FORANALYSE AF KONKURRENCE- UDSÆTTELSE AF RENGØRING

JANUAR 2014 TØNDER KOMMUNE FORANALYSE AF KONKURRENCE- UDSÆTTELSE AF RENGØRING RAPPORT

ADRESSE COWI A/S Jens Chr. Skous Vej 9 8000 Aarhus C TLF +45 56 40 00 00 FAX +45 56 40 99 99 WWW cowi.dk JANUAR 2014 TØNDER KOMMUNE FORANALYSE AF KONKURRENCE- UDSÆTTELSE AF RENGØRING RAPPORT PROJEKTNR. A046312 DOKUMENTNR. A046312-004 VERSION 1.0 UDGIVELSESDATO Januar 2014 UDARBEJDET MAAQ KONTROLLERET MEC, BEKT GODKENDT MEC

KONKURRENCEUDSÆTTELSE AF RENGØRING 5 INDHOLD 1 Indledning 7 1.1 Baggrund for analysen 7 2 Resumé og anbefalinger 8 2.1 Resumé 8 2.2 Anbefalinger 8 3 Baggrund 10 3.1 Kort beskrivelse af rengøring i Tønder Kommune 10 3.2 Erfaringer fra andre kommuner 11 4 Kortlægning af opgaver 12 4.1 Rengøringsopgaver 12 4.2 Snitflader til andre områder 12 5 Vurdering af udbudspotentialer 13 5.1 Overordnet vurdering af udbudsmuligheder 13 6 Barrierer for og konsekvenser af et eventuelt udbud 17 6.1 Kontrolbud 17 6.2 Virksomhedsoverdragelse 18 6.3 Sociale klausuler 18 6.4 Omkostninger i forbindelse med udbud 18 7 Anbefalinger 19 7.1 Anbefalet strategi for konkurrenceudsættelse 19 7.2 Forberedelser (proces) 21

6 KONKURRENCEUDSÆTTELSE AF RENGØRING BILAG Bilag A Litteraturliste 23

KONKURRENCEUDSÆTTELSE AF RENGØRING 7 Konkurrenceudsættelse generelt 1 Indledning Konkurrenceudsættelse af kommunale opgaver betyder, at man ønsker at vurdere, om kommunens egen løsning af opgaven er ligeså effektiv og billig, som den andre leverandører kan tilbyde. I 2012 konkurrenceudsatte kommunerne samlet set 25,4 procent af deres opgaver 1. Dette er ikke ensbetydende med, at alle de konkurrenceudsatte opgaver blev udliciteret, men betyder alene, at de blev markedsafprøvet for at vurdere, om opgaven kunne leveres bedre og/eller billigere af andre leverandører end kommunen selv. Er dette ikke tilfældet, kan kommunen vælge at beholde opgaveløsningen på egne hænder. Konkurrenceudsættelse af rengøring En række kommuner har opnået betydelige økonomiske gevinster ved at udbyde rengøringsopgaver. Gevinster opnås primært i form af bedre styring af opgaveløsningen, ensartethed i opgaveløsningen samt en mere effektiv udførelse af rengøringsopgaverne. De foreløbige resultater af udbud af rengøring i flere kommuner viser således, at området er særdeles velegnet til at blive udbudt. Politisk beslutning 1.1 Baggrund for analysen På sit møde den 27. juni 2013 2 besluttede kommunalbestyrelsen i Tønder Kommune at få kvalificeret grundlaget for at konkurrenceudsætte områderne Lønproduktion, Centralrengøring og Entreprenørafdelingen. Kvalificeringen skal danne grundlag for en endelig politisk beslutning, om hvorvidt ét eller flere af områderne skal konkurrenceudsættes. Nærværende rapport indeholder foranalysen af området Rengøring. 1 Opgørelse fra Økonomi- og Indenrigsministeriet, 17. maj 2013, på baggrund af regnskabstal fra kommunerne. 2 Kommunalbestyrelsen, referat, møde 27. juni 2013, punkt 4.

