Center for Politik og Organisation Stengade 59 3000 Helsingør Sagsbeh.: ehe46 Dato 24.02.14 Uddybning af brugen af borgerpanelet 1. Indledning Økonomiudvalget behandlede den 17. marts 2014 sagen Genoptagelse af brugen af borgerpanelet og anvendelsen af det fælleskommunale værktøj sammenlignelige brugertilfredshedsundersøgelser. Sagen blev udsat, idet Økonomiudvalget ønskede en uddybning af, hvorledes borgerpanelet hidtil er blevet anvendt, perspektiver ved at anvende borgerpanelet fremadrettet samt muligheden for at sammensættetilbuddet fra Promonitor, så den samlede pakke kan reduceres økonomisk set. 2. Tidligere brug af borgerpanelet Borgerpanelet er tidligere blevet anvendt til følgende undersøgelser: 2008: At bo i Helsingør Kommune Den første undersøgelse i Helsingør Kommunes nye Borgerpanel skulle støtte op om den på det tidspunkt nye vision Tættere på. Rapporten afdækkede borgernes opfattelse af tæt på bl.a. til Sverige, til København m.m. Der var desuden spørgsmål til, hvorfor nye borgere var flyttet til kommunen, hvor man flyttede fra, hvor de handlede, gik i byen osv. Derudover en vurdering af en række forhold, som transportmuligheder, shopping osv. samt af, hvad man ville vise frem til gæster til kommunen (kommunens værdier). Kommuneplan rapport Undersøgelsen blev udsendt inden arbejdet med Kommuneplanen gik i gang. Der var spørgsmål som forhold for børnefamilier, bosætningsønsker, tilfredshed med natur og grønne områder, brug af legepladser, sportspladser, idrætsanlæg, arbejde og pendling, turisme mv. Kulturnatten rapport 1
Undersøgelsen blev sendt ud lige efter Kulturnatten i 2008, og der blev spurgt ind til, hvilke aktiviteter man havde benyttet (underholdning, shopping, kultur, restaurant m.v.), samt hvor man kom fra, og hvor man valgte at deltage (Helsingør el. Espergærde). 2009: Trafik og transport rapport I undersøgelsen blev borgerne spurgt ind til deres trafikvaner, og hvilke transportmidler borgerne brugte til arbejde, sport, shopping, afstande, samt årsagerne til valg af transportmidler, herunder barriere i forhold til brug af kollektiv transport. Kendskab til cykelstinet, busruter samt spørgsmål om tilfredshed med serviceniveau. Trafik og transport "tips" Undersøgelsen var hægtet op på Trafik og Transport. Borgerne havde mulighed for helt konkret at påpege, hvor der var problemer i trafikken, huller i veje osv. Til brug for Park & Vej. Motion og idræt rapport Undersøgelsen blev gennemført som optakt til udarbejdelse af en anlægs- og investeringsplan på idrætsområdet. Undersøgelsen spurgte ind til idrætsvaner, organiserede eller selvorganiserede, klub eller ej, hvor, tidspunkter, årsager, og de aktuelle idræts- og motionsformer. Også spørgsmål til børns idræt og motion. Hornbæk skole trafiksikkerhed specialrapport Specialrapport om trafikvaner for børn og forældre omkring Hornbæk Skole som led i planer om forsøg med trafiksikkerhedstiltag. Via HH rapport En undersøgelse om færgernes betydning. Digital borgerbetjening rapport Undersøgelsen hang sammen med undersøgelsen om Borgerbetjeningen, men blev delt i to dele af hensyn til omfang. For at imødekomme borgernes ønsker til kommunens hjemmeside og online borgerservice, skulle borgerne svar på brug og kendskab til hjemmesiden og online selvbetjening samt ønsker hertil. 2010: Borgerbetjening rapport. For at imødekomme borgernes ønsker til kontakt og service og for at bruge ressourcerne i kommunen bedst muligt, var ønsket at høre mere om borgernes 2
