Sundheds- og Omsorgsforvaltningen SLUTRAPPORT 15-06-2010 Slutrapport ABT Fondsprojekt Online Hjemmesygepleje netbooks til Hjemmesygeplejen Sagsnr. 2009-88386 Dokumentnr. 2010-403654 Sagsbehandler Klaus Nielsen August 2010 Informatik-Staben Sjællandsgade 40 2200 København N Telefon 3530 3749 E-mail WD57@suf.kk.dk www.kk.dk
Indholdsfortegnelse Ledelsesresume... 5 Slutrapportens opbygning... 6 1. Indledning... 6 1.1 Projekt baggrund ved ansøgningstidspunktet... 6 1.2 Projekts målsætning... 7 1.3 Målgruppe og omfang... 7 1.4 Arbejdskraftbesparende potentiale... 8 1.5 Budget og ressourcer ABT fondsmidler... 9 1.6 Teknologi... 9 1.7 Arbejdsgange... 10 1.8 Succeskriterier og effektindikatorer for projektet... 12 1.9 Dataindsamlingsmetoder... 13 1.10 Spørgeskemaundersøgelse... 13 1.11 Kortlægning af tidsforbrug... 14 1.12 Dialog med brugere... 14 1.13 Datagrundlaget... 14 2 Reduceret Tidsforbrug... 14 2.1 Effektmål reduceret tidsforbrug... 15 2.2 Tidsforbrug i forbindelse med forberedelse før besøg... 15 2.3 Måling af tidsforbrug i forbindelse med forberedelse før besøg... 16 2.4 Resultat af gennemført måling... 16 2.5 Tidsforbrug ved Borgerbesøg... 18 2.6 Målemetode af tidsforbrug ved Borgerbesøg... 18 2.7 Resultat af gennemført måling... 19 2.8 Tidsforbrug i forbindelse med dokumentation på kontoret efter endt rute... 21 2.9 Måling af tidsforbrug ift. dokumentation på kontoret efter endt rute... 21 2.10 Resultat af gennemført måling... 22 2.11 Måleresultater baseret på udtræk fra journaliseringssystem... 25 2.12 Sammenfatning... 25 2.13 Medarbejderne oplevelse af funktionalitet og tidsforbrug... 25 2.14 Anvendelse af teknologien... 26 2.15 Brugernes oplevelse af teknologien... 28 2.16 Printeren... 31 2.17 Telefon og sikkerhed... 32 2.18 Overordnede forbedringer i forhold til tid... 34 Side 2 af 86
2.19 Tidsbesparelse for administrativt personale... 34 2.20 Sammenfatning... 35 3. Online hjemmesygeplejens påvirkning af arbejdsmiljø... 36 3.1 Måling af arbejdsmiljøet... 37 3.2 Overordnet jobtilfredshed... 37 3.3 De administrative medarbejderes oplevelse af tilfredshed... 38 3.4 Resultater - Overordnet oplevelse af forbedret opgaveløsning... 38 3.5. De administrative medarbejderes overordnet oplevelse af forbedret opgave løsning... 41 3.6 Medarbejderne oplevelse af arbejdsmiljø... 42 3.7 Resultater... 42 3.8 De Administrative medarbejderes oplevelse af arbejdsmiljø... 44 3.9 Sammenfatning... 45 4. Serviceniveau for borgerne... 45 4.1 Borgernes oplevelse af serviceniveau... 45 4.2 Måling af borgernes oplevelse af serviceniveauet... 46 4.3 Resultater... 46 5. Øvrige succeskriterier... 47 5.1 Netbook fremtidig anvendelse ved borgernær opgaver... 47 5.2 Resultatet af spørgeskemaundersøgelsen... 48 5.3 Sammenfatning og konklusion... 49 6. Andre socioøkonomiske effekter... 49 6.1 Kortere ventetid på medicin og hjælpemiddel... 49 6.2 Endnu bedre dokumentation... 49 6.3 Bedre adgang til information ved borgerbesøg bedre behandlingsforudsætning... 50 6.4 Mulighed for bedre og hurtigere information til borger... 50 6.5 Øget gennemsigtighed i forholdt til dokumentation, behandling - arbejdsgange til borgeren... 50 6.6 Hurtigere igangsætning af sagsbehandling og hjælp ved nye borgere - visitation... 50 6.7 Netbooks på kontoret giver øget fleksibilitet... 50 6.8 Uforudsete hændelse såsom nødkald bedre klædt på til at håndtere idet de har de informationer de skal bruge (Bedre forudsætninger for håndtering af uforudsete hændelse såsom nødkald)... 51 6.9 Mulighed for bedre kommunikation på tværs af sundhedssystemet med hospital, praktiserende læge specialister... 51 7. Projektgennemførelse... 51 7.1 Målsætning: Projektet gennemføres inden for planlagt tids periode... 52 Side 3 af 86
7.2 Projekt tidsplan... 52 7.3 Førmåling... 53 7.4 Midtvejsmåling... 53 7.5 Eksempel på afrapportering til ABT-fonden... 53 7.6 Risici... 57 7.7 Projektøkonomi... 59 7.8 Effektmål: Projektøkonomi ikke overskrider med mere end 10 %... 59 7.9 Beskrivelse af estimeret ressourceanvendelse... 59 7.10 Øvrige (projekt) økonomiske effekter... 60 8 Projektets landsdækkende potentiale... 60 8.1 Barrierer og forudsætninger for lokal udbredelse... 60 8.2 Nationale forudsætninger og barriere for udbredelse... 60 9 Anvendelse af projekterfaringer og resultater... 62 10 Projektet og konklusioner hjælp til videreformidling... 63 Appendiks A. Oversigt over tabeller... 67 Appendiks B. Oversigt over figurer... 68 Bilag 1 Spørgeskemaer til udekørende medarbejdere... 69 Bilag 2 Spørgeskemaer til borgerne... 75 Bilag 3 Spørgeskemaer til administrative medarbejdere... 77 Bilag 4 Nyhedsbrev... 80 Bilag 5 Løbende orientering til topledelsen... 83 Bilag 6 eksempel på projektreferat... 85 Side 4 af 86
Ledelsesresume Projektet blev igangsat sommeren 2009 med midler fra ABT-fonden med henblik på, at undersøge om netbooks til hjemmesygeplejen kunne reducere dobbeltregistreringen på området, hvor hjemmesygeplejen på daværende tidspunkt registrerer både før, under og efter besøg frem for kun under besøg. Projektets håndtering af den nuværende situation har været, at udstyre hjemmesygeplejen med en lille pc, kaldet netbook, en mobiltelefon, en mini printer og en forbindelse til kommunens Omsorgssystem KOS gennem kommunes netværk via en Citrix Access Gateway løsning. Dette skal ses i modsætning til den nuværende situation, hvor hjemmesygeplejen på kontoret orienterer sig i journalen fundet i Omsorgsløsningen før besøg og dokumenterer tilbage på kontoret efter endt rute - dokumentationen i løbet af dagen sker på papir. Hjemmesygeplejen i Københavns Kommune Sundheds- og Omsorgsforvaltningen (2 bydele, ca. 100 brugere) har anvendt løsningen i næsten hele projektperioden dvs. knap 12 måneder. Medarbejdernes erfaringer har varieret betydeligt. Der er således både medarbejdere, som har oplevede et betydeligt arbejdskraftbesparende potentiale og gevinst ved løsningen og medarbejdere, som stort set ikke har anvendt løsningen, da de har oplevet et dårligere arbejdsmiljø, som følge af brugen. Undersøgelsesresultaterne er derfor i overvejende grad præget af en række modsatrettet indikationer, såvel positive som negative, såvel kvalitative som kvantitative, så på denne baggrund er det vanskeligt at, udlede et entydigt resultat. Løsningen har kostet knap 2 millioner til software, hardware og telefonabonnementer mv. Derudover