8 KONKURRENCEUDSÆTTELSE AF RENGØRING 2 Resumé og anbefalinger I indeværende kapitel gives et kort resumé af foranalysen for konkurrenceudsættelse af Rengøring, ligesom der opstilles anbefalinger til de overvejelser, der bør indgå i en eventuel konkurrenceudsættelse af Rengøring i Tønder Kommune. Erfaringer Organisering Ressourceforbrug 2.1 Resumé En analyse af effekterne af konkurrenceudsættelse af kommunal rengøring fra Rådet for Offentlig-Privat Samarbejde viser, at der i overvejende grad er positive effekter forbundet med at skabe konkurrence om kommunale rengøringsopgaver. Erfaringerne fra de analyserede udbud giver grundlag for en klar anbefaling om at sende kommunale rengøringsopgaver i udbud. Området er organiseret med en overordnet leder, som har det økonomiske og personalemæssige ansvar, og herunder en fagchef for Centralrengøring. Området styres af to rengøringsledere svarende til 1,5 årsværk. Der er ansat i alt 128 medarbejdere i Central Rengøring, hvoraf to er ledere. Alle medarbejdere har en fast arbejdsplads. De kan dække flere steder, men møder som udgangspunkt ind samme sted hver dag. Udover de faste medarbejdere er der tilknyttet et vikarkorps til Central Rengøring på 5-10 medarbejdere, der f.eks. trækkes på, når det faste personale deltager i efteruddannelse. I tilfælde af opsigelser blandt medarbejdere, ansættes der ofte medarbejdere fra vikarkorpset. Det samlede budget for området er ca. 22 mio. kr.. 2.2 Anbefalinger Baseret på primært en vurdering af udbudspotentialer og barrierer for og konsekvenser af et eventuelt udbud er der opstillet en række anbefalinger, som er angivet nedenfor. Opfylder kriteriet for at være udbudsegnet Rengøring opfylder kriterierne for udbudsegnede opgaver om lav kompleksitet og høj volumen. Det vurderes, at det er samtlige af de rengøringsopgaver, som Centralrengøring varetager i dag, der kan udbydes. Det bør afklares, hvorvidt der er yderligere rengøringsopgaver, f.eks. plejeområdet, der med fordel kan udbydes.

KONKURRENCEUDSÆTTELSE AF RENGØRING 9 Økonomisk volumen Væsentlige parametre Den økonomiske volumen i de eksisterende rengøringsopgaver i Centralrengøring vurderes at være tilstrækkelig til, at der kan opnås en nettobesparelse, ligesom det forventes, at der kan opnås et effektiviseringspotentiale ved at udbyde de rengøringsopgaver, der er placeret under Centralrengøring. På baggrund af ovenstående anbefaler COWI, at Centralrengøring konkurrenceudsætter deres eksisterende rengøringsopgaver og eventuelt yderligere rengøringsopgaver. Der er dog en række parametre, der bør tages højde for forud for en konkurrenceudsættelse af Rengøring i Tønder Kommune: Valg af udbudsform Aktivitets- versus funktionsudbud? Afgrænsning af institutioner Hvilke institutioner indgår?, herunder opmåling af de institutioner, der mangler at blive opmålt af 3F Fastsættelse af serviceniveau Udbud af vinduespolering Det bør afklares, hvorvidt vinduespolering med fordel kan udgøre en del af udbuddet? Revurdering af forsætningerne for oprydning og klargøring Afklaring omkring materiel Herunder hvorvidt det skal afhændes, overgå til leverandør eller delvist overgå til institutionerne

