Brugerudvalgsmøde 8. maj 2014 kl. 10 i Mødelokale E3 Referat Deltagere: Nicolai Haslund, studerende på Miljø og ressource management, formand for Beach Baren Rasmus Lind Hoel, studerende på Sociologi og Kulturanalyse Bjarne Kay, afdelingsleder, Teknisk service, Service byerne Afbud fra: Mathias Mathiasen, studerende på?, formand for De studerendes råd? Pia Rind Jakobsen, studerende på? Claus Trap Christensen, supportchef, It Service, Supportafdelingen Marianne Johansen, afdelingsleder, Studieservice Susanne Rønberg, betjent Jan Askebjerg, kontorbetjent Ane Line Søndergaard, campussekretær (referent) Rekruttering af flere studenterrepræsentanter Der er alt for få studenterrepræsentanter i Esbjergs brugerudvalg og hovedvægten ligger på studerende fra Miljø og ressource management og Sociologi og Kulturanalyse. Der er indtil videre ingen interesse fra studerende på Erhvervsøkonomi. Vi forventer at etableringen af dette udvalg og resultaterne af dets arbejde vil give flere studerende lyst til at få medindflydelse og derved melde sig ind i udvalget. Punkter fra dagsordenen (de punkter der ikke nævnes er godkendt og afviklet) 1. Der er ønske om at infoskærmen i NBV10 bliver mere synlig: Placeres evt. højt på en søjle og vinklet nedad, så man kan se op på den. Der er ønske om at studerende har mulighed for at få informationer på skærmen, fx om arrangementer i baren. I øvrigt vurderes informationen om undervisning/lokaler kun vigtig for nytilkomne og irrelevant for de fleste i huset. Det er vigtigere med øvrig info relevant for studerende, fx om arrangementer både sociale og faglige. Opgradering af infoskærmene er undervejs. Afventer etablering af Studenterservice i NBV9, hvorefter der tages endelig beslutning om hvor mange, hvilke typer, og hvor de skal placeres. 4. Har sdu ere mulighed for at benytte AAU s fitnessrum? Der skal benyttes et adgangskort. Kan de få det? Ane Line har i januar 2014 haft kontakt med bestyrelsesformand i UniFitness Niels Henrik Gylstorff, som afviste et samarbejde omkring en særaftale med SDU om benyttelse af AAU s fitnessrum. Han begrunder det med at UniFitness er en forening, hvor medlemsskabet er baseret på tilknytning til 1
AAU, samt at SDU jo snart flytter. Nicolai har i marts 2014 haft kontakt med daglig leder af UniFitness Tine Pinholt Thorsen samt Niels Henrik Gylstorff med et forslag om, at de åbner op for 10 15 folk fra alle videregående uddannelser i Esbjerg en gang om ugen i et par timer. Dette sker på et bestemt tidspunkt med en ansvarlig fra AAU som lukker dem ind på Uni og ind i UniFitness, bliver der imens folk træner og derefter sørger for at alle kommer væk fra campus igen. Ane Line booker møde med AAU for at forsøge at lave en ny aftale om adgangskort til UniFitness. 5. Optimering af køkkenet til brug for studerende. Rum 117 skal laves til køkken til brug for de studerende Køkkenet er etableret og brugerne er meget glade for det. Der er heller ingen problemer med manglende oprydning. Dog ønsker de sig en kaffemaskine. Der er fundet en kaffemaskine mere, som bliver sat op snarest 6. Lejekontrakt: Løsøre/depositum: Er de 500 kr. også dækkende, hvis lejere smadrer løsøre indkøbt af baren? Svaret er ja og ellers tages det op når der er et konkret tilfælde. Skadesforvolder søges fundet for erstatning. Barlokalerne kan lånes/lejes på samme vilkår som øvrige lokaler på SDU. Skal lokalet benyttes med baren åben, aftales dette med barudvalget. Evt. betaling for bemanding af baren sker til barudvalget. Ane Line kigger på formidling af barens regler om der i folderen om regler på SDU kan indføjes regler om Beach Baren, inkluderes på barens facebook samt fysisk opslag i baren Jan bestiller større lås til svingdøren 7. Vægge i alle 3 rum males foretrukket tema: strand, Baywatch, grafitti Nicolai fremlagde forslag til møblement og tilbud på maling og dekoration. Ane Line sender forslaget videre, hvorefter der foretages eftersyn af lokalerne. Det skal herefter vurderes teknisk og økonomisk og ansøgning sendes til De Studerende i Centrum. Vi håber arbejdet kan afsluttes inden studiestart 2014. Jan undersøger om der er rammeaftaler med malerne Ane Line sender Nicolais vedlagte forslag videre til vurdering 9. Synliggøre Beachbaren indefra med mere iøjnefaldende skiltning, fx banner på gelænder, rollup i forhallen. Nicolai laver et samlet oplæg for skiltningsbehov til Ane Line 12. Etablering af toilet, der hvor der pt er kosteskab. 2
