Organisationsbestyrelsesmøde torsdag den 20. september 2012, kl i Det Grønne Fælleshus, Skårupvej 136, Hvidovre

Transkript

1 Dagsorden Organisationsbestyrelsesmøde torsdag den 20. september 2012, kl i Det Grønne Fælleshus, Skårupvej 136, Hvidovre Til stede: Afbud: Fra KAB: Indholdsfortegnelse 1. Referat fra organisationsbestyrelsesmøde den 19. april og den 25. juni Organisationsbestyrelsens sammensætning Revisionsprotokol Meddelelser fra formanden... 4 Sager til beslutning ipad-løsning Udskiftning af vinduer og terrassedøre på Skårupvej godkendelse af endeligt byggeregniskab Modul til elektroniske låse letter adgangen KAB s beboerferier Tal for husleje- og udlejningsområdet Sager til orientering Trivselspolitik for ansatte i boligorganisationerne og i KAB Anvendelse af dispositionsfondsmidler Investeringsforening selskabets økonomiske situation Gennemgang og disponering af egen trækningsret Beløb vedrørende projekt AlmenBolig+, Langkildevej /20

2 15. Indvendig vedligeholdelse, A- og B-ordning Baunevangens Ældreboliger opfølgning byggesvigt Svar fra Vurderingsankenævnet angående M. Bechs Alle 34A-D og 100A-M Fælles udbud af EMO EnergiMærkningsOrdning Beboerklagenævnssager Nyt fra afdelingerne/driften Kommende møder Referat fra mødet fortrolighed Eventuelt Bilag 0: Revisors erklæring på endeligt byggeregnskab... 3 Bilag 1: ipads til organisationsbestyrelsen... 4 Bilag 2: Endeligt byggeregnskab... 5 Bilag 3: Notat KAB s beboerferier... 7 Bilag 4: Notat om Huslejeområdet Bilag 5: Notat om Udlejningsområdet Bilag 6: Trivselspolitik for KAB-fællesskabet Bilag 7: Svar fra Vurderingsankenævnet Bilag 8: Beboerklagenævnssager i Hvidovre Boligselskaab i perioden Bilag 9: Aktionslister /20

3 1. Referat fra organisationsbestyrelsesmøde den 19. april og den 25. juni 2012 Referat af ordinært organisationsbestyrelsesmøde afholdt den 19. april 2012 er udsendt den 24. april 2012, og referat af ekstraordinært organisationsbestyrelsesmøde den 25. juni 2012 er udsendt den 3. juli at organisationsbestyrelsen godkender referaterne. 2. Organisationsbestyrelsens sammensætning Organisationsbestyrelsen har følgende sammensætning: Mogens Bentzen, formand 2013 Birgit Bilstrup, næstformand 2013 Jørgen Madsen 2013 Carsten Groth-Rasmussen 2012 Hanne Hjortby 2012 Anette Ploug Jensen 2012 Rita Sjøberg Madsen Revisionsprotokol Der er i revisionsprotokollen indført sider vedrørende byggeregnskab jævnfør dagsordenens punkt 6. Bilag 0: Revisors erklæring på endeligt byggeregnskab at organisationsbestyrelsen tager revisionsprotokollen til efterretning. 3/20

4 4. Meddelelser fra formanden Formanden, Mogens Bentzen, vil eventuelt give aktuelle meddelelser eller berette om relevante begivenheder siden seneste organisationsbestyrelsesmøde. Sager til beslutning 5. ipad-løsning KAB tilbyder et koncept for de organisationsbestyrelser, der ønsker at blive fuldstændig papirløse. Konceptet indebærer et tilskud fra KAB til indkøb af ipad/tablet, så disse kan leveres for kr. pr. stk. Hertil lægges et fast årligt administrationsgebyr på kr. pr. ipad. Herudover kræver ordningen, at der skal etableres -brugerpakker for medlemmer af organisationsbestyrelsen. Det indebærer en udgift på 600 kr. pr. organisationsbestyrelsesmedlem. Der skal ikke betales skat af ipad-løsningen. Pakken indebærer, at ipad en leveres med software, der muliggør, at organisationsbestyrelsesmedlemmerne kan tilgå KAB s systemer med udstyr, der er godkendt og løbende supporteret af KAB. På denne måde gøres det samlede bestyrelsesmateriale tilgængeligt, således at organisationsbestyrelsens medlemmer alene skal medbringe en ipad til brug for deres mødevirksomhed. Forud for overgang til brug af ipad tilbydes organisationsbestyrelsen et kursus. I beregningen forudsættes ipad til syv organisationsbestyrelsesmedlemmer. Det er en forudsætning for overgang til papirløs organisationsbestyrelse, at alle medlemmer benytter sig af ipad, og at der således ikke skal fremsendes papirmateriale til enkelte bestyrelsesmedlemmer. Den samlede engangsudgift bliver således: ipad 7 x kr kr. brugerpakke 7 x 600 kr kr. Engangsudgifter i alt kr. Løbende årlig udgift på 7 x kr kr. Bilag 1: ipads til organisationsbestyrelsen 4/20