har timebruget udgjort ca. 1 million, hvoraf Københavns Kommunes Sundheds- og Omsorgsforvaltningen egenbetaling har udgjort en betydelig andel. Projektet har anvendt markant færre projektmidler end ansøgt (knap 5 millioner kr.), hvilket kan forklares ved at projektets omkostninger har været estimeret for højt ved ansøgningstidspunktet kombineret med at, der har været anvendt standard teknologi og timeforbrug har været yderst rimeligt, hvilket samlet set har reduceret omkostningerne betydeligt. Københavns Kommune, Sundheds- og Omsorgsforvaltningen har som følge af projektet, valgt at fortsætte arbejdet med henblik på, at identificere en teknisk mere stabil løsning kombineret med at adressere de organisatoriske forhold og arbejdsmiljøet. Samtidig skal projektet overvejes i relation til programmet fremtidens sygepleje, hvilket betyder, at den videre fremtid for projektet afventer den politiske behandling, som vil blive afklaret efteråret 2010. Projektet åbner op for en række socioøkonomiske gevinster, som kombineret med en potentiel tidsbesparelse og muligt serviceløft giver et Side 5 af 86
spændende perspektiv for en lokal eller national udrulning. Dette forudsætter at de beskrevne organisatoriske og tekniske udfordringer kan håndteres tilfredsstilende, herunder at der findes en stabil og teknisk sikker løsning. Slutrapportens opbygning Slutrapporten er disponeret således at indledningsvis skitseres projektet og rammerne, hvorefter hvert kapitel adresserer projektets effektmål i forhold til tidsforbrug, arbejdsmiljø og serviceniveau samt øvrige succeskriterier. I forlængelse heraf betragtes andre socioøkonomiske effekter, projektøkonomien og projektgennemførelsen. Afslutningsvis præsenteres projektets landsdækkende potentiale. 1. Indledning Projektet har fået støtte til gennemførelsen fra Fonden til Anvendt Borgernært Teknologi (ABT-fonden). Fonden blev oprettet i forbindelse med finansloven for 2008, som led i en politisk aftale mellem regeringen, Dansk Folkeparti og Liberal Alliance. Partierne aftalte, at der skal bruges 3 mia. kr. fra kvalitetsfonden til medfinansiering af investeringer i ny arbejdskraftbesparende teknologi og nye arbejds- og organisationsformer i perioden 2009-2015. Der er flere grunde til, at ABT-fonden er blevet oprettet. En af dem er at skabe muligheder for mere tid til borgernær service og omsorg. De offentlige ansatte kan med den samme indsats levere mere service til borgerne ved at medarbejderne får bedre redskaber, mere avancerede hjælpemidler, og ved at arbejdet tilrettelægges bedre. Sådanne nye løsninger går ofte hånd i hånd med større kvalitet i servicen, fordi de kan være med til at skabe større fleksibilitet, tilpasse hjælpen til den enkelte og gøre borgerne mere selvhjulpne. Projektet er blevet tildelt i alt 3,5 mio. kr. i støtte fra ABT-fonden, fordelt på 3 mio. kr. i 2009 og 0,5 mio. kr. i 2010. Støtten er givet under forudsætning af, at der herudover er en kommunal medfinansiering på 25 pct. af den ydede støtte, dvs. i alt 875.000 kr. Projektet blev gennemført af Københavns Kommune, Sundheds- og Omsorgsforvaltningen. 1.1 Projekt baggrund ved ansøgningstidspunktet De nye sundhedsaftaler medfører et øget behov for de sundhedsydelser, som leveres af hjemmesygeplejen. På grund af både budgetmæssige og rekrutteringsrelaterede udfordringer, er det derfor nødvendigt at effektivisere udnyttelsen af de nuværende ressourcer mest muligt. Det brændende spørgsmål bliver derfor, hvordan hjemmesygeplejen bliver i stand til at levere flere ydelser/ borgerbesøg indenfor den nuværende normering? En reduktion i tidsforbruget til dokumentation og andre administrative opgaver, vil give hjemmesygeplejen mulighed for at levere flere sundhedsydelser til borgere i eget hjem. Side 6 af 86
1.2 Projekts målsætning Formålet med projektet er, at demonstrere, at det ved indførelse af ny teknologi, bliver muligt at nedbringe mængden af administrativt dobbeltarbejde i hjemmesygeplejen samt opnå afledte effekter i form af en bedre service og øge patient-sikkerheden. Projektet tager udgangspunkt i implementering af en lille bærbar pc, en såkaldt netbook, som sygeplejersken medbringer på sin rute og som giver sygeplejersken online adgang til borgerens journal i Københavns Kommunes Omsorgssystem direkte hos borgeren, hvilket betyder at sygeplejersken kan dokumentere med det samme, under besøget. I dag dokumenterer sygeplejersken hos borgeren, på papir, hvorefter sygeplejersken efter endt rute, tilbage til kontoret, indskriver dokumentationen fra de leverede besøg i de enkelte borgeres elektroniske journaler. 1.3 Målgruppe og omfang Projektet er rettet mod hjemmesygeplejen, som i Københavns Kommunes Sundheds- og Omsorgsforvaltning omfatter 215 fuldtidsstillinger, fordelt på 260 medarbejdere. Målgruppen blandt borgerne er hjemmeboende borgere, som modtager sundhedsydelser fra Københavns Kommunes Sundheds- og Omsorgsforvaltning. I alt 6950 borgere. Projektet omfatter hjemmesygeplejegruppen i to af de 5 lokalområder, som hjemmeplejen er fordelt på i København. Nærmere bestemt Bispebjerg/Nørrebro og Amager. Det betyder, at omkring 100 medarbejdere vil blive direkte involveret i brugen af bærbar pc (netbooks) og printer i borgers hjem. Ca. 2000 borgere vil kunne opleve at hjemmesygeplejen har bærbar pc og printer med ved besøget. Endelig vil flere andre interessenter omkring borgeren blive indirekte berørt, idet borgerens journal vil være hurtigere og bedre opdateret, og kommunikationen omkring borgeren ske mere naturligt i forløbet. Tabel 1: Involverede hjemmesygepleje distrikter, medarbejdergrupper (sygeplejersker og administrative medarbejdere) og borgere Lokalområder/ Sygeplejerske Administrative Borger Stillingsbetegnelser Nørrebro 23 2 460 Håndværkerforeningen 14 2 280 Sundparken 20 2 400 Hans Bogbinders Alle 23 2 460 Bispebjerg 20 2 380 TOTAL 100 10 1980 Københavns Kommune Sundheds- og Omsorgsforvaltning er inddelt i 5 hjemmeplejeenheder, hvor Bispebjerg/Nørrebro og Amager har deltager i projektet. Hans Bogbinders Alle og Sundparken er en del af hjemmesygeplejen på Amager, mens de øvrige 3 adresser (Nørrebro, Håndværkerforeningen og Bispebjerg) er en del af lokalområdet Bispebjerg/Nørrebro. Side 7 af 86
