Lederguide INNOMATE HR - Oplæg Log på Log på https://www.innomate.com/innomate/oceanteam/default.aspx med: Bruger ID: personalenummer Password: (eget password) INNOMATE HR er et Internetbaseret system, hvilket medfører at tilføjelser og ændringer først bliver synlige, når du kikker på Opdatér i INNOMATE HR. Du skal anvende den grønne tilbagepil øverst til højre i stedet for den traditionelle tilbagepil. MUS Inviter til MUS For at starte en MUS-proces skal du klikke på: 1. Fanebladene Organisation > Personale 2. Klik på Funktioner > Workflows > MUS Du kommer ind til en kort beskrivelse af den proces, du er ved at starte. Læs teksten og klik på Næste >. 1
For at vælge medarbejdere 1. Brug evt. søgefunktionen Find eller klik på Udvid alle for at finde de relevante medarbejdere. 2. Markér de medarbejdere du vil invitere. 3. klik på Næste og på Start workflow. Ved klik på Start workflow oprettes MUS-skema, og en mail sendes til de medarbejdere, du har markeret. I mailen får medarbejderne et link til deres forberedelsesmateriale, som består af deres Portfolio, MUS-skema samt en vejledning til samtalen. Forberedelse og afholdelse af MUS Som samtaleleder finder du dit materiale til MUS via en Afkrydsningsliste i INNOMATE HR. Du skal bruge afkrydsningslisten både før og efter MUS og må først afslutte listen, når samtalen er gennemført, og du har opsamlet konklusioner og aftaler i INNOMATE HR. Under fanebladet Personlige data > Statusoversigt finder du link til åbne Afkrydsningslister. Her har du overblik over udestående opgaver omkring forberedelse og konklusion på MUS. Afkrydsningslisten hjælper dig samtidigt ind på de sider, de skal bruge. Afkrydsningslistens punkter Din afkrydsningsliste indeholder følgende punkter: 2
1. Portfolio: Her kan du se, hvad der allerede er opsamlet af informationer om medarbejderens uddannelser, m.m.. 2. MUS-skema: Du og din medarbejder ser samme skema, og du kan derfor læse medarbejderens noter, hvis de er skrevet online. Du kan printe skemaet til brug under samtalen direkte fra skærmen eller klik på Eksportér til Word øverst i skemaet og skrive i det, inden du printer skemaet. Efter samtalen er det din opgave som samtaleleder at opsamle konklusioner fra MUS, dels i MUS-skemaet i feltet Konklusion, og dels i punkterne Aftalte forløb og Handlingsplaner i Afkrydsningslisten (mere om det i punkt 3 og 4). Konklusionerne skrives online i MUS-skemaet, og hvis du ikke er klar til at afslutte besvarelsen af skemaet, kan du klikke på Gem, for at gemme teksten. Når du er klar til at afslutte skemaet, klikker du på Godkend. 3. Aftalte forløb: Evt. aftalte eller ønskede udviklingsforløb som f.eks. kursus, uddannelse eller sidemandsoplæring indtastes her. Fremgangsmåden er: Klik på Indsæt for at registrere et ønsket eller aftalt forløb og udfyld flest mulige felter. 3
1. Aktivitet: Vælg Aktivitet 2. Anden aktivitet: Konkretisér her, hvis du har valgt aktiviteten Uddannelsesbaggrund. 3. Type: Vælg type 4. Timer: skriv antal timer 5. Start dato og Slut dato: Tastes når det kendes 6. Status: Vælg f.eks. Status 0 for ønsket 7. Gruppe: Vælg Gruppe 8. klik Opdatér 4. Handlingsplaner: Anvendes til øvrige aftaler, der skal følges op på. Klik på Indsæt for hver aftale, der skal indsættes som Handlingsplan. Udfyld felterne, husk Evalueringsfrist og Status og klik på opdatér. Luk afkrydsningslisten Når du lukker det sidste punkt i afkrydsningslisten, vil du blive spurgt, om du ønsker at afslutte listen (hvis du bruger listen som menu), hvilket du klikker Ok til. Hvis du ikke bruger menuen til afkrydsningslisten, skal du holde markøren over trekanten ved medarbejderens navn og derefter klikke på Luk. Du er nu færdig med din opsamling fra MUS for den pågældende medarbejder og denne vil modtage en e-mail. I e-mailen bliver medarbejderen bedt om at godkende MUS-skemaet. BEMÆRK: Under Personlige data > Statusoversigt > Afkrydsningslister er du observatør til lister, der viser, hvilke MUS-skemaer der er afsluttet og dermed godkendt af både dig og medarbejderen. 4
