Styregruppemøde Niels Bohrs Allé Mødedato 16. december 2014 Starttidspunkt 10:00 Sluttidspunkt 12:00 Afdeling/enhed Ledelsessekretariatet Dokumentnavn Referat Dokumentnummer Arbejdsområde Referent SKR Deltagere: Erik Knudsen, Christian Jansson, Ulla Mulbjerg, Carsten Vikkelsøe, Ambrosia Hansen, Helle Ravn, Jens Erik Bech, Ib Valdemar Nielsen, Niels Ibsgaard, Sine Rudfeld (referent) 1. Projektstatus Totalrådgiver indleder Styregruppemødet med en kort status / orientering om: Projektforløbet / projektstade Hovedtidsplan / projektforløb / beslutninger Rammebudget / prioriteringer Problemfelter / interessekonflikter Dette punkt udgår, idet det er dækket af den efterfølgende gennemgang af projektforslag og tidsplan. 2. Fremlæggelse af projektforslag Med baggrund i dispositionsforslag godkendt 10. november 2014 har totalrådgiver Cubo Arkitekter a/s, landskabsarkitekt Preben Skårup og rådgivende ingeniør Søren Jensen, efter afholdelse af brugerudvalgsmøder og en række bilaterale møder vedrørende de enkelte uddannelser / funktioner, samt efter indledende myndighedsbehandling udarbejdet et projektforslag med tilhørende opdatering af rammebudgettet. På mødet vil projektansvarlig Ib Valdemar Nielsen Cubo a/s og projektleder Niels Ibsgaard Søren Jensen a/s fremlægge projektforslaget og dertilhørende økonomi. Det fremlagte projektforslag vil inkludere et udvidet dispositionsforslag for både en ny bygning for radiograferne og forslag til placering af fitnessrum, Projektforslaget for disse områder færdiggøres frem mod 20. januar 2015, hvor det samlede projektforslag afsluttes og forventes godkendt på styregruppemøde. Radiografernes bygning er for nuværende (og i projektforslaget) efter UCLs ønske placeret syd for hovedstrøget. Denne placering afventer dog fortsat drøftelse med Odense side 1/6
Kommune, som har udmeldt, at bygningen skal placeres indenfor lokalplanens byggefelt, hvilket medfører, at den placeres nord for hovedstrøget.. 2.1 Indstilling: Det indstilles, at styregruppen drøfter det samlede projektforslag med tilhørende økonomiske dispositioner, samt afstemmer argumenter for placering af radiografernes bygning. Eventuelle konklusioner vil blive indarbejdet i projektforslaget inden 20. januar 2015, hvor det vil blive fremlagt til endelig godkendelse af styregruppen. På baggrund af udleveret designmanual fremlagdes projektforslaget, der ligeledes er uploadet på Byggeweb summarisk, med fokus på justeringer / opdateringer efter dispositionsforslaget. Indledningsvis blev det præciseret af Totalrådgiver, at placering og detaljering af ny bygning til radiografer ikke var endelig afklaret, at placering af IT / Datacenter i nordfløj burde revurderes, samt at omfang af Fitness og dagrenovation ligeledes ikke er afklaret i relation til brugerkrav / ønsker, og derfor fremstår på Dispositionsforslagsniveau. Følgende blev drøftet og besluttet af styregruppen: Vejarmaturer flyttes til midten af vejen mellem nord- og sydfløj, således at facaderne belyses. Det undersøges, hvorledes der kan sikres ekstra facadelys mellem fingrene på sydfløjen, således at der er tilstrækkelig belysning om natten til, at overvågningskameraerne er fuldt funktionsdygtige. De eksisterende lamper i campusgaden i sydfløjen demonteres og bruges i fingrene, hvor der måtte mangle (dvs. i stueplan i blok E samt i alle trapperum). Lamper i gaden erstattes med lamper på s. 13 i designmanual (lamperne fordeles over loftsarealet, så de ikke sidder i én række). Der tages særlighøjde for styring af belysning de steder, hvor der ikke er dagslysindfald. Samtlige nicher i gangarealerne er gennemgået og kodet alt efter den enkelte niches konkrete indretning (jf. designmanual). Der er af brandmyndigheder givet tilladelse til i et begrænset omfang at benytte sikkerhedsglas i nogle nicher. Der skal benyttes BD30-glas, hvis det placeres mellem fx to teorilokaler. Omfang og placering af glas er afstemt med brugerne. Af hensyn til brandmyndigheder placeres garderobenicher udelukkende i teorilokaler, mens sofaer i gangnicher beklædes med brandhæmmende betræk. Der er prismæssigt regnet med lockers i stueplan (til de studerende). Det skal drøftes mere indgående, hvorvidt dette skal inkluderes andre steder. Det er aftalt at undersøge, hvad en digital løsning (aflåsning) koster (ift. lockers). side 2/6