Afvist. 13. Den bærende væg fjernes og erstattes af fx søjler, alternativt laves åbning/bue. Afvist. 15. Retningslinier for fordeling af parkeringsbødemidler skal defineres (Traditioner & Events) Ansøgninger om penge skal godkendes af Brugerudvalget. Afventer. 16. Hvordan er de studerendes holdning til magasinet RUST? RUST er ikke synligt nok. Betjentene vurderer bedste typer af separate standere à la Metroxpress til RUST 17. Der er mangel på grupperum kan man leje skibscontainere? Forslag om containere afvist. Husk der er fri adgang til undervisningslokaler, hvis de er ledige. Betjentene undersøger om vi kan åbne for mere adgang til lokaler som kan bruges som grupperum 18. Procedurer, retningslinier i forhold til ulykker med involvering af ambulance/politi, også ift. G4S. Hvordan er politikken og hvem skal kontaktes? Beredskabsplan også for baren er under udarbejdelse. Ane Line kontakter Merete Habermann ang. separat plan for baren 19. Der er forvirring omkring hvilket inventar er købt af dem selv og hvilket af SDU der er tilfælde af besidderisk opførsel kan man trimme det, så det hele er ejet af den samme? Helle Raun som angiveligt havde styr på det, er jo stoppet. Se punkt 6. om retningslinier if. med erstatning. Bjarne prøver at finde Helle Rauns liste over inventars ejerforhold 20. Kan man kræve et regnskab fra baren? Baren er en virksomhed i vækst, og der efterspørges kursus i regnskab for de bar involverede studerende. De opfordres til at søge midler fra studenterpolitiske organisationer. 21. Retningslinier for vask af karklude og viskestykker hvad kan vi forlange? Hvad kan de forlange? Studerende kan rekvirere karklude og viskestykker hos betjentene efter behov. 22. Hvad er retningslinierne omkring private fester? Der må ikke holdes private fester i baren. 23. Rengøring efter fester hvad kræves der? Eller er det 100 % ISS rengøring hver gang? 3
Rengøring efter arrangementer er almindelig oprydning og optørring, så der herefter kan gøres almindeligt rent af ISS. Den faste rengøringsdag er nylig ændret fra onsdag til fredag. Det tages op senere om der stadig er brug for ekstra grundig rengøring. Der skal være en rengøringsvogn fast til rådighed i baren Susanne bestiller 24. Hvis poolbord skal være gratis så skal der købes et nyt. Derudover skal det laves efter tyveriforsøg Poolbordets kasse er ødelagt. Brugen af bordet fortsætter uden betaling. Nye punkter på mødet Undervisningslokaler/grupperum: Der ønskes flere stik til pc er. Teknisk service tager det op som punkt i kommende trivselsundersøgelser for de studerende. QR koderne ved dørene til lokalerne mhp. lokalechecking og booking fungerer ikke særlig godt. De vil hellere have ipads ved dørene. Det er på vej. Der ønskes projektor i alle grupperum Betjente fjerner hæve sænke borde fra grupperum Kongekampen: SDU er en del af Kongekampen? Kan vi være mere synlige? Fx i SDU tshirts på dagen? Ane Line spørger Nam Wu om SDU s deltagelse i Kongekampen Baren: Bjarne foreslog at man omhælder flaskeøl til plastikkrus for at undgå bøvl med flasker. Ane Line undersøger pris på krus på centrallageret Nicolai lægger pres på depot Esbjerg for at få krus med i prisen Markedsføring af Brugerudvalget: Der ønskes en fysisk flyer i velkomstpakken som indeholder et overblik over hvad SDU kan tilbyde de studerende: fx apps, diverse udvalg mm. Stickers til at sætte på de tiltag som er resultat af brugerudvalgsmøder à la Dette er blevet til gennem Brugerudvalget Ane Line kigger på markedsføring i samarbejde med de studerende Diverse: 4
SCM automaterne er ringe det tages op senere Ane Line opretter mailboks: brugerudvalg esbjerg@sdu.dk Brugerudvalgsmøder holdes 4 gange årligt og næste møde bliver i slutningen af august 2014. aline/15 05 2014 5