10 KONKURRENCEUDSÆTTELSE AF RENGØRING 3 Baggrund I indeværende kapitel beskrives Centralrengøringen i Tønder Kommune kort, ligesom erfaringerne fra andre kommuner, der har udbudt rengøring, kort gennemgås. 3.1 Kort beskrivelse af rengøring i Tønder Kommune Rengøringen i Tønder Kommune er samlet under ét i Central Rengøring, der varetager rengøring på alle skoler, børnehaver, SFO'er og i administrative bygninger i Tønder Kommune. Organisation og medarbejderstab Området er organiseret med en overordnet leder, som har det økonomiske og personalemæssige ansvar og herunder en fagchef for Centralrengøring. Området styres af to rengøringsledere svarende til 1,5 årsværk. Der er ansat i alt 128 medarbejdere i Central Rengøring, hvoraf to er ledere. Alle medarbejdere har en fast arbejdsplads. De kan dække flere steder, men møder som udgangspunkt ind samme sted hver dag. Udover de faste medarbejdere er der tilknyttet et vikarkorps til Central Rengøring på 5-10 medarbejdere, der f.eks. trækkes på, når det faste personale deltager i efteruddannelse. I tilfælde af opsigelser blandt medarbejdere, ansættes der ofte medarbejdere fra vikarkorpset. Økonomi Materiel og maskiner til rådighed Det centrale budget for området er 22 mio. kr. Der er ansat i alt 128 medarbejdere svarende til 67 årsværk. I 2009 blev der indkøbt nyt materiel for 2,2 mio. kr. Der var i 2010 oparbejdet en gæld på 6,6 mio. kr., som skal afvikles over 10 år. I 2010 blev der afskediget ca. 20 medarbejdere som følge af besparelser på området og nye rengøringsstandarder, der blev fastsat på området. Centralrengøring råder over egen maskinpark og rengøringsvogne og har derudover vaskemaskiner (72 stk.) og tørretumblere (71 stk.) på alle institutioner. Endvidere råder Centralrengøring over 25 gulvmaskiner, 3 fejemaskiner, 300 rengøringsvogne og ca. 274 støvsugere.

KONKURRENCEUDSÆTTELSE AF RENGØRING 11 3.2 Erfaringer fra andre kommuner Rådet for Offentlig-Privat Samarbejde har i oktober 2012 offentliggjort analysen "Effekterne af konkurrence om kommunal Rengøring". Analysen, som er baseret på casestudier af 11 konkrete udbud af rengøringsopgaver i 10 danske kommuner, belyser erfaringerne med at konkurrenceudsætte kommunale rengøringsopgaver samt effekterne heraf. Hovedkonklusioner fra en analyse 3.2.1 Effekter af konkurrence om kommunal rengøring Analysen fra Rådet for Offentlig-Privat Samarbejde viser, at der i overvejende grad er positive effekter forbundet med at skabe konkurrence om kommunale rengøringsopgaver. Erfaringerne fra de analyserede udbud giver grundlag for en klar anbefaling om at konkurrenceudsætte kommunale rengøringsopgaver. Følgende kan udledes af den gennemførte analyse: I alle 11 cases er der opnået økonomiske besparelser ved at udbyde rengøringsopgaverne. Nettobesparelserne er på mellem 13 og 54 procent De største procentvise besparelser forekommer ved førstegangsudbud, hvilket primært vurderes at skyldes standardisering af kvalitetsniveauet, overblik over området samt reduktion i faste omkostninger til medarbejdere pga. et mindsket personalebehov I alle cases vurderes kvalitetsniveauet enten at være uændret (syv cases) eller lidt forbedret (fire cases) I seks af de gennemførte cases vurderer medarbejderne, at deres arbejdsforhold er blevet dårligere, mens medarbejderne i tre af casene vurderer, at deres arbejdsforhold er blevet forbedret.

12 KONKURRENCEUDSÆTTELSE AF RENGØRING 4 Kortlægning af opgaver Dette kapitel indeholder en beskrivelse af opgaver samt snitflader til andre områder. 4.1 Rengøringsopgaver Centralrengøringen varetager rengøring på alle skoler, børnehaver, SFO'er og administrative bygninger i Tønder Kommune. I alt 128 medarbejdere varetager den daglige interne rengøring af de pågældende adresser/arealer under ledelse af 2 rengøringsledere. Selve opgavevaretagelsen består af rengøring af inventar, sanitet, hårde gulve og tæpper inklusive måtter. 4.2 Snitflader til andre områder De nuværende grænseflader er primært mellem Centralrengøring og servicechefer/ ledere på kommunale rådhuse, distriktsskoler og i SFO'er. Endvidere er der en aftale om, at institutioner og skoler frit kan benytte de vaskemaskiner og tørretumblere, der er placeret på institutionerne. Derudover er der grænseflader til opgaver som varetages af den enkelte institution, eksempelvis vinduespolering. Der er en endvidere en løbende dialog med områdelederen på daginstitutionsområdet, hvor repræsentanter fra Centralrengøring bl.a. deltager ved personalemøder i tilfælde af rengøringsproblemer. Inden en eventuel konkurrenceudsættelse skal der ske en konkret beskrivelse af snitflader mellem de enkelte enheder, og hvordan disse ønskes håndteret fremadrettet.

