November 2015 Vejledning Processen fra invitation til kontraktforhandling til kontraktindgåelse Projekter som i starten af november 2015 har fået invitation til kontraktforhandlinger om en investering fra Innovationsfonden, skal senest den 22. januar 2016 indgå en investeringsaftale med Fonden om projektets gennemførelse. Denne vejledning beskriver tidsplanen for kontraktforhandlingerne, investeringsaftalens opbygning og projektets kontaktpersoner. Projektets kontaktperson er konstitueret projektleder frem til Styregruppen udpeger en projektleder. Innovationsfonden tildeler alle projekter en eller to Investment Managers (IM), der aktivt følger projektet, såvel under kontraktforhandlingsfasen som i selve investeringsperioden. Er der spørgsmål til kontraktforhandlingsfasen og udarbejdelsen af investeringsaftalen med bilag, kontaktes projektets IM. Indhold 1. Tidsplan og deadlines... 1 2. Investeringsaftale med bilag... 2... 3 Bilag 2: Projektplan, milepæle og succeskriterier... 3... 4... 4... 4 Bilag 6: Inspirationsudkast til Samarbejdsaftale... 4... 5 3. Projektets nøglepersoner og deres roller... 5 1. Tidsplan og deadlines Projektdeltagerne og Innovationsfonden skal senest den 22. januar 2016 indgå en investeringsaftale om projektets gennemførelse. Kortere forløb og dermed tidligere opstart af projektets aktiviteter kan aftales med projektets Investment Manager (IM) i Fonden. Til investeringsaftalen hører syv bilag: Bilag 2: Projektplan Bilag 6: Samarbejdsaftale INNOVATIONSFONDEN / ØSTERGADE 26 A, 4. SAL / 1100 KØBENHAVN K T: +45 6190 5000 / W: INNOVATIONSFONDEN.DK / E: KONTAKT@INNOFOND.DK CVR. NR.: 29 03 56 95
Nedennævnte tidsplan følges med mindre et kortere forløb er aftalt: Senest mandag 9. november 2015 Invitation til kontraktforhandlingerne sendes til projektets kontaktperson af projektets IM. Uge 46-47 IM kontakter projektets kontaktperson og inviterer til møde samt sender link til informationspakke indeholdende materiale til kontraktindgåelse. Kontaktperson videresender informationspakken til projektets deltagere. Senest 1. december Såfremt der er rettelser til det budget, der blev indsendt med fase 2-ansøgningen, beder vi om at modtage en ny kopi af Excel-filen. Ændringerne inkluderer også dem, som følger af bestyrelsens ønsker om tilpasninger eller betingelser samt rettelse af eventuelle fejl. Uge 47-51 (november/december) 2015 Informationsmøde om kontraktforhandlingerne i Innovationsfonden. Dagsorden og tidspunkt tilsendes direkte til projektets kontaktperson. Det forventes, at deltagerne på forhånd har læst denne vejledning og udkast til investeringsaftale med bilag, som er fremsendt til kontaktpersonen. Det er ligeledes forventningen, at der er udpeget en kontaktperson til kontraktforhandlingsforløbet. Uge 51-3 (december/januar) 2015/16 Kontraktforhandlinger pågår. Deltagerne er i løbende dialog med IM en om investeringsaftalen samt bilag. Sideløbende forhandler projektdeltagerne den indbyrdes samarbejdsaftale (bilag 6 til investeringsaftalen) på plads. 22. januar 2016 Frist for projektdeltagernes indsendelse af investeringsaftale og samtlige bilag, herunder samarbejdsaftale (bilag 6 til investeringsaftalen) til Innovationsfonden til endelig godkendelse. Når aftalen er godkendt af Innovationsfonden, kan aftalen underskrives. Fonden varetager underskrivelsesproceduren. 15. marts 2016 Frist for seneste opstart af projektet. 2. Investeringsaftale med bilag Investeringsaftalen med bilag regulerer forholdet mellem Innovationsfonden og projektet. Til aftalen hører følgende syv bilag: Bilag 2: Projektplan Bilag 6: Samarbejdsaftale Materiale til bilag samt til selve investeringsaftalen er sendt til projektets kontaktperson, som sender materialet videre til projektets øvrige deltagere. Ved siden af investeringsaftalen indgår deltagerne en samarbejdsaftale, som regulerer det indbyrdes forhold mellem deltagerne, herunder aftale om forde- 2