1.4 Arbejdskraftbesparende potentiale Det forventes, at man, ved en effektivisering af de administrative opgaver, kan spare 50 % af den tid der i dag bruges på dokumentation. Hjemmesygeplejersken bruger i dag gennemsnitlig 10 timer om ugen på administrative opgaver og dokumentation. Projektet håber at resultere i en reduktion af dette tidsforbrug med 5 timer om ugen. Det vil på længere sigt betyde en besparelse på 29 fuldtidsstillinger, hvis løsningen blev anvendt af alle 215 medarbejdere i hjemmesygeplejen. Det arbejdskraftbesparende potentiale blev dog justeret i løbet af projektperioden, da det kom frem at en overvejende stor del af hjemmesygeplejens besøg ikke i nævneværdig grad indeholder dokumentation, hvormed brugen af netbook var irrelevant, som tidsbesparende redskab. Som følge af dette blev det arbejdskraftbesparende potentiale nedjusteret til 15 minutter pr. dag pr. medarbejder, hvilket kan betyde en besparelse på ca. 7 fuldtidsstillinger, hvis løsningen bliver anvendt af alle 215 medarbejdere i hjemmesygeplejen. Se nedenstående beregning af potentialet. Tabel 2: Kommunalt arbejdskraftbesparende potentiale Kommunalt arbejdskraftbesparende potentiale Det totale årlige arbejdskraftbesparende potentiale for projektet i årsværk pr. 100 medarbejdere 3,4375 Antallet af årlige gentagelser af den arbejdsproces, projektet er rettet imod 2112 Gennemsnitligt arbejdskraftbesparende potentiale i årsværk pr. gentagelse af arbejdsproces 0,001627604 Antal gentagelser af arbejdsprocessen i kommunen (årligt) 4420 Arbejdskraftbesparende potentiale ved kommunal udbredelse opgjort i årsværk 7,194010417 Arbejdsgangen er sammensat af en række mindre arbejdsgange dvs. en lang række besøg og opgaver i løbet af dagen eks. medicindosering. Antallet af gentagelser kan derfor estimeres fra 1 til 15, som er en mængde besøg med dertilhørende ydelser. Et besøg kan indeholde flere ydelser - Dokumentationen sker i princippet ved en stor del af de omtalte besøg og tilbage på kontoret efter endt tur. En medarbejder arbejder ca. 160 timer pr. måneden fordelt over 22 dage. Et årsværk er ca. 160 timer om måneden fordelt på 12 måneder, hvilket resulterer i ca. 1920 timer om året pr. årsværk. Københavns Kommune, Sundheds- og Omsorgsforvaltningens arbejdskraftbesparende potentiale er 15 minutter pr. dag pr. medarbejder eks. 22 dage x 15 minutter = 330 minutter eller 5,5 time (330/60) pr. medarbejder pr. måneden, hvilket giver 330 minutter x 100 medarbejdere x 12 måneder = 6.600 timer / 1920 timer pr. årsværk = 3,4375 fuldtidsstillinger i Københavns Kommune, som er det totale årlige arbejdskraftbesparende potentiale for projektet i årsværk ud fra 100 udekørende medarbejdere i projektet, som er omregnet til det fulde antal Side 8 af 86
på 215 medarbejdere. Der er ikke medregnet ferie, sygdom mv. i ovenstående potentiale beregninger. Tabel 3: Arbejdskraftbesparende potentiale for berørte målgruppe Arbejdskraftbesparende potentiale for direkte berørt(e) målgruppe(r) Indtast faggruppe Nuværende samlet årligt forbrug Forventet samlet årligt forbrug Årlig besparelse Årsværk Lønudgifter Årsværk Lønudgifter Årsværk Lønudgifter Sygeplejersker 215,00 76.755.000 207,81 74.188.170 7,19 2.566.830 Projektet forventer en besparelse på 15 minutter pr. sygeplejerske pr. dag svarende til 7,19 årsværk ud fra 215 medarbejdere, hvilket giver en årlig besparelse på 2.566.830 kroner ud fra en årsløn på ca. 357.000 kroner. Dertil kommer en række kvalitetsmæssige forbedringer. 1.5 Budget og ressourcer ABT fondsmidler Projektet er blevet tildelt i alt 3,5 mio. kr. i støtte fra ABT-fonden, fordelt på 3 mio. kr. i 2009 og 0,5 mio. kr. i 2010. Støtten er givet under forudsætning af, at der herudover er en kommunal medfinansiering på 25 pct. af den ydede støtte, dvs. i alt 875.000 kr. Projektet har langtfra anvendt al støtten fra ABT-fonden. Regnskabet er under revision, men det tyder på at det endelige resultat bliver ca. 40 % lavere end ansøgt, hvilket også har resulteret i en markant lavere medfinansiering. Baggrunden for dette er indkøb af standard teknologi og et effektivt projektforløb har bidraget til lavere gennemførelsesomkostninger for projektet. 1.6 Teknologi I projektet implementeres små bærbare computere (netbook) med online-adgang til borgerens journal i KOS. Den lille pc kan tilsluttes en lille bærbar printer. Begge kan uden problemer rummes i den rygsæk medarbejderen kører med i forbindelse med borgerbesøg. Vægten for pc og printer udgør under 3 kilo. Informatikstaben baserede derfor denne ABT-fondsansøgning på kendt teknologi og erfaringer med bl.a. håndholdte enheder (smartphones) og det mobile netværk, som nu er nået en teknologisk modenhed, som gør at Sundheds- og Omsorgsforvaltningen (SUF) kan drage nytte af teknologien, som et arbejdskraftbesparende arbejdsredskab. Københavns Kommune, Sundheds- og Omsorgsforvaltning anvender Citrix Access Gateway (CAG) løsningen i forbindelse med distancearbejdspladser. Projektet tager udgangspunkt i implementering af en lille bærbar pc, en såkaldt Netbook, som sygeplejersken medbringer på sin rute og som giver sygeplejersken online adgang til borgerens omsorgsjournal i Københavns Omsorgssystem (KOS) i borgerens hjem. Selve journaladgangen sker via det sikre mobilnet. Der kan nu registreres direkte i journalen, som umiddelbart vil være opdateret, - og når borgerens hjem forlades, er en stor del af dokumentationen allerede Side 9 af 86
udført i modsætning til de nuværende arbejdsgange, hvor dokumentationen sker på papir og efterregistreres efter endt rute. 1.7 Arbejdsgange Alle borgere, som modtager ydelser efter Sundheds- og/eller Serviceloven, eller forebyggende hjemmebesøg, i Sundheds- og Omsorgsforvaltningen regi, har en elektronisk omsorgsjournal i Københavns Omsorgssystem (KOS). Omsorgsjournalen er en online fællesjournal, for både myndighed og kommunal leverandør. Omsorgssystemet KOS omfatter tillige et elektronisk planlægningsmodul, til besøgsplanlægning, og en håndholdt løsning(pda) til dokumentation af leveret besøg og ydelser, mm. på farten. Fra journalen er det muligt, at sende elektronisk korrespondancemeddelelser til praksislæges journalsystem, apotekersystem og hospitalerne. Sygeplejerskens anvendelse af journalen foregår i dag udelukkende på kontoret, da sygeplejersken ikke har online adgang til journalen andre steder. Før sygeplejersken kan forlade kontoret for at starte sine hjemmebesøg, er sygeplejersken nødt til at orientere sig om de borgere