Vejledning Brug af Cisco Jabber Varde kommune 2015
Indholdsfortegnelse Login i Jabber... 4 Tilgængelighed... 5 Chat... 6 Skærmdeling... 7 Videosamtale... 8 Videomøde IKKE MULIGT ENDNU, MEN BESTILT VED CISCO!!!... 9 Outlook kalender i relation til Jabber... 10 Knapper i Jabber klienten... 11 Statusmeddelelse... 12 Søge- eller opkaldslinje... 12 Start et opkald... 12 Modtag et opkald... 12 Kontakter... 13 Seneste... 13 Talemeddelelser - Voicemail... 14 Modtag voicemail... 14 Indspil ny besked på din egen voicemail... 14 Møder... 14 Ringegruppe og Besvarelse... 15 Telefonknapper - Viderestilling... 15 Menu... 16 Tilpassede grupper... 16 Kontrolfunktioner til opkald... 17 Omstille opkald... 17 Oprette konferenceopkald Flere i en telefonsamtale... 18 Trække et opkald for en kollega... 19 Password... 20 Optaget... 20 Er din PC slukket... 20 Lydindstillinger - Jabber... 21 Lydinstillinger Standard Windows lyde... 22 Lydinstillinger Plantronicshub (headset)... 23 Tjek om der er strøm på headsettet... 23
Quick Guide
Login i Jabber 1. Åbn din nye arbejdstelefon fra genvejen i Zenworks Windows 2. Indtast dit windows brugernavn 3. Indtast din adgangskode 4. Sæt flueben ved Log mig på, når Cisco Jabber starter. 5. Klik på Log på 4
Tilgængelighed Mål Målet med at benytte Cisco Jabbers tilgængelighedsfunktion er at optimere kontaktmuligheden for alle de medarbejdere, der benytter værktøjet. Eksempelvis ved at reducere antallet af ubesvarede opkald. Vejledning Tilgængelighed vises i Jabber ved, at andre kan se, om du er grøn, gul eller rød. Tilgængelighed skal betragtes som et værktøj til optimering af kontaktmulighed. Når du er tilstede på din arbejdsplads, der hvor det er muligt, skal du være logget på Jabber, ligesom du skal holde din kalender opdateret, så dine kollegaer via din status kan se hvornår du, inden for dine normale arbejdstider, er tilgængelig for kontakt. Når du har brug for fokus og arbejder med højt prioriterede opgaver, så kan du skifte din status til optaget (rød), så dine kollegaer kan se, at du er optaget og har brug for arbejdsro. Brug denne funktion med omtanke, da det kan sidestilles med ikke at svare telefon eller e-mail samt arbejde bag en lukket dør. I de tilfælde hvor det findes relevant, anbefales det, at opdatere sin status manuelt, hvilket dog ikke er et krav. Som standard viser tilgængelighedsfeltet, at du er tilgængelig og farveindikationen vil vise grøn, hvis der ikke står noget i din Outlook kalender. Hvis du har et møde registreret i din kalender, vil farveindikationen skifte til gul og der vil stå at du er til møde. Er du optaget på telefonen, vil farveindationen også være gul og der vil stå at du er på telefonen. Du kan oprette personlige statusmeddelelser til at erstatte standard beskeder og fortælle dine kontakter, hvad du laver i øjeblikket. Du kan vælge din statusmeddelelse fra drop-down listen i hovedvinduet Ønsker du at angive en anden statusmeddelelse skriver du blot i feltet, med den tilhørende farveindikation. Den husker dine tidligere indtastede statusmeddelelser, som du kan vælge mellem næste gang. 5
Chat Mål Vejledning Målet med at benytte Jabbers chatfunktion er at få en mere fleksibel kommunikationsform. Du kan bruge chatten til den hurtige og korte kommunikation i stedet for f.eks. at e-maile eller ringe. Chat skal betragtes som et alternativ til e-mail eller korte telefonsamtaler og er til korte, hurtige og uformelle samtaler. Starten på en kontakt via chat skal fortælle, hvad samtalen skal handle om. Det anbefales at bruge humørikoner i chat i situationer, hvor du har behov for at indikere, hvad du føler. Det er en god måde at undgå misforståelser. Når du modtager en chatbesked, er det acceptabelt ikke at svare straks. Dette gælder også, når du er midt i en dialog. Kan du ikke svare inden for kort tid, bør du kort oplyse dette til din samtalepartner og sætte din status til Ikke tilgængelig. Du starter en chatsamtale ved at søge din kollega frem i søge- og opkaldslinjen herefter klikker du på taleboblen. Du kan være i gang med flere chatsamtaler og hvis du modtager en ny chat fra en af de andre du kommunikerer med, vil der komme et, som viser at du har en ulæst besked. Brug kontrolfunktionerne til chat til at: Sende et skærmbilled Sende en fil Indsætte et humørikon Redigere skriftsstørrelse og farve Tilføje deltagere for at oprette gruppe chats Vise chatten i et nyt vindue Dine chatbeskeder bliver gemt, så du kan se, hvad du tidligere har chattet med din kollega om. 6
