Dato 6. januar 2016 INDKALDELSE TIL BESTYRELSESMØDE Mødet holdes torsdag den 7. januar 2016 kl. 17.15 på administrationskontoret, Brendstrupgårdsvej 7 med følgende dagsorden: 1. Organisation kl. 17:15 19:00 a. Realisering af strategiske mål 2014-15 (O) * b. Strategiske mål 2016 (B) * c. Sammenlægning af IT/multimedieudvalget og Kommunikationsudvalget (O) * d. Analyse af beboerdemokratiske fora (B) * e. Opfølgning på dialog med afdelingsbestyrelserne i boligområderne (D) f. Orientering fra udvalgene (O) 2. Afdelinger kl. 19:00 19:15 a. Orientering vedrørende afdelingerne (O) * 3. Administration kl. 19:15 19:30 a. Orientering fra administrationen (O) * 4. Mødeevaluering kl. 19:30 19:45 a. Evaluering af bestyrelsens arbejde ift. principperne for værdiskabelse (D) * b. Skriv på BKÅ Portalen (B) 5. Kommende møder kl. 19:45 19:50 a. Emner til næste møde, der holdes den 4. februar 2016 (B) b. Mødeplan 2016, herunder emne til bestyrelsesseminar (B) * c. Uddannelse (O) 6. Eventuelt (O) Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning, (D) drøftelse eller (O) orientering. Vedlagte bilag er markeret med *. Møderne afvikles fast med ti minutters pause efter hver 50 minutters møde.
NOTAT TIL PKT 1.a Realisering af årlige strategiske mål 2014-15 DATO 29. december 2015 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING Som et led i bestyrelsens målopfølgning er det besluttet, at bestyrelsen hvert år i januar får en oversigt over årets målopfyldelse. Målsætning Målepunkt 2012 2013 2014 2015 Mål 2015 Udmøntning Kvalitet af nybyggeri 2-0 - 0 Antal nybyggerier, der ved etårseftersynet har kategori 3-fejl eller som har kategori 2-fejl på mere end to overordnede bygningsdele (niveau 2 i forvaltningsklassifikationen). Kundetilfredshed med boligkvalitet ift. husleje 3,0 3,0 3,1 3,0 3,0 Årlig kundetilfredshedsundersøgelse, Attraktivt Låneoptag i vedligeholdelsesplaner Kundetilfredshed med gennemførte råderetssager - 1.026 1.113 1.093 1.080 Anden kapitalfremskaffelse over ti-års periode pr. m 2 - - 3,3 3,4 3,0 Løbende kundetilfredshedsundersøgelse, Varmeforbrug i afdelingerne - 116 112 104 115 Gennemsnitligt samlet graddagekorrigeret varmeforbrug i afdelingerne (hvor relevant) kwh/m 2. Fælles elforbrug i afdelingerne 100 98 95 95 95 Gennemsnitligt elforbrug i fællesarealer i afdelingerne (hvor relevant) - konto 111100. Indeks 2012 = 100. Høj deltagelse - - 1.200 1.355 1.300 Antal deltagende personer på ordinære afdelingsmøder. Fælles Oplevet fællesskab - - - 2,3 3,0 Løbende kundetilfredshedsundersøgelse, Nemt Kundetilfredshed med service fra ejendomsfunktionær Kundetilfredshed med service fra administration 3,3 3,4 3,3 3,4 3,0 Årlig kundetilfredshedsundersøgelse, 3,2 3,1 3,1 3,2 3,0 Årlig kundetilfredshedsundersøgelse,