KONKURRENCEUDSÆTTELSE AF RENGØRING 13 5 Vurdering af udbudspotentialer Udbudsegnede opgaver er karakteriserede ved at have lav kompleksitet og høj volumen. Udbudsegnethed Der kan opstilles en række parametre til vurdering af, om en opgave er udbudsegnet, men helt grundlæggende kan man sige, at opgaven markedsmæssig og økonomisk skal være interessant at byde på, samtidig med at den skal være beskrivelig og målbar på et tilstrækkeligt niveau. Parametre 5.1 Overordnet vurdering af udbudsmuligheder Med henblik på at vurdere udbudsegnetheden af Rengøring i Tønder Kommune, er området blevet vurderet ud fra en række centrale parametre for udbudsegnethed, jf. Tabel 5-1 nedenfor. Tabel 5-1 Parametre for vurdering af udbudsegnethed Parameter Økonomi Beskrivelse Skal have et vist omfang. Det skal vurderes, at der er et besparelsespotentiale ved udbud. Beskrivelig Opgaven skal ydelsesmæssigt være nemt beskrivelig - enten til tilstands- eller udførelseskrav? Omfang/registrering Interaktion med andre opgaver Effektivitet i tilbageværende egenproduktion Det skal være muligt at fastlægge omfanget i form af kendte mængder (lbm, m 2, stk., antal gange osv.). Opgaven skal nemt og sikkert kunne beskrives i forhold til andre opgaver - grænseflader skal kunne fastlægges. Opgaven skal kunne udføres løsrevet fra den øvrige egenproduktion. Alternativt, skal de dele af egenproduktionen som udbud af en opgave "ineffektiviserer", omorganiseres eller medudbydes. Markedsforhold Der skal være aktører på markedet, der umiddelbart kan

14 KONKURRENCEUDSÆTTELSE AF RENGØRING løse opgaven eller alternativt kan bringes til det på kortere sigt. Opgaven skal udbydes på en økonomisk attraktiv måde i relation til leverandører. Kontrol Muligheden for gennemførelse af kontrol af opgaveudførelse/-kvaliteten skal være enkel og hurtig. Nedenfor er de enkelte parametre gennemgået for Rengøring. Økonomi Det samlede budget i Centralrengøring er 22 mio. kr. årligt. Dette budget dækker over fælles udgifter samt udgifter til rengøring på samtlige institutioner, skoler/sfo'er, daginstitutioner og administrative bygninger i alle fem distrikter i Tønder Kommune. Der er ikke noget til hinder for, at samtlige af de rengøringsopgaver, som Centralrengøring varetager i dag, sendes i udbud. Opgaverne er særdeles udbudsegnede, eftersom de er karakteriseret ved en høj volumen og lav kompleksitet. Endvidere er rengøringsopgaverne veldefinerede og velafgrænsede. Som tidligere nævnt bør det vurderes, hvorvidt der er andre rengøringsopgaver, der med fordel kan udbydes sammen med de rengøringsopgaver, som Centralrengøring varetager i dag, således at volumen i de udbudte opgaver øges. Besparelsespotentiale Baseret på erfaringerne med at udbyde Rengøring i andre kommuner, må det forventes det, at der i Tønder Kommune vil kunne opnås et betydeligt besparelsespotentiale, såfremt man vælger at konkurrenceudsætte Rengøring. Erfaringer fra andre kommuner viser dog, at det er væsentligt, at kommunen ikke blot går efter den laveste pris hos de respektive leverandører. I så fald risikerer man at indgå aftaler med leverandører, der ikke magter opgaven, eller hvor forholdene/arbejdsmiljøet ikke er optimalt for medarbejderne. Det ønskede serviceniveau bør derfor spille en central rolle i forbindelse med udvælgelse af en leverandør. Centralrengøring råder over materiel for totalt set ca. 4.461.500 kr.. I forbindelse med et eventuelt udbud, vil det skulle besluttes, hvorvidt materiellet skal overgå til den valgte leverandør eller om det nyeste materiel skal afhændes. En mulighed er også, at f.eks. vaskemaskinerne i de respektive institutioner overgår til institutionerne. Standarder Beskrivelig Der er opstillet rengøringsstandarder, som beskriver forudsætningerne for rengøring i henholdsvis skoler/sfo, daginstitutioner, tandklinikker, biblioteker og kontorer. Der er udarbejdet en rengøringsinstruktion, der beskriver hyppigheden og intensiteten af de enkelte rengøringsaktiviteter samt en definition af let versus grundig rengøring. Endelig er der udarbejdet en rengøringsplan for hver institution, der sikrer en ensartet rengøringsstandard.

