke er dækket af de indgåede rammeaftaler, og som hverken er omfattet af EU-direktivets tærskelværdier eller af tilbudsloven, skal der indhentes mindst 3 samtidige og af hinanden uafhængige tilbud, for at udvise konkurrence. Indkøbsaftaler Fælles indkøbsaftaler indgås som rammeaftaler, medmindre der er tale om et engangsindkøb eller bygge og anlægsarbejder. De indgås for en given periode (2-7 år alt efter typen af det udbudte samt kompleksiteten), med en eller flere leverandører for hvert vare- /tjenesteydelsesområde. Det betyder at kommunen i kontraktperioden og inden for rammeaftalens vilkår og fastsatte priser har mulighed for at indkøbe de varer og ydelser, der er omfattet af aftalen. I relation til tjenesteydelseskontrakter skal det udbudsansvarlige Center, institution eller afdeling efter indgåelsen af kontrakten udpege en kontraktansvarlig, der kan styre og rådgive kommunens Centre og institutioner m.fl. om brugen af rammeaftalen. Centre og institutioner kan ikke indgå indkøbsaftaler uden at Ringsted Kommunes indkøbsfunktion inddrages. Der tages initiativ til, at der i samarbejde med Centrene/institutionerne indgås skriftlige aftaler indenfor flest mulige indkøbsområder. Af hensyn til effekten af de indgåede fælles aftaler, skal aftalerne anvendes af alle indkøbere. Finansiering, leasing og afbetaling mv. Ønsker et Center/institution at indgå en leje- eller leasingkontrakt (huslejeaftaler undtaget), skal denne godkendes af Ressourcecentret, herunder efterleve de lokale finansielle strategier og retningslinjer i kommunen. Professionelt indkøb Ringsted Kommune arbejder ud fra et strategisk perspektiv. Med dette forstås, at der løbende analyseres og optimeres på sortiment og leverandører. Det operationelle indkøb foretages decentralt, men Ressourcecentret har ansvaret for at det decentrale indkøb kan foretages på en rationel og effektiv måde. Kommunens indkøb af varer og tjenesteydelser foretages ud fra forretningsmæssige principper og efter gældende regler for offentlige indkøb. Som en markant indkøber i nærområdet, har Kommunen en vigtig rolle at spille. Derfor etableres og udbydes indkøbsaftaler, som både sikrer Kommunen en god økonomi, men som også udvikles i tæt samarbejde med det lokale erhvervsliv. Kommunen ønsker en løbende dialog med sine leverandører med henblik på at klargøre hensigter, effektivisere indkøbsprocesser og øge leverandørens bevidsthed omkring miljø og socialt engagement. Desuden arbejdes der på: At indgå eller tilslutte os indkøbsaftaler på flest mulige indkøbsområder (Se også afsnit fællesoffentlige samarbejder) At standardisere og substituere inden for de enkelte indkøbsområder At sikre betalingsbetingelser for alle leverandører At reducere antallet af leverandører på områder, hvor spredningen er utilsigtet stor At princippet om tilstrækkelighed varetages, så der ikke indkøbes varer eller tjenester af en bedre kvalitet end nødvendigt 3
At TOC (Total Cost of Ownership en vares samlede omkostning) inddrages i de udbud hvor det findes relevant Samfundsansvar - CSR CSR - Corporate Social Responsibility, er betegnelsen for virksomhedens sociale ansvar eller samfundsansvar. Kommunen har både rollen som myndighed og arbejdsgiver. Som myndighed er der en særlig forpligtelse til at inddrage det omgivende samfund i at løfte det sociale ansvar og som arbejdsgiver medvirke til at sikre, at det sker. Kommunen vil udvise samfundsansvar ved at indskrive betingelser om uddannelse, arbejdsvilkår og de vanskeligt stillede når kommunen udbyder tjenesteydelser og bygge- og anlægsopgaver. Når Kommunen selv gennemfører udbud, vil der altid blive stillet krav om arbejdsklausuler. Sociale klausuler skal benyttes i omfang og metode, således at det afspejler samfundsudviklingen. Sociale klausuler skal være afbalanceret i forhold til