Målsætning Målepunkt 2012 2013 2014 2015 Mål 2015 Udmøntning Kundetilfredshed med information 3,1 3,2 3,2 3,3 3,0 Årlig kundetilfredshedsundersøgelse, Kundetilfredshed ved indflytning 3,2 3,2 3,3 3,3 3,0 Løbende kundetilfredshedsundersøgelse, Kundetilfredshed ved fraflytning 3,2 3,2 3,2 3,3 3,0 Løbende kundetilfredshedsundersøgelse, Hurtig genudlejning 30,7 28,9 30,5 33,1 33,0 Hurtig ekspedition af flytteopgørelser 62% 70% 61% 77% 67% Andel, hvor gennemsnitlig tid fra synsdatoen til fremsendelse af endelig flytteopgørelse er maks. 5 uger. Oplevet nemt - - - 3,2 3,0 Løbende kundetilfredshedsundersøgelse, Attraktiv arbejdsplads Gennemsnitligt antal dage fra opsigelse til modtagelse af kontrakt. Medarbejdertilfredshed 3,8 3,6 3,7 3,9 3,2 Årlig medarbejdertilfredshedsundersøgelse, Sygefravær 7,5 7,1 7,4 6,4 1 8,0 Samlet gennemsnitligt antal sygedage omregnet til helårsfravær. Score for God ledelse 3,3 3,3 3,3 3,5 3,0 Årlig medarbejdertilfredshedsundersøgelse, Generelt er målopfyldelsen høj, men der er tre områder, hvor bestyrelsens mål ikke er realiseret: Låneoptag i vedligeholdelsesplaner er faldet, men ligger stadig over bestyrelsens mål. Det skal ses i lyset af arbejdet med fremtidssikringsstrategier, der både øger henlæggelserne, men samtidig øger realismen i de forventede vedligeholdelsesarbejder. Det må forudses, at låneoptag generelt vil falde over de kommende år i takt med at indfasningen af henlæggelserne tager til. Omvendt vil der også optræde nye, udgiftskrævende arbejder i planerne. Det bør vurderes efter afdelingsmøderne 2016, om der er sket en tilstrækkelig forøgelse af henlæggelserne i forhold til de forventede arbejder. Beboernes oplevelse af fællesskab ligger væsentlig under bestyrelsens målsætning. Der er iværksat initiativer til at styrke fællesskabet i boligområderne dels gennem brandinginitiativerne og dels gennem de fire strategiske initiativer om Fælles faciliteter, Ude er godt, Starthjælp til fællesskaber og Virtuelle fællesskaber. 1 Kan først endeligt opgøres medio januar. 2/3
Målet om hurtig genudlejninger er ikke helt opfyldt, men er tæt på. Resultatet skal ses i lyset af de mange komplicerede genhusningssager, der har præget udlejningerne i 2015. Der foretages ikke yderligere. I den tidligere strategiperiode opsattes tillige årlige strategiske mål. Der udestår et enkelt, der senest drøftet på organisationsbestyrelsens møde den 9. april 2015. Bestyrelsen formulerede det mål, at Boligkontoret Århus inden udgangen af 2015 skulle have implementeret NemId til fx signering af dokumenter fra boligorganisationen. Det har i ca. et år fungeret ift. dokumentation for studieaktivitet samt aftaler om fx råderet og afdragsordninger. Ca. 1. februar opstartes nyt modul i EG Bolig til signering af bl.a. lejekontrakter via e-boks. Der arbejdes endelig på en signeringsløsning til opsigelser. På den baggrund vurderes målet som opfyldt. INDSTILLING Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager redegørelsen til efterretning. 3/3