Skærmdeling Mål Målet med skærmdeling er at vise din kollega (eller flere kolleger) din skærm, mens I taler eller chatter sammen. Det kan effektivisere og konkretisere det, I taler om, og sikre en hurtigere løsning eller give en mere konkret snak. Vejledning Del kun programmer med personer, der har ret til at se de oplysninger, som programmet indeholder. Det er dit ansvar, at du ikke giver adgang til skærmdeling, hvor der vises fortrolig information, som modparten ikke har ret til at se. Viser du fortrolige oplysninger via en skærmdeling, er det dit ansvar at sikre, at ingen andre end den/de personer, du kommunikerer med, kan se de givne oplysninger. Eksempelvis hvis en mødedeltager sidder i et offentligt rum under din skærmdeling. Brug som udgangspunkt skærmdeling frem for at sende dokumenter som vedhæftede filer til en e-mail. Du har mulighed for at dele din skærm, når du er i gang med at chatte eller tale med en kollega. I højre hjørne foroven Dele din skærm med en kollega, så de kan se, hvad du har på skærmen 7
Videosamtale Mål Målet med videosamtalen er at give mulighed for et bedre alternativ til telefonsamtalen, når du behøver et billede på den person, du kommunikerer med. Vejledning Video (live streaming) skal anvendes ved samtaler/møder mellem 2 eller flere personer, hvor formålet med brug af video er at styrke kommunikationen mellem deltagerne. Start en videosamtale: Har du kamera i din computer, har du mulighed for at holde video møde med din kollega. Start et helt almindeligt telefonopkald Klik herefter på Start min video, så får din kollega nu mulighed for at se dig. Din kollega skal også klikke på Start min video, så du kan se ham/hende. Du kan også klikke på Egenvisning, så du har mulighed for at se dig selv. 8
Videomøde IKKE MULIGT ENDNU, MEN BESTILT VED CISCO!!! Mål Målet med videomødet er at effektivisere samarbejdet på tværs af Varde kommune. Dels ved at spare tid, fordi nogle fysiske møder kan erstattes med virtuelle videomøder og dels ved at effektivisere beslutningsprocessen, fordi det nu bliver muligt at afholde møder oftere på trods af geografiske afstande. Vejledning Virtuelle møder erstatter ikke alle fysiske møder, men skal ses som et effektivt supplement. De videomøder, der egner sig bedst til at blive virtuelle, er møder, som handler om noget konkret. For eksempel statusmøder, hvor der fordeles opgaver eller problemløsningsmøder, hvor der træffes beslutninger. MANGLER 9
Outlook kalender i relation til Jabber Mål Funktionerne i Jabber er knyttet til kalenderfunktionerne i Outlook. For at Jabber kan udnyttes optimalt er målet, at Varde kommunes medarbejdere altid har en opdateret kalender. Vejledning Du skal holde din kalender opdateret, så dine kollegaer via din status i Jabber kan se, hvornår du indenfor dine normale arbejdstider er tilgængelig for kontakt. En åben kalender er en forudsætning for, at Varde kommunes omstilling kan yde den bedst mulige service, bl.a. ved indkommende opkald og viderestilling. I tilfælde af at kalenderen anvendes til at planlægge egne opgaver, skal aftalen vises som Ledig i Outlook, såfremt opgaven kan løses samtidig med, at man er tilgængelig. Der er ikke yderligere sammenspil mellem Jabber og Outlook. Telefonen vil ringe selvom du har registreret møde i din kalender. Er du til møde og ikke vil forstyres af telefonen, skal du viderestille din telefon se pkt. 8. Vær opmærksom på, hvis du bruger Outlook til at registrere dine arbejdsopgaver for at huske dem, så vil det fremgå i Jabber at du er til møde. Husk derfor at vise aftalen i Outlook som ledig, hvis du stadig kan kontaktes. 10