ling og udnyttelse af immaterielle rettigheder udviklet igennem projektforløbet. Til denne er udarbejdet et inspirationsudkast af fonden. Denne samarbejdsaftale udgør bilag 6 til investeringsaftalen. At indgå en aftale med Innovationsfonden om investering består således af følgende: Færdiggørelse af investeringsaftalen Information til udarbejdelse af projektspecifikation (samles af Innovationsfonden) Udarbejdelse (præcisering eller justering) af en projektplan, milepæle og succeskriterier Udarbejdelse af plan for projektet organisation og ledelse Udarbejdelse af et budget, fordelt på parter, arbejdspakker og år Eventuel justering af forretningsordenen for Styregruppen Udarbejdelse af samarbejdsaftale mellem projektets deltagere NB! Samtlige bilag skal godkendes af Innovationsfonden, inden investeringsaftalen kan skrives under. Investeringsperioden kan ikke begynde, før aftalen er underskrevet af alle deltagere samt Innovationsfondens direktør. Investeringsperioden skal påbegyndes senest 15. marts 2016. Proces for underskrivelse af godkendt aftale: 22. januar 2016 er sidste frist for endelig version af investeringsaftale og samtlige bilag, herunder samarbejdsaftale til endelig godkendelse i Fonden. Materialet sendes til projektets IM, som godkender aftalen. Herefter igangsætter Fonden procedure for underskrivelse af aftalen. Beskrivelse af indhold af investeringsaftalens bilag Bilag 1 er den overordnede specifikation af projektet, herunder information om Fondens investering og projektdeltagerne. Bilaget udfærdiges af Fonden når investeringens detaljer er på plads. Dokumentet opdateres løbende gennem investeringsperioden. Til brug for udformningen af oversigten over de forskellige parter i dette bilag og i selve investeringsaftalen, har projektets kontaktperson modtaget en Excel-fil, der skal udfyldes med de nødvendige data og returneres til Fonden snarest muligt. Hvis der i projektet indgår små og mellemstore virksomheder, som skal modtage midler fra Fonden, skal der desuden indsendes en erklæring fra disse om deres status. Skabelon hertil er fremsendt fra IM. Hvis der indgår virksomheder, der har budgetlagt ud fra revisorgodkendte takster (jf. reglerne i Retningslinjerne for store projekter - fase 2 2015 ) skal der endelig indsendes kopier af revisorgodkendelserne. Bilag 2: Projektplan, milepæle og succeskriterier Bilag 2 er såvel projektlederens som Styregruppens styringsredskab og indeholder en projektplan samt beskrivelse af milepæle og succeskriterier. Bilag 2 kan ofte med fordel tage udgangspunkt i den oprindelige ansøgning til Innovationsfonden, som justeres og gøres operationel som styringsgrundlag for projektledelsen. Bilaget opdateres med eventuel udvikling i perioden siden indsendelse af ansøgningen og skal indeholde følgende oplysninger: 3
Beskrivelse af projektets vision og værdiskabelse Projektets overordnede mål og succeskriterier En oversigt over projektets succeskriterier og overordnede milepæle for investeringsperioden. Milepælenes indbyrdes relation illustreres. En oversigt over projektets arbejdspakker eller delprojekter. For hver af disse beskrives: Milepæle, herunder kritiske leveringer og potentielle flaskehalse Arbejdsopgavernes indhold og risikoprofil Mål og forventede resultater Den enkelte deltagers rolle Ressourceforbrug pr. deltager i mandeår eller måneder Midtvejsevaluering de fleste projekter kan drage fordel af en midtvejsevaluering, hvor deltagerne giver projektplan, succeskriterier, projektledelse og budget en kritisk revision for at sikre fortsat momentum og den rette balance mellem realisme og såvel kommercielle som forskningsmæssige ambitioner i projektet. I bilag 3 beskrives projektets organisation og ledelsesform, herunder konkret information om: Konstitueret projektleder (navn, kontaktoplysninger) Eventuelle arbejdsgrupper og arbejdsgruppeledere (navne) Medlemmer af styregruppen Administrators navn Eventuelle advisory boards (navne) Eventuel øvrig ledelse (navne, kontaktoplysninger) Personsammenfald mellem styregruppemedlemmer og projektleder bør så vidt muligt undgås. Investeringsaftalens bilag 4 tager udgangspunkt i budgettet fra fase 2-ansøgningen. Såfremt der