NOTAT TIL PKT 1.b Strategiske mål 2016 DATO 29. december 2015 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING Attraktivt Fælles Nemt Parameter 2012 2013 2014 2015 Kvalitet af nybyggeri Kundetilfredshed med boligkvalitet ift. husleje Lånefinansiering i vedligeholdelsesplaner 2015 Kundetilfredshed med gennemførte råderetssager Mål 2015 Mål 2016 2-0 - 0 0 3,0 3,0-3,0 3,0 3,0-1.026 1.113 1.093 1.080 1.080 - - - 3,4 3,0 3,0 Varmeforbrug i afdelingerne 117 130 104 115 105 Fællesforbrug i afdelingerne 100 98 97 95 95 95 Høj deltagelse Beboernes oplevelse af fællesskab Beboernes oplevelse af nemt Kundetilfredshed med service fra ejendomsfunktionær Kundetilfredshed med service fra administration - - 1.200 1.355 1.300 1.400 - - - 2,3 3,0 3,0 - - - 3,2 3,0 3,0 3,3 3,4 3,3 3,4 3,0 3,0 3,2 3,1 3,1 3,2 3,0 3,0 Målepunkt Antal nybyggerier, der ved etårseftersynet har kategori 3-fejl eller som har kategori 2-fejl på mere end to overordnede bygningsdele (niveau 2 i forvaltningsklassifikationen). Årlig kundetilfredshedsundersøgelse, Anden kapitalfremskaffelse over ti års periode kr. pr. m 2. Løbende kundetilfredshedsundersøgelse, Gennemsnitligt samlet graddagekorrigeret varmeforbrug i afdelingerne (hvor relevant) kwh/m 2. Gennemsnitligt elforbrug i fællesarealer i afdelingerne (hvor relevant) - konto 111100. Indeks 2012 = 100. Antal deltagende personer på ordinære afdelingsmøder i efteråret. Løbende undersøgelse, Løbende undersøgelse, Årlig kundetilfredshedsundersøgelse, Årlig kundetilfredshedsundersøgelse,
Parameter 2012 2013 2014 2015 Kundetilfredshed med information Kundetilfredshed ved indflytning Kundetilfredshed ved fraflytning Hurtig genudlejning Mål 2015 Mål 2016 3,1 3,2 3,2 3,3 3,0 3,0 3,2 3,2 3,3 3,3 3,0 3,0 3,3 3,2 3,2 3,3 3,0 3,0 30,7 28,9 30,5 33,1 33,0 34,0 Hurtig ekspedition af flytteopgørelser 62% 70% 61% 77% 67% 75% Attraktiv arbejdsplads Medarbejdertilfredshed Sygefravær Score for God ledelse 3,8 3,6 3,7 3,9 3,2 3,2 7,5 7,1 7,4 6,4 8,0 8,0 3,3 3,3 3,3 3,5 3,0 3,0 Målepunkt Årlig kundetilfredshedsundersøgelse, Løbende kundetilfredshedsundersøgelse, Løbende kundetilfredshedsundersøgelse, Gennemsnitligt antal dage fra opsigelse til modtagelse af kontrakt. Andel, hvor gennemsnitlig tid fra synsdatoen til fremsendelse af endelig flytteopgørelse er maks. 5 uger. Årlig medarbejdertilfredshedsundersøgelse, Samlet gennemsnitligt antal sygedage må ikke overstige 8. Årlig medarbejdertilfredshedsundersøgelse, Flg. mål justeres: Varmeforbrug i afdelingerne reduktion pga. implementering af nye varmeanlæg m.m. Høj deltagelse forøgelse pga. fortsatte initiativer for at øge deltagelsen i afdelingsmøderne. Hurtig genudlejning mindre forlængelse af fristen i 2016 pga. udfordringerne omkring genhusning. Hurtig ekspedition af flytteopgørelser forøgelse af andelen opgjort inden for fem uger pga. forbedret proces, og da hurtige opgørelser både er en god service for fraflytter og mindsker risikoen for tab for afdeling og boligorganisation. INDSTILLING Det indstilles, at bestyrelsen drøfter og beslutter strategiske mål og målepunkter for 2016. 2/2
NOTAT TIL PKT 1.c Sammenlægning af IT/multimedieudvalget og Kommunikationsudvalget DATO 29. december 2015 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Udvalgene PROBLEMSTILLING De to udvalg har i en længere periode arbejdet tæt sammen og har besluttet at lægge de to udvalg sammen til ét. INDSTILLING Det indstilles, at bestyrelsen tager sammenlægningen til efterretning.
