Referat Bestyrelsesmøde i Grimstrup IF s klublokale mandag den 25. november 2013 kl. 19.00 Til stede var Forretningsudvalget: Fodboldafdelingen: Gymnastikafdelingen: Kiosk: Kroketafdelingen: Løb for Grimstrup: Sportsfestudvalget: Tennisafdelingen: Ungdomsklubben: Støtteklubben: Ellen Holdensen og Elizabeth Weis Kenneth Meincke Helge Mathiesen Claus Knudsen Vibeke Beier Klaus Nissen Elizabeth Weis Henrik Mathiesen og Keld Thomsen Claus Knudsen John Olesen og Flemming Stokholm 1. Godkendelse af dagsorden og referat Begge dele godkendt. 2. Siden sidst fra de enkelte udvalg: Forrretningsudvalget Kassereren oplyste, at det går godt med online betalingerne. Der er ikke udskrevet/udsendt delregnskab, idet det er meningen, at vi selv skal gå ind og tjekke, hvordan det går i de enkelte afdelinger. Vejledning i, hvordan man henter disse oplysninger, følger snarest fra Ellen. Der er styr på alle børneattester, bortset fra: 1. en enkelt fra fodboldafdelingen (Kenneth sørger herfor) 2. en enkelt fra tennis (Elizabeth sørger herfor) 3. hele filmklubben (Claus sørger herfor) De manglende anmodninger i udfyldt stand afleveres til Elizabeth snarest. Tennis: Afdelingen tæller pt. 33 medlemmer, og de 30 heraf har ifølge kassereren betalt kontingent. 30 er det magiske tal for tilskud. Sæsonen er afsluttet, og der er lukket af dernede. Dog skal der tømmes af for vand. Gymnastik: Alle hold kører godt, bortset fra gakkede gangarter, hvor der ingen tilmeldte var. Der har netop været afholdt åbent hus, der blev rigtig godt besøgt.
Fodbold: Det kniber fortsat med at stille hold til både 7-mands herrehold og de små drenge, hvorfor begge hold er i risiko for at blive nedlagt fra næste sæson. Der er simpelthen ikke interesse nok og ingen aktuelle planer om, hvad man kunne gøre for at ændre dette. Derimod går det godt med både 7-mands damehold og U8-piger m. Laila som træner, så det ser ud til, at det er pigerne alene, der sørger for at holde fodboldafdelingen kørende. Kenneth ønsker ikke genvalg på næste generalforsamling. Løbeklubben: Efterårssæsonen er forbi, men der tales om at starte forårssæsonen op allerede umiddelbart efter nytår, hvor motivationen for mange er i top. Det kniber lidt med kontingentindbetalinger, idet disse først er opkrævet efter sæsonen er sluttet. Der mangler dog kun et par stykker. Løb med Grimstrup arrangerer lørdag 30. november et støtteløb til fordel for Kirkens Korshærs Varmestue i Esbjerg, hvor hele overskuddet går til denne. Det finder sted ved klubhuset, og det begynder klokken 09:45. Der bliver mulighed for at gå eller løbe en tur rundt i Grimstrup Krat, hvor man kan vælge en distance på 3-6 eller 9 kilometer. Bagefter er der mulighed for en kop kaffe og en æbleskive i klubhuset. Løbeklubben håber, at byen vil bakke op om arrangementet. Man kan bare møde op uden tilmelding. Det koster 20 kroner, men man må meget gerne give lidt mere :-) Kroket: Vibeke Beier og Bent Thomsen Pedersen har sammen med 2 spillere for Endrup vundet først titlen som Regionsmestre og siden Danmarksmesterskaberne. Dette er indberettet, og de vil blive hædret sammen med kommunens øvrige mestre den 24. januar 2014 i Esbjerg Musikhus. Stort TILLYKKE til holdet. Der blev talt om mulighederne for nye medlemmer, herunder måske et børnehold via forsøg med kroketundervisning i en idrætstime. Ungdomsklubben 5.-9. klasse: Der er godt gang i Ungdomsklubben, der pt. tæller 37 medlemmer, der møder talstærkt op hver gang. Filmklubben 0.-4. klasse: Børneattester mangler, jf. ovenfor. Der er pt. 46 medlemmer, og der møder ca. 40 op hver gang med en omsætning på ca. kr. 1.000 i kiosken til følge. Det blev drøftet, hvorvidt Filmklubben kan være en selvstændig, tilskudsberettiget afdeling under Grimstrup IF, Ellen undersøger kravene for dette hos kommunen. 2
Kiosken: Det går godt med kiosken, der bliver købt ind 3-4 steder på ugentlig basis. Det er dog et irritationsmoment, at flere forældre klager over prisen på slik m.m. og foreslår, at dette bliver indkøbt i Tyskland, Netto, Bilka m.m. Claus gør hvad han kan og har overskud til, og ser han noget på tilbud, køber han naturligvis varer der. Dette betyder dog ikke lavere priser i kiosken, men derimod et større overskud, der igen kommer alle foreningens medlemmer til gode i sidste ende. Under alle omstændigheder skal det her understreges, at det ikke er lovligt at købe varer til videresalg i Tyskland. Støtteforeningen: Præmiespil kører stille og roligt. Vindere kan ses på Grimstrup-Online. Der har været et nyt tiltag Grimstrup Open et golfarrangement for 35 tilmeldte og et pænt overskud. 