sygeplejersken skal besøge, og tage noter om relevante oplysninger i den enkelte borgers journal, før sygeplejersken forlader kontoret. I borgerens hjem benyttes en Samarbejdsbog, som indeholder udskrifter af den elektroniske journal, suppleret med håndskrevne notater. Sygeplejersken skriver dokumentationen til borgeren i samarbejdsbogens notatark. Sygeplejersken skal også i dag således journalføre i hånden under besøget hos borgeren for senere at kunne registrere i Omsorgssystemet KOS. Udvalgte opdaterede journalark skal efterfølgende placeres i borgerens samarbejdsbog, som skal printes ud på kontoret, når journalen er opdateret, og tages med til borgerens hjem ved efterfølgende besøg.. Fra den elektroniske journal er det muligt at sende og modtage elektronisk korrespondance. Det kan dreje sig om eks. Visitator eller til andre af borgerens kommunale leverandører. Til øvrige samarbejdspartnere med journaladgang sendes advis og til eksterne samarbejdspartnere, eks. praktiserende læge og apotek, kan der sendes elektroniske korrespondancemeddelelser til deres respektive journalsystemer. Sygeplejersken er nødt til i borgerens hjem, at notere indhold og modtager af denne korrespondance på en huskeliste for efterfølgende at oprette og afsende meddelelsen når sygeplejersken er tilbage på kontoret. Denne dobbeltstrengede dokumentationspraksis er uhensigtsmæssig, yderst ressourcekrævende og giver betydelig risiko for fejl. Sygeplejersken bruger meget tid på dobbelt dokumentation. Såfremt sygeplejersken havde adgang til journalen i borgerens hjem, med mulighed for at udskrive journalark på stedet og kommunikere elektronisk, kunne den kommunale sygepleje nedsætte mængden af tid, som bruges på dokumentation og administration væsentligt. Det forventes at den direkte borgerrettede tid (ATA-tiden), ved brug af bærbare løsninger (netbooks) i sygeplejen, samlet set vil stige, da besøgene bliver længere, da besøgene vil inkludere al dokumentation og at der vil kunne leveres sundhedsydelser til flere borgere indenfor den Side 10 af 86
nuværende normering. Københavns Kommune analyser baseret på data fra Omsorgssystemets besøgsplanlægnings-/disponeringsmodul viser, at 47 % af sygeplejens arbejdstid bruges i borgernes hjem. Den øvrige tid er fordelt på frokost, møder, transporttid, undervisning, kurser og administrative opgaver samt dokumentation. Af den resterende tid bruges de 17 % på dokumentation i borgernes omsorgsjournaler og 10 % bruges på planlægning og administrative opgaver. Det betyder at 10 timer om ugen ud af 37 timer bruges på administrative opgaver og dokumentation. En typisk arbejdsdag for hjemmesygeplejen (med og uden netbook) vil typisk indeholder følgende arbejdsgange: Tabel 4: Overordnet Arbejdsgangsbeskrivelse for Hjemmesygeplejen INDIKATOR Forberedelse på kontoret før besøg Borgerbesøg Dokumentation på kontoret efter endt rute BESKRIVELSE Orienterer sig i journaler vedrørende dagens borgere Skriver opmærksomhedspunkter mm på liste Orienterer sig evt. i samarbejdsbog Udfører behandling/pleje/sygeplejeopgaver Skriver i samarbejdsbog Skriver på listen til senere indskrivning i journal Skriver planlagt kommunikation med andre samarbejdspartnere på listen Med netbook Ved brug af netbooks vil arbejdsgangen nu inkludere følgende arbejdsopgaver, som tidligere har været en del af den dokumentation, som skal gennemføres på kontoret efter endt rute. Orienterer sig i KOS-journal Dokumenterer i KOS- journal Kommunikerer fra KOS-journal Udskrive medicinliste og lignende Dokumentation af besøg, observationer og handlinger i KOS-journalen Kommunikation med andre samarbejdspartnere fra KOS-journalen Fax til borgers læge eller andre Udskrive opdaterede medicinlister, som efterfølgende skal medtages til næste besøg. Ovennævnte arbejdsgange vil danne grundlag for projektets effektmålinger. Side 11 af 86
1.8 Succeskriterier og effektindikatorer for projektet Københavns Kommune, Sundheds- og Omsorgsforvaltning har opstillet følgende succeskriterier for projektet. Generelt At medarbejdere ved andre relevante områder af Sundheds- & Omsorgsforvaltningen, som følge af projektet, ønsker at anvende netbooks ved borgernære opgaver. At projektøkonomien ikke overskrides med mere end 10 % At projektet kan leverer de ønskede produkter i den omtalte kvalitet. At projektet gennemføres indenfor den planlagte periode. Derudover er der opstillede følgende langsigtede effektmål; Tidsforbrug Tidsforbruget til dokumentation skal være reduceret med 15 minutter ved midtvejsmålingen og 60 minutter ved slutmålingen. Arbejdsmiljø Der er opstillede 2 succeskriterier for arbejdsmiljøet; 85 % af medarbejdere skal være enige eller meget enige i at arbejdsmiljøet er bedre ved projektafslutningen end ved projektstarten 85 % af de medarbejdere, som har deltaget i projektet skal ved projektafslutningen være villige til at fortsætte med at anvende netbooks. Serviceniveau 85 % af de borgere, som har deltaget i projektet skal være enige eller meget enige i at de oplever en bedre/uændret service, når hjemmesygeplejen anvender Netbook under besøget. For hver af de tre langsigtede effektmål er der udviklet en række indikatorer, som skal belyse, hvor langt projekterne er i forhold til at opfylde disse: Reduceret tidsforbrug på administrative opgaver/dokumentation Forbedret eller uændret arbejdsmiljø Forbedret eller uændret servicekvalitet Disse indikatorer danner grundlag for projektets løbende effektmålinger og evaluering Side 12 af 86