5 at organisationsbestyrelsen beslutter, om man ønsker at overgå til papirløs bestyrelse ved indkøb af ipads til organisationsbestyrelsens medlemmer. Organisationsbestyrelsen kan alternativt beslutte kun at indkøbe ipad til de organisationsbestyrelsesmedlemmer, der måtte ønske at overgå til digital kommunikation. I så fald vil der ikke være tilskud fra KAB til indkøb af ipad/tablet. Dagsprisen vil i så fald være kr. inkl. et cover. 6. Udskiftning af vinduer og terrassedøre på Skårupvej godkendelse af endeligt byggeregniskab Afdeling 3804 Skårupvej vedtog på ekstraordinært afdelingsmøde den 21. januar 2010 at gennemføre en udskiftning af vinduer og terrassedøre i samtlige af afdelingens 72 boliger, og der blev dengang vedtaget et budget på kr. Regnskabet ved byggeriets afslutning balancerede med en samlet anskaffelsessum på kr. Her i var der afsat et reservationsbeløb på kr. til brug for byggesagens endelige afslutning. Der henvises til byggeregnskab af 31. marts 2011, som blev godkendt på selskabets ordinære møde den 22. september Der er nu, i forbindelse med afslutningen af et års gennemgangen, udarbejdet endeligt byggeregnskab for sagen, og der henvises til byggeregnskab af 30. april 2012, hvor af det fremgår, at der har været et mindre forbrug på kr. i forhold til det afsatte reservationsbeløb. Således er den endelige anlægsudgift for udskiftning af terrassedøre og vinduer i Skårupvej opgjort til kr. Bilag 2: Endeligt byggeregnskab at organisationsbestyrelsen godkender byggeregnskabet. 7. Modul til elektroniske låse letter adgangen Det giver anledning til en del adgangsproblemer, når f.eks. hjemmeplejen, postvæsen og andre skal ind i aflåste opgange i forbindelse med deres lovlige ærinde. I boligafdelinger med elektroniske dørlåse kan disse adgangsproblemer nu løses med installation af et modul i tilslutning til den elektroniske dørlås. 5/20

6 Installation af modulet betyder, at den elektroniske dørlås kan låses op med en elektronisk nøgle, som virker via en mobiltelefon. Installation af modulet og selve brugen er gratis for boligafdelingen, da systemet bliver betalt af brugere, f.eks. hjemmeplejen, reklamedistributører, postvæsen m.fl. De elektroniske nøgler kan tildeles personer, som har et ærinde i opgangen, men indenfor et begrænset tidsrum, hvor det forventes, at personen er på adressen. Den elektroniske nøgle tildeles nemt centralt fra leverandøren af de elektroniske nøgler eller via boligafdelingen ved fremsendelse af en SMS til mobiltelefonen. Låsen kan kun udløses af den givne elektroniske nøgle. Driften får mulighed for selv at tildele nøgler til for eksempel håndværkere eller varmeaflæsere. Også afdelingens egne medarbejdere kan få tildelt de elektroniske nøgler. Herudover er det muligt fra nøgleleverandørens centrale server at trække en log, der viser, hvem der går ind i opgangen ved brug af den elektroniske nøgle. Denne registrering skal ske i overensstemmelse med reglerne i persondataloven, og det er boligorganisationsbestyrelsen, der er dataansvarlig og dermed har ansvaret for, at reglerne overholdes. Tildelte nøgler kan uden videre fratages igen - uden personlig kontakt med mobiltelefonen. Beboerne slipper for den kedelige ringen på alle knapper, ejendomskontoret slipper for administration af fysiske nøgler til håndværkere, reklame distributører m.fl., der er ikke tabte nøgler i omløb og omlægning af låsesystemer kan minimeres. Installationen er prøvekørt i nogle boligafdelinger i Kgs. Enghave. Der er foretaget få ændringer, og nu virker systemet upåklageligt. at organisationsbestyrelsen godkender opsætningen af skjulte elektroniske moduler i tilslutning til eksisterende elektroniske låse på opgangsdørene. 8. KAB s beboerferier 2013 De afholdte beboerferier i sommeren 2012 fik en meget stor tilslutning. Det er derfor et enigt beboerhøjskoleudvalg, der har besluttet, at beboerferierne skal tilbydes igen i beboere ønskede i 2012 at deltage på årets beboerferier. Heraf deltog 36 voksne og 40 børn via Arbejdsmarkedets Feriefond. 6/20