3. Godkendelse af forretningsorden Udkast til forretningsorden godkendt med ændringer. Ny forretningsorden er vedhæftet referatet. 4. Ny formand Thorkild har meddelt, at hans nye arbejdstider ikke gør det muligt for ham at fortsætte som formand fra næste generalforsamling. Der blev fremsat forskellige forslag til ny formand, der nu undersøges. Lykkes dette ikke, husstandsomdeler vi en opfordring i byen om at tilbyde sit kandidatur til posten inkl. en liste over formandens opgaver. Hvis der mangles info mv. fra formanden indtil næste generalforsamling, står John standby med hjælp. 5. Arbejdsopgaver til landsbypedel. Klaus og Elizabeth har deltaget i møde vedr. landsbypedel i Vejrup, og referat fra møde samt ansøgningsskema er rundsendt til alle. Dette giver os mange muligheder, f.eks. til maling af klubhuse for tennis, kroket og fodbold, der vil koordinere en fælles ansøgning. Der er tale om 3F opgaver, som hidtil har været udført med frivillig arbejdskraft og altså ikke tager arbejdet fra nogle private virksomheder, Vej & Park-medarbejdere mv. 6. Idrætsfonden til støtte af den lokale idræt Informationsmateriale fremsendt før mødet Ansøgningsfristen er 29.11.2013. Arbejdsgruppen for Ude-fitness har udarbejdet en ansøgning, som Klaus underskriver på udvalgets vegne og fremsender. Gymnastikudvalget vil forsøge at nå at udarbejde og fremsende ansøgning til hjælp til spejle. 7. Dankort til Grimstrup IF Det blev besluttet, at der anskaffes et Dankort til foreningen, som kassereren har ansvaret for. 3
8. Bank afdeling Foreningen har hidtil benyttet Andelskassen i Agerbæk. Det blev besluttet, at dette nu ændres til Esbjerg Afdeling. 9. Rengøring af klubben og retningslinjer for oprydning af samme Retningslinjer samt jobbeskrivelse for rengøringen blev besluttet og er vedhæftet som bilag til referatet. Det indskærpes, at alle der låner/bruger klublokalerne afleverer lokalet og køkkenet i samme stand som det blev modtaget brug retningslinjerne og brug øjnene. Spilder man ned af lågerne, tørrer man det naturligvis af med det samme, i stedet for at efterlade det til andre. 10. Dato for næste bestyrelsesmøde og generalforsamling Generalforsamling for både Støtteforeningen og Grimstrup IF er aftalt til: mandag den 27. januar 2014 hhv. kl. 19.00 og 19.30. Der sker fælles indkaldelse via annoncering i Bramming Ugeavis. Af hensyn til fristen skal der ske indrykning onsdag den 18. december 2013. Endvidere annonceres på Grimstrup Online. Elizabeth sørger for dette. Skal der ske husstandsomdeling vedr. nyt formandskab, jf. pkt. 4 ovenfor, kan der samtidig ske indkaldelse til generalforsamling. Forslag til ændring af vedtægter: Indkaldelse til generalforsamling skal ske senest 2 uger før og ikke som nu 4 uger før. Næste bestyrelsesmøde er den 6. januar 2014 kl. 19.00 i Klubben. Alle udvalg møder med mindst 1 repræsentant. På mødet skal det være kendt, hvem der modtager genvalg og hvem der evt. ikke gør. Sidste frist for punkter til dagsordenen skal sendes til Elizabeth senest den 31. december 2013, og dagsorden skal sendes ud til samtlige udvalg senest den 3. januar 2014. Deadline aftalt til den 13. januar 2014 for de enkelte udvalg til at skrive deres beretninger ind på Grimstrup Online. Assistance hertil kan om ønsket fås ved henvendelse til sekretæren. 11. Orientering om det lukkede 7-mandshold fodbold Holdet er et uafhængigt hold, og medlemmerne betaler ikke kontingent til Grimstrup IF. Flere af spillerne er dog samtidig medlem af foreningen, idet de også spiller fodbold i Grimstrup IF regi. Holdet har bedt Grimstrup IF om betaling af udgifter til landsstævne. Dette er der meddelt afslag på efter enighed mellem Kenneth og Ellen. Derimod har hver af spillerne betalt kr. 200 for lån af bolde, faciliteter mm. Det blev drøftet, at det kan være et problem, at dette uafhængige hold spiller under navnet Grimstrup, ikke spiller med vores logo og søger sponsormidler hos samme sponsorer som Grimstrup IF s målgruppe. Ærgerligt, at de på denne måde står uden for i stedet for at være en del af foreningen. 4
12. Mailadresser for de enkelte udvalg Alle udvalg har en fællesmail eksempelvis fodbold@grimstrupif.dk - Mails modtages her af formanden for det enkelte udvalg, der sørger for at videresende relevant info til de øvrige medlemmer af udvalget. 13. Eventuelt Klaus ønsker, at der efter generalforsamlingen udpeges et medlem fra Grimstrup IF til Lokalrådet. Dette behøver ikke som nu at være formanden. Tænk over, om ikke dette er lige noget for dig :) Ønske fremsat om kursus i brugen af Grimstrup Online. Dette ønske videregives af Klaus til Per Klembo. Som referent: Elizabeth 5