1.9 Dataindsamlingsmetoder Evalueringen gennemføres af Københavns Kommune, Sundheds- og Omsorgsforvaltningen, Informatikstaben. Projektevalueringen indeholder både evaluerings- og processtøtteaktiviteter: Evalueringsaktiviteterne har til formål at belyse den løbende implementering og mål indfrielsen på projekterne. Processtøtteaktiviteterne har til formål at sikre, at projekterne kommer godt fra start og udveksler nyttige erfaringer med de øvrige ABT-fondsprojekter. Der vil i opstartsfasen blive udviklet projektplaner. Endvidere omfatter midtvejsmålingen et proceselement, hvor der vil være fokus på fremdriften i projekterne samt udveksling af nyttige erfaringer på tværs af projekterne. Nedenfor er præsenteret en oversigt over måletidspunkterne for de tre effektkriterier. Tabel 5: Måletidspunkter for effektkriterier Førmåling Oktober 2009 Midtvejsmåling december 2009 Slutmåling april-maj 2010 Reduceret tidsforbrug X X X Forbedret el. uændret arbejdsmiljø for medarbejderne Forbedret eller uændret serviceniveau for Borgerne X (et begrænset antal medarbejdere) Ved gennemførelse af effektmåling anvendes følgende dataindsamlingsmetoder; kvantitativ spørgeskemaundersøgelse og tidsmålinger kombinerede med diverse kvalitative interviews og dialogmøder med brugerne. 1.10 Spørgeskemaundersøgelse Der gennemføres en spørgeskemaundersøgelse ved slutmålingen til afdækning af effektmål, herunder netbooks betydning for borgernes oplevede serviceniveau og medarbejdernes oplevede arbejdsmiljø. Til afdækning af netbooks betydning for medarbejdernes oplevede arbejdsmiljø gennemføres en kvantitativ spørgeskemaundersøgelse i forbindelse med slutmålingen. Spørgeskemaet udsendes til de ca. 100 berørte medarbejdere i hjemmesygeplejen. Det var håbet, at opnå en svarprocent på 40 %. svarprocenten blev 42 % X X Side 13 af 86
Spørgeskemaet blev udarbejdet af Informatikstaben med henblik på at afdække projektets succeskriterier samt afdække mulige perspektiver ved løsningen. Spørgeskemaet er konsolideret og valideret internt og sammen med projektgruppen. Der er udarbejdet spørgeskemaer for udekørende medarbejdere, borgere og administrative medarbejdere. Indholdet af spørgeskemaerne fremgår af bilag 1-3. 1.11 Kortlægning af tidsforbrug Tidsmålingen er gennemført på to forskellige adresser, idet der måles forbrugt administrativ/dokumentationstid på kontoret ved begyndelsen af dagen og efter endt rute og ved besøg i borgerens hjem i løbet af dagen. Ved hver manuelle målingsdag følges medarbejderen hele arbejdsdagen, fra hun/han møder til hun/han har afsluttet dagens arbejde. Tidsmålingerne er gennemført løbende af medarbejdere fra Informatikstaben jf. før, midtvejs og slutmålinger, hvor medarbejderne har fulgt udekørende medarbejdere fra alle bydelene. Medarbejderne har været tilfældigt udvalgt og forventes at være forholdsvis repræsentative. 1.12 Dialog med brugere Ved ansøgningstidspunktet blev der nedsat en arbejdsgruppe med repræsentanterne fra bydelene i form af udekørende medarbejdere og sygeplejefagligere ledere, som igennem hele projektet har deltaget aktivt i projektet. I forlængelse heraf har der været nedsat en styregruppe med ledelsesrepræsentanter fra bydelene og Informatikstaben, som har rådgivet gruppen samt sikret ressourcer og den lokale forankring. Der er ved projektets afslutning blevet afholdt en række dialogmøder i bydelene med henblik på at afklare projektets succeskriterier, herunder fordele, ulemper og perspektiver. 1.13 Datagrundlaget Datagrundlaget består af en række løbende observationer blandt projektdeltagerne og i særdeleshed hos en medarbejder pr. adresse, som projektet løbende har observeret i løbet af dagen. Derudover har der været gennemført en spørgeskemaundersøgelse med en svarprocent på 42 % ud af 100, som er kombineret med en række fokusgruppeinterviews, hvilket danner grundlaget for denne afrapportering. Det var på ansøgningstidspunktet håbet at der kunne trækkes ledelsesinformation fra Omsorgssystemet, hvilket dog ikke har været muligt på grund af manglede registreringer blandt projektdeltagerne. 2 Reduceret Tidsforbrug I det følgende kapitel gennemgås og analyseres evalueringens undersøgelsesresultater forbundet med afdækning af hvorvidt projektet har formået at indfri det langsigtede effektmål - Det oprindelige tidsforbruget til dokumentation skal være reduceret med 15 minutter ved midtvejsmålingen og 60 minutter ved slutmålingen, hvilket i projektperioden blev korrigerede til 15 minutter ved midtvejsevalueringen ultimo 2009. Side 14 af 86
2.1 Effektmål reduceret tidsforbrug Ved indførelse af netbooks i hjemmesygeplejen forventes der et reduceret tidsforbrug af administrativ tid/dokumentationstid for udekørende medarbejdere i hjemmesygeplejen. I de nedenstående tabeller fremgår de berørte arbejdsgange, hvor der forventes de største effekter for personalegruppen: Tabel 6: Overordnet Arbejdsgangsbeskrivelse for Hjemmesygeplejen INDIKATOR Forberedelse på kontoret før besøg Borgerbesøg Dokumentation på kontoret efter endt rute BESKRIVELSE Orienterer sig i journaler vedrørende dagens borgere Skriver opmærksomhedspunkter mm på liste Orienterer sig evt. i samarbejdsbog Udfører behandling/pleje/sygeplejeopgaver Skriver i samarbejdsbog Skriver på listen til senere indskrivning i journal Skriver planlagt kommunikation med andre samarbejdspartnere på listen Ved brug af netbooks vil arbejdsgangen nu inkludere følgende arbejdsopgaver, som tidligere har været en del af den dokumentation, som skal gennemføres på kontoret efter endt rute. ----- Orienterer sig i KOS-journal Dokumenterer i KOS- journal Kommunikerer fra KOS-journal Udskrive medicinliste og lignende Dokumentation af besøg, observationer og handlinger i KOS-journalen Kommunikation med andre samarbejdspartnere fra KOS-journalen Fax til borgers læge eller andre Udskrive opdaterede medicinliste, som efterfølgende skal medtages til næste besøg. Tidsmålingen foregår, som udgangspunkt på to forskellige adresser, idet der måles forbrugt administrativ/dokumentationstid på kontoret, før og efter endt rute og ved besøg i borgerens hjem. Ved hver manuel målingsdag følges medarbejderen hele arbejdsdagen, fra han/hun møder til han/hun forlader kontoret. Målingerne er gennemført af uvildige medarbejdere fra Informatikstaben i Sundheds- og Omsorgsforvaltningen. 2.2 Tidsforbrug i forbindelse med forberedelse før besøg Et af de områder, som forventes at blive påvirket af hjemmesygeplejens anvendelse af netbook er den forberedelse der foregår om morgenen på kontoret før borgerbesøg. Med adgang til netbook og dermed journaloplysninger hos borgeren er det forventningen at Side 15 af 86
