Indrapportering til ØSC med DDI Møde i Kulturministeriet november 2010 v/karen Ejersbo Iversen
Formål med Den Digitale Indberetning Systemunderstøtte indrapporteringen af serviceopgaver til ØSC et, for at lette arbejdsgangen for institutions- og ØSC medarbejdere, og sikre: - Kontrolopgaven hos ØSC - Minimering af dobbeltindtastninger - Datavalidering - Workflow-styring - Hjælp til dataindtastning
Konsekvenser ved overgang til løsningen Der er adgang til DDI via en Navision klient Der er være fuld læse adgang til hele Navision Stat Der er adgang til Navision Stat rapportering Man har ikke oprette-, redigere-, og sletterettigheder til Navision Stat
Princip Evt. godkendelse Oprettelse af data skal godkendes af ØSC inden, ØSC overfører bestillingen til standard-funktionaliteten i Navision Stat Ændringer af eksisterende data kan institutionen foretage uden godkendelse af ØSC (herunder oprettelse af dimensionsværdier) Arbejdsprocessen understøttes af et workflow, der sikrer at man ikke kan springe i arbejdsprocessen Alle bestillinger bliver logget og kan ses i en oversigt. Af loggen vil det fremgå hvornår og af hvem bestillingen er foretaget og hvornår den er færdiggjort
Nyhed i Navision 5.1. Filtrering af bestillingsoversigten Bestillingsoversigten viser i udgangspunktet bestillinger, som endnu ikke er håndteret af ØSC, er det muligt at filtrere oversigten, så den udelukkende viser egne bestillinger Hvis man ønsker at se samtlige bestillinger, inklusiv de bestillinger der håndteres af ØSC, kan man vælge at se hele bestillingsoversigten Andre filtreringer håndteres med almindelig Navision Stat filtre
Vedhæft bilag Mulighed for at vedhæfte bilag på samtlige bestillinger, bilag gemmes i Navision Stat databasen Det er ikke længere nødvendigt at gemme bilagene på fællesdrev, der både kan tilgås af ØSC kunde og ØSC medarbejder
Næste version af DDI (Navision 5.2.) Udrulles december 2010 til februar 2011. Mulighed for at indlæse allerede behandlede bestillinger. Derved nemmere at oprette flere ens bestillinger. Beskrivelsesfelt på bestillinger. Feltet vises i modsætning til bemærkningsfeltet i Bestillingsoversigten Mulighed for at benytte Aliaskontering til hel konteringsstreng (dimensioner, finanskonto, moms)
Næste version af DDI (Navision 5.2) Institutioner har mulighed for selv at påføre momstype på salgsfakturaer og salgskreditnotaer Fakturaer kan udlignes ved kreditnotabestillinger. På bestillingen og kontrolrapporten påføres saldoen for bankkontoen På anlægsbestillinger kan angives anlægsbogføringsgrupper (men ikke evt. dimensionsfordelingsnøgle) Og meget mere..
Næste version af DDI liste med krav og løsning 1 Rapport\form til visning af bestillingsnummer, ud fra et bilagsnummer + rapport til afvigelser Nemmere at finde bestillinger ud fra bilagsnr. Funktionsknap genveje til handlinger i DDI Mulighed for at aktivere anlæg via DDI Felt Navn2 skal være på debitorbestillinger Ved kreditnotabestillinger kan der ikke udlignes enkelte poster, ej heller angives fakturanr. Ved kasseopgørelser påføres saldo for kassekonto Flere af handlingerne under menuknappen Bestilling, kan nu tilgår vha. af genveje så som Shift+Ctrl+A En simpel mulighed for at angive et udviklingsanlægsnummer på en bestilling af et nyt anlæg. Så ØSC kan se hvilket eksisterende anlæg der skal sælges/aktiveres til det nye Feltet Navn2 tilgængeligt på debitorbestilling (kreditorbestilling?) Dette bliver muligt i den decentrale indrapporteringsløsning ver. 5.2 På bestillingen og kontrolrapporten påføres saldoen for bankkontoen Der skal kunne angives Dette bliver muligt i den decentrale Anlægsbogføringsgrupper i anlægsbestillingen. indrapporteringsløsning ver. 5.2 Mulighed for at udskrive bestillinger som Dette bliver muligt i den decentrale ordresedler indrapporteringsløsning ver. 5.2 Sprogkode afhængige varetekster Dette bliver muligt i den decentrale indrapporteringsløsning ver. 5.2
Næste version af DDI liste med krav og løsning 2 Obligatoriske felter bl.a. i forb. med e-handel Hvis kunden markerer en debitor/kreditor som værende e-handelspartner, bliver der foretaget nogle kontroller af data inden bestillingen kan afsluttet. Når ØSC accepterer bliver deb/kred oprettet som e- handelspartner Mulighed for at arbejde med kontoskemaer i DDI Felt flyttes på fakturabest. + totaler på posterings- og salgsfakturabestillingsudskrifter Konvertering af værdier i felte "Afsender ID" for DDI Adgang til kontoskemaer - ala budget Flere mindre rettelser af rapportlayout bl.a. totaler Formatet på "Afsender ID" ændres så der ny står et lillle x ml. bestillingsnr. Og linjenr. Før: BEST002310000, EFTER:BEST0023x10000. Dette er lettere at læse, og sikrer, at der ikke opstår problemer med enslydende ID'er Det skal være muligt at ændre data via DDI, Er det så den der afslutter ændringsbestillingen der selvom en anden bruger er igang med ændre får det "sidste ord"?? samme data Hvis varens pris i en fakturabestilling, sættes til 0,- kr. overskrives dette med varens pris. Fakturaens attention person overføres til Leveres attention Det er varens pris fra varekortet der overføres til den endelige faktura. En mindre fejl der er rettet, men der er nu også kommet et felt til Kundeattention
ØS Viden Forum til bla. Navision Stat erfaringsudveksling Tilmelding ved at sende mail til Øs-viden (oesviden@oes.dk)
Kvikguide, vejledninger, kurser og e-læring DDI på Økonomistyrelsens hjemmeside: http://www.oes.dk/regnskab/oesc-regnskab/decentral-indrapportering-til- Navision Vejledning i brug af DDI http://www.oes.dk/regnskab/oesc-regnskab/decentral-indrapportering-til- Navision/~/media/Files/Systemer/RejsUd/Rejseafregning/Brugervejl%20DDI %20Inst%20pdf.ashx Kvikguide http://www.oes.dk/~/media/files/systemer/navision%20stat/ns_frigivelser /Navision%20Stat%205104/Kvikguide%20- %20decentral%20indrapportering%2020100701%20pdf.ashx E-læring i DDI vil senere komme på Økonomistyrelsens kursusportal www.oes.dk/kup
Gruppearbejde om DDI Hvad fungerer godt i DDI? Hvad er de tre største forhindringer? Er der nogen i gruppen, som har løst de forhindringer, og hvordan kan man gøre? Smarte tips og tricks i DDI det bør andre vide.