KONKURRENCEUDSÆTTELSE AF RENGØRING 15 Omfang/registrering Hovedparten af opgaverne er veldefinerede, og det er muligt at fastlægge omfanget af opgaverne. Centralrengøring administrerer rengøring på i alt ca. 90 enheder fordelt som angivet i Tabel 5-2. Antallet af kvadratmetre i nedenstående tabel er ikke udtømmende, eftersom der er arealer, der mangler at blive opmålt. Tabel 5-2 Fordeling af enheder Institution Antal M2 12 skoler med SFO 61465 M2 33 børnehaver 12400 M2 7 ungdomsskoler/fritidshjem 2260 M2 6 multihaller/gymnastiksale 5800 M2 4 biblioteker 1960 M2 28 rådhuse, kontorbygninger og andet 123950 M2 Opmålingsbehov Stort set alle institutioner er opmålt af 3F, men der er dog en række steder, som endnu ikke er opmålt. Det drejer sig primært om rådhuse, administrative bygninger og selvejende institutioner. Disse steder vil skulle opmåles af 3F, såfremt man vælger at sende Rengøring i Tønder Kommune i udbud. Denne opmåling forventes groft skønnet at koste omkring 50.000 kr.. Interaktion med andre opgaver Se afsnit 4.2. Udføres løsrevet Mange mulige bydere Effektivitet i tilbageværende egenproduktion For at en opgave er velegnet til udbud skal den kunne udføres løsrevet fra den øvrige egenproduktion. De rengøringsopgaver, der varetages af Centralrengøring, kan uden problemer udføres, uden at det får betydning for den øvrige egenproduktion og dermed får betydning for effektiviteten heraf. Markedsforhold Der er en lang række både større og mindre aktører, der kan løse rengøringsopgaven i Tønder Kommune, i tilfælde af at området udbydes. Erfaringer fra kommuner, som har erfaringer med at udbyde rengøring, viser, at der typisk både er brutto- og nettobesparelser forbundet med udbud af rengøring i kommunerne, hvorfor det alt andet lige må forventes at være økonomisk fordelagtigt for Tønder Kommune at udbyde hele eller dele af kommunens rengøring.

16 KONKURRENCEUDSÆTTELSE AF RENGØRING Kontrol Kvalitetskontrol af Rengøring varetages i dag af to rengøringsledere i dialog med institutionerne. Dette kontrolbehov vil stadig eksistere, såfremt Rengøring overgår til en privat aktør. Inden et eventuelt udbud bør kommunen formulere kvalitets- og servicekrav, så der er mulighed for at måle på de ønskede resultater og dermed sikre, at opgaven løses til den kvalitet, der er fastsat i udbudsmaterialet. Det bør fremgå af kontrakten, hvilke procedurer der gør sig gældende for samarbejde, tilsyn, kontrol og kvalitetssikring. Kravene til kvalitetsopfølgningen skal være realistiske og skal stå i et rimeligt forhold til den opgave, der skal løses. I tilfælde af et eventuelt udbud vil kommunen således skulle afsætte ressourcer til bl.a. kvalitetskontrol og administration af private leverandøraftaler.

KONKURRENCEUDSÆTTELSE AF RENGØRING 17 6 Barrierer for og konsekvenser af et eventuelt udbud Ofte vælger kommuner at udbyde driftsopgaver ud fra økonomiske hensyn. Det er dog væsentligt at være opmærksom på, at udbud med efterfølgende overdragelse af opgaver til private leverandører kan have en række konsekvenser på andre områder. Det er ligeledes hensigtsmæssigt at identificere eventuelle barrierer for, at man kan opnå de ønskede økonomiske effekter ved udbud af driftsopgaver. Konsekvenser og barrierer Nedenfor er opstillet en række konsekvenser/barrierer, der bør overvejes i forbindelse med et udbud af opgaverne. 6.1 Kontrolbud Der må påregnes et ressourceforbrug til planlægning og gennemførelse af et kontrolbud ved en konkurrenceudsættelse. Kontroludbuddet skal sikre, at kommunen får den ydelse, som man betaler for. Adskille bestiller og udfører enhed Ved udarbejdelse af kontrolbud er der en række forhold, som kommunen skal iagttage og afsætte ressourcer til at overholde 3. Et vigtigt forhold er, at der skal være en skarp adskillelse mellem den enhed i kommunen, som udbyder opgaven (bestiller) og den enhed, som udarbejder kontrolbuddet (udfører). 3 Jf. Bekendtgørelse om kommuners og regioners beregning og afgivelse af kontrolbud (BEK nr. 607).

