Økonomiudvalget Forslag til budget 2018

Transkript

1 Forslag til budget 2018 Omstillingsforslag Nr. Forslag Område ØK 1 Dynamiske udbud Tværgående ØK 2 (Der kan være overlap til tiltag i Moderniseringsog effektiviseringsprogrammet) Tilpasning af bevilling vedr. Beboerklagenævn og huslejenævn Beboerklagenævn og Huslejenævn ØK 3 Tilpasning af bevilling vedr. post og scanning Administration fælleskonti ØK 4 Reduktion af konsulentpulje Administration fælleskonti ØK 5 Tilpasning af puljemidler Puljer mv. ØK 6 Besparelse på beredskab på 1 % (forslag under udarbejdelse) ØK 7 Besparelse på baggrund af sammenlægning af Ressourcecenter og Ledelsescenter Beredskab Administration centre (Konto 6) I alt Driftsønsker ØK 8 Forslag Område Forhøjelse af vederlag til viceborgmester, Politisk udvalgsformænd og udvalgsmedlemmer. organisation (konto 6) ØK 9 Arkiveringsplan Administratio n og fællesudgifter (Konto 6) ØK 10 Førstehjælpskompetencer på Ringsted Kommunes arbejdspladser Administratio n og fællesudgifter 1

2 (Konto 6) ØK 11 ½ Kommunikationskonsulent Administratio n Centre (konto 6) I alt Forslag Område Investering ØK 12 Implementering af nyt ERPsystem Besparelse Økonomisk konsekven s I alt Fællesudgifte r og administratio n (konto 6)) 2

3 ØK 1 Version: Ændret af: rola Titel: Dynamiske udbud Forslaget indebærer at der i højere grad gøres brug af dynamiske udbud ved indkøb af primært konsulentydelser og særligt på det tekniske område, hvor der i høj grad anvendes eksterne konsulenter. Det kan være typer af indkøb, hvor det er svært at få det beskrevet dækkende i en rammeaftale. Når ordregiver har brug for en ydelse laves så i stedet små miniudbud blandt de tilbudsgivere, der er på systemet. Herudover giver det en lettere proces for tilbudsgiver og ordregiver og højnet kvalitet i udbudsproces. Den konkrete udmøntning af forslaget skal kvalificeres på baggrund af senere kortlægning og analyse. Ingen konsekvenser for serviceniveau. Forslaget kan implementeres primo Hvilken type omprioriteringsforslag er det? Produktivitetsforbedring Servicetilpasning Opgaveprioritering Indkøb af konsulentydelser Investeringsomkostninger (både engangs- og/eller varige investeringer) I alt Center: Ressourcecentret Bevilling: Tværgående (udmøntning skal afklares nærmere) 3

4 ØK 2 Version: Ændret af: rola Titel: Tilpasning af bevilling vedr. beboerklagenævn og huslejenævn Bevillinger vedr. beboerklagenævn og huslejenævn reguleres på baggrund af store mindreforbrug i 2016 og korrigeret budget for Ingen konsekvenser Kan implementeres primo januar Hvilken type omprioriteringsforslag er det? Produktivitetsforbedring Servicetilpasning Opgaveprioritering Beboerklagenævn og huslejenævn Investeringsomkostninger (både engangs- og/eller varige investeringer) I alt Center: Ressourcecentret Bevilling: Beboerklagenævn og huslejenævn 4

5 ØK 3 Version: Ændret af: rola Titel: Tilpasning af bevilling vedr. post og scanning Forslaget indebærer at bevilling vedr. post og scanning reduceres med 200 t.kr. på baggrund af forventet mindreforbrug. Budgetrapport for 1. kvartal 2017 viser forventet mindreforbrug på ca. 200 t.kr.) Ingen konsekvenser. Kan implementeres primo Hvilken type omprioriteringsforslag er det? Produktivitetsforbedring Servicetilpasning Opgaveprioritering Investeringsomkostninger (både engangs- og/eller varige investeringer) I alt Center: Ressourcecentret Bevilling: Administration fælleskonti 5

