XP Output Management

XP Output Management

2

3 Hvorfor investere i Output Management? Output Management betyder oversat til dansk: håndtering og styring af din kommunikation. Dette indebærer alle former for kommunikation med kunder, leverandører og samarbejdspartnere. Det dækker alt fra dokumenter, breve, kontrakter og tilbud, til elektronisk kommunikation som e-mails og fax. For en virksomhed med stor kommunikation eller Output er det væsentligt at have en klar politik og strategi, for på denne måde at arbejde intelligent og struktureret. Fordelene er mange og omfatter bl.a. en øget effektivitet, optimering af ressourcer og økonomiske fordele. arbejdsgange, som kan være omkostningstunge for en virksomhed. Et klassisk sted en virksomhed hurtigt kan optimere sin arbejdsgang er i forbindelse med udsendelse af fakturaer. I stedet for at sende samtlige fakturaer med post, betale for kuverter, pakning og porto, er det muligt at sende disse elektronisk via e-mail eller fax. Undersøgelser viser, at en virksomhed, som handler med andre virksomheder, typisk kan sende op til 20 % af sine fakturaer elektronisk. Dette er blot et eksempel på fordelene ved at investere i Output Management, hvor besparelsen vil være stor. Hvad er Output Management? For en virksomhed eller organisation er der mange fordele, men helt enkelt handler det om at optimere arbejdsgange og processer, så man derved udnytter de eksisterende ressourcer bedst muligt. Udfordringerne kan f.eks omfatte at minimere omkostninger til print og distribution af forretningsdokumenter, hvilket giver besparelser, som kan måles direkte. Andre ønsker kan være at effektivisere manuelle processer eller Effekten af en Output Management strategi Output Management er en måde, hvorpå udseende, destination og timing af data fra et computersystem eller netværk kan styres. Ved at have en klar strategi med tilknyttede processer vil behov og ønsker fra virksomheden, afdelinger og personer kunne opfyldes. En effektiv dokument Output Management strategi i virksomheden adresserer ikke blot brugernes behov, men giver en målbar effektivisering af arbejdsgange og optimering af ressourcerne, hvilket medfører økonomiske fordele.

4 XP Output Management Overlay Løsning er udviklet på baggrund af virksomheders ønske om at foretage automatisk layout management. Dette betyder, at alle de dokumenter, man printer, får det design og layout, som virksomheden ønsker deres kunder, leverandører eller samarbejdspartnere skal modtage. Sådan fungerer XP Output Management Overlay Løsning Den integrerede løsning tager data og værdier fra applikationer eller systemer, og tilføjer de ønskede layout elementer til skabelonen. Når data og værdier i applikationen er opdaterede, så vil dokumenter udarbejdet med overlay løsningen altid være korrekte. Løsningen sikrer også, at dokumentet kommer ud på rette skabelon. XP Output Management Overlay Løsning

5 Specifikationer Krav til XP Output Management Overlay Løsning Windows 200x-server Printenhed Applikationer der understøttes med XP Output Management Overlay Løsning ERP-system MS Word MS Publisher Adobe Indesign Fordele ved XP Output Management Overlay Løsning Design af layout & tilpasninger er enkel og nem Sikrer at dokumenter altid er korrekte og overholder guidelines Procesoptimering Ressourcebesparelser Indhold af XP Output Management Overlay Løsning XP Digital Overlay XP Digital Overlay printer licens Installation og opsætning 1 standard skabelon Opgraderingsmuligheder til XP Output Management Overlay Løsning XP Output Management Standard Løsning XP Output Management Offentlig Løsning

