UC Effektiviseringsprogrammet Indsatsprogrammet for General Administration Bedste Praksis for Generel Administration Bedste Praksis Katalog for, Version 1.0 : Idéer til gode r Katalog over Bedste Praksis (BP) og Næste Praksis (NP) 20. december 2013 CONNECTING BUSINESS & TECHNOLOGY test-v1 Devoteam. Kopiering og distribution kun tilladt efter aftale med Devoteam A/S.
Indholdsfortegnelse 1. Indledning... 2 1.1. Kort om Bedste Praksis projektet... 2 1.2. Idékatalogets opbygning... 3 2. Konklusion... 5 3.... 9 3.1. Kort generisk beskrivelse af fakturahåndtering ved UC erne... 9 3.1.1. Generelt... 11 3.1.2. segment 1: Varebestilling... 11 3.1.3. segment 2: Varemodtagelse... 12 3.1.4. segment 3: Fakturabehandling... 13 3.2. Problemstillinger relateret til fakturahåndtering... 13 3.3. Kort karakteristik af hver UC s fakturahåndtering... 14 3.3.1. på UCC... 15 3.3.2. på UC Metropol... 16 3.3.3. på UC Sjælland... 16 3.3.4. på UC Lillebælt... 16 3.3.5. på UC Syddanmark... 17 3.3.6. på VIA UC... 17 3.3.7. på UC Nordjylland... 17 4. Bedste Praksis r (BP)... 19 4.1. Tværgående BP r... 19 4.2. BP inden for processegment 1: Varebestilling... 20 4.3. BP inden for processegment 2: Varemodtagelse... 26 4.4. BP inden for processegment 3: Fakturabehandling... 27 5. Ideer til fremtidige r (NP)... 38 5.1. Tværgående NP r... 39 5.2. NP inden for processegment 1: Varebestilling... 40 5.3. NP inden for processegment 2: Varemodtagelse... 41 5.4. NP inden for processegment 3: Fakturabehandling... 41 175713- v 1 2
1. Indledning 1.1. Kort om Bedste Praksis projektet Professionshøjskolerne har igangsat et Bedste Praksis projekt, der skal gøre det muligt for UC erne at lære af hinanden, således at gode og effektive r ved et UC kan udbredes også til andre UC er. Bedste praksis kan findes i: Tilrettelæggelsen af opgaveløsningen løses opgaven fx centralt eller decentralt? Arbejdsgangstilrettelæggelsen hvem gør hvad hvornår? Arbejdsmåden - hvordan gennemføres en given arbejdssituation i praksis? Den anvendte it-/teknologiunderstøttelse hvilke it-systemer anvendes, og hvordan? Målet for Bedste Praksis projektet er at reducere ressourceforbruget og spare procestid (hurtigere gennemløbstid) samtidig med, at processen understøtter forretningen bedst muligt. Et Bedste Praksisprojekt er opdelt i to faser. Resultatet af første fase er et idékatalog for hver af de to omfattede processer med gode forslag til effektive r. Projektets anden fase vil skulle omfatte beslutning på hvert UC om, hvilke gode r fra idékataloget, man vil udvælge og implementere. Målgruppen for idékatalogerne er således alle UC er. Der er endnu ikke truffet beslutning om igangsættelse og den nærmere udformning af anden fase. Første fase af Bedste Praksis projektet er gennemført i efteråret 2013 inden for Generel Administration, der har haft fokus på følgende to processer: Ansættelsesprocessen sprocessen Hvert idékatalog er resultatet af en besøgsunde til hvert UC, med et 3-4 timers interview med repræsentanter for UC et, efterfulgt af en fælles heldags-workshop med repræsentanter for alle UC erne. Ved interviewene og på den fælles workshop er identificeret og beskrevet en række konkrete r, der vurderes at være bedste praksis, samt en række nye idéer til fremtidige r (næste praksis), som ikke vurderes at være implementeret i noget UC endnu. 2
Bedste Praksis projektet første fase er gennemført af to interne Bedste Praksis konsulenter (Lars Pedersen og Claus Hensing) uddannet, guidet og understøttet af konsulenter fra Devoteam. 1.2. Idékatalogets opbygning Idékataloget er inddelt i følgende fire afsnit: Afsnit 2 opsummerer og konkluderer på resultaterne. Afsnit 3 beskriver kort fakturahåndteringsprocessen, de relaterede problemstillinger samt det enkelte UC s tilrettelæggelse af processen Afsnit 4 beskriver de identificerede Bedste Praksis r (BP) Afsnit 5 beskriver de identificerede idéer til fremtidige r (NP) Forslagene til BP og NP Forslagene til gode / fremtidige r (afsnit 4 og 5) er struktureret efter hvilket processegment (del af processen), forslaget vedrører: Tværgående (vedrører den samlede proces) segment 1: Varebestilling segment 2: Varemodtagelse segment 3: Fakturabehandling Forslagene til BP og NP Hvert BP- og NP-forslag er beskrevet i en tabel, som vist nedenfor, og kvalificeret ved de fordele, evt. ulemper og forudsætninger, der vurderes at være forbundet med forslaget. Navn segment trin UC <Navn på forslagent> <Rødt hvis BP-forslag Grønt hvis NP-forslag> <Hvilket processegment vedrører forslaget?> <Hvilke procestrin indenfor processegmentet vedrører forslaget?> <På hvilke(t) UC forekommer denne praksis? (ikke nødvendigvis på hele UC et)> <Dette kun besvaret for BP-forslag ikke NP-forslag> Fordele <Her listes hvilke typer gevinster, der kan opnås med forslaget> Evt. ulemper Forudsætninger <Her listes forudsætningerne for forslaget> 3
Evt. gode råd til implementering <Dette kun besvaret for BP-forslag ikke NP-forslag> gevinster flere en nederst i hver tabel er en opsummering af: Hvorvidt forslaget / et overvejende forudsætter ny it eller om et kan er gennemføres ved at ændre i organiseringen og/eller arbejdstilrettelæggelsen uden ny it. Hvorvidt gevinsterne ved forslaget understøtter projektets mål om at reducere ressourceforbruget, hhv. at spare procestid (hurtigere gennemløbstid) samtidig med at processen understøtter forretningen bedst muligt eller om gevinsten er af mere kvalitativ karakter som fx bedre kvalitet, bedre service, øget robusthed, mv. Følgende skal understreges: En god ét sted er ikke nødvendigvis en god et andet sted. Om den er det, vil afhænge af det modtagende UC s forhold, fx tilstødende processer og organisering. To forslag til r kan godt fremstå som modsætninger, men dette er alene udtryk for, at det samme arbejde med fordel kan udføres på forskellige måder, fx afhængigt af det enkelte UC s organisering. Størrelsen af gevinstpotentialet ved de enkelte BP/NP-r vil være forskelligt for hver UC afhængigt af UC ets udgangspunkt og hver UC må derfor vurdere, om gevinsten vil stå mål med indsatsen forbundet med at implementere forslaget. 4
2. Konklusion I dette afsnit gives en kortfattet sammenfatning observationer vedrørende fakturahåndteringsprocessen. er i dette projekt defineret som aktiviteterne fra beslutning om indkøb af vare til faktura er godkendt til betaling. Sammenfatningen er opdelt i to underafsnit, nemlig: Varebestilling/-modtagelse og Fakturabehandling, da disse to dele af den samlede proces har markant forskellige karakteristika. Til sidst i dette afsnit resumeres nogle overordnede anbefalinger, baseret på det billede, der har tegnet sig på grundlag af arbejdet med fakturahåndteringsprocessen i dette projekt. Varebestilling og varemodtagelse De to første processegmenter ( Varebestilling og Varemodtagelse ) er svagt eller slet ikke IT-understøttet og forløber på flere forskellige måder også indenfor det enkelte UC. Dog er der en væsentlig forskel afhængig af, om der fokuseres på indkøb af faste standardvarer eller af varer til individuelt brug eller specielle varer. Standardvarer 1 og varer, der indkøbes i stort antal, varebestilles typisk af centrale eller særligt udpegende medarbejdere (med rollen varebestiller) og sker helt overvejende iht. de indkøbsaftaler, det pågældende UC har indgået med udvalgte leverandører. Herved opnås en høj grad af overholdelse af regler og aftaler på indkøbsområdet. Varebestillingen sker hyppigst via de pågældende leverandørers elektroniske varekataloger/web-shops, hvor de pågældende varebestillere har særligt log-on. Dette medfører en høj præcision i den videre proces, herunder mht. hvilke oplysninger, der indeholdes i de følgesedler og fakturaer, som efterfølgende skal håndteres. 1 Standardvarer er f.eks. aftørringspapir, kontorartikler, kontormøbler, IT-udstyr mv. 5
