Referat fra bestyrelsesmøde i Grundejerforeningen Vejlby Strand lørdag den 9. december 2017 hos Erik Skibsted, Herning.

Transkript

1 Referat fra bestyrelsesmøde i Grundejerforeningen Vejlby Strand lørdag den 9. december 2017 hos Erik Skibsted, Herning. Dagsorden: 1. Godkendelse af referatet alle 2. Status på økonomien og budgettet for 2017, samt et kig på første halvdel af v/susanne 3. Status på stier/grønne områder, renovering af resten af hovedstien, set i forhold til tilbud og budget - v/alle 4. Vinterklargøring af vores område tømning af skraldespande osv. - v/alle 5. Diverse mail v/carsten/ellen 6. Status på afvandingskanalerne - v/carsten 7. Status på løberuter i vores område, er det noget vi skal? - v/ellen 8. Kort julenyhedsmail, skal vi udsende et sådant? - v/alle 9. Mødetidspunkt i uge 1, 2 eller 3 i 2018 med Lemvig Kommune, herunder nuværende agenda - v/alle 10. Opdatering af årshjulet v/alle 11. Arbejdsdagen i 2018, status på listen - v/ewald/alle 12. Generalforsamlingen v/alle 13. Evt. Deltagere: Formand Carsten Johansen (CJ), næstformand Evald Christensen (EC), kasserer Susanne Hedegaard Presthi (SP), Ellen Burkarl (EB), referent Erik Skibsted (ES). Referat: Pkt. 1. Godkendelse af referat fra møde den 19. august Ingen bemærkninger. Pkt. 2. Status på økonomien og budgettet for 2017, samt et kig på første halvdel af 2018 v/susanne Status på budget. Der er pt. et mindre forbrug på kr. Så foreningens økonomi er sund, selv om der også har været investeringer i Postkassehuset: Det overvejes om vi skal lave adgang til postkasse huset om. Så der måske gives adgang via en chip i stedet for brug af nøgle. Men det betyder også, at grundejerne selv skal beholde/passe på nøglen til den private postkasse, og fremadrettet selv sørge for udskiftning af lås, i forbindelse med bortkomst af nøgle til selve postkassen. CJ bestiller elektriker til postkassehuset, så lyscensor ude og inde skiftes ud, så der er lys på i den mørke tid. Samtidigt ses der på el-styringen og sikring af boksen. 1

2 Budget De enkelte poster blev gennemgået: Hjemmeside samt drift div. Sættes op til kr. fra nu kr. pga. en opdatering af hjemmesiden. Veje og pladser fastholdes samlet med et årligt budget på kr., men opgaven fordeles på posterne: Græsslåning og grønne områder, Veje stier og vendepladser, Arbejdsdag + div. Legepladser ændres til: Legepladser og boldbaner. Beløbet sættes op til kr. mod nu kr., da udgiften også omfatter løbende reparationer ud over en årlig sikkerheds-inspektion og afrapportering af eventuelle fejl og mangler. Forsikringer sættes ned, fra kr. til kr./år i Niveauet for nye investeringer fastholdes på kr./år, så foreningen kan få realiseret flere af de opdaterings- og udviklingstiltag, som har været fremlagt for medlemmerne på generalforsamlingen. Pkt. 3. Status på stier/grønne områder, renovering af resten af hovedstien, set i forhold til tilbud og budget - v/alle Bestyrelsen ønsker, at det sidste stykke af hovedstien ned til fællesområdet ved Ferring Sø sættes i gang. Entreprenøren bestilles til at udfører opgaven, når vejret og forholdene er til det, så der ikke laves unødige spor eller skader. CJ indgår aftale med entreprenør. Pkt. 4. Vinterklargøring af vores område tømning af skraldespande osv. - v/alle Området er vinterklargjort. EC har taget nettene ned fra målrammer og affaldsposer er afhentet fra stativerne. Nye tiltag/investeringer: Bestyrelsen ønsker at forskønne området med opsætning af nye affaldsstativer, som evt. kan monteres på arbejdsdagen i EC undersøger hvilken model m.m., som vil være bedst og undersøger samtidig, hvordan vi sikrer, at disse affaldsstativer kan fastgøres, så de bliver stående også når stormen raser. Der indkøbes i alt 8 stk. Der søges pæne løsninger som også er lette at vedligeholde. Pkt. 5. Diverse mail v/carsten og Ellen Nomi4S har opsat nye infotavler på de tre opsamlingsstationer. En ny på Neerlandiavej og ved de renoverede pladser for enden af Vejlby Klitvej og ved Victoria Street Station. Ellen, der har haft kontakten til firmaet, informerede desuden om, at vi i foreningen er blevet lovet, at Nomi4S vil informere grundejerne om brugen af disse nye pladser, og vil samtidig opfordre ejere, der udlejer sommerhuset ud, til at få en større container, så beholderen kan rumme det 2