18 KONKURRENCEUDSÆTTELSE AF RENGØRING 6.2 Virksomhedsoverdragelse I de tilfælde, hvor en kommune vælger at overdrage opgaver, som tidligere har været varetaget af egne medarbejdere, til private leverandører, er kommunens medarbejdere omfattet af retningslinjerne i Virksomhedsoverdragelsesloven 4. Loven angiver de forpligtelser og rettigheder en virksomhed har i forhold til overtagelse af en anden virksomheds ansatte (eller del heraf). Erfaringerne fra andre kommuner peger på, at der skabes en stor usikkerhed hos de medarbejdere, der skal virksomhedsoverdrages. Dette forhold bør kommunen være opmærksom på og håndtere proaktivt. 6.3 Sociale klausuler P.t. er der mellem 10 og 15 personer, der er ansat under sociale klausuler i Centralrengøring. I forbindelse med udbud af opgaver, der er bemandet med disse medarbejdere, må Tønder Kommune gøre sig klart, hvorvidt disse sociale forpligtelser skal overføres til en privat leverandør i tilfælde af overdragelse af opgaverne. Transaktionsomkostninger 6.4 Omkostninger i forbindelse med udbud Udbudsrådet har analyseret transaktionsomkostninger ved udbud 5, da det er påvist, at transaktionsomkostninger er en væsentlig barriere for konkurrenceudsættelse i den offentlige sektor. Analysen giver en række anbefalinger til, hvorledes omkostningerne kan sænkes. Der er som udgangspunkt ingen direkte sammenhæng mellem transaktionsomkostninger og kontraktsum, da en række forhold påvirker omkostningerne. Eksempelvis vil omkostninger ved første udbud af et område være højere end ved efterfølgende udbud, og jo mere kompleks ydelsen er, jo større krav stilles der til kravspecifikationen. Er kravspecifikationen mangelfuld kan dette påføre kommunen uventede udgifter i kontraktperioden. Der vil være en række omkostninger forbundet med at udbyde Rengøring i Tønder Kommune. Der skal blandt andet afsættes ca. 50.000 kr. til opmåling af de arealer, der endnu ikke er opmålt af 3F. Derudover skal der afsættes ressourcer til forberedelse og gennemførelse af hele udbudsprocessen. Centralrengøring er i besiddelse af en gæld på 6,6 mio. kr., som skal afvikles over 10 år. Denne gæld vil kunne afskrives hurtigere end p.t., såfremt der opnås en rimelig besparelse ved udbud af rengøring. 4 Lovbekendtgørelse nr. 710 af 20. august 2002 5 Analyse af transaktionsomkostninger ved udbud, Udbudsrådet, december 2011.

KONKURRENCEUDSÆTTELSE AF RENGØRING 19 7 Anbefalinger I dette kapitel beskrives anbefaling til strategi for konkurrenceudsættelse og forberedelser. 7.1 Anbefalet strategi for konkurrenceudsættelse Området Rengøring er som udgangspunkt udbudsegnet, eftersom området er kendetegnet ved lav kompleksitet og høj volumen. Som tilfældet har været i andre kommuner, der har valgt at udbyde rengøring, er det forventeligt, at der kan opnås både en netto- og en bruttobesparelse i Tønder Kommune. Der er dog en række områder, som der skal tages højde for forud for en eventuel konkurrenceudsættelse af Rengøring i Tønder Kommune. Disse områder fremgår nedenfor. Funktionsudbud versus aktivitetsudbud Flytning af risiko 7.1.1 Valg af udbudsform Forud for en eventuel konkurrenceudsættelse skal det vurderes, hvilken udbudsform Tønder Kommune ønsker at benytte, herunder 1) udbud med aktivitetskrav, 2) udbud med funktionskrav eller 3) kombineret udbud. Overordnet er forskellen mellem de to udbud, at der ved et aktivitetsbaseret udbud primært er fokus på pris, mens der ved et kontroludbud er fokus på flere parametre såsom pris, kvalitet og service. En af fordelene ved et funktionsudbud er, at risikoen for resultatet af rengøringsopgaven så at sige flyttes til leverandøren, eftersom kommunen betaler en fast pris for ydelser, der efterlever de fastsatte funktionskrav uanset varigheden af den enkelte rengøringsaktivitet/-opgave. Udbud med funktionskrav stiller dog en række andre krav til selve udbudsprocessen end et aktivitetsudbud, hvorfor den interne organisation skal være gearet hertil. Fordele/ulemper samt relevans ved de respektive udbudsformer skal således drøftes nærmere internt i Tønder Kommune forud for en eventuel konkurrenceudsættelse.