den udbudte opgave, dvs., at der skal være en reel mulighed for, at leverandøren kan løfte de sociale hensyn. Fælles for arbejdsklausuler og sociale klausuler er at de ikke må stride imod EU-rettens ligebehandlingsprincip og diskriminationsforbud. Ringsted Kommune ønsker at den enkelte virksomhed er socialt ansvarlig og stiller derfor krav om, at de virksomheder som kommunen handler med har en CSR profil. Der er ikke formkrav til virksomhedens CSR profil. Uddannelse Kommunen ønsker at så mange som muligt får mulighed for at gennemføre en uddannelse. Kommunen vil arbejde efter, at så mange som muligt får mulighed for at starte, fortsætte eller afslutte deres uddannelse for aktiviteter, der udbydes af Kommunen. Kommunen vil føre dialog med leverandører om uddannelse og oprettelsen af lære- og praktikpladser. Dialogen føres også med vores omgivelser i øvrigt, bl.a. uddannelsesinstitutionerne, arbejdsgiverne og deres repræsentanter, fagforbund mv. Dialog og partnerskaber er Kommunens førsteprioritet i forhold til uddannelse. Kravene til uddannelse afgøres fra udbud til udbud, og der kan i udvalgte udbud stilles konkrete krav i kontrakten til oprettelse og/eller videreførelse af lære- og praktikpladser. Arbejdsklausuler løn og arbejdsforhold Kommunen ønsker at de muligheder for kommunale myndigheder, som Beskæftigelsesministeriets cirkulære om arbejdsklausuler i offentlige kontrakter af 12. juni 2014 og tilhørende vejledning giver adgang til, følges fuldt ud. Det indebærer, at ansatte hos leverandører og dennes underleverandører, der udfører opgaver for Kommunen, ikke har ansættelsesvilkår, der er mindre gunstige end dem, der gælder for arbejde af samme art inden for vedkommende fag eller industri på den egn, hvor arbejdet udføres. Kommunen ønsker at kunne foretage kontrol af om bestemmelserne om arbejdsklausuler overholdes. Leverandøren skal derfor til enhver tid kunne dokumentere overfor Kommunen, at arbejdet udføres i overensstemmelse med kommunens arbejdsklausul. Dette gælder også for eventuelle underleverandører. Anvendelse af arbejdsklausuler, leverandørens kædeansvar og adgangen til at kontrollere disse, vil være indarbejdet i kontrakten (fx konkrete dokumentationskrav og misligholdelsesbestemmelser m.v.), og er en fast del af Kommunens praksis, når der indgås kontrakter. 4
Såfremt leverandøren ikke overholder de forpligtigelser der flyder af kontrakten træder de almindelige misligholdelsesbestemmelser i kontrakten i kraft. Sociale klausuler socialt ansvar Ud over muligheden for at gøre brug af arbejdsklausuler, vil Kommunen føre dialog med relevante leverandører om muligheden for at løfte et socialt ansvar for borgere, der ikke kan være ansat på normale vilkår. Omfanget af dialogen er naturligt betinget af omfanget af kontrakten, og der vil blive foretaget en konkret vurdering fra gang til gang. Kommunen vil være behjælpelig med at oplyse om virksomhedens muligheder for at løfte et socialt ansvar, herunder muligheder for støtte, værktøjer, inddragelse af erfaringer mv. Ringsted Kommune vil være behjælpelige med at formidle kontakt mellem virksomhedsservice i kommunens Jobcenter og leverandørerne, for gennemgang af mulighederne for at indgå et samarbejde med Jobcenteret. Oversigt over de forskellige klausuler i forhold til udbudstype: Område Bygge og anlæg samt vedligehold af bygninger Varer og tjenesteydelser udbud Samhandelsaftaler (små aftaler uden udbud) FUS og SKI udbud CSR profil Krav Krav over 500.000 kr. Mulighed (efterspørges) Krav Elever og lærlinge Partnerskab. F.eks. Dansk byggeri og erhvervsskoler Indskrives i kontrakter som har en kontraktværdi på over 5 mio. kr. Ingen Ikke muligt Anden CSR Krav om aftale om partnerskab med Jobcenter, dog frivilligt hvor meget aftalen benyttes Krav om partnerskab med jobcenter. Ved udbud med