Knapper i Jabber klienten Forklaring på knapperne i Jabber klienten følger på de næste sider. 11
1. Statusmeddelelse Se mere under emnet Tilgængelighed 2. Søge- eller opkaldslinje Start et opkald: Hvis du vil foretage et opkald, kan du: Angive et telefonnummer eller navn i søge- eller opkaldslinjen Pege på et navn i din kontaktliste og klikke på opkaldsikonet Vælge opkaldsikonet i et chat-vindue med brugeren Brug søgefeltet og skriv medarbejderens navn. Nu får du mulighed for at ringe op, starte en chat, eller tilføje medarbejderen i en tilpasset gruppe (Se pkt. 3) Du kan samtidig se om medarbejderen er tilgængelig. Respektér, hvis din kollega ikke vil forstyrres (rød) Øverst på din skærm gemmer sig en lille linje: Det er også en søge- eller opkaldslinje Hvis du skal ringe ud af huset, skrives det almindelige 8-cifrede telefonnummer i søgefeltet. Modtag et opkald: Der popper en opkaldsrude op nede i højre hjørne Når du modtager et indgående opkald, kan du besvare det med en chat-meddelelse, besvare opkaldet eller afvise opkaldet. Et indgående opkald kan du kun modtage, når din Jabber klient er åben og logget ind. 12
3. Kontakter Knappen Kontakter: Klik Ny gruppe Navngiv Opret Tilføj brugeren til den nye gruppe Her kan du lave dine egne tilpassede grupper Tilføj flere til den nye gruppe: Søg brugeren Klik på Vælg mellem allerede oprettede grupper Tilføj Søg personen frem i søge- eller opkaldslinjen Klik på Nu indeholder den nye gruppe 2 personer Du kan fjerne en person igen fra din gruppe ved at højre klikke på personen og klik Fjern 4. Seneste Fanen Seneste viser en liste med seneste og ubesvarede opkald. Før markøren over et ubesvaret opkald, og vælg ikonet Opkald for at ringe tilbage. 13
5. Talemeddelelser - Voicemail Modtag voicemail: Du modtager også en besked i din outlook postkasse om at du har modtaget en voicemail. Herfra kan voicemailen også aflyttes. Fanen Talemeddeleler viser, hvis du har en voicemail liggende, som ikke er aflyttet. Klik på play knappen og aflyt besked. Du skal selv slette beskeden fra outlook og Jabber klienten, når beskeden er aflyttet. Indspil ny besked på din egen voicemail: Klik på Kald voicemail og følg den guidede stemme, så du indtaler dit navn og din svarbesked. Feks. Jeg kan desværre ikke tage telefonen lige nu. Vær venlig at lægge en besked, så ringer jeg tilbage senere. 6. Møder Her kan du via Jabber se, hvad du har i din Outlook kalender. Se mere under punktet Outlook kalender i relation til Jabber 14
7. Ringegruppe og Besvarelse På fanen Ringegruppe og Besvarelse kan du trække en kollegas telefon på knappen, hvis du er i samme ringegruppe. Se mere om ringegrupper under Trække et opkald for en kollega 8. Telefonknapper - Viderestilling Viderestil opkald til Du kan undgå ubesvarede opkald, når du ikke er ved dit skrivebord ved at viderestille opkaldene til et andet telefonnummer. Hvis du har headset installeret direkte til computeren, skal der være flueben ved Brug min computer til opkald. Hvis du har en fysisk telefon ved siden af computeren, skal der være flueben ved Brug min telefon til opkald Fra din Telefonknap nederst i venstre hjørne skal du åbne rullelisten Vælg Viderestil opkald til, og angiv, hvem du vil viderestille til. Vælg at viderestille til voicemail, mobil nr. eller kollegas nummer. Du har også mulighed for at angive et nyt nummer, hvis nummeret ikke fremgår af listen. Når du ikke længere skal ha din telefon viderestillet, skal du blot klikke på linjen viderestillingen., så forsvinder 15
