Handel Komplet featureliste Aesiras - integreret Regnskab, Handel og Internet
Aesiras Handel gør det let at sende fakturaer, styre lageret og lave indkøbsordrer. De fuldt integrerede moduler sparer dig for meget arbejde og sikrer præcision. Faktureringen bogfører i finansbogholderiet, på kunden og på lageret med det samme. Det sikrer, at dit bogholderi altid stemmer og dobbelt indtastning undgås. Med de grafiske statistiker kan du løbende følge varesalg, varekøb og lagerbeholdning. Modulet Handel forudsætter modulet Regnskab. Varer Varemodulet giver mulighed for styring af beholdning på lokationer og enhedskonvertering ved køb og salg. Varekartoteket indeholder oplysninger til fakturering, genbestilling og web-katalog. Visning af aktuel beholdning, varer i ordre, samt varer i indkøb. Beholdningstype styrer som varen har lagerbeholdning, lagerbeholdning som skal afvikles eller at vare ikke har en beholdning (ydelse). Funktion til søgning og duplikering af vareoplysninger. Mulighed for angivelse af særlige momskoder for køb og salg for momsfrie varer og differentieret moms. Vedligeholdelse af priser, beholdning pr. lokation, adgang til lagerposteringer, salgsordrelinier og indkøbsordrelinier. Varer kan tilknyttes et importeret billede som anvendes i web-kataloget. Mulighed for angivelse af varegruppe, skjulte søgeord og link til brug i webshoppen. Dynamiske varelister Dynamiske varelister med hurtig adgang til varer på tilbud, spærrede varer, varer i webkataloget, samt varer med lav beholdning. Lagerregulering Ubegrænset antal lagerkladder med egen bilagsserie til regulering af antal og lagerværdi. Mulighed for midlertidig udeladelse af kladdelinier fra bogføring. Udskrift af kladde inden bogføring. Kladder og kladdelinier kan bevares ved bogføring. Kladder kan vises med to layouts; linie og kolonne. Udskrifter Udskrift af vareliste, lagerværdiliste og disponibel beholdning. Beholdningsspecifikation pr. en given regnskabsperiode også efter et årsskifte. Grafik Grafisk visning af årets varesalg og varekøb pr. vare, samt samlet varesalg pr. kategori og medarbejder. Copyright Aesiras A/S, Marts 2008 Side 2
Salgsordrer Salgsordremodulet anvendes til at modtage varebestillinger fra kunder og webshoppen, behandle ordrerne og fakturere. Ubegrænset antal tilbud, salgsordrer, forsendelser og fakturaer. Tilbud og ordrer kan organiseres i valgfrie ordretyper og salgsgrupper. Mulighed for faste ordrer som gentages i intervaller i uger og måneder til f.eks. abonnementsfakturering. Tilbud og salgsordrer oprettes med forvalgte informationer på kunden. Tilbud kan udskrives, e-mailes og vises på nettet vha. Selvbetjeningsmodulet. Funktion til at danne salgsordre fra tilbud. Salgsordrer, ordrebekræftelser og følgesedler kan udskrives, e-mailes og vises i ekstranettet. Pluklister kan udskrives. Funktion til at danne en følgeseddel fra salgsordre. Visning af tidligere følgesedler og fakturaer på salgsordren. Mulighed for dellevering og restordrestyring. Mulighed for delfakturering. Automatisk kontrol af disponibel varebeholdning og forslag til at sætte linien i restordre, dellevere eller bruge alternativ vare. Funktion til fakturering direkte fra salgsordre. Ordrer fra webshoppen går direkte ind i Salgsordre-modulet. Følgesedler genudskrives, e-mailes og vises i ekstranettet. Følgesedler kan tilknyttes Track & Trace-nummer. Funktion til fakturering/delfakturering fra følgeseddel. Fakturaer kan udskrives, e-mailes og vises i ekstranettet. Fakturaer kan genudskrives. Funktion til at danne en ny salgsordre som kopi af en faktura. Funktion til at danne en kreditnota fra en faktura. Fakturaer bogføres automatisk på kunde, lager og finanskonti. Dynamiske ordrelister Dynamiske ordrelister giver hurtig adgang til ventende salgstilbud, almindelige ordrer, web-ordrer, forsinkede ordrer og abonnementsordrer. Udskrifter Udskrift af salgsordrer og salgsordrelinier. Copyright Aesiras A/S, Marts 2008 Side 3