Specielle 2 varer og varer til individuelle behov bestilles langt mere decentralt, og flere UC er har anført, at alle ansatte kan foretage indkøb af disse varearter. Dette medfører en mere forskelligartet indkøbsproces, hvor varebestillingen sker via web-butikker, pr. mail, telefon eller i fysiske butikker. Afregningen sker via faktura eller via eget eller UC-kreditkort, og i nogle tilfælde afregnes medarbejderens individuelle udlæg gennem UC ets rejse-/udlægs-system. Dette giver naturligvis en større spredning i, hvilke oplysninger om sådanne indkøb UC et modtager og det forekommer at være vanskeligt at få et centralt overblik over denne del af indkøbsaktiviteten. Leverandøraftaler og link til leverandørernes web-shop/portaler findes på hvert UC s intranet og er på nogle UC er suppleret med yderligere information og vejledning om UC ets indkøbspolitik, -processer o.l. Anskaffelse og ibrugtagning af et indkøbssystem med integration til den videre fakturabehandling er det største og mest udbredte ønske blandt UC erne til Næste Praksis indenfor den undersøgte proces. Anskaffelse og implementering af et sådant system forekommer at være en kandidat til en fælles UC-indsats. Herudover foreslås bl.a. fælles indkøbsaftaler (og formidling af disse) på tværs af UC erne. Der er i alt fremkommet fire Næste Praksis-forslag, som er tværgående eller angår varebestilling/-modtagelse. Af de fremkomne 8 Bedste Praksis-forslag indenfor Varebestilling og -modtagelse retter hovedparten sig mod arbejdstilrettelæggelsen, navnlig tilgængelighed af og vejledning om indkøbsaftaler på UC ets intranet. Herudover peges på to eksempler på it-støtte via egen-udviklede systemer på afgrænsede indkøbsområder. Det er vurderingen, at der alt i alt vil være en begrænset effekt af, at andre UC er implementerer de fremkomne BP-forslag inden for varebestilling og -modtagelse. Fakturabehandling På alle UC er findes elektroniske systemer til fakturabehandling, og disse har alle integration til økonomisystemet (Navision). Der anvendes i alt fire forskellige systemer, men de har i væsentlig grad ensartede funktioner mht. fakturamodtagelse 2 Specielle varer er f.eks. bøger, den enkelte underviser bruger i sin forberedelse eller faglige udvikling, men også i nogle tilfælde bøger/undervisningsmaterialer, der anvendes af et større antal (studerende) i undervisningen. 6
og -godkendelse, dispositionsgrænser mv. Der kan dog konstateres en vis forskellighed i udnyttelsen af forskellige funktioner, som kan være en kilde til deling af gode r mellem UC erne. Der kan også konstateres en vis forskellighed i arbejdsdelingen mellem bogholderi og fakturagodkender for så vidt angår de kontooplysninger, der skal angives i fakturabehandlingen: På nogle UC er spiller bogholderiet en større rolle med at foreslå og kontrollere konteringsoplysninger, end det er tilfældet på andre. Det er vanskeligt at afgøre, hvilken praksis der er den bedste dette afhænger utvivlsomt af lokale forhold. Der opleves ikke store problemer ift. at behandle fakturaer grundet mangelfulde fakturaoplysninger om bestiller/fakturagodkender, hvilket måske kan undre (på baggrund af den forskelligartede praksis med bestilling af specielle/individuelle varer). Vurderingen er umiddelbart, at det er under 5 % af de modtagne fakturaer, der savner de nødvendige oplysninger. Andelen af fakturaer, der modtages ikke-elektronisk 3, er også meget begrænset der nævnes tal på 2-3 %. Dette skyldes utvivlsom, at der er sket en vejledning/- information af leverandører om at anvende virk.dk. Enkelte fakturaer scannes dog fortsat på nogle UC er. Der er kun et enkelt sted nævnt et decideret system/værktøj til indkøbsanalyse baseret på fakturaer, men dette ønskes af flere UC er. Anskaffelsen og implementeringen af et sådant værktøj ses at være en kandidat til en fælles UC-indsats. Af de Bedste Praksis-forslag, der retter sig mod fakturabehandlingen 2 i alt) angår de ni IT-anvendelsen i fakturabehandlingen, navnlig anvendelse af forskellige funktionaliteter i systemet (f.eks. lettere angivelse af konteringsoplysninger via et alias, eller ved at dette sker i bogholderiet). Det er vanskeligt ud fra det fremkomne materiale at vurdere potentialet i disse forslag også her spiller det enkelte UC s udgangspunkt og forhold en væsentlig rolle. Seks Næste Praksis-forslag vedrører fakturabehandling. Heraf angår hovedparten mere automatiseret behandling af visse fakturatyper (f.eks. fakturaer i udenlandsk valuta og fakturaer, der vedrører faste omkostninger). 3 I fysisk form eller vedhæftet dokument til en mail 7
Potentialet ved disse Næste Praksis-forslag forekommer at være begrænset og for så vidt angår forslaget om automatisk behandling af fakturaer for faste omkostninger, skal kontrol-aspektet løses i et evt. fremtidigt arbejde med dette. Overordnede anbefalinger Følgende anbefalinger kan uddrages ud fra det billede, der tegnes gennem arbejdet med fakturahåndteringsprocessen. Det anbefales: At det overvejes at anskaffe et indkøbssystem med integration til fakturabehandling, økonomisystem og personalesystem/ad. Et sådant system kan bidrage til at nødvendige informationer følger varebestillingen fra processens første trin. Desuden kan et indkøbs-system (alt efter UC ernes valg af organisering og arbejdsdeling på området) bidrage til en mere centraliseret og bedre udnyttelse af indkøbsaftaler og de potentialer, der ligger heri (økonomisk, proces-mæssigt, aftaler-overholdelse mm.) At det gøres lettere for den enkelte (indkøber, budgetansvarlige) at få et samlet overblik over allerede forbrugte og disponerede midler som grundlag for at foretage nye indkøb. Dette vil øge sikkerheden i indkøbs- og økonomi-styringen. At det undersøges om, der kan ske en mere automatisk behandling af faste fakturaer (dvs. afregning af husleje, vand, serviceaftaler o.l.). Sådanne fakturaer (der udgør ca. 2/3 af fakturamængden) er ikke resultat af enkelt-indkøb, men af større, organisatoriske dispositioner, hvilket taler for en anden godkendelses-procedure. At det overvejes, om der er den rette balance mellem centralisering af varebestilling over for hensynet til den enkelte brugers behov og dennes mulighed for at kunne varebestille. Det kan synes som om, der er for mange varebestillere ( på UCxxx kan alle bestille varer ) og hermed for mange efterfølgende processer (egne udlæg, telefonbestillinger o.l.). Det forekommer sandsynligt, at der kan opnås økonomiske og proces-mæssige fordele ved en mere central koordinering (og reduktion af lokalt råderum) At der løbende sker en struktureret & tematiseret erfaringsudveksling på tværs af UC erne, så bedste praksis er, opnåede resultater mv. videndeles. Der bør overvejes (intern eller ekstern) processtøtte til dette. 8
3. 3.1. Kort generisk beskrivelse af fakturahåndtering ved UC erne er i dette projekt defineret som aktiviteterne fra beslutning om indkøb af vare til faktura er godkendt til betaling. Her nedenfor skitseres den samlede proces. I de følgende afsnit ses nærmere på de tre segmenter af processen. sen starter ved konstatering af behovet for en vare og søgning efter denne - typisk i (netbaseret) varekatalog eller leverandørens web-shop. Når den pågældende vare er fundet, indhentes i nogle tilfælde godkendelse til at indkøbe (afhængig af de gældende dispositionsregler), og varen bestilles. For standardvarer, der indkøbes på fast basis, fortages varebestillingen af indkøbere i de respektive afdelinger og sker typisk via leverandørens web-shop. For varer til mere individuelt brug (f.eks. faglitteratur) er det typisk den enkelte medarbejder, der foretager varebestillingen. Dette kan ske via web-shop, som fysisk indkøb eller lign. I de fleste tilfælde modtages en ordrebekræftelse på varebestillingen. Når vare og følgeseddel modtages på UC et (typisk i receptionen) fordeles disse til den pågældende varebestiller, der kontrollerer, at der er overensstemmelse mellem det leverede, følgeseddel og varebestilling. Når den elektroniske faktura modtages, sendes den via fakturabehandlingssystemet til godkendelse hos varebestilleren, der også har rolle som fakturagodkender. I forbindelse med godkendelsen påføres konto-oplysninger enten af bogholderiet eller af fakturagodkender. For fakturaer over bestemte beløbsgrænser kræves godkendelse hos en overordnet (typisk chefen for den pågældende afdeling). Også her sker godkendelse via fakturabehandlingssystemet. Efter godkendelse går fakturaen via systemet til bogholderiet, der ved overførsel af faktura til økonomisystemet (Navision) kontrollerer kontooplysninger og momskoder. 9