7 En beskrivelse af KAB s beboerferier og ophold i 2012 findes i vedlagte bilag: KAB s beboerferier. I 2013 har vi udvidet kapaciteten, så i alt 225 kan deltage i beboerferier: Senior-/familieferierne. KAB forventer igen, at vi kan tilbyde en række personer gratis ophold via Arbejdsmarkedets Feriefond(AFF). Det er lykkedes at fastholde prisniveauet for 2012 for senior-/familieferierne i Opholdsprisen i 2013 er for voksne kr. og for børn kr. Priserne dækker en uges ophold på dobbeltværelser med bad og toilet samt alt betalt fra afgang til hjemkomst. KAB har for 2013 igen indgået en fast aftale for familieferien, der som tidligere vil blive afholdt på Ryslinge Højskole på Fyn. Seniorferien skifter opholdssted til Sydfyn, nemlig Gl. Avernæs, som er tilgængeligt for mennesker med handicap. Tilskud fra boligorganisationen Beboerhøjskoleudvalget skal på denne baggrund ansøge de boligorganisationer, der ønsker at tilbyde deres beboere deltagelse i beboerferierne 2013 enten via egenbetaling eller gennem tilskud fra Arbejdsmarkedets Feriefond om at yde et tilskud til deres gennemførelse. Den enkelte boligorganisation skal i lighed med tidligere gennem tilskud til afvikling af selve opholdene, købe det antal pladser den vil råde over på de i alt 2 beboerferier. Boligorganisationens bidrag/tilskud er med til at finansiere: Bustransport til og fra højskolerne, udflugter og specielle foredrag, nedbringelse af deltagernes egenbetaling for højskoleopholdet, omkostninger ved deltagelse for de deltagende ledere af beboerhøjskolerne m.v. Boligorganisationens pris for en plads vil fortsat være kr. pr. plads i I 2012 deltog en beboer fra med egenbetaling eller via Arbejdsmarkeds Feriefond. Tilbuddet udsendes fra medio februar Derfor bedes organisationsbestyrelsen om at behandle og afgive svar på denne indstilling senest ved udgangen af Herefter udsender KAB tilbud om deltagelse til samtlige af de tilmeldte boligorganisationers beboere. Bilag 3: Notat KAB s beboerferier at organisationsbestyrelsen beslutter, at beboerne i skal have beboerferierne tilbudt til en pris af kr. pr. plads, samt at boligorganisationen beslutter, hvor mange familiepladser og seniorpladser boligorganisationen ønsker at råde over. 7/20

8 9. Tal for husleje- og udlejningsområdet 2011 Vedlagt er to notater fra henholdsvis Huslejeområdet og Udlejningsområdet. De to notater indeholder nogle vigtige nøgletal opgjort pr. boligorganisation. Tallene fra notaterne har også relevans for forberedelsen af den kommende styringsdialog. Notat Huslejeområdet 2011 Bilaget er en samlet pdf-fil med notat og bilag A, B, C og D. Der er i bilag B en række nøgletal omkring udsættelser. Når man ser alle boligorganisationer under ét, viser tallene at: Antallet af udsættelser er steget fra 402 i 2010 til 497 i De gennemsnitlige omkostninger pr. udsættelsessag for boligorganisationen er kr i 2011, hvilket svarer til niveauet i Beløbet søges inddrevet hos beboerne. KAB har iværksat flere initiativer til at minimere tabene for afdelingerne, samtidig med at vi tager de fornødne hensyn til skyldnerne. I bilag C omkring alle fraflytninger, viser tallene blandt andet, at: Beboerne i gennemsnit - efter modregnet indskud betalte kr. ved fraflytning mod kr. i Notat Udlejningsområdet 2011 Notatet er en samlet pdf-fil med notat og bilag A og B. I bilag A ses antallet af udlejninger fordelt på boligtyper. Det fremgår af disse tal, at: Den gennemsnitlige udlejningsprocent er 11,4 for familieboliger opgjort under ét. Ser man på den enkelte boligorganisation, er der imidlertid betydelige udsving. I 2011 er antal af opnoterede på ventelister til familieboliger I 2011 er nye boligsøgende opnoteret til ventelister mod i Det svarer til en stigning på 5,2 procent. Hertil kommer nye opnoteringer via BoligButikken på Hovedbanegården. Bilag 4: Notat om Huslejeområdet 2011 Bilag 5: Notat om Udlejningsområdet 2011 at boligorganisationen gennemgår tallene for boligorganisationen og drøfter, om de giver anledning til særlige initiativer for boligorganisationen eller afdelinger. 8/20