hjemmesygeplejen i højere grad vil orientere sig i journalen hos borgeren frem for på kontoret og at forberedelsestiden på kontoret således vil blive reduceret, mens tiden hos borgeren forlænges tilsvarende. 2.3 Måling af tidsforbrug i forbindelse med forberedelse før besøg For at få målt den forbrugte tid på administrative opgaver og dokumentation ved borgerbesøget, er det nødvendigt at foretage manuelle tidsmålinger under det enkelte besøg. Der foretages tidsmålinger over en fuld dagvagt, hos forskellige repræsentative udekørende medarbejdere. Disse målinger udføres og registreres af projektmedarbejder fra Informatikstaben, som følger medarbejderen hele dagen. Kortlægning af tidsforbrug før og efter introduktion af netbook er som førnævnt gennemført dels via dokumenteret tidsforbrug via omsorgssystemet KOS, men også ved manuel tidtagning på udvalgte dage. Tabel 7: Arbejdsgang: Forberedelse på kontoret før borgerbesøg Indikator Beskrivelse Måling Forberedelse på kontoret før besøg Orienterer sig i journaler vedrørende dagens borgere Skriver opmærksomhedspunkter mm på liste Dokumenteret tidsforbrug i Omsorgssystemet KOS Disponering, kombineret med manuel tidtagning på udvalgte dage i måleperioden Ved den manuelle tidtagning på kontoret har man kortlagt følgende arbejdsgange relateret til sygeplejens forberedelse før borgerbesøg: Orienterer sig i KOS-journalen, skrive opmærksomhedspunkter mm på printet køreliste samt kontakter læge 2.4 Resultat af gennemført måling Nedenstående tabel angiver den gennemsnitlige varighed af ovennævnte arbejdsgange i forhold til forberedelse før borgerbesøg foretaget ved manual tidtagning over en fuld dagvagt for 4-5 forskellige repræsentative udekørende medarbejdere Som det fremgår af nedenstående måling har man kunnet registrere et mindre fald i tidsforbrug forbundet med aktiviteterne: skrive opmærksomhedspunkter på printet køreliste (fra 00:09 til 00:05) samt kontakter læge (fra 00:12 til 00:06) Bemærkelsesværdigt er imidlertid registrering af forøget tidsforbrug i forbindelse med aktiviteten: orientere sig i borgerens journal om morgenen før borgerbesøg (fra 00:13 til 00:29). Dette resultat kan forklares ved at medarbejderne fastholder gamle arbejdsrutiner og stadig trods netbook adgang hos borgerne oplever behov for en vis forberedelse før besøg. Side 16 af 86
Tabel 8: Gennemsnitlig varighed i minutter for aktivitet: Forberedelse på kontoret før borgerbesøg Kontoret 0-punktsmåling 1-punktsmåling 2-punktsmåling AKTIVITET Gennemsnitlig varighed Gennemsnitlig varighed Gennemsnitlig varighed Dagvagt 07:32 08:00 08:00 Log-on 00:14 00:03 00:30 Log-off 00:01 00:00 00:00 Orienterer sig i KOSjournalen 00:13 00:35 00:29 Skrive 00:09 00:00 00:05 opmærksomhedspunkter mm på printet køreliste Kontakter læge (eks. 00:12 00:09 00:06 medicinbestilling) Levering af borgerbesøg på ruten 03:34 02:46 03:59 Årsagen til ovenstående variationer skal tilskrives det faktum at medarbejderne kan have en række ikke borgerrettet opgaver eks. møde eller kursus, som betyder at levering af borgerbesøg er langt lavere end længden af dagvagten. Der kan ligeledes være variationer, da ovenstående målinger basere sig på observationer hos 4-5 medarbejdere (en fra hver bydel), som ikke nødvendigvis kan betragtes som repræsentative for hele gruppen, da arbejdsopgaverne kan variere betydeligt fra dag til dag. Ovennævnte måling af de enkelte arbejdsganges varighed skal dog ses i forhold registrering af hvor ofte de enkelte arbejdsgange gennemføres. Nedenstående tabel angiver i % hyppigheden af arbejdsgangs gennemførelse. Tabel 9: Hyppighed af gennemførelse af arbejdsgang: Forberedelse på kontoret før borgerbesøg Kontoret 0-punktsmåling 1-punktsmåling 2-punktsmåling AKTIVITET Hyppighed i % Hyppighed i % Hyppighed i % Dagvagt 100 % 100 % 100 % Log-on 100 % 25 % 25 % Log-off 60 % 0 % 0 % Orienterer sig i KOSjournalen 60 % 100 % 25 % Skrive 60 % 0 % 50 % opmærksomhedspunkter mm på printet køreliste Kontakter læge (eks. 40 % 75 % 25 % medicinbestilling) Levering af borgerbesøg på ruten 100 % 100 % 25 % Side 17 af 86
Ud af ovenstående tabel kan man således konstatere, at i forhold til arbejdsgangen orientere sig i KOS-journalen oplevede man før introduktion af netbook (0-punktsmåling) at 60 % af deltagerne gennemførte denne arbejdsgang før borgerbesøg. Ved 2.punktsmålingen gennemført hvor deltagerne har anvendt netbook i ca. 2 måneder er andelen af deltagere der gennemfører denne arbejdsgang faldet til 25 %. På denne baggrund kan man således konkludere, at det er muligt at registrere en ændring i arbejdsgange forbundet med forberedelse før borgerbesøg. Behovet for at orientere sig i KOS-journalen er således blevet mindre med introduktion af netbook. Resultatet fra 2. punktmålingen på arbejdsgangen Orienterer sig i KOS journalen af 00:29 minutters varighed vedrører således kun en enkelt medarbejders gennemførelse af arbejdsgang. 2.5 Tidsforbrug ved Borgerbesøg Ved kortlægning af de enkelte aktiviteters varighed ved sygeplejens besøg hos borger før og efter introduktion af netbook har det været ønsket, at indhente information om, hvorvidt man med anvendelse af netbook vil være i stand til at fjerne den uhensigtsmæssige dobbeltstrengede dokumentationspraksis og dermed i sidste ende spare tid på administration. 2.6 Målemetode af tidsforbrug ved Borgerbesøg Kortlægning af tidsforbrug før og efter introduktion af netbook er som førnævnt gennemført dels via dokumenteret tidsforbrug via omsorgssystemet KOS, men også ved manuel tidtagning på udvalgte dage. Tabel 10: Arbejdsgang: Borgerbesøg Borgerbesøg Arbejdsgange Målemetode Orienterer sig evt. i samarbejdsbog Udfører behandling/pleje/sygeplejeopgaver Skriver i samarbejdsbog Skriver på listen til senere indskrivning i journal Skriver planlagt kommunikation med andre samarbejdspartnere på listen Ved brug af netbooks vil arbejdsgangen nu inkludere følgende arbejdsopgaver, som tidligere har været en del af den dokumentation, som skal gennemføres på kontoret efter endt rute. ----- Orienterer sig i KOS-journal Dokumenterer i KOS- journal Kommunikerer fra KOS-journal Udskrive medicinliste og lignende Dokumenteret ATA-tid i Omsorgssystemet KOS Disponering, kombineret med manuel tidtagning på besøgene på udvalgte dage i måleperioden Side 18 af 86