9. Menu Tilpas Min klient Du kan anvende dine indstillinger og præference til Cisco Jabber til at tilpasse, hvordan klienten skal fungere. Fra Menu knappen skal du vælge Fil Indstillinger Hvis du har headset installeret direkte til computeren, kan du se mere under punktet Lydindstillinger. 10. Tilpassede grupper Se under pkt. 3, hvordan du laver tilpassede grupper. 16
Kontrolfunktioner til opkald Kontrolfunktioner til opkald Med kontrolfunktionerne til opkald kan du: Vise fuld skærm Aktivere egenvisning, hvis du har kamera i din computer Vise et tastatur for at indtaste tal Slå lyden fra Justere lydstyrken Få adgang til følgende yderligere kontrolfunktioner o Sætte opkald på pause/hold o Omstille opkald o Oprette konferenceopkald Afslutte opkald Omstille opkald Hvis du skal omstille et opkald klik på Når du har fat i den person du skal omstille til, skal du klikke på Omstil Klik på Omstil Søg den person frem som du skal omstille til Klik derefter på røret 17
Oprette konferenceopkald Flere i en telefonsamtale Har I behov for at være flere i en samtale, kan du invitere til et konferenceopkald. Du skal starte samtalen med 1 person klikke på Tilføj deltager i søgefeltet Når du taler med den nye deltager, skal du klikke på Venter på deltager Klik på konference Der deltager nu 3 personer i konferencesamtalen 18
Trække et opkald for en kollega Hvis din kollega ikke er tilstede og hans/hendes telefon ringer, har du mulighed for at trække din kollegas telefon. Er du med i en Indtrækningsgruppe: Når en telefon ringer i en indtrækningsgruppe og telefonen ikke bliver svaret, vil der efter 15 sekunder poppe et billede op nedest i højre hjørne hos de andre fra indtrækningsgruppen, som så har mulighed for at besvare opkaldet. Klik på Besvar for at trække kaldet til din egen PC Derefter Besvar igen Er du med i en Springgruppe: Når en telefon ringer i en springgruppe, springer opkaldet videre til en anden person fra gruppen, hvis opkaldet ikke besvares. Et opkald ringer i 15 sekunder inden den springer videre til en anden person, som igen ringer i 15 sekunder før opkaldet springer videre til den næste. Hvis man en dag ikke er logget ind i Jabber, vil springgruppen kun gælde for de personer der er logget ind og springe mellem de resterende personer. Hvis man er til møde eller er væk i længere tid fra sin computer, skal man viderestille sine opkald se pkt. 8. Man kan også trække kaldet via Ringegruppe og Besvarelse se pkt. 7 19
Password Dit password til Jabber er det samme som dit password til computeren. Første gang du åbner Jabber efter du har skiftet password, skal du indtaste dit nye password og klikke Log på. Vær opmærksom på, at du ALDRIG må benytte ÆØÅ i dit password! Optaget Hvis du ringer til en kollega der taler i telefon, vil statusfeltet være gult og der vil stå På telefonen. Ringer du op til personen vil den dutte optaget. Man kan ikke ringe op og komme i kø til kollegaen er ledig. Eksterne der ringer igennem Kommunens hovedomstilling har mulighed for at blive stillet i kø og få beskeden: Nummeret du har ringet til er i øjeblikket optaget. Du vil blive viderestillet så snart der er ledigt. Er din PC slukket Vær opmærksom på, hvis du har en Jabber klient med et headset installeret direkte til computeren, altså at du ikke har en bord telefon, og du slukker din computer, så vil opkaldene automatisk blive viderestillet til din voicemail. 20
Lydindstillinger - Jabber Klik på Hjulet i højre hjørne. Vælg FIL, vælg INDSTILLINGER Vælg den enhed der skal være standard for dine opkald som passer bedst til dig. På denne måde bibeholder den de indstillinger til din Jabber Client. Vælg LYD i venstre side og bagefter vælg AVANCERET i nederst højre hjørne 21
Lydinstillinger Standard Windows lyde 22
Lydinstillinger Plantronicshub (headset) Dette er de bedste indstillinger på din stander for at sikre at alle opkald går til din PC Tjek om der er strøm på headsettet Højre klik på trekanten nederst i højre hjørne ved siden af uret og peg på Plantronics Savi 7xxx Her kan du se, hvor meget strøm du har på dit headset. Eller klik på Start Programmer Plantronics Hub 23