Betalingen bogføres i Navision, og betalingen godkendes (af 1.- og 2.-godkender) inden den sendes til betaling i bank eller banksystem. Nedenstående procesdiagram viser fakturahåndteringen. 10
3.1.1. Generelt Omfanget af fakturaer, der håndteres årligt på hvert UC, er ca. 20.000 (+/- 5.000) undtaget dog VIA UC, der håndterer ca. 50.000 fakturaer årligt. Samlet behandles ca. 175.000 fakturaer årligt. Kun en mindre del af håndterede fakturaer (anslået 25-35 %) stammer fra egentlige vareindkøb. Størstedelen af de håndterede fakturaer vedrører betaling af løbende abonnementer, serviceaftaler, faste ydelser (el, varme, mm.) og lignende. Varebestilling og Varemodtagelse for denne type varer er ikke omfattet af dette projekt. Omvendt gælder, at en begrænset del af varekøb til UC erne ikke udløser en faktura, men afregnes som udlæg foretaget af enkeltmedarbejdere. Det drejer sig typisk om indkøb af bøger o.l., som den enkelte via internettet foretager vha. eget (eller et UC-ejet) kreditkort. Afregning sker normalt via UC ets rejse- og udlægssystem. 3.1.2. segment 1: Varebestilling Varebestilling omfatter aktiviteterne fra behovet for en vare identificeres til den er bestilt hos en leverandør (trin 1-9 i procesdiagrammet). segmentet involverer følgende aktører: Rekvirent (= den er der har behov for varen), Varebestiller (= den der foretager varebestillingen i nogle tilfælde den samme som Rekvirenten ) Godkender (typisk en budgetansvarlig chef/leder). I mange tilfælde indgår Godkender ikke i varebestillingen, da disponering og indkøb op til en vis beløbsgrænse eller på bestemte indkøbsområder er udlagt til den enkelte varebestiller. Leverandør (udenfor organisationen/uc et) Det er udbredt, at alle ansatte kan bestille f.eks. bøger o.l. til eget brug (typisk i nær tilknytning til undervisningen). For disse indkøb gælder, at der anvendes et stort antal leverandører, og at valg af leverandør er den enkelte medarbejders anliggende. For standardvarer, der anskaffes i større antal og/eller til fælles brug (f.eks. aftørringspapir, kontormaterialer, møbler, IT, telefoni mv.), er indkøb centraliseret på nogle få indkøbere typisk i de respektive afdelinger (møbler i bygningsafde- 11
lingen osv.). Det generelle billede er, at de store, fælles vareområder er aftaledækket (SKI, leverandøraftaler). Der er ikke fundet eksempler på anvendelse af IT-baserede indkøbssystemer med integration til f.eks. fakturabehandlings- eller økonomi-system. Indkøb på store fællesområder sker hovedsagligt via leverandørernes internet-varekatalog/webshop, hvor UC-medarbejdere med indkøber-rollen er oprettet med specifikt brugernavn og log-in. Leverandøraftaler (og typisk link til leverandørernes hjemmesider/varekataloger) findes tilgængelige på UC ernes intranet. Flere steder findes også vejledning og anden information om indkøb til UC et. 3.1.3. segment 2: Varemodtagelse Varemodtagelse omfatter aktiviteterne fra en vare og følgeseddel modtages på UC et (trin 10 15 i procesdiagrammet) til disse er fremme hos den pågældende bestiller eller rekvirent. segmentet involverer følgende aktører: Leverandør (= der afsender vare/følgeseddel), Varemodtager (= den der modtager vare/følgeseddel). I nogle tilfælde den samme som Varebestiller, hvis levering sker direkte til denne Varebestiller (der kontrollerer det leverede/følgeseddel op mod bestilling) Rekvirent (= slutbruger af varen). Igen kan denne være identisk med Varebestiller, hvis man bestiller varer til eget brug Varemodtagelse sker typisk i receptionen, hos pedel-/facility service-funktionen eller til den pågældende fag-afdeling (f.eks. for IT). Kantineleverancer sker direkte til kantinerne/køkkenerne en del kantiner er forpagtet, og kantineindkøb er ikke omfattet af projektet. Ved interviewene med UC erne er det ikke nævnt som et stort problem, at man modtager varer/følgesedler uden tydelig angivelse af modtager (og deraf følgende tidsforbrug på at lokalisere rette person/afdeling). Dette kunne man måske have forventet ville fylde noget i og med (principielt) alle medarbejdere kan foretage indkøb. Problemet viser sig i højere grad ved modtagelse af fakturaer uden tydelig angivelse af modtager (se næste afsnit). Opfattelsen af problemerne ved varemodtagelsen kan dog også tænkes at bero på, at det primært har været bogholderiet og kun i mindre grad receptioner/pedeller, der har deltaget i interviewene. 12
3.1.4. segment 3: Fakturabehandling Fakturabehandling omfatter aktiviteterne fra en faktura modtages, til den er klar til betaling via UC ets bank (trin 16 23 i procesdiagrammet). segmentet involverer følgende aktører: Leverandør (der sender faktura). Bogholderi (der modtager og videresender faktura). Senere i forløbet bogfører og iværksætter bogholderiet betaling af faktura. Varebestiller (i dette processegment også kaldet Fakturagodkender, da det typisk er hos varebestilleren, at fakturagodkendelsen sker). Budgetansvarlig godkender (der godkender, at fakturaen betales). Under nærmere fastlagte beløbsgrænser kan Varebestiller/Fakturagodkender foretage godkendelse til betaling. Alle UC er anvender et IT-baseret fakturabehandlings-system med integration til Navision. Der anvendes i alt fire forskellige fakturabehandlingssystemer: IndFak (på fire UC er) samt IM-Soft, Signflow og Ibistic (hver på ét UC). Der er en udbredt (men dog forskellig) anvendelse af div. funktionaliteter i fakturabehandlings-systemerne f.eks. Auto-routing (automatisk videresendelse til fakturagodkender), påmindelse om fakturagodkendelse, Alias -angivelse af kontooplysninger mv. En meget høj andel af fakturaer modtages i elektronisk form (97-100 %). Leverandører, der fremsender fakturaer på anden måde, vejledes typisk til at fremsende fakturaer elektronisk via www.nemhandel.dk. I enkelte tilfælde scannes en ikkeelektroniske faktura. En vis del fakturaer (op til 10 %) modtages uden tilstrækkeligt angivelse af rekvirent (initialer, mailadresse el.lign.), hvilket medfører tidsforbrug på at identificere den rette fakturagodkender. 3.2. Problemstillinger relateret til fakturahåndtering Der er under interviewene nævnt et antal problemstillinger ifm fakturahåndteringsprocessen. Leverandøraftaler Flere UC er oplever problemer i relation til leverandøraftaler. Problemerne viser sig ved, at der foretages indkøb udenom indgåede leverandøraftaler, og at der foretages mange små-indkøb / sjat-indkøb. Det nævnes, at dette i 13
praksis tolereres, selv om det er i modstrid med indgåede aftaler og genererer flere fakturaer til behandling end nødvendigt. Det nævnes også som et problem, at der ikke findes aftaler ift. indkøb af bøger, hvilket skaber fejl ved modtages af vare og faktura. Mangelfuld information/viden Da det på flere UC er gælder, at alle medarbejdere kan fortage et varekøb (f.eks. bøger til eget brug), er det et problem at nå alle med informationer om leverandøraftaler, indkøbsprocesser og retningslinjer. Mangelfulde fakturaoplysninger Det nævnes af de fleste UC er som et problem, at der modtages fakturaer, som mangler de nødvendige oplysninger for den videre behandling. Det drejer sig om (manglende) oplysninger om varebestiller (i form af initialer eller mailadresse) og medfører øget tidsanvendelse i bogholderiet på at finde den rette varebestiller. Omfanget er ikke dokumenteret, men ét UC nævner, at det drejer sig om ca. 5 % af de modtagne fakturaer. Fakturamodtagelse i ikke-elektronisk form Trods krav om elektronisk fakturering oplever nogle UC er, at der modtages fakturaer i fysisk form (med post eller vedhæftet en mail). Nogle af disse mangler EAN-nummer. Selv om der finder en opdragelse /vejledning af leverandørerne sted, er der også eksempler på, at fysiske fakturaer scannes af UC et og herefter behandles. Uhensigtsmæssigheder i fakturabehandlingen Enkelte UC er anfører, at enkelte funktioner i fakturabehandlingen er bøvlet (selv om de elektroniske fakturabehandlingssystemer er et stort plus). Eksemplerne er tilknytning af momskoder (i IndFak) samt behandling af fejlkøb (i Ibistic, hvor der kræves en kreditnota). Manglende analyse af faktura/indkøb Der savnes mere konkrete informationer om og overblik over indkøb samt leverandøranvendelse, herunder analyseværktøjer, med henblik på at opnå forbedringer. 3.3. Kort karakteristik af hver UC s fakturahåndtering Fælles for fakturahåndteringsprocessen gælder, at de første to processegmenter ( Varebestilling og Varemodtagelse ) ikke er understøttet af integrerede ITsystemer. Større indkøb af standardvarer sker via leverandørens internetvarekatalog/web-portal, og på to UC er findes egenudviklede systemer til specifikke indkøbsområder (teleydelser og rekvisitioner på bygningsarbejder). 14