9 Sager til orientering 10. Trivselspolitik for ansatte i boligorganisationerne og i KAB En ny personalepolitik, trivselspolitik, for ansatte i KAB-administrerede boligorganisationer og i KAB er godkendt den 19. juni 2012 i KAB s fælles samarbejdsorgan, Det fælles Virksomhedsnævn (VN-F). Politikken er forinden behandlet og godkendt af både det decentrale (VN- D) og det centrale virksomhedsnævn (VN-C). godkendte i 2009, at KAB bemyndiges til at forhandle fælles personalepolitikker på boligorganisationens vegne. Den nye politik trådte i kraft med virkning fra godkendelsesdatoen. Trivselspolitikken En af KAB s værdier er ansvarlighed. Ved at højne bevidstheden om trivsel, viser KAB sin ansvarlighed overfor medarbejderne. Vi vil skabe rammerne for et godt liv er KAB s mission, og den vil vi gerne koble til det at arbejde og være medarbejder i KAB-fællesskabet. Det er KAB s klare overbevisning, at når medarbejderne har det godt fysisk og psykisk, er de også mere velfungerende og produktive. Gode arbejdsvilkår er forskellige fra person til person, men ét overordnet minimumskrav bør være opfyldt: Integration af arbejdsmiljø og sundhedsfremmende tiltag i det daglige arbejde. Politikken har ikke i sig selv økonomiske konsekvenser for boligorganisationen. Bilag 6: Trivselspolitik for KAB-fællesskabet. 11. Anvendelse af dispositionsfondsmidler På organisationsbestyrelsesmødet den 19. april 2012 blev det besluttet, at følgende punkter skulle undersøges: 1) Kan sammenlægning af lejligheder finansieres af dispositionsfonden 2) Kan renovering af kloak finansieres af dispositionsfonden 3) Kan dækning af udgifter til normalistandsættelse finansieres af dispositionsfonden 9/20

10 Dispositionsfondens midler udgør en særlig sikkerhedskapital, der skal anvendes som stødpude over for eventuelle uforudsete begivenheder. Dispositionsmidler kan i forsvarligt omfang udlånes midlertidigt, såfremt boligorganisationens økonomi ikke bringes i fare. Dispositionsfonden bør normalt ikke tømmes eller næsten tømmes til fordel for en enkelt afdeling, i det fonden også skal kunne anvendes som stødpude for boligorganisationens øvrige afdelinger. Afdelingerne er lovmæssigt forpligtiget til at indbetale et bidrag, der udgør 231 kr. pr. lejemål årligt, indtil dispositionsfonden samlet set udgør kr. pr. lejemålsenhed (2012-tal). Hvis dispositionsfondsmidler bringes under dette beløb, skal beboerne indbetale til dispositionsfonden. Mulighederne for anvendelse af dispositionsfondens midler reguleres af driftsbekendtgørelsen 41 og udbetales på baggrund af konkret ansøgning til Landsbyggefonden. 1) Kan sammenlægning af lejligheder finansieres af dispositionsfonden Sammenlægning af lejligheder kan finansieres af dispositionsfonden. Kravet er dog, at sammenlægningen er betinget af opfyldelsen af reglen i 41, stk. 3 sikre en afdelings fortsatte beståen ved at medvirke til fysisk, økonomisk og social genopretning af afdelingerne. Meget afhænger af den konkrete situation. 2) Kan renovering af kloak finansieres af dispositionsfonden Renovering af kloak kan som udgangspunkt ikke finansieres af dispositionsfonden. Renovering af kloak skal finansieres af midler henlagt til almindelig vedligeholdelse via langtidsplanen, jf. driftsbekendtgørelsens 61, som bestemmer, at afdelingerne årligt skal henlægge passende beløb til fornyelse af tekniske installationer. Endvidere er det i driftsbekendtgørelsen 41, stk. 6 nævnt, at midlerne ikke kan anvendes til fremme af almindelige bygge- og boligformål. 3) Kan dækning af udgifter til normalistandsættelse finansieres af dispositionsfonden Dispositionsfonden kan kun dække udgifter til normalistandsættelse, såfremt beboerne er opsagt efter almenlejelovens 85, stk. 1., nr. 1. Det vil sige, hvis beboeren er opsagt på grund af nedrivning eller ombygning af ejendommen. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen tages til efterretning. 10/20

