Sprogguide Sådan skriver vi i Holbæk Kommune Tips og gode råd Februar 2009
Indhold Formål... 3 Retningslinjer for den gode tekst... 4 Skriv klart og præcist...5 Skriv konkret...6 Skriv kort...7 Skriv i aktiv form...8 Undgå papirklicheer...9 Undgå sætningsord...10 Undgå unødige fagudtryk og fremmedord...11 Undgå, at den samlede tekst har et for højt lixtal...12 Sprogregler Komma...14 Forkortelser...17 I ét eller to ord?...18 Stort eller lille begyndelsesbogstav...19 Du eller De?...20 Tal og tegn...21
Sådan skriver vi i Holbæk Kommune Formål Vellykket kommunikation er, når modtager og afsender forstår hinanden. Og en af forudsætningerne for en vellykket kommunikation er et godt sprog. Formålet med at have en sprogguide i Holbæk Kommune er, at vi kan skrive i et sprog, som modtageren let kan forstå. Vi skal forsøge ikke at skræmme vores læsere væk ved at skrive i et stift og abstrakt sprog, der er præget af en alvorlig og formel tone. Vi skal skrive sagligt og faktuelt, men på en vedkommende måde. Med andre ord skal vi mindske afstanden mellem tekst og læser mellem afsender og modtager. På den måde bliver vores tekster læst og ikke mindst forstået. 3
Sådan skriver vi i Holbæk Kommune Retningslinjer for den gode tekst Når vi skal skrive en vedkommende og letforståelig tekst, har vi flere forskellige værktøjer, vi kan bruge. Nedenfor kan du læse fire gode råd til, hvad du skal gøre, for at din tekst bliver konkret og forståelig for din læser, og fire gode råd til, hvad du ikke skal gøre. Du kan lave en god tekst ved at skrive: 1. klart og præcist 2. konkret 3. kort 4. i aktiv form Du kan lave en god tekst ved at undgå: 1. papirklicheer 2. sætningsord 3. unødige fagudtryk og fremmedord 4. at din tekst har et for højt lixtal 4
Skriv klart og præcist Begynd din tekst med hovedkonklusionen. Budskabet skal altid være først i en tekst, efterfulgt af opfølgende oplysninger og til sidst baggrund og formalia. På den måde har din læser mulighed for hurtigt at danne sig et overblik over tekstens budskab. Skriv ikke: Hvert år rammes cirka 20.000 danskere af demens, heriblandt Alzheimers sygdom. Der er ingen effektiv behandling af sygdommen, og dens årsag kendes ikke. Der forskes i at komme årsagen til sygdommen nærmere, og i x gennemfører vi derfor en undersøgelse, hvor vi ønsker deltagelse fra patienter og pårørende. Skriv i stedet: I x gennemfører vi netop nu en undersøgelse om Alzheimers sygdom. Og vi håber, at du og dine pårørende vil deltage. Formålet er at blive klogere på årsagen til sygdommen. Alzheimers sygdom er en af de demenssygdomme, som hvert år rammer 20.000 danskere. Der er i øjeblikket ingen effektiv behandling mod sygdommen. 5
Skriv konkret En måde at gøre en tekst forståelig og vedkommende på er at skrive konkret og ikke abstrakt. Du kan skrive konkret ved at være så præcis som muligt. vis er det bedre at skrive indkøb af haveskovle i stedet for indkøb af haveredskaber, hvis det nu engang er skovle, der skal købes ind. Abstraktionstigen redskab graveredskab graveredskab til haven skovl Skriv ikke: Hovedindstilling:... at udvalgene drøfter materialet og fremsender indstilling til byrådet via Økonomiudvalget, hvis styringsinformationen giver anledning til overvejelser omkring sammenhængen mellem opfyldelse af servicemålene og servicekvaliteterne og budgettet afsat til formålet Skriv i stedet: Hovedindstilling:... at udvalgene drøfter styringsinformationerne. Udvalgene skal vurdere, om der er sammenhæng mellem servicemål og -kvaliteter og det budget, der er sat af til formålet. Hvis ikke, skal udvalget indstille det til byrådet via Økonomiudvalget. 6