Behandlingen af fakturaer er på alle UC er understøttet af IT-baserede systemer med integration til økonomisystemet (Navision). Der anvendes forskellige systemer til dette, men den grundlæggende funktionalitet er den samme. En oversigt over systemanvendelse til varebestilling og fakturabehandling på de enkelte UC er findes nedenfor. UC Varebestilling (for centrale indkøbere) System til fakturabehandling Antal fakturaer/år UCC Leverandørs varekatalog/web-shop IndFak 25.000 UC Metropol Leverandørs varekatalog/web-shop Regnearks-workflow for rekvisitioner i Bygningsafdeling IndFak 20.000 UC Sjælland Leverandørs varekatalog/web-shop IM Soft 18.000 UC Lillebælt Leverandørs varekatalog/web-shop IndFak 18.500 UC Syddanmark Leverandørs varekatalog/web-shop SignFlow 17.500 VIA UC Leverandørs varekatalog/web-shop Sharepoint-workflow for teleydelser IndFak 50.000 UC Nordjylland Leverandørs varekatalog/web-shop Ibistic 25.000 3.3.1. på UCC På UCC kan alle medarbejdere principielt bestille varer, men indkøb skal godkendes af en budgetansvarlig. På de fleste af UC ets lokationer er udpeget en bestiller (for én eller flere varekategorier f.eks. kontorartikler o.l.). Bestillinger sker primært via leverandørernes varekatalog, men også pr. mail og/eller telefon. Fakturaer håndteres i IndFak (ca. 25.000 pr. år inkl. husleje, serviceaftaler o.l.). Bogholderiet påfører kontooplysninger, som rekvirenten skal tjekke/godkende ændre). Bogholderiet tjekker kontooplysninger inden betaling. Der modtages ind imellem fysiske fakturaer. Leverandøren kontaktes som hovedregel mht. elektronisk fakturering, alternativt scannes den fysiske faktura. 15
3.3.2. på UC Metropol Indkøb indenfor området Bygning sker via leverandørenes varekataloger/webportaler i hht. indgåede leverandøraftaler eller SKI-aftaler. Indkøb på de enkelte uddannelser sker via mail/telefon. Det er uvist, i hvilket omfang indkøbere på uddannelserne anvender indkøbsaftalerne. Fakturaer håndteres i IndFak (ca. 20.000 pr. år hovedparten stammer fra andet end vareindkøb, f.eks. serviceaftaler). Ved godkendelse anfører rekvirenten kontooplysninger. Under 10 % af fakturaer modtages uden rekvirent-navn/initialer (andelen er faldende). Metropol har 10 EAN-numre. 3.3.3. på UC Sjælland UCSJ har en høj grad af centralisering på indkøbsområdet enten ved at indkøb foretages centralt eller at indkøbsroller er centralt fastlagt på de store, fælles indkøbsområder. Indkøbsaftaler findes tilgængelige på intranet med link til leverandørenes web-shop. Varebestillere/rekvirenter har adgang til disse web-shops med brugernavn/adgangskode. Ordrebekræftelse modtages pr. mail der er dog eksempler på ad hoc-bestillinger (f.eks. pr. telefon). Fakturaer håndteres i IM Soft (ca. 18.000 pr. år hvoraf 3-4.000 er varekøb). Der er fastlagt beløbsgrænser for godkendelse over denne skal en overordnet godkende faktura. Bogholderiet påfører kontostreng/momskoder. Ca. 97 % af fakturaer modtages elektronisk m. EAN-nr. UCSJ har 1 (ét) EAN-nr. 3.3.4. på UC Lillebælt Indkøbsaftaler og vejledning/inspiration om indkøb findes tilgængeligt på intranet. De indkøbsansvarlige har login til de leverandør-web-shops, som der er leverandøraftaler på. Ca. 2/3 af indkøb sker via disse web-shops eller ved mail 1/3 via telefonisk bestilling af medarbejdere decentralt (alle kan principielt bestille varer). Fakturaer håndteres i IndFak (omfang ca. 18-19.000 pr. år). Fakturagodkender angiver kontooplysninger kreditorbogholderiet kontrollerer momskoder. Der er indlagt beløbsgrænser ift. godkendelse ved en overordnet. 16
Der modtages en del fakturaer uden tilstrækkelige oplysninger om rekvirent, hvilket medfører tidsforbrug for kreditorbogholderiet på at finde rette rekvirent. Der modtages en del fakturaer i fysisk form disse scannes ind. 3.3.5. på UC Syddanmark Indkøbsaftaler findes tilgængelige på intranet, hvor alle medarbejdere kan se, men ikke nødvendigvis anvende dem. Indkøb iht. leverandøraftaler sker via leverandørens web-shop af et begrænset antal rekvirenter. Der foretages en del indkøb decentralt og udenom eksisterende leverandøraftaler, hvilket genererer mange fakturaer på mindre beløb (alle ansatte kan principielt bestille varer). Fakturaer håndteres i Signflow (omfang ca. 15-20.000 pr. år). Fakturagodkender angiver kontooplysningerne kreditorbogholderiet tjekker disse. Der er indlagt beløbsgrænser ift. godkendelse ved en overordnet. Ca. 5 % af indkomne fakturaer mangler information om bestiller. 3.3.6. på VIA UC Alle ansatte kan principielt bestille varer (lokale regler for dette findes). Alle ansatte kan finde leverandøraftaler og link til leverandørkataloger på indkøbsafdelingens side på intranettet. En del indkøb foretages hos andre leverandører (navnlig af undervisere). Fakturaer håndteres i IndFak (ca. 50.000 pr. år inkl. serviceaftaler osv.). Evt. papirfakturaer returneres m. vejledning om elektronisk fakturering. VIA har ca. 50 EAN-nr. Fakturaer med initialer auto-routes til bestiller, alternativt fordeler fakturamanager disse. 3.3.7. på UC Nordjylland For en række varegrupper (f.eks. kontorartikler) er bestillere oprettet med log-on i leverandørens varekataloger, og varebestillingen foregår rent elektronisk. Beløbsrammer for godkendelse hos overordnet er fastlagt. Det afgøres i den enkelte afdeling/geografi, hvem og hvor mange der kan bestille varer. Principielt kan alle foretage varebestillinger (sker i mange tilfælde pr. telefon/mail og evt. uden EANnr.). 17
Fakturaer håndteres i Ibistic (ca. 25.000 pr. år 92 % går via Ibistic). Bestilling af bl.a. IT-udstyr og kantinevarer sker via FacilityNet, der genererer fakturaer til Ibistic. UCN har 5 EAN-numre (fordelt på afdelinger) samt central økonomiafdeling. 18
4. Bedste Praksis r (BP) Der er i alt identificeret 20 Bedste Praksis r (eller BP-forslag). Tabellen nedenfor viser disses fordeling på de tre processegmenter, på typen af gevinst ved forslaget samt om forslaget primært angår IT-anvendelse eller drejersig om ændret arbejds-/organisationstilrettelæggelse. Tabellen viser (ikke overraskende), at de processegmenter, der er ringest ITunderstøttet ( Varebestilling og Varemodtagelse ) udviser færrest ITanvendelses-forslag ift. forslag, som angår arbejdsorganiseringen hhv. 2 og 6 forslag. Omvendt er der fundet flest forslag, som vedrører IT-anvendelse i processegmentet Fakturabehandling, der på alle UC er er godt IT-understøttet. Disse forslag er hovedsagligt anvendelse af et fakturabehandlingssystem og specifikke funktioner i dette. Med hensyn til hvilke typer fordele, forslagene medfører, er fordelingen mere jævn mellem Sparet arbejdstid, Hurtigere procestid og Andet, fx kvalitet. Bemærk at ét forslag godt kan have fordele indenfor flere af disse kategorier. Bedste Praksis Antal forslag og fordeling gevinst (ét forslag kan medføre flere gevinst-typer) -segment Tværgående Trin Alle trin I alt 0 Sparet arbejdstid Hurtigere proces Andet, fx kvalitet It Arbejds/org.- tilrettelæggelse Varebestilling 1-9 7 7 6 6 2 5 Varemodtagelse 10-15 Fakturabehandling 16-23 1 1 1 1 12 11 7 9 9 3 I alt 20 19 14 15 11 9 4.1. Tværgående BP r Der er ikke identificeret Bedste Praksis-arbejdsmetoder, der er tværgående for hele fakturahåndteringsprocessen. 19