NOTAT TIL PKT 1.d Analyse af beboerdemokratiske fora samt forslag til en fremtidig struktur DATO 30. december 2015 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Olav, Peter og Søren PROBLEMSTILLING På organisationsbestyrelsesmødet 3. december 2015 fremlagdes en oversigt over BKÅ s beboerdemokratiske fora. Med et par enkelte tilføjelser (markeret med *) kan oversigten opdeles således: 1) Organer fastlagt i lovgivningen: Beboermøder i afdelinger*, Afdelingsbestyrelser, Repræsentantskabet, Organisationsbestyrelsen. 2) Fora i afdelingerne*: opgangsmøder, aktivitetsudvalg osv 3) Udvalg 4) Dialogmøder, organisationskonference, kurser 5) Forum af BL kredsrepræsentanter* 6) Afdelingsbestyrelsesnetværk, udvalgsnetværk 1 og 2 er enten lovfastsat eller et rent afdelingsanliggende. 3 fungerer i en gråzone hvor formål, kompetence- og referenceforhold ikke er helt klart. Udvalgene er historisk opstået dels som et levn fra de fusionerede organisationer, dels ud fra et ønske i fusionsprocessen om at skabe rammer hvor flere kunne være aktive i udviklingen af den nye organisation. Nogle udvalgsarbejder retter sig mod organisationen, andre mod afdeling/beboere. 4 organiseres af organisationsbestyrelsen og har til hensigt at sikre videndeling, kommunikation og bredt forankret politikudvikling i organisationen. 5 er annonceret og vedtaget men aldrig igangsat. 6 Netværkerne er delvist en overlevering fra en af de fusionerede organisationer hvor der herskede en høj grad af mistro mellem organisationsbestyrelsen og brede kredse i afdelingsbestyrelserne. Princippet bag netværkerne er selvorganisering. Status på de to netværker i dag er at det er en meget begrænset gruppe der deltager, og at der er et vist overlap med dialogmøder og organisationskonferencer. Status: Status er at der er for meget overlap og der er udbredt uklarhed om de forskellige foras funktion. Der er en tendens til at det sociale næsten er blevet primært i visse fora, og det fører så til at
mere fortravlede medlemmer af afdelingsbestyrelserne (fx folk med fast arbejde og børn) får svært ved at prioritere at deltage. En ny struktur: a) Formandsmøder erstatter dialogmøderne i 1., 2. og 4. kvartal som beskrevet i Anne Tideman-Dal s notat. Møderne strammes op og bliver mere forpligtende i begge retninger, organisationsbestyrelsen har brug for at kunne rådføre sig med alle afdelingerne. Elementet af fri debat i uforudsigelige retninger nedtones naturligt når det er alle formænd der deltager. Organisationsbestyrelsen er ansvarlig for at indkalde. b) Organisationskonferencen fastholdes nogenlunde i nuværende form. Den er stedet for bredt forankret debat, information og politikudvikling. Konferencen er for alle afdelingsbestyrelser, repræsentantskabsmedlemmer og aktivister i udvalg. Networking på tværs i organisationen er vigtige delmål for organisationskonferencen. Organisationsbestyrelsen er ansvarlig for organisering evt. uddelegeret til et kursusudvalg. c) Kurser. Som hidtil, med fokus på introduktion til nye afdelingsbestyrelsesmedlemmer, men også gerne om aktuelle emner (fx brug af Facebook i afdelingsdemokratiet) hvis der kan skabes interesse og tilslutning. Erstatter dialogmødet i 3. kvartal med fokus på