Gulv (Alta skifer) på campusgaden i sydfløjen bibeholdes. Alle andre steder i sydfløjen frembringes / renoveres eksisterende Dafoleum gulv under linoleum- / vinylbelægninger. I auditorier etableres gummigulve. I enkelte rum. f.eks. til videokonference etableres tæppebelægning. I hele nordfløjen udlægges flydende gummibelægning. Det etableres nye akustikregulerende træbetonlofter i både nordfløj og sydfløj. Alle ventilationsinstallationer placeres i teorilokaler i sydfløjen, således at gangarealet holdes frit. Det undersøges, hvorledes man bedst muligt sikrer det æstetiske udtryk ved ensartet maling af rør, loft o.l. Lysarmaturer i teorilokaler bibeholdes. Træværkstedet i nordfløjen overvejes bibeholdt, samtidig med fastholdelse af pedellers værksted under festsalen i sydfløjen. (efter styregruppemødet har totalrådgiver konstateret, at træværkstedet er omgivet af tidligere ydervægge, og dermed bedre støjisoleret end forudsat). Den økonomiske oversigt er inddelt i hhv. nordfløj, sydfløj, radiograf og fitness, samt opdelt på hvert enkelt fag. De uforudsete udgifter fastholdes til 10% af det samlede budget, mens omkostninger til etablering af byggeplads sænkes fra 5% til 3,5%, efter en verificering af driftsomkostningerne forbundet hermed. Således ender økonomien på 252.378.597 kr., hvilket er meget tæt på det budgetterede. Dette beløb er det, der dækker over de nuværende beskrivelser og tegninger. Når projektet nærmer sig start, og der er overblik over tilbud på de forskellige fagentrepriser, skal der tages stilling til eventuelle til- og fravalg. Totalrådgiver udarbejder en liste over mulige valg i detailfasen. Efter styregruppemødet fremhævede totalrådgiver, at rammebudgettet selvfølgelig, som anført i projektforslaget, vil blive indekseret svarende til byggeomkostningsindekset pr. 1. juli 2015 (forventet ca. 1,1 %) Efter gennemgang af projektforslaget er følgende punkter fortsat udestående: Radiografbygning er fortsat på dispositionsforslagsniveau, inkl. økonomisk overslag. Følgende skal afklares: Placering, idet den ønskede placering overskrider lokalplan med 10-12 meter. Uddannelsens accept af investering ifm. udskiftning samt eventuel ombygning af scannerrum (hvis ikke der på nuværende tidspunkt indgås samarbejde med scanner-leverandør, er der risiko for, at bygning skal bygges om for 1 mio. kr. på et senere tidspunkt). Placering/indretning af datacenter i nordfløjen. Skal afklares inden 20. januar 2015. side 3/6
Renovationsafdeling: Idet det kan koste over 500.000 kr. at lave mobilt sug for dagrenovation, vil det være fordelagtigt med et separat renovationsrum i stedet. Dette afklares med Odense Renovation. Fitness, som for nuværende ligger på dispositionsforslagsniveau med et økonomisk overslag på ca. 640.000 kr. (inkl. ventilation). Der er foreslået et område, der blev disponibelt efter omplacering af radiograferne. Området er ca. 135 kvm., og det er muligt at få dagslys ind. Omklædning er for nuværende placeret i den modsatte ende. Eventuelt samarbejde med Odense Vandcenter ift. udvendig kloakering (regn- og spildevand). Der mangler bekræftelse på, at de vil indgå samarbejde. Handlingspunkter Ansvarlig Deadlinedato Undersøgelse af mulig belysning mellem fingrene i sydfløjen, således at der sikres oplysning til overvågningskameraer