kontakt til kommunen, tilfredshed og ønsker inden for åbningstider, kontaktform osv. Klima og energi rapport I november 2009 vedtog byrådet i Helsingør Kommune en klimaplan. Borgerpanelet blev spurgt om en række holdninger til klimatiltag. Resultater fra undersøgelsen betød en række konkrete klimaforslag i forhold til bolig, skole, idrætshaller såvel som borgernes daglige transport. 2011: Integrationsundersøgelse Borgerpanelundersøgelsen var led i arbejdet med en ny integrationspolitik i Helsingør Kommune, da den daværende integrationspolitik udløb i 2012, og at der derfor inden 2012 skulle tages politisk stilling til, hvordan en ny eller revideret politik skulle se ud. Invitation af deltagere til DR tv-programmet "Demokratiets aften". Borgerpanelet blev brugt til at invitere et antal deltagere, der var repræsentative for Helsingør Kommune på en række parametre. Efter aftalens ophør har Helsingør Kommune købt Promonitor ind til enkeltstående opgaver, hvor borgerpanelet er blevet anvendt: 2012: BorgerMonitor - 360 graders tilfredshedsmåling. Undersøgelsen blev gennemført som en del af evalueringen af den nye organisation (Helsingør Kommune gik 1. januar 2011 fra en forvaltningsstruktur til en centerstruktur, og der lå i den forbindelse en beslutning om at evaluere den nye organisering efter et år). Undersøgelsen er samtidig blevet brugt som nulpunktsmåling for følgende visionsmål: o Helsingør Kommune er kendt som Nordsjællands mest attraktive bosætningskommune og et levende sted - ved spørgsmålene: Det er et godt sted at bo og Kommunen har et godt omdømme (der foretages også en ekstern omdømmeanalyse for at følge op på dette mål). o 80 % af borgerne oplever, at kommunen er et levende sted - ved spørgsmålene: Der er mange gode kulturtilbud og Der er attraktivt byliv i kommunen. 2013: 3
Erhvervsklimaundersøgelse. Postmåling af kampagnen Kysten samt intern omdømmeanalyse. Undersøgelsen blev bestilt af det tidligere Erhvervs- og Beskæftigelsesudvalg som opfølgning på kampagnen Kysten, hvor der både blev foretaget en intern og ekstern måling. Undersøgelsen blev samtidig blevet brugt til at følge op på nulpunktsmålingen af ovenstående visionsmål. 3. Perspektiver ved et fremadrettet brug af borgerpanelet Det er Center for Politik og Organisations vurdering, at anvendelsen af et borgerpanel til borgerdialog fortsat kan være både en kvalificeret og effektiv måde at spørge borgerne til råds, idet metode, deltagere og rapportering allerede er på plads. De 1.600 paneldeltagere er repræsentativt udvalgt, og den indtil nu høje svarprocent sikrer, at alle undersøgelser har høj validitet. Vi står i øjeblikket over for flere forskellige indsatser, hvor borgerpanelet kunne være værdifuldt i et evalueringsøjemed: 1) Primo 2012 gennemførte Helsingør Kommune en borgerpanelundersøgelse af borgertilfredsheden på de store fagområder i kommunen ( BorgerMonitor - 360 graders tilfredshedsmåling ), herunder også en analyse af borgernes oplevelse af Helsingør Kommunes omdømme. Det vil være værdifuldt at følge udviklingen i borgertilfredsheden på disse områder. Undersøgelsen er vedlagt som bilag 2. 2) Med beslutning om Vision 2020 blev der samtidig vedtaget et mål om, at Helsingør Kommune er kendt som Nordsjællands mest attraktive bosætningskommune og et levende sted og et mål om, at 80 % af alle borgere oplever, at kommunen er et levende sted. I forhold til det første mål, er der lagt op til at måle det via en ekstern og intern omdømmeanalyse. I forhold til det andet mål er der lagt op til en borgerundersøgelse, der spørger ind til adgang til, tilfredshed med og anvendelse af kommunens enestående muligheder. Udover markedsføringsprojektets målsætninger om positiv presseomtale er en omdømmeundersøgelse blandt borgere en reel måde at påvise effekt på. Der foreligger som nævnt ovenfor allerede i dag en nulpunktsmåling, således at der er mulighed for at følge udviklingen følges frem mod 2020. 3) Der er løbende efterspørgsel på borgerpanelsundersøgelser i organisationen bl.a. ved udvikling eller revidering af politikker. Borgerpanelundersøgelser kan være et værdifuldt supplement til eksempelvis borgermøder. De 1.600 paneldeltagere er repræsentativt udvalgt, og den indtil nu høje svarprocent sikrer, at alle undersøgelser har høj validitet. Borgerpanelundersøgelser indeholder samtidig demografiske data, således at man kan målrette til specifikke grupper i befolkningen. 4