6 ØK 4 Version: Ændret af: rola Titel: Reduktion af konsulentpulje i Ressourcecentret Forslaget indebærer at bevilling vedr. konsulentpulje i Ressourcecentret reduceres med 200 t.kr. Forslaget vil betyde at der kan gennemføres færre aktiviteter fra 2018 og frem. Kan implementeres primo Hvilken type omprioriteringsforslag er det? Produktivitetsforbedring Servicetilpasning Opgaveprioritering Konsulentpulje Investeringsomkostninger (både engangs- og/eller varige investeringer) I alt Center: Ressourcecentret Bevilling: Administration fælleskonti 6

7 ØK 5 Version: Ændret af: rola Titel: Tilpasning af puljemidler under tidl. Ledelsescenter Forslaget indebærer at to bevillinger vedr. puljemidler reduceres med samlet t.kr. Det drejer sig primært om reduktion af en centralt fastsat pulje, som senest har været anvendt til udgifter vedr. organisationsændringen og tillidsrepræsentantarbejde. Puljen har herudover fungeret som reserve i forbindelse med merforbrug på andre bevillinger. Denne pulje foreslås reduceret med 950 t. kr., således at de resterende midler er den andel, der er øremærket tillidsrepræsentantarbejde. Bevillingen vedr. puljer mv. udgør i t. kr. Budgetrapport for 1. kvartal 2017 viser forventet mindreforbrug på ca. 800 t.kr. i De resterende 250 t.kr. hentes ved en reduktion af barselspuljen. Bevilling vedr. barselspulje udgør i t.kr. Såfremt forbrug på bevillingen for 1. kvartal fremskrives til hele året forventes en samlet udgift på i 2017 på 10,4 mio. kr. til barsel er svingende fra år og til år. Ved prognosticering af fremtidige udgifter er det vanskeligt at anvende en egentlig fødselsprognose, idet denne vil være forbundet med en stor usikkerhed. Det vurderes, at barselspuljen med den foreslåede reduktion vil være på et minimum i forhold til at sikre at bevillingen ikke overskrides fremadrettet. Det vurderes, at en reduktion af puljemidlerne kan gennemføres uden konsekvenser for serviceniveauet eller kvalitet. Kan implementeres primo Hvilken type omprioriteringsforslag er det? Produktivitetsforbedring Servicetilpasning Opgaveprioritering Investeringsomkostninger (både engangs- og/eller varige investeringer) I alt Center: Ressourcecentret Bevilling: Puljer mv. 7

8 ØK 6 Besparelse på beredskab på 1 % (forslag under udarbejdelse) 8

9 ØK 7 Version: Ændret af: rola Titel: Besparelse på baggrund af sammenlægning af Ressourcecenter og Ledelsescenter Forslaget indebærer en besparelse på baggrund af byrådets beslutning om at sammenlægge de to stabscentre, Ledelsescentret og Ressourcecentret, til et fælles servicecenter, som får reference til kommunaldirektøren. Besparelsen er beregnet med udgangspunkt i at der skal etableres en ny struktur i det nye fælles servicecenter, som indebærer nedlæggelse af den ene centerchefstilling og etablering af 4 koordinatorfunktioner i stedet. Forslaget vurderes ikke at have betydning for serviceniveauet. Forslaget kan implementeres med effekt primo Fuld effekt af forslaget indtræffer først i løbet af 2018 efter endt forløb vedr. fratrædelsesaftale. Hvilken type omprioriteringsforslag er det? Produktivitetsforbedring Servicetilpasning Opgaveprioritering Nedlæggelse af centerchefstilling til tillæg ved etablering af 4 medarbejdere i koordinatorfunktion I alt , Center: Ressourcecentret Bevilling: Konto 6 (Administration Centre) 9