er rettelser eller ændringer til dette budget, beder vi om at modtage en ny kopi af den reviderede Excelfil. Ændringer inkluderer også dem, som følger af bestyrelsens ønsker om tilpasninger eller andre betingelser samt eventuelle fejl. Se Generelle vilkår for store projekter og budgetvejledningen i Retningslinjerne for store projekter - fase 2 2015 for yderligere information om budgetreglerne. Der gøres opmærksom på, at projekterne sidst i 2015 eller først i 2016 vil blive anmodet om en årsopdeling af budgetterne, så der kan udformes en udbetalingsprofil. Skabelon hertil vil blive fremsendt til projektets kontaktperson. Som bilag 5 til Investeringsaftalen vedlægges en forretningsorden for Styregruppen. En skabelon til bilag 5 er sendt til kontaktpersonen i forbindelse med ovennævnte informationspakke. Skabelonen kan justeres og tilrettes det konkrete samarbejde. Dog skal det sikres, at der er overensstemmelse med bestemmelserne i selve Investeringsaftalen. Afsnittet om Innovationsfondens repræsentanter må således ikke ændres eller udelades, ligesom styregruppens ansvarsområde og opgaver er gældende og ikke kan fraviges. Bilag 6: Inspirationsudkast til Samarbejdsaftale Inden underskrivelse af investeringsaftalen skal projektdeltagerne indgå en samarbejdsaftale (bilag 6 til investeringsaftalen), der regulerer deres indbyrdes forhold, herunder fordeling og udnyttelse af immaterielle rettigheder udviklet i løbet af projektet. Samarbejdsaftalen skal godkendes af Innovationsfonden, inden investeringsaftalen kan underskrives. Samarbejdsaftalen er ofte den mest tidskrævende del af investeringsaftalen at forhandle på plads. 4
Det anbefales, at deltagerne så hurtigt som muligt efter invitationen til kontraktforhandlingerne identificerer relevante personer at inddrage i beslutningsprocessen (eventuelt juridiske rådgivere) og begynder forhandlingerne. En vejledning til udformningen af samarbejdsaftalen indgår i den ovenfor nævnte informationspakke. Innovationsfonden tilbyder desuden et inspirationsudkast, der er udarbejdet for at tilbyde projektdeltagerne inspiration til brug for deres egen udarbejdelse af en samarbejdsaftale for det konkrete projekt. Inspirationsudkastet fås ved henvendelse til Fonden. Deltagerne skal senest den 22. januar 2016 indsende et fælles oplæg til samarbejdsaftalen til endelig godkendelse i Fonden. Dette bilag til investeringssaftalen er en skabelon til indgåelse af eventuelle aftaler med enheder, der indtræder som parter i projektet efter selve Investeringsaftalens indgåelse. Reglerne for inklusion af sådanne nye parter findes i Investeringsaftale. 3. Projektets nøglepersoner og deres roller Innovationsfonden ønsker gennem en tæt dialog med alle parter at bakke op om den enkelte investering med en effektiv og målrettet organisering. Fondens aktive opfølgning skal øge sandsynligheden for, at projektets idé kan realiseres. Innovationsfondens forventninger til styregruppen og projektlederen samt Fondens egen rolle i projektet er beskrevet, dels i Bilag 5, dels i investeringsaftalens punkt 6 og 8. Fonden satser på ensartet styring af investeringerne, derfor stilles krav til anvendelse af Fondens skabeloner for Årsrapport, dagsordner og referater. Nedenfor følger en kort beskrivelse af projektets primære kontaktpersoner i kontraktforhandlingsforløbet. Projektets kontaktperson (den konstitueret projektleder) Projektlederen udpeges af projektets styregruppe. Indtil styregruppen har afholdt sit første møde, ledes projektet af projektets kontaktperson, som er Innovationsfondens kontakt under kontraktforhandlingerne. Kontaktpersonen afløses ved styregruppens konstituerende møde af projektlederen. Projektets kontaktperson i Innovationsfonden Investment Manager IM en koordinerer i kontraktfasen kontakt og forhandling af investeringsaftalen mellem projektet og Innovationsfonden. IM en samarbejder med projektets kontaktperson, bl.a. i forbindelse med udformning af investeringsaftalen med bilag, og guider projektdeltagerne frem mod den endelige underskrivelse af aftalen. 5