Skriv kort At korte i en tekst og skære den ind til benet kan være en svær, men nødvendig, øvelse. Lange udredninger gør det svært for læseren at få overblik over, hvad der er tekstens vigtigste budskaber. Ved at koge teksten ned til at rumme det allervigtigste giver du læseren en bedre forudsætning for hurtigt at sætte sig ind i og forstå teksten. Skriv ikke: Det vurderes, at såfremt Ældrecentret Rosenvænget pålægges udgiften (samt den fremtidige forpligtelse) ved istandsættelse af den private fællesvej Elvigvej, kan det skabe forventning om og præcedens for - at vedligeholdelsespligten for andre private fællesveje, hvortil der er vejadgang fra en kommunalt drevet institution, også i disse tilfælde alene pålægges institutionen. Skriv i stedet: Hvis Ældrecentret Rosenvænget nu og fremover skal betale vedligeholdelse af Elsigvej, kan det danne præcedens i lignende sager. Det betyder, at andre kommunale institutioner med vejadgang fra privat fællesvej kan komme til at stå alene med udgiften til vedligeholdelse af vejen. 7
Skriv i aktiv form Når du bruger den passive form i en tekst, giver du teksten en abstrakt og formel tone, som eksempelvis: Det påregnes, at... Hvis du i stedet skriver din tekst i aktiv form, gør du teksten langt mere konkret for læseren, og dermed mere forståelig. Du kan gøre din tekst mere aktiv og konkret ved at sætte en afsender eller modtager på. Hvis det er svært at sætte afsender eller modtager på, kan du i nogle tilfælde sætte ordet bliver foran det udsagnsord, du skal gøre aktivt. Skriv ikke: Forslaget behandles på mødet Det forventes, at kommunikationsafdelingen udbyder x antal webkurser i løbet af et år Der udarbejdes og modtages løbende målinger af Jobcenter Holbæks resultater Skriv i stedet: Udvalget behandler forslaget på mødet Kommunikationsafdelingen forventer at kunne udbyde x antal webkurser i løbet af et år Der bliver udarbejdet og modtaget løbende målinger af Jobcenter Holbæks resultater 8
Undgå papirklicheer For at mindske distancen mellem tekst og læser er det nødvendigt at rydde ud i ord, der giver teksten en meget alvorlig og formel tone. Ord som vi kalder papirklicheer. Det er ord som såfremt, således, endvidere og ydermere. Andre papirklicheer er ord, der bliver gjort unødigt formelle ved at putte et forholdsord på. Det kan være ord som bibeholde, fremsende, påbegynde og afholde. Ved at fjerne det lille forholdsord foran udsagnsordet bliver teksten straks mindre formel og dermed nemmere at gå til. Skriv ikke: Kommunikationen mellem det lokale og centrale niveau i kommunen sikres endvidere gennem kommunens hjemmeside, e-mails og skriftlige henvendelser... Såfremt der ikke er betalt rettidigt eller efter rykning... Du skal påbegynde arbejdet inden et år fra tilladelsens dato... Skriv i stedet: Kommunikationen mellem det lokale og centrale niveau i kommunen bliver også sikret gennem kommunens hjemmeside, e-mails og skriftlige henvendelser... Hvis betalingen ikke sker rettidigt, eller efter at der er blevet rykket... Du skal begynde arbejdet inden et år fra tilladelsens dato... 9
Undgå sætningsord Navneord lavet af udsagnsord hedder sætningsord. Det er ord, der typisk ender på -ing, -ning, -en, -else eller -ion, eksempelvis: foretagelse, udformning, orientering, anvendelse og koordination. Disse ord skal du så vidt muligt undgå at bruge, da de typisk giver teksten et præg af tunge og abstrakte formuleringer. Skriv ikke: Den på kortbilaget viste øvrige bebyggelse inden for delområdet forudsættes bibeholdt og vedligeholdt i overensstemmelse med bygningernes funktioner Byrådet kan meddele påbud om foretagelse af afhjælpende foranstaltninger Forinden kommunen kan træffe en afgørelse, skal der foretages en skriftlig orientering af naboerne Skriv i stedet: På kortbilaget kan du se den øvrige bebyggelse, der ligger inden for delområdet. Efter reglerne skal den være bevaret og vedligeholdt på en måde, så det stemmer overens med bygningens funktioner Byrådet kan påbyde, at der skal laves afhjælpende foranstaltninger Inden kommunen kan træffe en afgørelse, skal afdelingen orientere naboerne skriftligt 10