4.2. BP inden for processegment 1: Varebestilling Navn Varekatalog/leverandøroversigt & vejledning på Intranet (web-portal) segment Varebestilling trin Fra søgning af varer til bestilling (trin 1-6) UC UC Lillebælt Søgning af varer kan ske på UC ets intranet, hvor alle rammeaftaler, indgåede indkøbsaftaler samt vejledning/inspirations-materiale er gjort tilgængelig via en webportal. Alle indkøbsansvarlig har adgang til denne. Fra portalen er der link/direkte adgang i bestilling (via leverandørens hjemmeside/varekatalog). Der er tilgang til leverandørens hjemmeside med specifikke adgangs / logins for decentrale indkøbere ved indkøb af dagligvarer. For øvrige vareindkøb er kontaktoplysninger påført den enkelte leverandør. Fordele Tidsbesparelse hos centrale indkøbere, da de decentrale indkøbere/brugere let kan finde aftaler og relevante varer selv. Bidrager væsentligt til, at indkøb sker via de eksisterende aftaler medfører reducerede omkostninger og at aftaler med leverandører overholdes samt at reglerne vedr. udbud følges. Portalen fungerer som et praktisk indkøbsværktøj for indkøberne tidsbesparelse for disse. Evt. ulemper Ikke sammenhæng mellem indkøbsportal/-system og andre systemer på UC et (f.eks. fakturabehandling, budgetansvarssted) brugere i indkøbsportal skal vedligeholdes selvstændigt. Indkøbsenheden håndterer dette samt kontraktstyring og rammeaftaler. Forudsætninger Etablering og vedligeholdelse af portal (ved nye/ændrede leverandøraftaler). Oprettelse af adgang og brugerrettigheder for de indkøbsansvarlige. Indkøbsenheden opdaterer i samarbejde med leverandører. Brugerne skal anvende intranettet. Evt. gode råd til Varekatalog/leverandøroversigt & vejledning på Intranet (web- implementering portal) gevinster flere 20
Navn segment trin UC Bestilling og godkendelse af bestilling af teleydelser i et itunderstøttet workflow Varebestilling Bestilling af vare hos leverandør (inkl. godkendelse af bestilling) (trin 1-7) VIA Indkøb af telefoni/hjemmeopkoblinger/telefoni-udstyr sker via en rekvisition i et workflow (Sharepoint-baseret). Via workflow et går bestillingen fra bestiller/rekvirent til godkender og derfra til leverandør. Fordele Workflow et sikrer, at ordren er godkendt når den går til leverandøren. Dette sikrer, at der ikke bestilles uden godkendelse og at godkender ikke senere skal ind og godkende bestillingen. Bestillingen er fra starten forsynet med de nødvendige informationer ift. korrekt levering og fakturering. Dette sparer både arbejdstid og procestid i efterbehandlingen af faktura. UC et overholder indkøbs-aftaler på området, da ordreafgivelsen sker direkte til den/de leverandører, der er indgået aftaler med. Der er overblik over hvilke varer, der er bestilt (men endnu ikke leveret) og overblik over de totale indkøb hos de pågældende leverandører. Dette forbedrer (økonomi)styringen af området og grundlaget for budgettering. Der kan desuden opnås besparelser. Leverandøren kan afvise/henvise bestillinger der evt. forsøges foretaget udenom den fastlagte proces. Hermed bidrager leverandøre til at UC et efterlever egne fastlagte processer. Evt. ulemper Workflowet er en stand-alone -proces/system, der ikke er fuldt og automatisk integreret med alle relevante systemer på UC et. Visse oplysninger skal derfor oprettes/vedligeholdes to steder. Forudsætninger Online bestillingsformularer skal oprettes og vedligeholdes i Sharepoint. Evt. gode råd til Det fastlagte workflow er velegnet, hvor der er tale om bestil- implementering ling/levering af rimeligt ensartede varer. gevinster flere 21
Navn Håndtering af rekvisitioner indenfor Bygningsområdet (gennem anvendelse af en regnearks-baseret model) segment Varebestilling trin Bestilling af varer (trin 2-6) UC Metropol Rekvisition/bestilling af varer og ydelser indenfor Bygningsafdelingens område sker via en (egenudviklet) regnearks-model. Regnearket er et dispositionsregnskab, der viser Aktivitet, Budget, Disponeret, Forbrug og Rest. Ved at klikke på aktiviteten åbnes en rekvisitionsseddel, der udfyldes, sendes retur (ved et klik). Rekvisition føres i ark manuelt, faktura ligeså. Alle bestillere har således fuldt indblik i økonomien. implementering Styring/beskrivelse af processen foregår i den daglige kontakt ml. ledere og medarbejdere, dvs. når rekvisitionen afsendes, er den godkendt. Fordele Anvendelse af regnearks-modellen giver en mere afklaret proces for rekvisitioner på Bygningsområdet. Via oplysningerne i regnearket opnår den enkelte rekvirent og den budgetansvarlige chef overblik over økonomien i rekvisitionerne og større forudsigelighed i økonomistyringen. Evt. ulemper Det kan af den enkelte rekvirent opleves mere besværligt at skulle benytte regnearks-modellen (i forhold til blot ar rekvirere den enkelte ydelse). Ikke relevant for alle UC er Dobbeltregistreringer (pga stand-alone-system) Forudsætninger Kendskab til og kompetencer hos rekvirenten til at betjene regneark korrekt skal være til stede. Evt. gode råd til Medarbejder involvering i opbygnings og testfase flere tilretninger har været nødvendige undervejs gevinster flere 22
Navn Søgning af varer i varekatalog via leverandøraftaler på UC ets intranet segment Varebestilling trin Fra søgning af varer til bestilling (trin 1-6) UC UC Sjælland Der laves leverandøraftaler med fast leverandører, således disse aftaler og link til varekataloger er tilgængelige på UC ets intranet. De indkøbsansvarlig kan bestille varer via disse. Fordele Overholdelse af udbudspligt og andre regler for indkøb. Tidsbesparelse gennem en enklere proces ift. en høj grad af decentralisering, da færre foretager indkøb. Der opnås bedre priser (gennem storkøbsfordele og rabatter) ved en samling/ centralisering af indkøbene. Bedre overblik over de samlede indkøb medfører bedre grundlag for budgettering og andre beslutninger. Lettere at styre indkøb mod de rette produkter (pris, kvalitet, andet). Evt. ulemper Begrænset sortiment/valgmulighed opfattes som en ulempe hos nogle brugere Visse varer, der ikke er standard-varer omfattes ikke. Der opleves ind imellem problemer med leveringstid eller kvalitet (grundet få leverandører). Der kan være en risiko for, at man er bundet af en aftale, således at man reelt ender med at købe vare for dyrt og/eller i for dårlig kvalitet ift. udviklingen i priser, produkter mv. Forudsætninger Indgåelse af de rigtige leverandøraftaler (antal, varesortiment mv.) Evt. gode råd til implementering gevinster flere 23
Navn segment trin UC Centralisering af væsentlige dele af indkøb Varebestilling Bestilling af varer (fra trin 6 samt forudgående aftaler mv.) UC Sjælland Hovedparten af indkøb af IT-produkter, møbler, materialer mv. er centraliseret (i fællesfunktionen i Sorø). Dog ikke linjefags-materiale, som lærere og underviser skal bruge i deres arbejde. Fordele Overholdelse af udbudspligt og andre regler for indkøb. Tidsbesparelse gennem en enklere proces ift. en høj grad af decentralisering, da færre foretager indkøb. Der opnås bedre priser (gennem storkøbsfordele og rabatter) ved en samling/ centralisering af indkøbene. Bedre overblik over de samlede indkøb medfører bedre grundlag for budgettering og andre beslutninger. Lettere at styre indkøb mod de rette produkter (pris, kvalitet, andet). Evt. ulemper Begrænset sortiment/valgmulighed opfattes som en ulempe hos nogle brugere. Der opleves ind imellem problemer med leveringstid eller kvalitet (grundet få leverandører). Centraliseringen kan opfattes som tab af indflydelse/kompetence. Forudsætninger Organisatorisk vilje til at centralisere Personale til at foretage indkøb Evt. gode råd til implementering Centralisering af væsentlige dele af indkøb gevinster flere 24