11 12. Investeringsforening selskabets økonomiske situation Den kvartalsvise rapportering indeholder nedenstående investeringsforeninger: Danske Capital SEB Asset Management Nykredit Portefølje I rapporten er en samlet opfølgning på det foregående kvartal for alle investeringsforeningerne og den enkelte rådgivers forventning til det kommende kvartal. Den kvartalsvise rapportering fra KAB investeringsforeninger sker elektronisk, og vil hvert kvartal blive vist på KAB // Fællesskabet, under Produkter KAB investeringsforeninger. I Danske Capital har værdiudvikling/afkast for første halvår 2012 været på + 1,77 %. I samme periode 2011 var der en værdiudvikling på + 0,50. For hele 2011 udgjorde værdiudviklingen/ afkastet 6,89 %. I SEB har værdiudvikling/afkast for første halvår 2012 været på + 1,49 %. I samme periode 2011 var der en værdiudvikling på + 0,60. For hele 2011 udgjorde værdiudviklingen/afkastet 8,38 %. I Nykredit Portefølje har værdiudvikling/afkast for første halvår 2012 været på + 1,86 %. I samme periode 2011 var der en værdiudvikling på + 0,60. For hele 2011 udgjorde værdiudviklingen/ afkastet 8,12 %. Indre værdier Danske Capital Nominel beholdning 30. juni 2012 (kurs 100) Indre værdi 30. juni 2011 Indre værdi 30. juni ,81 102,95 SEB ,73 104,01 Nykredit Portefølje 0 100,98 104,44 Ændring af indre værdi 2,14 %- point 3,28 %- point 3,46 %- point Der er pr. 27. januar 2012 udbetalt 6 kr. pr. andel for regnskabsåret 2011 fra hver af de 3 investeringsforeninger. 11/20

12 Idet, der p.t. ikke opnås en særlig høj renteindtægt af bankindestående, bliver der løbende holdt øje med, om der kan opnås et bedre afkast af boligorganisationens likvide midler. Vi vil derfor i nærmeste fremtid indskyde et betydeligt beløb i Nykredit Portefølje, og i øvrigt holde øje med alle relevante investeringsmuligheder. 13. Gennemgang og disponering af egen trækningsret Trækningsretten er en slags opsparingskonto, som 60 % af boligafdelingernes pligtmæssige bidrag i form af A- eller G-bidrag overføres til. Hver boligorganisation har egen konto i Landsbyggefonden, hvorfra de kan trække midler til delvis finansiering af arbejder i afdelingerne. Fra trækningsretten ydes tilskud til maksimalt 2/3 af udgifterne til forbedringsarbejder. Tilskud kan ydes til opførelse, om- og tilbygning, modernisering, miljøforbedrende foranstaltninger, særligt udgiftskrævende opretningsarbejder, brandsikring, byfornyelse og boligforbedring af almene boligorganisationer. Boligorganisationen fastsætter selv tilskudsprocenten. s trækningsret udgør den 29. august kr. heraf er kr. reserveret. 14. Beløb vedrørende projekt AlmenBolig+, Langkildevej Organisationsbestyrelsen i bevilligede midler til opstart af projekt AlmenBolig+ på Langkildevej. Projektet blev dog aldrig realiseret, og de bevilgede midler er derfor aldrig anvendt. 12/20