CUBO Undersøgelse af mulig placering af lockers, garderobe o.l. i nordfløjen (der skal være et locker pr. medarbejder) CUBO Omfang af bygherreleverance og intern økonomi, særligt i forhold til grænsefladenotat ULMR, SKRU, HERA, CHJA, Totalrådgiver Snarest Afklaring ift. renovationsafdeling samt udvendig kloakering Cubo Udarbejdelse af til- og fravalgsliste i detailfaseplanlægning. CUBO Afklaring ift. kantinens kapacitet på 1000 personer. Afklaring af muligheder ift. kommunens beslutning om placering af radiograf-bygning CHJA + Cubo ERKN Afklaring af behov for ekstra dør i 25 store teorilokaler for evt. mulig underopdeling, afhængig af holdstørrelser ULRM, HERA, Totalrådgiver Snarest 3. Oplæg til annoncering af EU-udbud Totalrådgiver fremlægger forslag til annoncering af EU-udbud, herunder den udbudsstrategi, der foreslås vedtaget efter møde mellem totalrådgiver, advokat, bygherre, bygherrerådgiver og teknisk chef, samt kriterier for udvælgelse ifm. prækvalifikation. Der er desuden i samarbejde mellem totalrådgivers projektleder og advokat udarbejdet et udkast til udbudsplan/-strategi og i den forbindelse et udkast til orientering til ministeriet. Sidstnævnte skyldes det faktum, at der lægges op til et samlet udbud, i stedet for de i aktstykket nævnte to udbud (for hhv. nybygning og renovering). Baggrunden herfor er følgende: side 4/6
Det forventes, at der er væsentlige besparelser at hente i at udbyde i de enkelte fagligt sammensatte / hensigtsmæssige entrepriser. Synergien i og styringen af udførelsen af projektet som helhed øges ved at opdele arbejdet i fagligt sammensatte / hensigtsmæssige entrepriser. 3.1 Indstilling: Det indstilles, at styregruppen godkender udbudsstrategi og plan for udbudsforløbet. Udgangspunktet for en eventuel kombinationsevaluering er, at formalia skal være overholdt. Der er ikke umiddelbart noget i vejen for, at entreprenører kan byde på flere fag. Totalrådgiver kontakter advokat Jeppe Lefevre for endelig afklaring af "Kombinationsevaluering" af tilbud (fagentreprenører kan byde på flere entrepriser) Udvælgelseskriteriet er den laveste pris, idet entreprenører ved prækvalificering vurderes ift. teknisk kapacitet, økonomi osv. Al annoncering kommer på byggeweb. Handlingspunkter Ansvarlig Deadlinedato 4. Tidsplan og kommende aktiviteter På mødet fremlægger projektleder Niels Ibsgaard: Evt. ajourføring af hovedtidsplanen Detailplan med særlig fokus på den sidste periode af projektforslagsfasen frem mod endelig godkendelse d. 20. januar 2015. Kort orientering om udbudsforløbet frem til udvælgelse af entreprenører samt opstart af byggefasen. Granskning af Projektforslag afsluttes 7. januar på møde mellem totalrådgiver, Jens Erik Bech, Helle Ravn. Derefter tilrettes forslaget til endelig aflevering på styregruppemøde 20. januar 2015. Radiografbygningen er en selvstændig aflevering ved siden af det resterende byggeri. side 5/6
Annoncering af entrepriseudbud (Udbudsbekendtgørelsen) blevet skubbet til 26. januar 2015, pga. orientering til ministeriet. Nedbrydning påbegyndes 3. august 2015, resten 10. august. Bestyrelsen inddrages, når licitationsforslaget foreligger. Det budget, der vedtages i forbindelse med projektforslaget, skal godkendes af bestyrelsen. Data-centeret forventes færdig ca. 1. marts 2016, således at der kan installeres udstyr, så bygningen er klar til drift 1. august. Det er en ambitiøs tidsplan, både i forhold til byggeri og indflytning af løst inventar, men der er selvfølgelig en klar tro på, at det kan lade sig gøre. Efter 20. januar 2015, når der er bundet en endelig sløjfe på projektforslaget, kan det fra UCL s side overvejes, hvorvidt der skal udtænkes en plan i forhold til eventuelle usikkerheder i forbindelse med indflytning i 2016. Handlingspunkter Ansvarlig Deadlinedato side 6/6