budget- og afdelingsmøder og fortsætter i dette regi. d) Udvalg der er formelt nedsat af organisationsbestyrelsen med udgangspunkt i en klar strategi eller beslutning i bestyrelsen eller repræsentantskabet. Sådanne udvalg har en klar opgave og arbejdsperiode. Udvalg refererer altid til organisationsbestyrelsen. e) Debatmøder, informationsmøder og videndeling. Organisationsbestyrelsen kan indkalde til ad hoc debat- eller informationsmøder når det er nødvendigt, også i tilfælde hvor et udvalg eller repræsentantskabet opfordrer til det. Erstatter dialogmøder. f) Interessegrupper, fx udvalg der sporadisk opstår på baggrund af interesse eller nogles oplevelse af en mangel, arbejder med nye ideer der endnu ikke har nået en form hvor de kan omsættes til beslutninger eller strategi. Historisk kunne det have været spørgsmålet om øget brug af råderetten, energioptimering, osv. Kommunikationsudvalget kunne være et andet eksempel på et udvalg der måske kunne være en interessegruppe. Interessegrupper er autonome, men kan på almindelig vis sende forslag til organisationsbestyrelsen eller repræsentantskabet. g) Autonomt samarbejde mellem afdelinger. Alle afdelinger, eller afdelingerne i et område eller af en bestemt type. Det eksisterende afdelingsbestyrelsesnetværk er et eksempel på et sådan autonomt samarbejde mellem afdelinger. Sådanne samarbejder iværksættes af afdelingerne uden organisationsbestyrelsens mellemkomst. Disse former for samarbejde nævnes for fuldstændighedens skyld idet de ikke er et anliggende for organisationsbestyrelsen eller repræsentantskabet. h) Forum for kredsrepræsentanter skal implementeres (se tidligere beslutning). INDSTILLING Bestyrelsen debatterer og justerer analyse og forslag, og bringer det videre i organisationen med henblik på vedtagelse på det kommende repræsentantskabsmøde. 2/2
NOTAT TIL PKT 2.a Orientering vedr. afdelinger DATO 29. december 2015 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Administrationen PROBLEMSTILLING Der er bemærkninger vedr. følgende afdelinger: Afdeling 12-13-19 Charlottehøj Afdeling 40 Fredensgade Afdeling 20 Norgesparken Afdeling 22 Illerupvej Fibia gennemgår fejl på tv/internet installation. Desværre kan der kun meldes fejl ind på sms hvilket afholder mange ældre fra at fejlmelde. Jubilæumsgave endnu ikke indkøbt. Den købes i foråret 2016 Ombygning af børnehave til lejligheder, går planmæssigt og er klar til genudlejning pr. 1/3-2016 Projekt med vinduer, terrassedør, nye varmerør og radiator samt efterisolering af altanvægge og overfladebehandling af altan gulv er afsluttet. Dog er der udsatte arbejder grundet vejret, på at efterbehandle altan gulvene da de ellers ville have en urimelig høj pris på at dække altanerne ind. Arbejdet her forventes at blive lavet primo april/maj, dog skal vilkårene for at udføre arbejdet være der. Kabling er færdigt og klar i lejlighederne, så de er klar til at gå fra Stofa og over til YouSee fra januar 2016. der har været intromøde for beboerne. Garageanlægget i kælderen er blevet malet, og det er afsluttet. Afdeling 29 Kalmargade Rensning af tagrender og gennemgang af dem for skader afsluttes her inden jul. Udbedring af skader i tagrender og nedløb, udføres først i januar.
