SPØRGSMÅL TIL UDBUD AF RAMMEAFTALER VEDRØRENDE KONSULENTBISTAND TIL DANMARKS MILJØPORTAL EU-UDBUD NR. 2014/S 115-203019 Offentliggjort i EU-tidende den: 18. juni 2014 (version 3. juli 2014) Page 1 of 7
1 Udbudsbekendtgørelsen Licitationsudbuddet giver anledning til en række spørgsmål: 1. Er der mulighed for, at vi kan udvikle projektet helt eller delvist fra vore faciliteter i Spanien? 2. Vi anvender engelsk som koncernsprog. Ville projektet kunne udvikles helt eller delvist på engelsk? 3.Det er nok til at gøre at sende vedhæftet Word-dokument, der skal tildeles i nogen af de partier eller det er en prekvalifikation dokument 4.Du kan sende den vedhæftede fil via e- mail, hvis det er muligt sende vedlagte e- mail, vi sender til cecilie.andersen@twobirds.com eller miljoeportal@miljoeportal.dk. Udbudsbekendtgørelsen og skabelonpakken kan findes på følgende link: http://internet.miljoeportal.dk/omdmp/udbud/sider/default. aspx. Det er et krav, at kommunikation skal foregå på dansk og det forventes, at leverandørerne arbejder fra Danmarks Miljøportals arbejdsplads. Desuden skal anmodning om prækvalifikation fremsendes fysisk til ordregiver, dvs. det er ikke tilladt at indlevere anmodning på e-mail. 2 Udbudsbekendtgørelsen, delaftale 2 Vi synes umiddelbart, at delaftale 2 om konsulentbistand kunne være en opgave, der var relevant for os at byde på. Desværre er selve beskrivelsen af delaftale 2 ret overordnet og jeg håber derfor, at du kan hjælpe os lidt på vej med lidt mere viden: - Hvad er business intelligence i DMPs øjne? Delaftalerne vil først blive yderligere konkretiseret i forbindelse med fremsendelse af udbudsmaterialet, hvilket vil blive tilgængeliggjort, såfremt ansøgeren bliver prækvalificeret. Page 2 of 7
- Hvad er det for en type statistik, man vil have rådgivning inden for? - Hvilken strategi har DMP på området, altså hvad er målet? 3 Udbudsbekendtgørelsen pkt. II1.15) og II.1.4) 4 Udbudsbekendtgørelsen Strategi 2013-2017 på DMPs hjemmeside gav os desværre ikke svar på dette. Vi er usikre på, hvordan tildelingen foregår: Jf. udbuddets punkt II.1.5 fremgår det, at der alene bliver tale om en leverandør, som skal levere på delaftalerne 1-3 og delaftalerne 5-8, jf. mens der vil være 3 leverandører på delaftale 4. jf. udbuddets punkt II.1.4., fremgår det, at der i alt kun skal være i alt 3 deltagere på rammeaftalen. Er ordet rammeaftalen i dette tilfælde et synonym for delaftalen? Vi kan selvfølgelig godt forstå, at én leverandør kan vinde flere delaftaler, men uddybning ønskes. Bekendtgørelsen siger: Specifikationer og yderligere dokumenter (herunder dokumenter vedrørende den konkurrenceprægede dialog og et dynamisk indkøbssystem) fås her, hvorefter der henvises til omstående e-mail. Er der materiale eller systemer udover den publicerede skabelon der skal anvendes Der vil blive tildelt til én leverandør på delaftalerne 1-3 og 5-9, mens der for delaftale 4 vil blive tildelt til 3 leverandører. Denne uoverensstemmelse i udbudsbekendtgørelsen skyldes skabelonen fra EU-Tidende, hvor der ikke kan angives, at der kan tildeles til et forskellige antal leverandører på de forskellige delaftaler. Nej, det citerede er alene en del af skabelonen fra EU-Tidende. Det samlede materiale til afgivelse af anmodning består til dags dato (24.6.14) af en udbudsbekendtgørelse nr. 2014/S 115-203019, en berigtigelse (tilgængelig på Danmarks Miljøportals hjemmeside) samt en skabelonpakke. Page 3 of 7
af tilbudsgiver? 5 Udbudsbekendtgørelsen 6 Udbudsbekendtgørelsen 7 Udbudsbekendtgørelsen, 8 Udbudsbekendtgørelsen, Ønsker udbyder en tilkendegivelse om hvorvidt tilbudsgiver ønsker at ansøge om præ-kvalifikation og hvordan håndteres i så fald spørgsmål/svar processen? På baggrund af formuleringen For delaftalerne 1-3 og 5-8 vil der ske tildeling til en enkelt leverandør, mens der for delaftale 4 vil der ske en tildeling til 3 Leverandører på side 1 under Beskrivelse, går vores spørgsmål på: Vælges der én leverandør samlet set for delaftale 1-3 og 5-8, eller vælges der én leverandør per delaftale? Skabelon 6. Vi ønsker os et eksempel på udfyldelse af skemaet vedr. referencer. Der må være tale om et skema pr. delaftale, som vi ser det. Uddyb venligst. Som uddybning af spørgsmål nr. 7 til fortolkningen af skabelon nr. 6. Nej, Ordregiver ønsker ikke en tilkendegivelse. Spørgsmål/svar processen er beskrevet i udbudsbekendtgørelsens punkt VI.3) Såfremt ansøger har spørgsmål til prækvalifikationen eller prækvalifikationsmaterialets indhold, skal ansøger henvende sig til kontaktpersonen, jf. pkt. I.1 og bedes mærke henvendelsen "Udbud af konsulentbistand", hvorefter spørgsmålet vil blive anonymiseret og offentliggjort på ordregivers hjemmeside. Der vælges én leverandør pr. delaftale 1-3 og 5-8. Der vil blive valgt den leverandør, der har afgivet det økonomiske mest fordelagtige tilbud, hvorfor samme leverandør kan tildeles flere af delaftalerne 1-3 og 5-8, såfremt leverandøren er økonomisk mest fordelagtig på flere delaftaler. Et eksempel på udfyldelse af referencer under hver delaftale fremgår af skabelonpakkens side 11. Såfremt der er behov for uddybning heraf, bedes leverandøren stille spørgsmålet med angivelse af de konkrete elementer, der er uklare. Ved afgivelse af referencer i skabelon 6 bedes ansøger angive 1) Navn på referencen, 2) Ordregiver og navn på dennes kontakt- Page 4 of 7