13 15. Indvendig vedligeholdelse, A- og B-ordning Når man taler om indvendig vedligeholdelse, er der overordnet set to forskellige vedligeholdelsessystemer, de såkaldte A- og B-ordninger. Der er forskel på, hvem der i lejeperioden har pligten til at vedligeholde under de to ordninger. Man kan ikke lave sin egen hjemmestrikkede vedligeholdelsesordning ved at blande ordningerne eller finde på yderligere regler. Boligafdelingerne i har valgt A-ordning til indvendig vedligeholdelse. A-ordningen er karakteriseret ved, at beboeren både har vedligeholdelsesforpligtelsen (maling, hvidtning, tapetsering og gulvbehandling) i boperioden og pligten til istandsættelse ved fraflytning. Til gengæld overtager man boligen såkaldt normalistandsat (malet, hvidtet og tapetseret, men ikke nødvendigvis med nybehandlede gulve). Det behøver ikke betyde, at boligen er nymalet på alle flader, men den skal være istandsat på det niveau, der er beskrevet i afdelingens vedligeholdelsesreglement. Som en variant af A-ordningen findes den såkaldte A-ordning med NI-beløb ( Normalistandsættelsesbeløb). Systemet er her som ved den almindelige A-ordning, men med den forskel, at boligen ikke er istandsat ved indflytning. I stedet stilles et beløb til rådighed for den nye beboer, som han eller hun kan udføre istandsættelsen for. Også ved A-ordning med NI-beløb har beboeren vedligeholdelsespligten i boperioden. Det er kendetegnende for både A-ordning og A-ordning med NI-beløb, at beboeren ved fraflytning ikke skal betale den fulde udgift til normalistandsættelsen. Der sker en nedskrivning af beboerens forpligtelse i løbet af boperioden, og nedskrivningen må maksimalt løbe over 10 år fra flytningssituationen. Ved B-ordningen er det udlejer (boligorganisationen), der har vedligeholdelsesforpligtelsen. I praksis indebærer det, at der for lejemålet føres en vedligeholdelseskonto, som beboeren kan bruge til at få dækket udgifter til vedligeholdelsesarbejder med, når det er nødvendigt, og der er tilstrækkelige midler på kontoen. De penge, der står på vedligeholdelseskontoen, indbetales via lejen, og det er derfor beboerne selv, der er med til at træffe beslutning om, hvor store hensættelserne til vedligeholdelse skal være, og dermed hvor meget, der er til rådighed på kontoen. Derfor kan der være stor variation i hvor mange penge, der indsættes på vedligeholdelseskontiene fra boligafdeling til boligafdeling. Hensættelsen sker med et årligt beløb i forhold til lejemålets størrelse ved i budgettet at fastsætte et beløb pr. m². Lejemålet bliver ikke istandsat ved indflytning, og der sker heller ingen istandsættelse ved fraflytning, dog kan afdelingen beslutte, at eventuelle nedslidte dele skal genoprettes på afdelingens regning. Eventuel misligholdelse skal altid udbedres for fraflytterens regning. Når lejeaftalen er opsagt, kan beboeren ikke længere kræve, at der udføres indvendig vedligeholdelse. Kontoen for indvendig vedligeholdelse videreføres, og den nye beboer skal have oplyst startsaldoen på kontoen. Beboeren i et lejemål med B-ordning skal også have besked om saldoen på vedli- 13/20

14 geholdelseskontoen, hver gang der er brugt penge på kontoen og mindst en gang årligt, nemlig senest tre måneder efter regnskabsårets afslutning. Misligholdelse af boligen betales altid af lejeren. For begge ordninger gælder, at udgiften i forbindelse med misligholdelse betales af beboer ved fraflytning. Eksempler økonomi: Eksempler A-ordning B-ordning Ny beboer flytter ind. Beboer har boet fire år i boligen og ønsker at male boligen. Beboeren fraflytter boligen efter en boperiode på 6 år. Beboeren fraflytter efter 10 år eller mere. Boligen er istandsat. Beboeren betaler selv alle udgifter. Beboeren skal betale 40 % som normal vedligeholdelses. Afdelingen har overtaget 60%. Beboeren betaler ikke for normal vedligeholdelse. Afdelingen har overtaget forpligtelsen. Boligen overtages, som den er med en saldo på vedligeholdelseskontoen på 7.320,35 kr. Beboeren sørger selv for maling m.v. indenfor dette beløb. Beboeren har en saldo på kr. og har i de fire års boperiode opsparet kr. (22 kr. pr. m² og ved 65 m² bolig i fire år). Beboeren får udgifter til malerarbejde dækket af vedligeholdelseskontoen. Beboeren betaler ikke for normal vedligeholdelse. Beboeren betaler ikke for normal vedligeholdelse. 16. Baunevangens Ældreboliger opfølgning byggesvigt I dette punkt orienteres om processen med at udbedre byggesvigt i Baunevangens Ældreboliger. Sidste orientering til organisationsbestyrelsen fandt sted på mødet i april /20