10 ØK 8 Version: Ændret af: lisv Titel: Forhøjelse af vederlag til viceborgmester, udvalgsformænd og udvalgsmedlemmer. Som følge af en ny vederlagsbekendtgørelse blev borgmesterens vederlag hævet med 31,4 % med virkning fra 1. januar Vederlagene til viceborgmester, udvalgsformænd og udvalgsmedlemmer er fastsat som en procentdel af borgmesterens vederlag. Disse vederlag ville derfor som udgangspunkt stige tilsvarende. Byrådet besluttede imidlertid den 26. januar 2017 at nedjustere procentsatserne for vederlagene, således at beløbsstørrelserne forblev uændrede. Samtidigt bemærkede Byrådet dog, at vederlag fra 1. januar 2018 drøftes i forbindelse med budgetlægning for 2018 og udfærdigelse af ny styrelsesvedtægt fra 2018 og frem idet målsætningen er, at fastholde det samlede vederlag til kommunalbestyrelsesmedlemmer på nuværende 229 % af borgmesterens vederlag fra 1. januar Ved Byrådets beslutning blev procentsatserne for vederlag nedsat som følger: Viceborgmester, nedsat fra 10 % til 7,61 % Udvalgsformænd, nedsat fra 20 % til 15,22 % Formand for Børn- og Ungeudvalg, nedsat fra 5 % til 3,81 % Udvalgsmedlemmer i alt, nedsat fra 94 % til 71,54 % Hvis procentsatserne forhøjes til de tidligere gældende, vil det samlede årlige vederlag stige med ,- kr.. Ændringer i vederlagene kan træde i kraft med virkning fra 1. januar Ændring af formandsvederlagene kræver en ændring af styrelsesvedtægten. Hvilket tema i kommunens vision understøtter forslaget og hvordan? Indtægter Nettoudgifter Center: Ledelsescenter Bevilling: Konto 6, Politisk organisation 10

11 ØK 9 Version: (22/02/17) Ændret af: (initialer) Titel: Arkiveringsplan Budgetønsket fremsættes under forudsætning af, at Byrådet den 13. marts 2017 godkender indstilling vedr. arkivplan. Forslaget omhandler gennemførelse af arkiveringsplan , som beskrevet i Indstilling til arkiveringsplan for Ringsted kommune, scenarie 2. Forslaget indebær, at der over en femårig periode udarbejdes arkiveringsversioner af alle kommunens bevaringsværdige it-systemer, som efterfølgende sendes til et stadsarkiv i København eller Aalborg. Samtidig oprettes et stadsarkiv i kommunen, og der ansættes en dataog arkivansvarlig (20 timer/uge), som skal sikre, at Ringsted kommune fremover overholder gældende lovgivning på arkiv- og datasikkerheds-området. Til at støtte den data- og arkivansvarlige i oprydningsarbejdet ansættes 2 flexmedarbejdere/studenter i en treårig periode. Forslaget vil indebære, at arkiveringen i Ringsted kommune fremover overholder lovgivningen på arkiv- og datasikkerhedsområdet. Ved oprettelse af et stadsarkiv beholdes alle papirarkivalier i kommunen, hvilket vil give borgere og administration let adgang til arkivalierne, og kommunens data- og arkivansvarlige vil kunne yde faglig bistand i forbindelse med søgning i og brug af arkivalierne. De bevaringsværdige it-systemer arkiveres fremover i en femårig kadence, begyndende i Arkiveringen af papirarkivalier påbegyndes i 2017 og forventes afsluttet i Alle aktiviteter i 2017 afholdes indenfor det vedtagne budget. Hvilket tema i kommunens vision understøtter forslaget og hvordan? Nærhedsprincippet ved at beholde papirarkivalierne i Ringsted kommune og dermed give borgere og administration let adgang til arkivalierne. Indtægter Nettoudgifter ,4 1,4 1,0 0,5 Center: Ressourcecentret Bevilling: Konto 6 (fællesudgifter og administration) 11