20 KONKURRENCEUDSÆTTELSE AF RENGØRING Afgrænsning af institutioner 7.1.2 Ydelsens omfang Der er på nuværende tidspunkt udarbejdet en liste over samtlige institutioner og bygninger, hvor Centralrengøring varetager rengøringen. I forbindelse med en eventuel konkurrenceudsættelse er det væsentligt, at der foretages en nøje gennemgang af, hvilke institutionskategorier Centralrengøring på nuværende tidspunkt varetager rengøringen for, ligesom eventuelle yderligere institutionstyper, herunder f.eks. selvejende institutioner og handicapområdet, skal defineres. Det kan ligeledes overvejes, hvorvidt der er andre områder, der bør være en del af konkurrenceudsættelsen, f.eks. plejeområdet. Det er i relation til afgrænsning af institutioner væsentligt at få defineret, hvorvidt de respektive institutioner har samme rengøringsbehov, og dermed om samtlige institutioner skal være en del af konkurrenceudsættelsen, eller hvorvidt det giver mening at finde individuelle løsninger for nogle af institutionerne. Fastsættelse af serviceniveau Serviceniveauet i ydelserne hos Centralrengøring er i dag defineret med udgangspunkt i de udarbejdede rengøringsinstruktioner for de enkelte institutioner/ bygninger. Eftersom et højt serviceniveau kan risikere at fordyre ydelsen, er det væsentligt, at det drøftes, om serviceniveauet skal være det samme fremover, eller om det skal justeres i forbindelse med en eventuel konkurrenceudsættelse. Tønder Kommune kunne eventuelt overveje forud for konkurrenceudsættelsen at gennemføre en kvalitetsmåling baseret på en objektiv standard, f.eks. INSTA 800 af den eksisterende rengøring på henholdsvis skoler/sfo'er, daginstitutioner og i administrative bygninger. På baggrund af denne måling vil man få et øjebliksbillede af den eksisterende standard og kunne se, om den matcher det ønskede serviceniveau fremadrettet. Efterfølgende er det relevant at se nærmere på omkostningerne til den eksisterende rengøring. En mulighed er at få defineret tidsforbruget for de enkelte rengøringsopgaver i de respektive sektorer. På baggrund af det definerede serviceniveau og de samlede omkostninger kan der udarbejdes forskellige konsekvensberegninger, således at kommunen kan få en indikation af et realistisk forventeligt serviceniveau inden for de økonomiske rammer. Vinduespolering Serviceydelser/ facility management Vinduespolering varetages ikke af Centralrengøring i Tønder Kommune. Det bør overvejes, hvorvidt vinduespolering skal indgå i et udbud. Det er ikke nødvendigvis samme firmaer, der tilbyder henholdsvis rengøring og vinduespolering, men det kan stadig være relevant at tage vinduespolering med i et eventuelt udbud, da Tønder Kommune kan spare ressourcer ved at gennemføre ét udbud frem for to. I den forbindelse bør udbuddet deles op i to delaftaler, således at det ikke skader konkurrencen, hvis leverandørerne f.eks. ikke kan afgive tilbud på vinduespolering. Endvidere kan fordelen ved at indgå delaftaler (f.eks. opdelt på institutioner) være, at kommunen ikke behøver at opsige hele, men kun dele af aftalen, hvis der skulle forekomme uoverensstemmelser på nogle af områderne. Forud for en eventuel konkurrenceudsættelse bør Tønder Kommune tage stilling til, hvorvidt serviceydelser, såsom gardinvask, måttevask mv. skal udgøre en del af udbuddet. Om disse ydelser skal indgå i et udbud, vil afhænge af, hvorvidt kommunen med fordel selv kan løse sådanne opgaver.