Der foretages manuelle tidsmålinger over en fuld dagvagt, hos 4 forskellige repræsentative udekørende medarbejdere. Ved den manuelle tidsmålinger under det enkelte besøg har man kortlagt relevante arbejdsgange relateret til sygeplejens gennemførelse af borgerbesøg dette omfatter: udføre behandling, orientere sig og skrive i samarbejdsbog, skrive lister til indskrivning i journalen samt planlagt kommunikation samt ajourføring af medicinliste. Efter indførelse af netbook opstår følgende nye arbejdsgange: orientere sig i KOS-journalen, dokumenterer, kommunikerer og ajourfører medicinskema via KOS-journalen. Herudover bliver det muligt at udskrive medicinliste fra KOS-journalen. 2.7 Resultat af gennemført måling Nedenstående tabel angiver den gennemsnitlige varighed af ovennævnte arbejdsgange under borgerbesøg ved en 0-punktsmåling (før ibrugtagning), 1-punktsmåling (kort efter ibrugtagning) og 2.- punktsmåling (2. måneder efter ibrugtagning) Tabel 11: Gennemsnitlig varighed i minutter for aktivitet: Borgerbesøg Borgerbesøg 0-punktsmåling 1-punktsmåling 2-punktsmåling AKTIVITET Gennemsnitlig varighed Gennemsnitlig varighed Gennemsnitlig varighed Samlet antal besøg 50 39 28 Besøg hos borger 00:17 00:21 00:25 Udfører 00:13 00:16 00:13 behandling/pleje/sygepl eje-opgaver Orienterer sig i 00:01 00:01 00:02 samarbejdsbog Skriver i samarbejdsbog 00:01 00:01 00:01 Skriver på liste til 00:01 00:01 00:01 indskrivning i KOSjournalen på kontoret Skriver planlagt 00:02 00:01 00:01 kommunikation med andre på listen Ajourfører medicinliste i 00:01 00:01 00:02 samarbejdsbog Log-on 00:04 00:00 Log-off 00:00 00:00 Orienterer sig i KOSjournalen 00:03 00:02 Dokumenterer i KOSjournalen 00:05 00:02 Kommunikere fra KOSjournalen 00:01 00:01 (advis) Ajourfører 00:04 00:02 medicinskema i KOSjournalen Udskrive medicinliste o. lign fra KOS-journalen 00:01 00:10 Side 19 af 86
Som det fremgår af ovennævnte tabel er der tale om vis forøgelse af borgerbesøgenes varighed fra 0-punktsmålingen til gennemførelsen af 2- punktsmålingen. Dette kan forklares ved, at man ved nogle besøg nu bruger tid på at orientere sig og dokumentere i KOS-jounalen hos borgeren frem for på kontoret. Dog er der tale om en vis spredning, hvilket særligt kommer til udtryk i forhold til udskrivning af medicinlister hvor en enkelt medicinliste udskrivning tegner sig for 10 minutter en aktivitet som normalt vil kunne klares på 1-2 minutter. Ovennævnte måling af de enkelte arbejdsganges varighed skal dog ses i forhold registrering af hvor ofte de enkelte arbejdsgange gennemføres. Nedenstående tabel angiver i % hyppigheden af arbejdsgangs gennemførelse. Tabel 12: Hyppighed af gennemførelse af arbejdsgang: Borgerbesøg Borgerbesøg 0-punktsmåling 1-punktsmåling 2-punktsmåling AKTIVITET Hyppighed i % Hyppighed i % Hyppighed i % Besøg hos borger 98% 100% 100% Udfører 80% 85% 93% behandling/pleje/sygeplejeopgaver Orienterer sig i 60% 44% 50% samarbejdsbog Skriver i samarbejdsbog 54% 49% 39% Skriver på liste til 36% 18% 4% indskrivning i KOSjournalen på kontoret Skriver planlagt 16% 8% 11% kommunikation med andre på listen Ajourfører medicinliste i 14% 10% 21% samarbejdsbog Log-on 0% 36% 0% Log-off 0% 5% 0% Orienterer sig i KOSjournalen 0% 8% 21% Dokumenterer i KOSjournalen 0% 23% 43% Kommunikere fra KOSjournalen 0% 5% 11% (advis) Ajourfører medicinskema i 0% 10% 18% KOS-journalen Udskrive medicinliste o. lign fra KOS-journalen 0% 5% 4% I forhold til de aktiviteter sygeplejen gennemføres i forbindelse med borgerbesøg er det tydeligt at de fleste besøg kun består i udførelse af behandling eller pleje. Andre hovedaktiviteter relevant ved ca. 40-50 % af besøgene vedrører primært, at sygeplejersken orienterer sig eller skriver i samarbejdsbogen. Herudover bruges tid på at skrive på liste til Side 20 af 86
indskrivning i KOS-journalen på kontoret, nedskrive planlagt kommunikation og ajourføre medicinliste i samarbejdsbog. I forhold til disse sidst nævnte aktiviteter indtræffer der et naturlig skift efter netbook introduceres. Således kan man registrere at arbejdsindsatsen gradvist flyttes fra aktiviteten: skriver på liste til indskrivning i KOS-journal til aktiviteten: Dokumenterer i KOS-journal hos borgeren. Baggrunden for den gradvise udvikling kan forklares ved at brugerne gennem projektperioden løbende har opnået større erfaring og fortrolighed med anvendelse af netbook og dermed i takt med erfaring i stadig stigende opfang vælger at dokumentere via netbook frem for i hånden. Fra 0- punktsmålingen, hvor 36 % af deltagerne gennemførte arbejdsgangen: skriver på liste til indskrivning i KOS-journalen er der således sket et markant fald frem til 2.punktsmålingen, hvor kun 4 % af deltagerne angiver at de gennemfører denne arbejdsgang. Der er således tale om et fald på hele 87 % i forekomst af aktiviteten hos borgerne. Det er tydeligt, at den uhensigtsmæssige dobbelte dokumentation mindskes med introduktion af netbook. Det er dog ikke umiddelbart muligt at konstatere hvorvidt der er tale om en tidsmæssig besparelse på baggrund af ovennævnte data. Ved at betragte anvendelses frekvensen af netbook i forhold til de forskellige borgerbesøgstyper kommer det desuden til udtryk, at det kun er ved de længerevarende besøg at dokumentation i netbook giver mening. Dette kan forklares ved at det tager tid at logge på tid som der ikke er til rådighed ved korte besøg eksempelvis i forbindelse med medicinering. Når man betragter den enkelte medarbejders daglige borgerbesøg vil det således kun være relevant at anvende netbook ved gennemsnitligt halvdelen af dagens besøg se nedenstående tabel. Tabel 12: Borgerbesøg med anvendelse af netbook 1-punktsmåling 2-punktsmåling 39 besøg/20 besøg med netbook anvendelse 28 besøg/ 12 besøg med netbook anvendelse 51 % 43 % 2.8 Tidsforbrug i forbindelse med dokumentation på kontoret efter endt rute Ved anvende af netbook hos borgerne og dermed adgang til at dokumentere direkte i KOS-journal er det forventningen hjemmesygeplejens arbejdsgange på kontoret efter endt borgerbesøg også vil ændre sig således at tiden anvendt på administration vil blive mindre. 2.9 Måling af tidsforbrug ift. dokumentation på kontoret efter endt rute Målemetoden på kontoret foregår ved manuelle tidsmålinger over en fuld dagvagt, hos 4 forskellige repræsentative udekørende medarbejdere. Side 21 af 86
Tabel:14: Arbejdsgang: Dokumentation på kontoret efter endt rute Dokumentation på kontoret efter endt rute Arbejdsgang Dokumentation af besøg, observationer og handlinger i KOSjournalen Kommunikation med andre samarbejdspartnere fra KOS-journalen Fax til borgers læge eller andre Udskrive opdaterede medicinliste, som efterfølgende skal medtages til næste besøg. Målemetode Dokumenteret tidsforbrug i Omsorgssystemet KOS Disponering, kombineret med manuel tidtagning på udvalgte dage i måleperioden I forbindelse med tidsmåling på kontoret er der kortlagt følgende relevante arbejdsgange efter endt rute: Læse/skrive, kommunikere(advis) og udskrive fra KOS-journal, opgaver for flere borgere/opfølgning på arbejde. 2.10 Resultat af gennemført måling Nedenstående tabel angiver den gennemsnitlige varighed af ovennævnte arbejdsgange på kontoret ved en 0-punktsmåling (før ibrugtagning), 1- punktsmåling (kort efter ibrugtagning) og 2.-punktsmåling (2. måneder efter ibrugtagning) Side 22 af 86