Angivelse af rekvirentnavn ved varebestilling Navn segment Varebestilling trin Varebestilling (trin 6) UC UC Sjælland Der skal altid angives en rekvirent (person, initialer) ved en varebestilling (ikke f.eks. organisatoriske enhed). Fordele Det sikrer at vareren komme frem til de rette (sparet procestid). Der bruges ikke unødvendig tid på at finde frem til modtager tidsbesparelse ved varemodtagelse. Evt. ulemper Rekvirent er ikke altid oprettet i fakturasystem Forudsætninger Evt. gode råd til implementering gevinster flere Fast procedure for ordrebekræftelse fra leverandør Navn segment Varebestilling trin Modtagelse af ordrebekræftelse (trin 8) UC UC Syddanmark For indkøb hos de leverandører, der er etableres faste leverandøraftaler med, modtages altid en ordrebekræftelse, således at man ved hvilken vare og hvilke pris der er aftalt. Varebestilling kan ske via leverandørens web-shop eller via mail eller telefonisk. Fordele Der sikres kontrol med at pris, kvalitet, leveringstidspunkt, leveringssted er korrekt allerede tidligt i processen fordel for kvalitet af bestilling/levering samt tidsbesparelse ift. at skulle håndtere fejl senere. Sparer desuden procestid Evt. ulemper Forudsætninger Der skal være indgået leverandøraftale Evt. gode råd til implementering gevinster flere 25
4.3. BP inden for processegment 2: Varemodtagelse Angivelse af rette modtagernavn på leverancer Navn segment Varemodtagelse trin Kontrol af vare mod følgeseddel (trin 11) UC Metropol Ved modtagelse af en leverance (følgeseddel) uden det korrekte modtagernavn påført, kontaktes leverandøren med besked om, at der ved efterfølgende leverancer påføres korrekt navn på den pågældende varebestiller. Fordele Der modtages stadig færre leverancer uden bestiller-navn. Dette sparer tid (i reception og hos Bygningsdrift) i den efterfølgende proces med at finde rette modtager af varen/følgeseddel. Desuden spares tid i bogholderi hos fakturamanager og i godkendelsesprocedure Evt. ulemper Der skal anvendes tid til at informere/vejlede leverandører af leverancer, som ikke indeholder de korrekte informationer. Forudsætninger At leverandøren skal være villig og have mulighed/system til at anføre det korrekte navn på varebestiller ved fremtidige leverancer. Evt. gode råd til implementering Det er god idé, at der er procedurer for at bestiller husker at oplyse modtagernavn til leverandøren ved bestilling. Vedholdenhed. gevinster flere 26
4.4. BP inden for processegment 3: Fakturabehandling Navn Håndtering af fakturaer i workflow understøttet af et ITsystem med integration til økonomisystem segment Fakturabehandling trin Fra modtagelse af faktura til godkendelse til betaling (trin 16 19) UC UCC, UC Lillebælt, UC Syddanmark, UC Nordjylland Faktura modtages i fakturasystemet og sendes til godkendelse hos varebestiller (i rollen som fakturagodkender). Evt. manglende oplysninger om varebestiller påføres i bogholderiet eller der skrives en kommentar på fakturaen til den rekvirent, som fakturaen sendes til. Varebestiller/fakturagodkender angiver kontooplysninger i systemet (kontostrengsoplysninger) Beløbsgrænser for godkendelse er fastlagt i fakturasystemet faktura sendes til godkendelse ved overordnet, hvis beløbsgrænsen overskrides kan den normale godkender ikke vælges som godkender, men nærmeste overordnede kan vælges. Fakturaer kan videresendes via systemet til anden godkender (eller en samle-faktura kan af bogholderiet fordeles til flere delgodkendere). Godkendte fakturaer går fra systemet videre i økonomisystem til betaling Fordele Ét samlet system og sammenhængende work-flow understøtter hele fakturabehandlingsprocessen. Papirbaserede arbejdsgange overflødiggøres. Dette øger datasikkerhed, dokumentation og kvalitet (ingen fakturaer bliver væk). Der kan i systemet søges efter faktura og/eller bilag og der kan tilknyttes kommentarer, bilag o.l. til faktura, der håndteres i systemet. Der kan sendes adviseringsmail til fakturagodkenderen, når en faktura er klar til godkendelse. Fakturagodkendere kan hurtigt foretage godkendelse (uafhængigt af sted og tid), hvilket sparer arbejdstid og giver hurtigere procestid. Det bliver lettere at få rettidig godkendelse og betaling iht. betalingsfrister. Det bliver konteret med det samme. Evt. ulemper Fakturagodkendere skal vælge mellem et stort antal konteringsoplysninger (på nogle UC er har de adgang til hele kontoplanen), hvilket indebærer en mulig risiko for angivelse af forkerte konteringsoplysninger (potentiel fejlkilde ellers tidsforbrug på kontrol). Søgefunktionalitet i systemet opleves (på nogle UC er) som tung/besværlig, hvilket medfører øget tidsforbrug. Der mangler superbrugerrettigheder i IndFak, således at man kan låse en faktura op (skal via Moderniseringsstyrelsen) øget tidsforbrug og længere procestid. Det kan være problematisk at angive momskoder rigtigt ved fakturagodkenderens behandling af faktura, hvorfor momskoder på- 27
føres af bogholderiet efter godkendelse medfører øget tidsforbrug. Også eksempler på tidsforbrug i bogholderiet ved kontrol af påførte kontooplysninger. Forudsætninger Varemodtagere/fakturagodkendere skal opsættes i systemet med de nødvendige rettigheder og skal have kendskab til kontooplysninger. Evt. gode råd til implementering gevinster flere Vejledning af leverandører, der sender fysisk faktura Navn segment Fakturabehandling trin Modtagelse af faktura (trin 16-17) UC UC Syddanmark Når UC modtager en fysisk faktura, kontakter bogholderiet leverandøren med henblik på, at få fremsendt en elektronisk faktura via Virk.dk Fordele Reduktion af andelen af fakturaer, der modtages fysisk/pr. mail medfører på sigt tidsbesparelse i fakturabehandlingen. Overholdelse af regler om, at faktura skal fremsendes elektronisk. Bedre samarbejde med leverandører (tidsbesparende for UC et) Evt. ulemper Der kan være nogle leverandører, som ikke vil fremsende elektroniske fakturaer. De fleste ovetales dog. Forudsætninger Evt. gode råd til implementering gevinster flere 28
Ét EAN-nummer for samtlige indkøb Navn segment Fakturabehandling trin Modtagelse af faktura (trin 16-17) UC UC Sjælland UC et har kun ét EAN-nummer. Alle leverancer/leverandører skal fakturere til dette EAN-nummer. Fordele Fakturamodtagelse sker ét sted i organisationen bedre samlet overblik (ift. mange EAN-numre på samme UC). Giver muligheden for centralt at godkende faktureer sparer tid ift. decentral behandling. EAN nummeret et ikke koblet på økonomisystemet og der skal ikke købes flere certifikater til at benytte EAN (reducerede omkostninger). Leverandører sender kun ét kontoudtog og oprettes kun én gang. Ét SE-nr. og ét EAN-nr. overblik Evt. ulemper Manglende grovsortering (af fakturaer) Manglende overblik Ikke alle UC er vil opfatte det som en fordel med kun et EANnummer. Forudsætninger Korrekt udfyldt elektronisk faktura Evt. gode råd til implementering gevinster flere 29
Navn Automatisk videresendelse af faktura til rekvirent via ITunderstøttet proces segment Fakturabehandling trin Kontrol af faktura op mod bestilling (trin 16-17) UC VIA Faktura, der allerede fra varebestillingen er forsynet med medarbejderinitialer eller mailadresse, videresendes automatisk til den rette rekvirent (via Auto-routing-funktionalitet i IndFak). Fordele Sparer arbejdstid og procestid, da fakturamanager i bogholderiet ikke skal finde rekvirenten og videresende faktura til denne. Eliminerer mulige fejlkilder/misforståelser, da fakturaen er født med oplysninger om den rette rekvirent. Tidsbesparende. Evt. ulemper Ikke mulighed for at sætte et forslag til kontering på inden faktura når ud til godkendelse Forudsætninger Rekvirentens initialer (eller mail-adresse) skal være opgivet korrekt allerede fra varebestillingen. At der ved bestillingen anvises korrekt afd-nr. + initialer leverandøren skal være præcis og rette til ift. dette Evt. gode råd til implementering gevinster flere 30
Navn Forslag til konteringsoplysninger angives ved fakturamodtagelse segment Fakturabehandling trin Kontrol af faktura (trin 17) UC UCC Ved faktura-modtagelse via IndFak i bogholderiet, forsynes faktura med forslag til konteringsoplysninger (kontostreng) inden faktura via workflow går til kontrol og godkendelse. Fordele Øget ensartethed i konteringen. Færre fejl i konteringsoplysninger. Bedre datagrundlag (f.eks. formålsangivelse) for den efterfølgende betaling af faktura Tidsbesparelse hos fakturagodkender ift. at finde rette konteringsoplysninger uden forslag. Letter arbejdet hos fakturagodkender Evt. ulemper Tidsforbrug i bogholderiet på angivelse af forslag til konteringsoplysninger. Falsk tryghed hos bestiller. Tidskrævende. Forudsætninger Der skal være en ens og fælles forståelse for at anvende kontostreng korrekt. Evt. gode råd til implementering gevinster flere 31