Overskriften på denne skabelon ser ud som følger for delaftale 4 reference 1 teknisk projektledelse: 4) Teknisk projektledelse Navn på referencen Ordregiver og navn på dennes kontaktperson Henvisning til den motiverede reference person og 3) Henvisning til den motiverede reference. Ved 1) skal forstås følgende: ansøgers overskrift på referencen, dvs. det ikke nødvendigvis skal være den pågældende ordregivers navn, idet ansøger kan have mange opgaver for samme ordregiver. Det er afgørende, at overskriften på referencen adskiller den fra de øvrige referencer. Ved 2) forstås den virksomhed, ansøger har udført opgaven for samt navn på denne virksomheds kontaktperson. Ved 3) Henvisning til et underbilag eller som angivet henvisning til Delaftale 4, reference 1. 9 Udbudsbekendtgørelsen, Er følgende fortolkning acceptable?: - Navn på reference: Virksomhedsnavn - Ordregiver og navn på dennes kontaktperson: Igen virksomhedsnavn og navn på virksomhedens kontaktperson - Henvisning til den motiverede reference: Teknisk projektledelse delaftale 4 - reference 1. I analogi med ovennævnte vil jeg ligeledes gerne have fortolket, hvordan vi skal benytte skabelonpakkens side 12 (side Ansøger skal besvare referencerne som angivet ovenfor i spørgsmål 8. Page 5 of 7
11 henviser til side 12): Eksempel på besvarelse af referencer vedrørende delaftale 1-9 Ansøgere bedes selv indsætte en henvisning til den relevante delaftale eller blot angive navnet på referencen på den afgivne reference, således ordregiver nemt kan identificere de afgivne referencer. 10 Udbudsbekendtgørelsen, pkt. VI.3) Reference 1: [indsæt navn referencen] Navn på ordregiver samt kontaktperson: Er følgende fortolkning acceptable? - Reference 1: Virksomhedsnavn (Samme som anført i besvarelsen til spørgsmål A) - Navn på ordregiver samt kontaktperson: Igen virksomhedsnavn og navnet på virksomhedens kontaktperson (Samme som anført til besvarelsen til spørgsmål A) - Vi savner i eksemplet på reference skabelonpakkens side 12 - en henvisning til hvilken delaftale, som referencen henhører til. Kan DMP bekræfte at tilbudsgiver er berettiget til at afgive anmodning om prækvalifikation på en delaftale med en støtteerklæring omkring teknisk kapacitet fra en leverandør der eventuelt selv Ja, det kan bekræftes. Det fremgår dog af udbudsbekendtgørelsens pkt. VI.3), at "Hver ansøger kan alene indgive én ansøgning om prækvalifikation. Såfremt samme juridiske enhed er del af flere ansøgere, f.eks. selv indgiver egen ansøgning, men samtidig indgår som deltager i et konsortium eller Page 6 of 7
anmoder om prækvalifikation samt at dette ikke vurderes som ikke konditionsmæssigt? anden form for sammenslutning, skal ansøgerne sikre, at samme juridiske enheds deltagelse ikke medfører mulighed for gensidigt at påvirke indholdet af de forskellige tilbudsgiveres tilbud." 11 Udbudsbekendtgørelsen, 12 Udbudsbekendtgørelsen, Ved angivelse af projektreferencer er vi i den situation at visse referencer er kunder gennem mange år, hvormed der er en gældende kontrakt med uudført arbejde i indeværende år. Som følge af skift fra én juridisk entitet til en anden tilhører opgaver udført for kunden i tidligere år en anden juridisk entitet. Hvordan kan vi bringe en sådan reference i spil? Virksomheder der kan afgive støtteerklæring inden for dette område vil alle være direkte konkurrenter og potentielle tilbudsgivere i nærværende udbud. Ved angivelse af kontaktperson i forbindelse med referencer bedes udbyder 1) oplyse hvilke kontaktmedier der anses for værende tilstrækkelige (mail, telefon etc.) 2) oplyse hvorvidt det kan accepteres at kontaktoplysninger for specifikke referencer kan fremsendes efterfølgende såfremt udbyder ønsker at tage kontakt til disse. Det følger af udbudsbekendtgørelsen, at der skal angives " referencer af lignende opgaver som den udbudte " og referencerne skal vedrøre opgaver som er udført indenfor de seneste 3 år. Derfor vil der ikke kunne lægges vægt på referencer, hvor der ikke er udført opgaver indenfor de seneste tre år. Ordregiver har ikke mulighed for at angive, hvordan sådanne referencer kan bringes i spil. For at en reference kan indgå i vurderingen skal det kunne verificeres, at referencen er udført for den pågældende kunde, dvs. med angivelse af kundens navn, kontaktperson samt kontaktdata eksempelvis i form af e-mailadresse eller telefonnummer. Kontaktoplysninger skal angives i anmodningen om prækvalifikation og det kan ikke accepteres, at de fremsendes efterfølgende. Page 7 of 7