6 XP Output Management Standard Løsning giver mulighed for at vælge, hvordan kunder, leverandører og samarbejdspartnere skal modtage de output, I laver fra jeres ERP system. Dette betyder eksempelvis, at alle fakturaer, kreditnotaer, ordrebekræftelser mv. kan printes, mailes og samtidigt arkiveres i et PDF format. Sådan fungerer XP Output Management Standard Løsning Når der fra ERP systemet sendes en kommando, er der fastsat en række foruddefinerede handlinger for den enkelte kunde. Standard løsningen bestemmer, hvilken standard skabelon, der skal bruges. Hvis kommandoen er et print job, bestemmer den foruddefinerede handling, hvilken skabelon der skal benyttes, og hvilken bakke i printeren papiret skal tages fra. Det er også muligt at kombinere med en e-mail og automatisk arkivering i PDF format. Eller begge dele samtidig. Standard løsningen tager data, information og værdier fra ERP systemet, og tilføjer dem til de forud definerede skabeloner. Herved vil informationen i dokumenterne altid være korrekt og opdateret. XP Output Management Standard Løsning

7 Specifikationer Krav til XP Output Management Standard Løsning Windows 200x-server MS exchange Printenhed Applikationer der understøttes med XP Output Management Standard Løsning ERP-system Fordele ved XP Output Management Standard Løsning Standard skabeloner der modsvarer det aktuelle dokument Individuelt design af skabeloner Design af layout & tilpasninger er enkel og nem Sikrer at dokumenter altid er korrekte og overholder guidelines Procesoptimering Ressourcebesparelser Indhold af XP Output Management Standard Løsning XP Digital Standardmodul XP Digital Standard printer licens Installation og opsætning 5 standard skabeloner Opgraderingsmuligheder til XP Output Management Standard Løsning XP Output Management Offentlig Løsning XP Output Management Kommunikation Løsning XP Output Management Fil Løsning

8 XP Output Management Offentlig Løsning er for de virksomheder, der handler med det offentlige. Løsningen arbejde via Nemhandel, og giver mulighed for at fremsende og modtage OIOXML/UBL fakturaer direkte mellem virksomheden og kunden. Sådan fungerer XP Output Management Offentlig Løsning Offentlig løsningen tager data og værdier fra ERP systemet og konverterer disse til et OIOXML/UBL format. Derefter fremsendes dokumentet via Nemhandel til kunden. Ved modtagelse af fakturaer i OIOXML/ UBL format bliver data konverteret og indlæst i ERP systemet, så de fremstår som øvrige data i ERP systemet. Dette betyder, at data i ERP systemet forbliver de samme, og konvertering til og fra OIOXML/UBL format håndteres af XP Output Management Offentlig Løsning. XP Output Management Offentlig Løsning

9 Specifikationer Krav til XP Output Management Offentlig Løsning Windows 200x-server MS Exchange Certificering til Nemhandel Applikationer der understøttes med XP Output Management Offentlig Løsning ERP-system Fordele ved XP Output Management Offentlig Løsning Handel direkte mellem virksomheden og offentlig kunde Mulighed for at hente og bruge allerede eksisterende XML filer og dokumenter Optimering af processer Besparelser af ressourcer Indhold af XP Output Management Offentlig Løsning XP Digital Standardmodul XP Digital Standard printer licens XP Digital XML Outputmodul Installation og opsætning Opgraderingsmuligheder til XP Output Management Offentlig Løsning XP Output Management Standard Løsning XP Output Management Kommunikations Løsning XP Output Management Fil Løsning XP Digital XML Inputmodul

10 XP Output Management Kundetilpasset Løsning er til virksomheder, som har ønsker og behov, der ikke understøttes af XP Output Management Overlay Løsning XP Output Management Standard Løsning XP Output Management Offentlig Løsning XP Output Management Kundetilpasset Løsning

11 Specifikationer Krav til XP Output Management Kundetilpasset løsning Indgåelse af samarbejde og projektforløb med XP Digital A/S, hvor vi kigger på jeres eksisterende systemer, og efterfølgende analyserer jeres behov, ønsker og krav. Derefter sættes processen med programmering og udarbejdelse af jeres XP Output Management løsning i gang. Indehold af XP Output Management proces Analysefase Godkendelsesfase Implementeringsfase Driftsfase Godkendelsesfase

XP Digital A/S Gydevang 22 3450 Allerød Telefon 70 20 33 10 Telefax 70 20 33 12 www.xpdigital.com September 2009