Navn Angivelse af konto-oplysninger ved fakturabehandling (ved hjælp af Alias i IndFak) segment Fakturabehandling trin Kontrol af faktura mod bestilling (trin 18) UC Metropol Når rekvirenten skal godkende en faktura op mod bestillingen vælger han/hun et Alias med de relevante kontostrengs-informationer. Alias er en samlet, forkodet angivelse af de nødvendige kontooplysninger, for den videre behandling af fakturaen. (Alias er et 5-6 cifret nummer, der svarer til en kombination til Finanskonto, Formål, sted, projekt, aktivitet og indkøb Fordele Den enkelte rekvirent sparer tid ved alias-anvendelsen ift. at skulle vælge alle de nødvendige konterings-oplysninger enkeltvis. Det sikres gennem alias-opsætningen, at de konteringsoplysninger, der indgår i den videre proces er korrekte (rekvirenten kan ikke vælge forkert i og med at Alias fastlægger de rigtige konteringsoplysninger). Evt. ulemper Der skal bruges tid på at oprette og ajourføre Alias er Forudsætninger Alias skal være oprettet/aktiveret Evt. gode råd til implementering gevinster flere 32
Navn Angivelse af momskoder (via kontostreng-oplysninger i IndFak) segment Fakturabehandling trin Kontrol af faktura mod bestilling (trin 18) UC Metropol Formålskontering styrer momskodevalg. Det enkelte formål er opsat tilsvarende momskode. Det indebærer, at der ikke skal vælges separat momskode, dette er tilknyttet det valgte formål. Rekvirenten vælger enten via et Alias eller separat kontostrengsangivelse et formål for den modtagne faktura/det indkøbte. Formåls-informationen peger (via IndFak) på den momskode, der er den rette for den pågældende faktura/det pågældende indkøb. Herved angives den momskode, som i den senere fakturabehandling og betaling er gældende for transaktionen. Fordele Der spares tid i bogholderiet på at behandle faktura og påføre eller kontrollere momskoder. Det er lettere (=tidsbesparende og mere sikkert) for den enkelte rekvirent at angive komplette konteringsoplysninger (i og med der er etableret en kobling mellem Formål og Momskode). Evt. ulemper Ulempen er, at et formål kan bestå af flere underformål, da underformålet styrer momskoden. Dette kræver mere vedligeholdelse af formål og disciplin ved bogføring. Giver støj Forudsætninger Momskode-tilknytningen skal etableres og vedligeholdes i Navision Evt. gode råd til implementering gevinster flere 33
Navn segment trin UC Anvendelse af fakturabehandlingsystem med gode søgefunktioner og elektronisk arkiv hos den enkelte bruger (Ibistic) Fakturabehandling Ikke direkte del af fakturabehandling, men kan være en hjælp ved Trin 18 Kontrol af faktura mod bestilling. UC Nordjylland Gennem anvendelse af søgefunktionen i systemet kan den enkelte fakturagodkender finde tidligere faktura og bilag frem via systemets elektroniske arkiv hos den enkelte bruger Fordele Færre henvendelser til Økonomiafdelingen. Brugerne kan selv genfinde bilag. Evt. ulemper Forudsætninger Brugerne skal informeres om søgefunktionaliteten Evt. gode råd til implementering gevinster flere 34
Navn Påmindelse ved forsinket eller manglende fakturagodkendelse segment Fakturabehandling trin Fakturagodkendelse (trin 19) UC VIA ssystem (IndFak) er sat op til automatisk at udsende påmindelser efter 5-7 dage fra brugerens modtagelse af faktura til bekræftelse af varemodtagelse og/eller til godkendelse til betaling. Disse påmindelses-mails kan ikke fravælges af IndFak-brugerne. Den enkelte fakturamanager følger ligeledes op på, om fakturaer er strandet hos specifikke brugere. Fordele Flere faktura betales inden overskridelse af betalingsfristen og medfører: o o Besparelse af mora-renter/rykkergebyrer Man undgår håndtering af rykkerskrivelser/betalingspåmindelser fra leverandører Bedre image overfor og samarbejde med leverandører Evt. ulemper Tidsforbrug hos fakturamanager på manuel opfølgning Forudsætninger Fakturagodkenderne skal reagere Evt. gode råd til implementering gevinster flere 35
Navn Beløbsgrænser/Disponeringsgrænserfor godkendelse af faktura segment Fakturabehandling trin Godkendelse af faktura (trin 19) UC UC Sjælland, VIA UC Der defineres et maksimalt beløbsgrænse for de indkøbsansvarlige/fakturagodkendere. Faktura over denne grænse skal godkendes af en overordnet. Grænsen er fastlagt i fakturasystemet. Fordele Der spares tid ved, at alt ikke skal godkendes på chef-niveau (arbejdstid, procestid). Kontrollen hos den overordnede bliver mere reel, når chefen kun skal forhold sig til faktura over dispositionsgrænsen. Kontrol med faktura og økonomi gennem beløbsgrænsefastlæggelse (styring). Evt. ulemper Den decentrale godkendelse under beløbsgrænsen kræver fortsat bevågenhed (og tidsforbrug) på budgetoverholdelse. Forudsætninger Beløbs/dispositionsgrænser skal registreres i systemet. Evt. gode råd til implementering Navn gevinster flere Nødvendig kontering foretages af godkender (af f.eks. Sted, Projekt/Aktivitet) segment Fakturabehandling trin Godkender faktura til betaling (trin 19) UC UC Nordjylland, UC Syddanmark Fakturagodkender anfører oplysninger om kontering (kontostrengoplysninger) og låser evt. disse (så de ikke efterfølgende ændres) Fordele Mere korrekt kontering. Kompetenceløft hos brugerne, der vil føle/tage et større ansvar Evt. ulemper Ved tvivl om rette kontooplysninger kan der ske tilfældig/forkert kontering. Kan give falsk tryghed hos kontrollanter Forudsætninger Kræver at fakturagodkender er klædt på til at foretage den rigtige kontering. Evt. gode råd til implementering Uddannelse af godkendere Konteringsvejledning skal foreligge og formidles gevinster Sparet ar- bejdstid: flere 36
Navn segment trin UC System til analyse af bogførte faktura (SAS) Fakturabehandling Bogfører betaling (trin 21) efterfølgende analyse af bogførte betalinger UCC Når en faktura er bogført overføres alle informationer til analysesystemet (SAS), herunder vare, pris, leverandør, tidspunkt, leveringssted osv. Gennem analysesystemet kan trækkes data til nærmere analyse af indkøb, leverandører, priser mv. Analyserne giver et fakta-baseret grundlag ift. anvendelse af flere/mange leverandører til samme ydelse eller på samme lokation o.l. Fordele Indkøbsanalyserne giver et præcist og faktabaseret beslutningsgrundlag for omkostningsbesparelser på indkøb gennem: o fravalg af dyre/tilvalg af billige leverandører, o stærkere forhandlingsposition ved leverandøraftaler o grundlag for at samle mange småindkøb til få større indkøb o o fravalg/erstatning af dyre produkttyper hurtigt overblik hvor der skal sættes ind med udbud på enkelte varetyper altså færre leverandører samt fakturaer Analysesystemet sparer tid i indkøbs-/regnskabsafdelingen ift. manuel udarbejdelse af analyser. Evt. uregelmæssigheder ift. indkøbspolitik og regler på indkøbsområdet kan afdækkes (gaver o.l. fra leverandøren). Bedre styring ift rammeaftaler + analyse ift. at samle indkøb på tværs af UC erne Evt. ulemper Tidsforbrug og omkostninger ved implementering af analysesystem. Løbende licensomkostninger til analysesystem. Forudsætninger Anskaffelse/tilstedeværelse af analysesystem. Leverandørens oplysninger på faktura skal være eller gøres forståelige ift. analysesystemet (f.eks. præcis vareangivelse, leveringssted o.l.). Dette kræver en særlig indsats ved implementering af analysesystem Evt. gode råd til implementering gevinster flere 37