3 genererede affald som følge af flere familier i samme hus m.m. Nomi4S har takket bestyrelsen i Grundejerforeningen Vejlby Strand for et godt samarbejde og for opfordringen til at gøre noget ved en lidt træls situation, som med de nye stationer, der nu fremstår som opdaterede, flotte og indbydende anlæg, som vi alle kan være bekendt. Bestyrelsen gør opmærksom på, at du som grundejer gratis kan få opnormeres til ny større container indtil medio Nomi4S vil gerne informeres, hvis der ophober sig affald på de nye pladser, eller de trænger til tømning, da firmaet endnu ikke er erfaring med, hvor meget der kommer ind fx på den nye station på Neerlandiavej. Bestyrelsen gør opmærksom på, at de nye stationer ikke er til alt affald. Så brug genbrugsstationen i Harboøre eller Lemvig, så vi fastholder et pænt område og et samlet flot udtryk. Pkt. 6. Status på afvandingskanalerne - v/carsten CJ afholder møde med rep. fra Pumpelaget for Vejlby i nærmeste fremtid. Dernæst skal der laves aftaler med Lemvig Kommune, som har været inddraget. Emnet omkring foreningens bidrag til pumpen ved Ferring Sø og for vedligeholdelse af en afvandingsgrøft har desuden været drøftet på generalforsamlingen i Pumpelaget, som på generalforsamlingen i forsommeren 2017 blev pålagt at bidrage til at finde fælles løsninger, som fremadrettet vil betyde, at pumpen ved Ferring Sø ikke udgør en del af grundejerforeningens ansvarsområde. Vi går i bestyrelsen efter på sigt at få afvandingsgrøften helt sløjfet, så foreningen fremadrettet undgår løbende udgifter til oprensning og vedligeholdelse af grøften, samt for bidrag til pumpen. Endelig afklaring endnu ikke på plads. Bestyrelsen går også efter denne løsning, da grøften både er dyb, stejl og ofte fyldt med op til 1 meter vand, hvorfor grøften kan udgøre en fare, hvis fx børn falder i. Pkt. 7. Status på løberuter i vores område, er det noget vi skal? - v/ellen EB har kontaktet Lemvig Løbeklub. Der er endnu ikke en afklaring. EB fortsætter for at finde en løsning, så vi måske kan tilbyde kortlagte og måske afmærkede gå- og løberuter i Vejlbyområdet på sigt, og gerne i samarbejde med andre. Pkt. 8. Kort julenyhedsmail, skal vi udsende et sådant? - v/alle Drøftet, at der i nyhedsbrevet bør medtages følgende: Nyt forløb af hovesti med stenmel. Nomi4S s nye affaldsstationer, måske om opgradering af hovedsti ved legepladsen Barendsvej. CJ laver udkast som rundsendes til bestyrelsen inden vi udsender. 3