Øvrigt om INNOMATE HR I INNOMATE HR har du adgang til en række faneblade med underliggende faneblade. Disse vil kort blive beskrevet i det efterfølgende. Organisation Her finder du information om dine medarbejdere. Personale Under Organisation > Personale vises en tabel over medarbejdere. Ved ikonerne til venstre kan du klikke dig ind på medarbejdernes Personaledata(Zoom) og på deres Portfolio. I bunden af zoomboksen med stamdata kan du via linkene komme videre til yderligere informationer om medarbejderen. Portfolio: Her vises et samlet overblik over de vigtigste informationer om dine medarbejdere. Informationerne vedligeholdes andre steder i INNOMATE HR i forbindelse med de processer og arbejdsgange, som virksomheden har fastlagt omkring udviklingssamtaler m.m.. Personaledata: Navn, adresse, telefonnummer m.m.. Uddannelser og gennemførte udviklingsaktiviteter viser relevant professionsrettet uddannelse og efteruddannelse. Planlagte forløb viser ønsker og plan for konkrete uddannelser og andre udviklingsforløb. Handlingsplaner er en oversigt over andre mål og opgaver, der skal følges op på. Andre CV oplysninger indeholder yderligere oplysninger om medarbejderen, typisk vedrørende erfaringer. Roller viser særlige funktioner, som medarbejderen varetager netop nu. Jobbeskrivelse viser medarbejderens jobbeskrivelse. Vedhæftede filer kan anvendes til uddannelsesbeviser, dokumenter om ansættelse, løn eller andet. Medarbejderne har ikke her selv rettigheder til at downloade, men kan læse egne dokumenter. Skemabesvarelser indeholde afsluttede MUS-skemaer. Personale(Zoom): Her kan grundoplysninger om medarbejderne ændres. Udviklingsforløb Her kan du tilføje nye udviklingsforløb for de medarbejdere du er samtaleleder for. Der kan også foretages søgninger. I bunden vises en sammentælling af henholdsvis kroner og timer. CV oplysninger Dette er en samlet tabel over dine medarbejderes Andre CV oplysninger. Du kan evt. foretage søgninger i tabellen. Rapporter 5
Under fanebladet Rapporter har du adgang til Quick rapporter. Du har blandt andet mulighed for at trække rapporter om udviklingsaktiviteter for de medarbejdere, du er samtaleleder for. Dokumentserier giver dig mulighed for at printe Portfolio eller Jobbeskrivelse for flere medarbejdere på en gang. Personlige data Personlige data er dit personlige faneblad som medarbejder. Alle medarbejdere har dette faneblad, og med samme indhold og rettigheder som dig. Portfolio Portfolio viser en samlet oversigt over de vigtigste informationer, der er om dig i INNOMATE HR. Indholdet svarer til det, du kan se på dine medarbejdere. Portfolien indeholder blandt andet afsnittet Uddannelser og gennemførte udviklingsforløb. Informationerne vedligeholdes andre steder i systemet, og det er ikke alle informationer du har rettighed til at ændre. Hvis der er fejl eller mangler, skal du bede din samtaleleder om at rettet dette. CV Under fanebladet CV vises oplysninger om dine erfaringer. Statusoversigt Under Statusoversigt finder du Afkrydsningslister til dine MUS via linket Åbne: xx. Handlingsplanerne for dem du er samtaleleder for, kan du finde i afsnittet Underordnedes handlingsplaner. Du kan også finde dine Egne handlingsplaner og Egne skemaer fra din MUS. Beskedcenter I Beskedcenter gemmes de beskeder, du sender eller modtager som mail via systemet. Udviklingsforløb Udviklingsforløb er en samlet tabel over dine gennemførte, ønskede og evt. igangværende udviklingsforløb. Skift password Det er muligt at ændre dit password, hvis dette ønskes under Skift password. 6
Dialog Under Dialog finder du: Skemaer, Handlingsplaner samt Statistik. Skemaer Du finder besvarede skemaer fra MUS ved at gøre følgende: Klik på fanebladet Dialog > Skemaer > og klik på Detail-ikonet ud for MUS-skemaet og herefter på linket Besvarelser øverst i skemaet. Her finder du en liste over de medarbejdere, der er startet workflow for med det pågældende skema. Du kan åbne hver enkelt skema ved at klikke på Detail. Bemærk at højre kolonne viser med dato, om og hvornår skemaet er lukket. Handlingsplaner Her finder du en oversigt over de handlingsplaner, der er registreret for dine medarbejdere. Handlingsplaner kan vedligeholdes løbende over året eller som minimum ved MUS. Statistik Under Statistik er det muligt at trække samtlige konklusioner per spørgsmål via Skemaer og på den måde at få et samlet overblik. Vælg Runde, Skema og Punkt (evt. alle). Markér Vis fritekst besvarelser og kommentarer og klik Udfør. 7