15 KAB udarbejder en økonomisk opgørelse over udgifterne som afdelingen har afholdt i forbindelse med udbedringen af byggesvigtet. Opgørelsen vil blive forelagt KAB s byggedirektør Rolf Anderson, som vil tage stilling til dette. Afdelingsbestyrelsen og det nedsatte udvalg vil derefter modtage information fra Rolf Anderson. Overgang i el-installationer i udvendig belysning Det har i foråret 2012 vist sig, at de målinger, som Anker Hansensen har udført for at bevise, at kablingen i terrænet ikke var fejlbefængt, ikke har været tilstrækkelige. Beboerne i Baunevangens Ældreboliger oplevede fortsat, at der i perioder var manglende udendørsbelysning. KAB igangsatte via rådgiver Dominia en komplet gennemmåling af systemet udført af en ekstern el-installatør. Denne gennemmåling viste fejl ved to udendørslamper ved sti samt fejl på lamperne ved hver bolig. Det fremgik også af rapporten, at der ikke var tilstrækkelig afdækning ved stikledningerne til hver enkelt bolig. Udbedringen af overnævnte fejl er udført. Der mangler dog stadigvæk at blive reetableret ved det første kabeltrækning, som blev udskiftet. Der skal planeres ud og såes græs. Der mangler også en endelig gennemgang af de belægningsarealer, hvor der har været opgravet. Når reetableringen har fundet sted betragtes denne sag afsluttet. Blafresikring af taget Der er udført et forsøg med blafresikring af undertaget i en bolig. Forsøget evalueres løbende henover efteråret Hvis det viser sig at være en god og fremtidssikret løsning udføres det på samtlige boliger. Dette arbejde finder dog først sted til foråret 2013, da håndværkerne skal kunne gå sikkert på taget. Efterisolering af vandinstallation i teknikrum Der er udført forsøg med isolering af vandinstallationen i en bolig. Der er udført forsøg med temperaturmålinger i teknikrum, som er efterisoleret, og i et rum som ikke er efterisoleret. Målingerne viste dog kun en temperaturforskel på tre grader. Den lave temperaturforskel kan skyldes, at der i den målte periode var høje dagstemperaturer og nattemperaturer omkring frysepunktet. Det bevirker, at betonpladen under gulvene bliver opvarmet om dagen og afgiver varmen om natten, således at varmetilførelsen fra fjernvarmen er minimal. Det vil sige, at der ikke er den store varmetilførelse til teknikrummet, som der ellers ville have været et døgn med temperaturer under frysepunktet. Nye målinger evalueres, og hvis løsningen er god, udføres det på alle boliger. Fugning mellem loft og væg Fugning mellem loft og væg er udført. Fuglesikring ved tagfod Den bygningssagkyndige har påtalt den manglende fuglesikring. Dette er også udbedret. 15/20

16 17. Svar fra Vurderingsankenævnet angående M. Bechs Alle 34A-D og 100A-M Vurderingsankenævnet har behandlet klage over fradrag i grundværdien for forbedringer samt ansættelse af grundværdi for ejendommen M. Bechs Alle 34A-D og 100A-M. Nævnet har afgjort følgende: Klagepunkter SKAT s vurdering Jeres opfattelse Nævnets forslag Nævnets afgørelse Fradrag for forbedringer Meget mere Ansættelse af grundværdi Lavere Lavere Rafn & Søn ApS har på vegne af påklaget Vurderingsankenævnets afgørelse til Landsskatteretten. Bilag 7: Svar fra Vurderingsankenævnet 18. Fælles udbud af EMO EnergiMærkningsOrdning En ny energimærkningsordning EMO trådte endeligt i kraft i efteråret Ordningen er lovpligtig og kan kun udføres af certificerede firmaer. Det betyder, at ordningen skal sættes i værk for de KAB-administrerede boligorganisationer. Hvor den hidtidige energimærkningsordning var baseret på beregnet forbrug, kan energimærkningen i den nye ordning nu også foregå efter målt forbrug. Energistyrelsen har dermed rettet sig efter den kritik, som bl.a. BL har rejst af den hidtidige ordning. 16/20

17 Ved at udbyde ydelsen samlet for alle boligorganisationer forventer vi, at KAB//Fællesskabet kan opnå meget fordelagtige priser. Det viser erfaringer fra andre lignende udbud. Det forventes, at udbuddet deles op i flere enkeltstående rammeaftaler, sådan at der knyttes et bestemt rådgivningsfirma til hver bygningsgruppe opdelt efter type, størrelse eller opførselssår. Benyttelse af aftalen Når kontrakterne er indgået, kan aftalen benyttes direkte af hver boligafdeling. Driftschef/- ejendomsleder eller andre driftsansvarlige kan tage direkte kontakt til rådgiveren for den pågældende bygningsgruppe og indgå aftale om EMO. Tidsplan På grund af opgavens omfang skal der afholdes et EU-udbud. KAB forventer, at udbuddet kan gennemføres på 5-6 måneder. Det betyder, at der vil være brugbare aftaler fra oktober Udbuddet forudsætter, at alle boligorganisationer har behandlet denne manchet og givet tilbagemelding til forretningsføreren senest 1. juli KAB s byggeri- og teknikområde sørger efterfølgende for, at den relevante information om det enkelte energimærke formidles via Deltagelse og betaling KAB opfordrer alle boligorganisationer til at deltage i udbuddet for at opnå de bedste betingelser og priser. Gennemførelse af et EU-udbud kræver en del administrative ressourcer. Boligorganisationen opkræves derfor et gebyr for at deltage i aftalen og dermed kunne benytte rammeaftalerne. Omkostningerne til gebyret forventes at blive dækket af besparelserne ved at deltage i udbuddet. Betalingen skal dække KAB s udgifter til gennemførelse af rammeaftaleudbuddet og vil udgøre følgende: En engangsudgift på kr. inkl. moms for hver boligorganisation. For at vi kan få alle interesserede boligorganisationer med i udbuddet, skal det vedtages i den enkelte boligorganisation inden 1. juli Som det fremgår af sagsfremstillingen, skulle deltagelse i udbuddet vedtages i boligorganisationen inden 1. juli s næste ordinære organisationsbestyrelsesmøde var den 20. september Det blev derfor aftalt med formanden Mogens Bentzen, at dagsordenspunktet Fælles udbud af EMO EnergiMærkningsOrdning blev behandlet via . 17/20