4 Pkt. 9. Mødetidspunkt i uge 1, 2 eller 3 i 2018 med Lemvig kommune, herunder nuværende agenda v/alle Der søges afholdt møde med Lemvig Kommune torsdag den 11. januar den, 18. januar eller den 1. februar CJ deltager sammen med EC, ES og EB hvis de kan. Agenda til mødet med Lemvig Kommune, januar 2018: 1. Samarbejdet generelt mellem kommunen og grundejerforening tiltag, måden, metoder og ikke mindst aktion/opfølgning 2. Vejlby klitvejen og nye chikaner en løsning kunne måske være udført som de bump der er på Nautilusvej? 3. Afstribning på indfaldsvejene til Vejlby området mangler stadigt der er udført noget, men der mangler stadig en del striber 4. Hastighed i hele området 30 km/t skilte tekst på begge sider skilte ved chikaner og torvet? 5. Shelters ved Ferring sø ved det gamle fiskerleje - Flydebro ved det gamle fiskerleje 6. Rækværk ved klitgården, ud mod den nye sti rafterne falder jævnligt af=større/længere skruer 7. Belysning og fortov ved købmanden/torvet 8. Udskiftning af forklaringsskilte ved parkeringspladsen 9. QR koder og skilte i forbindelse med Ferring sø stien 10. Trædesten på østsiden ved Ferrings sø stien generel opdatering af stiens problemområder 11. Skilte med "Fussweg zum Strand" langs Vejlby Klit vejen 12. Udstykning af nye sommerhusområde status v/lemvig Kommune 13. Afvandingskanalerne ved Neerlandiavej. Pkt. 10. Opdatering af årshjulet v/alle CJ fremviste model for udarbejdelse af et samlet årshjul, hvor hovedaktiviteter kan sættes ind, så også medlemmerne i foreningen kan se, de hovedopgaver/aktiviteter, som bestyrelsen arbejder med hen over et år. Samtidig søges alle de mindre opgaver, med angivelse af tidspunkter for udførelse af opgaven samt hvilke håndværkere/entreprenører vi samarbejder med og med angivelse af kontaktperson nedskrevet. Formålet er også, en lettere overdragelse af opgaver når vores nuværende fmd. Carsten Johansen, som har stået for meget af denne kontakt, træder ud af bestyrelsen ved generalforsamlingen i foråret

5 kt. 11. Arbejdsdagen i 2018, status på listen - v/ec og alle. P Opgaver til arbejdsdagen i 2018 opdateres og suppleres løbende: Maling af borde og bænke, legepladsredskaber, kan ved petanque. m.m. og efterspænding. Postkassehuset maling på alle udvendige flader. Opsamling af affald. Inkl. stranden og naturarealerne syd for Klitgården og til høfde 8. Der indkøbes overtræksdragter, så vi kan få flere med på arbejdsdagen på malerholdene. Forslag om nedsættelse af evt. små arbejdsgrupper, som kan fremlægges på generalforsamlingen Opgaverne kunne være: - Mål og net-holdet til opsætning og nedtagning af net på boldbanerne. - Tilsyn med naturarealet. Hold, der løbende går arealet igennem og indsamler affald. - Hybenrose-bande som hjælper med bekæmpelse af hyben på naturarealerne. - Tilsyn med petanque - bolde/gris i stativet ved banen. Pkt. 12. Generalforsamlingen Drøftet, at vi måske skal have den turistchef til at komme med et indlæg på generalforsamlingen i Hvor ses samarbejdet med VisitVestjylland? Et oplæg målrettet til grundejerne. Hvad gør VisitVestjylland og hvad gør vi/andre? Max. 30 min. Vi skal have beretning og regnskab i trykt version med til generalforsamlingen. EC aftaler med Mogens Bentzen, om han vil være dirigent igen på generalforsamlingen i Drøftet, om der kan findes kandidater til formandsposten i Grundejerforeningen. Bestyrelsen går i tænkeboks for at afsøge, om vi kan finde kandidater til bestyrelsen og evt. formandsposten, da fmd. CJ går af ved generalforsamling. Sendes ud på facebook også. Pkt. 13 Evt. Velkomstbrev til nye medlemmer drøftes og gennemgås på næste møde. Gl. version sendes rundt, og medlemmer af bestyrelsen kommer med input til emner/opdatering af velkomstbrevet. EC søger at få fat på Klitsynsrapporten fra 2017, som han er blevet lovet, men som endnu ikke foreligger. Bestyrelsen ønsker, at klitterne så vidt muligt beskyttes og bevares, bl.a. ved, at Naturstyrelsen udlægger tilstrækkeligt materiale med gran- og fyrtoppe, som sikrer klitten mod slid og at vindbrud vokser sig større. 5