KONKURRENCEUDSÆTTELSE AF RENGØRING 21 Oprydning og klargøring Forudsætningerne, for at rengøringspersonalet kan gennemføre rengøringen optimalt i de respektive institutioner og bygninger, er nedskrevet hos Centralrengøring. Oprydning og klargøring er som udgangspunkt ikke en del af rengøringsydelsen, medmindre det er aftalt, at en eventuel leverandør skal varetage denne ydelse. Der kan f.eks. udarbejdes et afsnit i kravspecifikationen, som beskriver betingelserne for oprydning og klargøring for at sikre overensstemmelse mellem kommunens og leverandørens opfattelse af, hvornår der er ryddet op og klargjort til rengøring. Tønder Kommune bør endvidere forud for et udbud gennemgå de udarbejdede manualer til institutionerne for at sikre, at alle relevante oprydnings- og klargøringsopgaver fremgår heraf. Det kan eventuelt drøftes med rengøringspersonalet, hvorvidt der skal tilføjes yderligere opgaver til manualen. Materiel Markedssituation Som tidligere nævnt råder Centralrengøring over en del materiel, hvorfor der i forbindelse med en eventuel konkurrenceudsættelse skal tages stilling til, hvad der skal ske med materiellet fremadrettet, herunder om leverandøren skal overtage kommunens materiel. Såfremt leverandøren f.eks. ikke overtager Tønder Kommunes mange vaskemaskiner, der er opstillet på institutionerne, skal det afklares, hvorvidt leverandøren kan benytte disse, herunder regler om erstatningspligt i tilfælde af slitage mv. Markedssituationen for udbud af rengøringsopgaver må betragtes som værende gunstig. Der er mange både større og mindre aktører på området, og flere kommuners erfaringer med at udbyde rengøringsopgaven viser, at kommunerne opnår økonomiske besparelser, når de vælger private leverandører til varetagelse af rengøringsopgaven i kommunen. 7.2 Forberedelser (proces) Baseret på eksisterende erfaringer fra andre kommuner bør der afsættes minimum et halvt år til at forberede en konkurrenceudsættelse. Forberedelsen bør som udgangspunkt indeholde følgende: Fastlæggelse af en overordnet og langsigtet udbudsstrategi for området Valg af udbudsform og kravspecificeringsform (aktivitetskrav eller funktionskrav) Udarbejdelse af tidsplan for udbud Afgrænsning af ydelsens omfang (herunder opmåling af de institutioner/ administrative bygninger, der endnu ikke er opmålt samt afklaring af, om rengøringen skal udbydes samlet eller i delaftaler) Overvejelser om opdeling i delaftaler (herunder rengøringsydelser og vinduespolering). Yderligere opdeling i delaftaler kan ligeledes overvejes. Kontraktens varighed og eventuel mulighed for forlængelse

22 KONKURRENCEUDSÆTTELSE AF RENGØRING Overvejelser om proces for inddragelse og eventuelt overdragelse af medarbejdere Eventuel brug af sociale klausuler Valg af udvælgelses- og tildelingskriterier Beslutning om hvorvidt kommunen skal give kontrolbud. Såfremt det besluttes, at kommunen skal afgive kontrolbud, skal der være en tydelig sondring mellem kommunal udbyder og byder

KONKURRENCEUDSÆTTELSE AF RENGØRING 23 Bilag A Litteraturliste RAPPORTER Rådet for Offentlig-Privat Samarbejde: Effekterne af konkurrence om kommunal rengøring, november 2012 Udbudsrådet: Værktøj til udbud med funktionskrav på facilities managementområdet, oktober 2012 Rådet for Offentlig-Privat Samarbejde: Analyse af transaktionsomkostninger ved udbud, december 2011 Udbudsportalen: Vejledning i udbud af rengøringsopgaver, november 2012 ØVRIGE DOKUMENTER Tønder Kommune: Udbuds- og Indkøbspolitik, juni 2013