18 Samtlige medlemmer af organisationsbestyrelsen godkendte deltagelse i fællesudbud af EnergiMærkningsOrdning, herunder afholdelse af en engangsudgift på kr. 19. Beboerklagenævnssager Der vedlægges en oversigt over beboerklagenævnssager i i perioden Bilag 8: Beboerklagenævnssager i Hvidovre Boligselskaab i perioden Nyt fra afdelingerne/driften Generelt Punktet Nyt fra afdelingerne/driften vil for fremtiden indeholde en orientering om generelle emner for boligorganisationen så som personalesituationen osv. Emner, der vedrører de enkelte afdelinger, vil fremgå af aktionslisterne, som er vedlagt som bilag. Det er på et møde mellem afdelingsformændene i driftsfællesskabet og KAB blevet aftalt, at de enkelte opgaver på aktionslisterne skal suppleres med en kolonne, som viser, hvornår opgaven forventes løst. Den kolonne udfyldes i fællesskab med afdelingsbestyrelserne på næstkommende afdelingsbestyrelsesmøde, hvor driftschef Henrik Rune Jensen deltager. Under punktet Nyt fra driften" vil der dog blive orienteret om Hvidovreparkens Institution, der ikke er nogen afdelingsbestyrelse. Personale Tildligere driftsleder Finn Dalhammer fratrådte sin stilling pr. 1. juli Driftslederassistent Gerd Wegner blev konstitueret driftsleder. Ansættelsesudvalget, som bestod af to repræsentanter fra og to repræsensanter fra KAB, besluttede at opslå stillingen. 57 ansøgere valgte at søge stillingen inden for ansøgningsfristen den 19. august Af disse ansøgere blev der udvalgt fire, som blev indkaldt til samtale. Resultatet af rekutteringen blev, at ansættelsesudvalget fandt Gerd 18/20

19 Wegner bedst egnet til stillingen som driftsleder. Gerd er blevet tilbudt stillingen pr. 1. september Det videre forløb er, at der nu skal rekrutteres en drifslederassistent. Denne proces opstartes i september Driftsmøde med afdelingsformænd Der har ikke været afholdt noget traditonelt driftsmøde med afdelingsformændene siden sidste organisationsbestyrelsesmøde. Til gengæld har der været afholdt møde med afdelingsformændene og KAB, hvor driftschefbetjeningen blev evalueret. Hvidovreparkens Institution Tilstandsvurderingen af ejendommen er blevet gennemført, og en rapport er udarbejdet med det formål, at det skal danne grundlag for et udkast til et revideret langtidsbudget for afdelingen. I budgetudkast fra vil der også indgå udspil til, at afdelingen skal betale et tilskud til driftsfællesskabet. Bilag 9: Aktionslister 21. Kommende møder Kombineret organisationsbestyrelses- og repræsentantskabsmøde torsdag den 29. november 2012, kl. 17,00 i Hvidovreparkens selskabslokale. 22. Referat fra mødet fortrolighed På organisationsbestyrelsesmøderne vil der kunne blive behandlet forhold, der er personfølsomme, eller som på anden vis ikke bør fremgå af det organisationsbestyrelsesreferat, der offentliggøres. Dette forhold har altid været til stede, men har fået fornyet aktualitet i forbindelse med ny lovgivning, der påbyder offentliggørelse af referater. 19/20

20 at referatets karakter fremover behandles som sidste punkt på organisationsbestyrelsens møde, og at organisationsbestyrelsen vurderer, om der skal udarbejdes et fortroligt referat. 23. Eventuelt 20/20