12 ØK 10 Version: Ændret af: KRF Titel: Førstehjælpskompetencer på Ringsted Kommunes arbejdspladser Det forslås, at alle kommunens ansatte, som har ansvar for børn, unge, voksne og ældre, hvert år gennemfører et til målgruppen tilpasset 4 timers kursus i førstehjælp. Administrative ansatte uden ansvar for borgere gennemgår et 4 timers kursus hvert fjerde år. Behovet for førstehjælpskompetencer er til stede i varierende grad på kommunens forskellige arbejdspladser. Førstehjælpskompetencer er ikke en variabel i forhold til løsningen af kerneopgaven og dermed det oplevede serviceniveau og kvalitet. Tilstedeværelsen af opdaterede førstehjælpskompetencer på kommunens arbejdspladser er imidlertid med til at sikre, at kommunens borgere kan overlade børn, unge og ældre trygt i kommunens varetægt. Der indgås en aftale med en egnet førstehjælpsudbyder i Q1 2018, hvorefter der systematisk udbydes kurser til kommunens arbejdspladser hver måned i 2018, 2019, 2020 og Hvilket tema i kommunens vision understøtter forslaget og hvordan? Forslaget hører under Ringsted - nærhed, medansvar, medbestemmelse og mangfoldighed. En bred og systematisk opgradering af de ansattes førstehjælpskompetencer spiller ind i ambitionen om, at Ringsted Kommune tager medansvar på samme måde som det forventes, at borgeren tager et medansvar. Ringsted Kommune vil være der, for dem som har brug for hjælp i akutte situationer, om det er børn, unge, ældre eller personer med handicap. Alle skal være trygge i kommunens tilbud Indtægter Nettoudgifter Center: Ledelsescenter Bevilling: Konto 6 (fællesudgifter og administration) 12

13 ØK 11 Version: ( ) Ændret af: (MSTK) Titel: ½ kommunikationskonsulent Med budget 2016 afsatte Byrådet kr til en kommunikationskonsulent i sammenhæng med den bemærkning, at administrationen via projektmidler selv skulle finansiere den resterende del svarende til en fuldtidsstilling. Dette er sket i 2016 og Dette forslag er et ønske om kr i varig bevilling til stillingen som kommunikationskonsulent. Baggrunden for ønsket er, at de eksterne midler til flere af projektaktiviteterne udløber i 2017, mens opgaverne med den fremadrettede drift og udvikling af kommunikationsaktiviteterne fortsat eksisterer. Baggrunden for forslaget er desuden, at flere af de seneste evalueringer af organisationsudvikling samt borgerundersøgelser viser, at der efterspørges yderligere fokus på kommunens kommunikation indadtil og udadtil. Byrådet har i forbindelse med ny kommunikations- og borgerinddragelsesstrategi desuden ønsket oplæg til, hvordan Ringsted Kommune fremadrettet kan arbejde yderligere med borgerinddragelse og sociale medier. Dette arbejde er igangsat i 2016 og 2017 bl.a. med åbning af Facebook-side. Arbejdet med yderligere borgerinddragelse bl.a. på center- og projektniveau er også igangsat og der arbejdes aktuelt med at gennemføre kompetenceudvikling for nøglemedarbejdere i borgerinddragelse. Hvis forslaget ikke gennemføres skal projektmidler fra andre interne opgaver/projekter fremadrettet allokeres til den eksisterende kommunikationsstilling eller kommunikationsarbejdet i kommunen skal reduceres med ½ stilling bl.a. i forhold til den igangværende indsats via Facebook og andre sociale medier, intern kommunikation samt inddragelsesaktiviteter Hvilket tema i kommunens vision understøtter forslaget og hvordan? Den samlede vision. Løn Indtægter Nettoudgifter Center: EFK Bevilling: Administration 13

14 ØK 12 Version: Ændret af: rola Titel: Implementering af nyt ERP-system Ringsted Kommune har gennemført et fælles udbud af økonomi- og lønsystemer samlet i en koncernløsning (ERP). Implementeringen af det nye ERP-system foregår i 2018 og systemet tages i anvendelse primo Ud over en bedre pris gennem det fælles udbud vil implementering føre til dels lavere udgifter til øvrige it-systemer, idet ERP-systemet vil kunne erstatte andre eksisterende systemer, og give mulighed for procesoptimering på en række områder. Herunder bedre økonomistyring, indkøb, bogføring, projektstyring mv. Forslaget vil medføre bedre kvalitet i de administrative arbejdsgange. ERP-systemet implementeres i 2018 og går i drift Hvilket tema i kommunens vision understøtter forslaget og hvordan? Hvilken type forslag er det? Produktivitetsforbedring Servicetilpasning Opgaveprioritering Besparelse på udgift til it-systemer Investeringsomkostninger (både engangs- og/eller varige investeringer) Indtægter Netto effekt Center: Ressourcecentret Bevilling: Konto 6 (fællesudgifter og administration) 14