en kontraktværdi over 1,5 mio. kr. indskrives krav om f.eks. pladser til løntilskud m.fl. Krav om aftale om partnerskab med Jobcenter, dog frivilligt hvor meget aftalen benyttes Ikke muligt Arbejdsklausul ILO94 ILO94 ved tjenesteydelser Ingen krav noteres om virksomheden ønsker at overholde ILO94 ILO94 Opfølgning og kontrol Der vil hvert år blive udarbejdet en skriftlig opfølgning på arbejdsklausuler og sociale klausuler til Byrådet. På områder hvor der er partnerskab, vil det ske i samarbejde med partnerne. Den enkelte kontraktholder i Ringsted Kommune, er ansvarlig for at sikre opfølgning og efterlevelse af de klausuler, som er indskrevet i det enkelte udbud/kontrakt. 5
Kommunen vil hvert år udarbejde en skriftlig opfølgning på arbejdsklausuler og sociale klausuler, kontrollen vil blive fortaget af de personer som har den daglige kontakt med kontraktområdet. På områder hvor der er partnerskab, vil det ske i samarbejde med partnerne. Der vil bl.a. blive foretaget kontrol i tilfælde hvor en leverandør tildeles en stor kontakt - fx opførelse af en ny skole, hvis kommunen modtager en henvendelse om at forholdene ikke er i orden hos en leverandør, eller hvis Kommunen selv har begrundet mistanke. Kommunen vil løbende, i forbindelse med kontrollen, være i kontakt med erhvervslivet, faglige organisationer og arbejdsgiverforeninger mv., for at kunne udføre kontrollen i de tilfælde, hvor Kommunen ikke selv har de nødvendige oplysninger til rådighed. Miljø Ringsted Kommune arbejder under hensyntagen til de økonomiske konsekvenser løbende på at nedbringe ressourceforbruget, fx energi-, brændstof eller vandforbrug under produktion og anvendelse af produktet, og minimere miljøpåvirkninger, herunder særligt CO2-belastningen. Der lægges vægt på, at varer og materialer er fremstillet og distribueret på en optimal miljøvenlig måde, således miljøet belastes mindst muligt ved brug, ligesom bortskaffelse skal kunne ske ud fra bæredygtige principper. Ringsted Kommune inddrager i relevant omfang bæredygtighed og specifikke miljøkrav, som ikke strider mod gældende ret, typisk kan der sættes højere miljøkrav ved varekøb og ved materialer til bygge- og anlægsopgaver. I Ringsted Kommune inddrages Teknik og Miljøcenter, i de udbud/kontrakter, hvor der konkret skal vurderes en miljømæssig effekt, således at det fagligt kan påvises at et miljøkrav har en reel virkning. Leverandører og erhvervslivet Ringsted Kommune lægger vægt på seriøse og dynamiske samarbejdsrelationer med professionelle og konkurrencedygtige leverandører. Samarbejdet skal bære præg af hæderlighed og professionalisme, og der skal herske åbenhed og fortrolighed mellem parterne. Kommunen vil behandle alle leverandører, eksisterende som potentielle, med baggrund i ligebehandling, gennemsigtighed og saglighed. Ingen leverandør må forhindres i at afgive tilbud ud fra ikke saglige krav. Lokale leverandører konkurrerer på lige fod med alle andre leverandører. Ringsted Kommune er klar over at især mindre leverandører, kan have svært ved at byde på en komplet opgaveløsning hos en offentlig myndighed. For at sikre at leverandørerne har kendskab til reglerne og lovningen omkring offentlige udbud, vil Ringsted Kommune afholde kurser hvor reglerne gennemgås. På kurserne vil leverandører med interesse for at handle med det offentlige, få kendskab til hvilke krav der konkret stilles til et offentligt udbud. Kurserne har også til hensigt at bidrage til en øget professionalisering i relation til konkurrenceudsættelser generelt, og dermed forbedret konkurrence evne for især de mindre virksomheder i lokalområdet. Inden for lovgivningens rammer er der mulighed for at medinddrage hensynet til små og mellemstore virksomheder. Udbud kan designes, således at 6