4) Borgerpanelet er digitalt og understøtter på den måde kommunens ambition om en øget digital borgerkontakt. 5) I lyset af trivselsundersøgelserne i 2011 og 2013, hvor kommunen fik et godt internt indblik i medarbejdernes syn på deres arbejdsplads og den kommune, de arbejder i, så giver borgerpanelet mulighed for, at vi kan gennemføre lignende grundige undersøgelser af, hvordan borgernes syn på kommunen er altså et eksternt blik. Hvis Helsingør Kommune vil gøre alvor af at arbejde med de kritikpunkter, som rejses i trivselsundersøgelserne i 2011 og i 2013, og blandt andet proaktivt vil arbejde med at forbedre kommunens image og omdømme, så vil det være oplagt at anvende det indtil nu så velkørende borgerpanel. 4. Tilbuddet fra Promonitor Der er som redegjort for i sagsfremstillingen indhentet følgende tilbud fra Promonitor pr. februar 2014: Ydelse Pris, kr. Drift og service af borgerpanelet i resten af 2014* 19.000 En borgerpanelundersøgelse (valgfrit emne). Op til ca. 25 spørgsmål udover borgerpanelets baggrunds data. Inkl. udvikling, dataindsamling, analyse og kommenteret rapport. 29.750 En 360 graders borgerundersøgelse. Borger Monitor inklusiv kommentering og anbefalinger. (Se beskrivelse af Borger Monitor i bilag 6) 53.210 Ekstra borgerpanelundersøgelse (valgfrit emne). Op til ca. 25 spørgsmål udover borgerpanelets baggrunds data. Inkl. udvikling, dataindsamling, analyse og kommenteret rapport. 29.750 Der kan købes op til 3 ekstra undersøgelser til denne pris i 2014. Pris i 2014 for drift, service, to borgerpanelundersøgelser samt en 360 graders borgerundersøgelse, i alt 131.710 Pris i 2014 for drift, service, en borgerpanelundersøgelse, en 360 graders borgerundersøgelse samt tilladelse til at borgerpanelet 82.960 5
kan deltage i andre undersøgelser, i alt Det indhentede tilbud fra Promonitor fra februar 2014 er i modsætning til den tidligere aftale fleksibel på den måde, at Helsingør Kommune ikke binder sig til et antal undersøgelser på forhånd. Det indhentede tilbud fra Promonitor fra februar 2014 er i modsætning til den tidligere aftale fleksibel på den måde, at Helsingør Kommune ikke binder sig til et antal undersøgelser på forhånd. Tilbuddet omfatter en 360 graders undersøgelse og en valgfri undersøgelse til ovennævnte priser. Desuden kan der købes yderligere valgfrie undersøgelser den nævnte pris. Priserne på de valgfrie undersøgelser er med 15 % pakkerabat, hvilket betyder at de er betinget af, at 360 graders undersøgelsen også bestilles inden for samme kalenderår. Hvis ikke 360 graders undersøgelsen bestilles, er prisen på de almindelige undersøgelser 35.000 pr. undersøgelse. Hvis alene 360 graders undersøgelsen købes, er prisen stadig som anført i tilbuddet. Pris for drift og service i resten af 2014 (19.000 kr.) kan bortfalde, hvis Promonitor får lov til at informere deltagerne om muligheden for at deltage i andre forbruger- og samfundsundersøgelser i Promonitor. Såfremt Helsingør Kommune ønsker at gennemføre en borgerpanelundersøgelse uden eget borgerpanel, er der indhentet et tilbud fra Promonitor, der beløber sig til 135.000 kr. Se bilag 3 for det konkrete tilbud, herunder forudsætninger og udgiftsposter. 6