Afdeling 38 Visbjerg Hegn 2 køkkenrunde er afsluttet. Udskiftning af termostater er udsat til først i det nye år grundet leverings problemer. Der har været en brand i nr. 28, heldigvis var der ingen tilskadekommen. Der er koblet taksator på, og arbejdet op startes først i det nye år. Det er tanken at bruge denne tragiske hændelse, som en mulighed for at få prøvet nogen ting af ang. det kommende vindues og facade renovering af på denne bolig som en slags prøve. Lejeren er blevet genhuset andet sted via kommunen. Der er afholdt de indledende møder med rådgiver vedr. udskiftning af vinduer og døre samt facadeplade. Rådgiver kommer med tidsplan og økonomien først i det nye år. Afdeling 48, 55 og 63 Skæring Parkvej Fibia gennemgår fejl på tv/internet installation. Deres udmelding er at afdeling 48 + 55 + 63 er færdige, med undtagelse af enkelte kunder, som vi ikke kan komme i kontakt med. Afdeling 54 Norsgade Afdeling 67 Hørretløkken Udskiftning af køkken i forhuset opstarter i januar. Taget blæste af 3 boliger, da Gorm var forbi. Da dette er anden gang dette sker, planlægger jeg en undersøgelse af alle boligerne i 1. kvartal i det nye år, for at få undersøgt om der er en reel problematik, eller det er et tilfælde at disse 2 boliger har været ekstra udsat for vind mm. INDSTILLING Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 2/2
NOTAT TIL PKT 3.a Orientering fra administrationen DATO 29. december 2015 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING A. Administrationen har i forlængelse af seneste bestyrelsesmøde været i dialog med såvel Insero som Letsgo om mulighederne for at understøtte boligområderne vil at tilvejebringe delebiler. Umiddelbart giver Inseros koncept bedre mulighed for at præge og tage ejerskab på bilerne, ligesom de alene tilbyder elbiler. Omvendt er økonomien for boligorganisationen væsentlig bedre gennem et samarbejde med Letsgo, hvor bilerne også i videre omfang vil kunne deles med boligområdernes naboer. Emnet afklares gennem dialogen i januar måned med afdelingsbestyrelser i boligområderne. B. Alle medarbejdere deltog den 10. december i et opfølgningsmøde vedr. resultaterne for Great Place to Work, hvor virksomhedsnævnet præsenterede sine initiativer. Blandt initiativerne kan nævnes etablering af en jobbank, en erfagruppe for unge medarbejdere, et nyt koncept for MUS og opfølgning på udviklingsplaner samt flere sociale arrangementer for medarbejderne. C. Udlejningsassistent Winnie Dollerup Valler fratræder sin stilling efter en sygemeldingsperiode. Det vurderes i 1. kvartal, om stillingen skal genbesættes. D. Varmehalsprojektet i afdeling 25 Reginehøj er omtalt i bl.a. Aarhus Stiftstidende den 16. december:
INDSTILLING Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 2/2
NOTAT TIL PKT 4.a Principper for bestyrelsens værdiskabelse DATO 29. december 2015 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING Organisationsbestyrelsen besluttede den 15. august 2015, at man på hver andet møde ville evaluere bestyrelsens arbejde iht. principperne for værdiskabelse. Bestyrelsen skaber værdi ved at: a) Sætte klare mål og rammer for direktionen b) Se, opsamle, analysere, løfte op og medbringe input fra beboerne til bestyrelsens strategi c) Se og opsamle input og inspiration udefra til angivelse af organisationens retning d) Følge op på mål og aktiviteter e) Sikre at lovgivning, økonomi m.m. overholdes f) Ajourføre virksomhedskodeks g) Sætte rigtig daglig ledelse og give konstruktivt modspil, der skaber dynamik h) Reflektere løbende over og udvikle bestyrelsens egen værdiskabelse Værdiskabelsen implementeres ved at: a) sikre klare mål og rammer, når bestyrelsen træffer beslutninger samt at drøfte målsætningen forud for udviklingssamtalen med direktøren sidst på året b) samle input fra diverse undersøgelser samt beboerpanel og gennem dialog med beboere fx på