Formøde, Roskilde Roklub Den 2. maj 2007 Deltagere fra bestyrelsen: Bent Jørgensen, Sven Lyster, Uffe Rasmussen, Tine Christensen, Peter Steffensen (suppleant), Mads-Peter K. Engelhardt (referent). Arkivudvalget: Arkivudvalget er i gang med oprydning i arkivrummet. Da rummet pt. også bruges som depot, opfordrer udvalget til, at alle, der har ting i rummet sørger for at rydde op. Udvalget spørger til, om solarierummet fremover kan bruges til depot. Kajakudvalget: Kajakinstruktionen er i gang. Den foregår tirsdag og torsdag. 12-14 har meldt sig til instruktionen. Der er arrangeret 2 aftener med svømmeprøver på fjorden. Udvalget ønsker at bruge motorbåden den 23. maj og 7. juni. Det blev oplyst, at båden bruges af Kaproning den 7. juni. Kaproning instruerer kajakinstruktørerne i at bruge motorbåden. Kajakudvalget opfordrer bestyrelsen til at være opmærksomme på, at frigivede kajakroere skal have styrmandsret. De to nye kajakker er bestilt, men afleveringstidspunktet er endnu ikke afklaret. De nye kajakker vil være forbeholdt medlemmer med kajakret 2. Kaproningsudvalget: Kaproningsudvalget undersøger betydningen af vægtintervaller f.eks. hvad forskellen er mellem en vægtgrænse på 95 kg. og 90 100 kg. Spørgsmålet er aktuelt ift. bådlisten (Halfdan). I forhold til bådlisten blev det i øvrigt bemærket, at Skjold er afhændet. Udvalget beder om at blive orienteret ved udlån af kaproningsmateriellet. Udvalget er modtagelige for gode forslag til rekruttering af nye roere. Udvalget inviterer bestyrelsen til en snak om strategi for kaproning. Der blev i øvrigt forespurgt om midler til Børnebrigaden. Kontorudvalget: Kontorudvalget kontakter BG Bank med henblik på at få anskaffet nye møbler. Udvalget undersøger muligheden for at få transporteret møblerne til klubben. Mastersudvalget: Udvalget spørger til, om der kan bevilges penge til nye sko til Jammerik. Materialeudvalget/instruktionsudvalget: Udvalget melder, at instruktionen forløb godt, og er fremover opmærksomme på, at alle instruktører har K-styrmandsret. Enkelte af bådene er utætte, men der arbejdes på sagen. Udvalget har fået besigtiget båden i Augustenborg Roklub, som meldes i pæn stand. Udvalget har en ny glasfiber 2-åres på ønskesedlen. Det kan ikke anbefales, at der fremover afhændes både. 1
Langtursudvalget: Kurset i K-styrmandsret er flyttet til den 2. juni. Udvalget foreslår, at kravene til at deltage i kurset er 1 års anciennitet og 100 km erfaring. PR-udvalget: Udvalget er i gang med at afslutte forhandlinger med sponsorer. Nye klubtrøjer leveres uden sponsormærker, hvorefter mærkerne stryges på. Bestyrelsen oplyser, at der kan indkøbes samme antal trøjer som sidste år. Udvalget appellerer til, at PCen til infoskærmen ikke slukkes og til, at udvalget får besked, når der f.eks. aftales håndværkerbistand med klubbens sponsorer. Tutudvalget: Udvalget har fået fremvist planer for køkkenombygning, og er enige i planerne. Der er rengøring den 2. juni. 8-GP Udvalget: Udvalget har nu har 3 medlemmer. Intet at referere fra klubbens øvrige udvalg: Ungdomsudvalget, Roskilde Roeren, ITudvalget, MTU og festudvalget. 2
Bestyrelsesmøde, Roskilde Roklub Den 2. maj 2007 Deltagere: Bent Jørgensen, Sven Lyster, Rasmus Rosenkvist, Uffe Rasmussen, Tine Christensen, Peter Steffensen (suppleant), Mads-Peter K. Engelhardt (referent). Dagsorden: 1) Opsamling på formødet 2) Økonomi 3) Ombygning af køkkenet 4) Godkendelse af bådlisten og procedure for udlån af både 5) Levering af ny 4-åres inrigger 6) Bordet rundt 1) Opsamling på formødet. Som opsamling på formødet blev følgende besluttet: - Arkivrummet bør fortrinsvist bruges til arkiv. Bent beder Arkivrumsudvalget melde tilbage til bestyrelsen om hvad, der skal smides ud. PR-udvalget involveres, da der også er sponsor-materiale i rummet. - Rasmus repræsenterer bestyrelsen i forhold til drøftelse af strategi for kaproning med Kaproningsudvalget. - Sko