Undgå unødige fagudtryk og fremmedord Fremmedord og fagudtryk er typisk ord, der er fremmede for modtageren. I Holbæk Kommune vrimler det med både fremmedord og fagudtryk, fordi kommunen er sammensat af mange forskellige fagafdelinger. Problemet med fremmedord og fagudtryk er, at de kan forstyrre formidlingen til modtageren, da det langt fra er sikkert, at han eller hun kender til præcis de fagudtryk eller de fremmedord. Hvis det ikke er muligt at erstatte et fagudtryk, er det vigtigt at forklare det. Skriv ikke: Efter byrådet har godkendt forslaget, skal beslutningen implementeres i hele organisationen Teknik og Miljø har den 22. januar 2009 afgjort, at der ikke skal udarbejdes en VVM-redegørelse for et kystsikringsprojekt, som er etableret på ejendommen... Rammekontrakten på levering af personalefrugt til enheder og institutioner vil være gældende fra 1. april 2009... Skriv i stedet: Når byrådet har godkendt forslaget, skal ledere og medarbejdere gennemføre beslutningen i hele organisationen Teknik og Miljø har den 22. januar 2009 afgjort, at der ikke skal udarbejdes en VVM-redegørelse (vurdering af virkninger for miljøet) for et kystsikringsprojekt, som er etableret på ejendommen... Rammekontrakten på levering af personalefrugt til enheder og institutioner gælder fra 1. april 2009... En rammekontrakt er en aftale indgået mellem en ordregivende myndighed og en erhvervsdrivende. Den fastlægger de vigtigste regler, som skal gælde for en række enkeltkontrakter... 11
Undgå, at den samlede tekst har et for højt lixtal En måde hvorpå du kan måle, om din tekst er nem at læse, er ved at måle dens lixtal. Lix betyder læsbarhedsindeks. Jo mindre din teksts lixtal er, jo mere læsbar er den og omvendt. Et forbehold ved lix er dog, at det ikke siger noget om typografi og tekststørrelse, der også kan spille ind på tekstens læsbarhed. Lix tager heller ikke højde for læserens forudsætninger for at læse en tekst. Men det kan alligevel godt betale sig at måle lixtal, da det giver et fingerpeg om, hvor svær teksten er. En god, læsbar tekst har et lixtal på mellem 44 og 50. Du kan gøre din tekst mere læsbar ved at sætte flere punktummer og lave korte sætninger. Samtidig kan du lave kortere ord. Et langt ord i lixberegneren er på minimum syv bogstaver. Husk desuden, ikke at lave for mange indskudte sætninger. Du kan finde en lix-beregner på Kommunikationsafdelingens side på IntraWeb. Skriv ikke:... at byrådet godkender, at Bjergmarkkollegiet udlejer værelser/lejligheder til personale, der arbejder midlertidigt på sygehuset som del af et uddannelsesforløb eller i vikarjob. Udlejningen bør ske i form af tidsbestemte lejeaftaler for et kortere tidsrum, således at adgangen til at udleje til den berettigede personkreds bibeholdes. (lixtal= 62) 12
Skriv i stedet:... at byrådet godkender, at Bjergmarkkollegiet udlejer værelser/lejligheder til personale, der arbejder på Holbæk Sygehus under deres uddannelse eller som vikar. Udlejning sker ved lejeaftaler for et kortere tidsrum. På den måde kan kollegiet bevare muligheden for at leje ud til unge, der er under uddannelse eller har særlige behov. (lixtal= 47) 13