kurser, afdelingsmøder osv. c) så vidt muligt deltage aktivt i andre relevante sammenhænge udenfor Boligkontoret Århus og uden for almene boligorganisationer d) sikre at der ved hver beslutning om et mål eller en aktivitet besluttes en form og et tidspunkt for opfølgning på dette e) følge op på budgetter og rekvirere passende ekstern rådgivning i tvivlsspørgsmål vedr. lovgivning og økonomi f) med mellemrum følge op på virksomhedskodeks og evt. tilpasse formuleringen heraf g) være opmærksom på at give den daglige ledelse kvalificeret modspil og i øvrigt evaluere på samarbejdet og ledelsens resultater med passende mellemrum, særligt som forberedelse til udviklingssamtalen med direktøren sidst på året h) drøfte og evaluere værdiskabelsen hvert år i april måned samt efter behov, herunder at inddrage værdiskabelsen i evalueringen på det hvert andet bestyrelsesmøde I den kommende bestyrelsesperiode arbejdet bestyrelsen på flg. grundlag: a) At alle bestyrelsesmedlemmer skal kende og have ejerskab til strategi og mål
b) Klare rammer for bestyrelsens møder c) Bevidsthed om og refleksion over kompetenceniveau, arbejdsgrundlag og værdiskabelse d) Ledelseskommunikation og dialog e) At sikre at alle (forskellige) perspektiver kommer i spil f) At blive et stærkere hold g) Opfølgning på strategiske aktiviteter, retning og økonomi Arbejdsgrundlaget implementeredes ved at: a) have fokus på strategi og mål særligt op til diskussionen af strategirevision 2015 b) vurdere forretningsorden for bestyrelsen en gang om året samt ved at forretningsudvalget i sin forberedelse af bestyrelsesmaterialet gengiver sin vurdering af, hvor høj grad af konsensus eller konflikt, der vil være om det enkelte punkt c) inddrage arbejdsgrundlaget i evalueringen på det hvert andet bestyrelsesmøde d) prioritere dialogen med og informationen til afdelingsbestyrelser og udvalg, herunder at bestyrelsens medlemmer deltager aktivt i dialogmøder, organisationskonferencer, møder for kredsdelegerede osv. e) have fokus på mødeledelsen f) anerkende hinandens styrker og bruge disse aktivt disse kortlægges på bestyrelsens seminar sidst på året g) sikre at der ved hver beslutning om et mål eller en aktivitet besluttes en form og et tidspunkt for opfølgning på dette Bestyrelsen har flg. principper om samarbejde i bestyrelsen: at respektere mødetid, være nærværende og være forberedt at udvise loyalitet ift. beslutninger, møder, bestyrelsens medlemmer samt direktionen at afvikle møderne i en god tone INDSTILLING Det indstilles, at bestyrelsen evaluerer arbejdet ud fra de ovenfor beskrevne principper. 2/2
NOTAT TIL PKT 6.b Mødeplan for Boligkontoret Århus DATO 29. december 2015 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER MH/MKL PROBLEMSTILLING Oversigten beskriver møder i organisationsbestyrelsen m.m. i første halvår af 2016. Dato Arrangement Indhold 18. januar Dialogmøde 25. januar Møde for kredsdelegerede 4. februar Bestyrelsesmøde Økonomisk orientering 4. kvartal Delstrategi Nemt at få hjælp Resultat af kortlægning af fællesfaciliteter Program bestyrelsesseminar 5. marts Bestyrelsesseminar [Alternativt 11. marts?] 10. marts Bestyrelsesmøde Repræsentantskabsmøde 2016 Status adfærdsdesign Status energistrategi 7. april Bestyrelsesmøde Regnskab 2015 Budget 2017 Afdelingsmøder 2016 - Status på fremtidssikringsstrategier Plan for fleksibilitet og individuel tilpasning af boligen Udpegning af pilotafdelinger vedr. udearealer 9. april Organisationskonference 9. maj Dialogmøde
Dato Arrangement Indhold 12. maj Bestyrelsesmøde Økonomisk orientering 1. kvartal Evaluering af bestyrelsesarbejde ift. mål for værdiskabelse 19. maj Repræsentantskabsmøde 2. juni Bestyrelsesmøde Konstituering XX.-XX. juni Bestyrelsesseminar??? Deltagelse af chefgruppen 15. august Dialogmøde 17. oktober Dialogmøde INDSTILLING Mødeplanen er til bestyrelsens orientering. 2/2