til Jammerik kan tages fra anden båd - Materieludvalget bedes prøve båden i Augustenborg Roklub og herefter melde sin anbefaling tilbage til bestyrelsen. Hvis Materieludvalget kan anbefale et køb, vil bestyrelsen prøve at finde pengene til båden. - Kriterierne for deltagelse i kursus i K-styrmandsret er fremover, at man minimum skal have roet 200 km. Beslutningen gælder ikke for de tilmeldte til kurset den 2. juni. Mads-Peter tilretter klubbens reglement i forhold til de nye regler. - Børnebrigaden: Der tildeles ikke midler til etableringer på roklubbens arealer. Klubben stiller et skab til rådighed til medbragte legesager. Børnebrigaden ønsker, at klubben indkøber redningsveste til børn. Bestyrelsen ønsker fortsat, at alle medlemmer selv indkøber redningsveste. Klubbens egne veste bliver således kun brugt til instruktion af nye medlemmer. 2) Økonomi Bestyrelsen drøftede budgetopfølgning, restanceliste, kontingentopkrævninger mv. Bestyrelsen opfordrer til, at alle udvalg fremover løbende anmoder om budgetopfølgning hos kassereren. Det blev besluttet at: - Budgetopfølgningen blev taget til orientering. - 5 medlemmer ekskluderes grundet restance. - Alle medlemmer fra 1. januar 2008 skal betale kontingent over PBS. Der orienteres om dette på en fast plads på hjemmesiden, i alle kommende 3
numre af Roskilde Roeren og på opslagstavlen. Herudover vedlægges information ved de næste postopkrævninger. - Bestyrelsen vedtager det foreløbige budget i september, da der skal søges lokaletilskud hos kommunen senest 1. oktober. Den endelige vedtagelse af budgettet sker i november/december. - Bent sender bestyrelsens liste over bygningsforbedringer til kommunen, med opfordring til, at Kulturudvalget besøger roklubben i forbindelse med den kommende idrætsvandring. - Arkivudvalget tildeles et budget på 4.000 kr. fra budget 2007 og fremover. - Alle nyindmeldte betaler 500,- kr. ved indmeldelse, som også dække leje af nøglekort. Det bliver fremover ikke muligt at få pengene for nøglekort retur. Beslutningen gælder med tilbagevirkende kraft fra 14. april (indmeldelsesdagen). - Alle medlemmer fremover skal betale 200,- kr. ved generhvervelse af nøglekort. 3) Ombygning af køkkenet Bestyrelsen drøftede planerne for ombygningen af køkkenet. Det blev besluttet, at: - Køkkenombygningen igangsættes så hurtigt som muligt under hensyn til de eksisterende aftaler om lån af roklubben/festsalen. Rasmus er tovholder på ombygningen. 4) Godkendelse af bådlisten og procedure for udlån af både Bådlisten blev gennemgået og bestyrelsen drøftede den fremtidige procedure for udlån af både. Det blev besluttet, at: - Bådlisten godkendes for indeværende sæson. Bådlisten tages op igen ved den kommende sæson. - Indtægter og udgifter for bådlån fremover tydeliggøres i budgettet. - Proceduren for udlån af både fremover tydeliggøres, herunder at alle udlån besluttes af bestyrelsen. Tine undersøger DFfRs hjemmeside for forslag til nye standartkontrakter. - Bådlisten og retningslinier for bådlån hænges op i bådehallen. 5) Levering af ny 4-åres inrigger. Bent orienterede om, at den nye inrigger forventes leveret i september. Det blev aftalt, at: - Bent forespørger værftet, om båden kan leveres frit til klubben som kompensation for forsinkelsen. 6) Bordet rundt 4
- Rasmus undersøger, om der er reklamer for sponsorerne på alle relevante både. - Sanne checker op på, om klubbens navn på muren ved indgangsdøren kan flyttes op i gavlen, så det bliver mere synligt. - Det skal fremover sikres, at der er nogen, der sørger for traktement mv. ved fremtidig planlægning af DFfR-kurser. - Indtægterne fra seneste DFfR-kursus bruges på køkkenudstyr. Udstyret købes efter køkkenombygningen. - Følgende punkter behandles på bestyrelsesseminaret i juni: Prioriteringsliste, handlingsplan vedr. budgettet og bygningsvedligehold. Næste møde er torsdag den 24. maj. Formøde kl. 18.30 bestyrelsesmøde kl. 19.30 5