Indkøbsordrer Ubegrænset antal indkøbsordrer, varemodtagelsessedler og fakturaer. Indkøbslister pr. indkøbstype. Indkøb kan organiseres i valgfrie indkøbstyper og købsgrupper. Mulighed for faste ordrer som gentages i intervaller i uger og måneder til f.eks. indkøb efter bonusaftale. Indkøbsordrer oprettes med forvalgte informationer på leverandøren. Indkøbsordrer, rekvisitioner og varemodtagelsessedler kan udskrives, e-mailes og vises i ekstranettet. Funktion til at danne en varemodtageseddel fra indkøbsordre. Visning af tidligere varemodtagelser og købsfakturaer på indkøbsordren. Mulighed for delmodtagelse og restindkøbsstyring. Mulighed for delfakturering. Funktion til fakturaopdatering direkte fra indkøbsordre. Modtagesedler genudskrives, e-mailes og vises i ekstranettet. Modtagesedler kan tilknyttes Track & Trace-nummer. Funktion til fakturaopdatering/delfakturering fra modtageseddel. Købsfakturaer kan udskrives, e-mailes og vises i ekstranettet. Købsfakturaer kan genudskrives. Funktion til at danne en ny indkøbsordre som kopi af en købsfaktura. Funktion til at danne en købskreditnota fra en købsfaktura. Købsfakturaer bogføres automatisk på leverandør, lager og finansbogholderi. Dynamiske indkøbslister Dynamiske indkøbslister giver hurtig adgang til ventende indkøbsforslag, almindelige indkøb, forsinkede leverancer og gentagne indkøb. Udskrifter Udskrift af indkøbsordrer og indkøbslinier Copyright Aesiras A/S, Marts 2008 Side 4
Generelt Navigation Intuitive menuer med logisk træstruktur som kendes fra gængse kontorprogrammer. Enkle skærmbilleder med oversigtsliste og faneblade. Klart strukturerede funktionsskærmbilleder som giver et hurtigt overblik. Hjælp og Support Kontekst-sensitivt hjælpesystem på hjælpetasten F1. Hjælpesystemet er dynamisk og sikrer, at brugeroprettede felter, faner og funktioner medtages. Mulighed for at ændre og tilføje virksomhedsspecifikke hjælpetekster. Hjælpesystemet findes i de samme sprog som er installeret i Aesiras. Hjælpetekst findes endvidere som tooltips på alle felter og kolonner. Direkte adgang til Aesiras Online Hjælp, Videnbase og Support Community som opdateres løbende med input fra andre brugere. Opgaveliste Når en bruger logger ind gennemgår systemet regnskabet i forhold til en række kontrolfunktioner. Hvis en eller flere af disse check finder problemer med systemet, regnskabet, databasen, licenser og lignende vises disse som brugerens aktuelle opgaver. De enkelte opgaver kan tilknyttes en bestemt bruger. Bruger Admin ser samtidigt alle opgaver og kan derved kontrollere at de øvrige brugere løser deres opgaver i tide. Opgaverne er gradueret (Kritisk, Advarsel eller Information) efter deres alvorlighed i forhold til regnskabets dataintegritet og virksomhedens rapporteringspligt. Multi-sproget Aesiras understøtter at dokumenter til kunder og leverandører kan udskrives og e- mailes på alle sprog. Desuden kan både Aesiras Business og Aesiras Internet køre på alle de installerede sprog. Det giver fremmedsproget medarbejdere mulighed for at arbejde med Aesiras Business på deres eget sprog og internet-brugere kan se website og webshop på et sprog de forstår. Alle tekster kan oversættes til alle sprog med det indbyggede oversætterværktøj. Det giver samtidigt mulighed for at ændre eksisterende tekster til virksomhedens egen betegnelse - f.eks. kan 'kunder' omdøbes til 'klienter' med nogle få rettelser. Alle hjælpetekster findes også på de installerede sprog. Systemet leveres med dansk og engelsk. Flere sprog kan downloades efter behov. Copyright Aesiras A/S, Marts 2008 Side 5
Tilpasning Tilpasning af databasen Ved hjælp af SQL Server Management Studio (kan downloades gratis fra www.microsoft.com/sql) kan databasen og forretningslogikken tilpasses. Oprettelse af nye felter og tabeller, samt sletning af egne felter og tabeller. Mulighed for ændring af eksisterende felters længde. Mulighed for oprettelse af nye index og ændring af indeksering. Oprettelse og ændring af relationer mellem tabeller og felter. Tilpasning af forretningslogik Ubegrænset mulighed for tilpasning af alle opdateringsfunktioner, beregninger og forretningslogik, samt programmering af nye brugerdefinerede funktioner og anvendelse af nye felter og funktioner ved hjælp af SQL Server s T-SQL programmeringssprog. Tilpasning af skærmbilleder Valgfri placering af felter og kolonner på skærmbilleder gemmes pr. bruger. Oprettelse af nye faner til placering af felter. Tilpasning af menuer Alle menuer kan ligeledes tilpasses efter behov. Vedligeholdelse af nye tabeller og nye funktioner kan tilføjes menustrukturen. Nye menupunkter optages automatisk i sikkerhedssystemet. Tilpasning af udskrifter Aesiras udskrifter