5. Ideer til fremtidige r (NP) Der er i alt identificeret 10 Næste Praksis r (eller NP-forslag). Tabellen nedenfor viser disses fordeling på de tre processegmenter, på typen af gevinst ved forslaget, samt om forslaget primært angår IT-anvendelse eller primært drejer sig om ændret arbejds-/organisationstilrettelæggelse. To af forslagene omfatter hele sprocessen ( Tværgående ). Ét af disse nemlig Indkøbssystem med integration mellem indkøbssystem og fakturasystem er det helt gennemgående NP-forslag, der nævnes af mere end halvdelen af UC erne. Flest NP-forslag findes indenfor processegmentet Fakturabehandling, hvor der navnlig foreslås udvikling og anvendelse af nye funktioner i de fakturabehandlingssystemer, der i dag anvendes på UC erne. Næste Praksis Antal forslag og fordeling -segment; Trin I alt Sparet arbejdstid* Tværgående Alle trin Varebestilling 1-9 gevinst Hurtigere proces* 2 2 1 2 2 It Andet, fx kvalitet* Arbejds/org.- tilrettelæggelse 2 1 1 2 2 Varemodtagelse 10-15 Fakturabehandling 16-23 0 6 5 5 2 5 1 I alt 10 9 6 9 7 3 38
5.1. Tværgående NP r Navn Indkøbssystem med integration mellem indkøbssystem og fakturasystem segment Tværgående trin Fra bestilling af varer til godkendelse af faktura (trin 1-18) Fuld integration mellem indkøbssystemet og fakturasystemet: Godkendelse af indkøb sker inden ordreafgivelsen/varebestillingen finder sted. Samtlige leverandører er oprettet i indkøbssystemet iht. UC ets indkøbspolitik og indgåede leverandøraftaler. Der er et reduceret antal varebestillere og varebestiller-information er integreret i den enkelte bestilling, så korrekte oplysninger (om varebestiller, budgetansvarssted osv.) følger den videre proces igennem fakturabehandling. Fordele Sparet procestid og arbejdstid på behandling af varebestillinger og faktura. Sikkerhed for at der ikke sker indkøb uden forudgående godkendelse fra den budgetansvarlige. Øget datasikkerhed og minimering af fejlkilder, da alle data om bestiller og betalingssted følger transaktionen fra starten. Mulighed for bedre styring af indkøb bl.a. oversigt over foretagne indkøbsdispositioner og analyser af foretagne indkøb. Mulighed for at opnå bedre prisen gennem styring af indkøb mod de leverandører, hvor UC et opnår den bedst mulige pris. Evt. ulemper Mange af de medarbejdere, der i dag selv fortager indkøb, vil opleve at miste rettigheder/beføjelser og muligheder for at handle som de vil/plejer. Muligvis længere kommandovej, hvis den enkelte ikke kan indkøbe direkte. Forudsætninger Alle (relevante) indkøb foretages via den beskrevne proces og system og alle relevante leverandører er oprettet i dette. gevinster flere 39
Navn segment trin System, der integrerer rekvirerede/disponerede midler til indkøb med det hidtidige forbrug, så der fås ét samlet billede Tværgående Fra bestilling af varer til betaling af faktura (alle trin i processen) Der ønskes et system, så det (i samme system eller i hvert fald integreret m.h.t. dataoverførsel) er muligt at få ét samlet billede af det hidtidige forbrug (indkøb) og de disponerede rekvisitioner/indkøb Fordele Bedre datagrundlag for den samlede økonomistyring i afdelingen. Øget sikkerhed for budgetoverholdelse, da både forbrug og foretagne dispositioner afspejles i systemet. Bedre grundlag for at prioritere ikke allerede forbrugte og disponerede midler. Tidsbesparelse på at skuffe-systemer og ad-hoc-analyser bliver overflødige. Evt. ulemper Investering i system. Etablering af korrekt data-kobling Forudsætninger System skal findes/anskaffes og integreres med øvrige systemer gevinster flere 5.2. NP inden for processegment 1: Varebestilling Navn Fælles (for UC erne), netbaseret varekatalog med integration til leverandørernes indkøbsportaler segment Varebestilling trin Fra søgning efter varer til varebestilling (trin 1-6) Der kan oprettes et fælles varekatalog for UC erne, med kobling til leverandørens indkøbsportaler. Grundlaget for dette kan være fælles indkøbsaftaler for alle UC er med de relevante leverandører Fordele Økonomiske besparelser gennem storkundeaftaler (economy of scale) Evt. ulemper Kan medføre at særinteresser/hensyn må vige kan opleves som en begrænsning lokalt. Forudsætninger (Vilje til) indgåelse af fælles aftaler mellem alle UC er. gevinster flere 40
Bedre overblik over hvilke varer, man har aftaler på Navn segment Varebestilling trin Søger vare i katalog (trin 2) Det skal være lettere for de der foretager indkøb, at få overblik over, hvilke varer, man har aftaler på. Fordele Hurtigere og mere sikker anvendelse af leverandøraftaler Evt. ulemper Oversigten skal vedligeholdes. Forudsætninger Stiller krav til leverandørerne om information om de varer, der er aftaler på gevinster flere 5.3. NP inden for processegment 2: Varemodtagelse Der er ikke identificeret NP-forslag indenfor processegment 2: Varemodtagelse. 5.4. NP inden for processegment 3: Fakturabehandling Navn Automatisk overførsel af (bruger)data til fakturahåndteringssystem segment Fakturabehandling trin Datagrundlag for godkendelse af faktura (trin 16 19) Stamdata om brugere i fakturahåndteringssystemet hentes ét sted i UC et (f.eks. organisatorisk tilhør, rolle m. evt. beføjelser/begrænsninger o.l.). Kunne evt. ske via workflow ifm ansættelse/fratrædelse. Fordele Data om brugere skal kun ajourføres ét sted (stamdata) tidsbesparende Organisatoriske/personale-ændringer overføres automatisk til fakturasystem øget kvalitet/sikkerhed i anvendelse af fakturasystem. Evt. ulemper Forudsætninger gevinster flere 41
Elektronisk behandling af udenlandske fakturaer Navn segment Fakturabehandling trin Modtagelse og godkendelse af faktura (trin 16 20) Udenlandske fakturaer/fakturaer i anden valuta end danske kroner behandles i fakturasystemet på linje med danske/dkk faktura. Fordele Mindre manuelt arbejde end i dag. Evt. ulemper Forudsætninger Skal kunne håndtere kursomregning gevinster flere Automatisk behandling af faktura for faste omkostninger. Navn segment Fakturabehandling trin Fra modtagelse af faktura til godkendelse til betaling (trin 16-23) Fakturaer for faste omkostninger dvs. fakturaer, der ikke genereres af et indkøb (serviceaftaler, abonnementer, husleje o.l.) godkendes direkte til betaling i bogholderiet og skal ikke forbi de indkøbsansvarlige til godkendelse. Fordele Tidsbesparelse grundet færre fakturaer til godkendelse Evt. ulemper Hvis man glemmer at afmelde en aftale, så betaler UC et regningen. Øgede omkostninger til renter mv. og største risiko er, at pengene ikke kan inddrives Forudsætninger Mulighed for at udskille fakturaer for faste omkostninger i fakturahåndteringssystemet. Omkostningerne til denne type fakturaer skal fortsat synliggøres i den enkelte budgetansvarliges budget gevinster flere 42
Navn Automatisk videresendelse til (eller advisering af) en overordnet ved manglende fakturagodkendelse segment Fakturabehandling trin Kontrol af faktura mod bestilling (trin 18) Hvis den medarbejder, der skal kontrollere og godkende faktura ift. bestillingen ikke gør dette indenfor den fastsatte tidsfrist, kan der via fakturasystemet enten sendes en advisering til vedkommendes overordnede, eller fakturaen kan sendes til den overordnede til godkendelse Fordele Den overordnede har formel magt til at fremskynde behandlingen/godkendelsen Evt. ulemper Ved mange underordnede, kan lederen blive spammet (modtage mange adviseringer/faktura) Forudsætninger gevinster flere Navn Mere automatik ved godkendelse af store beløb (fakturaer, der kræver mere end én godkender) segment Fakturabehandling trin Kontrol og godkendelse af faktura (trin 18 19) For faktura på store beløb, hvor der kræves godkendelse af mere end én fakturagodkender, kan fakturasystemet understøtte det elektroniske workflow til begge/samtlige fakturagodkendere. Fordele Tidsbesparelse i godkendelsesprocessen Evt. ulemper Kan tage længere tid, hvis faktura skal højere op i systemet for godkendelse Forudsætninger Udvikling af system til dette (kræver leverandør-inddragelse) gevinster flere 43
Forenkling af kontostreng Navn segment Fakturabehandling trin Kontrol og godkendelse af faktura (trin 18) Der anvendes en kontostreng, som indeholder færre variable/er mere enkel at overskue Fordele Større sikkerhed for korrekt kontering Evt. ulemper Tab af informationer pga. mindre detaljeringsgrad Forudsætninger Opbygning og teknik skal være til stede. Der skal formidles gode konteringsvejledninger til fakturagodkendere de skal være godt informeret. gevinster flere 44