Komma Du kan vælge mellem to kommasystemer: grammatisk komma eller nyt komma. I Kommunikationsafdelingen bruger vi grammatisk komma, da det er det enkleste at vejlede i. Sådan sætter du et grammatisk komma Det er udsagnsleddet og grundleddet i en sætning, som styrer, hvor kommaet skal stå. 1. Du starter med at finde udsagnsleddet Udsagnsleddet er det ord i sætningen, der udtrykker en handling. Du kan finde udsagnsleddet ved at spørge om, hvad der sker. Manden løber og han når toget. Spørgsmål: Hvad sker? Svar: Løber og når er udsagnsled. 2. Dernæst finder du grundleddet Grundleddet er det led i sætningen, der udtrykker, hvem eller hvad der udfører handlingen. Du finder grundleddet ved at spørge om, hvem/ hvad der udfører handlingen. Manden løber og han når toget. Spørgsmål: Hvem/hvad løber? Svar: Manden og han er grundled. 14
3. Komma mellem hele sætninger Du skal sætte kommaet mellem hele sætninger. Det vil sige sætninger, som har både et udsagnsled og et grundled. Manden løber, og han når toget. 4. Der skal IKKE komma Når der kun er ét grundled i sætningen Manden løber og når toget. Komma foran at Der skal komma foran at, når ordet indleder en hel sætning med udsagnsled og grundled. Det ser ud til, at huset bliver stående. Der skal ikke komma foran at, når ordet ikke indleder en hel sætning. Huset ser ud til at blive stående. 15
Der skal aldrig komma foran at i en navnemåde som eksempelvis: at skrive at spise at blive Komma foran men Der skal altid komma foran men også selvom, ordet ikke indleder en hel sætning. Osten er gammel, men er ikke dårlig. Komma omkring indskudte sætninger Der skal komma omkring indskudte sætninger. Du kan kende en indskudt sætning ved, at den kan udelades, uden at sammenhængen bliver meningsløs. Huset, som ligger i Jylland, er rødt. 16
Forkortelser Undlad så vidt muligt at anvende forkortelser. De virker forstyrrende for læserytmen; særligt hvis du læser en tekst på en skærm. Hvis der er mangel på plads, kan det være nødvendigt at bruge de mest almindelige forkortelser som: For eksempel = f.eks. Blandt andet = bl.a. Cirka = ca. Den = d. Klokken = kl. Og så videre = osv. Et cetera = etc. 17
I ét eller to ord? Nogle ordforbindelser kan skrives i både ét eller to ord. Det gælder for eksempel inden for/indenfor og hjemme fra/hjemmefra. En huskeregel er, at du skal skrive i to ord, når der kommer noget bagefter. Han går inden for i huset. Men: Han gik indenfor. Der er dog tilfælde, hvor reglen ikke gælder, men du kommer ikke helt galt afsted, hvis du holder dig til den. 18
Stort eller lille begyndelsesbogstav? Navneord Du skal skrive navne på amtsråd, byråd, kommunalbestyrelser og lignende med stort. Holbæk Byråd eller Holbæk Kommune Men! Når du omtaler et byråd som byrådet eller Holbæk Kommune som kommunen, skal du skrive det med lille. Tiltaleord Du skal skrive du, dig, din, dine, jer, jeres med lille begyndelsesbogstav. Kun De, Dem, Deres og I skal du skrive med stort. 19
Du eller De? Når du skriver annoncer, breve eller mails, hvor kommunen er afsender, skal du tiltale modtageren med du/dig eller I/jer. Vi tiltaler ikke modtagere med De/Deres. Tilsvarende skal du omtale afsenderen (altså kommunen) som vi eller kommunen. Alternativt kan du skrive jeg, hvis du skriver et mere personligt brev. Undlad så vidt muligt at tiltale med man. Skriver du for eksempel vejledninger og lignende, gør det teksten mere personlig, hvis du tiltaler modtageren med du. 20
Tal og tegn Når vi skriver tal, er grundreglen, at tallene et til og med ti skal skrives ud med bogstaver. Alle tal over ti skrives med cifre. I regnestykker giver det dog mest mening at skrive tal mellem et og ti med cifre. En anden undtagelse er ved datoer. Vi skriver datoer mellem et og ti med cifre. Den 3. marts. Også tegn skrives som hovedregel med bogstaver. Det vil sige, at tegn som plus og procent ikke skrives med + og %, men med bogstaver. Igen er regnestykker en undtagelse, hvor det giver mest mening at lave tegnet i stedet for at skrive det med bogstaver. 21