Tabel 15: Gennemsnitlig varighed i minutter for aktivitet: Dokumentation på kontoret efter endt rute Kontoret 0-punktsmåling 1-punktsmåling 2-punktsmåling AKTIVITET Gennemsnitlig varighed Gennemsnitlig varighed Gennemsnitlig varighed Dagvagt 07:32 08:00 08:00 Log-on 00:14 00:03 00:30 Log-off 00:01 00:00 00:00 Orienterer sig i KOSjournalen 00:13 00:35 00:29 Skrive 00:09 00:00 00:05 opmærksomhedspunkt er mm på printet køreliste Kontakter læge (eks. 00:12 00:09 00:06 medicinbestilling) Levering af 03:34 02:46 03:59 borgerbesøg på ruten Frokost 00:24 00:34 00:30 Møder 00:21 00:32 01:22 Levering af 01:09 00:45 00:00 borgerbesøg på ruten Læse/skrive i KOSjournalen 00:37 00:41 00:14 Kommunikere fra 00:05 00:00 00:00 KOS-journalen (advis) Udskrive fra KOSjournalen 00:02 00:17 00:02 Opgaver for flere 00:49 01:31 00:24 borgere/opfølgning på arbejde Dokumentation i 00:10 00:27 00:15 KOS-journal for vikar uden journaladgang Samlet tidsforbrug på 02:26 02:56 00:00 kontoret inkl. Dokumentation for vikarer Samlet tidsforbrug på kontoret eks. Dokumentation for vikarer 02:24 02:49 00:00 I forhold til arbejdsgangen: læse/skrive i KOS på kontoret er der sket en markant tidsmæssig reduktion fra 00:37 minutter i gennemsnitlig varighed til 00:14 minutter i gennemsnitlig varighed. Dette indikerer at der i forbindelse med denne aktivitet er sket en tidsmæssig reduktion på 23 minutter. Herudover er aktiviteten kommunikere fra KOS-journalen (advis) efter introduktion af netbook helt forsvundet, hvilket yderligere indikerer en tidsmæssig reduktion på 5 minutter ved introduktion af Side 23 af 86
netbook dvs. sammenlagt 28 minutter. Disse resultater fra kontormålingerne tyder således også på, at man med introduktion af netbook bliver den uhensigtsmæssige dobbelt strengede dokumentation kvit. Dette resultat skal dog ses i forhold til spredning i aktivitetstype og varighed. Herudover skal den øgede længde af borgerbesøg også sammenholdes med denne tidsmæssige reduktion. Ovennævnte måling af de enkelte arbejdsganges varighed skal desuden ses i forhold registrering af hvor ofte de enkelte arbejdsgange gennemføres. Nedenstående tabel angiver i % hyppigheden af arbejdsgangs gennemførelse. Tabel 16: Hyppighed af gennemførelse af arbejdsgang: Dokumentation på kontoret efter endt rute Kontoret 0-punktsmåling 1-punktsmåling 2-punktsmåling AKTIVITET Hyppighed i % Hyppighed i % Hyppighed i % Dagvagt 100% 100% 100% Log-on 100% 25% 25% Log-off 60% 0% 0% Orienterer sig i KOSjournalen 60% 100% 25% Skrive 60% 0% 50% opmærksomhedspunkter mm på printet køreliste Kontakter læge (eks. 40% 75% 25% medicinbestilling) Levering af borgerbesøg 100% 100% 25% på ruten Frokost 100% 100% 75% Møder 40% 25% 100% Levering af borgerbesøg 40% 75% 0% på ruten Læse/skrive i KOSjournalen 100% 75% 100% Kommunikere fra KOSjournalen 80% 0% 0% (advis) Udskrive fra KOSjournalen 80% 50% 25% Opgaver for flere 100% 50% 100% borgere/opfølgning på arbejde Dokumentation i KOSjournal 20% 25% 50% for vikar uden journaladgang Samlet tidsforbrug på 100% 100% 0% kontoret inkl. Dokumentation for vikarer Samlet tidsforbrug på 100% 100% 0% kontoret eks. Dokumentation for vikarer Side 24 af 86
Som det fremgår af ovennævnte tabel er aktiviteten læse/skrive i KOSjournal lige så hyppigt forekommende ved 2.punktsmålingen som ved 0.punktsmålingen. Det er således kun aktivitetens varighed der er påvirket. I forhold til aktiviteten kommunikere fra KOS-journalen (advis) er der dog tale om en markant reduktion i aktivitetens forekomst. Således gennemførte 80 % af deltagerne kommunikation fra KOS-journalen på kontoret ved undersøgelsens 0.punktsmåling, mens ingen af deltagerne gennemførte denne aktivitet ved 2.punktsmålingen 2 måneder efter netbooks ibrugtagning. Ligeledes kan man se en nedgang i forekomst af aktiviteten udskrive fra KOS-journalen fra 80 % til 25 % ved undersøgelsens 2. punktsmåling. 2.11 Måleresultater baseret på udtræk fra journaliseringssystem Projektet har ikke haft mulighed for at bekræfte ovennævnte forøgelse af besøgslængde med udtræk fra KOS, da praksis på området har varierende betydeligt. Med udgangspunkt i ovennævnte registrering af den gennemsnitlige besøgslængde er der intet der tyder på at den (registrerede) gennemsnitlige besøgslængde er længer med introduktion af netbook, end før projektet startet. Dog ligger gruppen af medarbejdere der har været med i projektet højere i gennemsnitlig besøgslængde, end gruppen der ikke har deltaget i projektet. Det ser imidlertid ikke ud til at hænge sammen med projektet, da de samme forskelle mellem grupperne også eksisterede i september 2009, før projektet startede. Disse resultater skal dog ses i lyset af at kun 41 % af de deltagne medarbejdere har brugt netbook regelmæssigt. 2.12 Sammenfatning Som det fremgår af kortlægning af aktiviteter og besøgslængde manuel samt via udtræk fra KOS- journaliseringssystem er det kommet til udtryk at der ved introduktion af netbook opleves et skift i aktiviteter fra håndskrevne dokumentation på lister til dokumentation via netbook samt en tidsmæssig besparelse ved at aktiviteter i forhold til at læse/skrive samt kommunikation via KOS-journalen på kontoret blev reduceret eller fjernet. Ved måling af borgerbesøgenes varig kunne man imidlertid registrere en forøgelse af besøgslængde med 8 minutter. Den sammenlagte tidsreduktion fra kontoret var dog på sammenlagt 28 minutter. I forhold til udtræk fra KOS-journaliseringssystem er der dog intet der tyder på at besøgslængderne med introduktion af netbook er blevet forlænget. Disse undersøgelsesresultater tyder således på at man med introduktion af netbook bliver den uhensigtsmæssige dobbelt strengede dokumentation kvit samt opnår en vis tidsbesparelse, som dog er vanskelig at kvantificere. 2.13 Medarbejderne oplevelse af funktionalitet og tidsforbrug Gennem spørgeskemaundersøgelse og efterfølgende dialogmøder gennemført blandt projektets udekørende medarbejdere ultimo maj 2010 har det været muligt at opnå et mere nuanceret indblik i de erfaringer Side 25 af 86