er baseret på Crystal Reports rapportværktøj. Udskrifter kan printes til skærm eller valgfri printer. Alle udskrifter kan eksporteres i Crystal Reports format, Adobe PDF, Microsoft Excel, Microsoft Word og Rich Text Format. Udskrifter indeholder firmanavn og adresse, samt valgfrit logo grafik. Der kan oprettes nye, samt tilpasses eksisterende af udskrifter (Crystal Reports) med Microsoft Visual Studio 2005 eller Crystal Reports. Integration og dataudveksling Fri adgang til integration og dataudveksling med andre programmer. Valgfri opsætning af automatisk backup, reorganisering af databaser, reindeksering og formindskning af datafiler med Microsoft SQL Server Management Studio. 3. parts moduler og brancheløsninger Mulighed for indbygning af nye moduler og brancheløsninger udviklet af vore partnere. Copyright Aesiras A/S, Marts 2008 Side 6
Standard værktøjer Alle tilretninger foretages i værktøjerne Microsoft SQL Server Management Studio (gratis program, som kan downloades) og Microsoft Visual Studio 2005. Driftsmiljøer Aesiras Business & Internet kan opsættes til at køre i en række forskellige driftsmiljøer. Det sikrer dig den optimale løsning i forhold til dine medarbejderes behov. Du kan frit vælge driftsmiljø og ændre det på et senere tidspunkt. Samme udgave af Aesiras kan køre i alle driftsmiljøer. Aesiras Business kører på Windows XP, Windows Server 2003 og Windows Vista. Enkelt bruger Er der kun én person som bruger Aesiras Business installeres både programmet og SQL Server på PC'en. Aesiras kræver ikke en egentlig server og kører fint på en alm. PC med mindst 512 Kb RAM og Windows XP eller Windows Vista. Aesiras Internet kan ligeledes installeres på PC'en med henblik på opbygning og tilpasning af dit website og webshop. Dog bør Aesiras Internet installeres på et web-hotel, når hjemmesiden sættes i drift (se under Ekstern hosting). Flerbruger Når flere brugere skal bruge Aesiras samtidigt installeres Aesiras Business og SQL Server på en PC, svarende til en enkelt-bruger installation. De øvrige brugere behøver kun at installere Aesiras Business-programmet. Der kræves ikke en egentlig server, men det anbefales hvis mere end 5 brugere skal bruge Aesiras samtidigt eller brugen er meget intens. Eksterne brugere Hvis dine medarbejdere har behov for at arbejde hjemme eller ude hos kunder kan du åbne for ekstern adgang til jeres SQL Server. Det giver dine medarbejdere adgang til alle data og funktioner i Aesiras Business. Derved kan de optage ordrer direkte hos kunden og checke den aktuelle lagerbeholdning på stedet. Aesiras Business installeres på medarbejdernes laptop eller hjemme-pc og de tilgår herefter databasen/regnskabet via Internettet. Ekstern hosting Aesiras Business & Internet er særdeles velegnet til ekstern hosting og de fordele som følger med. Ekstern hosting betyder, at virksomhedens data placeres på en SQL Server som udlejes af et hostingfirma (datahotel). Derved passer hostingfirmaet den løbende backup og sikrer at der altid er adgang til data. I dette driftsmiljø er alle brugere decentrale. Datahotellet kan kombineres med et webhotel som kan hoste Aesiras Internet, domæne og e-mailadresser. Kravet til data/webhotellet er, at det skal kunne understøtte SQL Server 2005 og ASP.NET 2.0. Copyright Aesiras A/S, Marts 2008 Side 7
Avanceret hosting I større installationer med mange samtidige brugere af Aesiras Business og mange hits på hjemmesiden og webshoppen anbefaler vi en hosting-løsning hvor regnskabsbrugere og internet-brugere arbejder hver for sig, men alligevel deler de samme data. Dette opnås ved at installere Aesiras Business på en lokal server og lade regnskabsbrugerne tilgå databasen via virksomhedens lokalnet, samt installere Aesiras Internet på et web-hotel med sin egen SQL-server. Herefter opsættes de to SQL Servere til automatisk at udveksle data og synkronisere de to databaser, også kaldet replikering. I dette driftsmiljø vil regnskabsbrugerne på kontoret have fordelen af den høje hastighed på lokalnettet og internet-brugerne vil have fordelen af web-hotellets høje internet-hastighed. Eksterne medarbejdere kan fortsat koble sig til virksomhedens database og arbejde hjemme eller hos kunder. Bemærk: Dette driftsmiljø kræver en fuld SQL Server (ikke Express) i virksomheden. Copyright Aesiras A/S, Marts 2008 Side 8