de mindre tilbudsgivere også har mulighed for at byde ind. Dette kan gøres enten ved at opdele udbuddet i flere delaftaler eller udbyde mindre dele/lokaliteter. Der vil særligt i forbindelse med tjenesteydelser og bygge-/anlægsopgaver være mulighed for at udbyde mindre delaftaler, og hermed sikre, at små og mellem- store virksomheder kan være konkurrencedygtige tilbudsgivere. En væsentlig del af Kommunens erhvervssegment består af netop de små og mellemstore virksomheder. Ved derfor at designe udbuddet så disse kan byde ind, tilgodeser man også Kommunens virksomheder og medvirker til innovation. Fællesoffentlige samarbejder Effektivisering af arbejdsgangene og stordriftsfordele kan i endnu højere grad opnås ved, at kommunerne laver udbud i fællesskab. Indkøbsvolumen øges, og arbejdsbelastningen minimeres for alle de kommuner som ikke driver udbuddet. Fællesudbud medfører som altovervejende hovedregel ikke, at kommunen afgiver deres selvstændige kompetence, da fællesudbud fortsat vil medføre, at der indgås kontrakt i hver enkelt kommune, samt at relevante fagpersoner fortsat inddrages i arbejdet. Ringsted Kommune vil derfor arbejde på, at oplagte områder, særligt varekøb og tjenesteydelser, udbydes sammen med andre kommuner. Ringsted Kommune har i dag (2014) samarbejde omkring udbud og indkøb med følgende samarbejdspartnere: FUS (Fællesudbud Sjælland 16 kommunen i Region Sjælland) SKI (Statens og Kommunens Indkøbs Service) OS2 (Fællesoffentligt digitaliserings samarbejde) IT-klynge (IT samarbejde mellem 14 kommuner i Region Sjælland) FK29 (IT indkøbssamarbejde mellem 29 kommuner i Danmark) FM (Statens Indkøb) Sorø Kommune Sorø Kommune og Ringsted Kommune har et meget tæt samarbejde på indkøbsområdet. Det betyder i praksis, at de to kommuner samarbejder om gennemførelse af udbud og implementering samt ikke mindst kontrol og opfølgning. Brugerinddragelse I forbindelse med egne udbud og indgåelse af indkøbsaftaler på større områder nedsætter Indkøbssamarbejdet Sorø/Ringsted, i samarbejde med institutioner/afdelinger/centre brugergrupper. Brugergrupperne består af medarbejdere med særlige faglige kompetencer, erfaringer eller interesser i relation til det pågældende produktområde eller opgave og, hvor relevant, personer med særlig viden om f.eks. arbejdsmiljø eller miljø. Brugergruppens opgaver er at: Deltage i udarbejdelsen af kravspecifikationer. Deltage i vurderingen af de indkomne tilbud. Deltage i udvælgelsen af kommende leverandører. Deltage i løbende evaluering af de indgåede aftaler. Deltage i risikovurdering. Inddragelsen skal sikre at de krav som sættes fagligt til udbuddet, stemmer overens med de konkrete behov som skal opfyldes i organisationen. 7
I forbindelse med udbud gennemført af en af de fællesoffentlige samarbejder, inddrages relevante faglige medarbejdere, til at kvalitetssikre og kommenter på udbudsmaterialet inden offentliggørelse. Ved enhver form for udbud, skal relevante faglige medarbejdere altid inddrages. Dette gælder både i forhold til kravspecifikationen men også i særdeleshed i forhold til implementering af det enkelte udbud. Udlicitering Ved overvejelser om udlicitering, vil Direktionen altid være tovholder, og sikre en proces hvor medarbejdere inddrages og hvor MED-aftalen overholdes. Ved udbud af større serviceområderne skal der som udgangspunkt altid afgives et kontrolbud. Direktionen vil i hvert udbud konkret tage stilling til omfanget af kontrolbud. Kontrolbuddet på driftsopgaver udarbejdes som en full cost beregning, i forhold til Indenrigsministeriets vejledning, hvor alle omkostninger indregnes, så det kan sammenlignes direkte med de private tilbud. Ved kontrolbud sikres det, at der i forbindelse med kontrolbuddet altid er fuld og indskærpet adskillelse mellem de personer i en afdeling eller institution som afgiver kontrolbud og de personer, der foretager udbuddet. 8